Manual de procedimientos en la encuesta

ANEXO I
DEL MANUAL DE APLICACIÓN
DE LA ENCUESTA
PROCEDIMIENTOS Y CONTROL DE
CALIDAD EN LA APLICACIÓN
DE LA ENCUESTA
Banco Mundial
Comisión Nacional Forestal
INTRODUCCIÓN
Con el fin de tener una metodología de trabajo en la aplicación de las
encuestas a las Empresas Forestales Comunitarias (EFC), se entrega el
siguiente manual de procedimientos, que contempla las acciones a seguir
desde que se agenda la cita con la EFC para la entrega de la encuesta
hasta los controles de calidad y repetición de la encuesta y, entrega de la
encuesta al equipo de supervisión en las oficinas centrales de la
CONAFOR.
Distribución de las EFC
Las EFC fueron seleccionadas en forma aleatoria por un procedimiento
estadístico, por lo tanto a cada Estado le toca un número determinado de
empresas a encuestar y se les entrega el nombre y ubicación de cada una
de estas.
I.
ENTREGA DE LA ENCUESTA A LA EFC SELECCIONADA
Se debe contactar a la autoridad con quien se tiene un trato previo y que ya
conoce al Enlace de la CONAFOR. Es importante mencionar, en forma
breve, la razón de la visita. Si es posible, tratar de coordinar con una visita de
rutina. En esta oportunidad se debe entregar el cuestionario, a cualquiera de
las autoridades del comisariado, Presidente, Secretario y/o Tesorero, sin
embargo es conveniente hacerlo con quien el Enlace tenga mayor trato y
confianza, de tal modo que actúe como facilitador en el proceso. A la entrega
del cuestionario, se debe explicar:
- La razón de aplicar la encuesta
- Que se les deja para que revisen las preguntas con tranquilidad
- Cualquier consulta están a sus ordenes
- La encuesta se realizará a partir de esa fecha en 8 días
- En el día de la aplicación de la encuesta, deben estar presentes las
personas que manejan la información:
o Presidente comisariado
o Secretario
o Tesorero
o Prestador de servicios técnicos
o Contador
o Otros si lo desean
- Se les debe mencionar, que el día de la entrevista, deben tener toda
la información a la mano, para así poder aplicarla en el menor tiempo
posible.
- Se les debe mencionar que la entrevista tendrá una duración de
aproximadamente 4 horas.
2 Si la entrega de la encuesta se hace por email, se deben seguir los mismos
pasos anteriores. Se propone que en este caso se entreguen por escrito en
el correo electrónico y también se refuerce verbalmente por teléfono.
II. DIA DE APLICACIÓN DE LA ENCUESTA
Es importante asegurarse que en la encuesta participen las personas que se
acordó estuvieran el momento de la entrega de la misma. De todas maneras ya se
ha hecho un llamado previo a este día para confirmar.
2.1. Nombre y cargo de los entrevistados: Es importante anotar en forma
completa esta información, con el fin de poder regresar con estas
personas posteriormente si es necesario.
2.2. Se procede con la entrevista: Se debe proceder según manual
2.3. Información faltante: Asegurarse de anotar, al margen de las personas
entrevistadas, quien efectivamente entregará la información que falta o
cualquier duda que surja posteriormente cuando se revise la encuesta.
III. REVISIÓN ENCUESTA Y ENVIO A CENTRAL
3.1 Revisión encuesta en oficina estatal: Inmediatamente posterior a realizar
la encuesta, que no pasen más de 24 horas (esto debido a que más tiempo
permite que se escapen detalles), el Enlace encargado deberá revisar la
encuesta, considerando lo siguiente:
- Inconsistencias no detectadas en el momento mismo de la
aplicación: por ejemplo, una muy común que se podrá encontrar es
que el valor de las ventas totales sea un monto inferior al que da al
calcular la producción y precios de ventas en el modulo de aserrío y
secundarios. Este caso en particular hay que dejarlo así, no
confirmar con el o los entrevistados.
- Ubicación de longitud y latitud del aserradero donde se aplicó la
encuesta: si no se anotó con GPS al momento de estar en el lugar,
se puede buscar por google map, posteriormente.
- Preguntas no contestadas: Estas pueden ser porque no se tuvo la
información en el momento y se acordó que se iba a llamar al
encuestado en una fecha posterior. En este caso no deben pasar
más de 48 horas para contactar al encuestado y completar la o las
preguntas faltantes, si la cantidad de respuestas faltantes es alto, es
necesario volver a la industria. Si la razón es porque hubo una
omisión, se utilizará el mismo método de contactar al encuestado, en
este caso pidiendo las disculpas del caso puesto que la omisión fue
por parte de CONAFOR no del encuestado que no tuviera la
información.
3 3.2 Completar encuesta y envío a oficina central: Una vez completada la
encuesta, en un plazo no superior a 48 horas, la encuesta deberá ser
enviada, en planilla Excel, en forma digital a la oficina central.
3.3 Control de calidad en oficina central: En cuanto la encuesta se reciba
debe ser sometida a un control de calidad, lo cual consiste en lo siguiente:
-
Revisión completa de la encuesta: falta de datos, datos no lógicos.
En general revisar que este toda la información, independiente de su
calidad.
-
Comparación con encuesta tipo: Se tendrá una encuesta tipo, la cual
tiene respuestas lógicas y de acuerdo a la realidad del mercado, que
ya ha sido checada en su totalidad (puede ser una de las encuestas
piloto) y su información procesada. Descubrir inconsistencias lógicas.
-
Determinación de la calidad de la encuesta: Según el cruzamiento
con la información de la encuesta tipo, se determinará las
inconsistencias encontradas.
-
Completar y ajustar encuesta: Se contactará al Enlace en la oficina
estatal correspondiente para que apoye en completar la encuesta
con el encuestado. En ningún caso una encuesta se completará con
datos promedios de mercado, deben ser los entregados por la
fuente, es decir antecedentes primarios.
IV. CAPTURA Y PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Una vez que se recopile todo el grupo de encuestas revisado y con la información
completa se procederá a capturar dicha información.
Para efectos de hacer cálculos de regresión, se capturará toda la información en
una planilla Excel, la cual estará vinculada con la encuesta que estará en el mismo
formato.
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