como documentar la informacion

Cómo documentar la información
Apellidos, nombre
Cabrera Méndez, Margarita
(mcabrera@upvnet.upv.es)
Departamento
Centro
Departamento de Comunicación Audiovisual,
Documentación e Historia del Arte
Universidad Politécnica de Valencia
1 Resumen de las ideas clave
¿Para qué documentar la información? Para que nosotros mismos la podamos
localizar en un futuro, para facilitarla a otros posibles usuarios, para no perder el
tiempo en volver a leer lo ya leído y poder saber de una manera ágil si nos va a ser
de utilidad o no.
En este artículo vamos a presentar cómo documentar la información de una
manera muy básica y sencilla, planteado para cualquier profesional que quiera
mejorar su trabajo de documentación en el día a día
2 Introducción
A lo largo de este artículo se tratan los puntos más importantes en cuanto a la
documentación de la información, que son:

Selección

Análisis (indización y resumen)

Recuperación

Difusión
A la hora de documentar la información, el primer paso que hay que dar es la
selección del material con el que se va a trabajar. Qué es lo que queremos
documentar.
A continuación habrá que realizar un análisis documental, que es el conjunto de
operaciones destinadas a representar el contenido de un documento bajo una
forma diferente a su forma original, facilitando su consulta o su recuperación
posterior a nosotros mismos u a otros usuarios.
Una vez realizado el análisis el siguiente paso es la recuperación, que es el proceso
en el que un conjunto de documentos son "interrogados" para encontrar resultados
que puedan ayudar a satisfacer las necesidades de información de un usuario. Es
lo que comúnmente llamamos proceso de “búsqueda”.
El último paso es la difusión, que es el proceso por el cual se transmite al usuario la
información o los documentos que necesita. Es el desenlace de todo el proceso
documental, siendo la difusión la verdadera razón de ser de la Documentación.
3 Objetivos
Una vez que se haya estudiado el artículo, leyendo con detenimiento todo el
material facilitado, se debe ser capaz de:
1.
Conocer las pautas a seguir para documentar información.
2.
Saber seleccionar una información u otra, con criterios de selección.
3. Poder hacer un análisis documental.
4. Tener claro lo que es una indización y un resumen analítico.
5. Conocer las formas de recuperación.
6. Conocer qué es la difusión de la información y su importancia.
Tabla 1. Objetivos del artículo.
4 Desarrollo
En este artículo nos vamos a enfrentar a lo que significa documentar la
información, las diferentes tipologías que existen y conocer su estructura.
La selección y adquisición de documentos.
A la hora de realizar cualquier tipo de proyecto necesitamos información para
poder empezar a trabajar, un trabajo arduo que cada día se impone como tarea
primordial. La primera tarea que debemos realizar y que seguramente ya realicéis
en vuestro día a día, es seleccionar las fuentes de información con las que queréis
trabajar.
¿Qué ocurre si no realizamos una buena selección?
Tendremos serios problemas, ya que es probable que haya apartados que
tengamos sobreinformados, es decir, con demasiada información repetida, y otros
que se nos queden cojos. Tendremos que valorar además qué información
necesitamos y para qué, y con ello empezar nuestra selección.
A la hora de seleccionar se deben seguir unas pautas, para que cuando haya que
recuperar la información no se planteen demasiados problemas. También hay que
pensar en la vida que pueden tener los documentos. La mayoría de los
documentos científicos quedan obsoletos cuando pasa un período corto de
tiempo. No sucede así con las humanidades.
La selección es el proceso que tiene por objeto evaluar y filtrar un documento, es
decir escoger o eliminar lo que creamos conveniente para nuestro trabajo. Es el
momento en el cual se determina los documentos que serán procesados y, en su
caso, adquiridos. Tenemos que tener en cuenta que para que sea una labor
eficiente debemos lograr el máximo de información con el mínimo número de
documentos posibles.
Este trabajo exige el conocimiento, por parte de la persona que lo está realizando,
de un amplio abanico de la producción documental del área en la que se está
trabajando. Es decir, necesitaremos conocer qué se está publicando y dónde; de
manera universal para trabajos generalistas, y de manera muy puntual para
trabajos más especializados o científicos.
No sólo debemos conocer qué información existe, sino en qué documento
encontrarlo y cómo adquirir dicho documento. Habrá veces que una simple
búsqueda en Internet nos facilite la información requerida, y otras veces será
necesario acudir a un centro especializado, para ello podemos acudir a un centro
documental. Deberemos tener claro los que existen relacionados con la
especialidad que buscamos, tipo de servicios que ofrece y en general, cómo
poder trabajar con dicho centro.
Debemos plantearnos una serie de preguntas que nos pueden servir a la hora de
realizar una selección de documentación:





¿Debo seleccionar todo lo que encuentro?
¿Cómo decido qué es lo más importante?
¿Quién debe determinar los contenidos?
¿Cada cuánto tiempo se ha de actualizar?
Considerar otras opiniones en temas dudosos.
A continuación apuntamos una serie de pautas que os pueden servir para
seleccionar el material:
-
No recoger aquello que ya tenemos. (Redundancia)
Tener en cuenta la vida útil de los datos. (Obsolescencia).
Eliminar aquello que parece inservible.
Podemos imponernos criterios para analizar cada uno de los documentos.
Clasificar y valorar los documentos. Podemos cuantificarlos numéricamente.
Valorar los resultados del análisis efectuado.
Una vez localizado el documento viene el trabajo de adquisición, que es cuando
obtenemos de forma material los documentos seleccionados. En ocasiones
podremos descargarlo de la Red, otras veces comprarlo y otras alquilarlo. Es el
proceso mediante el cual tenemos acceso al contenido del documento.
Análisis documental
El análisis documental es el proceso de lectura, síntesis y representación de un
documento. El resultado, además de la ficha catalográfica, será un conjunto de
palabras que representan el contenido del documento. Las palabras que
representan un texto o documento son las palabras clave o descriptores, y nos
servirán a nosotros o a otros usuarios para recuperar el documento, es decir, para
volver a encontrarlo.
¿Qué hago una vez he localizado la información que necesito?
Es a partir de aquí cuando entra en escena el análisis documental, que se
compone de dos procesos:

La catalogación, que es la operación mediante la cual se describe
físicamente el documento de manera que se le identifique
inequívocamente. Lo que hacíamos de pequeños en la biblioteca del
colegio: una ficha con todos los datos del libro, para poder volverlo a
encontrar.

El análisis, que es la descripción de su contenido para su ordenación
(clasificación o indización) y para su conocimiento e información (resumen
analítico). En este caso se trata de entrar en el contenido y transcribirlo
para que en un futuro sepamos si nos puede ser útil sin necesidad de abrir el
documento.
Tendremos que realizar una catalogación en función del soporte donde vayamos
a almacenarlo (base de datos, software específico, biblioteca…) y a partir de ahí
una descripción de su contenido para facilitar el acceso al documento en otras
ocasiones, o a otros usuarios. Para ello se hará una clasificación de contenidos y un
resumen analítico.
La clasificación o indización es la subdivisión del contenido del documento en
diferentes temas o subtemas, recogiendo los conceptos más adecuados para
representar el contenido. Con ello se pretende desarrollar un sistema que permita
la búsqueda de los documentos por los temas que trata. Es la operación central de
todo sistema documental, tanto para el almacenamiento como para la
recuperación de la información.
El resumen analítico es una breve muestra del contenido de un documento en la
que se indica el carácter del mismo, su contenido y las conclusiones a las que
llega. El objetivo es mejorar los resultados de la difusión ofreciendo al usuario una
síntesis del contenido de un original, para que pueda evaluar de manera rápida si
le será útil o no, antes de adquirirlo. El contenido de un resumen analítico debe
recoger como mínimo los siguientes aspectos del documento original:



Objetivos
Metodología
Resultados



Conclusiones
Profundidad
Recomendaciones
Tendremos que tener en cuenta también el almacenamiento, se trata de ordenar
los documentos en las mejores condiciones posibles para su conservación y uso
Asimismo en el análisis documental podemos hacer referencia al análisis posterior al
proceso documental. Este proceso de análisis requiere:

Mostrar cuál es el origen del documento, lo que se conoce como Análisis de
Control. De dónde viene.

Realizar un Análisis de Contenido. Descubrir qué incluye el documento.

Un seguimiento de los medios (Análisis de los Medios), es decir dónde se
publica toda aquella nueva información que se genera a partir del
documento, que a su vez generará nuevos documentos.

A quién llega la información, precisando el impacto del análisis, a través del
Análisis de Audiencias. Para ello es preciso conocer a qué personas llega esa
información documentada, es decir quién recibe la información.

Un Análisis de los efectos para conocer el impacto sobre las audiencias, es
decir, qué consecuencias ha tenido.
Recuperación
La recuperación se entiende como el proceso mediante el cual hacemos una
búsqueda sobre un conjunto de documentos para obtener resultados que puedan
satisfacer nuestra necesidad de información.
¿Qué factores pueden facilitar la recuperación de documentos?
La extensión del documento, el número de veces que aparezca nombrado el ítem
que estamos buscando (aunque la infinidad de formas en que un tema puede
representarse en una base de datos dificulta la obtención de aciertos), lo
específicos que seamos en la búsqueda, si es un tema de actualidad y si estamos
habituados a trabajar con el sistema de búsqueda y con el contenido que estamos
tratando.
Nuestra recomendación para realizar una buena búsqueda en plantearnos los
siguientes pasos:
1. Presentar la consulta sobre lo que se quiere saber.
2. Determinar la materia o el tema sobre el que se quiere hacer la petición.
3. Identificar lo que estamos buscando; precisar un poco más.
4. Seleccionar lo que puede responder mejor a nuestra pregunta; de las
diferentes posibilidades que tenemos hay que ir eligiendo para determinar
cuál es la más adecuada.
5. Localización de las respuestas en las principales fuentes de información.
Difusión
Se trata del momento en que se les transmite a posibles usuarios el acceso a la
información documentada.
No existe una forma única de difusión, sino diferentes tipos de productos y servicios
capaces de hacer llegar la información a los usuarios: puede ser bajo demanda (el
usuario solicita algo en concreto) o bien difusión documental, que es cuando desde
un sistema documental se hace llegar a los usuarios interesados la información
sobre la documentación de que se tiene de manera periódica.
4.1 Qué me debe quedar claro
Por un lado debemos entender qué significa documentar la información y sus
diferentes facetas: selección, análisis, recuperación y difusión. Debemos saber
buscar en internet utilizando recursos como la búsqueda avanzada, entendiendo su
funcionamiento: operadores booleanos, y otros buscadores o directorios que no
sean únicamente Google. Así mismo será importante saber difundir la información y
conocer las diferentes tipologías que existen de difusión.
4.2 Conocimientos previos requeridos
El tema está pensado para un nivel muy básico, por lo que no es necesario grandes
conocimientos previos. Simplemente mencionamos que se debe tener en cuenta
las siguientes recomendaciones:

Un mínimo de navegación por internet.

Emplear de manera fluida, puede ser nivel usuario, el manejo de un
editor de texto, y una hoja de cálculo.

Debe tener capacidad de análisis.
4.3 Utilidad
Tened en cuenta que realizar la tarea de documentar la información es vital para
cualquier centro documental, pero además para poder trabajar con la información
que encontráis y luego queréis difundir. Recordad que todo lo que no esté bien.
4.4 ¿Cuándo utilizaré los conocimientos adquiridos?
¡Siempre!.
El día a día de cualquier profesional y de nuestra vida cotidiana está
íntimamente relacionado con la documentación de la información, con lo
cual, cuando queramos documentar un trabajo y necesitemos pautas
siempre podremos volver a los apuntes para refrescar lo aprendido.
Además, cualquier tema de nuestro interés nos puede suscitar el acudir a
buscar fuentes de información, cualquier trabajo que realicemos deberemos
citar la fuente… y sobre todo si queremos ser profesionales y con información
de valor añadido, tendremos que valorar y documentar información y
manejarlas con fluidez.
Por ejemplo:

A la hora de realizar un trabajo de clase.

Verificar información de un amigo.

Investigar sobre cualquier tema.

Etc., etc.
5 Cierre
A lo largo de este artículo hemos visto cómo documentar la información. Dicha
estructura queda reflejada en el gráfico siguiente:
Gráfico 2. Cómo documentar la información
Para comprobar que realmente has aprendido, es el momento de que te pongas
manos a la obra e intentes documentar información. Ya verás que enriquecedor
te resulta. ¡¡ÁNIMO!!
6 Bibliografía
6.1 Libros:
-
AMAT I NOGUERA, N. "Documentación científica y nuevas tecnologías de la
información". Editorial Pirámide, Madrid 1987.
-
AMO GARCÍA, A. "Documentación audiovisual y multimedia, medios de
comunicación y televisión educativa". Universidad Complutense de Madrid,
Madrid 2000.
-
CARRIZO, G. y otros. "Manual de fuentes de información". CEGAL, Madrid 1994.
-
GALDÓN LÓPEZ, G. "El servicio de documentación de prensa: Funciones y
métodos". Editorial Mitre, Barcelona 1986.
-
ICE-ASIC: “Los objetos de aprendizaje como recurso para la docencia
universitaria: criterios para su elaboración”, Ed. Universidad Politécnica de
Valencia, 2008.
-
Jose Antonio Moreiro, coord.; Merceds Caridad... [et al.]: “Manual de
documentación informativa”, Madrid : Cátedra, D.L. 2000.
-
LÓPEZ YEPES, A. "Manual de documentación audiovisual". Eunsa, Pamplona
1992.
-
MARTÍN VEGA, A. "Fuentes de información. Estudios teórico-prácticos". Trea.
Madrid 1996.
-
ORNA, E. y STEVENS, G. “Cómo usar la información en trabajos de investigación”.
Gedisa 2001.
-
PARERA PASCUAL, C. "Técnicas de archivo y documentación". Fundación
Cofemetal, Madrid 2000.