jefe de análisis y procesamiento de compras

TITULO DEL CARGO: JEFE DE ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE COMPRAS
CÓDIGO: 09033
NIVEL: 6
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Planificar los procesos de análisis de compras, coordinando las actividades de dichos procesos y cumpliendo las políticas,
normas y procedimientos de la unidad, a fin de garantizar la ejecución oportuna de dotación de materiales y equipos
necesarios para el funcionamiento de la organización.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
• Planifica y controla los procesos de compras en la unidad a su cargo.
• Controla la recepción de las requisiciones de compra de las dependencias solicitantes.
• Examina y analiza las requisiciones de compras ordenadas y clasificadas por el comprador, para determinar rubros y
cantidades a comprar.
• Verifica y revisa las solicitudes de cotización.
• Supervisa y controla la recepción de cotizaciones y registro de proveedores.
• Supervisa el proceso de alimentación de información de los ítems de la cotización de los proveedores, respecto a precios,
tiempo de entrega y otros datos necesarios, para su actualización a través del sistema automatizado de compras.
• Analiza reporte de cotizaciones y efectua las observaciones necesarias para el comité de compras.
• Elabora hoja de análisis de las cotizaciones y efectúa las recomendaciones pertinentes.
• Maneja el sistema automatizado de compras.
• Ejecuta con el comprador, gestiones previas a la compra.
• Recibe y revisa el expediente preparado por comprador.
• Mantiene actualizada la información sobre las cotizaciones emitidas por los proveedores.
• Chequea las órdenes de compras debidamente conformados por la Contraloría Interna e informa a los proveedores para
la entrega de mercancía.
• Controla el proceso de desglose y entrega de órdenes de compra a proveedores y demás unidades involucrados.
• Verifica el buen estado de los materiales y equipos comprados.
• Coordina y supervisa la elaboración de las órdenes de compras.
• Verifica los datos de las órdenes de compras y las conforma.
• Controla el registro de las órdenes de compra en el sistema.
• Controla el envío de las órdenes de compra a las diferentes unidades involucradas para su conformación y
automatización.
• Vela por que se cumplan los lapsos de tiempo establecidos para la autorización de las órdenes de compra y su remisión
a la Unidad de Análisis de Compra.
• Recibe y conforma copias de las órdenes de compra e informes de recepción de mercancía de las dependencias
solicitantes.
• Coordina y controla el proceso de verificación de informe de recepción de mercancía de las dependencias contra órdenes
de compra y notas de entrega de los proveedores, para comprobar la conformidad de las compras realizadas.
• Coordina y supervisa la elaboración de las órdenes de pago para los proveedores.
• Verifica los datos de las órdenes de pago y las conforma.
• Controla la remisión de las órdenes de pago al Jefe de la Unidad y a las Unidades de Administración y Tesorería para su
autorización.
• Vela porque se mantengan actualizados los archivos de documentos que corresponden a la unidad.
• Cumple con las normas y procedimientos establecidos en cuanto a compras y suministros de materiales y equipos.
• Informa a su superior inmediato cualquier irregularidad detectada en el proceso.
• Coordina y distribuye el trabajo del personal a su cargo.
• Supervisa, evalúa y controla el personal a su cargo.
• Mantiene informado al personal, acerca de las políticas, normas y procedimientos de la unidad.
• Opera un microcomputador para accesar información.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea a fín que le sea asignada.
1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa, y maneja periódicamente
equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.
DINERO:
Es responsable directo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos
específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel de sección/unidad.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y ejerce una supervisión específica de manera directa y
constante.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con la unidad de compras y suministros, a fin de coordinar y/o controlar lo relativo al
área y con las diferentes dependencias de la Institución, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello
una normal habilidad para obtener cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con proveedores, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área, exigiéndose para
ello una buena habilidad para negociar y obtener cooperación.
2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.
RIESGO:
El cargo esta sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un
grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual medio.
3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIÓN:
Técnico Superior Universitario en Administración.
EXPERIENCIA:
Tres (3) años de experiencia progresiva de carácter operativo y supervisorio en el área de procesamiento de compras.
B) EDUCACIÓN:
Bachiller Mercantil, más curso de análisis y procesamiento de compras de por lo menos un (1) año de duración.
EXPERIENCIA:
Ocho (8) años de experiencia progresiva de carácter operativo y supervisorio en el área de procesamiento de compras.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:
Métodos y procedimientos del área de compras y suministros.
Computación básica.
Sistemas operativos.
Hojas de cálculos.
Procesador de palabras.
HABILIDAD PARA:
Analizar y ejecutar exactamente las decisiones del comité de compras.
Comprender los requerimientos de las dependencias.
Expresarse claramente en forma oral y escrita.
Tomar iniciativa.
Organizar el trabajo de oficina.
Realizar cálculos numéricos.
Supervisar personal.
DESTREZAS EN:
El manejo de calculadoras.
El manejo del microcomputador.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Computación básica.
Relaciones humanas.
Manejo y supervisión de personal.
Entrenamiento en el sistema de su unidad.