Manual de Correspondencia

CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE CUCUTA
CARTA
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y
personas naturales; igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
El destinatario es siempre UNA sola persona o Institución.
La Norma Técnica Colombiana 3393 establece los siguientes parámetros para la
elaboración de cartas comerciales:
Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3cm y
4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Partes de la carta Fecha: Se escribe
acompañada de la ciudad de origen: día, mes, año. Ejemplo: Medellín, 10 de
febrero de 2003.
Encabezamiento o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y seis espacios
sencillos después de la fecha. Los datos que componen el encabezamiento se
escriben a espacios sencillos. Estos datos son:
Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayúscula inicial y sin
abreviaturas: Señor, Señora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc.
Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta, escritos
en MAYÚSCULAS FIJAS.
Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con
mayúscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la partición silábica.
Nombre de la empresa: se escribe en el renglón siguiente, iniciando con
mayúscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con mayúsculas
fijas.
Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre se
desconoce, debe escribirse el tratamiento en minúscula y el nombre de la empresa
en mayúsculas fijas.
Asunto: también llamado "referencia", es una línea opcional que sintetiza el tema
de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se escriba el
asunto para facilitar la respuesta deseada.
Saludo: es la frase de cortesía, que se escribe después del encabezamiento y
antes del cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado señor Gómez; Respetados
señores; Respetado señor Rector. Después del saludo se escriben dos puntos. Se
sugiere que cuando el destinatario es una mujer, se le trate por su nombre y
cuando es un hombre, por su apellido, así: Apreciada economista Ángela;
Apreciado economista Pérez.
CONSTRUIMOS PAZ, ACERCÁNDONOS
Av. 2E #6-80 B. Popular Tel. 5750118 Fax 5752220
www.lasallecucuta.org
CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE CUCUTA
Texto: es el mensaje que se transmite al destinatario. Está contenido, en promedio,
en tres párrafos: el primero introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el tercero
presenta información complementaria. Los párrafos deben ser cortos, claros y
sencillos. No se deben dividir los nombres propios, las cifras, las fechas, las
cantidades ni las palabras escritas con mayúsculas fijas. Es incorrecto separar una
sílaba y no poner guión o marcar doble raya o poner raya de subrayar debajo de la
letra. Los párrafos se escriben a espacio sencillo y a dos espacios entre párrafos.
Despedida: igual que el saludo, es una expresión de cortesía. Se puede elegir una
expresión de una o dos palabras, seguida de una coma o una oración terminada en
punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo,
Atento saludo, Muchas gracias por su atención, etc.
Firma: Está compuesta por tres elementos: Nombre y apellidos del remitente,
escritos en mayúsculas fijas.
Rúbrica: es el conjunto de rasgos de figura determinada que, como parte de la
firma, pone cada cual después de su nombre o título. La rúbrica se escribe encima
del nombre del remitente que se ha escrito en mayúsculas fijas. No se usa la raya
para poner la rúbrica.
Cargo o documento de identificación: se escribe debajo del nombre y con
mayúscula inicial. Cuando la carta está firmada por una persona particular, va, en
el lugar del cargo, el documento de identificación personal.
Cuando firman dos o más personas, los nombres van por categoría. No obstante,
el autor de la comunicación debe firmar debajo de la despedida, aunque su cargo
sea inferior al de quien firma a la derecha.
CONSTRUIMOS PAZ, ACERCÁNDONOS
Av. 2E #6-80 B. Popular Tel. 5750118 Fax 5752220
www.lasallecucuta.org
CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE CUCUTA
Ejemplo:
CLS-GI-001
San José de Cúcuta, febrero 25 de 20XX
Ingeniero
FELIPE BAUTISTA LAGUADO
Jefe De Gestión De La Información
Ciudad
Respetados Señor:
La congregación de los hermanos de las escuelas cristianas Colegio La Salle
Cúcuta agradece su asistencia al acto de inauguración de la planta física, nueva
entrada y celebración de los 55 años de la institución el pasado Lunes 19 de Enero
que se llevo a cabo en nuestras instalaciones.
Su colaboración y participación han sido una parte fundamental para el éxito de
este evento, que Dios los siga colmando de bendiciones y fe para continuar en el
camino de acompañamiento de la juventud.
Fraternamente en Cristo y en De la Salle.
Hno. XXX XXX XXX XXX
Rector
CONSTRUIMOS PAZ, ACERCÁNDONOS
Av. 2E #6-80 B. Popular Tel. 5750118 Fax 5752220
www.lasallecucuta.org
CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE CUCUTA
CIRCULAR
Comunicación de carácter general o informativo, dirigida a varios destinatarios, con
el mismo texto o contenido.
Clases de circular
De acuerdo con el destinatario la circular se clasifica en:
-Circular externa (o carta circular) NTC 3393
-Circular interna (o general) NTC 3234
Circular interna (o general)
Se utiliza para dar a conocer internamente actividades de la Entidad, así como
normas generales, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
A) Normas generales para la elaboración de circular interna
-El destinatario de esta circular siempre debe ser un grupo.
-El texto debe redactarse en forma impersonal, o en tercera persona del singular.
-No debe contener errores técnicos, ni ortográficos, ni gramaticales, ni de
puntuación.
-La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
B) Partes de la circular y su distribución
La circular se elabora en papel bond, tamaño carta, con membrete, y de acuerdo
con los siguientes requisitos:
CONSTRUIMOS PAZ, ACERCÁNDONOS
Av. 2E #6-80 B. Popular Tel. 5750118 Fax 5752220
www.lasallecucuta.org
CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE CUCUTA
CONSTRUIMOS PAZ, ACERCÁNDONOS
Av. 2E #6-80 B. Popular Tel. 5750118 Fax 5752220
www.lasallecucuta.org
CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE CUCUTA
Ejemplo:
CIRCULAR
CLS-GI-001
San José de Cúcuta, febrero 25 de 20XX
PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO
Asunto:
Manejo de correspondencia
Con el fin de optimizar recursos y lograr eficiencia en los procesos Institucionales, se
informa que a partir de la fecha el procedimiento para la elaboración, envío y difusión de la
correspondencia, será el siguiente:
1. Todo documento antes de enviarse debe llevar el visto bueno del rector.
2. Toda correspondencia debe ser radicada. La correspondencia debe llevar un
número consecutivo el cual se asigna en recepción para realizar su radicación.
3. Los correos electrónicos o cualquier otra correspondencia en medio magnético que
afecte la prestación del servicio (Cliente, Legal, Institucional y de la congregación)
debe ser radicada.
4. Se debe dejar en recepción un registro de entrega cuando se elaboren documentos
confidenciales o una copia cuando sea un documento de información general.
5. Con el fin de unificar los diferentes documentos de correspondencia elaborados por
las diferentes áreas de la institución, toda correspondencia se deberá elaborar
siguiendo las normas Icontec correspondientes a cada tipo de documento.
Nota: En la página Web del colegio se encuentran publicadas normas y ejemplos para la
elaboración de los diferentes documentos (memorandos, circulares y cartas) de
correspondencia.
Cordialmente
Ing. FELIPE BAUTISTA LAGUADO
Hno. XXX XXX XXX XXX
CONSTRUIMOS PAZ, ACERCÁNDONOS
Av. 2E #6-80 B. Popular Tel. 5750118 Fax 5752220
www.lasallecucuta.org
CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE CUCUTA
Jefe de Gestión de Información
Rector
MEMORANDO
Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para
transmitir información, orientaciones y pautas de las dependencias locales,
regionales, nacionales o internacionales
El memorando NO se dirige a un grupo, es personalizado.
Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También
hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la
palabra es variable y todos son correctos Memoranda, Memorándums,
Memorandos o Memorándumes).
CONSTRUIMOS PAZ, ACERCÁNDONOS
Av. 2E #6-80 B. Popular Tel. 5750118 Fax 5752220
www.lasallecucuta.org
CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE CUCUTA
CONSTRUIMOS PAZ, ACERCÁNDONOS
Av. 2E #6-80 B. Popular Tel. 5750118 Fax 5752220
www.lasallecucuta.org
CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE CUCUTA
Ejemplo:
MEMORANDO
001
San José de Cúcuta, febrero 25 de 20XX
PARA: Ing. Javier Enrique Jaimes Silva, Jefe de Gestión de Información
DE:
Rectoría
ASUNTO:
Reunión comité de calidad
El comité de la calidad llevará a cabo su reunión quincenal el día lunes 23
de Febrero del 20XX. En la reunión se evaluara el plan el trabajo de Enero y
Febrero.
Es muy importante contar con su presencia.
Atentamente,
Hno. XXX XXX XXX XXX
Rector
CONSTRUIMOS PAZ, ACERCÁNDONOS
Av. 2E #6-80 B. Popular Tel. 5750118 Fax 5752220
www.lasallecucuta.org
CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE CUCUTA
DIRECTRICES ENVIO DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA
1. Todo funcionario de la institución que requiera enviar comunicación escrita
debe codificarla de acuerdo al área de gestión que corresponda en forma
consecutivita independiente de que sea interna o externa y debe contar con
el visto bueno del jefe de proceso respectivo.
2. Toda correspondencia escrita que requiera ser enviada fuera de la
institución incluyendo a alumnos y padres de familia debe contar con la
firma del rector.
3. Toda correspondencia interna y externa debe ser radicado en la oficina de
recepción antes de que sea entregado al destinatario.
4. La persona responsable de la radicación debe exigir que la correspondencia
ya sea interna como externa lleve el código, el consecutivo y la firma del
jefe de proceso al cual corresponde.
5. La persona responsable de policopiar la correspondencia interna o externa
debe verificar que el documento a reproducir debe contar con código,
consecutivo y con número de radicación.
CONSTRUIMOS PAZ, ACERCÁNDONOS
Av. 2E #6-80 B. Popular Tel. 5750118 Fax 5752220
www.lasallecucuta.org
CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE CUCUTA
RECOMENDACIONES PARA LA ORDENACIÓN DOCUMENTAL
ORDENACIÓN CRONOLOGICO
Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás de otro en
forma secuencial de acuerdo a la fecha en que ha sido tramitado, teniendo en
cuenta el día, el mes y el año.
Por ejemplo:
05 de enero de 20xx
04 de enero de 20xx
03 de enero de 20xx
02 de enero de 20xx
01 de enero de 20xx
enero de 2014
FOLIACIÓN
Es el acto de enumerar los folios “Hojas” solo por su cara recta o la operación
incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente
todos los folios de cada unidad documental.
NOTA: LA DOCUMENTACION QUE VA A SER FOLIADA DEBE ESTAR
RESPECTIVAMENTE ORDENADA.
La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La
depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y
documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina.
CONSTRUIMOS PAZ, ACERCÁNDONOS
Av. 2E #6-80 B. Popular Tel. 5750118 Fax 5752220
www.lasallecucuta.org
CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE CUCUTA
PROCESOS
1. La foliación se debe realizar con lápiz de mina negra, no se debe foliar con
lapicero de tinta roja ni azul.
2. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir
números.
3. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
4. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta
del folio en el mismo sentido del texto del documento.
5. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un
espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.
6. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño
irreversible al soporte papel.
7. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
La cantidad de folios que debe ir en una carpeta son 200, en caso de que haiga
más de los 200 la siguiente cantidad será llevada a otra carpeta. Las series simples
se foliaran hasta 200, y el documento siguiente inicia nuevamente con el folio 1
hasta llegar a 200.
CONSTRUIMOS PAZ, ACERCÁNDONOS
Av. 2E #6-80 B. Popular Tel. 5750118 Fax 5752220
www.lasallecucuta.org
CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE CUCUTA
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA Y EXTERNA (modelo opcional sugerido)
CODIGO
CONSE
CUTIVO
ASUNTO
FECHA DEL
NOMBRE QUIEN
Nº DE
DOCUMENTO
FIRMA
RADICADO
FIRMA
CONSTRUIMOS PAZ, ACERCÁNDONOS
Av. 2E #6-80 B. Popular Tel. 5750118 Fax 5752220
www.lasallecucuta.org
CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE CUCUTA
INTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO
CODIGO: Se coloca CLS – seguido de Código del proceso ejemplo gestión educativa GE, gestión de la información GI
CONSECUTIVO: Numero Siguiente Al Anterior número asignado
ASUNTO: Tema central de la correspondencia
NOMBRE DE QUIEN FIRMA Persona que firma el documento.
Nº DE RADICADO: Es el número asignado en la dependencia donde se radica la correspondencia
FIRMA: Corresponde a registrar la firma del jefe de proceso responsable de que esa comunicación sea emitida.
CONSTRUIMOS PAZ, ACERCÁNDONOS
Av. 2E #6-80 B. Popular Tel. 5750118 Fax 5752220
www.lasallecucuta.org
CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE CUCUTA
NOTA ACLARATORIA: Durante el desarrollo del proceso la depuración física de
los documentos se postergará hasta tanto no se haya hecho la digitalización de la
información.
CONSTRUIMOS PAZ, ACERCÁNDONOS
Av. 2E #6-80 B. Popular Tel. 5750118 Fax 5752220
www.lasallecucuta.org