Caleidoscopio METODO SISTEMICO PARA LA RESOLUCION DE

Caleidoscopio
METODO SISTEMICO PARA LA RESOLUCION DE PROBLEMAS
Raúl Topete Corral
Introducción.
Las necesidades, objetivos y problemas de sistemas complejos deben ser abordados con
enfoques, métodos y técnicas adecuados a dicha complejidad. No hacerlo así nos lleva a invertir
muchos recursos y a manejar grandes volúmenes de información, sin que con ello se asegure
tener éxito en la satisfacción de esas necesidades, en el logro de esos objetivos o en la solución de
esos problemas.
El enfoque de sistemas resulta útil para los propósitos descritos; sin embargo, no es
suficiente para lograr las soluciones deseadas; debemos utilizar también otros conocimientos y
técnicas para lograrlo.
En el presente trabajo se definen los términos: Sistemas, Necesidades, Objetivos y
Problemas; se distinguen diferentes tipos que hay de cada una de esas categorías conceptuales y
se aclaran las diferencias y relaciones que existen entre ellos.
Se utiliza ese análisis conceptual para proponer un método de trabajo que nos permita de
manera lógica y sistemática satisfacer necesidades, alcanzar objetivos y resolver problemas de
organismos u organizaciones sociales.
El método está diseñado de tal manera que podamos ubicar y destacar la importancia de
otros recursos técnicos que se utilizan también en la solución de problemas, tales como: modelado;
investigación de operaciones; toma de decisiones; proyectos; control; gestión o conducción de
sistemas; etcétera.
Para realizar el trabajo se llevó a cabo una investigación documental y un análisis de dicha
información. Ese análisis bibliográfico y las propuestas de conceptos y métodos se hacen en los
capítulos 1 al 5. Al final se agrega un apartado de conclusiones y de referencias documentales
consultadas.
1. Sistemas
La realidad está formada de materia y energía en permanente transformación. Sabemos que
cualquier porción de materia forma parte de porciones más amplias, y que a la vez está formada
por porciones de materia más pequeñas.
Es posible entonces, hablando de materia, delimitar las fronteras de una porción,
constituyendo lo que llamaremos una unidad de materia.
Sabemos también que la forma en que se transforma la materia es mediante intercambio
de energía. La energía también se transforma como consecuencia de la interacción de las fuerzas
energéticas mismas.
Las ideas, los conceptos, los pensamientos que se tienen de la realidad son parte misma
de dicha realidad; podría decirse entonces que son formas específicas de relación materia-energía.
Estas situaciones han llevado al hombre a utilizar el concepto de Sistema para referirse a
la realidad o a partes integrantes de la misma.
Dicho concepto es importante y útil por su capacidad de representación de la realidad,
llevando incluso a algunos estudiosos a desarrollar teorías acerca de los sistemas.
Para los fines de este ensayo, baste sólo con manejar el concepto de Sistema e identificar
algunos tipos de sistemas.
Entenderemos por sistema entonces a un conjunto de elementos interrelacionados que
forman una unidad.
1.1 Tipos de sistemas
Para distinguir o cualificar las porciones de realidad representadas como sistemas se han hecho
diferentes clasificaciones de éstos, entre las cuales tenemos:
a) En cuanto a sus elementos integrantes: concretos o duros y abstractos o blandos.
b) En cuanto a la consideración del ambiente: cerrados y abiertos.
c) En cuanto al cambio en los atributos en un periodo de tiempo: estéticos y dinámicos.
d) En cuanto a la cantidad de elementos y relaciones: simples y complejos.
e) En cuanto a la existencia de objetivos o propósitos: toleológicos y no teleológicos.
f)
En cuanto a la cantidad de metas: con una meta, con varias metas.
g) En cuanto al tipo de propósito: con propósito determinado y con propósitos
autodeterminados.
h) En cuanto a la variedad del comportamiento de sus elementos: de variedad creciente, de
variedad decreciente y de variedad creciente o decreciente.
i)
Otros tipos de sistemas: homeostáticos, adaptativos, que aprenden, etc.1
2. Necesidades
El universo, el todo, está formado (físicamente) de materia y energía, mismas que están en
constante transformación, en intercambio dinámico permanente. Esa materia y energía se
encuentra agrupada y organizada en diferentes formas. Una clasificación de la materia y energía
existentes podría ser:
MATERIA - Inorgánica
(SIN VIDA): Minerales, líquidos, gases,
Y
calor, luz, magnetismo,
sonido, etc.
ENERGIA - Orgánica
(CON VIDA): Vegétales *No racionales
Animales *Racionales:
el hombre
De cuerdo con lo anterior, podemos decir que el hombre es una unidad de materia y energía con
una organización determinada. Esa materia y energía, al igual que toda la del universo, está en
constante transformación, en constante dinámica, y la manera en que se establecen las
transformaciones es mediante un intercambio de fuerzas.
La dinámica interna y externa de la materia y energía del hombre y en el hombre producen
en él reacciones o conductas internas y externas también. Cuando el intercambio se da de una
manera “natural” se puede decir que existe un equilibrio dinámico. Cuando ese intercambio no se
da de esa manera natural o cuando hay algo que impide ese intercambio natural, las fuerzas
actuantes tratan de recuperar el equilibrio dinámico de alguna manera.
Con base en este enfoque podemos decir que el hombre tiene una “necesidad” si la
dinámica de las fuerzas con que se establece su intercambio de materia y energía con el medio
ambiente pierde su equilibrio.
Así, un desequilibrio interno o externo de las fuerzas de intercambio de materia y energía
provocan en el hombre un estado de “tensión” que va a generar en él una reacción, va a llevarle a
poner en juego sus fuerzas para tratar de devolver a su organismo el equilibrio perdido. Es a ese
estado de tensión al que llamaremos “necesidad”.
Las necesidades del hombre son entonces estados de tensión de su organismo quo van a
producirle una reacción que busque reducir dicha tensión.
Las reacciones del hombre pueden ser no conscientes, instintivas, involuntarias, o pueden
ser conscientes, razonadas, voluntarias. El primer tipo do reacciones están regidas por el sistema
nervioso involuntario o de la vida vegetativa, o bien consisten en tendencias innatas a realizar
ciertas acciones orientadas a un fin sin previo conocimiento de ese fin. En este tipo de reacciones
están las respuestas neuroendocrinológicas (secreciones de adrenalina, sudor, bilis, jugos
gástricos, lágrimas, etc.) y los instintos do conservación, de nutrición, sexual, materno, de defensa,
etc. Así, por ejemplo, el hombre inhala aire en busca de oxigeno de manera inconsciente; busca
algo que mitigue su tensión cuando tiene hambre, etc.
El segundo tipo de reacciones implican una actividad inteligente, reflexiva, en la que entra
en juego la experiencia y conocimientos adquiridos, llevando al hombre a plantearse objetivos y
caminos de acción, y a decidir qué hacer para lograr esos propósitos, por ejemplo el hombre puede
proponerse confeccionar una prenda de vestir que le proteja del clima o diseñar una trampa para
atrapar un animal, etc.
2.1 Tipos de Necesidades
El hombre tiene dos grandes grupos de necesidades, el primero corresponde a las necesidades de
cualquier ser vivo y a las que por tanto suelen llamarse necesidades de supervivencia. Las
necesidades que forman parte de este grupo serian, por ejemplo, la necesidad de mantener el
cuerpo a una temperatura determinada, de recuperar la energía gastada, de protegerse del medio
ambiente hostil para mantener su integridad física y funcional, etc.; en términos de supervivencia
de la especie, otra necesidad seria la de reproducirse.
Estas necesidades generales se traducen en necesidades más especificas, como son la de
respirar, de alimentarse, de descansar, de protegerse de climas muy fríos o muy calientes
(necesidad de vestido y vivienda), de sanar de heridas, etc.
El otro gran grupo de necesidades del hombre no son de supervivencia, no afectan a la
existencia misma del individuo, sin embargo ocupan un lugar privilegiado en la psicología humana.
Son necesidades relacionadas con sus emociones, son necesidades de tener emociones
agradables o de evitar o impedir emociones desagradables. Este tipo de necesidades se
desprenden básicamente del desarrollo de la inteligencia, del aprendizaje y del carácter social del
hombre. Algunas de ellas están relacionadas con las percepciones a través de sus sentidos; otras,
con las relaciones que mantiene con otras personas; y otras más, con la concepción que tiene de si
mismo. Por ejemplo, si para sobrevivir necesitaba alimentarse, para tener una emoción agradable
necesita que el alimento tenga un sabor agradable; si para sobrevivir necesitaba vestirse, pan tener
una emoción agradable necesita vestirse con algo que le agrade en diseño, color, forma, etc.
Asimismo tiene necesidad de sentirse seguro, de sentirse aceptado y reconocido por los demás y
de tener afectos, entre otras necesidades psíquicas.
Al igual que en sus necesidades biológicas de supervivencia, en el segundo gran grupo de
necesidades, el hombre reacciona con actos inconscientes o involuntarios y con actos reflexivos y
voluntarios.
3. Objetivos
Hemos visto hasta aquÍ que el hombre ante sus necesidades reacciona, ya sea con actos
involuntarios o bien con actos conscientes y meditados, esto es, el estado de tensión que le
produce una necesidad le impulsa a hacer algo con el fin de reducir esa tensión.
Lograr que desaparezcan los estados de tensión y con ello mantener el estado de equilibrio
dinámico de transformación de materia y energía es lo que finalmente preocupa e interesa al
hombre: dicho en otras palabras, le interesa sentirse bien (bien-estar) y sus acciones estarán
encaminadas involuntaria o voluntariamente, inconsciente o conscientemente a ello.
Cuando la acción del hombre es voluntaria, esta acción, precedida por una idea y
determinada por ella, supone una reflexión (inteligencia) y un compromiso (responsabilidad). Las
conductas que no responden a este criterio (reflejos, tropismos) no dependen, pues, de la voluntad.
“Según el esquema clásico, la voluntad implica: 1o. Concepción de un proyecto, 2o.
Deliberación (apreciación de la acción mejor), 3o. Decisión (elección entre posibilidades), 4o.
Ejecución de la acción hasta su terminación. El acto terminado constituye la prueba de la
autenticidad de un proyecto”.2
La idea que determina la acción representa el estado específico deseado de las cosas,
aquél que el individuo juzga va a ser el más conveniente en alguno de los aspectos de los que
depende su bienestar.
Los
objetivos
son
entonces
esos
estados
específicos
deseados
consciente
y
voluntariamente hacia los cuales se dirigen las acciones, son el fin de la acción, el punto a
alcanzar.
Para esta definición de objetivos debemos hacer una jerarquización de ellos, pudiéndolos
ordenar en: valores o ideales, objetivos-fines y objetivos concretos o metas.
“Valor es algo que se estima como muy meritorio y apetecible, algo que se respeta y que
motiva una acción; la acción terminada no necesita tener éxito, la valoración tiene lugar tanto si se
ha conseguido o no el valor. En el uso que damos aquí, los valores deben ser tomados con un
significado más amplio, conceptos más abstractos que motivan agentes en general hacia unos
objetivos más específicos. Lasswell y Kaplan indican que existen por lo menos dos importantes
grupos de valores: valores de bienestar y valores de diferencia. Los valores de bienestar son
aquéllos cuya posesión hasta un cierto grado es una condición necesaria para el mantenimiento de
la actividad física de la persona, tales como bienestar, propiamente dicho: la salud y seguridad del
organismo; riqueza: la renta, servicios y bienes que se acumulan en un individuo; conocimiento
práctico: pericia en la práctica de un arte u oficio, comercio o profesión; instrucción: conocimiento,
penetración e información concerniente a las relaciones personales y culturales. Los valores de
referencia se toman en consideración en cuanto a los actos de los otros y de uno mismo; respeto:
valor de status, honor, reconocimiento, prestigio; rectitud: virtud, bondad, equidad; afecto: amor y
amistad.
“Un objetivo es un fin al que tiende un designio, un anhelo o propósito; es más un estado
especifico deseable que un valor. De manera que el individuo posee unos valores de los que deriva
unos fines; de estos fines surgen los objetivos concretos propiamente dichos. Esto son el fin de la
acción, el punto a alcanzar”.3
“La posesión de una amplia gama de objetivos, que se centran en la existencia personal de
cada uno, se puede considerar que distingue al hombre del animal. Gordon W. Allport dice que lo
que el hombre aprende es una clara disposición para formar estructuras psicológicas, que incluyen
simples hábitos, pero también estructuras más complicadas y menos rígidas, tales como
conciencia moral, esquemas mentales, e incluso la filosofía de la vida que se adopta: un proceso
de conversión, de mutación de la individuación hacia formas de vida individuales. Muchas teorías
han aceptado que el comportamiento tiende a la eliminación de estados de estimulo, o sea hacia el
equilibrio y la reducción de impulsos, pero Allport indica que una fórmula adecuada para la
reducción de impulsos se desvirtúa cuando la motivación participa en esfuerzos propios; los
objetivos de esfuerzos propios, estrictamente hablando son inalcanzables. (Allport considera la
felicidad no como fuerza de motivación, sino como subproducto de otra actividad motivada.) Así
pues, esta argumentación infiere que los motivos son de dos clases: deficitarios y expansivos o de
crecimiento (aunque en un momento dado los dos se puedan fundir); se pueden comparar con una
retroalimentación positiva o negativa. Los motivos deficitarios van tras la reducción de la tensión y
el restablecimiento del equilibrio; los motivos de expansión mantienen la tensión en el interés de
objetivos lejanos y a menudo inalcanzables. Esto último es lo que Allport considera como distintivo
en el hombre y el animal, sobre la base de que los objetivos mejoran con el proceso de desarrollo
en forma de propósitos a largo plazo, valores subjetivos y sistemas comprehensivos de interés: en
la esfera moral podemos decir que el devenir depende del desarrollo de una conciencia genérica,
que a su vez depende de la posesión de una amplia gama de objetivos y de una imagen de si
mismo ideal.
Sabemos que un adulto sano se desarrolla bajo la influencia de esquemas de valores cuyo
cumplimiento considera deseable, incluso aunque nunca puedan ser completamente logrados. De
acuerdo con tales esquemas selecciona sus percepciones, consulta su conciencia, evita líneas de
conducta improcedentes, crea y da forma a subsistencias de hábitos según sean acordes o no con
sus compromisos. En resumen, estos esquemas activos de conducta ejercen influencia sobre la
elección especifica a medida que se desarrollan”.4
3.1 Tipos de Objetivos
Los objetivos pueden clasificarse de diferentes maneras. Algunas de estas clasificaciones son:
a) Por el tipo de sistemas en que se ubican:
- Los que persiguen algo en sistemas ya existentes (corregir, mejorar).
- Los que persiguen algo en sistemas no existentes o crear sistemas (diseñar el futuro).
b) Por su dimensión temporal: inmediatos mediatos (corto, mediano y largo plazo).
c) Por la factibilidad que tienen para ser alcanzados: valores o ideales, fines, objetivos, metas.
d) Por su alcance personal: individuales, sociales.
e) Por su dimensión espacial: puntuales, locales, municipales, regionales, nacionales,
internacionales, mundiales.
f) Por su función o campo de acción: sectoriales.
4. Problemas
Para alcanzar sus objetivos, esto es, para alcanzar estados específicos deseados, el hombre tiene
que enfrentar su materia y energía ante un conjunto de fuerzas que se oponen, interfieren u
obstaculizan el avance de sus acciones en la dirección deseada. A ese conjunto de factores que
están impidiendo o dificultando el logro de un objetivo lo llamaremos PROBLEMA.
Este concepto equivale al que proporciona Chadwick, cuando dice que Problema =
Objetivo + Impedimento de lograr este objetivo.5
Otros conceptos de problema son:
a) Problema es la contradicció6n entre un estado real y un estado deseado de las cosas.6
b) ". . .se dice que un problema existe si hay un deseo de lograr una transformación de un
estado de situaciones a otro, siempre y cuando haya más de una manera posible de lograr
dicha transformación, que las diferentes soluciones posibles tengan el mismo grado de
aceptación y que no sea palpable el grado posible de aceptación relativa de las diferentes
soluciones posibles”.7
El estado de tensión o necesidad de un sistema teolológico suele confundirse con lo que llamamos
problema; sin embargo, de acuerdo con lo que hemos planteado, no se llamaría problema sino
hasta tener definido lo que pretendemos lograr (objetivo) y lo que está impidiendo ese logro.
Las soluciones alternativas del problema serían los distintos caminos de acción que
juzgamos nos permitan vencer los obstáculos o impedimentos y alcanzar el objetivo.
Los impedimentos u obstáculos para resolver un problema pueden ser:
a) No tener claro cuál es el objetivo que perseguimos.
b) No tener claro cuáles son los obstáculos para lograr el objetivo que perseguimos.
c) No saber qué hacer ni cómo hacer para vencer los obstáculos.
d) No tener con qué vencer los obstáculos (falta de recursos).
e) Combinación de los anteriores.
4.1 Tipos de problemas
Los problemas pueden clasificarse según diferentes criterios:
a) Por el tipo de sistema de que se trate: de sistemas existentes o de sistemas no existentes;
simples o complejos, etc.
b) Por el tipo de objetivos que se persiguen: de corrección o mejoramiento y de expansión o
contracción; de creación o modificación; de corto, mediano y largo plazo, etc.
c) Por la cantidad de alternativas de solución: con pocas alternativas y con muchas.
d) Por el tipo de operaciones que se realizan: de inventario, espera, asignación,
secuenciación y coordinación, rutas y reemplazo y mantenimiento, competitivos, búsqueda
y heurísticos; de compras y obtención de materiales, producción, comercialización
(distribución, ventas, servicios), investigación y desarrollo, personal, finanzas y
contabilidad, planificación, etc.
e) Por las condiciones existentes para la toma de decisiones; de certidumbre, de riesgo, de
incertidumbre.
5. Método para satisfacer necesidades-lograr objetivos-resolver problemas
De acuerdo con lo tratado en el presente trabajo, la satisfacción de una necesidad implica el logro
de un objetivo y por tanto haber superado los obstáculos o impedimentos que existían para
alcanzar dicho logro, esto es, haber resuelto un problema.
A continuación se presentará un método de trabajo para satisfacer necesidades-lograr
objetivos resolver problemas.
Este método, además de constituir un instrumento racional para el trabajo eficiente, tiene la virtud
de diferenciar, ubicar y relacionar elementos conceptuales y metodológicos complementarios y muy
utilizados en el proceso de solución de problemas difíciles o complejos. Así, a través del método
propuesto podemos distinguir y apreciar el lugar que corresponde y la utilidad que tienen
elementos tales como: necesidades, sistemas, modelos conceptuales, investigación, análisis,
síntesis, evaluación ex-post, proyecciones y escenarios de referencia, pronósticos, medición,
análisis de obstáculos y oportunidades, diagnósticos, objetivos, problemas, soluciones, planeación,
medios, modelos formales y de otros tipos, investigación de operaciones, diseño de alternativas,
evaluación ex-ante, toma de decisiones, recursos; formulación, gestión, implementación,
instrumentación e instalación de proyectos; control, control de gestión, operación y otros más.
El método propuesto es el siguiente:
1. El organismo u organización se encuentra en un estado de necesidad o de tensión
(Síntomas).
2. Concebir al organismo u organización como un sistema teleológico que tiene necesidades,
pretende alcanzar objetivos o resolver problemas (Enfoque de sistemas).
3. Construir el objeto de estudio8 (Modelo conceptual). Cabe aclarar aquí que el
procedimiento de referencia recomienda, para la construcción del sistema construido u
objeto de estudio, un proceso de retroalimentación entre modelos conceptual y realidad.
Esto implica actividades de investigación, análisis, síntesis, medición y evaluación ex-post
de sistemas.
4. Elaborar proyecciones y escenarios acerca del comportamiento futuro del sistema, de sus
elementos integrantes, de sus relaciones, de su medio ambiente y de sus atributos.
5. Contrastar el estado actual y escenarios de referencia del sistema contra el sistema
construido pan apreciar diferencias.
6. Analizar las diferencias encontradas pan determinar sus causas; análisis de obstáculos,
impedimentos, fuerzas opositoras al logro de los objetivos; objetivos en conflicto, etc.
7. Elaborar el diagnóstico del sistema. Establecer las relaciones causa-efecto o productorproducto para explicar el estado de tensión del sistema.
8. Definir Ia problemática o sistema de problemas. Establecer la red de objetivos de niveles
diferentes o sub-objetivos y sus respectivos obstáculos, impedimentos o restricciones, de
los cuales depende la satisfacción de la necesidad, el logro del objetivo principal o la
solución del problema principal.
9. Seleccionar los objetivos y establecer la medida en que deberán alcanzarse para el logro
del objetivo principal o pan resolver el problema principal.
10. Identificar y seleccionar los medios y caminos alternativos de solución que habrán de
utilizarse para lograr los objetivos del inciso anterior.
11. Evaluar (ex-ante) los medios y caminos alternativos de solución y seleccionar uno de ellos,
el que se considere óptimo.
12. Estimar los recursos requeridos y disponibles para llevar a cabo la solución elegida,
establecer las diferencias entre ellos y analizar la posibilidad de integrar dichos recursos.
(En caso de que no sea posible integrar los recursos requeridos se tendrán que redefinir
los objetivos, o medida en que deberán ser alcanzados, del inciso 8, ya que estaríamos
incorporando nuevos obstáculos o restricciones a la problemática planteada en el inciso 7).
13. Especificar la solución final elegida.
14. Diseñar la implementación a instrumentación de la solución hasta su implementación o
instalación.
15. Diseñar el sistema de control de la etapa de implementación y de la ejecución de la
solución.
16. Implementar o instrumentar la solución.
17. Ejecutar la solución hasta alcanzar el objetivo propuesto.
18. Evaluar (ex-post) y registrar la experiencia tenida para situaciones futuras.
Conclusiones
Las precisiones conceptuales y el método propuestos en este trabajo pretenden ser elementos
integradores del esfuerzo humano que pretenda avocarse a la solución de problemas complejos.
El método puede aplicarse sólo con el concurso de especialistas de distintas áreas de
conocimiento, por tanto es requisito indispensable que los participantes lo conozcan y comprendan
y que ubiquen su propia participación y la importancia de la misma en ese contexto, como marco
común de referencia.
Fuentes documentales consultadas
Ackoff, Russell L. Planificación de la empresa del futuro. México, Limusa, 1986, 357 pp.
Ackoff, Russell L. Un sistema de conceptos de sistemas. Resumen mimeográfico, s.p.i.
Ackoff, Russell L. y Sasieni, Maurice W. Fundamentos de investigación de operaciones. México,
Limusa-Wiley, 1971, 502.
Chadwick, George F. Una visión sistemática del planteamiento. Barcelona, Gustavo Gili, 1973.
Checkland, Peter. De optimización a aprendizaje: Un desarrollo del pensamiento de sistemas para
los 90’s. Resumen mimeografiado, s.p.i.
Fuentes Zenón, Arturo. El enfoque de sistemas en la solución de problemas. Apuntes de clase
mimeografiados. México, UNAM/Facultad de Ingeniería/DEP, 1987.
Krick, Edward V. Introducción a la ingeniería y al proyecto en la ingeniería. México, Limusa-Wiley,
1971, 236.
Ochoa Rosso, Felipe. Estructuración del proceso de solución de problemas de sistemas. Apuntes
mimeografiados, s.p.i.
Sillany, Norbert. Diccionario de psicología. 2a. ed. España, Larousse, 1969, 344 pp.
Timms, Howard L. Sistemas de decisión gerencial. 3a. ed. Buenos Aires, El Ateneo, 1972, 174 pp.
NOTAS
1
Gran parte de esta tipología fue tomada de Ackoff, Russell L. Un sistema de conceptos de sistemas. Apuntes
mimeográficos. s.p.i.
2
Norbert Sillany. Diccionario de Psicología. 2a. ed. España, Larousse, 1969, pig. 339.
3
George F. Chadwick. Una visión sistemática del planeamiento. Barcelona, Gustavo Gili. 1973, pág. 121 y
122.
4
Ibid., págs. 111 y 112.
5
Ibid., p. 120.
6
FeIipe Ochoa Rosso. Estructuración a del proceso de solución de problemas de sistemas. Apuntes
mimeografiados. s.p.i.
7
Edward V. Krick. Introducción a la ingeniería y al proyecto en la Ingeniería. México, Limusa-Wiley. 1971, pág.
26.
8
La construcción del objeto de estudio se hará de acuerdo con el procedimiento planteado por Arturo Fuentes
Zenón en el documento: El enfoque de sistemas en la solución de problemas. Apuntes de clase
mimeografiados. México, Facultad de Ingeniería/División de Estudios de Posgrado, 1987.