Database_Lesson_01

1.1
LECCIÓN 1
Descripción de bases
de datos
Una vez completada esta lección, podrá:
 Iniciar Access y abrir una base de datos existente.
 Desplazarse por Access.
 Abrir y cerrar una tabla.
 Ver una tabla en las vistas Hoja de datos y Diseño.
 Desplazarse por una tabla utilizando el puntero del mouse (ratón).
 Desplazarse por una tabla utilizando el teclado.
Una base de datos es un conjunto de datos, o información, que se organiza
para facilitar la búsqueda y recuperación de información específica. La libreta
de teléfonos es un ejemplo de base de datos informatizada que contiene
nombres, direcciones y números de teléfono ordenados alfabéticamente por
apellido para facilitar la búsqueda de información de una persona concreta.
Importante: cuando abre un
archivo en Access, puede
aparecer un cuadro de
diálogo Advertencia de
seguridad que indica que
el archivo quizás no sea
seguro. Access muestra esta
advertencia para asegurarse
de que el archivo que va a
abrir procede de una fuente
conocida o de confianza. Si
ve esta advertencia cuando
intenta abrir archivos de
prácticas para cualquiera de
las lecciones, haga clic en
Abrir para cerrar el cuadro
de diálogo Advertencia de
seguridad y abrir el archivo
de prácticas.
Microsoft® Access es un sistema de administración de bases de datos
(DBMS) para crear y utilizar bases de datos informatizadas. Un sistema de
administración de bases de datos es un conjunto de programas integrados que
se usan para crear y administrar la información de una base de datos. Las bases
de datos informatizadas son mucho más útiles que las no lo están (como la
libreta de teléfonos) puesto que los usuarios pueden reorganizar los datos y
realizar búsquedas de muchas formas. Por ejemplo, si una libreta de teléfonos
estuviese almacenada como base de datos de Access, podría realizar búsquedas
por dirección, nombre o número de teléfono, en vez de sólo por apellido.
A modo de otro ejemplo de las ventajas de las bases de datos informatizadas,
piense en Adventure Works, complejo vacacional ficticio situado a las afueras
de Santa Bárbara, California. El director de marketing del complejo desea
enviar un boletín sobre los eventos del verano a todas las personas que visitaron
el complejo los meses de verano de los últimos cinco años. Si los registros
de los huéspedes se mantuviesen en libros de contabilidad, debería hojear
las páginas una a una para crear una lista de los visitantes del verano pasado.
Con una base de datos informatizada, no obstante, podría crear una lista de
los visitantes del verano pasado en segundos. Si el director de marketing
cambia de opinión, posteriormente, y decide enviar un boletín a los visitantes
de la temporada de invierno, una base de datos informatizada podría crear la
nueva lista casi instantáneamente.
1.2
Conceptos básicos de bases de datos
Para realizar los procedimientos de esta lección, deberá utilizar un archivo
denominado Database Fundamentals 01 de la carpeta Practice situada en el
disco duro del equipo. Esta base de datos contiene información sobre los
empleados, los recursos humanos, los huéspedes, las reservas y las suites o
habitaciones del complejo ficticio Adventure Works.
Sugerencia
Por razones de mayor compatibilidad con las bases de datos existentes,
el formato predeterminado de las nuevas bases de datos creadas con
Access 2002 es el de las de Access 2000.
Iniciar Access y abrir una base de
datos existente
Inicie Access haciendo clic en el botón Inicio de la barra de tareas de
Windows®, elija Programas y haga clic en Microsoft Access. Como ocurre con
otras aplicaciones de Microsoft Office, Access tiene una barra de menús y una
o varias barras de herramientas en la parte superior de la ventana, tal y como se
muestra en la siguiente figura. El panel de tareas es un elemento nuevo de los
programas de Microsoft Office XP que aparece a la derecha de esta ventana.
Al hacer clic en los comandos Nuevo o Buscar del menú Archivo, o bien en el
Portapapeles de Office en el menú Edición de Access, aparece una versión
distinta del panel de tareas. Desde este panel, la barra de herramientas o el
menú Archivo, puede elegir si desea crear una base de datos nueva o abrir
una existente.
También puede abrir una
base de datos existente
buscando el archivo en el
disco duro y haciendo doble
clic en su nombre. Access y
la base de datos se abrirán
a la vez.
Lección 1
Al abrir una base de datos de
Access 2002, quizá vea una
pantalla de introducción,
denominada pantalla de
presentación. Ciérrela.
Puede que aparezca una
pantalla del panel de control
y si la cierra, se mostrará la
ventana de base de datos.
Descripción de bases de datos
Si ha trabajado recientemente en la base de dato que va a abrir, puede que
aparezca en la parte superior del panel de tareas de la sección Abrir un archivo.
En este caso, haga clic en el nombre del archivo para abrir la base de datos. De
lo contrario, haga clic en el vínculo Más archivos situado en la parte inferior de
la lista. Mediante esta acción se abrirá un cuadro de diálogo desde el que podrá
desplazarse por la unidades de disco con el fin de buscar el archivo y abrirlo.
Después de abrir la base de datos, una ventana independiente, denominada
ventana Base de datos, aparece debajo de la barra de menús y de la barra
de herramientas. Esta ventana se utiliza para desplazarse por Access.
En este ejercicio, va a iniciar Access y a abrir la base de datos Database
Fundamentals 01.
Si Access ya está abierto,
puede abrir una base de
datos existente haciendo clic
en el botón Abrir de la barra
de herramientas Base de
datos, desplazándose hasta
el archivo deseado y
seleccionándolo.
Puede elegir entre diversos
personajes. Haga clic con
el botón secundario en el
Ayudante de Office y
después haga clic en Elegir
Ayudante. Quizá deba
insertar el CD de Microsoft
Office 2002 o el de Microsoft
Access 2002 para instalar el
personaje del Ayudante de
Office que desee.
1
En la barra de tareas de Windows, haga clic en el botón Inicio.
2
En el menú Inicio, elija Programas y haga clic en Microsoft Access.
3
Se inicia Access y aparece el panel de tareas a la derecha de
la pantalla.
4
Haga clic en el vínculo Más archivos situado cerca de la parte
superior del panel. Aparece el cuadro de diálogo Abrir.
5
Haga clic en la flecha abajo del cuadro Buscar en, haga clic en el
icono del disco duro y, a continuación, haga doble clic en la carpeta
Unlimited Potential.
6
Haga doble clic en la carpeta Practice. El cuadro de diálogo Abrir
muestra una lista de los archivos almacenados en esta carpeta,
con el archivo Database Fundamentals 01 ya seleccionado.
7
Haga clic en Abrir.
Aparece la ventana de base de datos de Database Fundamentals 01.
El Ayudante de Office
El Ayudante de Office es un personaje animado que ayuda a buscar respuestas
a las preguntas que pueda tener sobre Access. La primera vez que inicie
Access, aparecerá el Ayudante de Office. También puede verlo en cualquier
momento haciendo clic en el comando Mostrar el Ayudante de Office del menú
de la Ayuda. Cuando necesite ayuda sobre una función en concreto, haga una
pregunta específica al Ayudante de Office y aparecerá una lista con las posibles
respuestas.
1.3
1.4
Conceptos básicos de bases de datos
Este ayudante está disponible en todos los programas de Microsoft Office, pero
proporciona respuestas a las preguntas específicas sobre el programa que está
utilizando al hacer la pregunta. Por ejemplo, si trabaja en Access y le hace una
pregunta, le proporcionará una respuesta específica de Access, pero si lo hace
en Microsoft Word, le dará una respuesta específica de Word.
El Ayudante de Office muestra información de ayuda a petición e intenta no
molestar el resto del tiempo desplazándose a otra parte de la pantalla cuando
se encuentra en el punto de inserción o mientras escribe. Puede cerrarlo en
cualquier momento haciendo clic en el comando Ocultar el Ayudante de Office
del menú de la Ayuda.
Desplazarse por Access
Al abrir la base de datos Database Fundamentals 01 del ejercicio anterior,
aparece en pantalla la ventana Base de datos. Aparece la barra de herramientas
de la ventana Base de datos en la parte superior de esta ventana y contiene los
botones Abrir, Diseño, Nuevo, Eliminar, así como opciones para mostrar los
elementos citados en la ventana Base de datos.
La barra Objetos y la barra Grupos aparecen a la izquierda de esta ventana.
La barra Objetos ocupa la parte de la ventana Base de datos situada debajo
de la palabra Objetos. Objeto es un término genérico que hace referencia a
cualquier componente de una de base de datos de Access. Esta barra muestra
una lista de los tipos principales de objetos de una base de datos de Access:
tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos.
Puede pasar a la ventana
Base de datos desde
cualquier otra ventana de
Access presionando F11.
La disposición vertical de la
barra Objetos facilita su uso.
Lección 1
Descripción de bases de datos
El concepto básico para los demás tipos de objetos de Access es la tabla, puesto
que las tablas almacenan los datos que utilizan el resto de los objetos para
llevar a cabo los procedimientos y las actividades del programa. Una tabla está
formada por los campos y los registros que se ven en un formato de filas y
columnas, los campos corresponden a las columnas y los registros a las filas.
Un campo puede contener datos sobre una persona, un lugar, un producto, un
servicio, un evento u otra entidad. Por ejemplo, un campo contendría todos los
apellidos y los números de teléfono de una tabla. Todos los campos de una
tabla tienen un nombre de campo, asimismo denominado etiqueta, que aparece
en la parte superior de la columna. Por ejemplo, un campo con todos los
apellidos de los huéspedes de Adventure Works se podría denominar Apellidos.
Al hacer referencia a los
campos individuales de un
registro, las palabras celda y
campo son intercambiables.
Las consultas se explican
con todo detalle en la
lección 4, “Creación y
uso de consultas”.
Los formularios se explican
con todo detalle en la
lección 5, “Diseño de
un formulario”.
El conjunto de campos relacionados constituye un registro. Por ejemplo, los
campos Nombre, Apellidos, Dirección, Ciudad, EdoOProv y CódPostal de un
huésped del complejo constituyen el registro de un único huésped, como se
muestra en la siguiente ilustración. En este libro, la intersección de un registro
(fila) y de un campo (columna) se denomina celda.
Las tablas almacenan toda la información de una base de datos, pero si desea
ver sólo los campos y los registros seleccionados de la base de datos, utilice
una consulta. Una consulta extrae datos específicos de una o varias tablas
basados en los criterios de búsqueda. Por ejemplo, podría crear una consulta
sobre la tabla de reservas de Adventure Works para que sólo se muestren los
registros de los huéspedes que han hecho su reserva a partir de junio de 2000.
La consulta mostraría una lista del número de identificación (IdHuésped), las
fechas de las reservas, el número de ocupantes y el número de habitación
reservada de cada huésped.
Otra forma de ver la información de una base de datos es utilizar un formulario,
como se muestra en la ilustración. Un formulario muestra un único registro a la
vez en un formato especificado. Los formularios también se pueden usar para
agregar información a una base de datos.
1.5
1.6
Los informes se explican con
todo detalle en la lección 6,
“Diseño de un informe”.
Conceptos básicos de bases de datos
Si desea mostrar o imprimir los datos de una tabla o de una consulta, también
puede crear un informe. A diferencia de un formulario, se puede utilizar un
informe para mostrar varios registros. Aunque pueda parecer similar a una
tabla, un informe puede tener distintos formatos para que la información sea
más fácil de usar y su aspecto resulte más atractivo que el de una tabla. Por
ejemplo, podría crear un informe que contenga un título, un encabezado o un
pie de página con formato y un fondo atractivo. Los informes, al igual que las
consultas, también se pueden personalizar para mostrar los datos sólo de los
campos especificados de una tabla y no de todos los campos.
Además de tablas, consultas, informes y formularios, la barra Objetos también
incluye estos tres tipos de objetos:
●
Páginas. Un objeto de página es un acceso directo a una página
de acceso a datos de una base de datos. Una página de acceso a
datos muestra los datos seleccionados de una base de datos, pero
se trata de un archivo de Lenguaje de marcado de hipertexto
(HTML) que se puede ver como página Web.
Lección 1
Descripción de bases de datos
●
Macros. Una macro es una secuencia de acciones que se ejecutan
automáticamente.
●
Módulos. Un módulo es un programa escrito en Microsoft Visual
Basic o en otro lenguaje de programación.
Al hacer clic en el icono de un tipo concreto de objeto en la barra Objetos,
Access muestra una lista de los nombres de todos los objetos de ese tipo de la
base de datos. (Los campos y los registros no tienen sus propios iconos porque
no son objetos, los campos y los objetos se almacenan en tablas, que sí son
objetos.)
La barra Grupos contiene
grupos de accesos directos a
objetos de tipos distintos.
Puede utilizar los accesos
directos de la ventana Base
de datos para crear nuevos
objetos bien con un asistente
o en la vista Diseño.
La barra Grupos está situada debajo de la palabra Grupos en la ventana Base de
datos y contiene uno o varios grupos. Un grupo contiene la lista de los accesos
directos a los diferentes tipos de objetos de la base de datos. Un acceso directo
es una forma rápida de tener acceso a un objeto almacenado en otra parte de la
base de datos. El acceso directo al objeto se almacena en el grupo, mientras que
el propio objeto se almacena en la lista correspondiente de la barra Objetos. Los
grupos permiten mantener relacionados los objetos de distintos tipos juntos. Por
ejemplo, podría crear un grupo que contenga los accesos directos a todos los
objetos de la base de datos que estén relacionados con los huéspedes de
Adventure Works, como la tabla que contiene la información de reservas, la
consulta que extrae las reservas de la próxima semana y el formulario que
permite introducir la información de un nuevo huésped. En la barra Grupos, se
crea el grupo Favoritos de forma predeterminada y contiene los nombres de los
objetos de la base de datos utilizados con mayor frecuencia.
En este ejercicio, va a utilizar la barra Objetos para ver los distintos tipos de
objetos de la base de datos Database Fundamentals 01.
1
En la barra Objetos, haga clic en Tablas, si fuese necesario.
Aparecen los nombres de las tablas de Database Fundamentals
01, junto con las opciones para Crear una tabla en vista Diseño,
Crear una tabla utilizando el asistente y Crear una tabla
introduciendo datos.
2
En la barra Objetos, haga clic en Consultas.
Aparecen las opciones para Crear una consulta en vista Diseño y
Crear una consulta utilizando el asistente. No hay consultas en
esta base de datos.
3
En la barra Objetos, haga clic en Formularios.
Aparece el nombre de un formulario, frmEmployees, junto con las
opciones para Crear un formulario en vista Diseño y Crear un
formulario utilizando el asistente.
4
En la barra Objetos, haga clic en Informes.
Aparecen las opciones para Crear un informe en vista Diseño y
Crear un informe utilizando el asistente. No hay informes en esta
base de datos.
1.7
1.8
No hay accesos directos para
crear macros o módulos.
Conceptos básicos de bases de datos
5
En la barra Objetos, haga clic en Páginas.
Aparecen las opciones para Crear una página de acceso a datos
en vista Diseño, Crear una página de acceso a datos utilizando el
asistente y Modificar una página web que ya existe. No hay
páginas en esta base de datos.
6
En la barra Objetos, haga clic en Macros.
No hay macros en esta base de datos.
7
En la barra Objetos, haga clic en Módulos.
No hay módulos en esta base de datos.
Convenciones de nomenclatura de
los objetos
Al desplazarse por la base de datos en el ejercicio anterior, probablemente se
dio cuenta que los nombres de los objetos siguen una convención estándar.
Los nombres de archivo utilizados en este curso siguen la convención de
nomenclatura de Leszynski (Leszynski naming convention), creada por el
experto en Access y escritor Stan Leszynski a fin de promover una norma para
la asignación de nombres a los objetos de bases de datos. Asimismo esta
convención facilita la conversión de los objetos a los formatos utilizados por
otros sistemas de administración de base de datos sin pérdida de datos ni de la
organización de éstos.
Esta convención requiere que los objetos se identifiquen incluyendo el tipo de
objeto en el nombre del mismo. De esta forma, se puede decir echando un
vistazo si un objeto es una tabla, una consulta, un formulario u otro tipo de
objeto. La tabla siguiente identifica los prefijos de asignación de nombres que
se utilizan para cada tipo de objeto.
Objeto
Prefijo
tabla
tbl
formulario
frm
consulta
qry
informe
rpt
La convención de Leszynski abarca los nombres de campos, las imágenes y
todos los objetos utilizados en Access, pero en este libro sólo se utilizan los
prefijos citados anteriormente. De acuerdo con la convención de nomenclatura
de Leszynski:
●
Las tres primeras letras del nombre de un objeto se escriben en
minúsculas e identifican el tipo de objeto.
Lección 1
Descripción de bases de datos
●
El nombre que va a continuación del prefijo del objeto empieza por
una letra mayúscula.
●
Nunca se utilizan espacios en blanco en los nombres de objetos.
●
Los nombres de los objetos contienen sólo letras y números.
Descripción de las vistas Base de
datos y Diseño
Todos los objetos de Access
(como las tablas, las
consultas, los formularios y
los informes) se pueden abrir
en la vista Diseño y se
suelen crear en esta vista.
Todos los objetos de Access tienen como mínimo dos vistas. Las tablas se
suelen ver en uno de estos dos formatos o vistas: vista Base de datos y vista
Diseño. Puede alternar entre estas dos vistas haciendo clic en el botón Vista
de las barras de herramientas Diseño y Hoja de datos de la tabla. Puede elegir
otras vistas haciendo clic en la flecha abajo situada a la derecha del botón Vista
y seleccionando una vista de la lista desplegable.
La vista Diseño permite diseñar la estructura de una tabla decidiendo los
campos que aparecerán en ella, personalizando el proceso de introducción de
datos en los campos y determinando la forma en la que aparecerán los datos. La
base de datos Adventure Works incluye tblEmployees, una tabla que contiene
la información básica, como las direcciones y los números de teléfono, de los
empleados del complejo. A continuación aparece la tabla tblEmployees en la
vista Diseño:
1.9
1.10
El uso de la vista Diseño
para crear y modificar tablas
se explica con todo detalle
en la lección 2, “Creación
de tablas”.
Conceptos básicos de bases de datos
La columna Nombre del campo contiene los nombres de los campos de la tabla.
La columna Tipo de datos permite decidir el tipo de datos (por ejemplo,
alfabético o numérico) que se puede escribir en un campo. La parte inferior de
la ventana de la vista Diseño de tabla permite establecer las propiedades
específicas de cada campo.
Cuando se ve la tabla en la vista Hoja de datos, aparecen los datos reales de la
tabla. Por ejemplo, en tblEmployees, los nombres de los campos, mostrados en
la columna Nombre del campo de la vista Diseño, aparecen de izquierda a
derecha en la parte superior de la tabla.
Se puede cortar parte de la
información de algunos de
los campos. Esto se debe a
que Access no ajusta
automáticamente el ancho de
las columnas. El ancho de
las columnas se trata en la
lección 4, “Creación y uso
de consultas”.
En este ejercicio, va a abrir tblGuests en la vista Hoja de datos, a pasar a la
vista diseño y, a continuación, a volver a la vista de hoja de datos.
También puede hacer doble
clic en el nombre de una
tabla para abrirla en la
vista Diseño.
1
En la barra Objetos, haga clic en Tablas.
2
Haga clic en tblGuests.
Access selecciona la tabla.
3
En la barra de herramientas de la ventana Base de datos, haga clic
en Abrir.
La tabla aparece en la vista Hoja de datos.
Lección 1
Para abrir una tabla en la
vista Diseño, haga clic en el
nombre de la tabla y en el
botón Diseño de la barra de
herramientas de la ventana
Base de datos. Cuando
alterna entre las vistas Hoja
de datos y Diseño, cambia la
imagen del botón Vista para
mostrar la vista en la que
aparecerá el objeto después
de hacer clic en el botón.
Descripción de bases de datos
4
En la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla, haga clic en
el botón Vista.
La tabla aparece en la vista Diseño.
5
En la barra de herramientas Diseño de tabla, haga clic en el botón
Vista.
La tabla aparece en la vista Hoja de datos.
Barras de herramientas
En función del objeto que se vea, la barra de herramientas situada en la parte
superior de la ventana de Access tiene un nombre distinto y contiene botones
diferentes. Por ejemplo, al trabajar en una tabla en la vista Diseño, el nombre de
la barra de herramientas es barra de herramientas Diseño de tabla. Cuando la
tabla se muestra en la vista Hoja de datos, el nombre de la barra de herramientas
es barra de herramientas Hoja de datos de la tabla. Si no se abre ningún objeto, la
barra de herramientas es la barra de herramientas Base de datos.
1.11
1.12
Para abrir o cerrar una barra
de herramientas, puede hacer
clic con el botón secundario
en cualquier barra de
herramientas y hacer clic en el
nombre de la barra que desee
abrir o cerrar en el menú que
aparece.
Conceptos básicos de bases de datos
Para buscar el nombre de la barra de herramientas, puede hacer clic con el
botón secundario en ella. En el menú que aparece, el nombre que tiene la marca
de verificación a la izquierda es el nombre de la barra de herramientas.
Con la excepción de la barra de herramientas Base de datos, todas las barras de
herramientas de Access contienen los comandos Vista, Guardar, Cortar, Copiar,
Pegar y los botones del menú Ayuda de Microsoft Access. Asimismo todas las
barras de herramientas contienen botones específicos.
Uso del puntero del mouse para
desplazarse por la vista Hoja de datos
Muchas bases de datos contienen tablas grandes que, cuando están abiertas,
no caben en la pantalla. Por ejemplo, al abrir la tabla tblGuests en el ejercicio
anterior, sólo aparece en pantalla la información relativa a los 25 primeros
registros de huéspedes, en función del tamaño del monitor y de la ventana de
presentación. Para ver el último registro, el número 49, debe desplazarse por la
tabla para verlo en pantalla. Para modificar y ver todos los datos de una base de
datos, debe saber desplazarse por ella.
El número de registros que
puede ver a la vez depende
del tamaño del monitor, de la
resolución de pantalla y del
tamaño de la ventana de la
tabla. Un monitor de 15" con
una resolución de 800 x 600
puede mostrar 25 registros
aproximadamente.
En la vista Hoja de datos, puede utilizar el puntero del mouse (ratón) para
seleccionar una celda y modificarla haciendo clic en la celda que desee
seleccionar. El uso del puntero del mouse suele ser la forma más rápida de
desplazarse si la celda que desea modificar se ve en pantalla y no está cerca de
la celda seleccionada actualmente. También puede utilizar el puntero junto con
las barras de desplazamiento para desplazarse a las partes de la tabla que no se
ven en pantalla. Puede arrastrar los cuadros de desplazamiento de las barras de
desplazamiento o hacer clic en las flechas de estas barras.
Lección 1
Descripción de bases de datos
Sugerencia
En la vista Hoja de datos, Access admite dos modo de visualización
general de una tabla: modo de edición y modo de desplazamiento.
Al abrir una tabla, se trata del modo de desplazamiento. En este modo,
puede desplazarse por la tabla, facilitándose la visualización de los datos.
Cuando se seleccionan todos los datos de una celda, Access está en el
modo de desplazamiento. En el modo de edición, como indica su nombre,
puede desplazarse por una celda de la tabla y modificar caracteres
individuales de la misma. Cuando aparece un punto de inserción
parpadeante en la celda, Access está en el modo de edición. Para
alternar entre ambos modos, presione F2.
Otra forma de desplazarse por una tabla es mediante los botones de
desplazamiento de la esquina inferior izquierda de la tabla.
Los botones de desplazamiento se describen en la tabla siguiente.
Puede desplazar el punto de
inserción al cuadro Registro
específico presionando F5.
Haga clic en
Para seleccionar
el botón Primer registro
el primer registro de la tabla.
el botón Registro anterior
el registro anterior; por ejemplo, para ir del
décimo registro al noveno.
el botón Registro siguiente
el registro siguiente; por ejemplo, para ir del
décimo registro al undécimo.
el botón Último registro
el último registro de la tabla.
el botón Nuevo registro
el primer registro en blanco después del último
registro de la tabla para que pueda introducir un
nuevo registro.
Además, al escribir un número en el cuadro Registro específico el punto de
inserción se desplaza a dicho registro. Por ejemplo, si escribe 5, el punto de
inserción se desplazará al quinto registro. Esta acción es muy útil en tablas muy
grandes cuando no se desea perder mucho tiempo haciendo clic en los botones
para ir al registro deseado.
1.13
1.14
Conceptos básicos de bases de datos
En este ejercicio, va a utilizar el puntero del mouse para seleccionar una celda
de la tabla tblGuests y, a continuación, a usar los botones y las barras de
desplazamiento para desplazarse a distintas ubicaciones de la tabla.
1
En el campo Dirección del primer registro, haga clic en 1000 y en
Jefferson.
El punto de inserción aparece en el campo.
2
En la barra de desplazamiento de la derecha de la tabla, arrastre el
cuadro de desplazamiento hasta que se vea el registro del Id. de
huésped 49, Kim Ralls.
3
En el campo Nombre, haga clic detrás de la palabra Kim.
El punto de inserción aparece detrás de dicha palabra.
4
En la barra de desplazamiento de la parte inferior de la tabla, haga
clic en la flecha de desplazamiento derecha hasta que se vea el
campo ListaDirecciones, en caso necesario.
La tabla se desplaza a la derecha.
5
En la barra de desplazamiento de la parte inferior de la tabla, haga
clic en la flecha de desplazamiento izquierda hasta que aparezca el
campo IdHuésped.
La tabla se desplaza a la izquierda.
6
En este campo, haga clic en el registro de Kim Ralls.
El punto de inserción aparece delante del número 49.
El número total de registros
de la tabla aparece a la
derecha de los botones de
desplazamiento. En la tabla
que se muestra, hay
49 registros.
Lección 1
Descripción de bases de datos
7
Haga clic en el cuadro Registro específico, elimine el número
existente, escriba 35 y, a continuación, presione Entrar.
Access selecciona el campo IdHuésped del registro número 35.
8
Haga clic en el botón Registro anterior.
Access selecciona el campo IdHuésped del registro número 34.
9
Haga clic en el botón Registro siguiente.
Access selecciona el campo IdHuésped del registro número 35.
10
Haga clic en el botón Último registro.
Access selecciona el campo IdHuésped del registro número 49.
11
Haga clic en el botón Primer registro.
Access selecciona el campo IdHuésped del registro número 1.
En tblGuests, los registros se
ordenan secuencialmente
basándose en el campo
IdHuésped. Por consiguiente,
al escribir 35 en el cuadro
de número de registro, el
registro seleccionado
corresponde al Id. de
huésped 35. Pero si se
hubiese ordenado la tabla
de otra forma, es posible
que este registro no
correspondiese al Id. de
huésped 35. Por ejemplo,
podría corresponder al Id.
de huésped B206.
Observe que el campo
IdHuésped permanece como
el campo seleccionado a
medida que se desplaza
de un registro a otro
utilizando los botones
de desplazamiento.
1.15
1.16
Conceptos básicos de bases de datos
Uso del teclado para desplazarse por
la vista Hoja de datos
También puede utilizar el teclado para desplazarse por una tabla presionando
las teclas denominadas teclas de método abreviado del teclado. Cuando use
con soltura estas teclas, éste puede ser a veces el mejor método de
desplazamiento.
Para usar teclas de método
abreviado como Mayús+Tab
o Ctrl+Inicio, debe mantener
presionada la primera tecla
mientras presiona la
segunda.
Las siguientes teclas de método abreviado se pueden usar para desplazarse por
una tabla:
Presione
Para desplazarse
Tab
al siguiente campo del registro actual.
Entrar
al siguiente campo.
Re Pág
a la pantalla anterior, seleccionando un registro situado
más arriba en la tabla.
Av Pág
a la pantalla siguiente, seleccionando un registro situado
más abajo en la tabla.
Flecha derecha
al siguiente campo del registro actual.
Flecha izquierda
al campo anterior.
Flecha abajo
al siguiente registro.
Flecha arriba
al registro anterior.
Inicio
al primer campo del registro actual.
Fin
al último campo del registro actual.
Ctrl+Flecha abajo
al último registro del campo actual.
Ctrl+Flecha arriba
al primer registro del campo actual.
Ctrl+Inicio
al primer campo del primer registro.
Ctrl+Av Pág
una pantalla a la derecha, seleccionando el siguiente
campo situado a la derecha de la tabla.
Ctrl+Re Pág
una pantalla a la izquierda, seleccionando el siguiente
campo situado a la izquierda de la tabla.
Ctrl+Fin
al último campo del último registro.
Mayús+Tab
al campo anterior.
Lección 1
Descripción de bases de datos
En este ejercicio, va a utilizar las teclas de método abreviado para desplazarse
por la tabla tblGuests.
Observe que el mismo
campo, Apellido, permanece
como el campo seleccionado
cuando presiona Av Pág y
después Re Pág.
Cuando se selecciona un
campo mediante una casilla
de verificación, los bordes
de la casilla aparecen con
muescas.
1
Teniendo seleccionado el campo IdHuésped del primer registro,
presione Tab.
Access selecciona el campo Nombre del primer registro.
2
Presione Entrar.
Access selecciona el campo Apellidos del primer registro.
3
Presione Av Pág.
La tabla se desplaza una pantalla hacia adelante haciendo que
Access seleccione un registro situado más abajo en la tabla.
4
Presione Re Pág.
La tabla se desplaza una pantalla hacia atrás haciendo que Access
seleccione el primer registro.
5
Presione la tecla Flecha derecha.
Access selecciona el campo Dirección del primer registro.
6
Presione la tecla Flecha izquierda.
Access selecciona el campo Apellidos del primer registro.
7
Presione Mayús+Tab.
Access selecciona el campo Nombre del primer registro.
8
Presione la tecla Flecha abajo.
Access selecciona el campo Nombre del segundo registro.
9
Presione la tecla Flecha arriba.
Access selecciona el campo Nombre del primer registro.
10
Presione Fin.
Access selecciona el campo ListaDirecciones del primer registro.
11
Presione Inicio.
Access selecciona el campo IdHuésped del primer registro.
12
Presione Ctrl+Fin.
Access selecciona el campo ListaDirecciones del último registro.
13
Presione Ctrl+Inicio.
Access selecciona el campo IdHuésped del primer registro.
Asimismo puede cerrar una tabla haciendo clic en el comando
Cerrar del menú Archivo.
14
Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la
tabla tblGuests.
La tabla se cierra.
1.17
1.18
Conceptos básicos de bases de datos
Bases de datos relacionales
Access es una aplicación de base de datos relacionales. Con las bases de datos
relacionales se pueden combinar datos de diferentes tablas. Se crea una relación
entre varias tablas vinculando el nombre de un campo de una tabla con el
nombre de un campo de otra tabla o de varias tablas.
Las bases de datos relacionales pueden tener ventajas (como reducir el tiempo
que se tarda en escribir los datos y la cantidad de espacio en disco necesario) ya
que la información se puede almacenar sólo en una tabla en vez de hacerlo en
varias. Estas bases de datos también son más rápidas de actualizar porque la
información antigua o incorrecta se debe corregir sólo en una tabla, en vez de
hacerlo en varias.
Resumen de la lección
En esta lección se ha explicado cómo iniciar Access, abrir una base de datos
existente, desplazarse por la ventana Base de datos, abrir y cerrar una tabla, y
desplazarse por una tabla.
Si va a proseguir con la siguiente lección:
●
Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la
ventana Base de datos.
Se cierra la base de datos Database Fundamentals 01.
Si no va a proseguir con la siguiente lección:
●
Para salir de Access, haga clic en el botón Cerrar situado en la
esquina superior derecha de la ventana de Access.
Se cierran Access y la base de datos Database Fundamentals 01.
Ejercicio corto
1
¿Cómo puede desplazarse a los distintos objetos de una base
de datos?
2
¿Cómo se inicia Access?
3
¿Qué es el Ayudante de Office?
4
¿Por qué las tablas son la base del resto de los objetos de la base
de datos?
5
¿Por qué es una ventaja poder vincular tablas en una base de
datos relacional?
Lección 1
Descripción de bases de datos
6
¿Cuáles son las tres formas en las que se puede desplazar por
una tabla de Access?
7
¿Cómo ve una lista de todos los nombres de los formularios de una
base de datos de Access?
8
¿Cuáles son los dos modos disponibles de una tabla en la vista
Hoja de datos y en qué se diferencian?
9
¿Cómo abre una tabla en la vista Diseño?
10
¿Cómo pasa de la vista Diseño a la vista Hoja de datos en
una tabla?
Resumen de conceptos
Ejercicio 1: En la barra Objetos, haga clic en Formularios y abra
frmEmployees. Pregunte al Ayudante de Office ¿Cuáles son las novedades
de Access 2002?, cierre el Ayudante y, a continuación, cierre el formulario
frmEmployees.
Ejercicio 2: En la barra Objetos, haga clic en Tablas y abra tblEmployees.
Vea la tabla en la vista Diseño y después en la vista Hoja de datos. Utilizando
las teclas de método abreviado, desplácese hasta el último campo del último
registro. Mediante el cuadro Registro específico, desplácese hasta el registro
nº 18. Utilizando las teclas de método abreviado, desplácese hasta el campo
IdEmpleado del registro nº 18. Mediante los botones de desplazamiento, vaya
al primer registro y cierre la tabla.
Ejercicio 3: En la barra Objetos, haga clic en Tablas y abra tblReservations.
Vea la tabla en la vista Diseño y después en la vista Hoja de datos. Después de
examinar los campos definidos para esta tabla, ¿se le ocurren otros campos que
serían útiles en ella? ¿Cree que se podrían quitar algunos campos de la tabla sin
que se perjudicara el funcionamiento del complejo?
Ejercicio 4: En la barra Objetos, haga clic en Tablas y abra tblReservations.
Mire la tabla en la vista Hoja de datos. Presione la tecla F11 para tener acceso a
la ventana Base de datos y haga clic en la tabla tblSuites para abrirla. Vea esta
tabla en la vista Hoja de datos. Puesto que Access es una base de datos
relacional, ¿se puede vincular una tabla a otra? ¿Cuáles son los campos que
utilizaría para vincular la tabla tblSuites con la tabla tblReservations a fin de
crear una relación entres estas dos tablas?
Ejercicio 5: En esta lección ha aprendido a activar y desactivar las barras de
herramientas. ¿Se le ocurre alguna razón para desactivar una barra de
herramientas que se muestre actualmente?
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