MoProSoftv1.3 Versión: ... Manual de Caja Fecha: 22 de Junio de 2008

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Manual de Caja
Definir, Configurar y Manuel de Caja
Versión:
1.1
Fecha: 22 de Junio de 2008
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Manual de Caja
Cuando se tiene atención al público en general, se puede usar el módulo de caja. Este módulo permite mayor facilidad al momento
de vender y por lo general no se requiere que afecte la cartera. El modulo de caja, permite registrar el cobro de los documentos de
venta y por lo mismo hacer el corto de caja, al finalizar el turno.
Se usa en combinación de la impresora de notas y del cajón del dinero.
1.- Definir modo de uso de Caja
Existen 4 (cuatro) formas para definir caja.
Si el proceso de ventas requiere de caja lo primero es configurar caja.
Configuración Inicial
a) Habilitar el Menú de caja. Para habilitar el menú de caja ir a Utilerías/(Grupo de Usuarios/Catálogo de Niveles)/Caja.
b) Utilerías/Configuración General del Sistema/P Venta/Numero de Caja
c) Ventas/Siguientes Folios
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Definir, Configurar y Manuel de Caja
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1) Caja
La forma de operar caja, tipo supermercado se realiza la configuración inicial.
Las operaciones se registran en Caja/Registrar Ventas
2) Mostrador y Caja
La forma de operar caja con un cajero y varias computadoras en mostrador se realiza la configuración inicial.
Las operaciones se registran en Ventas/Registro de ventas (mostrador) y la ventana de Caja/Registrar pago de contado (cajero).
3) Mostrador Contado y Crédito
La forma de operar caja es que las notas y facturas de contado se van al corte de caja y las facturas de crédito se van al estado de
cuenta del cliente se realiza la configuración inicial y configuración de niveles.
1.- Pestaña Ventas2
2.- Pestaña CXC
1.- En la Pestaña de Ventas2, habilitar la opción de Ventana de Caja en notas y facturas.
2.- En la Pestaña de CXC, deshabilitar Caja-Recepción de Pagos y Modificar corte de caja.
Las operaciones se registran en Ventas/Registro de ventas. Si realizamos una factura de crédito esta se ira a Estado de Cuenta del
Cliente para después el personal de cobranza aplique pagos.
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4.- Menú de Caja
Abrir corte
El abrir el corte de caja permite inicializar operaciones de la caja. El corte de caja relaciona un usuario a una estación o caja. Los
datos que muestra la pantalla son:
Caja
Es el número de caja. Cada estación que sirva como caja debe tener su número (Configuración general del
sistema, punto de venta)
Corte
Es número de corte asignado. Lleva un consecutivo de cortes.
TC
Tipo de cambio a usar en la caja
Usuario
Nombre del usuario que abrió el corte
Fecha
Fecha actual
Hora
Hora de inicio del corte
Fondo
Recibido
Se puede indicar la relación de billetes y monedas con F2.
Pesos
Importe del fondo en pesos
Dólares
Importe del fondo en dólares.
Total
Al abrir corte, será el corte que estará abierto en la estación.
Caja, Registrar Ventas
Esta opción se usa para tener en la misma pantalla, la captura de artículos y la ventana de cobro. Así como opciones de caja.
Se puede definir en la configuración general, ventas2, un cliente cero o mostrador por default. Así como el documento de venta
predefinido al iniciar la caja. El sistema lleva la fecha, el folio del documento, el corte, y el usuario de manera inactiva en pantalla.
Los tipos de documentos a realizar en caja son: Nota, factura, Apartado, Devolución de nota.
En el campo de artículo, se puede ir capturando, el código de barra de los artículos o se puede buscar con F2. Si en la venta, está
involucrado un vendedor, al momento de cobrar, se puede registrar o buscar al vendedor.
Al dar enter, se pasa a la ventana de cobro. Al iniciar aparece efectivo como forma de pago. Se puede cambiar con la barra
espaciadora, a cheque, tarjeta de crédirto, nota de crédito, y cualquiera que se defina en el catalogo de tipos de movimientos de
caja.
Al dar enter pide registrar el importe del pago en pesos o dólares. En el caso de transacciones con cheque, se debe capturar la
información relacionada con el tipo de pago, en la última columna. Al dar enter permite, registrar otra forma de pago adicional para
la misma nota. En caso de pagos con tarjeta de crédito, el sistema automáticamente, registra el total a pagar.
Al procesar, se registra la salida de los productos y se registra el pago.
Botones auxiliares de la ventana de caja.
F8= Procesar
Registra el pago y salida de los productos.
Limpiar
Limpia la pantalla para empezar un nuevo documento. Pide autorización de un usuario y su contraseña
Abonar
apartado
Permite registrar pagos parciales y finales a un pedido o apartado.
Pagar
créditos
Si el cliente cuenta con facturas o notas de crédito, se debe cargar al cliente, con F5, o seleccionado el botón, y al
presionar esta opción, nos aparecerá la ventana de pago de facturas de crédito. Nos permite seleccionar la forma
de pago, así como el importe a pagar. El sistema asigna el pago a las facturas más atrasadas, pero es posible
modificarlo. Al procesar se registra el pago de las facturas de crédito y el pago afectará el corte de caja.
F6 Otros
Permite registras otras entradas de efectivo
F5 Cliente
Permite registrar un cliente, para pagar créditos.
Cerrar corte
Permite cerrar el corte
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Salidas de
efectivo
Permite registrar salidas de efectivo de la caja. Estas salidas afectarán el corte de caja.
Cancelar
Movimiento
Permite cancelar un movimiento. Requiere autorización.
Caja, Recibir pagos contado F12
Esta opción, se usa cuando se hacen facturas en mostrador y se pasan a pagar a la caja. Permite mostrar solo las facturas y notas
abiertas, muestra el nombre del cliente, el contacto, y el monto total de la nota.
Cuenta, con los siguientes botones.
Abrir corte
Abre un corte nuevo para la caja
Cerrar corte
Cerrar, pregunta si se realizó la salida de efectivo, y luego muestra los datos del cierre de corte: Número de corte,
Fecha y hora, y el usuario del corte.
Salidas de
Efectivo
Una vez abierto un corte es posible registrar salidas de efectivo. Al presionar este botón, el sistema muestra los
datos del corte, y permite seleccionar el tipo de salida. (Se pueden configurar en Configuración General del
sistema, Punto de venta. Luego permite registrar el beneficiario del dinero, y el importe, ya sea pesos o dólares.
Cancelar
movimiento
Permite hacer la cancelación de un movimiento de caja (Nota, factura, apartado, Pago, salida de efectivo, entrada
de efectivo. Se debe de capturar el folio del movimiento a cancelar y la causa.
F6 Pagar
créditos
Lanza la ventana de cobro para documentos de crédito. Se captura, el cliente, la forma de pago, el importe y la
divisa, el sistema sugiere la aplicación a las facturas más atrasadas en automático. Al presionar F8 Pagar, se
registra el pago en caja y en cobranza se registra el abono al estado de cuenta del cliente.
Caja, Recibir Pagos Crédito
Esta opción es sirve para recibir pagos de crédito, en el módulo de caja. Es la misma que se manda llamar desde las pantallas de
caja. Solo que aquí se hace desde el menú de caja.
Caja Otras Salidas de Efectivo
Es la opción de salidas de efectivo, que se manda llamar en las ventanas de caja, y F12. Solo que aquí se manda llamar desde el
menú.
Caja, Otras Entradas de Efectivo
Sirve para registrar en el corte, otras entradas de efectivo. Inicialmente, tiene configurada la opción de Fondo de Caja Recibido
Se pueden agregar conceptos en Caja, tipos de movimientos, marcando el movimiento como entrada por otro tipo de movimiento.
Caja, Cerrar corte
Pide, capturar, la salida de efectivo, del fondo de caja. Y luego muestra los datos del corte. Y lo cierra la presionar el botón de
cerrar corte.
Caja, Entregar corte de caja
Para realizar la entrega del corte de caja, se muestra en pantalla, la captura del corte a realizar. Al capturarlo, muestra en pantalla,
los datos del corte. Cuando abrió, cuando cerró y el usuario que entregó. Y se capturan los datos de los importes recibidos.
EF
Efectivo
TC
Tarjeta de crédito
CH
Cheque
Tanto en pesos, como en dólares. Solo aparecen los tipos de pagos recibidos. Cuando es pago con tarjeta, el importe aparece
automáticamente. Al presionar el botón de registrar, se procesa el cierre del corte.
Caja Elaborar Factura del Día
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Esta opción permite generar la factura de las notas del día. Permite consultar los movimientos de las notas del dia capturando la
fecha. Se capturar el folio de la factura, y asignar la fecha de la factura. El sistema muestra el folio inicial y final de las notas del día.
Así como Subtotal, iva y total de la factura. Al procesar, el sistema, generará la factura.
Caja, Facturar Nota de venta
Esta opción permite facturar una nota. Muestra en pantalla el folio de la factura a generar. Se tiene que cargar el folio de la nota, y
el sistema mostrará el detalle de la nota. Luego se cargará el cliente del catalogo de clientes.
Al procesar, la nota, se habrá facturada.
La empresa debe establecer reglas para sus clientes, para poder generar la factura de una nota.
Reportes de documentos y detallados
Caja, Consulta General de Movimientos
Permite consultar cualquier movimiento realizado en la caja tiene los siguientes filtros:
Fechas
Permite establecer un rango de fechas
Folio
Permite realizar un rango de folios
Cortes
Permite filtrar por un rango de cortes determinado
Sucursal
Permite filtrar los movimientos de una sucursal
Tipo
Tipo del movimiento de caja realizado
Cliente
Permite seleccionar a un cliente específico
Beneficiario
Permite consultar los movimientos realizados a un beneficiario
En la grid muestra los siguientes resultados
Folio
Folio del movimiento
Fecha
Fecha del movimiento
Hora
Hora del movimiento
Tipo
Tipo de movimiento realizado
Cliente
Nombre del cliente
Importe
Importe del movimiento
Divisa
Moneda
La consulta se puede mandar a Excel con fines de estadísticas comparativas. El sistema muestra los totales de pesos y de dólares.
Al dar enter en cualquier movimiento, te muestra los datos del detalle individual del movimiento.
Caja, Consulta Individual de Movimientos
Desde el menú del sistema es posible hacer una consulta individual a un movimiento, registrando su folio.
Caja, Consulta general de cortes
Es una consulta que permite revisar los cortes de los cajeros. Cuenta con los siguientes filtros
Fechas
Se puede filtrar la información por un rango de fechas
Cortes
Se puede filtrar los cortes por un rango de cortes.
Sucursal
Se puede elegir una sucursal, o todas
Usuario
Se puede elegir un usuario o todos
Caja
Se puede seleccionar una caja determinada
Al consultar se muestra la información del corte, la grid, con los siguientes datos.
Corte
Fecha
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Caja
Usuario
Hora inicial
Hora Final
Al dar enter, en un corte, se muestra los datos del corte registrados. Si un corte no está cerrado, no muestra datos. Se puede
modificar un corte o imprimirlo.
Caja, Consulta individual de cortes
Esta opción del menú, permite consultar un corte en específico. Debe de estar cerrado. Se registra el folio del corte y muestra en
pantalla, las formas de pago que se recibieron en el corte.
Aparecen los datos del corte, y en la grid se muestran los siguientes columnas
Tipo
Es el tipo de pago
Descripción
Es el nombre del tipo de movimiento
Divisa
Moneda
Importe
En esta columna se registra el dinero contado por el cajero al cerrar el corte.
Caja, Catalogo de Beneficiarios
En esta opción se registran los nombres de los beneficiarios a usar en las salidas de efectivo.
Si no se da de alta en esta catalogo, el usuario de la caja, no podrá darlo de alta.
Caja, tipos de movimientos
En este catalogo se pueden agregar tipos de movimientos adicionales a los que el sistema tiene inicialmente. Pide los siguientes
campos.
Clave
Es la clave del concepto a usar
Descripción
Es el nombre del concepto o tipo de movimiento
Tipo
Permite seleccionar (Pago, Entrada por otro tipo de movimiento, Salida por otro tipo de
movimiento)
Grupos que tendrán acceso
Permite determinar el nivel de acceso a este concepto.
Tipo de movimiento que
genera en el módulo de
cobranza
Relaciona el tipo de movimiento registrado en caja, con el tipo de movimiento registrado en el
módulo de cobranza. Se indica si el concepto es movimiento de efectivo.
Capturar referencia
Permite capturar la referencia, por ejemplo el folio del cheque
% de comisión por aceptar el
tipo de pago
En el caso de tarjetas de crédito, se puede cobrar una comisión por aceptar el pago, adicional a
los costos del sistema. Se registra el porcentaje.
El sistema permite agregar un tipo de formato para cada concepto.
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