Contabilidad para ONG

Contabilidad
Para asociaciones y fundaciones
Programas de gestión de entidades no lucrativas
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Índice
0.- Características y objetivos ................................................................. 3
1.- Contabilidad analítica y presupuestaria .............................................. 4
2.- Gestión analítica y de centros de coste .............................................. 5
2.1.- Asientos predefinidos ....................................................................... 6
2.2.- Gestión de asientos .......................................................................... 6
2.3.- Múltiples listados de extractos de apuntes .......................................... 6
2.4.- Conciliación de cuentas .................................................................... 7
2.5.- Listados de Sumas y saldos .............................................................. 8
2.6.- Balances ......................................................................................... 8
2.7.- Facturas Emitidas y Recibidas ........................................................... 9
2.8.- Previsiones de cobro y pago .............................................................10
2.9.- Presupuestos .................................................................................11
2.10.- Cierres y aperturas .......................................................................12
3.- Otras utilidades .................................................................................12
Este documento sólo recoge algunas de las características del
programa. Para conocerlas todas, descargad gratuitamente la
versión demo desde www.suport.org.
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0.- Características y objetivos
El programa de Contabilidad tiene como objetivo principal optimizar y agilizar la
gestión económica de la entidad.
Cada vez es más necesario llevar un control efectivo de los recursos para poder
obtener más fuentes de financiamiento y poder, así, ampliar y mejorar nuestros proyectos y6
actividades.
El programa de Contabilidad está especialmente pensado y diseñado para entidades
sin ánimo de lucro, con una introducción de datos sencilla y una amplia gama de listados que
proporcionan informaciones económicas fundamentales para la rendición de cuentas y la
planificación.











Listados del Diario, Mayor, Balances, Cuentas, Explotación, Registro de IVA,...
Control de Centros de Coste
Módulos de Facturación específicos
Control de Cobros y Pagos
Previsiones de Tesorería
Conciliaciones bancarias manuales y automáticas.
Elaboración de presupuestos con desglose mensual y por Centros de Coste.
Análisis de desviaciones presupuestarias.
Consolidación y fusión de entidades automática
Conectividad total con otros programas de SUPORT
Datos exportables a Microsoft Office (Word, Excel, Acces)
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1.- Contabilidad analítica y presupuestaria
El
programa
de
Contabilidad
es
una
aplicación
multientidad,
analítica
y
presupuestaria, destino de la información de otros módulos tales como Facturación, Gestión
de Socios, etc.
Por su carácter modular y definición de restricciones de accesos a opciones según los
usuarios, se permite acotar las opciones operativas. Está implementado en tres idiomas:
castellano, catalán y francés.
El programa permite:

Creación de tantas
como se necesite.
entidades

Duplicar entidades

Extraer resultados a nivel de
balances
consolidados
entre
distintas entidades

Limitar el acceso selectivo en
función de usuarios.
Además, para cada entidad es seleccionable el mes de inicio. Por ejemplo:

Enero a Diciembre (tipo de ejercicio normal)

Septiembre a Agosto (tipo de ejercicio escolar)
Permite tener varios ejercicios en línea. Puede estar entrando asientos de diciembre
del 2007 y de enero del 2008, o bien emitir un listado de una cuenta de proveedor desde el
año 2000 hasta el 2005, comparar balances de dos años, etc.
También permite abrir y cerrar ejercicios cuando se desee, por ejemplo cerrar el
ejercicio 2008 en mayo del 2009, volver a abrir, modificar, y volver a cerrar en Junio. El
programa permite borrar Ejercicios muy antiguos guardándolos en históricos que se
comportan como otras Entidades de la Contabilidad.
Para cada entidad puede definirse sus propios modelos de balances (situación,
cuenta de explotación, variación del capital circulante, cuadro de financiación…).
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Permite definir la exención del IVA o definir prorratas de IVA para las facturas
recibidas de proveedores.
Los niveles del código de las cuentas contables son definibles para cada entidad. Por
ejemplo la entidad A trabaja con cuatro niveles y 8 dígitos de trabajo (cuentas: 4, 43, 430 y
43000001) y la B trabaja con cinco niveles y 9 dígitos de trabajo (cuentas: 4, 43, 430, 4300
y 430000001).
2.- Gestión analítica y de centros de coste
La aplicación de centros de coste permite múltiples selecciones en listados de
extractos de apuntes, al confeccionar balances, en el control de efectos de cobro y pago, en
las comparativas de presupuestos, etc.
Se pueden definir a nivel directo o indirecto. Por ejemplo: se puede indicar
directamente cargo de Teléfono al departamento A o indirectamente cargo de teléfono de
50% al departamento A, 30% al departamento B y 20% al departamento C, en un único
apunte.
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2.1.- Asientos predefinidos
Tan sencillo como marcar como predefinido un asiento mientras se introduce,
indicando su concepto (Nóminas, Amortizaciones, etc.). Posteriormente se podrá seleccionar
para proponerlo automáticamente con diferentes características (fechas, cuentas, textos,…).
2.2.- Gestión de asientos
La introducción manual de asientos es muy sencilla, permitiendo desde la misma
pantalla dar de alta, modificar y borrar asientos, dar de alta facturas, hacer cobros y pagos
de efectos, consultar cuentas de mayor, etc.
La entrada de asientos puede ser directa a los libros de mayor/diario, o diferida,
guardándose
primero
en
bolsas
temporales,
y
tras
su
verificación
se
actualizan
automáticamente.
2.3.- Múltiples listados de extractos de apuntes

Diferentes listados del mayor y del diario.

Listados por Nº de asiento o por Nº documento.

Listados por centros de coste, tanto a nivel directo como indirecto.

Selectivos entre fechas, cuentas, centros de coste, conceptos contables, consolidados
de empresas, etc.
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
La opción “Apuntes” se utiliza para consultar el archivo de apuntes y buscar por
contenidos de texto (concepto), o por importes, por Nºs de documentos, poder
ordenar y filtrar por diferentes conceptos (cuentas, conceptos, importes, …).

Listado oficial del diario resumido por meses.
2.4.- Conciliación de cuentas
Posibilidad de "marcar" apuntes de unas cuentas determinadas, de una forma
sencilla, con el fin de extraer listados de comprobación de que todos han sido revisados,
entre unas fechas determinadas (mediante cuadre de saldo de la cuenta a un día). La
entrada de Asientos avisa si se intenta modificar un Apunte marcado.
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La Conciliación también se puede realizar semiautomáticamente capturando los
archivos de Extractos Bancarios del banco (en Norma Bancaria 43) y comparando con los
Apuntes existentes en la Contabilidad.
2.5.- Listados de Sumas y saldos
Seleccionando por cualquiera de los 5 niveles posibles y eligiendo si se desean
subtotales por niveles superiores. Tres listados:

Para un mes determinado, saldo inicial, actual y final

Mes a Mes, saldo inicial anual, importe mes a mes

Mes a Mes, saldo inicial anual, importe acumulando meses
Múltiples
condiciones
de
selección, como fechas, cuentas,
posibilidad de definir resumidos
grupos a 3 dígitos, se pueden
solicitar
niveles,
con
en
(contravalor
subtotales
diferente
en
por
moneda
pesetas),
definición de márgenes para la
encuadernación, etc.
2.6.- Balances
De situación, explotación, real-estimado, capital circulante, cuadro de financiación,
comparativas de resultados por centros de coste. Además se puede seleccionar que
aparezcan el año actual y el anterior o bien solo el actual.
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
Selectivos por centros de coste,
que salgan cuentas o
acumulados, dejando margen
para encuadernación, etc.

Permite consolidación de
entidades.
2.7.- Facturas Emitidas y Recibidas
Sistema cómodo y fácil de introducir las facturas, proponiendo el programa
automáticamente las cuentas de contrapartida (gastos, ingresos, IRPF, IVA, tesorería) según
las series de numeración o datos fiscales de los clientes y proveedores, pero pudiendo
cambiarlas el usuario, y los centros de coste.

Creación de los asientos automáticos.

Listados oficiales trimestrales de IVA, fichero para el 347.

Creación de vencimientos automática según condiciones de cobro/pago de los
clientes/proveedores, modificables. Creando asientos automáticos de cobros o pagos
al contado.
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
Posibilidad de impresión a hoja completa, de los datos de una factura, Cliente /
Proveedor, nº de asiento donde se registró, importes, contrapartidas y vencimientos.
Útil para graparlo con la factura real.

Posibilidad de empresas exentas de IVA, definidas con aplicación de porcentaje de
prorratas de IVA, asignación automática de cuentas de gastos según prorrata….
2.8.- Previsiones de cobro y pago
Los efectos generados por las facturas emitidas y recibidas tienen una gestión
completa
con
múltiples
listados
como
extractos
de
pendientes
por
cuenta
de
cliente/proveedor, por fechas, por cuentas de tesorería, etc.
Flujos de tesorería a diferentes niveles de cuentas y periodos (día a día, semanal,
mensual, anual).
En un solo archivo, se almacenan:

Previsiones de Cobros (vencimientos de Facturas Emitidas)

Previsiones de Pagos (vencimientos de Facturas Recibidas)

Previsiones Presupuestarias (Cuentas Presupuestarias)

Previsiones Generales (Gastos/Ingresos, alquileres, nóminas).
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Todos ellos son traspasables a Contabilidad. Cobros, Pagos y Previsiones Generales
se podrán agrupar en Grupos de Previsiones con el fin de extraer listados.

Creación de asientos automáticos al indicar la fecha de cobro o pago.

Impresión de documentos de pago (talones, pagarés, letras y las cartas de pago).

Órdenes de pago por soporte magnético (Norma 34), para los efectos de
proveedores, nóminas, alquileres, abonos, etc.

Control de efectos presentados pendientes de vencimiento.
2.9.- Presupuestos
El
programa
permite
definir
y
comparar
presupuestos
a
nivel
de
Cuenta
presupuestaria o a nivel de Centros de Coste. Las Cuentas Presupuestarias se engloban en
Grupos Presupuestarios, con el fin de seleccionar y emitir listados totalizando por dichos
grupos.
Existen listados y consultas de desviaciones, mes a mes o por periodos a seleccionar.
Las comparaciones se establecen a nivel de Debe, Haber o Saldo según la selección en cada
cuenta.
Fácil introducción pudiendo seleccionar importes mes a mes o dejando que el
programa prorratee totales anuales.
Dentro
de
un
mismo
ejercicio
se
permiten
hacer
diferentes
revisiones
de
presupuestos. Todos los listados se podrán emitir referenciados a una Revisión determinada.
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El
programa
incorpora
procesos
para
copiar
presupuestos
a
otro
ejercicio
incrementando con porcentajes según los grupos presupuestarios. También permite copiar
presupuestos con diferente centro de coste. Otro proceso permite crear un presupuesto a
partir del contabilizado del año anterior, etc.
2.10.- Cierres y aperturas
El programa permite abrir ejercicios anteriores y volver a cerrarlos cuando se desee.
También dispone de un cierre parcial, a mitad de ejercicio, que evita que los usuarios
puedan modificar datos anteriores a una fecha.
3.- Otras utilidades

Proceso de cambio de cuentas entre fechas, para poder sustituir un código de cuenta por
otro, de forma automática, en un intervalo de fechas. Otro proceso permite el cambio
masivo de centros de coste, también en un intervalo de fechas.

Ampliar o reducir dígitos de cuentas, con el fin de cambiar la definición de dígitos de
trabajo de una empresa. Por ejemplo pasar de 8 dígitos a 9 dígitos.

Renumeración física de numeración de asientos, para eliminar los huecos de asientos
eliminados.

Capturar asientos de otra empresa, incluso se puede capturar todo un ejercicio
cambiando de mes de inicio (se septiembre a enero por ejemplo).

Etiquetas de datos fiscales para confeccionar mailings.

Definición de los modelos de balances de situación, explotación, cuadro de financiación y
capital circulante. Se pueden crear tantos como se deseen, incluso traspasarlos de una
empresa a otras.

Definición de cuadres y ejecución de diferencias, donde podrán definir que la suma de
unas cuentas tiene que ser igual a la suma de otras, en caso contrario el programa avisa.

Guiones para confeccionar memorias para empresas, para entidades sin afán de lucro,
para fundaciones y para federaciones deportivas.
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
El manual está incluido en el propio programa y es sensible al contexto. Es decir,
estando situados en una opción de menú o en un dato de entrada, pulsado la tecla F1 el
programa explicará que se puede hacer en ese caso. Pulsando de nuevo F1 la Ayuda
aparecerá el índice.

Desde el índice de la ayuda el usuario podrá imprimirse el manual por capítulos, en
cualquier tipo de impresora.
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