Oficio 220-035006 Del 16 de Abril de 2013

Oficio 220-035006 Del 16 de Abril de 2013
Ref: Término del Derecho de Inspección / Reuniones por derecho propio, en el caso de las
SAS
Aviso recibo de comunicación radicada con el No. 2013-01-076381, mediante la cual formula algunos
interrogantes relacionados con los temas de la referencia que se resumen así:
1 Cómo opera el derecho de inspección en el caso de una SAS en la cual la convocatoria debe
efectuarse con cinco días de antelación.
2. Si en el caso de no haberse convocado, procede la reunión por derecho propio en los términos
que regula el artículo 422 del Código de Comercio.
3. De qué manera opera el derecho de inspección que tienen los socios en el evento anterior; dentro
de los 15 días conforme al artículo 422 del C. de Cio o, dentro de los 5 días que en materia de
convocatoria prevé el artículo 20 de la Ley 1258 de 2008.
En el entendido que no le son ajenos los temas planteados ni el marco normativo que los regula, cabe
observar que en la P.WEB de la Entidad se divulgan entre otros los conceptos jurídicos que la misma
emite sobre las materias de su competencia, con el fin de facilitar precisamente que los interesados se
ilustren y puedan absolver directamente sus inquietudes, máxime tratándose de aspectos relacionados
con las SAS, sobre las cuales se ha publicado una extensa doctrina y adicionalmente una “ Cartilla”
contentiva de las cien preguntas y respuestas sobre las mismas.
Hecha esta precisión, resulta oportuno consultar el criterio que la Superintendencia ha a fijado en torno
a los aspectos planteados, para lo cual ha de acudirse a los apartes del Memorando 220-005638 del 13
de octubre del 2009.
Derecho de inspección
Aunque el derecho de inspección como tal no fue tratado en la Ley 1258, el tema de la convocatoria a
las reuniones de la asamblea que de suyo lo involucra, sí fue objeto de expresa y particular regulación.
En efecto el artículo 20 ibidem, con un carácter eminentemente supletorio de la voluntad de las partes,
contempla las reglas sobre antelación, medio y personas que pueden convocar. En lo que tiene que ver
con la antelación, la norma establece que la citación se ha de afectar cuando menos con cinco (5) días
hábiles tanto para reuniones ordinarias como extraordinarias, con la obligación adicional de incluir en
todos los casos el orden del día a tratar, lo que implica que en los estatutos se podrá establecer
libremente cualquiera otra antelación. No obstante, para las reuniones en las que se hayan de considerar
y aprobar estados financieros de fin de ejercicio u operaciones de transformación, fusión o escisión, la
convocatoria necesariamente se deberá efectuar con cinco días hábiles de antelación cuando menos,
pues se trata del término mínimo previsto por la ley para ejercer el derecho de inspección.
De ahí que en los estatutos se pueda prever para estos fines un término mayor, pero nunca inferior.
Como este Despacho lo ha advertido frente a la sociedad anónima son dos las diferencias :i) que para la
reunión en la que se han de considerar estados financieros, el término de antelación es menor y ii) que
para las reuniones que no tengan tal propósito, es decir para las reuniones extraordinarias, la antelación
es mayor pues se exige que sea en días hábiles mientras que en las anónimas son comunes, debiendo
agregarse que excepcionalmente en las SAS, es posible estipular libremente el órgano social que estará
facultado para convocar.
Reunión por derecho propio
La ley 1258 no se ocupa de regular específicamente este tipo de reunión, que como es sabido, se lleva a
cabo en virtud de una convocatoria de origen legal que tiene como propósito suplir la falta de
convocatoria a reunión ordinaria. Con fundamento en las reglas de remisión legalmente establecidas la
ausencia de regulación frente a las SAS podrá dar lugar a uno de los siguientes eventos.
(i) Si en los estatutos nada se ha estipulado al respecto, dicha reunión procederá cuando quiera que no
se haya convocado a reunión ordinaria, siempre y cuando ésta se deba realizar dentro de los primeros
tres meses del año. Ello considerando que la convocatoria para la reunión por derecho propio es de
carácter legal y por ende, a los términos de la norma que la consagra ha de ceñirse la misma.
(ii) Es posible que en los estatutos se estipule la reunión por derecho propio en los mismos términos que
la consagra el artículo 422 del Código de Comercio, en cuyo caso es indiscutible su aplicación.
(iii) También es posible estipular en los estatutos una reunión por derecho propio en condiciones
distintas a las que prevé la disposición legal invocada, es decir para una fecha diferente, para hora o
sitios distintos, o incluso con un quórum especial diferente. Sin embargo, ésta no será en sentido
estricto “ reunión por derecho propio” , dada la fuerza vinculante que tienen las condiciones de origen
legal previstas para ellas, origen que no tendría en el supuesto descrito.
Se trataría en tal caso de una reunión de convocatoria estatutaria, a las que se ha referido la doctrina
para identificar las reuniones que tienen unos elementos de convocatoria preestablecidos en el contrato
social.
(iv) Por último, es perfectamente viable establecer expresamente en los estatutos que no habrá lugar en
ningún caso la reunión por derecho propio.
Conclusión:
Salvo que los estatutos prevean al efecto un término superior, para los casos de aprobación de balances
de fin de ejercicio, tratándose de las SAS, los accionistas ejercerán el derecho de inspección que
legalmente les asiste durante los cinco días hábiles anteriores a la reunión, lo que igualmente se predica
frente a la reunión por derecho propio a la que pudiere haber lugar.
En los anteriores términos su solicitud ha sido tramitada con los alcances previstos en el artículo 28 del
C.C.A.