CIRCULAR No. 008 DE: GERENCIA GENERAL PARA

CIRCULAR No. 008
DE:
GERENCIA GENERAL
PARA:
SUBGERENCIAS ADMINISTRATIVA, TÉCNICA, FINANCIERA, ASESORIAS
JURÍDICA Y DE CONTROL INTERNO, COORDINADORES GRUPOS
INTERNOS DE TRABAJO.
ASUNTO:
SUSCRIPCIÓN CONVENIOS.
FECHA:
JUNIO 4 DEL 2004.
Con el fin de facilitar algunos de los procedimientos contenidos en el Manual de Contratación Interno de
FONADE y en aras de optimizar la suscripción de los convenios que suscribe esta Entidad en desarrollo
del giro ordinario de sus negocios, a continuación se imparten instrucciones para el trámite de elaboración
de los mismos por parte de la Asesoría Jurídica de FONADE, así:
1. La elaboración de todo convenio a suscribirse por FONADE con cualquier entidad del Estado en
desarrollo del giro ordinario de sus negocios, deberá solicitarse oficialmente por el Subgerente
Técnico a la Asesoría Jurídica mediante documento que deberá acompañarse con:
• Copia del acta del Comité de Negocios en la que conste la recomendación a la Gerencia
General para la suscripción del convenio respectivo.
• Copia de la oferta presentada por FONADE.
• Original o copia del estudio de viabilidad financiera o costeo de la gerencia del proyecto.
Copia de los documentos de existencia y representación legal de la(s) entidad(es)
contratante(s).
• Original o copia del certificado de disponibilidad presupuestal con el que se ampare la
suscripción del contrato.
2. Para la suscripción de contratos y/o convenios derivados de convenios de gerencia integral de
proyectos u otros, en los que sólo se haya obtenido una oferta, será necesario igualmente elevar
solicitud formal de su elaboración a la Asesoría Jurídica mediante documento suscrito por el
Gerente del Proyecto, con el visto bueno de los Coordinadores del Grupo de Ejecución y
Liquidación (María Teresa Cuello o Carlos Contreras) acompañado de los siguientes documentos:
• Copia del acta del Comité Operativo en el que se solicitó la contratación.
• Justificación técnica y/o económica para la contratación directa del bien o servicio, para
su aprobación por el Comité de Gerencia si es del caso, de conformidad con el acuerdo
•
•
•
•
•
006 del 05 de agosto del 2003. En este caso el trámite al comité de gerencia será
responsabilidad del gerente del proyecto.
Copia del acta del Comité de gerencia en donde se autoriza la contratación, si es del
caso.
Estudio de mercado con el que se justifique el costo del contrato o convenio a suscribirse
directamente.
Documentos de existencia y representación legal del contratista.
Términos de Referencia para la contratación del bien o servicio.
Asignación Presupuestal.
Finalmente se precisa que una vez recibidos estos documentos la Asesoría cuenta con un plazo mínimo
de dos (2) días hábiles para la elaboración del documento contractual solicitado.
Cordialmente;
ELVIRA FORERO HERNÁNDEZ
Gerente General.