TE3 – Case de Sucesso: Implementando um programa de cartão corporativo Patrocinado por Considerações • Em alguns países da América do Sul a implementação do C/C corporativo ainda é visto como o problema e não como a solução. • Existem empresas que desejam avançar e se colocar em linha com a tendência atual, porem falhem na tentativa por diferentes circunstancias. • Existem empresas que já conseguiram implementar o C/C corporativo para alguns setores da cadeia produtiva. Considerações • Possivelmente os setores que compõem a cadeia produtiva das viagens corporativas, são responsáveis pelo atraso na implementação da ferramenta. Cenários opostos: • O orçamento da minha empresa para viagens corporativas é muito pequeno. • O C/C corporativo não oferece benefícios palpáveis • Não há alternativas na hora de escolher um C/C • Não tenho uma política de viagens estabelecida • A política da empresa não permite que sus funcionários usem C/C corporativos. • Independentemente do tamanho do orçamento, preciso adotar um C/C corp. • O C/C oferece resultados que afeita positivamente minha empresa • O mercado oferece varias alternativas que se adaptam as minhas necessidades • Mesmo sendo uma pequena empresa, o fato de ter uma política de viagens clara e objetiva, me ajuda no controle. • Confiamos na organização e no valor agregado que nosso solução de pagamento oferece. Integrantes • Moderador: Luis Eduardo Calle Painelistas • Fernando Montes – Telefónica, Argentina • Ronaldo Almeida – IBM, Brasil • Kevin Maguire – University of Texas, USA Tarjetas Corporativas Virtuales Fernando Montes Telefónica, Argentina Patrocinado por Tarjetas Corporativas Virtuales ► Ventajas. ► Control. ► Nuestra experiencia. VENTAJAS ► Nos permite centralizar el pago de los pasajes aéreos. ► Mejoramos los procesos administrativos y reducimos costos ocultos: Se reducen las emisiones de cheques y minimizan la cantidad de facturas, sus respectivos pagos y evitamos conciliaciones bancarias. De esta manera beneficiamos a otras áreas de la Organización como ser Tesorería, Cuentas a Pagar y a nuestro Operador. VENTAJAS • Consolidamos información. • Seguro de viajes: Brinda cobertura sobre accidentes. • Manejo de las fechas de vencimientos. • • • • Ventajas Algunas tarjetas brindan servicios de atención en algunos Aeropuertos. Financieras: los pagos se pueden realizar aproximadamente a un mes. Control y consolidación de información. Permite exportar reportes para informar a nuestros Clientes Internos. Nuestra experiencia • A continuación vamos a destacar algunos puntos y aspectos a tener en cuenta que hemos relevado en base a las características de la operatoria y procesos de nuestro Grupo en el uso de las Tarjetas Virtuales . Nuestra experiencia • La tarea de conciliar los datos la hace el Operador de Viajes • Confecciona la/s facturas que soportan los cargos del resumen, de acuerdo a las cuentas contables de la Empresa se facturan los boletos aéreos de cabotaje e internacionales por separado. Nuestra experiencia • Realizamos una conciliación automática de la facturación remitida por la Agencia y que soporta el resumen y trabajamos solamenete si es que lo hubiera, sobre las las diferencias que pudieran surgir. • Control. Nuestra experiencia ► Casuísticas a considerar: • Boletos de una Empresa o Unidad de Negocio facturado a otra, el resumen lo abonamos en su totalidad y se corrige mediante la emisión de una nota de crédito y el posterior cargo al Cliente que corresponda. Nuestra experiencia ► Casuísticas a considerar: • Lo que abonamos a través de la tarjeta es el importe bruto del boleto, por lo expuesto de existir descuentos producto de negociaciones o sesión de comisiones, el proveedor debe remitir las notas de crédito correspondientes. Nuestra experiencia ► Casuísticas a considerar: • Los resúmenes impresos llegan vía correo muy sobre la fecha de vencimiento del pago, por lo que recomendamos visualizarlo previamente a través de internet y ganar días para efectuar los controles correspondientes. Nuestra experiencia ► Casuísticas a considerar: • De ser un Grupo con varias Empresas o una Cìa. con muchas Unidades de Negocio, cada una con una tarjeta y trafico de pasajeros considerable, sugerimos diagramar periodos con vencimientos que no se crucen. Nuestra experiencia ► Casuísticas a considerar: • Esto nos ayudará a evitar demora en los pagos y no tener que abonar punitorios (intereses) con montos a considerar. • También evitar el tener la dificultosa tarea de imputar porcentualmente dicho cargo a cada uno de los centros de costes. Ronaldo Almeida IBM O uso do Cartão de Crédito Corporativo em Viagens Patrocinado por 03 de Fevereiro de 2009 Agenda • Introdução • Aspectos Gerais • Vantagens • Utilização do Cartão Corporativo • Administrando um Programa Ideal. Introdução • Esta apresentação têm como objetivo mostrar algumas vantagens do uso do cartão de crédito corporativo como forma de pagamento para viagens corporativas e alguns aspectos relevantes na aplicação do cartão dentro de uma corporação. Aspectos Gerais • Apesar do uso do cartão de crédito ser benéfico, e uma tendência de mercado, devemos levar em consideração que as empresas têm perfis diferentes, com necessidades e processos distintos, que muitas vezes ocasionam decisões financeiras internas que dificultam a adoção de uma política de viagens com o uso do cartão, seja o corporativo individual ou o cartão virtual. • Toda corporação deve possuir uma política de viagens, seja ela pequena, média ou grande. • A Política de viagens não precisa ser uma “Bíblia”. Vantagens • Concentração de Gastos em um único fornecedor intermediário. • Redução de Burocracia e melhoria nos processos administrativos da corporação. • Incentivo pago pelo uso do cartão • Maior respeito e adesão a política de viagens da corporação. Viajante é responsável pela prestação de contas. • Monitoramento de tendências de mercado Vantagens • Melhor consolidação das informações de gastos, que auxilia em negociações com fornecedores de viagens. • Relatórios Gerenciais diversos, incluindo dados consolidados regionalmente. Propicia dados para controle da política de viagens da empresa, que podem ser obtidos em tempo real. • Serviços inclusos sem custo adicional ao cliente. • Seguro de viagem coberto pelo cartão • Redução do trabalho e tempo gasto na reconciliação de gastos e processo de reembolso ( Ferramenta Eletrônica ). Redução de Custos. Vantagens • Auxilia o consolidador em fluxo de caixa, evitando situações que comprometam o nome da corporação e surpresas ao viajante. • Pagamento de Transaction Fee. Cada requisitante paga pela sua própria transação.( Esta aplicação pode ser restrita a viabilidade entre operadora de cartão de crédito e agência de Viagens ) • Elimina processo de “Settlement” com a prestadora de serviços de viagens. • Maior controle no Cash Flow da empresa. Eliminação, por exemplo, de adiantamento de dinheiro para viagem. Utilização do Cartão Corporativo • Devo Colocar um cartão corporativo nas mãos de um cliente interno? Utilização do Cartão Corporativo • A empresa deve estar comprometida em instruir, monitorar e disciplinar seus clientes internos. • A Política de Viagens deve ser bem estruturada e haver uma aderência plena da mesma. • Comprometimento e responsabilidade do cliente interno. Evitar atrasos no pagamento do cartão. • Maior parte de seus fornecedores devem aceitar cartão de crédito como forma de pagamento. • Aplicação de cartão virtual pode ser uma solução para pagamentos de gastos com viagens de Vendors e Clientes. Utilização do Cartão Corporativo • Caso sua corporação não esteja apta aos fatos mencionados anteriormente, ainda há esperança. Use um cartão virtual !!! No entanto, a corporação será a responsável direta pelo pagamento TOTAL dos gastos e maior rigidez no processo de aprovação antes da viagem. • Resistência e Confiança no uso do cartão corporativo. Administrando um programa ideal • • • • • • • • • • • • • • • • Administração do Delinquency Processo de aquisição do cartão Cancelamento de cartão ( Voluntário e Involuntário ) Reinstalação de Cartão Reposição de Cartão Atendimento Exclusivo ao Cliente Comunicações e Notificações Instituir um programa de mudanças e revisões Processo de devolução de crédito Termos de pagamento Seguros Assistência Global Programa de Saques Sistemas de Informação Gerencial Área de cobertura e Aceitação Forma de recompensa Kevin Maguire, CCTE, GLP Manager of Travel for Intercollegiate Athletics University of Texas, USA Patrocinado por Overview • Company benefits – Accurate knowledge of travel spend – Cash flow control • Traveler benefits • Selecting the card Accurate Knowledge of Travel Spend is Critical • Better track of travel spend and travel trends • Break down supplier spend – air, hotel, land transportation, entertainment • Supplement to other sources of corporate spend information Cash Flow Control • Float on Repayment allows a company to retain cash for longer periods • Eliminates or reduces the need for cash advances • Liability responsibility can be adjusted • Cards can be designed for use only on specific items or services, i.e., airline tickets, hotel rooms, but not general merchandise Traveler Benefits • Eliminates the need to carry a personal credit card or maximize limits on personal card • Can be designed to allow for emergency cash • May offer wider acceptance than personal card • Spending limits can be designed to be adjustable when necessary Select the Card • How wide-spread is the credit card’s acceptance, by region and/or by merchant • What is included in the card coverage • Travel Insurance • Baggage Insurance • Purchase Satisfaction/Loss Guarantees • Medical Coverage • Etc. Thank you! Obrigado! Gracias! Perguntas & Respostas Questions & Answers OBRIGADO!!! See you next LACTTE March 1st to 3rd, 2010