Alcances de Financials Aspectos Generales Aspectos técnicos generales Diccionario Incorporación de campos adicionales en tablas, configurables por el usuario, aplicable a tablas de maestros y transacciones, permitiendo configurar campos de diversos tipos: texto, fecha, lista de valores, enumeración. Configuración del tipo de alias a utilizar, pudiendo seleccionar Propuesto o Secuencial. Definición de tablas a incluir dentro del esquema de seguridad por tabla. Configuración de datos a desplegar en el help de campos. Interfases entrada Herramienta de importación de datos correspondientes a maestros y saldos iniciales. Importaciones de datos desde planillas Excel. Interfases salida Emisión de reportes por pantalla, impresora, archivo (pdf, txt, word, excel). Posibilidad de enviar los reportes procesados vía mail en distintos formatos de archivo (pdf, txt, word, excel). Visualización de informes mediante cubos y gráficos, configurables por el usuario . Seguridad Configuración de niveles de acceso a opciones de menú. Ejemplo: permitir a los usuarios de cobranzas ingresar solamente a la opción Cobranzas del módulo Ventas y a sus reportes asociados. Definición de accesos a tablas de abm´s, tablas de transacciones, así como a consultas y reportes. ASTRASUD Página 2 de 38 Configurar valores de tablas a visualizar según niveles de acceso. Ejemplo: permitir a los usuarios de compras imputar transacciones solamente a determinados Centros de costos. Configuración de accesos a cada tipo de documento dependiendo del nivel de seguridad. Ejemplo: permitir a los usuarios de facturación, ingresar nuevas facturas de ventas pero no permitirles modificarlas, eliminarlas o borrarlas. Base de datos Sql Server normalizada a tercera forma normal. Requerimientos de Hard Contar a partir del inicio con un servidor que cuente por lo menos con las siguientes características mínimas: Procesador Sistema Operativo Memoria Ram Disco Duro CD-ROM Drive Monitor Dispositivos Software Pentium IV 2.4 GHz Microsoft Windows 2000 Server Microsoft Windows 2000 Advanced Server 512 MB en RAM 10 GB SCSI X24 o mayor 1024 x 768 con 24-Bit de colores o mayor Conectores UTP RJ45 Tarjeta de Red 3com o Intel Protocolo de comunicación: TCP/IP Microsoft SQL Server 2000 Que las terminales de trabajo de los usuarios finales cuenten por lo menos con la siguientes características mínimas: Procesador Sistema Operativo Memoria Ram Disco Duro Monitor Dispositivos Pentium IV Microsoft Windows 2000 Professional Microsoft XP Professional 256 MB en RAM 1 GB 1024 x 768 con 24-Bit de colores o mayor Tarjeta de Red 3com o Intel Protocolo de comunicación: TCP/IP Lenguaje de Desarrollo Visual Basic V 6.0 ASTRASUD Página 3 de 38 Generación de reportes a medida Generación de reportes particularizados con reporteador Cristal Report. Inclusión de fórmulas, gráficos, logos, cuadros, líneas, colores, particularización de tipos de letras. Creación de reportes a particularizados a partir de reportes estándar. Multi empresa en la misma base de datos Administración de maestros y circuitos contables por empresa. Registración de transacciones vinculadas al circuito contable correspondiente a la empresa de registración. Aspectos funcionales generales Escritorio Particularización de los colores del escritorio del sistema. Posibilidad de navegación web desde el escritorio del sistema. Particularización de las opciones de menú: definiendo opciones a visualizar y forma de agrupamiento de las mismas. Configuración de accesos favoritos en la barra de herramientas, permite al usuario tener agrupadas las funciones de uso habitual. Particularización de los formularios de transacciones permitiendo agregar campos a desplegar dependiendo del usuario. Motor impositivo Configuración de múltiples impuestos por tipo de documento. Parametrización de las tasas impositivas a aplicar. Parametrización del cálculo de impuestos y definición de su impacto contable. Configuración de retenciones, con indicación de impacto contable, código según SICORE, modalidad de cálculo. Opción de aplicar retenciones según ítem del comprobante. Configuración de percepciones, impacto contable, código SICORE. ASTRASUD Página 4 de 38 Definición de categorías de IIBB: con indicación de régimen según art. 2 Workflow Estados configurables por el usuario, los mismos se asignan a transacciones para reflejar el estado de las mismas. Configuración del asistente de registro de transacciones, pudiendo indicar los datos a desplegar en el mismo. Definición de documentos previos y posteriores a uno determinado, dentro de cada circuito. Ejemplo: en el caso del remito de compra, orden de compra como documento previo, factura de compra como documento posterior. Archivos adjuntos en registraciones Vinculación de múltiples documentos a una misma transacción. Ejemplo: asociar a una factura de compras, la imagen de la misma y un archivo word con información complementaria. Visualización de estos archivos desde la transacción misma. Modelo transaccional Configuración de múltiples formularios por transacción. Seguimiento de auditoría transacciones con información del historial de operaciones realizadas. Ejemplo: registro de fecha, hora, usuario, tipo de acción. Posibilidad de vincular un documento a cada transacción. Ejemplo: una imagen, un archivo Word, PDF, Excel, etc. Validación de fecha de registro de comprobantes contra fecha de cierres definibles por el usuario: Cierres contables, Cierre de IVA, etc. Incluir en la configuración del talonario el control de fechas con la correlatividad de numeración, esto controla que no se utilicen los últimos números disponibles de comprobantes. Opción de uso de máscara de número de comprobante, configurable por talonario. Prefijo de número de comprobante, configurable por talonario. ASTRASUD Página 5 de 38 Esquema de numeradores de comprobantes definibles por el usuario con configuración de controles: permiso de repetición, proponer último número, asignación de número automático. Visualización e impresión del asiento contable desde la misma pantalla de la transacción que lo generó. Control de número de comprobantes por fecha, valida que la correlatividad de asignación de números de comprobantes sea acorde a la correlatividad de fechas de emisión de los mismos. Posibilidad de consultar transacciones para consulta, desde la misma pantalla de registro de la misma, pudiendo aplicar criterio de búsqueda por tercero, fecha, número de comprobante, etc. Indicando el valor a buscar en forma total o parcial. Ejemplo: buscar desde la pantalla de registro de cobranzas, las registradas el día 01/01/04. Configuración de requerimiento de firma de transacciones bajo condiciones configurables por el usuario y con configuración de impacto de la firma contablemente, en el stock y en workflow. Organización de maestros mediante múltiples árboles que representan distintas formas de clasificación, los que pueden configurarse como privado o públicos visibles por todos los usuarios. Facilita la agrupación por características similares, útil en la emisión de consultas y reportes. Leyendas configurables, las mismas constan de textos pueden incluidos en la impresión de documentos. Integración de los distintos módulos Configuración del impacto del stock según documentos. Ejemplo: el remito descarga stock, un Pedido de venta reserva stock. Generación de contabilización opcional, configurable por el usuario, para registrar por ejemplo, previsiones de ventas al registrar un Pedido. Estructura Abierta de BD para importación y exportación de datos Herramientas que permiten la importación y exportación de datos, como maestros, saldos iniciales, etc. al sistema aplicando las validaciones correspondientes para el ingreso del dato. Grillas en informes Posibilidad de agrupar los datos, utilizando hasta cuatro campos seleccionados de la grilla y con opción de visualizar los datos agrupados expandiendo el detalle de los registros componentes de cada grupo. ASTRASUD Página 6 de 38 Configuración de columnas a visualizar en la grilla: ocultando y habilitando columnas sobre la misma grilla. Cambio de orden de las columnas desplegadas en la grilla. Facilidad de búsqueda de datos desplegados en la grilla. Opción de modificar la vista de los registros desplegados en la grilla: pueden ser visualizados como una fila por registro o en forma de formulario por cada registro. Selección de columnas para las que se desea desplegar totales. Posibilidad de impresión de los datos visualizados con vista preliminar de la misma. Facilidad de exportación a Excel, Word, txt y XML. Alertas configurables a aplicar sobre los datos desplegados. Ejemplo: mostrar en un color designado por el usuario, registros de una cuenta corriente de clientes con saldo negativo. Mostrar en rojo registros de artículos sin stock o con cantidad en existencia menores a una cantidad de referencia indicada en el alerta. Los colores de los alertas pueden ser aplicados sobre letra o sobre el fondo del registro. Aplicar filtros configurables por el usuario sobre los datos desplegados en la grilla. Acceso de tipo drill down a la transacción que se está desplegando. ASTRASUD Página 7 de 38 Gestión Comercial Módulo Ventas y Facturación Funcionalidad Vinculación con otros módulos Configuración del impacto del stock según documentos. Ejemplo: el remito descarga stock, un Pedido de venta reserva stock. Generación de contabilización opcional, configurable por el usuario, para registrar por ejemplo previsiones de ventas. Funcionalidad Circuito Aplicación y desaplicación manual de comprobantes al momento de la registración del mismo y desde la misma pantalla, visualizando todos los comprobantes existentes en la cuenta corriente pendiente de aplicación. Aplicación y desaplicación automática de comprobantes. Ejemplo: Notas de crédito a facturas y/o notas de débito y viceversa. Venta en Cuenta Corriente y ventas contado Registración de Facturas en cuenta corriente, y de contado. Registración de la cobranza en las ventas contados, múltiples valores de diferentes tipos: cheques, tarjeta, efectivo, en el momento de la registración de la factura. Registración y control de Abonos. Venta de productos y servicios Ingreso de comprobantes por venta de productos y/o servicios. Posibilidad de acotar los productos permitidos a vender para cada tipo de venta. Ejemplo: que en ventas de servicios solo se puedan aplicar artículos no stockeables. Aplicación de diferente contabilización para las ventas de cada tipo. ASTRASUD Página 8 de 38 Autorizaciones Configuración de solicitud de autorización según criterios definidos por el usuario. Ejemplo: requerir firma si el comprobante que se está registrando incluye descuentos. Transacciones Configuración de CAI de la empresa y fecha de vencimiento del mismo, por tipo de comprobante. Posibilidad de configurar en los tipos de documentos si incluyen la fecha estimada de registración del próximo documento según el circuito. Ejemplo: poder indicar en la orden de compra la fecha estimada de recepción o en la recepción la fecha estimada de recepción de la factura de compras. Posibilidad de habilitar dos fechas en el documento de venta: fecha de emisión y fecha fiscal. Configuración de talonarios de comprobantes de venta según categoría fiscal de clientes. Esquema de numeradores de comprobantes definibles por el usuario con configuración de controles: permiso de repetición, proponer último número, asignación de número automático. Registro de documentos recibidos de terceros, ejemplo: liquidaciones de venta, liquidaciones líquido producto, etc. Control de número de comprobantes por fecha, valida que la correlatividad de asignación de números de comprobantes sea acorde a la correlatividad de fechas de emisión de los mismos. Anulación o eliminación de comprobantes, dependiendo de los niveles de acceso configurados para el usuario y de la situación actual del comprobante. Configuración de múltiples formularios por transacción. Ejemplo: a un comprobante factura, se puede vincular el reporte de asiento y el formulario de impresión de la misma. Seguimiento de auditoría transacciones con información del historial de operaciones realizadas. Ejemplo: registro de fecha, hora, usuario, tipo de acción. Posibilidad de consultar transacciones ya generadas, desde la misma pantalla de registro de la misma, pudiendo aplicar criterio de búsqueda por tercero, fecha, número de comprobante, etc. Indicando el valor a buscar en forma total o ASTRASUD Página 9 de 38 parcial. Ejemplo: buscar desde la pantalla de registro de cobranzas, las registradas el día 01/01/04. Posibilidad de vincular un archivo a cada transacción. Ejemplo: una imagen, un archivo Word, PDF, Excel, etc. Posibilidad de configurar los datos que se consideran obligatorios para grabar un comprobante. Ejemplo: impedir grabar un comprobante, si no está indicado el vendedor asociado. Conceptos Conceptos calculados definibles por el usuario. Permite definir cualquier tipo de concepto a incluir en la facturación: impuestos, comisiones, fletes, que requieran un cálculo para la obtención del importe final, con configuración de las cuentas contables a afectar en la contabilización. Configuración de conceptos de terceros que definen el dominio y el comportamiento contable de los clientes. Configuración de conceptos de venta por tipo de documento, restringen el dominio y definen el comportamiento contable de artículos a incluir en cada tipo de documento. Cierres mensuales Validación de fecha de registro de comprobantes contra fecha de cierres definibles por el usuario: Cierres contables, Cierre de IVA, etc. Descuentos Listas de descuentos por venta definibles por el usuario configurables por artículo y aplicables a clientes, con fecha de vigencia para la política de descuento definida. Importación y exportación de listas de descuentos a Excel. Listas de precios Listas de precios definibles por el usuario, en función del cliente, moneda, artículo. Definición de la fecha de vigencia de las listas. Configuración de precios por cantidad. Posibilidad de generar nuevas listas a partir de las existentes indicando la relación entre ambas. Importación y exportación a Excel. ASTRASUD Página 10 de 38 Límites de crédito Definición de políticas de crédito configurables por el usuario permitiendo realizar controles sobre los documentos que lo requieran, por cuenta contable de deudores afectada en la transacción, por antigüedad de documentos vencidos y por exceso de límite de crédito en importe con la posibilidad de incluir los valores a cobrar según su fecha de acreditación. Asignación de políticas de crédito por cliente. Posibilidad de consultar la situación crediticia del cliente desde la misma transacción, a fecha actual y a fecha de la transacción en caso de consultar transacciones registradas previamente. Mantenimiento de Clientes Registro de datos fiscales e impositivos del cliente. Imputación contable del cliente haciendo uso de los conceptos de terceros. Múltiples contactos por cliente con especificación de sus datos particulares y función. Posibilidad de configurar clientes – proveedores. Configuración de condición de pago por defecto pactada con el cliente, la que puede ser particularizada por transacción. Configuración de valores por defecto a aplicar en transacciones de venta. Ejemplo: lista de precio y de descuento, dirección de entrega, vendedor, cobrador. Registro de otros datos necesarios relativos al cliente, haciendo uso de la configuración de campos adicionales. Reportes estándar Hoja de ruta: con filtros por fecha, transporte, chofer y estado del documento. Documentos de venta / Análisis de precios: despliega detalle de precio promedio ponderado, precio mínimo y máximo. Análisis de ventas pendientes de aplicar a Despachos: para la detección de comprobantes pendientes de aplicación. ASTRASUD Página 11 de 38 Cobranzas Registro de anticipos de clientes con opción de aplicación posterior a comprobantes emitidos. Cobranza con múltiples valores: depósito en banco, valores al cobro, tarjetas de crédito, efectivo, retenciones. Registración de atributos de cheques recibidos en la cobranza: cuenta del valor, banco, número de cheque, clearing, CUIT del librador. Posibilidad de indicar un cobrador específico para una transacción de cobranza en particular, diferente del que se encuentra configurado por defecto en el maestro de clientes. Opción de registración de cobranzas parciales. Registro de anticipos recibidos de clientes, para su aplicación posterior a comprobantes de la cuenta corriente del cliente. Aplicación de recibos a comprobantes en forma manual y automática. Opción de desaplicar recibos y posterior re-aplicación, pudiendo seleccionar de a uno o varios a la vez. Cuentas corrientes y reportes de control de saldos Manejo de cuentas corrientes consolidadas para el caso de clientes configurados como Clientes - Proveedores. Cuenta corriente de clientes: resumido o con composición. Con filtro por fecha, cliente y cuenta. Con opción de inclusión de cheques recibidos, dirección del cliente, clientes con saldo cero. Visualización en pesos o en moneda de la transacción. Saldos de clientes: con filtro por cliente . Opción de emisión en moneda local o en moneda de la transacción. Opción de inclusión de clientes con saldo cero. Factura de clientes a cobrar: con filtro por fecha, cliente, tipo de documento, cuenta contable, en moneda local o en moneda de la transacción. Composición de saldos de clientes: con filtro por fecha, cliente y cuenta. Con opción de inclusión de dirección, desplegar pendientes o todos. Visualización en moneda local o en moneda original de la transacción. Proyección de vencimientos: con apertura por períodos vencidos y a vencer. ASTRASUD Página 12 de 38 Motor impositivo Posibilidad de aplicación de n impuestos en cada comprobante. Asignación de impuestos por tipo de comprobante y condiciones parametrizables, ejemplo: condición impositiva, importe base de cálculo, tipo de cliente, etc. Visualización en cada comprobante, de los impuestos aplicados y su correspondiente imputación contable. Informes con trazabilidad de transacciones De Presupuestos, Pedidos, Despachos y Facturas: con filtros por fecha, cliente, tipo de documento, artículo, estado, moneda. Bimonetariedad Generación de comprobantes en moneda local y moneda extranjera. Registro de cobranza de comprobantes en moneda extranjera, con opción configurable por el usuario para la generación de la nota de débito automática al momento de la cobranza o la registración de la diferencia de cambio como pérdida o ganancia sin emisión de nota de débito o la registración de la cobranza a la cotización origen del comprobante a cobrar. Workflow y reglas de negocios a medida del usuario. Circuito de Ventas configurable a través del Workflow, permitiendo definir los documentos a utilizar indicando documentos previos y posteriores a cada uno: presupuestos, pedidos, despachos, etc. Configuración de los diferentes estados aplicables a los documentos del circuito. Configuración de los datos a visualizar en el asistente que muestra los documentos previos al documento actual. Ejemplo: configurar los datos de los despachos que se desean visualizar en el asistente de carga de facturas sobre despacho. Permitir o restringir la edición de los datos heredados del comprobante anterior al actual. Ejemplo: permitir facturar menos unidades que las indicadas en el despacho seleccionado para facturar. ASTRASUD Página 13 de 38 Finanzas Posibilidad de consultar la situación crediticia del cliente desde la misma transacción, a fecha actual y a fecha de la transacción en caso de consultar transacciones registradas previamente. Posibilidad de indicar desde la transacción las fechas e importes a considerar en el Cash Flow para cada transacción. Emisión de subdiarios y soportes magnéticos. Configuración de Tipos de documento a incluir en la emisión del subdiario. Parametrización de los datos que se desean totalizar y orden de exposición de los mismos. Definición de cuentas contables de impuestos a incluir en el subidario y definición del concepto bajo el cual se desea exponer la misma en el reporte. Actualización on-line del subdiario IVA Ventas. Emisión del reporte subdiario IVA Ventas. Generación de soportes magnéticos para: CITI, Resolución 1361 Reserva de stock Reserva de stock configurable por tipo de documento. Ejemplo: configurar un tipo de documento pedido de modo que reserve stock. Administración de comisiones de vendedores / cobradores ABM de vendedores con opción de definición de reglas de liquidación de comisiones configurable según el criterio de cálculo requerido por el usuario. ABM de cobradores con opción de definición de reglas de liquidación de comisiones configurable según el criterio de cálculo requerido por el usuario. ASTRASUD Página 14 de 38 Gestión de Inventario Módulo Stock Funcionalidad Circuitos Configuración del impacto del stock según documentos. Ejemplo: el remito descarga stock, una transferencia entre depósitos traslada stock. Libre definición de código de Producto El código de producto puede ser asignado en forma secuencial por el sistema asigna el siguiente al último ingresado, o en forma manual indicado por el usuario, o se le puede definir una máscara. Administración de doble unidad de medida. Manejo de doble unidad de medida para productos stockeables. Multidepósito Ingreso y egreso de mercadería de más de un depósito dentro de una misma transacción. Administración de Saldos de stock por depósito Consulta de stock de artículos por depósito desde el help de artículos en el momento de carga de una transacción. Administración de número de lote y serie Configuración de artículos con seguimiento por número de lote o serie. Asignación de número de lote o serie al momento de la recepción en stock del artículo. Selección de artículos por lote o serie al registrar salidas de stock. Reportes de seguimiento de artículos con número de lote o serie, con opción de filtro por este atributo para seguir la historia del un artículo en particular. Código de barras Configuración del código de barras correspondiente a cada artículo. ASTRASUD Página 15 de 38 Valorización de los inventarios y administración de costos Diversos métodos de valorización aplicables por artículo: FIFO, LIFO, PPP, VNR, Precio última compra, Precio de la transacción. Configuración de esquemas de valorización con indicación del método de valorización a aplicar, y el esquema contable a utilizar por el proceso de valorización. Generación de asientos automáticos de valorización. Opción de reprocesamiento de la valorización. Reporte de control de artículos a valorizar. Reporte que indica artículos con problemas para valorizar: falta de esquema de valorización, falta de cuentas contables, otros. Recuento de mercadería Recuento de mercaderías en positivo por depósito y artículo: aplicable en casos de ajustes y carga de saldos iniciales. Recuento de mercaderías en negativo por depósito y artículo: aplicable en casos de ajustes. Puesta a cero del stock de artículos, para un depósito y artículo o grupo de artículos seleccionados. Visualización del stock actual al momento de la registración del recuento. Movimientos internos Registro de movimientos internos, para casos de traslado de mercadería entre depósitos de la propia empresa. Con especificación de depósitos origen y destino. Opción de indicar datos de transportista, tales como: remito, transporte, trayecto, etc. Transportistas y Tarifarios Definición de choferes, trayectos y tipos de transporte. Configuración de tarifarios. Informes de análisis de stock ASTRASUD Página 16 de 38 Análisis de stock. Opción Resumen. Análisis de ingresos y egresos. Opción Resumen. Con control de stock de terceros. Opción de filtro por tercero, artículo, depósito, centro de costo. Análisis de ingresos y egresos por lote. Opción de filtro por período, depósito, Artículo y lote. Análisis de movimientos valorizados por centro de costo. Resumen de movimientos. Opción de filtro por período, depósito Origen y Destino, Artículo. Posibilidad de acceder desde el reporte a la transacción misma. Formularios a medida definibles por el usuario Formularios configurables por el usuario, que pueden ser vinculados a cada una de las transacciones: Recuentos, ingresos, movimientos internos, etc. Los formularios pueden ser impresos desde la misma pantalla de registro de la transacción. ASTRASUD Página 17 de 38 Gestión de Abastecimiento Módulo de Compras Código de Proveedor definible El código de proveedor puede ser asignado en forma secuencial por el sistema, asigna el siguiente al último ingresado, o en forma manual indicado por el usuario, o se le puede definir una máscara. Workflow y reglas de negocios a medida Circuito de abastecimiento configurable a través del Workflow, permitiendo definir los documentos a utilizar indicando documentos previos y posteriores a cada uno: solicitudes, ordenes de compra, recepciones, etc. Configuración de los diferentes estados aplicables a los documentos del circuito. Configuración de los datos a visualizar en el asistente que muestra los documentos previos al documento actual. Ejemplo: configurar los datos de las recepciones que se desean visualizar en el asistente de carga de facturas sobre recepciones. Permitir o restringir la edición de los datos heredados del comprobante anterior al actual. Ejemplo: permitir registrar facturar de compras por menos unidades que las indicadas en recepción seleccionada para vincular a la factura. Autorizaciones Esquemas de autorizaciones definibles a partir de la configuración de conceptos validadores en los que se indica el criterio para la solicitud de autorización de una transacción. Ejemplo: requerir firma en una factura de compras para que esta pueda ser pagada, cuando las cantidades facturadas superan a las cantidades decepcionadas. Motor impositivo Posibilidad de aplicación de n impuestos en cada comprobante. Asignación de impuestos por tipo de comprobante y condiciones de aplicación parametrizables, ejemplo: condición impositiva, importe base de cálculo, tipo de cliente, etc. ASTRASUD Página 18 de 38 Visualización en cada comprobante, de los impuestos aplicados y su correspondiente imputación contable. Retenciones por defecto configurables por proveedor, con indicación de porcentajes de liberación y fechas de vigencia de los mismos, en los casos que corresponda. Configuración de percepciones de compra. Tasas de impuesto configurables por cada impuesto. Conceptos de compras Conceptos calculados definibles por el usuario. Permite definir cualquier tipo de concepto a incluir en comprobantes de compra: impuestos, comisiones, fletes, que requieran un cálculo para la obtención del importe final, con configuración de las cuentas contables a afectar en la contabilización. Configuración de conceptos de terceros que definen el dominio y el comportamiento contable de los proveedores. Configuración de conceptos de compra por tipo de documento, restringen el dominio y definen el comportamiento contable de artículos a incluir en cada tipo de documento. Compra de productos y servicios Ingreso de comprobantes por compra de productos y/o servicios. Posibilidad de acotar los productos a incluir en cada tipo de documento de compra. Ejemplo: que en documentos de compra de servicios solo se puedan aplicar artículos no stockeables. Aplicación de diferente contabilización para las compras de cada tipo. Administración de cotizaciones Posibilidad de emitir solicitudes de cotización de productos a diferentes proveedores Registración de las cotizaciones recibidas de cada uno de los proveedores, con indicación de condición de pago y fecha de validez. Reporte de comparación de cotizaciones recibidas para la determinación de la más conveniente. ASTRASUD Página 19 de 38 Generación automática de ordenes de compra a partir de uno o varios pedidos de compra con cotización de proveedor asignada. Administración de importaciones – legajo de importaciones Asociación a un legajo de asientos de gastos, facturas de gastos y de compra de artículos correspondientes a la misma operación de importación. Cálculo automático de los costos adicionales de importación para cada artículo comprado. Configuración de artículos a incluir en el prorrateo de gastos de importación. Administración de relación Proveedor - Artículo Configuración de relación Proveedor – Artículo, donde se define proveedores habituales de artículos. Múltiples condiciones de pago Configuración de condición de pago por defecto pactada con el proveedor, la que puede ser particularizada por transacción. Definición de condiciones de pago fijas y condiciones de pago editables, en estas últimas en cada transacción pueden ser editadas. Ejemplo: se define una condición de pago a 30-60 y 90 días fecha factura, pero esa condición fue modificada por el proveedor para una transacción en particular. Una vez seleccionada la misma en una transacción el sistema calcula las fechas de vencimiento, las mismas podrán ser editadas para colocar las indicadas por el proveedor. Mantenimiento de proveedores Configuración de datos fiscales, contables y crediticios por proveedor y otros adicionales tales como: CBU, medio de pago, cheque a la orden, condición de pago por defecto. Definición de retenciones y percepciones por defecto a aplicar por cada proveedor, con indicación de fechas de excepción en caso que corresponda. Múltiples contactos por proveedor con especificación de sus datos particulares y función. Impacto contable del proveedor haciendo uso de los conceptos de terceros. ASTRASUD Página 20 de 38 Registro de otros datos necesarios relativos al proveedor, haciendo uso de la configuración de campos adicionales. Definición de formularios por parte del usuario Formularios definibles por el usuario: ordenes de pago, solicitudes de compra, ordenes de compra, solicitud de cotizaciones. Opción de inclusión de colores y formato de texto, líneas, logos, etc. Emisión de subdiarios y soportes magnéticos. Configuración de Tipos de documento a incluir en la emisión del subdiario. Parametrización de los datos que se desean totalizar y orden de exposición de los mismos. Definición de cuentas contables de impuestos a incluir en el subidario y definición del concepto bajo el cual se desea exponer la misma en el reporte. Actualización on-line del subdiario IVA Compras. Emisión del reporte subdiario IVA Compras. Generación de percepciones. soportes magnéticos para: SICORE, Resolución 1361, Visualización de los asientos generados Desde la misma transacción se puede visualizar el asiento, y la distribución contable por dimensiones, si corresponde, generado por una transacción configurada para imputar contablemente. Emisión del reporte del asiento desde la transacción misma. Circuito de compras Definición del circuito de compras mediante configuración de Workflow, permitiendo incluir Pedidos de compra, Ordenes de compra, recepciones, etc. Posibilidad de emitir solicitudes de cotización de productos a diferentes proveedores, con la correspondiente registración de las mismas al momento de recibirlas. ASTRASUD Página 21 de 38 Generación automática de ordenes de compra a partir de uno o varios pedidos de compra con cotización de proveedor asignada. Opción de cancelar o finalizar ordenes de compra, para los casos en que no se esperen más recepciones de mercadería para dicha orden. Recepción total o parcial de mercaderías vinculadas con ordenes de compra. Pagos Registración de comprobantes con indicación de condición de pago de la transacción, provincia origen y destino útil para el cálculo de IIBB, número de comprobante de proveedor. Opción de actualizar Valor de reposición de artículos según el precio de última compra. Validación manual y automática de número y fecha de vencimiento de CAI en el registro de comprobantes. Posibilidad de configurar en los tipos de documentos si incluyen la fecha estimada de registración del próximo documento según el circuito. Ejemplo: poder indicar en la orden de compra la fecha estimada de recepción o en la recepción la fecha estimada de recepción de la factura de compras. Información de fecha fiscal del comprobante y fecha de registro. Registración de Facturas en cuenta corriente, y de contado registrando alternativamente, en este último caso, múltiples valores de diferentes tipos: cheques, tarjeta, efectivo, en el momento de la registración de la factura. Registro de comprobantes en moneda extranjera, con opción de particularizar la cotización de la moneda para la transacción actual. Anulación o eliminación de comprobantes, dependiendo de los niveles de acceso configurados para el usuario y de la situación actual del comprobante. Aplicación y desaplicación manual de comprobantes al momento de la registración del mismo y desde la misma pantalla, visualizando todos los comprobantes existentes en la cuenta corriente pendiente de aplicación. Aplicación y desaplicación automática de comprobantes. Ejemplo: Notas de crédito a facturas y/o notas de débito y viceversa. Configuración de múltiples formularios por transacción. Ejemplo: a un comprobante de Recepción, se puede vincular el reporte de asiento y el formulario de impresión de la misma. ASTRASUD Página 22 de 38 Seguimiento de auditoría transacciones con información del historial de operaciones realizadas. Ejemplo: registro de fecha, hora, usuario, tipo de acción. Posibilidad de consultar transacciones ya generadas, desde la misma pantalla de registro de la misma, pudiendo aplicar criterio de búsqueda por tercero, fecha, número de comprobante, etc. Indicando el valor a buscar en forma total o parcial. Ejemplo: buscar desde la pantalla de registro de facturas, las correspondientes a determinado proveedor. Posibilidad de vincular un archivo a cada transacción. Ejemplo: una imagen, un archivo Word, PDF, Excel, etc. Reportes estándar Reportes de análisis de Pedidos de compra, ordenes de compra, recepciones: con filtro por fecha, proveedor, estado, moneda. Análisis de ordenes de compra pendientes: con opción de filtro por fecha, proveedor, artículo, estado, tipo de comprobante. Opción de visualizar en moneda local o en moneda de la transacción. Tracking de ordenes de compra: con opción de filtro por número de orden, proveedor, artículo, fecha, tipo de documento. Análisis de tiempos de entrega: con opción de filtro por fecha, proveedor, tipo de documento. Cuenta corriente y reportes de control de saldos Análisis de Proveedores: Cuenta corriente de proveedores con inclusión alternativa de incluir cheques diferidos. En moneda local y en moneda original de la transacción. Resumido o detallado según composición. Con opción de filtro por cuenta contable de proveedores. Proyección de vencimientos: con apertura por períodos vencidos y a vencer. Composición de saldos de proveedor: con opción de incluir solamente documentos pendientes o todos. Visualización en moneda local o en la original de la transacción. Con opción de filtro por cuenta contable de proveedores. Saldos de proveedores: con filtro por fecha, proveedor y cuenta contable de proveedores. Factura de proveedores a pagar: con filtro por fecha, proveedor, tipo de documento. Opción de visualización en moneda local o en la moneda de la transacción. ASTRASUD Página 23 de 38 Gestión Financiera Reportes de análisis de facturas: con filtro por fecha, proveedor, estado, moneda. Artículos recibidos – facturados: informa cantidades recibidas vs. Facturadas, con opción de filtro por fecha, proveedor y artículo. Análisis de facturas pendientes de aplicar a recepciones. ASTRASUD Página 24 de 38 Módulo Tesorería Bimonetario Opción de pagar comprobantes con valores en distinta moneda. Opción de pagar comprobantes en moneda extranjera respetando la cotización original indicada en el comprobante. Opción de indicar la cotización de moneda a aplicar en el momento del pago. Generación de asientos por diferencia de cambio, opcional. Administración Ordenes de Pago Posibilidad de generar ordenes de pago por diferentes situaciones: - Pago a proveedores. - Devolución de saldo a clientes. - Pago de gastos devengados previamente registrados. - Por pago de determinado concepto: con selección de la cuenta contable correspondiente al concepto a pagar. Registro de órdenes de pago por pago de comprobantes adeudados a proveedores, en forma total o parcial. Registro de anticipo a proveedores. Generación de ordenes de pago mediante selección masiva de comprobantes, permitiendo seleccionar comprobantes a pagar, según criterios parametrizables: fecha de pago, proveedor, moneda, Aplicación de ordenes de pago a comprobantes en forma individual o masiva. Opción de anulación de ordenes de pago emitidas, dependiendo de los niveles de seguridad definidos. Circuito de autorización de Ordenes de pago Selección de comprobantes a incluir en ordenes de pago, pendientes de asignación de valores de pago. Opción de Autorización de la orden de pago mediante firma con criterio configurable, para la asignación de los valores a utilizar. ASTRASUD Página 25 de 38 Administración de cálculo de retenciones impositivas Configuración de tipos de retenciones y conceptos, incluyendo parametrización de escalas, importes de retención mínima a aplicar, importe base de cálculo: importe bruto, bruto acumulado, etc. Definición de cuenta contable por tipo de retención. Posibilidad de aplicar tipo de retención según concepto facturado (retención por cuenta contable). Opción de calcular retenciones dependiendo del tipo de documento de orden de pago que se utilice. Emisión de cheques Impresión de cheques en forma individual o masiva. Opción de filtro para la impresión de cheques, según cuenta contable a la cual fue imputado el valor a emitir. Manejo de valores en cartera y documentos Configuración de múltiples chequeras por bancos. Manejo de diferentes estados de valores en cartera: conciliado, en cartera, endosado, rechazado, etc. Reportes de seguimiento de valores propios y de terceros, con opción de filtro por Estado, fecha de acreditación, fecha de emisión y tercero. Administración de boletas de depósito Selección de valores a depositar, con opción de filtro por cuenta contable a la cual se imputaron en la recepción de los mismos. Selección de valores a depositar, con opción de filtro según fecha de acreditación de los mismos. Impresión de las boletas de depósito generadas. Opción de anulación de la boleta registrada. Administración de tarjeta de crédito Registro de cupones de tarjetas presentado ante la entidad correspondiente. ASTRASUD Página 26 de 38 Registro de la conciliación de las liquidaciones recibidas, con la generación automática del asiento asociado a la transacción Conciliación Bancaria Registro de débitos y créditos incluidos en el extracto bancario en el mismo momento de la conciliación. Conciliación bancaria, manual o automática con control contra archivo Datanet. Selección de cheques a rechazar en el momento de la conciliación bancaria con generación automática del asiento contable correspondiente. Identificación de partidas conciliadas y pendientes de conciliación Cash Flow Modificación de datos a fines de análisis tales como fecha de vencimiento de los comprobantes o saldos iniciales sin alterar los datos de los documentos o saldos de cuentas originales. Opción de programar gastos o ingresos estimados de los que no se cuenta con comprobantes a la fecha, pero que son de posible realización para incluirlos en el análisis. Posibilidad de generar series repetitivas de gastos o ingresos, determinando la frecuencia de generación de las mismas permitiendo de esta forma incluir gastos o ingresos que se estima se producirán en forma recurrente durante varios períodos. Configuración de los tipos de transacciones que se desean incluir en el cash flor para el análisis. Ejemplo: poder indicar si se desean incluir contratos de venta, ordenes de compra, etc. Reportes de análisis resumido por concepto o detallado incluyendo los datos de cada transacción. ASTRASUD Página 27 de 38 Gestión Contable Módulo de Contabilidad Plan de cuentas Posibilidad de configurar múltiples árboles de Planes de cuenta. Configuración de un código de cuenta contable alternativo, adicional al Alias de la cuenta (código que la identifica unívocamente) Identificación de la categoría a la cual pertenece la cuenta, la categoría define el rubro contable dentro del cual se la incluye. Posibilidad de indicar en la definición de la cuenta, si exige información de tercero o artículo al momento de utilizar esta cuenta en el registro de transacciones. Identificación de la Categoría según el SIAP asignada a la cuenta. Configuración de las cuentas contables que son ajustadas por inflación. Parametrización de dimensiones requeridas para imputar cuando se utiliza determinada cuenta en una transacción. Dimensiones Uso de dimensiones, las mimas permiten abrir la información típicamente contable conceptos adicionales a las cuentas permitiendo así un análisis profundo sin necesidad de tener un plan de cuentas interminable. Vinculación de dimensiones a tablas existentes en el sistema por ejemplo: centro de costo, zona, máquina, etc., los valores posibles para una dimensión surgen de dichas tablas. Distribución de Dimensiones Definición de distribución por defecto para una dimensión, para ser utilizada en el momento de transaccionar. Opción de modificar la distribución por defecto a aplicar para una dimensión en una transacción particular. Posibilidad de definir en cuentas, productos y conceptos de definir una distribución default. ASTRASUD Página 28 de 38 Si la transacción esta configurada para generar un asiento contable, se podrá indicar para cada concepto incluido que afecte a la contabilidad de donde tomar la distribución. Posibilidad de configurar si el usuario puede modificar la distribución en el momento de la transacción. Contabilidad Bimonetaria Posibilidad de configurar los tipos de documentos que se desean incluir en la contabilidad en moneda de referencia. Emisión de libro mayor, libro diario y balance en moneda de referencia, moneda secundaria en la cual se expresará la contabilidad. Contabilización on-line de transacciones de otros los módulos del ERP. Contabilización automática de todas las transacciones generadas por cualquier módulo del ERP, que se encuentren configuradas para impactar contablemente. Visualización de estos asientos directamente en la transacción que lo genera, además de estar disponibles en el módulo Contable. Administración de Asientos de devengamiento de gastos Registro de gastos devengados para el posterior pago de los mismos. Impacto de los mismos en Cash Flow. Proceso de diferencias de cambio Procesa los activos y pasivos en moneda extranjera pendientes de cobro y pago para el cálculo de pérdidas o ganancias a realizar por diferencia de cambio. Generación automática del asiento y el reporte de control. Proceso de Numeración de asientos Proceso de numeración y renumeración de asientos contables según secuencia cronológica de los mismos. Ajuste por inflación Configuración de múltiples índices por fechas. Configuración de la cuenta contable Resultados por Exposición a la inflación utiliza por el proceso en la generación del asiento. ASTRASUD Página 29 de 38 Proceso automático de ajuste por inflación con generación de asiento y reporte de control. Selección de circuito o libro contable a procesar. Selección de Tipo de documento de asiento a tener en cuenta por el proceso, para la generación del asiento de ajuste. Administración de múltiples ejercicios contables. Definición de fecha de inicio y fin del ejercicio. Vinculación de cada ejercicio a un circuito contable, esto permite la definición de ejercicio para diferentes libros contables. Apertura, Refundición y Cierre de ejercicios Configuración del Tipo de documento de asiento, a utilizar por el proceso para la generación de los asientos de apertura, refundición de cuentas y cierre en la contabilidad en moneda local. Tipo de documento a utilizar por el proceso para la generación de los asientos de apertura, refundición de cuentas y cierre, correspondiente a la contabilidad expresada en moneda de referencia. Posibilidad de visualizar los asientos generados automáticamente, eliminarlos y reprocesarlos. Procesamiento de los asientos para cada circuito o libro contable en forma independiente. Emisión de informes de Análisis contable: mayores analíticos, balances, libro diario con/ sin dimensiones. Análisis de Saldos contables: a fecha, con opción de filtro por cuenta, circuito contable, centro de costo. Posibilidad de visualizar la información en la moneda de la cuenta. Análisis de variación patrimonial por centro de costo: total acumulado de ingresos, egresos y saldos, para un período determinado, con opción de filtro por cuenta, circuito contable y centro de costo. Balance de sumas y saldos: presupuestado o real, con opción de incluir o excluir los asientos correspondientes a refundición y cierre de ejercicio. Opción ASTRASUD Página 30 de 38 resumida o detallada. Selección de unidad de expresión: Unidad, miles, millones. Libro subdiario: para un período determinado, con opción de selección de período de análisis, opción de exponer los asientos numerados por día, por semana, mes, dato configurable por el usuario. Libro Mayor: para un período determinado, con opción de filtro por centro de costo, cuenta contable, circuito contable. Reportes Impositivos Liquidación de ingresos brutos: para un período determinado, con opción de filtro por categoría. Listado de retenciones y percepciones recibidas y aplicadas: con opción de filtro por período, tipo de retención/percepción y tercero. Emisión de Libros de IVA Ventas y Compras: por período y circuito contable. Generación soporte magnético para datos impositivos Generación de archivos de exportación de datos para los aplicativos correspondientes a: - Sicore - CITI - Percepción IVA - Resolución 1547 - Retención IIBB ASTRASUD Página 31 de 38 Gestión de Producción Módulo Producción Administración de fórmula de productos Configuración de insumos con su correspondiente cantidad, unidad de medida, tipo de insumo (elaborado) Administración de procesos de producción Parametrización de Procesos productivos, configuración de producto final, insumos, máquinas y personas, con definición opcional de pasos, e insumos y recursos a utilizar en cada paso. Administración de horas máquina y horas hombre Registro de horas insumidas en cada proceso, tanto horas hombre como tiempos de máquina. Identificación de personas y funciones por las que se asignan horas al proceso. Manejo de mediciones del proceso productivo Particularización de campos para almacenar información de atributos medibles, con descripción de cada dato, máscara y tipo de dato (texto, numérico, fecha). Registro de mediciones realizadas por fecha según el tipo de medición aplicado. Impresión del parte de medición realizado. Planes de producción Generación de un plan de producción considerando las unidades existentes en stock, en ordenes de producción en curso, y las comprometidas en pedidos de venta no despachados, así como las unidades incluidas en ordenes de compra pendientes. Parametrización de fecha desde/hasta para evaluar la demanda de elaborados. Consumo de insumos Registro de insumos utilizados, directamente desde la Orden de producción misma, o desde el módulo de Stock, con posibilidad de utilizar un asistente que despliega las ordenes de producción en ejecución, para vincular los partes. ASTRASUD Página 32 de 38 Partes de producción Registro de productos terminados, directamente desde la Orden de producción misma, o desde el módulo de Stock, con posibilidad de utilizar un asistente que despliega las ordenes de producción en ejecución, para vincular los partes. Partes genéricos Registro de cantidades y unidades de artículos producidos, así como de los consumidos para la obtención del producto final, ambos en el mismo lapso de tiempo. Impresión del parte con todo su detalle. Informes de costos de elaborados Previa ejecución del proceso de valorización se cuenta con los siguientes reportes de análisis: Análisis de costos directos por orden de producción: con opción de selección entre fechas y filtro por artículo o rama de artículos. Salida por grilla, reporte, cubo o gráfico. Resumen de costos por producto terminado. Análisis de costos por producto terminado. Trazabilidad de transacciones Seguimiento de ordenes de producción: permite verificar el estado de cada orden, con opción de filtro por rango de fechas, estado, proceso y circuito contable. ASTRASUD Página 33 de 38 Gestión de Análisis y Control Módulo de Bienes de Uso Administración de amortizaciones Distintos tipos de amortizaciones que se requieren aplicar configurables por el usuario: contables, de gestión, impositivas, en dólares, etc., con indicación de la moneda en la cual se va a registrar la amortización. Configuración del método de amortización a aplicar por bien de uso y según el tipo de amortización que se esté aplicando. Definición de valor de origen y residual del bien, amortización acumulada, vida útil y periodicidad dependiendo del tipo de amortización que se desee aplicar. Control del inventario de Bienes de uso Listado de bienes de uso, para el control de los datos de los bienes registrados. Libro mayor de bienes de uso, para el control de las transacciones realizadas con cada uno de ellos. Administración de información contable por cada bien de uso Parametrización de las cuentas contables correspondientes a los procesos de amortización y baja. Configuración de cuenta contable para acumulación de gastos correspondientes a Obras en curso Registro de bienes de Uso Maestro de bienes de uso, con indicación de todos los datos inherentes al bien: fecha de alta, proveedor, valores de origen y residual dependiendo del tipo de amortización, estado del mismo respecto de la amortización, marca, modelo, número de serie. Configuración del índice de ajuste a utilizar para casos de revalúo de bienes. Posibilidad de registrar los bienes en forma individual o por grupos de bienes del mismo tipo. Alta del bien de uso en forma manual o mediante un asistente que permite visualizar los documentos de compras que incluyen bienes de uso, ingresando el ASTRASUD Página 34 de 38 bien de uso en forma automática en función de los datos del comprobante de compra del mismo. Administración de obras en curso Acumulación de los gastos incurridos por obras en curso pendientes de activación como bien de uso hasta su finalización. Configuración del centro de costo por cada obra, al cual se imputan los gastos que se incurren por la misma. Activación en el bien de uso resultante, de los gastos incurridos durante la realización de la obra. Generación de transacciones contables Generación automática de los asientos contables correspondientes a Amortizaciones, baja de los bienes de uso que corresponda y activación de obra en curso (esta última opcional) Módulo de Valorización Valorización de los inventarios y administración de costos Diversos métodos de valorización aplicables por artículo: FIFO, LIFO, PPP, VNR, Precio última compra, Precio de la transacción. Configuración de esquemas de valorización con indicación del método de valorización a aplicar, y el esquema contable a utilizar por el proceso de valorización. Opción de reprocesamiento de la valorización. Reporte de control de artículos a valorizar. Reporte que indica artículos con problemas para valorizar: falta de esquema de valorización, falta de cuentas contables, otros. Generación de transacciones contables Generación de asientos automáticos de valorización. Opción de reprocesamiento de los asientos para permitir solucionar errores. ASTRASUD Página 35 de 38 Módulo de Control Presupuestario Registro de múltiples presupuestos con indicación de período que abarca. Configuración de múltiples planes de ventas, compras, ingresos, etc. componentes del presupuesto, por centro de costo, con apertura mensual. Definición de templates de presupuestos. Reportes de control presupuesto contra incurrido: cuadro de resultados, balance. Módulo de Auditoría Informe de comprobantes generados, con especificación del usuario, fecha y tipo de acción realizada por el usuario sobre el mismo. ASTRASUD Página 36 de 38 Módulo de Sueldos y Jornales Legajos y Familiares Registro de todos los datos correspondiente al empleado, relativos a identidad y domicilio. Registro de información del empleado relativa a la empresa: su fecha de ingreso, condiciones de contratación y modo de liquidación. Asimismo se cuenta con la información relacionada a sindicatos, convenios de trabajo y obra social. Cuenta con un historial, en el que se pueden consultar todas las situaciones laborales por las que pasó el empleado y su fecha de duración, cualquier licencia tomada por el empleado por un determinado período, o egreso de la empresa queda registrado con posibilidad de consulta. Ofrece la posibilidad de imprimir credenciales para el personal, permitiendo definir el formato y contenido de los datos de la misma. Vinculación de imágenes de fotos al legajo, tales como la foto del empleado o sus familiares. Registro de los datos de los familiares: identidad, domicilio, parentesco. Conceptos de liquidación Configuración de los conceptos a utilizar para el cálculo de la liquidación. Posibilidad de indicar conceptos liquidables que figurarán en la liquidación de sueldos. Definición de conceptos de tipo novedad, para permitir informar cantidad de horas o coeficientes, como puede ser para el caso de destajo. Configuración de tipos de concepto remunerativo, descuentos, aportes patronales. Permitiendo indicar el comportamiento de los mismos dentro de la liquidación según su signo. Definición de fórmulas flexibles para el cálculo del importe final de cada concepto, permitiendo usar en éstas conceptos anteriormente calculados. Permitiendo la configuración de fórmulas para la liquidación de: sueldo, aguinaldo, vacaciones, licencias por enfermedad, deducciones por jubilación, sindicato, obra social, cálculo de aportes patronales. Uso de operadores, funciones, atributos de legajos, empleados, conceptos y transacciones, en la definición de las fórmulas de los conceptos. ASTRASUD Página 37 de 38 Tipos de liquidación Permite definir tipos de liquidaciones, a través de los cuales se agrupan los conceptos que corresponden aplicar en la liquidación. El tipo de liquidación define también el tipo de documento a utilizar para la generación del asiento del devengamiento de sueldo. Registro de novedades Registro manual y posibilidad de importación de novedades. Posibilidad de emitir el reporte de novedades para el control de la carga o importación de las mismas. Proceso de liquidaciones Procesamiento de liquidaciones por Tipo de liquidación y/o para un grupo de empleados. Reprocesamiento de liquidación, permitiendo necesarias hasta llegar a la liquidación final. Finalización de la liquidación con la correspondiente generación del asiento de devengamiento de sueldos. Emisión de recibos de sueldo con formato configurable mediante la definición del reporte asociado al recibo. Emisión del libro Ley con los datos requeridos legalmente. realizar las correcciones Esquemas de exportación Permite definir formatos y tipos de archivos para generar exportación de datos. Permite definir documentos de salida y formatos para la impresión de información, ejemplo para la impresión de determinada información en Word. ASTRASUD Página 38 de 38