clausura

clausura
El cierre de la exposición lleva implícito el desmontaje de la muestra, la devolución
de los objetos a cada uno de los prestadores, el análisis y la evaluación de todo
el proceso expositivo, así como el archivado de la documentación generada.
Este proceso deberá planificarse y llevarse a cabo con el mismo rigor con el
que se han desempeñado las anteriores etapas.
Tomando como ejemplo el montaje se debe de fijar un calendario de desmontaje,
marcado por la presencia o no de correos y los itinerarios del transporte. Con
las actas de devolución se formalizará la finalización del correspondiente
préstamo.
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El análisis y evaluación de la exposición dejará constancia de su repercusión
en la sociedad y servirá para planteamientos futuros sobre formas y medios de
actuación de cara al público visitante de las exposiciones temporales.
Por último con el archivado de toda la documentación generada a lo largo de
todo el proceso, se da por concluida la exposición, asegurando con esto la
conservación y protección de la información para el futuro.
desmontaje
devolución de préstamos
análisis y evaluación de la exposición
archivado de la exposición
desmontaje
Finalizada la apertura al público de la exposición comienza el desmontaje,
que conlleva un proceso de coordinación y trabajo similar al del montaje de la
muestra. De nuevo una buena coordinación es fundamental para establecer un
calendario de desmontaje que tendrá en cuenta la asistencia o no de correos
para supervisar la manipulación, embalaje y carga de los objetos, así como los
itinerarios del transporte con destino a sus diferentes lugares de origen.
Lógicamente el tiempo de desmontaje siempre es menor que el de montaje
puesto que las particularidades y dificultades que plantean los objetos ya
son conocidos y se pueden establecer mejor los tiempos invertidos en su
desinstalación y reembalaje.
La manipulación de los objetos se llevará a cabo por el personal de la empresa
de montaje que proporcionará todos los elementos necesarios, y en presencia del
coordinador, correos en su caso y el personal de conservación-restauración.
Se realizará también un Informe de conservación de cada uno de los bienes. Este
in­forme requiere el mismo análisis del bien que a la llegada de éste a la sala de
exposición. Se puede emitir uno en el montaje y otro en el desmontaje o realizar
un solo informe en el que se contemple la posibilidad de anotar las incidencias
en su caso, firmándose y fechándose tanto al inicio como a la finalización de la
exposición por el personal técnico de conservación-restauración, el coordinador
de la muestra y el correo para cada pieza en su caso.
Este informe es clave para:
 Analizar si el objeto ha sufrido daños durante el período de la
exposición.
 Constatar el estado en el que se embala para poder contrastar si sufre
daños durante el transporte de regreso.
Tras el reembalaje y carga de todos los objetos de la exposición, se iniciará
el desmontaje de todos los elementos expositivos (vitrinas, paneles, etc).
Previamente se habrá decidido la reutilización o no de dichos elementos por la
propia organización o su cesión a otras Instituciones.
Por último, el responsable de la Institución o entidad que ha acogido la expo­
sición acredita la salida de los objetos expuestos.
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devolución del préstamo
Se comunicará a cada uno de los prestadores, con antelación, el día de la
devolución de los objetos, para su correspondiente recepción y firma del albarán
o recibo de entrega de la empresa de transporte. Una copia de este recibo, será
remitida por la empresa al organizador de la muestra, para justificar la llegada
de cada una de los objetos a su destino.
El acta de devolución es el documento por el cual el prestatario acredita que
devuelve las obras recibidas en calidad de préstamo temporal al prestador de
las mismas. Este documento, irá firmado y sellado por el organizador, quien
una vez cumplimentado y registrado deberá enviarlo al prestador quedándose
con una copia.
Junto al acta de devolución se adjuntará:
 La carta de agradecimiento en la que se recomienda señalar el número
de visitantes que ha tenido la exposición y algún comentario reseñable
en prensa sobre ella.
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 El dossier que recoja todas las referencias aparecidas en los medios de
comunicación sobre la exposición.
análisis y evaluación de la exposición
Una vez finalizado todo el proceso expositivo se procederá la evaluación de
la exposición. Esta evaluación se suele llevar a cabo desde dos vertientes:
evaluación y análisis de público y análisis y evaluación económica.

Análisis y evaluación de público
Entre los métodos de análisis de público destacan los cuantitativos (número
de entradas, venta de publicaciones, etc.) y cualitativos (actitudes, opiniones
personales de la exposición, etc) Para la obtención de éstos datos se recurrirá
a la utilización de cuestionarios, observación directa en sala, entrevistas, etc.
Se establecerán los tipos principales de visitantes, por ejemplo:
 Individual o aislado.
 Grupos Escolares / Culturales/ Asociaciones/ Turísticos, etc.
 Grupos Especiales: Discapacitados físicos o psíquicos, Grupos de
integración, etc.
Dentro de los tipos de público se deberán diferenciar perfiles:
 Sociodemográfico, dependiendo de la edad, sexo, nacionalidad, lugar
de residencia, etc.
 Instrucionales, fijándose en el nivel de estudios, profesión,
conocimientos previos a la visita a la exposición, medios de
comunicación empleados para informarse sobre la muestra, etc.
 Actitucionales, incidiendo en la forma de la visita (individual, grupo,
amigos, etc) distribución de la visita, objetivo de la visita (interés,
casualidad, viaje, etc)
Finalmente para la obtención de datos se recurrirá al análisis cuantitativo a
través de:
 Número total de visitantes.
 Venta de publicaciones (catálogos, carteles, etc)
 Distribución de los días de la semana.
 Incremento en días determinados (domingos, festivos, pago, gratuito,
inició, fin del período expositivo).
 Máxima hora de visita. (Horas de máxima y mínima afluencia).
La relación y utilización del espacio expositivo por parte del público es otro de los
principales elementos de análisis a través de dos objetivos metodológicos:
 Comprobar cual es el recorrido que los visitantes realizan.
 Constatar la atención dedicada por los visitantes a los distintos
elementos que componen la exposición.
Con todos los datos obtenidos a lo largo del período de apertura al público, a
través de los métodos ya señalados, se desarrollará una evaluación que dejará
constancia de la repercusión que ha tenido la muestra en la sociedad y que
servirá para planteamientos futuros sobre formas y medios de actuación de
cara al público visitante de las exposiciones temporales.

Análisis y evaluación económica
Se deberá analizar cual ha sido el grado de desviación entre la inversión
presupuestada y la inversión final, para evaluar si la estimación del coste fue
adecuada o no. Del mismo modo se analizará la distribución de los costes entre
las diferentes partidas, así como el porcentaje de financiación por mecenazgo
y/o patrocinio, en su caso.
Las exposiciones temporales requieren de grandes inversiones económicas. Por
lo que se deberá analizar, evaluar y justificar dicha inversión. Esto permitirá
poder valorar mejor los costes en el futuro y permitir una utilización de los
recursos económicos más racionalizada.
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archivado de la exposición
La conservación de la documentación tanto escrita como en imagen, que
se genera a lo largo del proceso expositivo supone la salvaguardia de dicha
información para el futuro. Archivar de forma racional, siguiendo las normas
marcadas por los procesos de archivo generales es fundamental para la buena
preservación de la documentación y su facilidad de consulta.
En la actualidad la posibilidad de acceso a dicha información12 a través de
diferentes medios informáticos es cada vez más frecuente, por lo que se deberá
atender a la normativa al respecto a la hora de presentar toda esta información
a consulta libre.
En el anexo13 se propone una organización de archivo, que siguiendo los grandes
bloques de la gestión, plantea la posibilidad de organizar toda la documentación
de forma racionalizada y de fácil consulta para personas ajenas al proceso en
el futuro.
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La Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes ha creado una base de datos de
exposiciones temporales. Ver www.mcu.es (Promoción del Arte)
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Ver modelo en el Anexo de Coordinación Técnico.
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