CODIGO DE CONDUCTA VERSIÓN 01: Definitivo CODIGO DE CONDUCTA 1 CODIGO DE CONDUCTA VERSIÓN 01: Definitivo TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 3 I. DISPOSICIONES GENERALES ..................................................................... 4 II. VALORES CORPORATIVOS ......................................................................... 5 III. REGLAS DE CONDUCTA .............................................................................. 6 IV. OPERACIONES ........................................................................................... 12 V. EJECUCIÓN DE OPERACIONES ................................................................ 13 VI. TRATO CON CLIENTES Y RELACIONES PÚBLICAS ................................. 16 VII. MANEJO DE CLAVES .................................................................................. 16 VIII. ABUSO DE CONFIANZA.............................................................................. 16 IX. MANEJO DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA ............................................. 17 X. MANEJO DE LA INFORMACIÓN INTERNA ................................................. 17 XI. CONOCIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA ........ 17 2 CODIGO DE CONDUCTA VERSIÓN 01: Definitivo INTRODUCCIÓN En cumplimiento de las normas expedidas por la Comisión Nacional de Valores, la Junta Directiva de Helm Casa de Valores (Panamá) aprobó el presente Código de Conducta. Este documento tiene por objeto la definición de políticas claras que permitan un trato justo a todos los clientes de Helm Casa de Valores (Panamá), eviten o permitan dar un tratamiento a las situaciones que surjan sobre conflicto de intereses y sirvan al buen funcionamiento y transparencia del mercado de valores, establecidos en el Decreto – Ley N. 001 de 1999 y en los Acuerdos N. 005 de 2003 y N. 004 de 2004. 3 CODIGO DE CONDUCTA VERSIÓN 01: Definitivo I. DISPOSICIONES GENERALES En desarrollo la actividad de la Compañía, todos los funcionarios de Helm Casa de Valores Panamá, asumen el compromiso de conocer la misión de la sociedad, obrar bajo los valores corporativos del Grupo Helm, respetar los principios básicos de la actividad bursátil, cumplir con el sistema de control interno de la entidad, y adoptar las reglas de conducta en relación con las funciones de las casa de valores. En este orden de ideas, Helm Casa de Valores (Panamá) establece en este código las siguientes políticas, principios y lineamientos generales de comportamiento en el accionar ético de sus directivos, funcionarios y relacionados: 1. La Sociedad, sus Dignatarios, Directores, Ejecutivos Principales, Corredores de Valores y demás funcionarios ajustarán su conducta en todo momento a las disposiciones y al espíritu del presente Código de Conducta, reconociendo lo esencial de su conocimiento, asimilación, conducción de negocios y actuaciones en todo momento de manera profesional. 2. La Alta Dirección y la Junta Directiva de Helm Casa de Valores (Panamá) deben desplegar sus mejores esfuerzos para asegurar que la conducta de los funcionarios involucrados en las operaciones mantengan el más alto nivel de seriedad y reputación de manera que es esencial que ellos conozcan, asimilen y ratifiquen el presente Código de Conducta y se orienten en todo momento, de manera profesional. 3. Los funcionarios de Helm Casa de Valores (Panamá) actuaran siempre cumpliendo las disposiciones legales, reglamentarias y estatutarias a las cuales se encuentran sometidas las entidades sujetas a inspección y vigilancia de la Comisión Nacional de Valores de acuerdo con el desarrollo de su actividad de Casa de Valores dentro del marco establecido por el Decreto Ley N.001 de 1999 y los acuerdos que lo desarrollan así como las políticas, metodologías y procedimientos establecidos por la Compañía y su Casa Matriz. 4. La Casa de Valores es consciente del compromiso y responsabilidad mencionada en las leyes N. 41 y 42 de 2000, por tanto adopta las medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades ilícitas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas. 5. Conforme a lo establecido en el artículo 38 del Decreto – Ley 001 de 1999 ningún miembro de la sociedad podrán divulgar información acerca de los clientes ni acerca de las cuentas de inversión o transacciones en valores que estos lleven a cabo, a menos que lo hagan con el consentimiento del cliente o que medie orden de autoridad competente dictada de conformidad con la Ley. 6. Ningún miembro de la sociedad y específicamente ningún Corredor podrá recomendar a un cliente que compre, venda o mantenga una inversión en un valor determinado, a menos que tuviese motivos razonables para creer que dicha recomendación es adecuada para dicho cliente basándose en la información suministrada por éste en una investigación hecha por la casa de valores o por el corredor de valores para determinar los objetivos de inversión, la situación financiera y las necesidades de dicho cliente y en cualquier otra información sobre dicho cliente que sea del conocimiento de la casa de valores o del corredor de valores. (Esto no es aplicable 4 CODIGO DE CONDUCTA VERSIÓN 01: Definitivo cuando se presenten las siguientes situaciones: a) La ejecución de las órdenes de compra y de venta que no hayan sido solicitadas por la casa de valores o por el corredor de valores. B) la publicación de reportes informativos que en forma general recomienden la compra o la venta de un valor. C) Cualquier situación que determine la 1 Comisión Nacional de Valores). 7. Ningún Corredor de valores que maneje una inversión en forma discrecional, o que este en posición de determinar el volumen y la frecuencia de las transacciones en valores que se hagan en una cuenta de inversión en virtud de la propensión del cliente a seguir las sugerencias de dicha casa de valores o de dicho corredor de valores, podrá llevar a cabo transacciones que , ya sea en volumen o en frecuencia, sean excesivas en consideración de la magnitud y la naturaleza de dicha cuenta de inversión, de las necesidades y de los objetivos de inversión del cliente y del patrón de transacciones de la cuenta de inversión, a la luz de las comisiones obtenidas por la 2 casa de valores o el corredor de valores. 8. Ni la firma, ni ningún Corredor de valores podrán comprometerse con un cliente a compartir las ganancias o las pérdidas del cliente en la negociación de valores, o comprometerse a indemnizar a un cliente contra las pérdidas que éste sufra en la negociación de valores. No están prohibidos los acuerdos mediante los cuales se establezca la compensación de una casa de valores o de un corredor de valores a base del rendimiento de la cartera de inversiones del cliente y otros acuerdos que la 3 comisión excluya de esta prohibición, dentro de los parámetros que esta determine. 9. Todos y cada uno de los funcionarios de la organización evaluaran y controlaran su trabajo así como realizaran correctivos en el ejercicio y cumplimiento de sus funciones de manera que se ejerza un proceso de autocontrol con el objetivo de mejorar sus tareas y responsabilidades. 10. Desarrollaran y aplicaran métodos, políticas, normas y procedimientos que permitan el desarrollo e implementación del control interno propio de la actividad de cada funcionario como premisa de la autorregulación. 11. Coordinaran, ejecutaran y evaluaran de manera efectiva, eficiente y eficaz el control de su actividad como individuo y para toda la organización como base de la autogestión. II. VALORES CORPORATIVOS • • • • • Pasión Coraje Innovación Ingenio Inteligencia 1 Artículo 40 del Decreto – Ley N. 001 de 1999 Artículo 41 del Decreto – Ley N. 001 de 1999 3 Artículo 42 del Decreto – Ley N. 001 de 1999 2 5 CODIGO DE CONDUCTA VERSIÓN 01: Definitivo III. REGLAS DE CONDUCTA Helm Casa de Valores Panamá, adopta las ocho reglas de conducta general establecidas en el Acuerdo N. 003 de 2005, “Código General de Conducta de los Mercados de Valores”, que rezan: i. Imparcialidad y Buena Fe. Los funcionarios de la firma deberán actuar en el ejercicio de sus actividades con imparcialidad y sin anteponer los intereses propios a los de sus clientes, en beneficio de éstos y del buen funcionamiento del mercado. En este sentido, deberán ajustar su actuación a las siguientes reglas: • • • • • • • No deberán, en beneficio propio o ajeno, provocar una evolución artificial de las cotizaciones. No deberán anteponer la compra o venta de valores por cuenta propia en idénticas o mejores condiciones a la de sus clientes, tanto de aquéllos que hayan dado una orden en firme como de aquéllos otros a los que esté gestionando sus cuentas de inversión en virtud de mandatos genéricos o específicos. Cuando se negocien órdenes de forma agrupada por cuenta propia y ajena, la distribución de los valores adquiridos o vendidos o de los potenciales beneficios, tanto si la orden se ejecuta total o parcialmente, debe asegurar que no se perjudica a ningún cliente. La compañía, sin perjuicio de la libertad de contratación y de fijación de comisiones no ofrecerá ventajas, incentivos, compensaciones o indemnizaciones de cualquier tipo a clientes relevantes o con influencia en la misma cuando ello pueda suponer perjuicios para otros clientes o para la transparencia del mercado. No se deberá inducir a la realización de un negocio a un cliente con el fin exclusivo de conseguir el beneficio propio. En este sentido, la compañía se abstendrá de realizar operaciones con el exclusivo objeto de percibir comisiones o multiplicarlas de forma innecesaria y sin beneficio para el cliente. La Casa de Valores no deberá actuar anticipadamente por cuenta propia ni inducir a la actuación de un cliente, cuando el precio pueda verse afectado por una orden de otro de sus clientes. Los funcionarios de la compañía, no deberán solicitar o aceptar regalos o incentivos, directos o indirectos, cuya finalidad sea influir en las operaciones de sus clientes o que puedan crear conflictos de interés con otros clientes, ya sea distorsionando su asesoramiento, violando la discreción debida o por cualquier otra causa injustificada. ii. Recomendación Adecuada Ningún Corredor o Asesor de Valores podrá recomendar a un cliente que compre, venda o mantenga una inversión en un valor determinado, a menos que tuviese motivos razonables para creer que dicha recomendación es adecuada para dicho cliente basándose en la información suministrada por éste en una investigación hecha por la Casa de Valores, o por el corredor de valores para determinar los objetivos de inversión, la situación financiera y las necesidades de dicho cliente y en cualquier otra información sobre dicho cliente que sea del conocimiento de la casa de valores o del corredor de valores. 6 CODIGO DE CONDUCTA VERSIÓN 01: Definitivo El requisito antes mencionado no será aplicable a las siguientes situaciones: • La ejecución de órdenes de compra y de venta que no hayan sido solicitadas por la casa de valores o por el corredor de valores. • La publicación de reportes informativos que, en forma general, recomienden la compra o la venta de un valor. • Cuando el cliente no da la información suficiente para determinar que una concreta recomendación sea o no adecuada para él, siempre que así se le haga saber al cliente. • Cuando el cliente conozca con detalle la información referente a una operación financiera o en cualquier otro caso en el que el cliente manifieste que cuenta con información que, a juicio de la Casa de Valores, Asesor de Inversiones o Corredor de Valores pueda fundar la recomendación de inversión. En la distribución y entrega de los análisis e informes, Helm Casa de Valores: • • • Asegurará el igual acceso a los reportes de información a los clientes, para ello publicará sus informes con la periodicidad con que se emitan en la página WEB de la compañía. Conservará la información que se haya dado en base a opiniones de inversión que emita la entidad, Asesores de Inversión o sus Corredores. Para ello, guardará backup de los informes de mercados emitidos. Revelará las relaciones que mantengan con entidades a las que se refiera su información económica financiera que de lugar a recomendaciones. iii. Cuidado y Diligencia. Helm Casa de Valores Panamá, actuará con cuidado y diligencia en sus operaciones, realizando las mismas según las estrictas instrucciones de sus clientes, o en su defecto en los mejores términos y teniendo siempre en cuenta los reglamentos y los usos propios del mercado. iv. Medios y Capacidades. Helm Casa de Valores: • • • • • Mantendrá en todo momento los procedimientos administrativos y contables necesarios para el adecuado control de sus actividades y de sus riesgos, cerciorándose de que los sistemas de acceso y salvaguarda de sus medios informáticos son suficientes a tal fin. No aceptará órdenes de operaciones si no disponen de los recursos y medios para transmitirlas o ejecutarlas adecuadamente. Adecuará su expansión comercial, especialmente la referida a la apertura de sucursales, a la existencia de los medios organizativos necesarios. Se asegurará de que la información derivada de las respectivas actividades en los distintos sectores no se encuentra, directa o indirectamente, al alcance del resto, de manera que cada función se ejerza de manera autónoma, y se establecerán las medidas necesarias para que en la toma de decisiones no surjan conflictos de interés tanto en el seno de la propia entidad, como entre las distintas entidades pertenecientes al grupo. Establecerá procedimientos y medios de control necesarios para evitar la realización por parte de los empleados y representantes de la entidad de actividades paralelas o fraudulentas con su clientela. 7 CODIGO DE CONDUCTA • • VERSIÓN 01: Definitivo Dispondrá los medios necesarios para que en caso de cese o interrupción del negocio no sufran perjuicio los intereses de los clientes. Adoptará los controles y medidas oportunas para que sus dignatarios, directores, ejecutivos principales, empleados y representantes cumplan con el Código de Conducta contenido en el Acuerdo 5-2003 y con todo lo expuesto en el presente Código de Conducta. v. Información sobre la Clientela Helm Casa de Valores solicitará a sus clientes el diligenciamiento del formato de apertura, que contiene la información necesaria para su correcta identificación, así como información sobre su situación financiera, experiencia inversora y objetivos de inversión. Toda información del cliente que la firma y sus funcionarios obtengan de acuerdo con lo previsto en el apartado anterior, tendrá carácter confidencial y no podrá ser utilizada en beneficio propio o de terceros, ni para fines distintos de aquéllos para los que se solicita. Dentro de los contratos de trabajo, quedará contemplada la prohibición de los funcionarios de difundir o usar la información obtenida de sus clientes. vi. Información a la Clientela Helm Casa de Valores ofrecerá y suministrará a sus clientes toda la información de que disponga, cuando pueda ser relevante para la adopción por ellos de decisiones de inversión y dedicará a cada uno el tiempo y la atención adecuados para encontrar los productos y servicios más apropiados a sus objetivos. Diariamente, el Área Técnica de la matriz y el Corredor de Valores monitoreará los mercados de capitales internacionales y mantendrá enterados a los funcionarios de Helm Casa de Valores Panamá, los informes emanados por esta área serán publicados en la página WEB de la entidad y estarán a disposición de los clientes con la periodicidad con que sean elaborados, como mínimo de forma semanal. La información entregada a la clientela debe ser clara, correcta, precisa, suficiente y entregada a tiempo, para evitar su incorrecta interpretación y haciendo hincapié en los riesgos que cada operación conlleva, muy especialmente en los productos financieros de alto riesgo, de forma que el cliente conozca con precisión los efectos de la operación que contrata. Cualquier previsión o predicción debe estar razonablemente justificada y acompañada de las explicaciones necesarias para evitar malentendidos. Toda información que la Casa de Valores, sus empleados o representantes divulguen a sus clientes debe representar la opinión de la entidad sobre el asunto de referencia y estar basada en criterios objetivos, sin hacer uso de información privilegiada. A estos efectos, conservarán de forma sistematizada los estudios o análisis sobre la base de los cuales se han realizado las recomendaciones. La entidad informará a sus clientes con la máxima celeridad de todas las incidencias relativas a las operaciones contratadas por ellos, recabando de inmediato nuevas instrucciones en caso de ser necesario al interés del cliente. Sólo cuando por razones de 8 CODIGO DE CONDUCTA VERSIÓN 01: Definitivo rapidez ello no resulte posible, deberán proceder a tomar por sí mismas las medidas que, basadas en la prudencia, sean oportunas a los intereses de los clientes. Deberán manifestarse a los clientes las vinculaciones económicas o de cualquier otro tipo que existan entre la entidad y otras entidades que puedan actuar de contrapartida. vii. Conflictos de Interés. Se entiende por conflicto de interés, la situación en virtud de la cual, una persona en razón de su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o contractuales. Las situaciones de Conflicto de Interés pueden surgir como consecuencia del desarrollo del objeto social principal de la Compañía a través del contrato de comisión para la 4 compra y/o venta de valores, así como actividades incidentales cuya existencia pueda menoscabar los intereses de los clientes, o suponer un beneficio ilegítimo para Helm Casa de Valores (Panamá)o sus vinculados. En consecuencia, se considera que existe un conflicto de interés, cuando quiera que ocurra lo siguiente: • Helm Casa de Valores Panamá, un vinculado o un funcionario sujeto a la presente política puede obtener un beneficio financiero, o evitar una pérdida financiera, a expensas de un cliente. Quedará excluido como conflicto de interés, en todo caso, la percepción por Helm Casa de Valores (Panamá) de comisiones por la prestación de sus servicios. • Helm Casa de Valores (Panamá), un vinculado o un funcionario sujeto a la presente política, tiene un interés en el resultado de un servicio prestado al cliente o de una operación por cuenta del cliente, distinto del interés del cliente en ese resultado. • Helm Casa de Valores Panamá, un vinculado o un funcionario sujeto a la presente política, tienen incentivos financieros o de otro tipo, para favorecer los intereses de otro cliente o clientes frente a otro. • Helm Casa de Valores Panamá, un vinculado o un funcionario sujeto a la presente política, recibe o va a recibir de una persona distinta del cliente un incentivo en relación con un servicio prestado al cliente, en forma de dinero, bienes o servicios, aparte de la comisión o retribución por los servicios prestados en las operaciones o actividades de intermediación habituales. En cualquier caso, Helm Casa de 4 Se consideran Actividades Incidentales: Asesoría de Inversiones, Gestión discrecional e individualizada de cuentas de inversión con arreglo a los mandatos conferidos por los inversionistas. Mediación, por cuenta directa o indirecta del emisor, en la colocación de las emisiones y ofertas públicas de ventas, Actuación como suscriptor o colocador de emisiones y ofertas públicas de valores, Manejo de cuentas de custodia, que podrá comprender, en su caso, mantener el registro contable de los valores representados mediante anotaciones en cuenta, Administración de carteras o portafolios individuales de inversión, Ejecución de funciones inherentes a agencia de pago, registro y transferencia, Otorgamiento de préstamos de valores y de dinero para la adquisición de valores, Otras accesorias al negocio de Casa de Valores, tales como el alquiler de cajas de seguridad, el asesoramiento a empresas sobre estructura del capital, estrategia industrial y cuestiones afines, así como el asesoramiento y demás servicios en relación con fusiones y adquisiciones de empresas. 9 CODIGO DE CONDUCTA VERSIÓN 01: Definitivo Valores (Panamá) tendrá a disposición de sus clientes, información relativa a los incentivos que cobra o paga. • Helm Casa de Valores (Panamá) o un vinculado tienen incentivos financieros o de otro tipo, para favorecer los intereses de Helm Casa de Valores (Panamá) o de uno de sus vinculados. Personas sujetas a conflictos de interés Se considerarán persona sujetas a la política de conflictos de interés las siguientes: • Los administradores de Helm Casa de Valores (Panamá) y los de la entidad matriz, sus sociedades filiales o subordinadas que estén directamente relacionadas con las operaciones o actividades de intermediación en el mercado de valores. • Los miembros de la alta gerencia de Helm Casa de Valores (Panamá) y los de la entidad matriz, sus sociedades filiales o subordinadas que estén directamente relacionadas con las operaciones o actividades de intermediación en el mercado de valores. • Todas las personas que presten sus servicios a Helm Casa de Valores (Panamá) y los de la entidad matriz, sus sociedades filiales o subordinadas que están directamente relacionadas con las operaciones o actividades de intermediación en el mercado de valores. Procedimientos para mitigar y evitar conflictos de interés. Cuando un funcionario de la entidad se encuentre ante una situación en la cual se presenten dos intereses contrarios, debe anteponer la observancia de los principios orientadores consagrados en el la ley y en sus manuales internos, al logro de las metas comerciales. La Casa de Valores puede evitar la generación de situaciones de conflictos de interés absteniéndose de realizar determinadas actividades; así por ejemplo debe abstenerse de realizar cualquier operación utilizando información privilegiada, de suministrar a un tercero información que no tenga derecho a recibir, de aconsejar la realización de una operación con base en información privilegiada. Obviamente, la Casa de Valores debe abstenerse de realizar operaciones que se encuentren expresamente prohibidas y que impliquen conflictos de interés, cuando el conflicto no pueda superarse. Frente a algunas situaciones que potencialmente pueden generar conflictos de interés, estos pueden evitarse, cuando la operación se realiza en condiciones de total transparencia, sin conceder beneficios especiales. La realización de operaciones de acuerdo con las condiciones del mercado o a través de mecanismos que garanticen la transparencia de la operación (a través de bolsas de valores por ejemplo), puede eliminar el enfrentamiento de intereses. Cada actividad realizada por la entidad debe ceñirse estrictamente a los mandatos constitucionales y legales, en aras de proteger la confiabilidad y seguridad del sistema financiero. 10 CODIGO DE CONDUCTA VERSIÓN 01: Definitivo Con el objeto de dar cumplimiento a este principio, la entidad debe mantenerse actualizada, procurar la capacitación de sus empleados, adecuar sus operaciones a cada nueva regulación y responder por los actos ejecutados. Revelación de conflictos de interés Cualquier funcionario que se encuentre en situaciones que puedan considerarse conflicto de interés debe revelar dicha situación a su superior inmediato, y este a su vez deberá informarlo al Ejecutivo Principal quien deberá presentarlo al Comité de Cumplimiento y Riesgos. Información a los clientes sobre conflictos de interés La Casa de Valores advertirá a los clientes de los conflictos de interés que se planteen en el desarrollo de su actividad. A tal efecto la Casa de Valores identificará de forma separada en las informaciones que remita, por lo menos trimestralmente, a los clientes sobre las siguientes cuentas de inversión gestionadas, operaciones, inversiones o actuaciones: 1. La inversión en valores emitidos por la Casa de Valores o entidades de su grupo o en Sociedades de Inversión gestionadas por éste. 2. La suscripción o adquisición de valores en los que la Casa de Valores o alguna entidad de su grupo sea asegurador o colocador de una emisión u oferta pública de venta. 3. Operaciones entre clientes de una misma entidad. En este caso, será requisito adicional que la operación no suponga perjuicio para ninguno de ellos. 4. Comisiones, gastos o cantidades, directa o indirectamente, percibidas por la Casa de Valores que tengan su origen en comisiones o gastos satisfechos por sus clientes u otras entidades financieras en el marco del contrato de gestión de cuentas de inversión, y que sean resultados de acuerdos alcanzados la Casa de Valores con intermediarios u otras entidades financieras. 5. La Casa de Valores informará así mismo de las vinculaciones que tenga la entidad con las entidades emisoras respecto de las que se suministre información económica y financiera que pueda dar lugar a recomendaciones de inversión. viii. Negativa a contratar y deberes de abstención. Los intermediarios deberán rechazar operaciones con intermediarios no autorizados así como aquellas otras en las que tengan conocimiento de que se puede infringir la normativa aplicable a las mismas o de prevención del blanqueo de capitales. 11 CODIGO DE CONDUCTA VERSIÓN 01: Definitivo IV. OPERACIONES i. Reglas aplicables a la gestión de cuentas de inversión de los clientes Los funcionarios de la Casa de Valores, desempeñaran su actividad con la diligencia de un buen padre de familia y de un representante leal, defendiendo los intereses de sus clientes y asesorándolos profesionalmente en todo momento, tomando en consideración la información obtenida por ellos. No se realizarán operaciones sin la identificación correcta de los clientes y sin el cumplimiento de las políticas y los procedimientos establecidos en el manual “conozca a su cliente”. La actividad de gestión de cuentas se desarrollara conforme a los criterios que se hayan pactado por escrito con el cliente, teniendo en cuenta la finalidad inversora perseguida y el perfil de riesgo del inversor. Será deber del Corredor de Valores invertir el patrimonio de cada uno de sus clientes según su mejor juicio profesional, diversificando las posiciones en busca de un equilibrio entre liquidez, seguridad y rentabilidad, con prevalencia siempre de los intereses del cliente. Cualquier tipo de desviación solo debe darse por recomendación del Corredor de Valores y el cliente debe ser informado de dicha situación. No esta permitido realizar operaciones con el objeto exclusivo de recibir comisiones directas o indirectas, así como de multiplicarlas de forma innecesaria y sin beneficio para el cliente. Los recursos de los clientes tanto en valores, como en efectivo y las operaciones de los mismos, estarán identificados en todo momento y separados del resto de clientes y de la posición propia. ii. Asesoramiento a los Clientes Los funcionarios de la Casa de valores deberán: • • • • Comportarse leal, profesional e imparcialmente en la elaboración de informes. Poner en conocimiento de los clientes las vinculaciones relevantes, económicas o de cualquier otro tipo, que existan o que vayan a establecerse, entre dichas entidades y las proveedoras de los productos objeto de su asesoramiento. Abstenerse de negociar para sí antes de divulgar análisis o estudios que puedan afectar a un valor. Abstenerse de distribuir estudios o análisis que contengan recomendaciones de inversiones con el exclusivo objeto de beneficiar a la propia compañía. 12 CODIGO DE CONDUCTA VERSIÓN 01: Definitivo V. EJECUCIÓN DE OPERACIONES Helm Casa de Valores, solicitará a sus clientes órdenes claras y precisas sobre la operación a realizar de tal forma que no haya lugar a mal interpretaciones sobre las mismas e informará a los mismos de la existencia de un sistema grabador de llamadas que será usado previa autorización del cliente. De todas formas, es deber del Corredor de Valores o del funcionario que esta cerrando la operación: • • • • i. Asegurarse que existe claridad del producto, de la operación que se está proponiendo, y de todos los elementos necesarios para el cierre de la operación; tanto los correspondientes a la compañía como los del cliente. Realizar una confirmación escrita, donde se especifique con toda claridad que se ha realizado el negocio y cuáles fueron las condiciones financieras y operativas del mismo. Las condiciones mínimas que debe identificar en la confirmación verbal son: la contraparte, los valores objeto de la negociación, el monto, la tasa y el plazo y la forma de cumplimiento. Cuando un negocio no se concreta es obligatorio confirmar verbalmente que no se cerró. No cerrar negocios, cuando la comunicación se efectúe a través de teléfonos móviles, celulares, satelitales, radio teléfonos, beepers o cualquier otro mecanismo de comunicación que no permita confirmar la orden recibida. Transmisión y Ejecución de Operaciones Las órdenes recibidas por los clientes, serán puestas en los medios necesarios para su ejecución con la máxima celeridad posible, si la orden se ha recibido en horario hábil de oficina se transmitirá la orden el mismo día, en caso de haber recibido la orden en un horario no hábil de oficina se transmitirá el siguiente día hábil de oficina. Si por algún motivo la orden del cliente no pudo ser transmitida para su ejecución, el corredor de valores deberá contactar al cliente y exponer las razones concretas por las cuales no se pudo cumplir dicha orden. Esta exposición de motivos debe quedar en un medio verificable que puede ser una llamada que quede grabada o una carta con su respectivo acuse de recibo. De todas formas, las órdenes de los clientes se podrán recibir por medio escrito, con carta firmada por el cliente o por el autorizado del mismo previa verificación de la firma a través del proceso de visación o, a través de llamada telefónica siempre que este siendo grabada y medie autorización del cliente. No obstante, aunque la orden se reciba por medio de una llamada telefónica, el cliente debe hacer llegar posterior a la operación la orden escrita, para lo cual se podrá utilizar el fax. Si algún cliente no desea efectuar dicha confirmación, deberá por escrito aceptar que todas sus instrucciones sean admitidas verbalmente. La firma, conservará en un archivo físico el ejemplar original de las órdenes firmadas por los clientes y deberá conservar las cintas de grabación de las llamadas. En todo caso, el archivo de órdenes y el registro de operaciones estarán a disposición de la Comisión Nacional de Valores en todo momento. 13 CODIGO DE CONDUCTA VERSIÓN 01: Definitivo La Casa de Valores podrá en cualquier momento realizar llamadas aleatorias a los clientes como medida de control interno para confirmar las órdenes que han impartido. ii. Entrega de documentos contractuales Helm Casa de Valores (Panamá)entregará a los clientes copia de los contratos que hayan suscrito y conservará por al menos Cinco años el recibí de los mismos. iii. Valoración y disposición de fondos y valores Los funcionarios de la compañía deben realizar su máxima diligencia para que los clientes tengan disponibles de forma oportuna sus fondos o valores. Para ello deben respetar los siguientes criterios: • • • • • En las ventas de valores y derechos de suscripción, los fondos resultantes se deberán poner a disposición del cliente, como máximo, el día hábil siguiente al que dichas operaciones sean liquidadas y compensadas en el sistema de liquidación o compensación, o, en su caso, por las entidades participantes en la operación. El producto de cupones, dividendos y otros importes derivados de valores, ya sean periódicos o no, así como los derivados de su amortización, deberán ponerse a disposición del cliente, como máximo, el día hábil siguiente a aquél en que los fondos queden a disposición del depositario o administrador de los valores. Las órdenes de traspaso de valores deberán efectuarse por la entidad depositaria o administradora de los valores, como máximo, el tercer día hábil siguiente al de recepción de la orden, sin perjuicio de las normas aplicables en relación con los valores negociados en bolsas o mercados. En su caso, deberán cumplirse los plazos habituales de traspaso de valores cuando intervengan entidades localizadas en jurisdicciones extranjeras. En las restantes operaciones, la Casa de Valores pondrá la máxima diligencia en facilitar a los clientes la pronta disponibilidad de valores y fondos. En particular, las órdenes de transferencia de fondos que sean recibidas de los clientes, serán ejecutadas como máximo, el día el día hábil siguiente a su recepción. Es deber del funcionario comercial que atiende el cliente, entregar la información que el mismo solicite sobre sus inversiones y fondos. iv. Información de los clientes Helm Casa de Valores, sus dignatarios, directores, ejecutivos principales, empleados y representantes se obligan a no divulgar información acerca de sus clientes ni acerca de las cuentas de inversión o transacciones en valores que éstos lleven a cabo, a menos que lo hagan con el consentimiento del cliente o que la información deba ser divulgada a la Comisión en virtud de la Ley de Valores o sus reglamentos, o que medie orden de autoridad administrativa o judicial dictada en el ámbito de sus competencias de conformidad con la ley. 14 CODIGO DE CONDUCTA VERSIÓN 01: Definitivo v. Información a los clientes Helm Casa de Valores Panamá, enviará a los clientes extractos trimestrales con la información de los valores y efectivo depositados. Las comunicaciones podrán ser enviadas al correo electrónico del cliente previa autorización del mismo. Igualmente, al día subsiguiente de realizada una operación se enviará al cliente una carta de confirmación de dicha operación que contendrá los datos básicos de la misma para verificación del cliente. Sin embargo, Helm Casa de Valores Panamá, contará con una página WEB en donde publicará el estado de cuenta de los clientes para que puedan acceder, todo estará dispuesto teniendo en cuenta las mejores prácticas en materia de seguridad de la información. Cualquier cambio o modificación a las tarifas de comisiones y gastos, será informada a través de la página WEB a todos los clientes y se enviará un correo electrónico a la dirección de correo registrada en el formato de vinculación, a partir de la fecha de publicación los clientes dispondrán de hasta 02 meses para modificar o cancelar la relación contractual sin que les sean de aplicación las tarifas modificadas. Anualmente los Estados Financieros debidamente auditados serán colgados en la página WEB de la Casa de Valores y estarán disponibles al público en general. 15 CODIGO DE CONDUCTA VERSIÓN 01: Definitivo VI. TRATO CON CLIENTES Y RELACIONES PÚBLICAS Los funcionarios de Helm Casa de Valores (Panamá) en su actuar con los clientes deben: 1. Obrar con rectitud y honestidad tanto en las relaciones con la entidad y con los demás agentes del mercado. 2. Atender con amabilidad, moderación y prudencia las inquietudes y reclamos de los clientes. 3. Explicarle a los clientes la forma como opera cada uno de sus servicios, informarles las posibilidades que tiene la entidad de atender sus compromisos y la variación de los términos de la relación contractual. 4. Basar la relación con el cliente en el respeto y la confianza, ya que su comportamiento es parte de la imagen de la compañía. 5. Abstenerse de aceptar regalos y atenciones desmedidas, o dinero por pequeña que sea su cuantía, concesiones en precios u otros tratamientos preferenciales del cliente o de proveedores que puedan dar lugar a concesiones especiales reciprocas. 6. Los empleados de la entidad no deben ofrecer ningún incentivo o beneficio, para la realización de negocios, por fuera de las condiciones normales y propias de los mismos. 7. Cuando los empleados de la casa de valores organicen con sus clientes u otras personas que tengan alguna vinculación comercial con ésta, almuerzos o desayunos de trabajo, deben tener en cuenta que tales invitaciones persiguen ante todo, reforzar las relaciones comerciales con las entidades, que dichas personas representan. VII. MANEJO DE CLAVES 1. Las claves en los equipos o los aplicativos asignados a cada empleado son personales e intransferibles y en caso de requerir utilizar un equipo de un empleado ausente se deberá solicitar dicha autorización al jefe inmediato. 2. Toda persona a quien se le asigne el manejo de claves o códigos de acceso a los sistemas de la entidad deberá mantenerlos en reserva y bajo su responsabilidad. VIII. 1. ABUSO DE CONFIANZA Los empleados de Helm Casa de Valores (Panamá) por el hecho de tener acceso a comunicaciones telefónicas de larga distancia y hacia teléfonos celulares deben ser prudentes y racionales en su uso. 16 CODIGO DE CONDUCTA VERSIÓN 01: Definitivo IX. MANEJO DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA Los funcionarios de Helm Casa de Valores (Panamá)deberán abstenerse de hacer uso de información privilegiada dentro del cumplimiento de sus funciones. Cuando por cualquier circunstancia, algún funcionario reciba información privilegiada de alguno de sus clientes o un tercero debe abstenerse de divulgarla al mercado y efectuar operaciones para el cliente, la firma o un tercero. Los funcionarios de Helm Casa de Valores (Panamá) reconocen y aceptan que la obtención y/o uso de la información privilegiada puede tener consecuencias en el mercado ya que es una conducta prohibida que por su gravedad e impacto dentro del mercado de valores será sancionada disciplinaria, y según sea el caso, penalmente. X. MANEJO DE LA INFORMACIÓN INTERNA Los empleados de la entidad deberán abstenerse de: a) utilizar información de la misma para su beneficio directo, indirecto o de terceros, b) suministrar información a terceros sobre datos personales y aquellos asuntos sujetos a reserva bancaria de sus clientes. Igualmente deben mantener la reserva en los sitios de trabajo, en el hogar, los compromisos sociales y demás lugares públicos, evitando hacer comentarios que puedan perjudicar los intereses de la entidad, de sus empleados o los de sus clientes. XI. CONOCIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO Todos los funcionarios de la Casa de Valores, y en especial el Oficial de Cumplimiento y la Alta Dirección, están encargados de ejercer el control para asegurar el cumplimiento de las políticas y normas establecidas en éste código. Con el fin de difundir el contenido de este código, le será entregado para su lectura a cada funcionario en el momento de su vinculación, un ejemplar del mismo, cuyo contenido deberá utilizarse como guía para el desarrollo de toda actividad dentro de la Casa de Valores. 17