La digitalización de historias clínicas

La digitalización de historias clínicas
Autores: Herce P., Infiesta A., Martínez A., Fernández A., Blanco C.
Cruz Roja Española
Hospital de Gijón
Objetivos
Mejora de la Eficacia
Reducir en >= 50 % las necesidades del soporte de papel en la HC.
Reducir un >= 25 % las necesidades de espacio en el archivo de HHCC.
Mejora de la Eficiencia:
Reducir los RRHH destinados a permitir el acceso a las HHCC.
Mejora de la Efectividad y Seguridad:
Implementar un sistema de “búsqueda inteligente” mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Disponer de un soporte digitalizado en imágenes (TIFF) que permita la integración futura del archivo de
HHCC.
Contar con un registro de accesos telemáticos que establezca la trazabilidad entre el acceso al
documento y el usuario (LOPD)
Metodología
Planificación del diseño y desarrollo:
Requisitos Legales
Análisis de la Historia Clínica estudiando los
documentos que es posible conservar únicamente en
soporte informático, en esta primera fase se opta por
desechar sólo el bloque de la OTM.
Elección del programa informático apropiado desde
la perspectiva de la trazabilidad y cumplimiento de la
legislación vigente en cuanto a confidencialidad de los
datos en él almacenados.
Requisitos Funcionales
Elección del equipo que gracias a la velocidad de
escaneo permitiera en un tiempo razonable reducir el
volumen de historias en formato papel.
Elección del soporte informático para la
conservación de forma fiable de las historias
digitalizadas, incorporándose para tal fin un servidor
nas con 1 terabyte de capacidad de almacenamiento.
Prestación del servicio:
Se realiza una clasificación previa en función al tipo de
documento.
Se realiza el escaneado del documento por
agrupaciones.
Tras la incorporación al sistema se realiza la
indexación de los distintos grupos para facilitar las
búsquedas.
Resultados
A. Se revisa una muestra aleatoria de 130 episodios de historias clínicas de pacientes con procesos en la
unidad de geriatría.
Por los métodos estadísticos descriptivos se analizan las variables (tiempo escaneo, número de documentos
, documento desechable/no).
Conclusiones
La media de documentos por episodio es de 66, de los que el 30 % corresponden al Libro de ordenes de
medicación que no se mantiene en soporte papel. Por lo que se estima que las necesidades del espacio
se optimizan en un 30 %.
El tiempo medio de escaneo por episodio (15’) es superior al inicialmente previsto (5’) por lo que se
optimiza y rediseña el proceso de escaneado.
B. Se monitorizan por un facultativo del servicio de geriatría el rendimiento del visor de HHCC digitalizadas
para validar el resultado.
100%
30% desechable
90%
80%
70%
60%
70%50%
a conservar
40%
30%
20%
10%
0%
1
Conclusiones
El estudio demuestra que la digitalización de la HC reducirá en esta primera fase un 30 % el volumen de espacio destinado a archivo.
La prueba de validación indica que este sistema permitirá la consulta de forma instantánea desde cualquier terminal informática del hospital a
aquellos profesionales autorizados con un registro de trazabilidad adecuado.
Ha sido necesario redefinir los objetivos de eficiencia y rediseñar el proceso de escaneo en tanto consume más RRHH de los inicialmente
estimados.