¿Qué es Estandarización? Es garantizar que los procesos que se desarrollan en una organización, sean ejecutados de una manera uniforme por todos los involucrados en él, para asegurar la calidad de los productos/servicios. productos/servicios. Para ello se requiere definir unos estándares y su sistema de administración. administración. Beneficios de la Estandarización EMPRESA: Registro del conocimiento Delegación (Base del Gerenciamiento). Unificación de métodos Autocontrol Reducción variabilidad Facilita entrenamiento y capacitación Antes PROVEEDORES: PROVEEDORES: Especificación Especificación correcta de los materiales que se necesitan. necesitan. CLIENTES: CLIENTES: Garantía Garantía de la satisfacción de sus necesidades Después Y si NO estandarizamos 1 Problemas Falta Insumos Mala Programación 2 Apagando Incendios 3 No hay tiempo para planear 4 No hay Mejoramiento Cómo Estandarizar Estandarizar los Procesos ? ? ? Identificación Proceso Críticos Sensibilización Definición Reglas de Juego Diseño de Estándares y Administración de Documentos Entrenamiento a los Responsables de Estandarizar Procesos Críticos ¿Qué es un documento? Es el conjunto de manuales, procedimientos, instrucciones de trabajo, datos y formatos, tanto generados por la misma organización como los que han sido generados externamente a ella, que son requisitos para cumplir con las políticas de gestión de la calidad. calidad. Tipos de Documentos Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de calidad de una organización. organización. Caracterización de Proceso: Documento que nos permite planear nuestro proceso (proveedores, insumos, actividades, productos y/o servicios, clientes), interrelacionarlo con los demás procesos de la compañía y definir los indicadores que permiten medir la gestión y el desempeño de dicho proceso. proceso. Tipos de Documentos Procedimiento: Documento que describe las actividades secuenciales al menor nivel del mapa de procesos y sus directrices. directrices. Pueden ser generales, se aplica a toda la organización - Específicos o instrucciones de trabajo se aplican a un sector especifico. especifico. (Ejemplo: (Ejemplo: Instrucciones para la operación de una maquina). maquina). Formatos: Definen la forma en la que se registra una actividad. Registro: Evidencia objetiva que demuestra el funcionamiento y la efectividad del Sistema de Gestión. Gestión. Es el resultado de una actividad. actividad. Control de Documentos Conceptos Básicos Documentos en Edición: Edición: Son los documentos que se encuentran en estado de elaboración, revisión o aprobación. Documentos Vigentes: Vigentes: Son los documentos que se encuentran publicados y que ya pasaron por las actividades de elaboración, revisión y aprobación. Documentos Obsoletos: Obsoletos: Documentos que en algún momento fueron vigentes y que por la creación de una nueva versión o porque ya no aplican, pasan a ser obsoletos. Listas de Distribución: Distribución: Asignación de permisos a las personas involucradas en los procesos que permite controlar el conocimiento de las últimas versiones de dichos procesos. Naturaleza del Cambio: Cambio: Justificación, motivo o causa por la cual se realiza una solicitud de cambio a un documento que ya se encuentra vigente. Ser legibles y diligenciados con tinta Conservarlos en condiciones que eviten el deterioro o pérdida Diligenciados en su totalidad Indicar la fecha y firma de quien hizo el registro No tener enmendaduras NOTA: Si hay correcciones debe estar la firma de quien la hizo Cumplir lo relacionado a lugar, forma y sistema de archivo indicado en la Matriz de Control de Registros