Código: PROCEDIMIENTO POR FLUJOGRAMA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ANEXO 7 Versión: Vigente desde: 1. OBJETIVO Corresponde al propósito o al fin específico al que hay que llegar. 2. ALCANCE El alcance indica donde inicia y dónde finaliza la acción o temática que trata un documento del SIGI. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES. Hace referencia a los términos, definiciones y siglas empleadas en el documento, las cuales se ordenan alfabéticamente. 4. RESPONSABILIDAD Obligación de los cargos responsables, frente a la elaboración, revisión, aprobación y aplicación de los correspondientes documentos. 5. NORMATIVIDAD Conjunto de disposiciones de carácter jurídico o técnico que permite regular una materia, actividad o sector específico. Incluye la Constitución Nacional, las Leyes, Decretos, Resoluciones, Normas y Reglamentos Técnicos, entre otros, los cuales se ordenan de la más reciente a la más antigua. Éstas se enuncian en las caracterizaciones, procedimientos, protocolos, guías, entre otros documentos del SIGI.. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 CONSTITUCIÓN LEYES DECRETOS RESOLUCIONES OTRAS 6. DESARROLLO Parte del contenido de un documento que describe el ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Cuándo? y ¿Por qué? ACTIVIDAD TAREA PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 1. Símbolos que corresponden a la actividad y nombre de ésta Descripción de actividades que se realizan para llevar a cabo el procedimiento. Describa el punto de control por medio del cual se verifica que la tarea se realiza de acuerdo con las especificaciones y/o requisitos establecidos. Nombre de los cargos responsables de cada actividad descrita Simbología para la elaboración de diagramas de flujo SÍMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES INICIO / FIN Indica el inicio o final del proceso o procedimiento y pueden indicarse literalmente como INICIO o como FINAL, dentro del mismo. ACTIVIDAD Describe brevemente la actividad que debe desarrollarse. SENTIDO DEL FLUJO Define la secuencia y orden en que deben ejecutarse los procesos o actividades. Página 1 de3 Código: PROCEDIMIENTO POR FLUJOGRAMA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ANEXO 7 SÍMBOLO Versión: Vigente desde: SIGNIFICADO INSTRUCCIONES DECISIÓN Indica un punto en donde son posibles caminos alternativos, dependiendo de una condición dada. Se escribe en su interior la pregunta sobre la cual se tomara la decisión. DOCUMENTO Representa un documento relativo al proceso o actividad, o que puede ser generado por el mismo. El nombre del documento debe escribirse al interior del símbolo. COPIAS Se emplea cuando el documento tiene copias. CONECTOR DE RUTINA Indica la conexión, enlace y continuidad de un paso del proceso o procedimiento con otro dentro de la misma página. El símbolo lleva en su interior un número o letras. CONECTOR DE PÁGINA Indica la conexión o enlace de un paso del proceso o procedimiento con otro dentro de página diferente. El símbolo lleva en su interior una letra mayúscula. BASE DE DATOS Representa una base de datos asociada al proceso o actividad. PROCEDIMIENTO RELACIONADO Enuncia los procedimientos relacionados. ARCHIVO Representa la actividad de archivo de los documentos o registros relacionados. ACTIVIDAD OPCIONAL Representa actividades opcionales y/o alternativas para cierta secuencia en el proceso. NOTA Permite indicar comentarios o aclaraciones adicionales, que permiten conectar a otro símbolo donde se requiera realizar para cualquier tarea, según el caso (para aclarar estructura de la tarea, tiempo, etc.) DOCUMENTO OPCIONAL Indica documentos que pueden alternativamente ser requeridos, necesarios de elaborar o no, durante el proceso. 7. REGISTROS Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. REGISTROS Detalle RESPONSABLE Nombre del cargo responsable o la expresión funcionario designado FRECUENCIA Periodicidad UBICACIÓN Lugar/ TRD* *Tabla de retención documental Página 2 de3 Código: PROCEDIMIENTO POR FLUJOGRAMA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ANEXO 7 Versión: Vigente desde: 8. ANEXOS Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos, plantillas, cuadros, gráficos utilizados en la aplicación de un documento. Estos documentos se relacionan en el numeral de anexos de los respetivos documentos y pueden consultarse en el sitio web de la entidad. 9. CONTROL DE CAMBIOS Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema de Integrado de Gestión Institucional (SIGI) que controla los cambios realizados en dicho documento. Contiene la fecha en que se realiza la modificación, la descripción del cambio y la nueva versión del documento. FECHA Día-Mes-Año CAMBIO Describa los cambios o modificaciones realizados al documento Elaboró Firma Revisó y Aprobó Firma Nombre y Cargo Nombre y Cargo VERSIÓN 01, 02, n, según corresponda “Archivar en” (Escriba No de la serie o subserie y el nombre de la respectiva serie o subserie documental de la TRD, donde será ubicado el documento) Ejemplo: Archivar en: 4042.03.02 Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes. Página 3 de3