El Backlog o Acumulación de Trabajo

El Backlog o Acumulación de
Trabajo
Juan Carlos Orrego Barrera
Ingeniero Mecánico
Especialista en Finanzas – Preparación y Evaluación de Proyectos
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Medellín - Colombia
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Que es el Backlog
Es la acumulación de trabajos o son todos los trabajos, que han sido
identificados, pero que no han sido completados, hace referencia al
trabajo incompleto o hecho a medias ( mientras tanto, mientras hay
una parada, mientras aguante) , su unidad de medida son semanas.
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Flujo de la Orden de Trabajo
AVISO
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
Falla
PRIORIZACION
PLANIFICACION
PLANIFICACION
PROGRAMACION
PROGRAMACION
EJECUCION
Problema Resuelto
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PRIORIZACION
CONTROL
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EJECUCION
CONTROL
Puntos de Generación del
Backlog
Falla
AVISO
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
PRIORIZACION
PLANIFICACION
BACKLOG
PROGRAMACION
EJECUCION
Problema Resuelto
CONTROL
Problema Resuelto
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Síntomas del Backlog
Alta accidentalidad
Ausentismo en alza
Estrés del personal
Aumento de stocks de partes
Altos costos de mantenimiento
Ordenes de trabajo Duplicadas
Disminución o baja Disponibilidad
Aumento de pagos en horas extras
Reducción del Tiempo medio entra Fallas
Quejas permanentes de los clientes del área
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Nivel Optimo para el Backlog
Depende de cada empresa, mundialmente
es aceptado entre 2 y 4 semanas.
Relativo
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Análisis
La gerencia de mantenimiento
tiene mas trabajo del que
puede manejar bajo
las condiciones actuales
Backlog Optimo “2 a 4 Semanas”
No hay suficiente trabajo
disponible para elaborar una
buena programación
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¿Por que?
La gerencia de mantenimiento
tiene mas trabajo del que
puede manejar bajo
las condiciones actuales
Poco personal
Falta de control
Presupuesto bajo
Baja capacitación
Backlog Optimo “2 a 4 Semanas”
No hay suficiente trabajo
disponible para elaborar una
buena programación
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Falta de programación
Poca o nula herramienta
Desmotivación del personal
Escasa cantidad de repuestos
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¿Por que?
La gerencia de mantenimiento
tiene mas trabajo del que
puede manejar bajo
las condiciones actuales
Falta de control
Backlog Optimo “2 a 4 Semanas”
No hay suficiente trabajo
disponible para elaborar una
buena programación
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Baja capacitación
Demasiado personal
Falta de programación
Exceso de trabajo contratado
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Los mayores generadores
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El jefe
El clima
El clima laboral
El jefe de mi jefe
La falta de control
El desconocimiento
Repetición de trabajos
La falta de jerarquización
El trabajo de emergencias
Los repuestos poco confiables
El software usado para mantenimiento ( Si su
programación fue inadecuada)
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Claves para el éxito de la
gestión del Backlog
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Establecimiento de objetivos
Configuración de prioridades
Establecimiento de responsabilidades
Implementación de procesos para cumplir los
objetivos
• Medición del desempeño
• Revisión de la interpretación o ejecución
• Auditoría del proceso
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Gestión del Backlog
1. La gestión de las ordenes de trabajo.
2. El desarrollo de las órdenes de trabajo,
preparación y procedimientos de
reparación.
3. Programación del Trabajo.
4. Seguimiento de la ejecución de los
trabajos
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Manejo del Backlog
Organización de actividades
acumuladas por antigüedad
Zona A
Zona C
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Zona B
Zona D
Manejo del Backlog
Priorización de actividades
acumuladas según prioridad
inicial
Zona B
Prioridad 0
Prioridad 1
Prioridad 2
Prioridad 3
Prioridad 4
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Como calcularlo
Cuanto de lo programado bajo estas
características representa ese tiempo
en %
3
2
1
1
2
O.Ts = Ordenes de Trabajo
HE = Horas Estimadas para realizar el trabajo
IA = Indicador de Acumulación ( % de Horas programadas del total de O.Ts)
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Como calcularlo
3
2
1
1
2
10 100%
2 20%
Ejemplo: de la prioridad 0 (cero) se tenían programadas 3 OT que
supuestamente tardarían 10 horas, y 3 quedaron acumuladas, es decir que
IA=.100%
Por su parte de prioridad 1 (uno) se tenían programadas 4 OT que debian de
tardar 10 horas, y las dos que quedaron pendientes se presupuesta tardaran
2 horas, entonces el IA=20%
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Como calcularlo
3 10 100%
2 2 20%
1 8
1 200
2 100
90%
80%
320
Representa el % de lo que en verdad
se puede ejecutar de lo que se encuentre
sobre esta línea
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Como calcularlo
Si solo se cuenta con un
técnico y este trabaja en
Colombia, es decir 48
horas a la semana,
entonces
Semanas de Acumulación = 320/48 = 6,67 semanas
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Como calcularlo
El N° Total de técnicos para realizar el
trabajo pendiente en 6.67 semanas sería
según la ecuación igual a:
= 320/ (6,67 * 48) = 1 Técnico adicional
Si deseamos que se haga en una semana,
deberíamos usar 6,67 = 7 técnicos
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Que más podemos encontrar?
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Sobrecargas de trabajo
Ajuste de tareas pendientes con recurso adicional
Costo de horas extras para atender la sobrecarga de trabajo
Costo de personal adicional para atender la sobrecarga de trabajo
Elección de forma de atender la sobrecarga, horas extras vrs personal
adicional
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A que nos ayuda?
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Reducción de costos de mantenimiento
Reducción en perdidas de producción
Aumento de la responsabilidad de los técnicos
Fortalecimiento de la unidad de mando
log
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Competitividad
Gracias
Preguntas
Juan Carlos Orrego Barrera
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