procedimiento asignación de cupos a niños procedentes de

PROCEDIMIENTO
VERSION: 02
ASIGNACIÓN DE CUPOS A NIÑOS
PROCEDENTES DE ENTIDADES DE
BIENESTAR SOCIAL O FAMILIAR
FECHA: 23-07-2012
PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN
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1 OBJETIVO
Gestionar la asignación de cupos escolares a alumnos mayores o iguales de 5 años
provenientes de entidades de bienestar social o familiar para asegurar su ingreso al
sistema educativo oficial según criterios de prioridad.
2 ALCANCE
El procedimiento inicia con la realización de acuerdos con entidades de Bienestar Social o
Familiar de la jurisdicción, este permite garantizar la continuidad de los niños provenientes
de dichas instituciones que hayan terminado el jardín y vayan a comenzar el grado
obligatorio de transición. El procedimiento finaliza con la validación de los niños atendidos,
los cuales son provenientes de Entidades de Bienestar Social o Familiar.
3 DEFINICIONES
3.1. SIMAT: Sistema Integrado de Matrícula.
3.2. SED: Secretaría de Educación Departamental.
3.3. MEN: Ministerio de Educación Nacional.
4 CONTENIDO
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DE CUPOS A
NIÑOS PROCEDENTES DE ENTIDADES DE BIENESTAR SOCIAL O FAMILIAR:
Elaborado Por:
Revisado Por:
Aprobado Por:
Cargo: Coordinador de Calidad
Cargo: Profesional Universitario
Cargo: Técnico Administrativo
Firma:
Firma:
Firma:
Cargo: Secretaria de Educación
Departamental
Firma:
PROCEDIMIENTO
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4.1 REALIZACIÓN DE ACUERDOS CON ENTIDADES DE BIENESTAR SOCIAL O
FAMILIAR DE LA JURISDICCIÓN.
El funcionario de acceso de la SED, confirma y realiza reuniones con los miembros de
las Entidades de Bienestar Social o Familiar de la jurisdicción para definir acuerdos de
ingreso al sector educativo oficial de los niños provenientes de estas entidades.
(Oficios de invitación a reuniones y actas de reuniones).
4.2 SOLICITA REGISTRO DE LOS NIÑOS AL BIENESTAR SOCIAL O FAMILIAR DE LA
JURISDICCIÓN QUE REQUIEREN CUPO PARA ACCESO EN ESTABLECIMIENTOS
EDUCATIVOS.
El funcionario de acceso de la SED, envía Oficio de Solicitud a las Entidades de
Bienestar Social o Familiar de la jurisdicción con las que ha realizado acuerdos de
acceso, solicitando el registro de los niños que están en edad escolar y requieren
cupo en un Establecimiento Educativo Oficial.
4.3 PREPARAN Y ENVIAN INFORME DE LOS NIÑOS QUE REQUIEREN CUPO.
Los Miembros de la Entidad de Bienestar Social o Familiar, envía el registro de los
niños que requieren cupos en los establecimientos educativos oficinales a la SED,
para garantizar la continuidad del proceso de formación de los niños y niñas en edad
escolar, posteriormente los miembros de la Oficina de Cobertura de la SED, reciben
el registro de los niños que requieren cupos y lo archivan temporalmente, hasta
seguir las acciones de tramite respectivos.
4.4. ASIGNACIÓN DE CUPOS.
A través de la ejecución del procedimiento de Asignación de Cupos, el área de
Cobertura de la Secretaría de Educación, envía copia con oficio de envío por medio
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de los correos electrónicos institucionales, del registro enviado por las entidades de
Bienestar Social o Familiar, a los Secretarios municipales de educación respectivos
para que estos informen a los rectores de su jurisdicción la necesidad de asignación
de cupos de acuerdo a la demanda presentada por las entidades de Bienestar, y
finalmente se le informa por medio de correos electrónicos, a las entidades de
Bienestar que enviaron registro de solicitud de cupos, que se inició el proceso de
asignación de cupos de acuerdo a su jurisdicción y se les aclara que es competencia
de ellas, realizar el debido seguimiento a la legalización de las matriculas de estos
niños.
4.5 SOLICITUD DE LISTADO DE ESTUDIANTES.
El equipo de cobertura de la SED, envía un oficio (por medio de los correos
electrónicos institucionales) a los establecimientos educativos, solicitando el listado
de niños atendidos por este, lo cuales son provenientes de Entidades de Bienestar
Familiar o Social.
4.6 INFORMA A LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN LOS NIÑOS ATENDIDOS
PROVENIENTES DE ENTIDADES DE BIENESTAR SOCIAL O FAMILIAR.
El rector de cada institución educativa debe informar (cuando aplique) a la Secretaría
de Educación a través de comunicación oficial por correo electrónico o en medio
físico, el listado de los niños que serán atendidos por este, lo cuales son provenientes
de Entidades de Entidades de Bienestar Familiar o Social.
47. VALIDACIÓN DE LOS NIÑOS ATENDIDOS, PROVENIENTES DE ENTIDADES DE
BIENESTAR SOCIAL O FAMILIAR.
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El funcionario de acceso de la SED, debe verificar por medio del aplicativo SIMAT
(registro de matrícula) el reporte de niños provenientes de entidades de Bienestar
Social o Familiar a los cuales se les asignó cupo en cada Establecimiento Educativo
y confrontarlo con la comunicación oficial entregada por estos, para determinar si
todos los niños a los que se les asignó cupo serán atendidos, en el caso de no ser
así toman la acciones pertinentes del caso.
4.8 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA.
El funcionario responsable para esta actividad, de la Oficina de Cobertura de la SED,
debe realizar las labores de verificación correspondientes a garantizar que todos los
documentos y registros generados durante la ejecución del presente procedimiento
(Asignación Cupos a niños procedentes de Entidades de Bienestar Social o Familiar),
se encuentren en los lugares de archivo correspondientes.
5.
Nombre
Oficios de
invitación a
reuniones
Actas de
reuniones
Oficio de
solicitud
Registro de los
niños que
requieren cupos
Registros
Lugar de
Almacenamiento
Archivador
Oficina de
Cobertura-SED
Archivador
Oficina de
Cobertura-SED
Archivador
Oficina de
Cobertura-SED
Archivador
Oficina de
Cobertura-SED
Recuperación
Tiempo de
Retención
Protección
Responsable
Acceso
Carpetas
Profesional
Universitario
General
Carpeta
oficios externos
enviados
Por un año
Carpetas
Profesional
Universitario
General
Carpeta
Actas
Por un año
Carpetas
Profesional
Universitario
General
Carpetas
Profesional
Universitario
General
Carpeta
oficios externos
enviados
Carpeta
oficios externos
recibidos
Por un año
Por un año
Disposición
Final
Archivo
General de
la SED
Archivo
General de
la SED
Archivo
General de
la SED
Archivo
General de
la SED
Nombre
Lugar de
Almacenamiento
Oficio de envío
del registro
enviado por las
instituciones de
Bienestar Social
o Familiar
Nombre
Correos
informativos a
las entidades de
Bienestar
Oficio de
solicitud del
listado de niños
atendidos
Computador del
funcionario
responsable de la
Oficina de
Cobertura-SED
Lugar de
Almacenamiento
Computador del
funcionario
responsable de la
Oficina de
Cobertura-SED
Computador del
funcionario
responsable de la
Oficina de
Cobertura-SED
Listado de los
estudiantes que
serán atendido
por las
instituciones
educativas
Computador y/o
archivador de la
Oficina de
Cobertura-SED
Registro de
matrícula
Computador del
funcionario
responsable de la
Oficina de
Cobertura-SED
6.
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Tiempo de
Retención
Disposición
Final
Permanente
Permanente
Tiempo de
Retención
Disposición
Final
Correos
electrónicos
enviados
Permanente
Permanente
General
Correos
electrónicos
enviados
Permanente
Permanente
General
Correos
electrónicos
recibidos y/o
carpeta de
oficios externos
recibidos
Permanente
y/o un año
Permanente
y/o Archivo
General de
la SED
Un año
Archivo
confidencial
del MENAplicativo
SIMAT
Protección
Responsable
Acceso
Recuperación
Backup
Profesional
Universitario
General
Correos
electrónicos
enviados
Protección
Responsable
Acceso
Recuperación
Backup
Profesional
Universitario
General
Backup
Profesional
Universitario
Backup y/o
carpeta
Backup
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
General
Módulo del
aplicativo SIMAT
Control de Cambios
Versión
02
Descripción de Cambio
Se modifica la versión para adoptar la nueva imagen
corporativa de la Gobernación de acuerdo a la resolución
00120 de 27 de abril de 2012 del despacho del
Gobernador.
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