Recepción de Asientos Registrales en el Registro Electrónico
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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Proyecto/Servicio Tipo de documento SECRETARÍA DE ESTADO DE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones REC – Registro Electrónico Común Recepción de Asientos Registrales en el Registro Electrónico Común Cód. 12121 Fecha de elaboración 09/09/2013 Versión actual v.3.4 Registro Electrónico Común DTIC Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 CUADRO RESUMEN DEL DOCUMENTO Documento: Recepción de Asientos Registrales en el REC Fichero: REC2-USU-12121-recepcion_registros_REC_20130909-v3.4.docx Autor: DTIC Revisado por: DTIC CONTROL DE CAMBIOS Edición Fecha Descripción de la Modificación Visado por v.1.0 05/05/2012 Creación de documento. DTIC v.2.0 05/01/2013 Inclusión de nuevas pantallas. DTIC v.3.0 Inclusión de argumentario de normas aplicables para 21/03/2013 la validez de los documentos, y consideraciones para DTIC las Unidades de Tramitación. v.3.1 20/05/2013 Corrección de pantallas. DTIC v.3.2 30/05/2013 Revisión del argumentario jurídico. DTIC v.3.3 21/08/2013 v 3.4 06/09/2013 Actualización de capturas de pantalla Inclusión de avisos sobre la recepción de copias DTIC auténticas en apartado 2.2.1. DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica DTIC Página 2 de 22 DTIC Registro Electrónico Común Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 Índice de Contenidos Índice de Contenidos _______________________________________________________________ 3 1 Naturaleza Jurídica del Registro Electrónico Común___________________________________ 4 2 Interconexión de Registros entre Administraciones Públicas a través del Registro Electrónico Común. Recepción de Copias Auténticas _______________________________________________ 5 2.1 Regulación _______________________________________________________________ 5 2.2 Mecanismos Implementados en REC para la Recepción y Descarga de Copias Auténticas _ 6 2.2.1 ¿Cómo diferenciar si los documentos anexos son copias auténticas, o bien, adjuntos presentados por el ciudadano a través de Internet? ¿Qué _________________________________________________ 6 3 2.2.2 Validez del documento ___________________________________________________________ 7 2.2.3 Consultar y descargar los documentos anexos ________________________________________ 8 Procedimiento de Recepción de Asientos Registrales en el Registro Electrónico Común _____ 10 3.1 Visualización del campo Documentación Física y/o Soportes en la Aplicación de Gestión del Registro Electrónico Común _______________________________________________________ 13 3.2 Buscador de Organismos en el Reenvío de Registros _____________________________ 14 4 Consideraciones para las Unidades de Tramitación __________________________________ 16 5 Anexo – Validez Jurídica de los Documentos Recibidos en el Registro Electrónico Común ___ 17 5.1 Ámbito de la Digitalización de Documentos Originales en Papel ____________________ 17 5.2 Escenarios de Digitalización_________________________________________________ 18 5.3 Procedimiento de Digitalización y Copiado Auténtico ____________________________ 19 5.4 Aplicación de la Normativa en la aplicación ORVE y el Sistema de Interconexión de Registros (SIR) 21 DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 3 de 22 DTIC Registro Electrónico Común Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 1 Naturaleza Jurídica del Registro Electrónico Común El Registro Electrónico Común queda enmarcado en el artículo 31 del RD 1671/2009 de desarrollo parcial de la Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. En particular, establece que: El Registro Electrónico Común posibilitará la presentación de cualesquiera solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidas a la Administración General del Estado y a sus organismos públicos. El Registro Electrónico Común informará al ciudadano y le redirigirá, cuando proceda, a los registros competentes para la recepción de aquellos documentos que dispongan de aplicaciones específicas para su tratamiento. Asimismo, la Orden Ministerial HAP/566/2013, de 8 de abril, por la que se regula el Registro Electrónico Común, destacando entre su contenido los siguientes puntos de interés: Los Departamentos ministeriales y Organismos públicos serán responsables del acceso al Registro Electrónico Común y el traslado, en su caso, al registro competente para su tramitación de los escritos recibidos en el Registro Electrónico Común que tengan como destinatario al Ministerio u Organismo de que se trate (artículo 2.2) Los departamentos ministeriales y organismos públicos destinatarios de los escritos presentados en el Registro Electrónico Común serán responsables de la custodia y manejo de los correspondientes ficheros (artículo 11). Asimismo, y de acuerdo con lo previsto en el artículo 24.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, el Registro Electrónico Común podrá ser habilitado para la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otras Administraciones Públicas, en la forma que se determine en los correspondientes Convenios (Disposición Adicional Primera) La Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, certificará las herramientas y mecanismos que se pongan en funcionamiento para garantizar el acceso y la interoperabilidad con el Registro Electrónico Común, así como para garantizar la interconexión de los registros, por parte del resto de las Administraciones Públicas, de conformidad con lo señalado en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica (Disposición Adicional Segunda). DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 4 de 22 Registro Electrónico Común DTIC Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 2 Interconexión de Registros entre Administraciones Públicas a través del Registro Electrónico Común. Recepción de Copias Auténticas 2.1 Regulación La disposición adicional de la Orden Ministerial HAP/566/2013, de 8 de abril, regula el Registro Electrónico Común, establece: De acuerdo con lo previsto en el artículo 24.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, el Registro Electrónico Común podrá ser habilitado para la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otras Administraciones Públicas, en la forma que se determine en los correspondientes Convenios. En este sentido, ya se están celebrando convenios de colaboración con diferentes Administraciones, para habilitar la interconexión de sus oficinas de registro (presenciales y electrónicas) con el Registro Electrónico Común a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR) y la Oficina de Registro Virtual de Entidades (ORVE), mecanismo certificado de acceso al Registro Electrónico Común, de acuerdo con la disposición adicional segunda de la mencionada orden. Según lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (RD4/2010), es posible la devolución del papel al ciudadano en las oficinas de registro, creando copias auténticas electrónicas de los documentos presentados por el ciudadano (escaneando, cotejando, firmando y remitiendo electrónicamente el asiento de forma normalizada). Una copia auténtica es un nuevo documento, expedido por una organización con competencias atribuidas para ello, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente al documento original. La copia auténtica acredita la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original y tiene efectos certificantes en cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos. La integración de los diversos territorios nacionales será adecuadamente informada a los usuarios mediante los canales habituales. Por tanto, a través del Registro Electrónico Común podrán recibirse tanto copias electrónicas auténticas de originales en papel presentados por el ciudadano (con pleno valor probatorio, y por tanto, sustitutivos del papel) como documentos adjuntados por el ciudadano directamente a través de Internet. Los mensajes aclaratorios para diferenciar los documentos anteriores se explican en el apartado 2.2. Las consideraciones jurídicas sobre la generación de copias auténticas se detallan en el apartado 5. DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 5 de 22 DTIC Registro Electrónico Común Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 2.2 Mecanismos Implementados en REC para la Recepción y Descarga de Copias Auténticas En relación a los documentos electrónicos recibidos en el Registro Electrónico Común, procedentes del resto de oficinas de registro integradas en la plataforma SIR (Sistema de Interconexión de Registros), se recogen en el apartado las disposiciones legales que dan cobertura a la digitalización y generación de copias auténticas de dichos documentos. La aplicación de estas normas permite la devolución del papel al ciudadano en dichas oficinas de registro con plena validez y cobertura legal, sin menoscabo de las disposiciones, normativas y/o instrucciones internas establecidas en cada ámbito de competencias. En relación a la custodia de la documentación asociada a cada asiento registral, y en base a lo recogido en la Orden Ministerial HAP/566/2013, de 8 de abril, según la cual los departamentos ministeriales y organismos públicos destinatarios de los escritos presentados en el Registro Electrónico Común serán responsables de la custodia y manejo de los correspondientes ficheros, el REC dispone de funcionalidades de consulta y descarga de dicha documentación que permiten a los usuarios finales disponer de toda la documentación necesaria para su custodia. El usuario de registro de REC dispone, al acceder el detalle del registro, de diferentes opciones para consultar y descargar de una forma sencilla todos los documentos del asiento registral, tanto los documentos anexos o formularios, como los documentos técnicos que otorgan la consideración de copias auténticas a dichos documentos electrónicos, según se especifica en el apartado anterior. En el apartado “Documentos adjuntos” puede consultar de forma individual los anexos del asiento registral, descargarlos y ver el detalle de los mismos. Asimismo dispone de opciones para consultar y descargar los ficheros técnicos del asiento. Adicionalmente puede descargar fácilmente desde un enlace específico toda la documentación anterior, en un único fichero comprimido. 2.2.1 ¿Cómo diferenciar si los documentos anexos son copias auténticas, o bien, adjuntos presentados por el ciudadano a través de Internet? ¿Qué En cada asiento registral, se da un mensaje aclaratorio de esta cuestión. COPIAS ELECTRÓNICAS AUTÉNTICAS: Asiento registral presentado por el ciudadano en una oficina de registro presencial. Se ha realizado por parte del funcionario de registro un proceso de digitalización y cotejo para la elaboración de las copias electrónicas, a partir de la documentación presentada en papel por el ciudadano. ADJUNTOS PRESENTADOS POR INTERNET: Asiento registral presentado directamente por el ciudadano en el Registro Electrónico Común. DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 6 de 22 DTIC Registro Electrónico Común Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 2.2.2 Validez del documento Puede comprobarse la validez de cada documento anexo atendiendo al valor del campo “Validez” que puede tomar los siguientes valores: Copia El documento anexo es una digitalización del documento presentado por el ciudadano que no ha podido cotejarse con el original. Se trata de la digitalización de una fotocopia o impresión presentada por un interesado en ventanilla sin aportar el original para su cotejo. El concepto de Copia Compulsada (digitalización de un documento presentado por el ciudadano compulsado por un organismo oficial) tendrá validez equivalente a la Copia. Copia electrónica auténtica El documento anexo es una digitalización del documento original presentado por el ciudadano, y por tanto, cotejada con ese original. Se trata de la digitalización del original aportado por el ciudadano o de una fotocopia que ha sido cotejada con el original por el personal de registro. Estos documentos tienen valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente al documento original. Original El documento anexo es un original electrónico. Puede darse en cualquiera de los siguientes casos: - Documento anexo a un registro de salida entre Administraciones originalmente electrónico. - Documento generado automáticamente por la aplicación de registro o intercambio como podrían ser ficheros técnicos, de firmas o justificantes. DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 7 de 22 DTIC Registro Electrónico Común Edición v.3.4 Recepción de Asientos Registrales en el REC 09/09/2013 2.2.3 Consultar y descargar los documentos anexos Al consultar el detalle de un asiento registral, el usuario puede acceder a sus anexos en la sección “Documentos adjuntos” Podrá consultar el detalle de la validez de cada documento pulsando la interrogación (?) La consulta del detalle del registro, nos muestra, entre otros, el código hash del documento como garantía del contenido del fichero. Descarga individual del anexo. En la sección de “Descargar todos los archivos” puede descargarse de una forma sencilla en un único fichero comprimido todos los documentos asociados al asiento registral, tanto los documentos anexos o formularios, como los documentos técnicos de firma que los acompañan. DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica En la sección de “ficheros técnicos internos” puede consultar y descargar los ficheros técnicos de firma que acompañan a los anexos del asiento y que dan validez legal a dichos documentos electrónicos Página 8 de 22 DTIC Registro Electrónico Común Recepción de Asientos Registrales en el REC DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Edición v.3.4 09/09/2013 Página 9 de 22 Registro Electrónico Común DTIC Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 3 Procedimiento de Recepción de Asientos Registrales en el Registro Electrónico Común En el caso de recibir un asiento registral procedente de otra oficina de registro integrada a través de la aplicación de Gestión del Registro Electrónico Común, se deberá tratar el registro conforme al siguiente procedimiento: 1. Se deberá comprobar el campo ‘Documentación Física y/o Soportes’ en los datos detallados del registro, al cual acompaña un icono con una bandera de color: Si el valor de este campo es ‘No acompaña documentación física u otros soportes’, el usuario podrá continuar con el flujo de tramitación de la forma habitual. Si el valor de este campo es valor ‘Acompaña Documentación Física (u otros soportes) Requerida’, es indicativo de que la oficina origen ha enviado la documentación en papel. Cualquier operación sobre el registro, confirmación, o reenvío, debe esperar a que llegue físicamente dicha documentación en papel, aunque puede acceder a la información del registro para evaluarla. Si el valor de este campo es ‘Acompaña documentación física complementaria’ es indicativo de que el registro viene acompañado de documentación en papel, pero que no es necesaria para la tramitación. Se podrá continuar con la tramitación sin esperar a que llegue la documentación en papel. La oficina origen enviará la documentación en papel cuando su oficina realice la operación de CONFIRMACIÓN del registro. 2. Se evaluará el contenido del asiento registral, para comprobar que es competente para su tramitación. En caso negativo, el usuario de la oficina realizará una operación de reenvío a la oficina de registro que estime competente. o Si no aparece disponible directamente como destino el Organismo competente, siempre se podrá reenviar el asiento al Organismo superior del que dependa. Actualmente están en la plataforma todos los Departamentos Ministeriales, DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 10 de 22 Registro Electrónico Común DTIC Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 Delegación de Gobierno, así como el Registro General de la CA y todos los Ayuntamientos de Madrid. El organismo superior se lo remitirá al Organismo competente según su procedimiento interno habitual, y gestionará la custodia del documento electrónico (anexo y firmas disponibles para su descarga en REC) tal y como indica la OM de creación del REC. Si el asiento registral no responde a un destino válido (dentro del marco de la Ley 30/1992) se procederá como es habitual en papel, coordinando esta circunstancia con la oficina origen. El uso del REC no altera o modifica el marco legal de competencias de las oficinas de registro. Si el asiento registral es válido pero el destino y su superior jerárquico no se encuentran en REC, se coordinará esta circunstancia con la oficina origen, ya que habrá que hacer llegar el documento electrónico al órgano competente para su custodia, dejando registro en la oficina remitente del envío de dicha documentación. En caso afirmativo, el usuario de la oficina realizará una operación de confirmación del registro, procediendo a gestionar su contenido conforme a la operativa habitual. El usuario de registro dispone, al consultar el detalle del registro, del botón “Descargar documentación” que le permite descargarse de una forma sencilla todos los documentos del asiento registral (tanto los documentos anexos o formularios, como los documentos técnicos que otorgan la consideración de copias auténticas a dichos documentos electrónicos, según se especifica en el apartado 3) La unidad de tramitación deberá tener en consideración que, cuando el documento presentado en una oficina de registro integrada en SIR por el ciudadano no es un original o copia auténtica, el usuario de oficina indica en la opción de validez del documento en la aplicación como “Copia”, según el procedimiento establecido, de manera que la unidad de tramitación competente del trámite pueda conocer que el documento aportado no ha podido ser cotejado por el usuario de oficina con su original. DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 11 de 22 DTIC Registro Electrónico Común Edición v.3.4 Recepción de Asientos Registrales en el REC 09/09/2013 APLICACIÓN DE GESTIÓN REC APLICACIÓN DE GESTIÓN REC APLICACIÓN DE GESTIÓN REC Por las garantías de la plataforma SIR, por la normativa vigente y por los acuerdos realizados por todas las Administraciones participantes, toda la información recibida a través del Registro debe de considerarse de confianza y debe tratarse de forma diligente, equiparable al tratamiento del ciudadano en ventanilla. DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 12 de 22 DTIC Registro Electrónico Común Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 3.1 Visualización del campo Documentación Física y/o Soportes en la Aplicación de Gestión del Registro Electrónico Común DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 13 de 22 DTIC Registro Electrónico Común Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 3.2 Buscador de Organismos en el Reenvío de Registros DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 14 de 22 DTIC Registro Electrónico Común Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 Para reenviar el registro se debe: 1. Seleccionar un organismo destino, para ellos hay dos opciones: a. Introducir parte del código o descripción del organismo en el campo autocompletable de la pestaña “Buscador” y seleccionar el organismo deseado. b. En la pestaña “Directorio”, seleccionar un organismo mediante los botones de opción de la columna “Seleccionar”. Previamente debe haberse seleccionado un “Nivel de Administración” y en caso de ser “Autonómico” o “Local” se debe escoger una Comunidad Autónoma. 2. Introducir el motivo por el cual se va a realizar el reenvío en el campo “Comentarios”. 3. Pulsar el botón “Enviar”. DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 15 de 22 DTIC Registro Electrónico Común Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 4 Consideraciones para las Unidades de Tramitación El Sistema de Interconexión de Registros (SIR) está concebido para permitir el intercambio de asientos registrales entre oficinas sin papeles, permitiendo escanear el papel que presenta el ciudadano en las oficinas de registro, aplicando la digitalización en los puestos de ventanilla con plena validez jurídica, y enviando electrónicamente la documentación al destino, al instante, y sea cual sea su ubicación geográfica o nivel de administración competente. La documentación en papel se devuelve al ciudadano, y no se custodia, ni archiva, ni reenvía, solo se reenvía la imagen de los documentos. Es decir, se elimina el papel en las oficinas de registro y atención al ciudadano, que son la puerta de entrada a la Administración. Mediante la creación del adecuado escenario jurídico y tecnológico, se ha articulado la interconexión electrónica de registros públicos entre todas las oficinas y las administraciones, eliminando las barreras derivadas de la organización territorial y la división de competencias. Esto es posible gracias a la efectiva aplicación de la normativa que se describe en el apartado , y que recoge las disposiciones legales que dan cobertura a la digitalización y generación de copias auténticas de dichos documentos. La consecuencia directa para las unidades de tramitación es la recepción de la documentación presentada por el ciudadano en formato electrónico y no en papel. Dicha documentación electrónica es recibida y descargada por los usuarios de sus oficinas de registro a través de la aplicación REC para su entrega a las unidades de tramitación competentes mediante las normativas y/o instrucciones internas establecidas en cada ámbito de competencias. Por su parte las unidades de tramitación deberán tener en cuenta las siguientes consideraciones en cuanto a la documentación electrónica recibida: La documentación electrónica recibida en REC tiene plena validez jurídica, tal y como se detalla en el apartado 2.2 del presente documento. Los usuarios de registro tienen acceso a la documentación, para su consulta y descarga, desde la aplicación REC, tal y como se especifica en el apartado 2.2. La descarga se puede realizar tanto de los documentos anexos o formularios, como los documentos técnicos que otorgan la consideración de copias auténticas a dichos documentos electrónicos, según se especifica en el apartado anterior. Los departamentos ministeriales y organismos públicos destinatarios de los escritos presentados en el Registro Electrónico Común serán responsables de la custodia y manejo de los correspondientes ficheros, tal y como regula la Orden Ministerial PRE/3523/20091, de 29 de Diciembre, que regula el Registro Electrónico Común. La unidad de tramitación deberá tener en consideración que, cuando el documento presentado en una oficina de registro integrada en SIR por el ciudadano no es un original o copia auténtica, el usuario de oficina indica en la opción de validez del documento en la aplicación como “Copia”, según el procedimiento establecido, de manera que la unidad de tramitación competente del trámite pueda conocer que el documento aportado no ha podido ser cotejado por el usuario de oficina con su original. 1 La citada Orden Ministerial está actualmente en proceso de modificación normativa, sin menoscabar en ningún caso las obligaciones actuales DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 16 de 22 DTIC Registro Electrónico Común Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 5 Anexo – Validez Jurídica de los Documentos Recibidos en el Registro Electrónico Común 5.1 Ámbito de la Digitalización de Documentos Originales en Papel Los criterios recogidos en el presente apartado, en cuanto al intercambio de información en las oficinas de registro y, en particular, de la generación de copias auténticas en formato electrónico, vienen determinados por lo establecido en las siguientes normas básicas de aplicación al conjunto de Administraciones Públicas, con rango de Ley: a. Ley 30/1992, Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. b. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y, en particular, en su artículo 24.4 relativo a la interconexión de las oficinas de registro de las Administraciones Públicas. Asimismo, son de aplicación al conjunto de las Administraciones Públicas las siguientes normas básicas con rango de Real Decreto: a. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007 b. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica En el marco del Real Decreto 4/2010, son de aplicación las siguientes resoluciones, que tienen la consideración de Normas Técnicas de Interoperabilidad: i. ii. iii. iv. v. Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma Electrónica y de certificados de la Administración. Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 17 de 22 DTIC vi. Registro Electrónico Común Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 requisitos de conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones Públicas españolas Resolución de 3 de octubre de 2012 (BOE 31 de octubre) , de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares. 5.2 Escenarios de Digitalización Los escenarios tenidos en cuenta, en los que la digitalización de un documento originalmente en papel da lugar a una “Copia electrónica auténtica de documento en papel” son los siguientes: i. Documentación en papel que ha sido generada por el Ciudadano y que se encuentra en poder del Ciudadano, quedando refrendado por la siguiente normativa vigente: Artículo 30.3 de la Ley 11/2007. Artículo 50 del R.D. 1671/2009. Artículos 21 y 23 del RD 4/2010. ii. Documentación en papel que ha sido generada por el Ciudadano y que se encuentra en poder de la Administración, quedando refrendado por la siguiente normativa vigente: Artículo 30.3 de la Ley 11/2007. Artículo 44 del R.D. 1671/2009. Artículos 21 y 23 del RD 4/2010. iii. Documentación que ha sido generada por la Administración y se encuentra en poder de la misma, quedando refrendado por la siguiente normativa vigente: Artículos 30.2 y 30.4 de la Ley 11/2007. Artículo 44 del R.D. 1671/2009. Artículos 21 y 23 del RD 4/2010. A la luz de lo recogido en la normativa relacionada anteriormente, caben las siguientes consideraciones sobre la copia electrónica auténtica: Una copia auténtica es un nuevo documento, expedido por una organización con competencias atribuidas para ello, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente al documento original. La copia auténtica acredita la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original y tiene efectos certificantes en cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos. Como tal, los efectos de las copias auténticas de documentos públicos (ya sean generados por la Administración o por el Ciudadano) no se limitan al marco de un procedimiento administrativo determinado, sino que tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales produciendo idénticos efectos frente a las organizaciones y los interesados. DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 18 de 22 DTIC Registro Electrónico Común Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 La copia auténtica puede consistir en la transcripción del contenido del documento original o en una copia realizada por cualesquiera medios informáticos, electrónicos o telemáticos. Los documentos públicos presentados por un Ciudadano y que sean digitalizados por la Administración en su presentación en cualquier oficina de registro integrada en la plataforma SIR, tienen la consideración de “Copia electrónica auténtica de documento papel” siempre que la autenticidad quede reflejada a través de su firma electrónica y la meta-información asociada a los mismos. 5.3 Procedimiento de Digitalización y Copiado Auténtico El procedimiento de digitalización de la documentación en papel queda regulado por lo establecido en la normativa vigente en cuando al procedimiento de copiado auténtico y de conversión entre documentos electrónicos, así como del proceso de digitalización. Concretamente se establece lo que sigue: i. La Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, establece: Apartado V. Copia electrónica auténtica de documentos papel: Las copias electrónicas auténticas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos: Se obtendrán de la digitalización del documento origen según lo establecido en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de documentos. ii. La Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos, en desarrollo del citado artículo 24 del Real Decreto 4/2010, establece los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos, con el objetivo de garantizar que el documento electrónico digitalizado sea válido para ser conformado como documento electrónico y sea fiel al documento en papel. iii. Tal y como indica el apartado III.2 de la NTI de Digitalización de Documentos, en el caso de que el documento resultado de la digitalización requiera ser conformado como copia electrónica auténtica de documento papel, se contemplarían, adicionalmente, los requisitos establecidos en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, que tiene por objeto establecer las reglas para la generación de copias electrónicas auténticas, copias papel auténticas de documentos públicos administrativos electrónicos y para la conversión de formato de documentos electrónicos. DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 19 de 22 DTIC Registro Electrónico Común Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 iv. Adicionalmente, como se especifica en el apartado III.3 de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma Electrónica y de certificados de la Administración. Formatos de firma electrónica de transmisiones de datos. 1. La firma electrónica de transmisiones de datos estará basada en estándares recogidos en la NTI de Catálogo de estándares, siendo responsabilidad del emisor y gestor de la política la definición de las consideraciones concretas a aplicar por cada organización. DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 20 de 22 Registro Electrónico Común DTIC Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 5.4 Aplicación de la Normativa en la aplicación ORVE y el Sistema de Interconexión de Registros (SIR) Las oficinas de registro integradas en SIR, y aquellas que utilizan la aplicación ORVE como mecanismo certificado de acceso al Registro Electrónico Común, cumplen lo establecido en el marco legal descrito anteriormente, en particular: a) Aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos 2. Cuando un documento original en formato papel es presentado por un Ciudadano en una oficina de registro integrada en SIR, si es susceptible de digitalización para su remisión de forma electrónica en SIR, se procede a su digitalización. 3. Las oficinas de registro integradas en SIR cumplen por procedimiento los requisitos mínimos de resolución requeridos en la NTI de Digitalización de Documentos, en base a la configuración de los equipos de digitalización empleados para la generación de las imágenes electrónicas. 4. Tras este proceso de digitalización, el usuario de registro competente, realiza el cotejo de la imagen digitalizada con el documento original presentado por el ciudadano, ofreciendo las garantías de imagen fiel requerida en dicha NTI. b) Aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos 5. La digitalización del documento origen se obtiene según dicha norma, en base a lo establecido en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de documentos, tal y como se especifica en el apartado anterior. c) Aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales 6. Los asientos registrales generados y recibidos en REC cumplen con lo establecido en el Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales. 7. Las aplicaciones de registro integradas en SIR están adaptadas a la norma SICRES 3.0 y han superado el proceso de pruebas de validación de la norma, realizado por el MINHAP en cuanto a recepción, emisión e intercambio de asientos registrales adaptados a dicha norma. 8. Asimismo, para realizar dichos intercambios, han superado las pruebas de integración con la plataforma SIR, que da cumplimiento al artículo 24.4 de la Ley 11/2007 para la interconexión de DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 21 de 22 Registro Electrónico Común DTIC Recepción de Asientos Registrales en el REC Edición v.3.4 09/09/2013 las oficinas de registro de las Administraciones Públicas. 9. d) Aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma Electrónica y de certificados de la Administración Una vez cotejada la copia electrónica con el documento papel original, se procede al proceso de firma electrónica por parte de dicha oficina de registro, lo que da garantías al conjunto de información contenida en el asiento registral para que tenga la consideración de copia auténtica. 10. La firma electrónica de la información registral realizada en las aplicaciones integradas en SIR se ajusta a la NTI de Política de firma electrónica y de certificados de la Administración, en cuanto a los aspectos de política y formato referidos en la política de firma de la Administración General del Estado que se ajusta a esta norma técnica en apartado III. Reglas comunes 11. Tanto los documentos electrónicos originales como las firmas asociadas, están disponibles en REC, al consultar el detalle del registro, tal y como se indica en el apartado ¡Error! No se ncuentra el origen de la referencia. e) Aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares. 12. Las aplicaciones de registro integradas en SIR se ajustan en cuanto al formato de los documentos anexos al asiento registral, a lo especificado en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares, dentro de la categoría funcional de formatos de ficheros: imagen y/o texto. 13. Adicionalmente y respecto a las firmas electrónicas de los asientos registrales, se ajusta a los estándares de la categoría funcional de autenticación: certificados, firma electrónica, política de firma y a la categoría funcional de sellado de tiempo. f) Norma Técnica de Interoperabilidad de Requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las Administraciones Públicas españolas 14. Las comunicaciones realizadas dentro de la plataforma SIR para realizar el intercambio de los asientos registrales en formato SICRES 3.0 entre las distintas administraciones, se realizan por medio de la Red SARA. DTIC – Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Página 22 de 22
