Objetivos Generales Comprender las bases para ejecutar el proyecto al: Seguir el plan del Proyecto. Integrar al equipo y distribuir efectivamente la información Asegurar la calidad Administrar concursos, cotizaciones y contratos. Ejecución Inicio Planeación Control Ejecución Cierre Introducción En la primera fase se estableció la misión a seguir, documentada en el Charter y en la segunda fase se desarrolló el Plan del Proyecto que establece las estrategias para lograr los objetivos integrados en nuestra misión. En esta fase se presenta la ejecución que comienza durante el desarrollo de la planeación. La ejecución comienza durante el desarrollo del Plan de l Proyecto, al seleccionar a los proveedores, administrar sus contratos, asegurar la calidad, integrar al equipo y distribuir la información de a cuerdo con los criterios prestablecidos en el Plan de Proyecto. Si al empezar la ejecución hemos previsto las estrategias del proyecto tomando en cuenta las nueve áreas del Plan de Proyecto, logramos un sentido de dirección y seguridad hacia el logro de los objetivos. Nivel de actividad Gráfica de los 5 procesos fundamentales de la APP Inicio Tiempo Término Herramientas del Plan de Proyecto que apoyan la WBS Ejecución 1. ALCANCE Matriz de abastecimiento Matriz de administración de Riesgos 7. RIESGOS Análisis de Precedentes Listas de Verificación 8. ABASTECIMIENTO 4. CALIDAD 4. CALIDAD 4. CALIDAD 3. COSTO 2. TIEMPO Programa del Proyecto 5. R.H. Diagrama organizacional Matriz de Roles y funciones Presupuestos Base Programa de Erogaciones 6. COMUNICACION Matriz de comunicación Calendario de Eventos Herramientas Comunicación Rec. Humanos Alcance A Herramienta ¿Cómo servirá durante la Ejecución? • • WBS • Para identificar todo el trabajo por ejecutar Al momento de ejecutar dar seguimiento a la estructura para confirmar el Alcance realizado. En caso de ajuste al alcance, estos deberán ser registrados para actualizar el WBS. Diagrama organizacional y Matriz de Roles y funciones • Para coordinar e integrar a los miembros del equipo, tanto interno como externo. Matriz de Comunicación • Para distribuir la información del proyecto en pro de una comunicación efectiva. Calendario Eventos • Para programar las actividades, reuniones, pagos y otros eventos periódicos no incluidos en el programa. de Herramientas Tiempo A Herramienta Programa Proyecto ¿Cómo servirá durante la Ejecución? del • • • Presupuesto Base Calidad Costo • Nos permitirá saber cuándo iniciar y terminar cada uno de los entregables, así como las tareas requeridas para terminar el proyecto a tiempo. Asimismo, nos servirá como referencia antes de contratar los trabajos y durante la ejecución de éstos Para conocer el monto presupuestal asignado a cada entregable y asegurar antes de contratar, el apego al presupuesto. Una vez contratados, nos permitirá monitorear el desempeño del proyecto en función de los costos. Programa erogaciones de • Para programar los recursos financieros durante la ejecución del proyecto. Análisis precedentes de • Para conocer el estándar de calidad esperado, así como sus criterios de aceptación. Listas verificación de • Para guiar efectivamente las inspecciones, asegurando la calidad del proyecto, desde el principio hasta el término de la ejecución Herramientas Abastecimiento Riesgos A Herramienta ¿Cómo servirá durante la Ejecución? Matriz de administración de riesgos • Matriz de abastecimiento • • Para confirmar los riesgos previstos y dar seguimiento a las acciones establecidas en esta matriz. Para identificar, cuantificar y responder periódicamente a las situaciones de riesgo que detectemos a lo largo del proyecto. Como base para administrar los concursos, cotizaciones y contratos. Herramientas adicionales Áreas Herramienta para facilitar la Ejecución Herramientas para la Integración del Equipo y Efectividad en la Comunicación • Se presentan 6 herramientas para la integración del equipo y efectividad en la comunicación. Herramientas para la Administración de Abastecimiento • • • • Administración de concursos y cotizaciones Matriz de Evaluación de Alternativas Estado de cuenta del Contrato Requisiciones de Pago a Proveedores Integración de Equipos, Comunicación y Distribución de la Información Durante la planeación de recursos humanos el Gerente del Proyecto, con el apoyo del Patrocinador, identifica el equipo humano tanto interno como externo requerido para ejecutar todos los trabajos incluidos en el WBS. El trabajo de los miembros del equipo ejecutor es esencial para el éxito del proyecto. El Gerente actuará como integrador liderando los esfuerzos de todos sus colaboradores. Los miembros del equipo comúnmente formulan supuestos incorrectos acerca del avance de quienes dependen y se sorprenden cuando no reciben la información según el programa. El Gerente debe lograr la coordinación adecuada entre los participantes, especialmente en actividades interdependientes. Aseguramiento de la Calidad Implica evaluar regularmente el desempeño del proyecto, para así generar confianza sobre la satisfacción de los estándares de la calidad más relevantes. Es imperativo diferenciar dos conceptos: Control de Calidad: medición, prueba y acción correctiva como parte del proceso de Aseguramiento de Calidad. Aseguramiento de Calidad: se incluye todo el proceso, desde el concepto hasta la entrega del bien o servicio Aseguramiento de Calidad En la etapa de planeación se definieron los criterios de relevantes con el apoyo del Diagrama Causa – Efecto y la Lista de Verificación del proceso, para monitorear su desempeño. Durante la ejecución se revisa este proceso, confirmando los siguientes puntos: Que el diseño esté correcto Que la selección del proveedor sea la adecuada Que los materiales y la mano de obra sean los acordados en la selección del proveedor Que las herramientas y equipos sean los convenientes Que el procedimiento sea el requerido Que se ejecuten las muestras físicas comparando con los estándares de calidad relevantes establecidos en el plan de calidad. Administración de Concursos y Cotizaciones OBJETIVOS Concursar competitivamente obteniendo los mejores precios por el mayor valor. Establecer un sólido principio para el desarrollo de relaciones a largo plazo. Lograr el manejo profesional, oportuno, transparente y ético de la licitaciones y contrataciones, generando confianza y orden ante el ámbito laboral y profesional Debemos confirmar que las empresas seleccionadas integren en sus propuestas todo el Alcance requerido, conscientes de los criterios de aceptación y restricciones estipuladas. El objetivo es lograr relaciones ganar / ganar donde el proveedor proporcione un servicio de calidad a un precio competitivo. Proceso para concursas los trabajos. Aclaraciones con copia a todos Definir el perfil de la empresas por invitar con base en el paquete Definir el paquete de concurso no Ajustes al Alcance sí Preselección de empresas concursantes Convocar a las empresas concursantes Las empresas preparan sus propuestas Análisis de propuestas Apertura de propuestas en comité Recibir las propuestas (confidencial) Apego a presupuesto y programa sí Re cotización con finalistas Selección y negociación de contrato Contrato confirmado, fianzas y anticipo Dudas no Matriz de Evaluación de Alternativas Sirve para seleccionar proveedores, por medio de criterios cuantitativos. Además de sus múltiples aplicaciones, esta herramienta nos sirve para decidir cuál es la mejor empresa antes de contratar. Para qué sirve Qué incluye Como desarrollarla Cuando utilizarla • Ayuda a seleccionar entre varias opciones la mejor alternativa de acuerdo con criterios cuantitativos. • Criterios de Evaluación • Alternativas • Escala de ponderación de prioridades y de cumplimiento • En la primera columna incluir los criterios de la selección acordados. • En la columna 2 indicar la ponderación del 1 – 10 de dichos criterios, de acuerdo a su importancia, siendo 10 la calificación más alta. • En cada renglón incluir criterios que deberán ponderarse para cada una de las opciones presentadas en las columnas 3,4,5 y 6. • Establecer el grado de cumplimiento con el criterio de cada opción considerando una escala del 1 – 5, donde el 5 es mayor • Multiplicar en cada celda el grado de cumplimiento por la ponderación del criterio hasta llenar toda la tabla. • Sumar los resultados de las columnas de cada opción • Escoger la opción con mayor puntaje • Cada vez que se necesite evaluar alternativas como: materiales, proveedores, sistemas, riesgos, etc. Matriz de Evaluación de Alternativas 1 2 3 4 5 6 Evaluación de Mobiliario Ponderación 10(<) – 1 (>) Opción 1 Opción 2 Opción 3 Opción 4 4 3 1. Durabilidad 10 3 30 4 40 2. Costo 9 3 27 4 36 3 27 3 27 3. Tiempo de Entrega 8 4 32 3 24 3 24 3 24 4. Comodidad en la silla 7 3 21 4 28 3 21 3 21 5. Facilidad para limpieza 6 3 18 3 18 2 12 3 18 6. Mantenimiento 5 4 20 4 20 4 20 4 20 7. Garantía 4 3 12 3 12 3 12 2 8 8.Espacio para archivo y cajonera 4 4 16 4 16 4 16 3 12 Total Lugar 40 30 176 194 172 160 2 1 3 4 Estado de Cuenta de Contrato Para que sirve? • Para contar con información actualizada sobre el desempeño económico de cada contrato. Que incluye? • Información general del contrato: clave, partida de WBS y CBS, fecha de contrato, fecha de corte, descripción, proveedor, importe original, monto anticipado • Estatus del anticipo, estado de cuenta de requisiciones dentro de contrato, estado de cuenta de órdenes de cambio, así como resumen global. Cómo desarrollarla? • Integrar cada una de las requisiciones de pago clasificándolas en anticipo, requisiciones dentro de contrato y órdenes de cambio. • Incluir número de factura, monto de la requisición, fechas de pago y recepción. • Utilizar el formato anexo o el más conveniente de acuerdo con las necesidades de su organización. Cuando utilizarla? • Cada vez que autoricemos requisiciones de pago a lo largo de la vigencia de contrato. Requisición de Pagos Para que sirve? • Para asegurar el manejo adecuado de los compromisos contractuales evitando sobrepagos, trabajos sin contrato y anticipos sin amortizar, entre otros. Qué incluye? • Datos del Proveedor, del contrato y partida presupuestal • Número de requisición de pago • Amortización de anticipo • Estado de cuenta • Autorización y firmas Cómo desarrollarla? • Llenar el formato como el caso de estudio Cuando utilizarla? • Cuando solicitemos un pago a proveedores