Capítulo 9. Plan de Recursos Humanos 9 PLAN DE RECURSOS HUMANOS 9.1 INTRODUCCIÓN El recurso más importante del que disponen las empresas son sus empleados, puesto que constituyen el elemento más importante. Resulta de gran importancia la definición de la política de personal en cualquier organización, pero cobra mayor relevancia en el caso de empresas de servicios, debido a que en muchas ocasiones el producto resulta inseparable de la persona que lo presenta. El plan de recursos humanos trata de analizar y determinar todos los elementos relacionados con la política de personal: la definición de capacidades, la organización funcional, la dimensión y estructura de la plantilla, la selección, contratación y formación del personal, y todos aquellos aspectos relacionados con la dimensión humana de la empresa. Los puntos que se contemplarán en el presente plan y a los que se pretenderá dar respuesta son: Dimensión de la plantilla. Funciones a desarrollar. Sistemas de coordinación y de organización. Selección y contratación de personal. Política salarial. Política de formación. Condiciones laborales. En el Plan de Empresa debe constar tanto la estrategia de recursos humanos, que irá aplicándose y cobrando sentido con el crecimiento de la empresa, como la definición de funciones o puestos y los perfiles con los que se cubrirán desde la puesta en marcha de la actividad. En especial si resulta necesaria la búsqueda de inversores, estos necesitarán saber el equipo humano con el que cuenta el proyecto empresarial para su implantación y desarrollo. En muchos casos, como en el presente proyecto, el promotor o promotores forman parte sustancial de ese equipo humano, lo que es bien valorado por inversores, entidades financieras y también por el mercado. Supone un compromiso personal con el 136 Capítulo 9. Plan de Recursos Humanos proyecto y aporta garantías, en general, en cuanto a conocimientos técnicos, dominio de las claves del negocio y conocimiento del sector (véase Emprendedor XXI: http://www.emprendedorxxi.es a fecha 12/09/06). En conjunto, habrá que describir la composición total de la plantilla y su evolución a lo largo del tiempo. 9.2 ANÁLISIS PREVIO DE LAS NECESIDADES DE PERSONAL Será necesario realizar un análisis previo de las distintas tareas y actividades que se van a llevar a cabo para el correcto desarrollo de la actividad empresarial. Tras este análisis se podrá decidir el número de trabajadores que van a ser necesarios, cuál será la organización interna de la empresa, cómo se va a realizar la selección de personal en el caso de que sea necesario y qué modalidades de contratación serán las más convenientes. El horario interno de la empresa será apertura a las 4:00h y el cierre a las 20:00h, mientras que el horario para los clientes será de 4:30h a 19:00 h de lunes a sábado, permitiendo así una gran flexibilidad a todos los clientes para acceder a las instalaciones, tanto para la entrada de mercancía como para la expedición de la misma. Por tanto, los almacenes frigoríficos estarán abiertos durante 16 horas diarias de lunes a sábado, lo cual influirá directamente en las necesidades de personal. En el proyecto organizativo del presente Plan Empresarial se describieron los distintos servicios que ofrecerá la empresa de almacenes frigoríficos y se especificaron, tanto para estos servicios ofertados por la empresa como para la realización de aquellas actividades precisas para el correcto funcionamiento de la misma, las necesidades de personal para cada una de ellas. A continuación se resumen los distintos servicios y actividades junto con el personal requerido. CÁMARAS FRIGORÍFICAS COMPARTIDAS E INDIVIDUALES El servicio de alquiler de cámaras frigoríficas compartidas se estima que será el de mayor demanda de toda la oferta de la empresa, puesto que se ha diseñado principalmente para ofrecer dicho servicio. Se incluye conjuntamente en este apartado el 137 Capítulo 9. Plan de Recursos Humanos personal necesario para las cámaras individuales puesto que la única actividad a realizar al ofrecer este servicio consiste en facilitar el acceso a los muelles de carga correspondientes a las cámaras individuales, por lo que esta tarea la realizará el mismo personal que se destine a las cámaras compartidas. Se establecerán turnos a lo largo del día, siendo el personal mínimo necesario: 2 operarios por turno (se establecerán dos turnos diarios). 1 encargado, que estará presente en las horas de mayor demanda. INFORMES DE GESTIÓN El personal necesario para diseñar los informes en función de las necesidades de cada cliente y para su posterior actualización, así como para el control del sistema de gestión de los almacenes y de los equipos informáticos de la empresa, es: 1 informático cualificado. SERVICIO DE ATENCIÓN AL CLIENTE Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA Será necesario contar para las labores administrativas y comerciales y para la recepción de pedidos con: 1 auxiliar administrativo para la recepción de pedidos y para la gestión de los datos de facturación (se establecerán dos turnos diarios). 1 gestor que realice también las labores comerciales y de gestión. SERVICIO DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO DE LAS INSTALACIONES Para asegurar el correcto funcionamiento de las instalaciones frigoríficas se contratará un servicio de mantenimiento con una empresa externa. Para el servicio de limpieza se contratará dicho servicio por horas, realizándose la limpieza de las instalaciones, principalmente de las oficinas, cuando los almacenes estén cerrados al público a última hora de la tarde, es decir, de 19:00 a 20:00 de forma diaria. 9.3 DISTRIBUCIÓN DE HORAS. POLÍTICA DE CONTRATACIÓN En el presente apartado se establecerán las distintas formas contractuales que adoptará la empresa para cada uno de los puestos de trabajo necesarios establecidos en las necesidades de personal. Se van a utilizar contratos indefinidos a tiempo completo o a 138 Capítulo 9. Plan de Recursos Humanos tiempo parcial en función del puesto de trabajo desempeñado. Se va a contratar en un principio el personal mínimo necesario para el desempeño de la actividad, de forma que el plan de recursos humanos se deberá replantear en función de la evolución de la empresa y de las nuevas necesidades de personal que puedan surgir en la misma. Servicio Servicio Cámaras Cámarasfrigoríficas frigoríficas compartidas compartidasee individuales individuales Sistema Sistemainformático informático eeinformes informesde degestión gestión Personal Personal Horario Horario Tipo Tipode decontrato contrato Operario Operario11 Operario Operario22 04:00 04:00--12:00 12:00 12:00 12:00--20:00 20:00 7:00 7:00--13:00 13:00 17:00 17:00--19:00 19:00 Tiempo Tiempocompleto completo Tiempo Tiempocompleto completo Encargado Encargado Técnico Técnicoinformático informático Auxiliar Auxiliaradministrativo administrativo11 Servicio Serviciode deatención atención Auxiliar administrativo 2 alalcliente clienteyygestión gestión Auxiliar administrativo 2 administrativa Gestor administrativa Gestor Servicio Serviciode delimpieza limpieza 09:00 09:00--14:00 14:00 16:00 16:00--19:00 19:00 07:00 07:00--13:00 13:00 13:00-19:00 13:00-19:00 09:00 09:00--14:00 14:00 16:00 16:00--19:00 19:00 19:00 19:00--20.00 20.00 Tiempo Tiempocompleto completo Tiempo Tiempocompleto completo Tiempo Tiempoparcial parcial Tiempo parcial Tiempo parcial Tiempo Tiempocompleto completo Tiempo Tiempoparcial parcial Tabla 9. 1: Horario y tipo de contrato del personal necesario Para las cámaras frigoríficas se establecerán dos turnos diarios para los operarios, de forma que siempre haya dos operarios a lo largo de toda la jornada laboral, no quedando el almacén frigorífico desatendido en ningún momento. Para los operarios la empresa va a emplear contratos indefinidos a tiempo completo, con un periodo de prueba al inicio del contrato, de forma que si el trabajador contratado no cumple las expectativas puestas en él, la empresa no tenga que afrontar el coste de las indemnizaciones por despido. Para el puesto de encargado se hará uso del mismo tipo de contrato, que en el caso de los operarios, pero habrá un solo turno diario con un horario de jornada partida, de forma que el encargado esté presente en las horas de mayor trabajo. El contrato a pactar con el técnico informático será de tipo indefinido a tiempo completo, estableciéndose también un periodo inicial de prueba. El horario determinado será de 8 horas diarias en un solo turno. Para el servicio de atención al cliente y gestión administrativa será necesario un auxiliar administrativo por turno, estableciéndose dos turnos diarios de siete horas cada uno. En este caso el contrato a pactar será de tipo parcial con carácter indefinido. 139 Capítulo 9. Plan de Recursos Humanos El puesto de gestor será desempeñado por el promotor de la idea de negocio y socio de la empresa. El contrato será de tiempo completo y carácter indefinido, con una jornada laboral que permita realizar las labores comerciales y de asesoramiento al cliente en la gestión de los productos depositados en las cámaras frigoríficas. Es considerable señalar que la gran mayoría de los contratos a establecer por la empresa, excepto los del servicio de limpieza, serán de carácter indefinido. El objetivo que persigue con esto la empresa es obtener una plantilla consolidada en el tiempo y con experiencia en el desempeño de sus funciones, de forma que se les puedan ofrecer a los clientes las mayores garantías en la gestión y tratamiento de sus productos. 9.4 CANALES DE CONTRATACIÓN Los canales de distribución que se pueden emplear son muy variados y dependerán de las necesidades de la empresa. Así, si es necesario buscar un perfil muy específico para el puesto de trabajo a desempeñar y difícil de encontrar en el mercado, se podría optar por contratar los servicios de una empresa especialista en selección de personal. En cualquier caso, los medios más comunes que se emplearán serán el Servicio Público Andaluz de Empleo (S.A.E.), las bolsas de trabajo de colegios profesionales e Internet. 9.5 ORGANIGRAMA El organigrama muestra la descripción gráfica de la empresa, que refleja tanto la agrupación en departamentos como las relaciones entre ellos. Gestor Servicio de limpieza Administrativos Encargado de almacen Informático Operarios Figura 9. 1: Organigrama de la empresa de servicios frigoríficos 140 Capítulo 9. Plan de Recursos Humanos 9.6 CLIMA LABORAL Para el correcto desarrollo de la actividad empresarial, la empresa debe realizar una evaluación interna periódica prestando especial atención a los siguientes aspectos: Identificar el clima laboral o la satisfacción de los trabajadores. Conocer la opinión de los trabajadores y su adecuación con la estrategia de la empresa. Desarrollar mecanismos que favorezcan la mejora del clima laboral en la empresa. Emplear un sistema de recogida de sugerencias de los trabajadores, siendo importante que el empleado reciba resultados a corto plazo. 9.7 EL CÓDIGO ÉTICO Un código de conducta o un código de comportamiento hace referencia siempre al buen o correcto funcionamiento de una organización. Desde una asesoría profesional hasta la actuación de una multinacional, pasando por las obligaciones y derechos de los empleados, los códigos éticos establecen las reglas y principios que definen el sentido de la institución y por tanto, establecen el marco normativo, el criterio de orientación para lo que es correcto o no lo es. El objetivo del código ético es explicitar y dar a conocer la personalidad de la organización, su carácter propio, el proyecto común que la identifica y la diferencia de otras organizaciones. En otras palabras, explicitar y comunicar la imagen propia de cada organización, es su carta de presentación ante el mercado, la sociedad y sus propios miembros. 9.7.1 BENEFICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL En lo últimos años se ha creado consenso en el mundo académico y empresarial alrededor de los impactos positivos que produce la ética empresarial en las 141 Capítulo 9. Plan de Recursos Humanos organizaciones y en sus objetivos: generar excedentes económicos, perdurar en el tiempo y producir bienes y servicios que el mercado demanda. Es así como el desempeño financiero de las compañías, al ceñirse a un código de ética y una política de gobierno corporativo, se ve beneficiado cuando su valor bursátil aumenta como producto de la confianza generada por factores como la mayor percepción de transparencia, la existencia de códigos para solucionar los conflictos de interés, la mejor calificación y mayor diversidad interna de los órganos de gobierno. En cuanto a la imagen de la marca y su reputación, la ética se ha convertido en factor de diferenciación de marca que construye lealtad y confianza en el consumidor, factores que se ven reflejados en incrementos en las ventas, protección frente a nuevos competidores y variaciones en el precio. En el marco de la cultura organizacional, entendida como la manera de ser y hacer las cosas en el día a día, la ética se convierte en un ingrediente que genera un sentido de identidad, aprendizaje continuo y mecanismos de control interno. Estos mecanismos están auto-regulados a través de la implementación de un código que mediante la creación y refuerzo de valores y principios que guían comportamientos adecuados para cada situación, le dan sentido y significado a las actuaciones de la empresa y de sus miembros. En resumen, los beneficios de la ética en la empresa tienen impacto directo en los resultados económicos y en el balance empresa/sociedad. El verdadero reto se encuentra en la inclusión de un modelo de empresa sostenible y socialmente responsable, lo que implica un arduo trabajo en la cultura organizacional y una decisión explicita y comprometida de los directivos en adaptar códigos de ética y de gobierno corporativo (véase Responsabilidad Social http://www.responsabilidadsocial.com a fecha 10/10/06). 9.7.2 EL CÓDIGO ÉTICO DE LA EMPRESA Para el desarrollo del código ético de la empresa de alquiler de cámaras frigoríficas se van a establecer en primer lugar unos principios generales. Posteriormente se va a 142 Capítulo 9. Plan de Recursos Humanos determinar el ámbito de aplicación de dicho código, incluyéndose tanto los trabajadores como los clientes y proveedores. Por último se indicará la forma de poner en marcha cada uno de los puntos y las consecuencias de no aplicarlo. PRINCIPIOS GENERALES Corrección y honestidad La empresa va a actuar en el respeto a las leyes vigentes, a la ética profesional y a la normativa interna. La consecución de un objetivo de interés para el grupo no puede en ningún caso justificar conductas contrarias a los principios de corrección y honestidad. Imparcialidad En las relaciones que establezca con cualquier persona, se evitará toda discriminación por razón de edad, raza u origen étnico, nacionalidad, afinidad política, religión, sexo, orientación sexual y estado de salud. Profesionalidad y desarrollo de los recursos humanos Se va a garantizar que los empleados dispongan de un nivel de profesionalidad adecuado para la realización de las funciones que les sean asignadas. A tal efecto, la organización se comprometerá a potenciar las competencias de las personas que la integran, poniendo a su disposición los instrumentos más apropiados para la formación, la actualización y el desarrollo profesional. Confidencialidad Conforme a lo previsto por la ley, se garantizará la confidencialidad de la información. Se hará expresa prohibición a todos los empleados del uso de información confidencial para fines no relacionados con el ejercicio de su actividad profesional. Conflictos de interés En el desarrollo de todas las actividades, la empresa hará sus mejores esfuerzos para evitar incurrir en situaciones de conflicto de interés, real o potencial. Entre los conflictos de interés se incluyen, además de los previstos por la ley, aquellos 143 Capítulo 9. Plan de Recursos Humanos casos en los que un empleado actúe persiguiendo intereses distintos a los de la empresa, para obtener beneficios a título personal. Transparencia de la información Toda información difundida por la organización será completa, transparente, comprensible y precisa, permitiendo a los destinatarios disponer de todo el conocimiento necesario y suficiente para la toma de decisiones respecto a las relaciones a establecer en un futuro con la organización. Protección de la salud La empresa garantizará a los empleados condiciones de trabajo que respeten la dignidad de la persona y un ambiente de trabajo seguro y saludable, ya que considera la integridad física y moral de todos sus empleados como un valor primordial. ÁMBITO DE APLICACIÓN A. CLIENTES Satisfacción y fidelidad del cliente. La organización considera de gran importancia mantener un elevado nivel de calidad en la prestación de sus servicios y obtener así la satisfacción y fidelización del cliente. Para dicho fin se establecerán encuestas periódicas, canales de comunicación de quejas, reclamaciones y sugerencias a disposición del cliente. Relaciones con los clientes Se fomentará la comunicación fluida con los clientes, estando todas las comunicaciones y relaciones con los clientes regidas por los principios de máxima colaboración, corrección, honestidad, profesionalidad y transparencia. B. EMPLEADOS Selección de personal La organización procurará seleccionar y retener personal altamente cualificado, prestando especial atención a los factores de motivación y a las necesidades 144 Capítulo 9. Plan de Recursos Humanos específicas de formación, teniendo en cuenta el potencial individual y creando un ambiente de trabajo constructivo, gratificante y armónico. Gestión de recursos humanos Todo el personal de la organización poseerá un contrato de trabajo con arreglo a normativa vigente, quedando prohibida toda forma de trabajo irregular o de explotación. Se evitará toda forma de discriminación, tanto en el proceso de selección como en la gestión y desarrollo de la carrera profesional. Los perfiles profesionales de los candidatos se evaluarán única y exclusivamente en función de los intereses de la empresa. En todo momento de la relación laboral el personal recibirá información clara y precisa sobre los aspectos normativos y retributivos. Seguridad y salud La organización se encargará de comprobar de manera sistemática y periódica el cumplimiento de la legislación en materia de seguridad y salud, asegurándose que en todos los puestos de trabajo se conocen los procedimientos o indicaciones en relación a esta materia. Protección de la privacidad Se adoptarán las medidas que resulten necesarias para garantizar que toda la información confidencial relativa a los empleados se tratará con el máximo grado de transparencia hacia los interesados y la total inaccesibilidad a terceros, salvo por causa justificada y exclusivamente profesional. Conciliación de la vida laboral y familiar Se facilitará la conciliación de la vida laboral y familiar por parte de la organización mediante la flexibilidad de horarios, la compatibilidad de turnos y el reparto equitativo del trabajo entre otras medidas. C. PROVEEDORES Relación con los proveedores 145 Capítulo 9. Plan de Recursos Humanos La empresa se comprometerá a negociar con los proveedores externos en términos de igualdad y respeto mutuo y satisfacer sus legítimas expectativas de recibir instrucciones claras con relación a la naturaleza de su cometido y de percibir correctamente los pagos que les sean debidos. Criterios de selección La organización establecerá un “Código de Conducta” con los proveedores para asegurar que se evitan prácticas abusivas como relaciones oportunistas, no respeto de los derechos humanos, laborales y medioambientales, precios injustos o incumplimientos no justificados de las condiciones de pago. Se establecerán criterios de selección de proveedores que contemplen las medidas establecidas para la gestión, mejora de la calidad, servicio, innovación y seguridad de los productos suministrados. Se realizará un control y revisión periódica del cumplimiento de estos criterios de evaluación. APLICACIÓN DEL CÓDIGO Adopción y difusión El Código Ético así como cualquier modificación del mismo será definido y aprobado por la Dirección de la organización. Estará disponible en la página Web de la empresa así como en las instalaciones de la misma para todo aquél que desee consultarlo. Será distribuido a todo el personal en el momento de su contratación. Violación del código Los empleados de la organización deben tener siempre presente que cada decisión que toman y todo lo que hacen, en particular en el desarrollo de su actividad profesional, puede tener efectos en la reputación de la empresa. En caso de violación del Código Ético, la organización, si así lo considera necesario para la protección de los intereses de la empresa, y respetando lo dispuesto en el marco normativo vigente, tomará las medidas oportunas hacia los responsables de aquella violación, que podrían llegar a suponer el cese en la empresa. Las denuncias de violación del Código o su presunción, deben ser notificadas por escrito y de forma no anónima a la Dirección, que procederá a analizar cada caso 146 Capítulo 9. Plan de Recursos Humanos concreto así como informar para que se adopten las medidas que eventualmente se crean oportunas. 147