Cómo personalizar un formato bibliográfico

RefWorks
Gestor Bibliográfico
Última actualización: Marzo 2014
Cómo personalizar un formato bibliográfico
Determinación del formato bibliográfico a utilizar
Antes de comenzar a crear o modificar un formato bibliográfico, es necesario
localizar las normas de publicación de la revista en la que se quiere publicar el
artículo. A veces es difícil encontrar estas normas. Un primer paso puede ser
realizar una búsqueda en la web utilizando un buscador, para ir al sitio web de la
revista, o del editor de la misma, y buscar el apartado correspondiente donde se
encuentran estas instrucciones, que pueden aparecer bajo algunos de estos
términos (o su equivalente en español):
•
•
•
•
•
Manuscript Submission
Author Information
Instructions to Authors
For Authors
Author’s Guide
Ejemplo: Normas de publicación de la revista Atención primaria
http://zl.elsevier.es/es/revista/atencion-primaria-27/normas-publicacion
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Una vez que tenemos las instrucciones, hay que leerlas atentamente para
localizar en ellas la información necesaria para crear o modificar un formato
bibliográfico. Algunos de las cuestiones que hay que tener en cuenta:
-
Espaciado entre las referencias, que puede ser el mismo o no que para el
resto del manuscrito.
¿Debe la bibliografía comenzar en una nueva página?
¿Hay un encabezamiento determinado para la página de bibliografía?
¿Cómo deben aparecer las citas en el texto y las notas a pie de página?
(múltiples autores, nombres de autores, etc.).
Forma de presentación del listado de bibliografía (ordenación numérica o
alfabética).
Después de tener claro el formato bibliográfico que se debe utilizar, puede
emprenderse la tarea de crear o modificar el mismo en RefWorks. Lo más
aconsejable es identificar un formato ya existente, que sea el más parecido al
que nos interesa, y modificarlo. Para ello se puede usar la utilidad Visualizar
formatos bibliográficos, en el menú Herramientas.
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La utilidad de Previsualización de formatos bibliográficos permite ver en una
sola página tanto las citas en el texto como la bibliografía, para diferentes tipos
de referencias, por lo que es muy recomendable usar esta herramienta para
localizar el formato a modificar. Como RefWorks contiene muchos formatos
bibliográficos, puede ser una buena idea localizar un formato de la misma área
de conocimiento que le interesa (humanidades, medicina, etc.).
También es aconsejable deseleccionar la opción Utilizar referencias de mi
base de datos, ya que de esta forma podrá ver toda la información que por
defecto ofrece RefWorks para cada tipo de referencia:
Destildar la opción Utilizar
referencias de mi base de datos
Una vez localizado el formato a modificar, hay que utilizar el Editor de Formato
Bibliográfico.
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Damos a ver
Y visualizamos los diferentes campos componentes de una referencia
bibliográfica:
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Modificación de un formato bibliográfico
El Editor de Formato Bibliográfico tiene tres secciones principales:
Bibliografía, Citas dentro del texto, y Notas (a pie de página y al final). Cada
sección contiene los apartados necesarios para modificar el formato
seleccionado. El Editor de Formato Bibliográfico se abre por defecto con la
sección Bibliografía.
Para cada una de estas tres secciones hay dos componentes:
-
Ajustes: existen varias configuraciones para la Bibliografía, las Citas en
el Texto y las Notas, que determinan el espaciado, los encabezamientos,
el orden de salida, etc. Hay que determinar la configuración para cada
área.
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-
Formato: cada área (Bibliografía, Citas dentro del Texto y Notas) puede
tener formatos definidos en los que usted decide exactamente que
campos de la referencia serán usados, el orden de los campos, la
puntuación, el espaciado y los atributos de texto para cada tipo de
referencia (libro, revista, página web, artículo, tesis, etc.).
Es necesario considerar todos estos elementos para crear o modificar un
formato bibliográfico.
Antes de comenzar a modificar un formato bibliográfico existente, es aconsejable
renombrarlo (no puede ser el mismo nombre que el original) y guardarlo. En el
apartado Nombre escriba el nuevo nombre y clic en Guardar como.
El nuevo formato creado se visualizará en rojo, y sólo aparecerá en su cuenta
personal.
Para modificar un formato:
A) Compruebe el Tipo de cita para asegurarse que es el apropiado:
•
•
•
Para Citas en el texto con una bibliografía al final del manuscrito,
seleccione Sólo Citas En-Texto
Para Notas al pie de cada página o al final del documento, seleccione
Sólo Notas. Esta opción trabaja con la funcionalidad de nota a pié de
página/nota al final del procesador de texto.
Para una combinación de de Citas en el texto y notas a pié de página,
seleccione Citas En-Texto y Notas (también incluye la bibliografía si es
necesario).
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B) Compruebe los Ajustes (que determinan el diseño final, el espaciado, y
si las citas en el texto son numéricas). Las citas en el texto que son de
formato autor-fecha son definidas de forma similar en Formato. Usted
seleccionará los campos y aplicará la puntuación. Las citas numéricas en
el texto no requieren que aparezca ningún campo en la columna Orden
de los campos.
Para acceder a cada área de Ajustes, primero debe seleccionar la sección
que desea, y después clic en Ajustes, y finalmente, crear los ajustes.
C) Compruebe los Formatos. Los formatos son creados para cada tipo de
referencia que es proporcionada en las instrucciones para los autores.
Como mínimo, se debe crear un formato genérico. Para ver qué formatos
han sido definidos ya, clic en el tipo de referencia desplegable (localizado
justo encima de la columna Orden de los campos) y en cualquier parte
que vea [definido] al lado del tipo de referencia, significa que ese es el
formato que usa. En la parte inferior de la pantalla del Editor de Formato
Bibliográfico, se puede ver un panel de vista previa. Cambiando el tipo de
referencia en el desplegable Tipo de referencia, cambiará también la
previsualización.
Los tipos de referencia que no aparecen como [definido] usan el formato
Genérico.
En la ayuda online existe información detallada sobre los formatos y las
configuraciones de cada una de las tres secciones (Bibliografía, Citas en el
texto y Notas).
Consejo: asegúrese que el formato del tipo de referencia final encaja con los
ejemplos de las instrucciones a los autores. Compruebe que el orden de los
elementos, la puntuación y los atributos de texto (negrita, itálica, subrayado) son
los apropiados.
Haga clic en cualquiera de los campos individuales en la columna Orden de los
campos, para cambiar el formato establecido. Cada campo tendrá sus propias
opciones de configuración que son modificables. También se puede usar los
botones arriba, abajo y borrar para cambiar el orden de los campos o eliminar
completamente el campo.
Una vez que ha modificado los ajustes, asegúrese de guardar los cambios.
Para localizar el nuevo formato, refresque el navegador o clic en el botón
Bibliografía en RefWorks para cargar las actualizaciones. Es aconsejable
generar una bibliografía de prueba usando el nuevo estilo, o utilizar la
Previsualización de formato bibliográfico.
Compruebe las citas formateadas y las referencias. Realice futuros cambios
seleccionando el formato bibliográfico personalizado en la sección Bibliografía
de RefWorks y haciendo clic en el botón Editar.
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Compartir un formato bibliográfico con otros usuarios
Existen dos opciones para compartir un formato bibliográfico:
•
Compartir uno a uno,
•
Ponerlo a disposición de todos los usuarios de una institución.
Compartir uno a uno
Cualquier usuario puede usar la función Copia de seguridad (Herramientas >
Copia de seguiridad/Restaurar) para exportar un formato (o formatos) y
enviarlo por correo electrónico a otros usuarios (que deberán usar la función
Restaurar para incorporarlo en su cuenta de RefWorks).
Poner un formato a disposición de todos los miembros de una institución
El Administrador de RefWorks puede poner un formato a disposición de todos
los usuarios que tienen acceso a la suscripción, utilizando la herramienta de
Administración.
Se puede crear directamente un formato bibliográfico personalizado usando la
cuenta de Administración, o usando la función Copia de seguridad/Restaurar
para moverlo a la cuenta de Administración.
CASO PRÁCTICO
Creación de un formato bibliográfico para la revista PORTULARIA
1.- Obtenemos las normas de publicación en el sitio web de la revista
http://www.uhu.es/publicaciones/revistas/portularia/muestra.php?reg=3
2.- Dentro de las mismas leemos atentamente la parte referida a las citas y las
referencias bibliográficas. En caso de duda, se intentará consultar un número
de la revista para ver de forma práctica cómo se presentan las referencias y
citas en los trabajos publicados.
Referencias.- Todas las referencias bibliográficas se insertarán en el texto
(nunca a pie de página) e irán en minúsculas (salvo la primera letra). Todas
estas referencias aparecerán alfabéticamente ordenadas luego en
“Referencias bibliográficas”. Todas las citas se ajustarán a las normas de
publicación de trabajos de la American Psychological Association (APA) en su
Publication Manual (Washington, 1994).
Libros.- Autor (apellido -sólo la primera letra en mayúscula-, coma, inicial de
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nombre y punto; en caso de varios autores, se separan con coma y antes del
último con una "y"), año (entre paréntesis) y punto, título completo (en letra
cursiva) y punto; ciudad y dos puntos, editorial.
Ejemplo: Apellido, I., Apellido, I. y Apellido, I. (1995). Título del Libro. Ciudad:
Editorial
Capítulos de libros colectivos o actas.- Autores y año (en la forma indicada
anteriormente); título del capítulo, punto; "En"; nombre de los autores del libro
(inicial, punto, apellido); "(Eds.),", o "(Dirs.),", o "(Comps.),"; título del libro en
cursiva; páginas que ocupa el capítulo, entre paréntesis, punto; ciudad, dos
puntos, editorial.
Ejemplo: Autores (año). Título del Capítulo. En I. Apellido, I. Apellido y I.
Apellido (Eds.), Título del Libro (págs. 125-157). Ciudad: Editorial.
Artículos de revista.- Autores y año (como en todos los casos); título del
artículo, punto; nombre de la revista completo y en cursiva, coma; volumen en
cursiva; número entre paréntesis y pegado al volumen (no hay blanco entre
volumen y número); coma, página inicial, guión, página final, punto.
Ejemplo: Autores (año). Título del Artículo. Nombre de la Revista, 8(3), 215232.
Citas textuales, tablas y figuras.- Toda cita textual debe ir entre comillas y
con indicación del apellido del autor(es) del texto, año de publicación y
página(s) de donde se ha extraído, todo ello entre paréntesis. Las tablas y
figuras no se incluirán en el texto, sino en hojas separadas que permitan una
buena reproducción. Además, una hoja final incluirá los títulos y leyendas de
figuras y tablas, correlativamente numeradas, a las que se refieren las
figuras/tablas correspondientes. En el texto se debe marcar el lugar o lugares
donde han de insertarse.
3.- Como en las propias normas de publicación se indica que se sigue el estilo
bibliográfico de APA, comprobaremos en RefWorks si este formato cumple con
todos los requisitos de la revista Portularia. Si cumpliera con todos los
requisitos bastaría con utilizar simplemente el formato bibliográfico APA. En
caso contrario, adoptaríamos dicho estilo para modificarlo, siguiendo los pasos
vistos anteriormente.
4.- En este caso, partiendo del formato “APA - American Psychological
Association, 5th Edition”, vamos a crear un formato bibliográfico personalizado
denominado “PORTULARIA”.
5.- Lo primero que hacemos es renombrar el nuevo formato y guardarlo:
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6.- El nuevo formato aparecerá en rojo, indicando que sólo está disponible para
la cuenta personal de quién lo ha creado. Después podemos modificar los
apartados Comentarios y Enlace, si lo consideramos necesario.
7.- El siguiente paso será modificar el formato bibliográfico Portularia. Para
ello, aplicaremos las instrucciones contenidas en las Normas de Publicación de
la revista. Como en este formato las citas nunca se utilizan a pie de página,
seleccionamos Bibliografía y Sólo Citas En-texto, en el apartado Tipo de Cita.
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8.- A continuación realizamos los Ajustes de Bibliografía, en los apartados
que sea necesario siguiendo las instrucciones de la revista Portularia, y
guardamos:
•
•
En ordenar referencias por: indica la forma de ordenación de las
referencias bibliográficas al final del manuscrito.
En título de la lista de referencias: indica el título que debe encabezar
la lista de referencias.
9.- Por último, se definirá el formato para los distintos tipo de referencias que se
van a utilizar (las normas de publicación de Portularia habla expresamente de
Libros, Capítulos de libros, y Artículos de revista).
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Para cada tipo de referencia podemos determinar los campos que aparecen, el
orden de los mismos, y la configuración de cada uno de los campos.
Para más información pueden dirigirse a:
Biblioteca Universitaria de Huelva
Área de Hemeroteca y Gestión de Recursos Electrónicos
Campus de El Carmen, Avda. Fuerzas Armadas, s/n
21071 HUELVA
Telf. 959-219300 Fax 959-219295
infobib@biblio.uhu.es
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