la estructura organizativa y participativa de una empresa asociativa
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LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PARTICIPATIVA DE UNA EMPRESA ASOCIATIVA Y SOLIDARIA La Estructura de las Organizaciones Solidarias y Organigramas LA ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS Y ORGANIGRAMAS 1 - Organizaciones de Economía Solidaria La estructura de las organizaciones de economía solidaria se conforman de: Órganos de Dirección, Representante Legal, Órganos de control y entidades de vigilancia. Veamos como se definen según la clase de organización de economía solidaria: A - Cooperativa Órganos de Dirección: Asamblea y Consejo de Administración. Representante Legal: Gerente. Órganos de Control: Junta de Vigilancia y Revisor Fiscal. Los órganos de control podrán exonerar revisor fiscal cuando las circunstancias economizas o de ubicación geográfica o el número de asociados lo justifiquen. Vigilancia: Superintendencia de Economía Solidaria y los Ministerios y Superintendencias según la actividad que desarrolle en su objeto social. La estructura Organizativa y Participativa de una Empresa Asociativa y Solidaria B - Precooperativa Órganos de Dirección: Junta de Asociados para entidades con más de diez asociados, Comité de Administración. Representante Legal: Director Ejecutivo Órganos de Control: Junta (Comité de Vigilancia) y Revisor Fiscal. Los órganos de control podrán exonerar revisor fiscal cuando las circunstancias economizas o de ubicación geográfica o el número de asociados lo justifiquen. Vigilancia: Superintendencia de Economía Solidaria La Estructura de las Organizaciones Solidarias y Organigramas C- Cooperativa de Trabajo Asociado Órganos de Dirección: Asamblea y Consejo de Administración Representante Legal: Gerente Órganos de Control: Junta de Vigilancia y Revisor Fiscal Vigilancia: Superintendencia de Economía Solidaria y Ministerio de Trabajo La estructura Organizativa y Participativa de una Empresa Asociativa y Solidaria D - Empresas de Servicios en forma de Administraciones públicas cooperativas Órganos de Dirección: Asamblea General, Consejo de Administración y Gerente Representante Legal: Gerente Órganos de Control: Junta de Vigilancia y Revisor Fiscal Vigilancia: Superintendencia de Economía La Estructura de las Organizaciones Solidarias y Organigramas E - Fondo de Empleados Órganos de Dirección: Asamblea y Junta Directiva Representante Legal: Gerente Órganos de Control: Comité de Control Social y Revisor Fiscal Vigilancia: Superintendencia de Economía Solidaria La estructura Organizativa y Participativa de una Empresa Asociativa y Solidaria F - Instituciones Auxiliares de Economía Solidaria Órganos de Dirección: Asamblea y Junta Directiva - Consejo de Administración Representante Legal: Director ejecutivo Órganos de Control: Revisor Fiscal Vigilancia: Superintendencia de Economía Solidaria La Estructura de las Organizaciones Solidarias y Organigramas G - Mutuales Órganos de Dirección: Asamblea y Junta Directiva Representante Legal: Gerente o Presidente de la Junta Directiva Órganos de Control: Junta de Control Social y Revisor Fiscal Vigilancia: Superintendencia de Economía Solidaria La estructura Organizativa y Participativa de una Empresa Asociativa y Solidaria H - Empresas Solidarias de Salud Órganos de Dirección: Asamblea y Junta Directiva o Consejo de Administración Representante Legal: Gerente o Presidente de Junta Directiva o Consejo de Administración Órganos de Control: Junta de Control Social o Comité de Control Social y Revisor Fiscal Vigilancia: Superintendencia de Salud y Ministerio de Salud La Estructura de las Organizaciones Solidarias y Organigramas La estructura Organizativa y Participativa de una Empresa Asociativa y Solidaria LA ASAMBLEA GENERAL La Asamblea General es el organismo máximo y soberano de la empresa asociativa y solidaria. Representa al conjunto de sus asociados. Sus acuerdos, mandatos o determinaciones obligan a todos los miembros presentes o ausentes, siempre que se hayan tomado de conformidad con los estatutos y demás disposiciones legales. Se distinguen dos clases de Asambleas: a) Asamblea General de Asociados: Cuando se convoca a la totalidad de los asociados hábiles, pudiéndose reunir de forma ordinaria o extraordinaria, de acuerdo a lo dispuesto en los estatutos. Una Asamblea General es ordinaria cuando se reúne una vez al año durante los primeros meses siguientes al corte del ejercicio económico anterior. Es extraordinaria, cuando se convoca en cualquier fecha en que se crea conveniente o indispensable para una finalidad específica. b) Asamblea General de Delegados: Se reúne cuando la norma interna de la entidad establezca la necesidad de sustituir la Asamblea de Asociados por una de Delegados. En este caso, los Delegados solamente perderán este carácter una vez se haya hecho la elección de sus sucesores en la Asamblea siguiente a la que hayan intervenido. La Estructura de las Organizaciones Solidarias y Organigramas EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN O JUNTA DIRECTIVA Es el órgano directamente responsable de la Gestión Empresarial. Sus integrantes son elegidos por la Asamblea General, quienes dirigen la marcha administrativa de acuerdo con la Ley, los estatutos y decisiones de la Asamblea General. La elección del Consejo de Administración o Junta Directiva la realiza la Asamblea General de entre sus asociados hábiles, en número que determinan los estatutos así como el período. En cuanto al número de integrantes, es aconsejable que sea impar, a efectos de evitar posibles empates en decisiones que no cuenten con la aprobación unánime. Ser integrante de éste órgano implica atender un mandato de la máxima autoridad y representa, por lo tanto, un cargo social que se ejercita sin remuneración alguna. Entre las principales cualidades que requiere un Consejero se pueden anotar las siguientes: • • • • Conocimiento de la Doctrina y métodos de la Economía Solidaria. Haber recibido o comprometerse a recibir educación cooperativa. Conocer los servicios y actividades de la entidad. Honorabilidad y disposición de tiempo. Generalmente, este organismo actúa mediante reuniones ordinarias que celebra con base en un calendario acordado previamente y con la periodicidad que señala el estatuto. El Consejo de Administración o Junta Directiva, tiene funciones legales y estatutarias. Las de carácter legal se señalan en la Ley 79, Capítulo IV. Las estatutarias precisan la norma Legal y establecen funciones particulares de acuerdo con las características de la entidad. De cualquier forma, siendo el Consejo de Administración el depositario de la gestión, sus funciones tienen que ver con todo el proceso. Veamos: Las funciones de Planeación, son principalmente: a) Concretar y desarrollar objetivos, políticas y programas. b) Aprobar el Plan de Desarrollo. c) Aprobar el Plan Anual de Actividades y hacer ajustes periódicos. d) Aprobar presupuestos de ingresos y gastos. La estructura Organizativa y Participativa de una Empresa Asociativa y Solidaria l) Reglamentar la elección de delegados a la Asamblea General. m) Reglamentar aspectos contables.Sus funciones de dirección, son principalmente: a) Nombrar el Gerente y fijar su remuneración. b) Señalar las autorizaciones especiales para el Gerente. c) Determinar las entidades a través de cuales se manejarán los fondos de la entidad. d) Ordenar la constitución de Fianzas de Manejo. e) Convocar y preparar la Asamblea General. f) Autorizar la celebración de convenios y acuerdos. g) Aplicar sanciones. h) Decidir sobre el ingreso y retiro de asociados Finalmente, las funciones principales de control, son: a) Examinar y aprobar los Estados Financieros b) Recibir y evaluar los informes de la Gerencia, de los Comités Permanentes y de las Comisiones Especiales. c) Evaluar la aplicación del presupuesto general y de los planes. d) Evaluar el Plan de Desarrollo y el Plan de Acción. f) Evaluar las normas internas y estatutarias. g) Estudiar y autorizar gastos e inversiones extraordinarias. h) Conocer en primera instancia el Balance General del Ejercicio con destino a la Asamblea General. Como resulta de la anterior relación de funciones, un integrante del Consejo de Administración o Junta Directiva, asume importantes responsabilidades en la organización. Estas, se resumen en: a) Son responsables de la dirección de la entidad. b) Defienden los intereses de la entidad y de la Economía Solidaria. c) Promueven el desarrollo y el mejoramiento de la empresa. d) Buscan extender los servicios al mayor número posible de asociados. e) Deben mantener un alto grado de ética en el tratamiento de los asuntos internos. El Consejo de Administración o Junta Directiva, como grupo de dirección escoge entre sus miembros a varios de ellos y les confiere cargos y funciones específicas, dotándoles de atribuciones y responsabilidades. En este sentido, dentro de dicho órgano resultan miembros que adquieren una dignidad especial y cuyas actuaciones siempre que estén sujetas a las normas, tienen el carácter de actos administrativos y comprometen al conjunto; de otro lado, significa también que su desempeño irregular le acarrea sanciones. Los dignatarios que generalmente tiene el Consejo de Administración o Junta Directiva son: El Presidente, el Vicepresidente y el Secretario. Finalmente, para desarrollar su labor, el órgano administrativo puede crear comités de trabajo, los cuales son organismos dependientes y auxiliares delConsejo de Administración, que le permiten desarrollar y evaluar funciones específicas. Los más comunes son los siguientes: La Estructura de las Organizaciones Solidarias y Organigramas •Comité de Crédito, en las cooperativas que tengan esta sección. •Comité de compras y ventas, en las cooperativas de consumo. •Comité de Producción, en las cooperativas que tengan esta especialidad. •Comité de Solidaridad. •Comité de Presupuesto. •Los demás que se crean convenientes o aconsejables de acuerdo con las características de cada entidad o exigencias de las normas legales. En los estatutos se ha de indicar cuáles comités especiales tendrá la organización, lo mismo que el organismo que lo nombre. Su reglamentación particular será dada por el Consejo de Administración o Junta Directiva. 3.3. LOS CONTROLES La Empresa Asociativa y Solidaria, como ente de finalidad social y económica, cuenta con diferentes órganos y cargos de administración y control en los cuales se distribuye la red de responsabilidades de dirección, autoridad, administración. Esto permite que los acuerdos y decisiones de la Asamblea General (que es su máxima autoridad) se cumplan en concordancia fiel con las pautas y políticas trazadas por ésta. Antes de proceder a establecer las funciones, atribuciones y mecanismos de constitución y trabajo de los órganos de control debe hacerse un señalamiento sobre las características de esta función general dentro de la Empresa Asociativa y Solidaria. EL CONTROL SOCIAL $ Siguiendo a algunos doctrinarios, en tanto los asociados aportan recursos económicos (capital) y adelantan una actividad económica (venta, compra, provisión, etc.) con la empresa, tienen derecho a decidir sobre cómo utilizar esos medios económicos y cómo asegurar que los bienes o servicios que la empresa produce o distribuye, sean suficientes y tengan calidad y costos aceptables. La estructura Organizativa y Participativa de una Empresa Asociativa y Solidaria Tienen derecho, por lo menos, a evitar que esos medios sean mal utilizados o malversados y a evitar también que los bienes o servicios sean mal distribuidos o tengan calidades y costos superiores a los deseables. Esto, en sentido general, puede denominarse control social. El control social toca con el propósito, el objetivo social y las actividades y servicios de la empresa solidaria, que corresponden a los deseos e intereses de los socios (sus necesidades, que son el origen de la cooperación) y con la estructura de participación y decisiones. Unos y otros deben ser mantenidos, observados, preservados en su efectividad, para que sean las necesidades de los socios las que orienten la acción empresarial, para que aquellas sean efectivamente satisfechas y para que los medios de participación en las decisiones, en la propiedad y en los resultados, sean efectivamente idóneos, funcionales, accesibles y de fácil utilización por los socios. Por la naturaleza del control social, que se funda en un derecho primario del asociado como copropietario, responsable de la gestión y usuario de los servicios, éste corresponde esencial y directamente a los asociados. Sólo por cuestiones de orden y efectividad se prevé en la estructura organizativa la delegación de dicho control a una Junta de Vigilancia o Junta de Control Social, que actúa en ausencia de la Asamblea General durante todo el ejercicio económico, y que tiene por función básica servir de órgano receptor de inquietudes, quejas y reclamaciones, para analizarlos y actuar en orden a garantizar que los intereses de los asociados sean preservados. En relación con el propósito, el objeto social, las actividades y servicios, el control social se concentra en lo siguiente: a) El Propósito: O sea, el deseo concreto de los asociados plasmado en el acuerdo de cooperación que originó la creación de la empresa, en el cual ellos son simultáneamente usuarios, aportantes y gestores. Este propósito, con todo su contenido, características y modalidades, debe ser respetado, realizado y desarrollado por los órganos de decisión y ejecución. b) El Objeto Social: Es decir, lo que ha de buscar la empresa como tal, (producción de éstos o aquellos bienes o servicios, o distribución de tales bienes o servicios), debe corresponder a las necesidades reales y sentidas de los asociados. Nada se produce o distribuye sino por la demanda preexistente de los asociados y en orden a satisfacer sus necesidades prioritarias. c) Las Actividades: Es decir, lo que la entidad realiza para obtener o lograr el cumplimiento de su objeto social, debe estar en una relación perfecta de causalidad con dicho objeto. La empresa contrata, hace operaciones, busca funcionamiento y compra bienes sólo y únicamente como actos necesarios para lograr su objeto social. La relación de causalidad entre actividades y objeto es también materia de control social, con el fin de que la empresa no realice actividades ajenas al interés de los asociados o tendientes al logro de objetivos distintos a los que originaron su creación. d) Los Servicios: Es decir, aquello que la empresa organiza y ofrece para utilización o consumo de los asociados, como consecuencia de la función empresarial (productiva o distributiva) y que llena cada una de las necesidades de interés de los asociados. El control social vigilará que éstos se La Estructura de las Organizaciones Solidarias y Organigramas presten adecuadamente en cantidad, calidad y costos; que se distribuyan en forma equitativa y no mediante concentración excluyente o por privilegio; que correspondan a las prioridades de la necesidad que los origina, etc. Con relación a la estructura de participación social, o sea, con las posibilidades de que los asociados tomen ordenadamente las decisiones, la orientación y el control mismo de su entidad, el control social tendrá especial acción sobre lo siguiente: a) Que los derechos de ingreso y retiro se ejerzan adecuadamente y se respeten por los órganos que tengan a su cargo decidir sobre ellos. b) Que las Asambleas Generales se realicen en el tiempo y con la periodicidad prevista; que sean bien convocadas; que tengan el quórum exigido; que asistan los convocados; que las funciones de este órgano superior sean totalmente cumplidas; que sus actos se ajusten a las normas respectivas, etc. c) Que el derecho y los procedimientos de elección permitan la participación real de los asociados y la preservación de la democracia; que las delegaciones de los asociados sean conscientes y garanticen la eficacia y la efectividad de la participación, etc. d) Que los órganos delegados funcionen oportuna y periódicamente, que sus decisiones se basen en las facultades de que estén investidos y que correspondan al interés de los asociados; que los reglamentos se elaboren y que estén en armonía con los estatutos y la ley; que sus funciones sean cumplidas, etc. e) Que los excedentes sean bien aplicados, en consonancia con la ley y los principios de equidad. Así mismo que haya un equilibrio sano entre el fortalecimiento económico de la empresa, la posibilidad de ampliación y mejoramiento de servicios y la distribución individualizada de los excedentes. f) Que las relaciones entre la entidad y el organismo de control estatal sean normales y estrictas; que las actas, documentos, reglamentaciones, etc. sean oportunamente remitidas a dichos organismos. g) Que haya contabilidad, registros y controles técnicos adecuados y al día. h) Que los bienes y derechos de la empresa estén protegidos, resguardados y conservados en forma adecuada. La estructura Organizativa y Participativa de una Empresa Asociativa y Solidaria EL CONTROL TÉCNICO El órgano de control social emanado directamente de los asociados, y en el cual estos han depositado su confianza, no está capacitado para ejercer un control eficaz sobre los aspectos técnicos y gerenciales que tocan con la productividad empresarial. Bajo estas circunstancias se puede afirmar que este órgano no puede, por ejemplo, descubrir fallas en las condiciones de compras, detectar gastos innecesarios, errores en las inversiones o en los requisitos contables, etc. Para esto se requerirá no solamente tiempo e información, sino también calificación técnica de quien controla. Por eso, el sistema de control de la empresa solidaria se complementa con el control interno y el control fiscal; este último ejercido por auditores, revisores o controladores calificados, que se encargan del control técnico y contable de la empresa en el nivel ejecutivo y gerencial. LOS ÓRGANOS DE CONTROL LA JUNTA DE VIGILANCIA O JUNTA DE CONTROL SOCIAL La Estructura de las Organizaciones Solidarias y Organigramas La elección de la Junta de Vigilancia o Junta de Control Social, es una manifestación más del control democrático ejercido por los asociados dentro de una empresa de economía solidaria: Es elegida por la Asamblea General con base en el mecanismo que establezca el estatuto. La Ley Cooperativa Colombiana establece que la Junta de Vigilancia o Junta de Control Social se integrará por asociados hábiles en un número no superior a tres (3), con sus respectivos suplentes, con una duración de funciones determinada en los estatutos. Los miembros de éste órgano deben ser elegidos muy cuidadosamente, teniendo presente que tengan experiencia y formación. En ese sentido se les exige: a) Acreditar o comprometerse a recibir capacitación; b) Responsabilidad y honorabilidad; c) Conocimiento de normas y mecanismos de control social que permitan equilibrar los intereses particulares con los colectivos. La Junta de Vigilancia o de Control Social deberá sesionar ordinariamente por lo menos una vez al mes y extraordinariamente cuando lo vea necesario. Las decisiones deben adoptarse por unanimidad, y si faltase un miembro principal lo reemplazará su suplente personal. Sus funciones básicamente son: a) Velar porque los actos de los órganos de administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial a la doctrina. b) Informar a los órganos de administración, al Revisor Fiscal y al organismo del Estado pertinente, sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento de la entidad y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto deben adoptarse. c) Conocer los reclamos que presenten los asociados en relación con la prestación de servicios, transmitirlos y solicitar correctivos por el conducto regular y con la debida oportunidad. d) Hacer llamadas de atención a los asociados cuando incumplan los deberes consagrados en la Ley, los estatutos y los reglamentos. e) Solicitar la aplicación de sanciones a los asociados cuando haya lugar a ello y velar porque el órgano competente se ajuste al procedimiento establecido para el efecto. f) Verificar la lista de asociados hábiles para poder participar en las Asambleas Generales o para elegir delegados. g) Rendir informes sobre sus actividades a la Asamblea General Ordinaria, y h) Las demás que se asigne la ley o los estatutos, siempre y cuando se refieran al control social y no correspondan a funciones propias de la auditora interna o revisoría fiscal, salvo en aquellas empresas eximidas de Revisor Fiscal. La estructura Organizativa y Participativa de una Empresa Asociativa y Solidaria Las funciones asignadas a éste órgano deberán desarrollarse con fundamento en criterios de investigación y valoración y sus observaciones o requerimientos serán documentados debidamente. Los miembros de este órgano responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les imponen la ley y los estatutos. El ejercicio de las funciones asignadas por la ley a las Juntas de Vigilancia o Juntas de Control Social se referirá exclusivamente al control social y no deberá desarrollarse sobre materias que correspondan a las de competencia de los órganos de administración. El funcionamiento de la Junta de Vigilancia o de Control Social debe ser ágil; sus relaciones armoniosas y su actividad planificada, manteniendo un estrecho contacto con el Revisor Fiscal, la Gerencia, el Consejo de Administración o Junta Directiva y los Comités Especiales. Es su deber respetar y hacer respetar los conductos regulares, presentando sus puntos de vista ante las instancias correspondientes. Un deber de la Junta de Vigilancia o Junta de Control Social es el de elevar constantemente sus conocimientos de orden operativo y de control social, para que su accionar contribuya eficazmente a la buena marcha de la institución. LA REVISORÍA FISCAL Las funciones de Revisoría Fiscal son ejercidas por un Contador Público o un organismo cooperativo especializado en esta actividad. Su nombramiento se hace en la Asamblea General con su respectivo suplente; su período es determinado por los estatutos. La función general de la Revisoría Fiscal, como su nombre lo indica, es la de efectuar la revisión fiscal y contable de la entidad. Estas funciones, entre otras, son las siguientes: a) Efectuar arqueo de fondos cada vez que lo estime conveniente. b) Velar porque los libros de contabilidad se encuentren al día y elaborados con base en normas técnicas y legales. c) Firmar los Estados Financieros, dando fe pública de su exactitud y/o presentando las notas al mismo. d) Cerciorarse que las operaciones se ciñan a los estatutos, los reglamentos, los acuerdos de la Asamblea General y o del Consejo de Administración, y las disposiciones legales. e) Inspeccionar detenidamente los bienes de la empresa practicando arqueos y verificando la existencia de inventarios y valores. f) Informar oportunamente sobre las irregularidades que se presenten en el desarrollo de las operaciones. g) Presentar informes periódicos al Consejo de Administración o Junta Directiva. h) Presentar un informe dictamen sobre las razonabilidad de los Estados Financieros a la Asamblea General, acom- La Estructura de las Organizaciones Solidarias y Organigramas pañado de un análisis detallado de las cuentas. i) Verificar el estado del archivo de correspondencia y documentos contables. j) Las demás funciones que sean pertinentes al control técnico fiscal y contable. ÓRGANO DE EJECUCIÓN: LA GERENCIA La Gerencia se puede definir, en términos generales, como el arte y la ciencia de organizar y canalizar los recursos de una institución (el potencial humano, capital, instalaciones, etc.), hacia el logro de su objetivo. El Consejo de Administración o Junta Directiva es el responsable de la Gerencia en toda organización de economía solidaria, porque está en sus manos representar a sus miembros y actuar en su nombre. Sin embargo, no es práctico que éste adelante detalladamente las operaciones y por ello emplea a un Gerente, en quien delega la necesaria autoridad y responsabilidad de la marcha de los asuntos. El término Gerencia se refiere a las actividades de la persona nombrada por el Consejo de Administración o Junta Directiva para organizar y manejar la Empresa, en su funcionamiento diario, distinta y separadamente de las funciones del Consejo mismo. En este sentido, la función más general de la Gerencia es la ejecución y puesta en marcha de los Planes y Programas señalados por el Consejo de Administración o Junta Directiva. Por eso, la designación de un Gerente es una de las decisiones más importantes que pueda tomar el Consejo de Administración o Junta Directiva. Para cumplir la delegación dada, la Gerencia asume funciones generales similares a las del Consejo de Administración o Junta Directiva, simplemente que han de ejecutarse de manera cotidiana y permanente. La estructura Organizativa y Participativa de una Empresa Asociativa y Solidaria Ordinariamente el Gerente es el Representante Legal de la Empresa de Economía Solidaria. Es nombrado por el Consejo de Administración o Junta Directiva para el período que señale la norma interna. Por regla general, las condiciones para la designación del Gerente son: a) Honorabilidad y corrección en el manejo de fondos y bienes. b) Aptitud e idoneidad en los aspectos relacionados con el objeto social de la entidad. c) Capacitación técnica y administrativa, para el manejo racional y eficiente de la Empresa. d) Capacitación doctrinaria, o compromiso de realizarla en poco tiempo. El proceso de nombramiento del Gerente inicia con una discusión y aprobación en el Consejo de Administración o Junta Directiva y la aceptación del nombrado. El Gerente, además, deberá constituir una Fianza de Manejo, registrarse ante las autoridades competentes y posesionarse ante quien le designó. Las funciones más comunes que asume el Gerente son: a) Nombrar los empleados de acuerdo con la nómina fijada por el Consejo de Administración o Junta Directiva, y suspenderlos en sus funciones; siendo, pues, su superior inmediato. b) Organizar las operaciones y servicios, además de las sucursales o agencias, de acuerdo con los procedimientos y normas fijadas por el Consejo de Administración o Junta Directiva. c) Ordenar el pago de gastos ordinarios y supervisar la operación de los mismos. d) Celebrar contratos y realizar inversiones de acuerdo con las normas internas. e) Presentar informes contables y de otro tipo, a los organismos de dirección y control. f) Presentar los proyectos de presupuesto, de reglamentos, de distribución de excedentes y otros, para ser debatidos por el Consejo de Administración o Junta Directiva. g) Participar en el proceso de admisión y retiro de asociados y en la prestación de servicios. De acuerdo con las funciones generales antes enunciadas se debe proceder a ordenar la actividad y responsabilidades del Gerente. Ahora bien, si la decisión más importante del Consejo de Administración o Junta Directiva fue la selección de un Gerente, entonces su más importante función de control será la de medir su eficiencia en el manejo de los asuntos de la entidad. Así como el Gerente asume una función de control sobre los empleados, el Consejo de Administración o Junta Directiva establece la evaluación como mecanismo de control del Gerente. El órgano de administración general debe exigir al Gerente la presentación regular de informes La Estructura de las Organizaciones Solidarias y Organigramas financieros y de operación de servicios. Al comparar tales informes con los de períodos anteriores y con los planes propuestos, se puede determinar si el Gerente está dirigiendo la entidad de manera apropiada. Para complementar estos informes, el Consejo de Administración o Junta Directiva exigirá otros informes sobre las operaciones corrientes, la organización, los problemas existentes y los planes de futuro. De acuerdo con el desarrollo de la empresa, existirán comités especiales que evalúan frecuentemente áreas específicas del funcionamiento. RESUMEN: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS EMPRESAS DE LA ECONOMIA SOLIDARIA El concepto de estructura hace referencia a la definición de funciones, autoridad y niveles jerárquicos, responsabilidad, relaciones de coordinación y comunicaciones, con el fin de lograr la mayor efectividad social y empresarial. Asamblea general o Junta de Asociados Respuestas ¿Qué es la asamblea general o junta de asociados? Es el órgano máximo de la administración de las organizaciones solidarias, la cual estudia, analiza, diseña el plan de desarrollo y proyecta la organización. ¿Quiénes constituyen la asamblea general o junta de asociados? La reunión de asociados hábiles o de los delegados, es elegida democráticamente. Según lo establecido en los estatutos cuando la organización es muy grande. Sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, órganos de administración y de autocontrol, siempre y cuando estén de acuerdo con las normas legales, los estatutos y reglamentos de la organización. ¿Por qué es importante la asamblea general o junta de asociados? Porque es el escenario democrático y autónomo por excelencia de la empresa. Allí se toman decisiones, expresan sus opiniones, criticas constructivas, se proponen planes y proyectos para el crecimiento y fortalecimiento de la organización con la participación activa de sus miembros. ¿Cuáles son las funciones de la asamblea general o junta de asociados? Construye la misión y la visión de la organización; establece los principios; las políticas y las directrices; reforma los estatutos; elige el revisor fiscal, su suplente y fija su remuneración; elige los miembros de los organizo de administración y control; examina los informes de los órganos de administración y control; aprueba los estados financieros de cada ejercicio; distribuye los excedentes del ejercicio económico conforme a lo previsto en la ley y los estatutos; fija aportes o contribuciones extraordinarias cuando sea necesaria; decide la función, incorporación , transformación y liquidación de la organización; cumple las demás funciones que les señalen los estatutos y las leyes. ¿Cuáles son los tipos de asambleas o junta de asociados? Asamblea o junta de asociados de constitución. Asamblea o junta de asociados ordinaria y asamblea. Junta de asociados extraordinaria. Asamblea junta de asociados de delegados. ¿Cuáles son las funciones del consejo de administracióncomité de administración – comité directivo- junta administrativa? Planear, organizar, evaluar, controlar e integrar la organización, asegurando el desarrollo de su objeto social; nombrar el gerente-director ejecutivo (representante legal); crear los comités que estime necesarios; establecer y aprobar los planes y programas de la organización; decidir sobre la admisión o exclusión de asociados; presentar a la asamblea-junta de asociados el informe de actividades, balance y distribución de excedentes y reglamentar los servicios de la organización. Sus funciones estad consignadas en los estatutos, las cuales serna ejecutadas de acuerdo con las políticas y directrices que trace la asamblea general- junta de asociados. ¿Qué es la junta de vigilancia o comité de control social o fiscal o junta de control social? Es un órgano de control social de la organización conformado por un número máximo de tres (3) asociados Avilés con sus respectivos suplentes; superyodo y las causales de remoción serán fijadas en los estatutos. ¿Cuáles son las funciones de la junta de vigilancia o comité de control social o fiscal o junta de control social? Velar porque los actos de los órganos d administración se ajusten a las prescripciones legales estatuarias y reglamentarias; informar a los oréanos de administración, el revisor fiscal y la superintendencia de la economía solidaria o la entidad de control sobre las irregularidades que existen en el funcionamiento de la organización y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto de adoptarse, hacer llamados de atención a los asociados cuando incumplan los deberes consagrados en la ley, los estatutos y reglamentos, solicitar la aplicación de sanciones a los asociados cuando tenga lugar a ello y velar por que el órgano competente se ajuste al procedimiento establecido para el efecto. Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles para poder participar en las asambleas-juntas de asociados o para elegir delegados, rendir informes sobre sus actividades a la asamblea general – junta de asociados, conocer los reclamos que presenten los asociados en la relación con la presentación de los servicios, transmitidos y solicitar los correctivos por el conducto regular y con la debida oportunidad, las demás que l asignen la ley o los estatutos siempre y cuando se refieran al control social y no corresponda a las funciones propias de la auditoria interna o revisora fiscal, salvo en aquellas organizaciones exigidas de revisor fiscal por la supersolidaria. (Ver circular externa No. 007 del 29 de Diciembre de 1999 de la supersolidaria). El órgano de control social deberá desarrollar sus funciones con fundamento en criterio de investigación y valoración y sus observaciones y requerimientos serán documentados adecuadamente. ¿Quién es el revisor fiscal? Es el responsable del control en el aspecto contable y financiero de la organización. La organización debe tener un Revisor Fiscal con su respectivo suplente quienes deberán ser contadores públicos con matricula vigente. ¿Cuáles son las funciones del revisor fiscal? Las funciones del revisor fiscal serán señaladas en los estatutos y reglamentos de las organizaciones y se determinaran teniendo en cuenta las atribuciones asignadas a los contadores públicos en las normas que regulan el ejercicio de la profesión, así como exigen de manera especial la intervención, certificación o firma de dicho profesional. Ningún contador público podrá desempeñar el cargo de revisor fiscal en la organización en la cual sea asociado. • Efectuar el arqueo de los fondos de la organización, sentándolo en las actas respectivas. • Velar por que los libros de contabilidad de la sociedad estén al día de acuerdo con el plan de cuentas establecido por la superintendencia. • Cerciorarse de que todas las operaciones que se celebren por cuenta de la sociedad estén de acuerdo con los estatutos y con lo dispuesto por los órganos de dirección y de administración. • Inspeccionar los bienes de la sociedad, practicando arqueos, verificando la exactitud de los inventarios y de todos los valores de la propiedad de la organización. • Firmar los balances y cuentas que deban rendir órgano de administración, a la asamblea general – junta de asociados y a la superintendencia respectiva. • Informar oportunamente al representante legal, el órgano de administración y a la asamblea general – junta de asociados sobre las irregularidades que se presenten en el desarrollo de las operaciones de la organización. • Presentar un informe o dictamen sobre la racionalidad de los estados financieros a la asamblea general-junta de asociados, acompañado de un análisis detallado de las cuentas. • Verificar el estado de archivo de correspondencia, comprobante de cuentas, libros y actas de sociedad. ¿Qué son los comités? Son órganos de apoyo que facilitan a los directivos y ejecutivos de la organización, la gestión empresarial y social. Estos comités permiten lograr una mayor participación de los asociados en el desarrollo de los programas que adelante la organización. Se pueden conformar diferentes comités de acuerdo con el objeto economico y social, así: de educación, d créditos, de compras, de vivienda, de divulgación, solidaridad, bienestar social, técnico etc. Pero hacen parte de la estructura administrativa, los de educación y los de solidaridad, según la ley 79 de 1988. ¿Qué es un comité de educación? Es uno de los órganos que conforma la estructura organizativa básica de la organización, el cual esta obligado a realizar de forma permanente actividades que tiendan a la formación de sus asociados y trabajadores en sus principios, métodos y características de la economía solidaria, de asistencia técnica e investigación de promoción, así como para capacitar a los administradores en la gestión empresarial propia de cada organización. Estas actividades deben ser programadas y coordinadas por el comité de educación, el cual planea cada año unas actividades en el marco del proyecto educativo socio empresaria- PESEM, con su correspondiente presupuesto, e incluye la utilización del fondo de educación, que por ley es del 20% de los excedentes. Para lograr una mayor eficiencia en la planeación educativa es necesario partir de las necesidades de la organización a través de diagnósticos realizados directamente con los asociados y empleados. ¿Qué es el comité de solidaridad? Es uno de los órganos que conforman la estructura organizativa basita de la organización con los excedentes, en un mínimo de un 10%, las organizaciones deberán desarrollar la ayuda mutua a sus asociados con programas de promoción, previsión, de salud y asistenciales para atender eventos de calamidad y enfermedad de los asociados. ¿Quién es el gerente o director ejecutivo? Es la persona de más jerarquía dentro de la organización, ya que es el REPRESENTANTE LEGAL y el ejecutor de las disposiciones y acuerdos del órgano de administración. ¿Cuáles son sus funciones? • Proveer los cargos contemplados en la planta de personal debidamente adoptada por el órgano directivo. • Organizar de acuerdo con ellos la marcha de la entidad y el establecimiento de sucursales y agencias. • Organizar el trabajo, la producción y el abastecimiento de la entidad. • Ordenar los gastos. • Celebrar contratos. • Realizar operaciones de conformidad con lo contemplado en los estatutos. • Presentar para estudio y aprobación del orégano de dirección. • El presupuesto de ingresos, gastos e inversiones para el periodo correspondientes y los planes, programas y proyectos que estime necesarios y las que se le asignen en procura de un mejor funcionamiento de la organización.
