politicas de credito y cartera

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POLITICAS DE CREDITO Y CARTERA
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CÓDIGO: AGF-GUIA01
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1. OBJETIVO
Administrar, Controlar, Proteger y velar por la calidad y adecuado recaudo de las cuentas por cobrar de
CASAMOTOR S.A con el fin de:

Disminuir el grado de exposición al riesgo que tiene la compañía en materia de crédito.

Proteger un activo de la compañía que se encuentra en manos de terceros

Concientizar a la fuerza de ventas acerca de la importancia y utilidad de la información comercial
suministrada por el cliente, preservando la excelente relación comercial de los clientes con
CASAMOTOR S.A.
2. ALCANCE
Aplica para todas las agencias de CASAMOTOR S.A.
3. CONTENIDO
3.1. SOLICITUD DE CREDITO
Toda persona Natural o Jurídica que desee tener crédito con CASAMOTOR S.A., deberá diligenciar el
formato de creación de clientes BVE-FOR08, según el instructivo para el diligenciamiento del mismo BVEIN03. Posteriormente si el formato es diligenciado de forma correcta según el instructivo, se realiza el análisis
de riesgo crediticio por parte del Departamento de Crédito y Cartera, de acuerdo al Instructivo de Análisis y
Estudio Crediticio.
3.2. COBRANZAS
Sólo se aceptarán formas de pago en efectivo y transferencia de fondos. No es permitido recibir cheques
de terceras personas, Teniendo en cuenta que el pago con Cheques se tramitará como crédito.
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3.3. AJUSTES DE CARTERA
Todo movimiento contable diferente a facturas de venta, devoluciones en ventas y recibos de caja afecte
los saldos de cartera, deberán ser autorizados por el gerente financiero.
3.4 CHEQUES POSFECHADOS
CASA MOTOR S.A., recibirá cheques posfechados de los clientes que tengan buen manejo comercial y que
además no posean histórico de tres (3) cheques devueltos en un periodo de un (1) año.
Todo cheque posfechado que sea recibido con fecha posterior al vencimiento de la factura, deberá ser
aprobado por el Gerente Financiero, excepto que el cheque sea consecuencia de cobro pre-jurídico o
jurídico. Ver Instructivo de Cheques Posfechados y Devueltos. En caso de las agencias, la caja deberá
reportar al administrador sobre el cheque a recibir excediendo el plazo para que este valide e informe a la
gerencia Financiera. Diariamente deberá quedar actualizado en SAP cada cheque posfechado que se
posea y al momento de su registro en el campo texto se pondrá la fecha en la cual se deberá consignar.
Esto podrá ser verificado por la tesorería principal a través de la cuenta contable.
3.5 CHEQUES DEVUELTOS
El cliente quedara inmediatamente bloqueado, hasta que se recupere este valor en efectivo, ningún
cliente puede incurrir en más de tres devoluciones anuales, si esto llegase a ocurrir el crédito será cerrado
definitivamente. Ningún cheque devuelto con causal imputable al cliente será reconsignado más de una
vez a menos que sea autorizado por el gerente financiero
3.6 COBROS PREJURIDICOS
Todo cliente que cumpla con el rango de vencimiento superior a 50 días, pasará de forma inmediata a
cartera prejurídica, teniendo en cuenta, que de acuerdo a la situación estas pueden pasar directamente a
cobro jurídico.
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No pasarán a cobro prejurídico aquellas facturas que posean acuerdo de pago debidamente firmado por
el cliente y aprobado por la Gerencia Financiera y en caso de incumplimiento de este acuerdo, las facturas
pasarán de inmediato a cobro jurídico. Es responsabilidad de cada agencia dar aviso oportuno a través
de correo electrónico a la Gerencia Financiera de este tipo de situaciones.
3.7. COBROS JURIDICOS
Todas las cuentas mayores a 90 días, o aquellas que estime la Gerencia Financiera serán tratadas bajo el
cobro jurídico, además de las que vengan de la etapa de prejuridico.
3.8. CIRCULARIZACION DE CARTERA
La circularización de cartera se hará semanalmente de forma selectiva o total en cada unas de las
agencias a nivel Nacional y a discreción de la figura administrativa según recomendaciones de la gerencia
Financiera. Con la circularización de cartera CASA MOTOR S.A., buscara que los saldos contables que
aparecen en el sistema de información, estén de acuerdo a los saldos de cartera en libros de los clientes.
3.9. CASTIGOS DE CARTERA
CASAMOTOR S.A., castigará cartera únicamente si lo autoriza la Gerencia Financiera y dando
cumplimiento con las normas de ley.
3.10. ACTUALIZACION DE INFORMACION Y CONDICIONES COMERCIALES
CASA MOTOR S.A., a través de el área Comercial en responsabilidad de la gerencia comercial deberá
tener actualizada la información del cliente para efectos de control y cambio de condiciones de venta y
registrar las autorizaciones y cambios realizados en sus condiciones comerciales. Para que en el efecto de
realizarse una auditoria soportar debidamente los cambios o condiciones vigentes.
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Los cambios de condiciones a efectuar en el catalogo de terceros de cada cliente deberán ser
documentado mediante formato cambio de condiciones comerciales. Adicional a lo anterior la
información básica del cliente deberá ser actualizada periódicamente, esta labor será responsabilidad del
área comercial en cabeza de la gerencia comercial.
3.11. COMITÉ DE CREDITO Y CARTERA
CASAMOTOR S.A., contará con un Comité de Crédito y Cartera, que será el responsable de aprobar
clientes que inicialmente hallan sido rechazados por la gerencia Financiera o de incrementar el cupo
asignado inicialmente por la Gerencia Financiera, este comité estará conformado por el Gerente
Comercial, Administrativo y el Gerente General.
3.12. DESCUENTOS COMERCIALES MAXIMOS PERMITIDOS
Se debe establecer por parte de la Gerencia General, la administrativa y Comercial el descuento máximo
a ofrecer por parte de los asesores por cada línea y aquel que supere este valor deberá venir autorizado
mediante e-mail o firma en la solicitud por parte de de los antes mencionados
3.13. DESCUENTOS FINANCIEROS
CASAMOTOR S.A. tendrá establecido como incentivo en términos de descuento financiero por pronto pago
a aquellos clientes que su condición de pago es igual o superior a 30 días, un porcentaje equivalente al
1,5% que se descontara al momento del pago siempre y cuando el pago sea dentro de los siguientes 8
días a la factura. Este porcentaje podrá variar en la medida que cambie el entorno financiero y se
comunicara oportunamente.
Este descuento financiero no es una política comercial y como tal su aplicación requiere la aprobación de
la Gerencia General y/o Financiera y no es para ofrecerlo a los clientes.
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3.14. BLOQUEO DE CLIENTES
Esta opción aplicara inmediatamente para los clientes que están en la etapa de prejuridico y jurídico,
además de aquellos que en su historial evidencien malos hábitos de pago, o cheques devueltos por
primera vez, que sugieran el retiro del crédito. Esta decisión de bloquear en casos de mal hábito de pago
será de la Gerencia Financiera.
3.15. PEDIDOS RETENIDOS
Los clientes que vencidos el plazo establecido para el pago no hubiesen cancelado les será retenido los
pedidos que realicen. Los asesores deberán estar validando el status de cada pedido que les ingresen para
realizar la gestión necesaria para la aprobación en caso de ser retenido el pedido. Los pedidos podrán ser
retenidos por exceder el cupo o simplemente por mora. Para el caso de cupos los asesores deberán estar
prestos a conocer los cupos de sus clientes y tramitar con anterioridad el posible incremento de cupo.
En el caso de clientes que manejan sucursales a partir de junio la mora de una las sucursales afectara los
despachos de las demás. Y para los clientes que compran diferentes líneas y son atendidos por diferentes
asesores, el hecho de estar vencido en una línea en particular genera retención en pedidos de otras líneas
por mas que en la primera este al día. El manejo del cupo de crédito será también global, es decir que si
una línea agota el endeudamiento del cliente no será posible despacharle otras líneas.
3.16. INCREMENTO DE CUPOS
Para este fin será necesario validar nuevamente la información financiera y/o actualizar la que existe
inicialmente en el formato solicitud de crédito. Para otros caso será necesario establecer una garantía real
(Hipoteca – Pignoración vehículo). Para esto los costos serán por cuenta del cliente y en el caso de
pignoraciones, se deberá anexar póliza del vehículo con endoso a favor de CASAMOTOR S.A.
3.17. INDICADORES
Para el seguimiento que garantice el cumplimiento de los objetivos trazados se utilizaran inicialmente dos
indicadores básicos que son:
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
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Rotación de cartera: Indica el comportamiento global de la cartera, determinando cada
cuanto días me pagan los clientes. Este indicador entre otros aspectos permite ver cual es el
asesor que mejor rota su cartera y que en menor Nº de días consigue cobrar sus facturas.

Porcentaje de cartera vencida a mas de 60 días: Indica que porcentaje del 100% de mi cartera
tengo vencida a mas de 60 días. Este indicador permite ver claramente los asesores que afectan
directamente el recaudo y ponen en riesgo los recursos de la empresa.
3.18. GARANTIAS REALES
Para el caso de la Motocicletas a crédito directo con Casamotor esta deberán quedar pignoradas a favor
de Casamotor (Ver anexo No. 1). Para el caso de créditos a través de entidades financieras se deberán
proceder con base en la s condiciones establecidas por la entidad financiera.
Para las otras líneas las garantías serán necesarias para cuando los cupos superen los 40.000.000 (Cuarenta
millones de Pesos), en caso de no estar dispuesto el cliente a establecer la garantía se deberá solicitar la
aprobación de la gerencia financiera. Todo crédito aprobado debe estar respaldado por un pagare en
blanco y carta de instrucciones, a no ser que la Gerencia Financiera acepte lo contrario. Estos documentos
deben contener nombre, numero de identificación, firma y huella. En caso de ser el cliente una empresa
estos documentos se deben firmar en los dos costados (derecha e izquierda).
3.19. ACTIVOS RECIBIDOS EN PARTE DE PAGO
Para el caso en que por motivos de un cobro eficaz y oportuno en aras de evitar perdidas, se reciban
activos como equipos u otros, estos deberán informarse oportunamente y enviar las especificaciones e
identificación de este a la gerencia financiera para que este tramite la activación del activo en SAP. Si la
decisión de la gerencia financiera es vender el activo el precio del mismo será fijado por este de acuerdo
al valor comercial del mismo.
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CARTA DE INSTRUCCIONES
Ciudad
Fecha
Señores:
CASAMOTOR S.A.
Ibagué- Tolima
Apreciados señores:
Por la presente y de acuerdo con lo previsto en el artículo 622 del código de comercio, los faculto de manera
permanente, expresa e irrevocable para llenar los espacios en blanco que presente el pagare No _____________, suscrito
por nosotros a su favor, el cual se anexa a la presente comunicación conforme a las siguientes instrucciones:
En el primer espacio reservado para una cuantía en pesos, se consignará la cantidad insoluta que resulte a cargo
de___________________________________________________________________, por concepto de capital y/o intereses, y a
favor de CASAMOTOR S.A., nit 813.000898-6, cualquiera que sea la fecha de la operación, antes o después de la firma
de la presente y hasta el día en que se llene el pagare.
en el segundo espacio reservado para una suma en pesos, se colocara el valor de los intereses causados y no
cancelados, a favor de CASAMOTOR S.A., que no hayan cumplido un año de vencidos y que se hayan causado sobre
las sumas enumeradas en el numeral 1, de esta carta.
Se acepta expresamente que los intereses que hayan cumplido un año de vencidos se capitalizaran y devengaran
intereses de mora de acuerdo con el articulo 886 del código de comercio.
El lugar de cumplimiento de la obligación será la ciudad de _________________, en las oficinas de CASAMOTOR S.A.
CASAMOTOR S.A., podrá llenar el pagare en el evento que incurra en mora o incumplimiento en el pago de los intereses
o del capital de cualquier obligación que directa, indirecta, conjunto o separadamente, contraída a favor de
CASAMOTOR S.A., podrá llenar y hacer efectiva judicial o extrajudicialmente el pagare en el evento en que el
otorgante incurra en mora o incumplimiento en el pago de capital y/o intereses, por obligaciones pasadas o futuras
que haya adquirido a favor de CASAMOTOR S.A. o si los bienes del otorgante y/o de los codeudores, son embargados o
perseguidos por cualquier persona en ejercicio de cualquier de cualquier acción: o el evento de muerte del otorgante,
o de de unos de los otorgantes según el caso.
Es entendido que las obligaciones del otorgante y a favor de CASAMOTOR S.A., están originadas en cualquier
obligación de deber que tenga antes o después de la firma de la presente y hasta el día en que se llene el pagare.
Como fecha de vencimiento de la obligación, se colocara la del día en que se llene o complete el pagare.
Declaramos que hemos leído y aceptado la presente Carta de Instrucciones.
Cordialmente;
NOMBRE
NOMBRE
CC. No
CC. No
FIRMA_______________________________
FIRMA______________________________
OBRANDO EN NOMBRE PROPIO RESPONDO SOLIDARIA E
INCONDICIONALMENTE POR EL CONTENIDO DEL PAGARE.
LOS CODEUDORES
FIRMA_______________________________
FIRMA______________________________
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PAGARE No _____
Vence
Por:
Yo,____________________________________________________________________________________________________________mayo
r de edad con numero de cedula _____________________, obrando como aparece el pie de firma quien en adelante me
llamara EL DEUDOR , declaro que debo y pagare a CASAMOTOR SÁ., NIT 813.000.898-6, o a su orden o a quien
represente sus derechos, solidaria e incondicionalmente, el día _________________________( ) de ____________de
_____________
(
)
en
sus
oficinas
de
___________________
,La
suma
de
________________________________________________________ ($
) moneda legal colombiana.
En caso de mora pagare (mos) durante ella intereses liquidados a la tasa máxima comercial legal autorizada, sin
perjuicio de las acciones legales de CASAMOTOR S.A., para el cobro judicial caso en el cual serán de mi cargo los
gastos y costos de la cobranza. Igualmente declaro que mi obligación la cumpliré en la ciudad de _________________
además
pagare
la
suma
de
______________________________________________________________
$
________________________, que reconozco adeudarle a CASAMOTOR S.A., a titulo de intereses, suma sobre la cual se
causaran intereses a partir del año de vencidos, a la misma tasa de mora indicada antes en este pagare. Acepto
desde ahora, cualquier endoso que desde este crédito hiciere CASAMOTOR S.A., a cualquier persona. El mismo interés
estipulado en el presente pagare, se aplicara a las sumas que inviertan CASAMOTOR S.A. ,para hacer efectivo este
documento en caso de incumplimiento de EL DEUDOR ,tal como honorarios de abogado, costos, etc.,. Expresamente
autorizo a CASAMOTOR S.A., en caso de no atender oportunamente las obligaciones a mi cargo, por concepto tanto
de capital como de intereses, para llenar el pagare por una suma igual a la totalidad de las obligaciones a mi cargo, y
de acuerdo con la carta de autorización que para tal efecto la he (mos) entregado, conforme a lo previsto en el
articulo 622 del código de comercio.
CASAMOTOR S.A. No esta sujeta a la presentación para el pago de este titulo valor, ni al aviso de rechazo y queda
expresamente excusado el protesto .Para constancia se firma en la ciudad de ____________________________ a los
________________ ( ) días del mes _______________ de ___________________________ (
).
EL DEUDOR
NOMBRE
NOMBRE
CC. No
C. C. No
OBRANDO EN NOMBRE PROPIO RESPONDO SOLIDARIA
INCONDICIONALMENTE POR EL CONTENIDO DEL PAGARE.
________________________________________
__________________________________________________
FIRMA
FIRMA
LOS CODEUDORES
NOMBRE
NOMBRE
CC. No
CC. No
OBRANDO EN NOMBRE PROPIO RESPONDO SOLIDARIA
INCONDICIONALMENTE POR EL CONTENIDO DEL PAGARE.
_______________________________________
_________________________________
FIRMA
FIRMA
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ANEXO No. 1:
CONDICIONES ESPECIALES PARA CREDITOS DE MOTOCICLETAS CASAMOTOR S.A.
(Todo crédito debe quedar pignorado a favor de CASAMOTOR S.A)
1. Financiar directamente a empleados directos de empresas estatales que cumplan con lo siguiente:










Mínimo 1 año de servicio con contrato a término indefinido, para el caso de los profesores
deberán tener como mínimo 3 años de servicios.
Tiempo de financiación máximo de 24 meses.
Valor cuota no debe exceder el 30% del salario libre.
Datacredito al día y sin reportes.
Para clientes que requieran financiación mayor a 24 meses tramitar vía bancaria.
La tabla de financiación directa es para los créditos hasta 24 meses o a través de bancos
para plazos mayores.
Se podrían realizar acercamientos para establecer contratos de libranza con estas entidades
ofreciendo por ello un descuento adicional que la empresa podrá determinar su uso, es
decir dárselo al empleado o dejarlos para la empresa.
Para todo crédito es OBLIGATORIO suscribir un seguro a todo riesgo para la motocicleta.
(averiguar con Carlos A. Perdomo sobre esta figura a bajo costo).
La cuota inicial debe ser minino del 30%, pudiendo generar después del análisis la
necesidad de incrementar la misma.
Para empleados públicos diferentes a los de las fuerzas públicas, militares y de policía no será
necesario un codeudor a no ser que el análisis de la solicitud así lo determine.
Nota: Clientes sugeridos inicialmente, empresa de energía, Acueducto, Telefonía, Policía, Inpec,
Fiscalia, Fuerza Aérea, Alcaldía y profesores. Para estos clientes no será necesario codeudor
excepto los empleados de instituciones de fuerzas militares o de policía.
2. Financiación a clientes particulares Empleados:



Si han sido clientes nuestros en créditos de moto y tuvieron buen comportamiento no será
necesario ningún tipo de documentación siempre y cuando el crédito anterior no halla sido
pagado mas de 1 año atrás y que se puede verificar clara y fácilmente en el sistema su
historial crediticio. (Sin embargo es necesario que la agencia confirme que la información
anteriormente facilitada en la solicitud de crédito aun sea vigente).
Para clientes nuevos con necesidades de financiación mayores a 12 meses se usara la
financiación por FENALCO dejando libertad para que si así lo estiman conveniente usen las
otras alternativas como son Caja Social o AV Villas.
La couta inicial deberá ser mínimo del 40% pudiendo generar después del análisis la
necesidad de incrementar la misma.
Nota: Los requisitos de documentación y demás son ya conocidos adicional recibirán algunas
instrucciones nuevas y especificas sobre documentos a firmar al momento de la negociación
adicionales al Pagare.
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3. Financiación a clientes particulares Independientes:




Si han sido clientes nuestros en créditos de moto y tuvieron buen comportamiento no será
necesario ningún tipo de documentación siempre y cuando el crédito anterior no halla sido
pagado mas de 6 meses atrás y que se puede verificar clara y fácilmente en el sistema su
historial crediticio.
Para clientes nuevos se usara la financiación bancaria como primera opción.
Se hará necesario ante solicitud del área de Créditos de Casamotor la visita domiciliaria para
verificar la información recibida respecto a la actividad desempañada por el independiente
y su codeudor.
La cuota inicial debe ser mínimo del 50%.
Nota: Los requisitos son ya conocidos, adicional recibirán algunas instrucciones nuevas y
especificas sobre documentos a firmar al momento de la negociación adicionales al Pagare.
Financiación a través de CASAMOTOR S.A.:

Se utilizara una variación en la cuota inicial del 5%, siendo esto algo excepcional y no permanente
ni de uso cotidiano

El cobro de las tarjetas por ahora es del 4% NO SE PUEDE RECIBIR DINERS NI AMERICAN EXPRESS.
Estamos negociando buscando bajar este costo, si ocurre les notificaremos oportunamente.

Aquellas agencias que vayan demostrando manejo adecuado y eficiente de la información se les
permitirá no pasar información vía e-mail como pagare y carta de instrucciones.

Para empleados de cooperativas de trabajo asociado se requiere permanencia mínima de 1 año y
medio en el último trabajo y el codeudor NO puede ser trabajador asociado. (Preferiblemente
alguno de los dos debe tener bien raíz)

Para personas pensionadas se requiere de codeudor sin excepción.