los sistemas de información

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LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
UN FACTOR ESTRATÉGICO
EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA
2º Encuentro Colombiano de Gestión Universitaria
Universidad de Caldas, mayo de 2013
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
UN FACTOR ESTRATÉGICO
EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA
1. La función de las TIC: Entorno de la Universidad
2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP
3. Planeación Universitaria
4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma
5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa
6. Perspectiva de futuro
Desafíos Institucionales
CALIDAD
Recurso
Humano
Infraestructura
física y
tecnológica
PLANEACIÓN
PRESUPUESTO
Factores
Externos
SOSTENIBILIDAD
Entidades
Vinculadas
CRECIMIENTO
No. de: programas académicos
estudiantes
profesores
empleados administrativos
Organización
Docencia
Investigación
Servicio
Principios Compañía de Jesús
Comunidad Educativa
Bienestar Integral
Asuntos económicos
Asuntos laborales
Asuntos de Infraestructura
PUJ
Actividades
Actividades
ACADÉMICAS
Actividades del
MEDIO UNIVERSITARIO
(MU)
Actividades
ADMINISTRATIVAS
Apartes Organigrama PUJ
– Sede Central
Consejo Directivo
Universitario
Rectoría
Consejo
Académico
Vicerrectoría
Académica
Consejo del Medio
Universitario
Vicerrectoría
del Medio
Universitario
Vicerrectoría
de
Investigación
Consejo
Administrativo
Vicerrectoría
de Extensión y
Relaciones
Interinst.
Vicerrectoría
Administrativa
Profesores,
Empleados Administrativos
y Estudiantes
N° de profesores de planta
1.420
N° de profesores de hora cátedra
2.253
N° de empleados administrativos
1.716
N° de estudiantes de pregrado
18.120
N° de estudiantes de posgrado
3.733
Cifras del año 2012
Ingresos e Inversiones
Ingresos
410.303
232
Inversiones
42.271
23
TRM del 31 de diciembre de 2012 $1.768,23
Cifras del año 2012
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
UN FACTOR ESTRATÉGICO
EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA
1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad
2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP
3. Planeación Universitaria
4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma
5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa
6. Perspectiva de futuro
Sistema de Administración
de Estudiantes - SAE
1998
…
2000
2001 2002
2002 2003
2003 2004
2004 2005
2005
2006
2007
Admisiones
Comunidad
Estudiantil
Planes de Estudio
Registro Estudiantil
Consejería
Académica
Autoservicio
Inicio: agosto 2002
Salida en producción: enero 2005
…
Sistema de Administración
de Proyectos - SIAP
1998
…
2000
2001
2002
2003 2004
2004 2005
2005 2006
2006
2007
Registro, aprobación y seguimiento de propuestas de
investigación
Manejo de convocatorias
Inicio: febrero 2004
Salida en producción: abril 2006
…
Sistema Consultorías - SIAP
1998
…
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008 2009
2009
Registro de oportunidades y de proyectos de
consultoría
Workflow para seguimiento aprobación de propuestas
Seguimiento básico de consultorías
Inicio: enero 2009
Salida en producción: septiembre 2009
…
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
UN FACTOR ESTRATÉGICO
EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA
1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad
2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP
3. Planeación Estratégica Institucional
4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma
5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa
6. Perspectiva de futuro
Planeación Estratégica
Rol de TIC en la Universidad
Diagnóstico situación experto externo (oct. 2006 – mayo 2007)
Sistemas de Información Académicos vs. Sistemas de Información
Administrativos
Vertiginoso desarrollo académico últimos años
Otros sistemas académicos complementarios (Blackboard; R25; Unicornio y
Biblos)
Existencia sistemas aislados soporte parcial procesos administrativos y
financieros
Falta interfaces sólidas integración de procesos; alta carga tareas
manuales; repetición; papel y archivo físico soportes operaciones.
Necesidad de integrar los sistemas
Planeación Estratégica
Rol de TIC en la Universidad
Planeación Institucional Universitaria 2007 – 2016
Propósito 7 “Replantear la estructura orgánica y fortalecer la gestión
universitaria”
Meta No. 1777: relacionada con construcción política institucional
adquisición, operación, mantenimiento y renovación de las TIC para el
desarrollo artístico, científico y tecnológico; la docencia apoyada en la
virtualidad y la gestión universitaria.
Aprobación Plan de Desarrollo de Tecnología – (Acuerdo CDU No.
461 agosto 2007)
Tecnologías para el desarrollo artístico, científico y tecnológico
TIC aplicadas a la docencia (virtualidad)
TIC para la gestión universitaria
Planeación Estratégica
Rol de TIC en la Universidad
Creación de la Dirección de Tecnologías de Información (DTI) –
(Acuerdo CDU No. 466 de sept. 2007)
Fortalecimiento Infraestructura TIC
Construcción Centro de Cómputo (2008-2009). Inversión $7.100
millones (US $3.7)
Implementación Mesa de Servicios
Corto plazo: integración de los sistemas de información
administrativos (Bogotá y Cali)
Centro de servicios de infraestructura compartidos . Acuerdo sobre niveles
de servicio
Mediano plazo: estrategia de inteligencia de negocios (sistemas
de indicadores de gestión e información para análisis y reportes)
Tecnologías de Información y
Comunicación (TIC) y
Sistemas de Información en la Universidad
Efectividad cobertura
Modernización
Administrativa
PROYECTO
PRISMA
Oportunidad
Confiabilidad
TOMA
DE
DECISIONES
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
UN FACTOR ESTRATÉGICO
EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA
1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad
2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP
3. Planeación Universitaria
4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma
5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa
6. Perspectiva de futuro
Sistemas de Información
Administrativos
1998
…
Objetivos
2002
2003
2004
2005
2006
2007 2008
2008
2009
…
Sistema integrado gestión académico-administrativa
PUJ
Herramienta de clase mundial apoyo procesos
académico-administrativos de la Universidad
Adoptar las mejores prácticas administración recursos
humanos, procesos de compras y gestión financiera
Sistemas de Información
Administrativos
1998
…
Beneficios
esperados
2002
2003
2004
2005
2006
2007 2008
2008
2009
…
Oportunidad y confiabilidad de la información
Procesos eficientes
Mayor cobertura servicios universitarios
Disminución integraciones no naturales entre
sistemas
Menor redundancia en la información
Crecimiento servicios y funcionalidades acorde
evolución y dinamismo natural Universidad
Cimientos sólidos implementación futura capa de
inteligencia de negocios – toma de decisiones
Alcance
1998
…
2002
2003
2004
2005
2006
2007 2008
2008
2009
…
Alcance Financiero, Compras, Mantenimiento
de Activos e Inventarios
Contabilidad
Presupuesto
Activos fijos
Compras
Cuentas por
pagar y cobrar
Facturación
Caja
Finanzas
estudiantiles
Mantenimiento
de activos
Inventarios
Alcance
1998
…
2002
2003
2004
2005
2006
2007 2008
2008
2009
…
Alcance Recursos Humanos
Liquidación de
Nómina
Selección
Contratación
Gestor de
posiciones
Ausencias y
Vacaciones
Higiene y
Seguridad
Perfiles
Libranzas
Registro Académico de Profesores RAP (Vicerrectoría Académica)
Inicio proyecto: junio 2008
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
UN FACTOR ESTRATÉGICO
EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA
1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad
2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP
3. Planeación Universitaria
4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma
5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa
6. Perspectiva de futuro
Inteligencia de Negocios
1998
…
Objetivos
2002
…
2009
2010
2012
2011 2012
2013
2014 2015
Contar con información de fácil acceso para apoyar
los procesos de toma de decisiones
Disponer de información bajo diferentes criterios,
facilitando su visualización y comprensión
Dar valor a la información transaccional
Desempeño
Administrativo
y Financiero
Analíticos Financieros
Analíticos de Compras
Analíticos Gestión Humana
Analíticos de Proyectos
Desempeño
Académico
Analíticos Docencia
Analíticos Investigación
Analíticos Profesorado
Analíticos Estudiantes
Planeación
Planeación y Medición
Estratégica
Planeación Financiera
Largo Plazo
Presupuesto
Costeo y
Márgenes
Modelo de Costos
Modelos de Márgenes de
Contribución
Analíticos de Costos y
Márgenes
Enfoque estratégico
Ganancia Rápida
Esfuerzo para Ganar
Alto
Beneficios
Desempeño
Administrativo
y Financiero
Desempeño
Académico
Costeo y
Márgenes
CRM
Planeación
Seguimiento
de Proyectos
Planta Física
Bajo
CRM
Retrasar
Baja
Cambiar
Complejidad de Implementación
Alto
Seguimiento
de Proyectos
BI: Inteligencia de Negocios
CRM: Gestión de las Relaciones con el Cliente
Perfil Sociodemográfico
(Vista 360)
Campañas y Promoción
Centro de Servicios
Gestión de Recursos
Gestión de Programas
Inteligencia de Negocios
Agosto 2012
Julio 2013
Agosto 2013
Julio 2014
Agosto 2014
Julio 2015
BI Administrativo y
Financiero
Preparación
ambientes
y
Tecnología
Oracle BI
datos
BI Académico
Planeación
Financiera
Presupuesto
Tecnología Hyperion
Costeo de Asignaturas, Programas y Carreras
Evaluación de
Desempeño Institucional
Compensación
Auto-Servicio
Plan de Sucesión
basado en Desempeño
Gestión de
Módulos
Oracle PeopleSoft
Donantes
Gestión de
Proyectos
Cliente Único
Gestión de Identidades
CRM
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
UN FACTOR ESTRATÉGICO
EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA
1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad
2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP
3. Planeación Universitaria
4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma
5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa
6. Perspectiva de futuro
Perspectiva de futuro
PORTALES DE INFORMACIÓN
ECONOMÍA DIGITAL
ARQUITECTURA
ARQUITECTURA
EMPRESARIAL
ORIENTADA
A SERVICIOS
BPM
TIC para el
desarrollo artístico,
científico y
tecnológico
PROYECTOS
Sistemas de Información
Apoyo estratégico
1998
…
2002
2003
2004
2005
… 2008
2008 2009
2009
… 2012
2010
2011
Compromiso Alta Dirección
Rediseño de Procesos
Gestión de cambio - incorporación
Capital Humano formado ( líderes funcionales )
Calidad de información - proceso
Gestión basada en información.
Gestión de Proyectos ( Alcance, costo, tiempo, riesgos )
Sistemas de Información
Apoyo estratégico
1998
…
2002
2003
2004
2005
… 2008
2008 2009
2009
… 2012
2010
2011
Modelo de operación estándar y documentado
Organización dinámica ( entorno dinámico )
Mejores prácticas (Flexibilidad /Adaptabilidad /Crecimiento)
Mesa de servicios: punto único de atención
Transferencia de tecnología: técnica y funcional
Plan de Desarrollo de Tecnología
Gestión de Calidad ( Posicionamiento )
¿Preguntas?
Fin
¡Muchas Gracias!
Luis Francisco Martínez
Director de Tecnologías de
Información
(l-martinez@javeriana.edu.co)
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