ANEXO 2 - GUÍA DE OPERADOR.-

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ANEXO 2 - GUÍA DE OPERADOR.1. Introducción.En este manual se van a detallar las instrucciones de uso de los recursos que ofrece el
nuevo sistema VoIP instalado en el Departamento de Ingeniería Telemática de la Escuela
Superior de Ingenieros de Sevilla.
Antes de comenzar es interesante presentar las herramientas que este nuevo sistema pone
a disposición del usuario. Entre dichos recursos, se encuentran, un servidor de telefonía,
teléfonos IP, interfono IP, servicio de fax.
Figura 35.- Diagrama de distribución del sistema.
El servidor de telefonía se encuentra instalado en una máquina HP ProLiant Microserver
y presta su servicio gracias al software libre Asterisk 32. Para proveer de los servicios dados por
Asterisk y los que se mencionaron con anterioridad, se ha optado por instalar el software Elastix
en el servidor HP (dicho software se presenta en el punto 2).
32
Asterisk es un software libre para las comunicaciones patrocinado por Digium. Gracias a Asterisk se
puede convertir un equipo normal en un servidor de comunicaciones.
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2. Funcionamiento de Elastix.Elastix es un software de código abierto para el establecimiento comunicaciones
unificadas basado en Asterisk. El objetivo de Elastix es incorporar en una única solución todos
los medios y alternativas de comunicaciones existentes en el ámbito empresarial. Es por ello que
Elastix incluye en su solución los siguientes servicios de comunicación:
Figura 36.- Estructura de Elastix.
Elastix está provisto de una interfaz web para llevar a cabo la administración y gestión de
todos los servicios que presta. El usuario puede acceder a dicha interfaz mediante su navegador
web, simplemente introduciendo la dirección IP del servidor donde se encuentra instalado
Elastix. Sin embargo, no se debe olvidar que el equipo en cuyo navegador se está introduciendo
la IP, debe encontrarse en la misma red que el servidor con Elastix. Una vez introducida la IP33
en el navegador, la interfaz web pedirá al usuario autenticarse para poder acceder a sus
servicios.
En Elastix se pueden configurar varios tipos de acceso a su interfaz web. Estos tipos de
acceso se diferencian por los permisos que tengan para usar ciertos servicios. Por ejemplo, el
administrador del servidor de comunicaciones (el servidor Asterisk de la Figura 35), podría
configurar un tipo de acceso “Administrador” y otro tipo de acceso “Usuario”, de tal forma que
el “Administrador” tenga permisos para acceder a todos los servicios proporcionados por la
interfaz web; mientras que el “Usuario” solo tenga permisos para acceder a ciertos servicios,
como podría ser fax y voz.
En el sistema que se está tratando, se han configurado dos tipos de acceso a la interfaz
web Elastix: “Administrador” y “Operador”. El “Administrador” tendrá acceso total a los
recursos de la interfaz web, sin embargo no es objetivo de esta guía. Sí se trata en esta guía el
usuario “Operador”, que tendrá acceso parcial a los recursos de la interfaz web, sólo podrá
acceder a aquellos cuyo funcionamiento se detallará a continuación.
Aparte del usuario “Operador”, es objetivo de esta guía el “Usuario” normal, cuyo
interés no reside en la interfaz web de Elastix, sino que se restringe al uso cotidiano del terminal
telefónico, el interfono y el fax.
Por tanto, en el resto de la guía se hará una diferenciación de los recursos expuestos
dependiendo del usuario destino: “Operador” ó “Usuario”.
33
Por seguridad, si se desea conocer la dirección IP del servidor Asterisk, consultar con el administrador
del sistema. No obstante, anotando en el navegador https://asterisk/; el usuario puede acceder también al
servidor Elastix (ya que el DNS del departamento ha sido debidamente configurado).
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3. “Operador”. Interfaz Web de Elastix.Como ya se ha introducido, el hábitat del Operador es la interfaz web de Elastix, por lo
que en este punto se detallarán los recursos que pone a su disposición esta herramienta.
3.1. Ficha de Referencia Rápida.En este punto se ofrece una introducción rápida a los recursos que ofrece la interfaz Web
Elastix al “Operador”. Sólo se muestran indicaciones básicas para el uso de dichas recursos, por
lo que si se desea un mayor detalle, se invita a continuar leyendo el resto de esta guía.
Ficha de Referencia Rápida
 Acceso y Autenticación en Elastix:
Para acceder a la interfaz web de Elastix,
introducir la dirección https://asterisk/.
Cada usuario está registrado en el sistema
mediante
un
“Username”
y
un
“Password”. Para obtener dicho nombre de
usuario y clave, el usuario debe
comunicárselo al administrador del
sistema.
 Sistema:
 Fax:
Dentro de la interfaz web de Elastix, existe
un menú de “Fax”. Dicho menú ofrece la
posibilidad de envío y recepción de faxes,
El envío de faxes se realiza en la sección
“Virtual Fax”, mientras los faxes recibidos
pueden verse en la sección “Fax Viewer”.
 Agenda:
Ofrece un panel informativo sobre el
estado y uso del sistema Elastix.
 PBX:
Muestra un calendario y una agenda
telefónica con todos los usuarios
conectados en el sistema de telefónico.
 My Extension:
Ofrece la posibilidad de gestionar el buzón
de Voz del “Operador” y los informes de
llamadas del mismo.
Posibilita la activación/desactivación del
desvió de llamadas, modo no molestar,
llamada en espera, entre otros.
Tabla 14.- Ficha de Referencia Rápida de Interfaz Web Elastix.
3.2. Autenticación.El “Operador” está registrado en el sistema mediante un “Username” y un “Password”.
Para obtener dicho nombre de usuario y clave, el usuario debe comunicárselo al administrador
del sistema.
Una vez autenticado, el “Operador” podrá acceder a los servicios a los que el
administrador le haya dado permiso. En este sistema el usuario “Operador” tienen acceso a los
servicios de fax, agenda telefónica, opciones de su extensión, estado del sistema y calendario.
Todas estas opciones están accesibles desde los menús que aparecen en la interfaz de usuario:
A continuación se expondrán las opciones que ofrecen cada menú.
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Si el usuario desea cerrar la sesión con el servidor, puede cerrar el navegador, o bien
dirigirse a la parte superior de la pantalla dónde se encuentra la barra
y colocar el
puntero del ratón sobre el icono
. A continuación, se mostrará un cuadro de dialogo dónde
pulsando sobre “Cerrar Sesión”, se cerrará la sesión.
3.3. Sistema.Este menú se muestra al usuario nada más acceder y ofrece un tablón de eventos y estado
del sistema (dashboard). Dicho tablón puede personalizarse (en el enlace Dashboard Applet
Admin, de esta misma sección) para que ofrezca más o menos información (noticias, calendario,
llamadas, faxes, mensajes de voz). Véase su apariencia en la Figura 37:
Figura 37.- Menú “Sistema” de la Interfaz Web de Elastix.
3.4. Agenda.El menú “Agenda” ofrece dos herramientas: un calendario (Calendar) y un libro de
direcciones (Address Book).
El calendario, es una herramienta muy útil para marcar eventos y fechas, de tal forma que
avise al usuario cuando se acceda al menú “Sistema” (punto 3.3).
Figura 38.- Menú “Agenda”  Sección “Calendario”.
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Por su parte, el libro de direcciones ofrece al usuario la posibilidad de llamar a cualquiera
de las extensiones del departamento (pulsando el icono verde de llamada que se observa en la
Figura 39), crear un nuevo contacto (botón “Nuevo Contacto”), consultar el número de extensión
de cualquiera de los contactos del deparmento o incluso transferir la llamada, cuando se esté
hablando, hacia una de las extensiones del departamento (columna Transfer de la tabla de
direcciones).
Figura 39.- Menú “Agenda”  Sección “Libro de Direcciones”.
3.5. Fax.El menú “Fax” permite al usuario enviar faxes y consultar los faxes recibidos. Para llevar
a cabo esta finalidad el menú “Fax” dispone de dos secciones: “Virtual Fax” y “Fax Viewer”.
La opción “Virtual Fax” (véase Figura 40) ofrece al usuario la posibilidad de enviar faxes.
Para ello el usuario debe seleccionar la extensión del dispositivo de fax a usar (campo “Fax
Device to use:”), rellenar el campo de número de fax de destino (“Destination fax numbers:”); y
por último completar el contenido del fax, que puede ser introduciendo el texto deseando
manualmente (opción “Text Information”), o subiendo un fichero de texto que el usuario tenga
almacenado en el equipo desde el que se está accediendo (opción “File Upload”). Los formatos
de fichero de texto soportados son pdf, tiff y txt.
Figura 40.- Menú “Fax”  Opción “Virtual Fax”.
Por su parte, la opción “Fax Viewer” (véase Figura 41) ofrece la posibilidad de acceder a
la bandeja de faxes recibidos. Elastix almacena los faxes recibidos 34, ordenándolos por nombre
34
Los faxes enviados no aparecen.
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de la compañía, fax de la compañía y fax destino, de manera que se puede buscar el nombre de
la compañía o fax de la compañía o incluso la fecha y filtrar los faxes para encontrar un fax
recibido entre los muchos que puedan hallarse almacenados.
Figura 41.- Menú “Fax”  Opción “Fax Viewer”.
3.6. PBX.El menú PBX para el usuario muestra dos opciones: “Voicemail” y “Monitoring”.
La opción “Voicemail” ofrece al usuario un buzón de voz, con la lista de todas las
grabaciones o mensajes de voz que se dejen a la extensión del usuario. El usuario puede
configurar una serie de parámetros del buzón de voz, como son: estado
(habilitado/deshabilitado), email (dónde enviar los avisos de recepción de mensaje de voz),
contraseña de buzón de voz, emails adjuntos, reproducir CID, reproducir carta y eliminar Vmail.
Para configurar estos parámetros el usuario no tiene más que pulsar el botón “Configuración”
que se muestra en la opción “Voicemail” (véase Figura 42), y “Guardar” los cambios tras
configurar los parámetros.
Figura 42.- Menú “PBX”  Opción “Voicemail”.
La opción “Monitoring” brinda al usuario un reporte con todas las llamadas realizadas y
recibidas por su extensión. En este histórico de llamadas se muestran datos como la duración de
las llamadas, tipo, hora, origen, destino y fecha. Los datos mostrados en el reporte pueden ser
descargados por el usuario en formatos excel, pdf ó csv.
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Figura 43.- Menú “PBX”  Opción “Monitoring”.
3.7. My Extension.En el menú “My Extension” se pone a disposición del usuario la opción “Settings” para
llevar a cabo la configuración de una serie de parámetros 35 de la extensión en cuestión, como
son:
•
•
•
•
•
•
No molestar (“Do not disturb”).
Llamada en espera (“Call waiting”).
Desvío de llamada (“Call Forward”). Además se pide el número correspondiente al
que desviar.
Desvío de llamada sólo cuando la extensión está indisponible (“Call Forward on
Unavailable”). Además se pide el número correspondiente al que desviar.
Desvío de llamada sólo cuando la extensión está ocupada (“Call Forward on Busy”).
Además se pide el número correspondiente al que desviar.
Opciones para el ajuste del monitor de llamadas (“Monitoring”): Registrar entrantes y
registrar salientes.
Figura 44.- Menú “My Extension”  Opción “Settings”.
No olvidar guardar los cambios una vez realizados los ajustes convenientes.
35
Estos parámetros también pueden ser configurados en el dispositivo telefónico, no obstante, hay que
tener en cuenta que si se activan en el dispositivo telefónico, posteriormente hay que desactivarlos en el
dispositivo telefónico y no en la centralita Asterisk, y viceversa. En el punto 3.5 se detalla cómo hacer
esta configuración en el terminal telefónico.
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3.7.1. Códigos de Servicio de Asterisk.Existe la posibilidad de gestionar los parámetros de “My Extension.-” mediante códigos
de servicio marcados desde el terminal telefónico o desde un softphone. Cuando se marca un
código de servicio de Asterisk, queda activo tanto para un teléfono IP (cualquier modelo) como
para un softphone 36, ya que su función se activa para la extensión.
A continuación se exponen los códigos de servicio de Asterisk:
Código
*10
Descripción
Introducir número en lista negra: Cuando un número llamante está incluido
en la lista negra del llamado, no se podrá comunicar con este.
Descolgar, marcar *10. Introducir número que se desea introducir en lista
negra.
Eliminar un número de la lista negra.
*11
*12
*13
*14
*15
*16
*17
*18
*19
*20
36
Descolgar, marcar *11. Introducir número que se desea eliminar de la lista
negra.
Introducir en la lista negra el último número llamante.
Descolgar, marcar *12.
Activar desvío de llamada incondicional.
Descolgar, marcar *13. Introducir el número al que desviar la llamada.
Desactivar desvío de llamada incondicional.
Descolgar, marcar *14 y se emitirá el tono de colgado (desvío desactivado).
Desactivar desvío de llamada incondicional dando un aviso.
Descolgar, marcar *15 y se avisará de la desactivación del desvío.
Activar desvío de llamada por estado ocupado.
Descolgar, marcar *16. Introducir el número al que desviar la llamada.
Desactivar desvío de llamada por estado ocupado.
Descolgar, marcar *17 y se emitirá el tono de colgado (desvío desactivado).
Desactivar desvío de llamada por estado ocupado dando un aviso.
Descolgar, marcar *18 y se avisará de la desactivación del desvío.
Activar desvío de llamada si no hay respuesta.
Descolgar, marcar *19. Introducir el número al que desviar la llamada.
Desactivar desvío de llamada si no hay respuesta.
Descolgar, marcar *20 y se emitirá el tono de colgado (desvío desactivado).
Este sistema de telefonía IP permite el uso de teléfonos software instalados en el PC de usuario.
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*22
*23
*24
##
*25
*26
*27
*28
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Habilitar llamada en espera (por llamada)
Descolgar, marcar *22 seguido del número llamado.
Deshabilitar llamada en espera (por llamada).
Descolgar, marcar *23 seguido del número llamado.
Transferir una llamada de forma atendida 37.
Descolgar, marcar *24. Introducir extensión de destino.
Transferir una llamada de forma desatendida 38.
Descolgar, marcar ##. Introducir extensión de destino.
Activar modo no molestar (DND).
Descolgar, marcar *25.
Desactivar modo no molestar (DND).
Descolgar, marcar *26.
Activa/desactiva modo no molestar con aviso (locución).
Descolgar, marcar *27 y seguir la locución.
Acceso directo al menú de buzón de voz de la extensión (el buzón de voz
debe haber sido activado por el Administrador para la extensión en
cuestión).
Descolgar, marcar *28 e introducir la clave del buzón (preguntar a
Administrador).
*29
Escuchar mensajes existentes en el buzón de voz (el buzón de voz debe
haber sido activado por el Administrador para la extensión en cuestión)..
Descolgar, marcar *29 e introducir la clave del buzón (preguntar a
Administrador).
Tabla 15.- Códigos de servicio de centralita Asterisk.
37
Transferencia a una extensión que descuelga, el que transfiere hace la presentación de la llamada y cuelga su
extensión, en este caso la llamada queda conectada a la nueva extensión. Si la nueva extensión no desea que se le
transfiera la llamada, simplemente deberá colgar su teléfono, en cuyo caso, la llamada será nuevamente conectada a
la extensión original (la que transfirió). Mientras el proceso de transferencia se completa, el llamante escuchará la
música “Music On Hold”.
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Transferencia directa, sin establecer una comunicación previa con la extensión a la cual se desea transferir la
llamada.
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