Clasificación Legal: LECCIÓN Nº 03

UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
LECCIÓN Nº 03
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Son libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analítica y justificada,
las diversas operaciones mercantiles que realiza la empresa en un determinado periodo de
tiempo.
Los Libros de Contabilidad se pueden considerar como el arma principal para la administración
ya que sirve como entrelazamiento entre los dirigentes de la empresa y las decisiones a
tomarse. El empresario al consultar sus libros de contabilidad, determinará diariamente el
volumen de su negocio. Entonces la necesidad de recoger las operaciones de un negocio que
afectan el valor de su patrimonio de forma escrita, ordenada y unificada es fundamental,
porque mediante ellos podemos cumplir con las obligaciones que exige la ley.
IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:
Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida económica del país. Desde el
punto de vista jurídico permite registrar las operaciones mercantiles empleando reglas o
disposiciones establecidas; en lo económico en base a los datos que nos proporcionan se
podrán realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherentes; en lo funcional
nos conduce a la realización de una buena administración. Su importancia radica en que:
a. Permiten el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa
b. Da a conocer el estado financiero y económico de la empresa hasta un periodo de tiempo
determinado.
c. Sirve de sustento y prueba de las operaciones mercantiles han sido registradas
objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar.
d. En líneas generales representan la fotografía de los acontecimientos mercantiles de la
empresa.
CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
El código de comercio regula los principales aspectos sobre contabilidad. Se clasifican desde
el punto de vista legal y técnico contable.
Clasificación Legal:
Obligatorios
(Por Ley)
Libro de Inventarios y Balances
Libro Diario
Libro Mayor
Libro Caja
Registro de Ingresos
Registro de Ventas
Registro de Compras
Planilla de Sueldos y Salarios
Transferencia de Acciones
Libro de Retenciones
Libro de Activos Fijos
Actas (Acuerdos de Sociedades y Asociaciones
Voluntarios
(Potestativos)
Libro Caja Chica
Libro Bancos
Registro Clientes
Registro Proveedores
Registro de Almacén
Registro Letras por Cobrar
Contabilidad General
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Registro Letras por Pagar, etc.
Clasificación Técnico Contable
Libro Inventario y Balances
Libro Diario
Libro Mayor
Libro Caja
Principales
Registro de Ventas
Registro de Compras
Registro de Letras por Cobrar
Registro de Letras por Pagar
Planilla de Sueldos y Salarios
Libro de Importaciones
Libro de Exportaciones
Libro bancos
Registro de Caja Chica, etc.
Auxiliares
PERSONAS OBLIGADAS A LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD
De acuerdo a la Ley de Profesionalización del Contador, los comerciantes con intervención de
un Contador Público Colegiado serán los que supervisen y rubriquen los libros de contabilidad
según sea el caso, algunos libros o en forma completa. La SUNAT, como administradora de
tributos podrá exigir al contribuyente el registro de sus ingresos y operaciones en libros
especiales a fin de asegurar la verificación de su situación impositiva. Los contribuyentes del
impuesto a la renta podrán mantener la documentación sustentatoria e información relativa a
sus operaciones contables bajo sistema de microfilmado en la forma, plazo y condiciones que
establezca la SUNAT. De acuerdo al Artículo 65º de la Ley del Impuesto a la Renta están
obligados a llevar contabilidad las personas indicadas en el cuadro de siguiente, según
régimen tributario a que pertenecen.
Cabe mencionar que los ingresos brutos anuales se refiere al ejercicio gravable anterior y la
Unidad Impositiva Tributaria (UIT) al presente. Pero si una empresa inicia sus actividades en el
2004, por ejemplo deberá considerar sus Ingresos Brutos y la UIT correspondiente al mismo
año 2004.
LIBROS DE CONTABILIDAD
CATEGORÍA RENTA
TERCERA
SUJETOS OBLIGADOS
A.
B.
•
Contabilidad Completa
•
•
•
•
•
•
Inventarios y Balances
Ingresos y Gastos
Registro de Compras
Registro de Ventas
Libro de Retenciones
Planillas de Pago
Más de 100 UIT de Ingresos
Brutos Anuales
•
Contabilidad Completa
Régimen Especial
•
Personas Naturales y Jurídicas
que realicen actividades de
•
Registro de Compras
Personas Jurídicas
Personas Naturales
Sucesiones Indivisas
Asociaciones en participación
Sociedades de Hecho
Joint Ventures
Consorcios
Comunidad de Bienes
•
Hasta 100 UIT de Ingresos
Brutos Anuales
•
C.
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LIBROS QUE DEBEN
LLEVAR
Contabilidad General
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Extracción,
Manufactura
y
Comercialización, Producción de
Bienes y Venta de Servicios.
D.
CUARTA
A.
•
•
Registro de Ventas
Planilla de Pagos
•
Planilla de Pagos
•
Libro de Ingresos
Régimen Único Simplificado
Personas Naturales
Es necesario precisar que la Unidad Impositiva Tributaria es “un valor de referencia que
puede ser utilizado en las normas tributarias para determinar las bases imponibles,
deducciones, limites de afectación y demás aspectos de los tributos que consideren
convenientes las personas interesadas”.
LA TRIBUTACIÓN Y LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:
Con la finalidad de cumplir con las obligaciones del impuesto a la renta se han creado
regímenes y categorías tributarias, como los de 3ra y 4ta., quienes tienen relación con los
libros de contabilidad.
a. Régimen General: Involucra a todas aquellas personas jurídicas o naturales, preceptoras
de rentas de tercera categoría obligadas a cumplir con el impuesto a la renta en base a la
tasa del 30% sobre las utilidades operativas de la empresa.
b. Régimen Especial de Impuesto a la Renta RER: Es un régimen de cumplimiento
voluntario que obliga a los contribuyentes que generan rentas de 3ra categoría a cumplir
con el impuesto a la renta teniendo en cuenta que sus ingresos brutos anuales no sean
mayores al límite establecido por la SUNAT.
c.
Régimen Único Simplificado RUS: Es un régimen que simplifica el pago de los impuesto
de aquellos contribuyentes de menores ingresos o sustituye al IGV y al Impuesto a la
Renta.
d. Impuesto a la Renta de 4ta categoría: Se refiere a aquellos preceptores de rentas que
laboran en forma independiente como: abogados, médicos, ingenieros, etc.
Los regímenes tributarios antes señalados permiten una mejor acción por parte del Estado,
teniendo a los registros contables como su mejor aliado.
“En el campo tributario, una de las obligaciones formales más importantes es la de llevar
registros contables. De ello depende que la administración tributaria tenga una información
adecuada sobre la marcha de los negocios, las operaciones o las actividades del
contribuyente”.1
La administración tributaria ha tratado de simplificar la obligación de los tributos, es por ello que
los libros de contabilidad exigidos varían según la naturaleza de las personas (natural o
jurídica), la categoría de renta que generan y el nivel de ingresos que perciben. La SUNAT en
su función fiscalizadora de las obligaciones tributarias exige a los deudores tributarios la
exhibición de los libros y registros contables sustentatorios, a fin de que se cumpla con los
dispositivos tributarios vigentes.
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y LAS OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS
De acuerdo al Artículo 87º del Código Tributario, los deudores tributarios están obligados a
facilitar las labores de fiscalización y determinación que realice la Administración Tributaria y en
especial deberán:
1
Superintendencia Nacional Tributaria, Revista Tributaria No 45, Octubre 1994, Lima, pág. 3
Contabilidad General
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a. Llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes y
reglamentos. Dichos registros contables deben ser registrados en castellano y expresados
en moneda nacional.
b. Los libros registrados en moneda extranjera deberán sujetarse a la forma y condiciones
que establezca la Administración Tributaria. El pago de tributos se realizará en moneda
nacional al tipo de cambio y venta correspondiente a la cotización de oferta y demanda que
publique la Superintendencia de Banca y Seguros en la fecha que se efectúe el pago.
c. Conservar los libros y registros, sean estos llevados en sistema manual o mecanizado.
LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Los libros de contabilidad deben ser legalizados debidamente, ante Notario Público o Juez de
Paz Letrado. “La legalización consiste en un constancia puesta en la primera hoja del libro o
primera hoja suelta con indicación del número de folios de que consta y si está llevada en
forma simple o doble; sello y firma del Notario Público o Juez de Paz Letrado”. Todos los folios
llevarán sello notarial.2
¿A qué se denomina folio? Se denomina folio a la numeración correlativa de cada una de las
páginas de los libros de contabilidad. Existen dos clases de foliación:
• Foliación Simple: Cada registro tiene su propia numeración y van de uno en uno. Ejemplo
1, 2, 3, 4, etc.
• Foliación Doble: La numeración correlativa de las páginas van de dos en dos. Ejemplo: 1-1,
2-2, 3-3, etc.
Los folios principales deben ser legalizados obligatoriamente. Los registros auxiliares sirven de
control interno y son potestativos se usan de acuerdo a la característica de cada empresa, no
necesitan ser legalizados. Al legalizar los libros contables se abonarán los derechos notariales
más el Impuesto General a las Ventas respectivo.
De acuerdo con la Ley de Profesionalización del Contador, para iniciar el Registro de las
Operaciones, es necesario que el Notario o Juez de Paz Letrado certifique la legalización de
los Libros Contables. Si se desea legalizar un segundo libro u hojas sueltas es necesario
acreditar haber concluido el anterior o demostrar en forma fehaciente su pérdida.
El tiempo que deben conservarse los libros será mientras el tributo no esté prescrito, referente
al atraso máximo que deben tener los Registros de Ventas y Compras en cuanto a su registro,
éste deber ser de 10 días hábiles siguientes a la emisión del comprobante de pago respectivo.
EL PROCESO CONTABLE: SECUENCIA DE LOS HECHOS REGISTRADOS:
Todo proceso contable, tiene un sistema de integración, donde se entrelazan todos los libros
de contabilidad sean estos principales o auxiliares. Estos libros o instrumentos materiales están
conexionados o unidos mutuamente siguiendo una secuencia lógica de acuerdo a sus
funciones que cada uno de ellos tiene.
A medida que los hechos se producen, se van registrando en los Libros de Contabilidad los
elementos contables según las características patrimoniales que han intervenido en ellos como
son causa y efecto. La secuencia cronológica que todo proceso contable sigue, se basa en el
siguiente esquema:
2
Revista El Asesor No 02, Febrero 1996, Lima, pág 26
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Contabilidad General
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REGISTRO
DE
COMPRAS
BALANCE
GENERAL
REGISTRO
DE
VENTAS
ESTADO DE
GANANCIAS Y
PERDIDAS
LIBRO DE
INVENTARIOS Y
BALANCES
LIBRO
DIARIO
LIBRO
CAJA
LIBRO
MAYOR
HOJA
DE
TRABAJO
ESTADO DEL
PATRIMONIO
NETO
ESTADO DE
FLUJOS
EN EFECTIVO
OTROS
HOJA DE ENLACE
O
COMPROBACION
LIBROS DE CONTABILIDAD
ESTADOS
FINANCIEROS
Los libros principales como: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor
representan la columna vertebral de todo sistema contable. Los auxiliares como Registro de
Compras, Ventas, Caja, etc., sirven de complemento al proceso contable según la importancia
o potestad que se les de en la empresa. La hoja de trabajo representa la hoja de enlace entre
los libros contables y los estados financieros. Los Estados Financieros nos demuestran el
resumen general de todo ejercicio contable, en ellos se reflejan si la empresa obtuvo pérdidas
o ganancias y en que condiciones patrimoniales se encuentra. Todo proceso contable se basa
en un periodo económico de tiempo determinado, el cual se inicia el 1 de enero de cada año,
con la apertura del Libro de Inventarios y Balances y termina el 31 de diciembre del mismo año,
con la formulación de los Estados Financieros.
LAS INFRACCIONES Y LOS LIBROS CONTABLES:
El Artículo 175º del Código Tributario especifica las infracciones relacionadas con la obligación
de llevar libros y registros contables:
Omitir llevar libros o registros contables exigidos por las leyes y reglamentos en la forma y
condiciones establecidas por las normas correspondientes.
Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas o actos grabados o registrados por
montos inferiores.
Usar comprobantes o documentos falsos, adulterados, para respaldar las anotaciones en los
libros de contabilidad y otros registros contables.
Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes los libros de contabilidad y otros
registros contables.
No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad, y otros registros
contables excepto para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda
extranjera.
No conservar durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos los libros, registros,
copias de comprobantes de pago u otros documentos, así como, los sistemas programas
computarizados de contabilidad, los soportes magnéticos o los micro archivos.
LIBROS DE CONTABILIDAD Y LOS METODOS CONTABLES:
Contabilidad General
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Método Monista: Permite el registro en los libros contables de las cuentas relacionadas con la
Contabilidad Financiera o General como son: Activo, Pasivo y Patrimonio (clase 1 a 5),
Cuentas de Gestión (clases 6 y 7) y las cuentas intermediarias de gestión (clase 8), junto con
las cuentas de la Contabilidad Analítica de Explotación o de Costos (Clase 9).
Al registrar las operaciones mercantiles se utiliza un solo juego de libros para las
contabilidades financiera o analítica, cuya relación se efectúa a través de la cuenta Cargas
imputables a cuentas de costos (cuenta 79) lo que da como resultado el registro de los
asientos por naturaleza y destino.
Método Dualista: Consiste en emplear 2 juegos de libros: uno para el registro de las cuentas
de la contabilidad financiera y otro para el registro de las cuentas de la contabilidad analítica de
explotación.
CLASIFICACION DE LIBROS DE CONTABILIDAD
1. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
ESTRUCTURA ECONOMICA Y FINANCIERA DE UNA EMPRESA
Para lograr los fines propuestos la empresa necesita bienes materiales los cuales deben ser
obtenidos a través del financiamiento de los dueños o de terceras personas.
Los bienes materiales están determinados por los bienes y derechos que tiene la empresa y
ello se adquiere mediante el financiamiento que se obtuvo de terceras personas como son:
proveedores, acreedores, etc., o por parte de los mismos propietarios ya sea dinero en
efectivo, bienes materiales o beneficios obtenidos.
ESTRUCTURA ECONOMICA
MEDIOS
MATERIALES
ESTRUCTURA FINANCIERA
FINANCIACION DE TERCEROS
FINANCIACION PROPIA (DUEÑOS)
La estructura financiera es la base que da lugar a la estructura económica.
La estructura económica representa a los bienes materiales que la empresa tiene por lo tanto
se le conoce como Activo y la estructura financiera representa el financiamiento que obtuvo de
terceras personas, o dueños es decir lo que debe la empresa, por lo tanto se le conoce como
Pasivo y Patrimonio.
Entonces el nuevo esquema estructural quedaría de la siguiente forma:
ESTRUCTURA ECONOMICA
ACTIVO
Conjunto de bienes y derechos
ESTRUCTURA FINANCIERA
PASIVO
Obligaciones con terceros
PATRIMONIO
Obligaciones con los dueños
De lo anterior se desprende que estructura económica es igual a la estructura financiera, dicho
de otra manera:
Activo = Pasivo + Patrimonio
De esta forma se cumple con el principio de la dualidad económica y financiera: “toda
operación o hecho tiene una doble afectación ya sea en el activo, pasivo y patrimonio”.
EL INVENTARIO EN LOS NEGOCIOS
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Contabilidad General
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El inventario viene a ser el recuento de lo que se tiene y delo que se debe. Es la relación
detallada y pormenorizada de los bienes y derechos así como las obligaciones y deudas que
tiene la empresa.
El valor monetario de un inventario está determinado por el conteo y éste se realiza al inicio o
al final de un periodo económico. El objetivo que persigue todo inventario es controlar la
veracidad de los datos contables, de forma que pueda establecerse la correcta situación
patrimonial, según el tiempo que sea factible y cuantificar el resultado obtenido durante el
ejercicio económico.
NECESIDAD DE UN INVENTARIO
Bien sabemos que la contabilidad mide la actividad económica y las variaciones que se
producen en el patrimonio durante un cierto periodo de tiempo. Valorar el patrimonio significa
poder analizar las relaciones que se tiene con terceras personas o socios. Todo inventario o
recuento debe de estar expresado en unidades físicas y monetarias, de acuerdo a ello el
negocio que uno posee podrá ser valorado patrimonialmente es decir al finalizar un
determinado periodo de tiempo, se conocerá si se perdió o ganó, de acuerdo a los bienes,
derechos y obligaciones y como variaron estos cuantitativamente.
REQUISITOS FUNDAMENTALES DE TODO INVENTARIO
La fijación o designación de los elementos patrimoniales o inventarios.
Descripción de los mismos. Una vez que se conozcan los elementos patrimoniales, hay que
reunirlos en grupos que sean homogéneos en un sentido económico.
Valoración de los elementos patrimoniales.
CONCEPTO
Es el primer Libro de Contabilidad, con él se inicia el registro de todo proceso contable por lo
tanto:
Es un libro obligatorio y principal de foliación simple, en el cual se registran todos los bienes y
valores, deudas u obligaciones que posee y contrae una empresa natural o jurídica.
Refleja el estado de situación financiera referente al activo, pasivo y patrimonio de todo
negocio. Sirve de base para la toma de decisiones en el campo administrativo tomando en
cuenta lo que tiene o debe la empresa. Este libro nos da a conocer la situación patrimonial del
negocio una vez finalizado el ejercicio económico.
ASPECTO LEGAL:
De acuerdo al código de comercio todo comerciante empezará sus operaciones con el
inventario inicial el cual contendrá:
a. Relación exacta del dinero, bienes y valores de toda clase, apreciados en su valor real,
constituyendo de esta forma el Activo.
b. Relación exacta de todas las deudas y obligaciones contraídas, constituyendo de esta
forma el Pasivo.
c. Se fijará la diferencia entre el Activo y Pasivo dando como resultado el Patrimonio.
Es obligatorio para toda persona jurídica, así como para algunas personas naturales, según
los ingresos brutos medidos en unidades impositivas tributarias (UIT) tal como lo establece el
Artículo 65º del Impuesto a la Renta. Este libro debe ser legalizado ante un Notario Público o
Juez de Paz Letrado.
CLASES DE INVENTARIOS
Los inventarios son físicos y monetarios. Los primeros se obtienen en base al recuento de
bienes o valores que se realiza al inicio o al final de cada periodo. Los segundos son los
valores monetarios expresados en moneda nacional o extranjera según sea el caso:
Contabilidad General
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A. Inventario Inicial o de Apertura:
Es el que prepara la empresa al iniciar el periodo contable – económico para conocer el estado
de situación de los mismos. Se realza al inicio de las operaciones de la empresa.
B. Inventario de Cierre:
Es el registro que se hace después de un periodo determinado con el fin de conocer el estado
patrimonial del comerciante o empresa y conocer la utilidad o pérdida obtenida. Puede
realizarse cada fin de mes o al final del año.
C. Inventario de Situación:
Se efectúa en cualquier época del año, según lo determinen en ese momento los dueños
motivados por la fusión, transformación o liquidación de la empresa.
Supongamos que un comerciante desea realizar un inventario al final de su ejercicio
económico, fijándose el 31 de diciembre, Tendría que determinar el dinero que posee en
Bancos o en Caja de la empresa, el valor del edificio si es propio, así como acciones que
posiblemente tenga, etc. Así también deberá especificar las deudas que contrajo con terceras
personas o el dinero que aportó para la formación de la empresa. Pues bien si personificamos
a la empresa como un ente económico separado de los dueños, llegaremos a la conclusión,
que el comerciante determinará el resultado patrimonial de su empresa una vez terminado su
inventario, el que debe tener la igualdad expresada siguiente:
Todo lo que tiene la Empresa = a todo lo que debe la Empresa
PARTES QUE COMPRENDE EL LIBRO DE NVENTARIOS Y BALANCES:
Lo explicamos en base a los siguientes cuadros sinópticos:
A. INVENTARIO
I ACTIVO (Lo que posee la Empresa)
II PASIVO (Lo que debe la Empresa)
III RESUMEN (Activo – Pasivo = Patrimonio)
B. BALANCE DE
Relación entre las cuentas del Activo
y las cuentas de Pasivo – Patrimonio,
dando como resultado una igualdad.
FASES SECUENCIALES DE UN INVENTARIO
Como dijimos el Inventario es el recuento de los bienes, derechos y obligaciones que tiene un
negocio. El recuento físico monetario debe ser registrado en el activo, pasivo y patrimonio,
según sea el caso. Antes de dar a conocer el rayado o modelo de un inventario, primeramente
desarrollaremos las fases del mismo con son: el Activo, Pasivo y Resumen.
I. ACTIVO:
En efecto la palabra activo significa el conjunto de bienes y derechos con valor económico que
una empresa posee. ¿Cómo nace el Activo? Lo explicaremos mediante un ejemplo.
El señor Julio Velarde desea formar una empresa, para ello cuenta con un capital de 20000
soles, después de efectuar los trámites de ley le pone como nombre “Velarde S.R.Ltda..”
Con los 20000 soles realiza las siguiente operaciones.
1. Deposita dinero en cuenta corriente del Banco Sur
S/. 3 000
2. Compra Mercaderías por
3. Compra un inmueble para la venta de sus productos por
4. Compra una camioneta para el traslado de productos por
TOTAL
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1 500
12 500
3 000
20 000
Contabilidad General
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Pues bien diremos entonces que la empresa Velarde S.R.Ltda. posee:
• Dinero en cuenta corriente del Banco Sur, el cual toma como nombre, Activo disponible.
• Mercaderías, considerándosele como un activo realizable.
• Un inmueble y una camioneta a los cuales se les considera activos fijos.
Analizando la naturaleza de estos elementos podemos observar que todos tienen relación: el
dinero disponible en cuenta corriente, el cual servirá para cualquier ocasión, ya sea para pagar
sueldos, comprar mercaderías, pagar servicios, etc., el inmuebles y la camioneta sirven para
ofrecer y transportar la mercadería que es la razón de ser todo negocio.
Los 2 últimos, son elementos que se encuentran en la empresa de una manera permanente, no
varían continuamente de ahí su nombre de Activos Fijos; la mercadería es un activo realizable
que puede transformarse en disponible al venderse y el dinero depositado en cuenta corriente
puede convertirse en realizable al comprar mercaderías. Estos 2 últimos, varían continuamente
su movimiento, los cuales permitirán un resultado económico favorable o desfavorable.
Todas las acciones mercantiles son registradas en las cuentas que establece el Plan Contable
General Revisado (PCGR) tales como:
‰ Activo Corriente
Clase 1
Clase 2
‰
Activo no Corriente
Clase 3
II. PASIVO:
Se llama así a la relación detallada de todas aquellas cuentas que representan deudas u
obligaciones que toda empresa tiene con terceras personas. El pasivo representa la fuente de
donde se obtienen los fondos necesario para adquirir los bienes y valores del activo. Así
tenemos que el pasivo está integrado por toda la clase 4 del Plan Contable General Revisado
como son:
•
•
•
•
Deudas que se tiene con los proveedores.
Créditos o préstamos obtenidos de los bancos.
Deudas que se tiene a los trabajadores.
Obligaciones que se tiene con el Estado en forma de impuesto, etc.
Como se ve, estos elementos tienen mucho en común, sus deudas son dinero que no
pertenecen a la empresa, son fondos ajenos, son obligaciones que deben reponerse, es decir
deudas contraídas que exigen su devolución. En otras palabras podemos decir que el Pasivo
es lo que debe la empresa.
Así tenemos por ejemplo, si la empresa Velarde S.R.Ltda.. se presta dinero del Banco
Continental por un valor de S/. 3 000 con el cual compra mercadería por un valor de S/. 2 000,
significa que ahora la empresa posee S/. 3 000 más en mercadería y debe S/. 3 000 a terceras
personas en este caso al Banco Continental. Diremos entonces que los S/. 3 000 soles de
mercaderías representan al activo de la empresa y los S/. 3 000 de préstamo, el pasivo
disponible de la misma. Según el Plan Contable General Revisado, el pasivo esa conformado
por las cuentas de la clase 4.
III. RESUMEN:
Viene a ser el resultado entre el Activo y el Pasivo:
Así tenemos:
Activo – Pasivo = Patrimonio
Contabilidad General
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De cuya fórmula se puede deducir:
Pasivo + Patrimonio = Activo
Activo – Patrimonio = Pasivo
¿Qué es el Patrimonio? Pues bien ahora conceptual izaremos lo que significa el patrimonio.
Como se ha podido apreciar en la ecuación:
Activo – Pasivo = Patrimonio
Se reemplazó la palabra Capital (como muchos autores lo nombran) por el de patrimonio en
vista de que el PCGR al Capital lo considera como una cuenta principal del Patrimonio, en
otras palabras el Patrimonio es el todo y el Capital la parte. El Capital representa el conjunto
de valores mensurables en dinero u objetos de que se dispone para dar inicio a las
operaciones de la empresa, por consiguiente:
EL PATRIMONIO: Está representada por rodos los derechos y obligaciones que toda actividad
económica adquiere. Está conformado en sí por el conjunto de bienes económicos materiales e
inmateriales pertenecientes a una unidad económica.
Algunos autores consideran al Capital igual que al Patrimonio, aquí lo tenemos que tratar
desde un punto de vista económico, el cual hace que ambos términos sean diferentes.
El Patrimonio de la empresa entraña pues, en términos contables, un conjunto productivo que
podemos describir atendiendo a su significado instrumental o genuinamente económico
(ACTIVO) o atendiendo al origen de los valores, es decir, las fuentes de financiamiento u
obligaciones (PASIVO).
El patrimonio viene a representar la deuda u obligaciones que la empresa contrae con los
dueños del capital. De lo descrito podemos determinar que:
ACTIVO
PASIVO
=
PATRIMONIO
+
(CAPITAL)
Por lo tanto llegaremos a la conclusión que:
Lo que posee la
Empresa
=
Lo que debe la
Empresa a
terceros +
Lo que debe la
Empresa a los
dueños del
capital
De hecho puede parecer una anomalía que el patrimonio figure como lo que debe la empresa,
pero ésta impresión desaparece si se examina la cuestión detenidamente. En efecto la cuenta
capital representa a la persona que puso el capital en la empresa, por lo tanto la cuenta capital
se convierte en acreedor y la empresa en sí en deudora, por ello que contablemente es preciso
separar la personalidad del dueño y la personalidad de la empresa considerándolos
conceptos distintos. Como sea que un inventario es inventario de la empresa y no de los
dueños, por tanto la cuenta capital debe figurar como deuda de la empresa hacia sus dueños.
Si tomamos en cuenta la empresa “Velarde S.R.Ltda.”, anteriormente tratada, diremos que el
dinero que el señor Velarde aportó a la empresa se considera como Capital, es decir, que la
empresa “Velarde S.R.Ltda.” le debe al Señor Velarde S/. 20 000 soles a pesar de que este
último es el gestor o propietario del negocio.
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Contabilidad General
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El Inventario final de la “Empresa Velarde S.R.Ltda.” tomando en cuenta el Activo, Pasivo y
Resumen serían:
I. Activo :
Dinero en Cuenta Corriente
3,000
Mercadería
4,5003
Inmuebles
12,500
Camioneta
3,000
TOTAL ACTIVO
23,000
II. Pasivo :
Deuda contraída con el Banco Continental
3,000
TOTAL PASIVO
3,000
III. Resumen :
Activo
23,000
Pasivo
3,000
Patrimonio (Capital)
20,000
Según el caso se tiene un patrimonio positivo de 20,000 Por consiguiente la ecuación quedaría
así:
Activo = Pasivo + Patrimonio (Capital)
23 000 = 3 000 + 20 000
(-)
BALANCE DE INVENTARIO
Viene a ser el resultado del inventario referente a las cuentas del activo, pasivo y patrimonio las
que deben tener una igualdad o estas balanceadas, tal como se demostrará posteriormente en
la parte práctica:
CLASIFICACION DEL PATRIMONIO:
De acuerdo a las ecuaciones descritas anteriormente podemos clasificar el patrimonio en:
A. Patrimonio Positivo: Cuando el activo es mayor que el pasivo.
Activo – Pasivo = Patrimonio
100 – 40 = 60
B. Patrimonio Negativo: Cuando el activo es menor que el pasivo.
Activo – Pasivo = Patrimonio
70 – 80 = -10
C. Patrimonio Nulo: Cuando el activo es igual que el pasivo.
Activo – Pasivo = Patrimonio
RAYADO DEL LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES:
El rayado para el registro contable del libro de Inventarios y Balances es el siguiente:
1
2
3
4
5
6
7
Para el inventario:
1. Se anota el título y la fecha. Puede decir: Inventario Inicial al 1 de Enero de 2004
2. Se anota el código de la cuenta a nivel de 2 dígitos.
3
La mercadería está compuesta de la siguiente forma: S/.1,500.00 pertenecen al capitalista que aportó S/.
20,000.00 y S/. 3,000.00 al banco Continental que la empresa se prestó, con los cuales compró
S/.3,000.00 en mercadería lo que hace un total de S/. 4,500.00.
Contabilidad General
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3. Se anota el sub-código de las subcuentas a nivel de 3 dígitos.
4. Se anota el nombre de las cuentas y subcuentas correspondiente al Activo, Pasivo, así
como también las cantidades físicas.
5. Llamada columna falsa sirve para anotar los precios o valores unitarios.
6. Llamada columna auxiliar destinada al registro de importes parciales de las subcuentas. Así
como el resumen correspondiente.
7. Columna que sirve para anotar los valores totales correspondientes a cada cuenta. También
se anota el valor total del Activo y Pasivo.
Para el Balance del Inventario:
1.
2.
3.
4.
Se anota el título y la fecha, puede decir: Balance de Inventario al 1 de Enero del 2003.
Se anota el código de las cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio.
Se anota el sub-código de las sub-cuentas correspondientes a cada cuenta.
Se anota el nombre de las cuentas y sub-cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y
Patrimonio.
5. Se anota el importe de las sub-cuentas.
6. Columna del Debe. Se coloca el importe de las cuentas del Activo.
7. Columna del Haber. Se coloca el importe de las cuentas del Pasivo y Capital (Patrimonio).
Nota: Ambas columnas del Debe y Haber deben tener una igualdad.
EJERCICIO PRACTICO 1
La empresa los Arces S.A. inicia sus operaciones comerciales el 1 de Enero del 2003 con los
siguientes valores:
1. Posee dinero en efectivo en caja por
600.00
2. Posee en cuenta corriente del Banco Sur
400.00
3. Tienen letras por cobrar a Carsa por
500.00
4. Posee mercaderías por
700.00
5. Posee un inmueble valorizado en
1 000.00
6. Debe facturas a Rios S.A por
500.00
7. Debe letras a la Empresa El Sol S.A. por
800.00
8. Debe un pagaré al Banco Continental por
300.00
Tomando como referencia las cuentas del Plan Contable General Revisado procedemos a
elaborar:
• El Inventario Inicial, y
• El Balance de Inventario.
EMPRESA LOS ARCES S.A.
10
12
10
1
10
4
20
33
12
3
20
1
42
33
2
Pág. 26
Inventario Inicial al 1 de Enero del 2003
I ACTIVO
Caja y bancos
Caja
Cuentas Corrientes
104.1 Banco del Sur
400
Clientes
Letras o efectos por cobrar
Mercaderías
Almacén
Inmuebles Maquinaria y Equipo
Edificios y otras construcciones
Total Activo
II PASIVO
Proveedores
Facturas por pagar
Letras (o efectos) por pagar
1000
600
400
500
500
700
700
1000
1000
________
3200
1300
500
800
Contabilidad General
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
46
Cuentas por Pagar diversas
Préstamos de terceros
4611 Pagaré Banco Continental
42
1
42
3
50
46
1
300
300
________
_
1600
Total Pasivo
III RESUMEN
Total Activo
Total Pasivo
Patrimonio (Capital)
3200
1600
1600
Moquegua, 1 de Enero del 2003.
GERENTE
300
CONTADOR
Balance de Inventario al 1 de Enero del 2003
10
12
10
1
10
4
20
33
42
46
12
3
20
1
33
2
50
Caja y bancos
Caja
Cuentas Corrientes
104.1 Banco del Sur
Clientes
Letras o efectos por cobrar
Mercaderías
Almacén
Inmuebles Maquinaria y Equipo
Edificios y otras construcciones
Proveedores
Facturas por pagar
Letras (o efectos) por pagar
Cuentas por Pagar diversas
Préstamos de terceros
Capital
Capital Social
42
1
42
3 Moquegua, 1 de Enero del 2003.
GERENTE
CONTADOR
46
1
1000.00
600
400
500.00
500
700.00
700
1000.00
1000
1300.00
500
800
300.00
300
1600.00
1600
3200.00
3200.00
50
1
EJERCICIO PRACTICO No 2
La Empresa Los Arces S.A. luego de operar el año 2004, obtiene el siguiente resultado:
• Posee dinero en efectivo
• Posee dinero en cuenta corriente del Banco Crédito
• Posee letras por cobrar por
• Posee mercadería por
• Posee un edificio por
• Tiene facturas por pagar por
• Tiene letras por pagar por
Nota: El capital permanece inalterable por 1 600; realice el Inventario Final y Balance de
Inventario.
Contabilidad General
Pág. 27
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
10
12
10
1
10
4
20
33
12
3
20
1
42
50
59
Inventario Final al 31 de Diciembre del 2004
I ACTIVO
Caja y bancos
Caja
Cuentas Corrientes
104.1 Banco Crédito
200
Clientes
Letras o efectos por cobrar
Mercaderías
Almacén
Inmuebles Maquinaria y Equipo
Edificios y otras construcciones
Total Activo
II PASIVO
33 Proveedores
2 Facturas por pagar
Letras (o efectos) por pagar
Total Pasivo
III RESUMEN
Total Activo
42
Total Pasivo
1
Patrimonio
42
- Capital
3
- Resultados Acumulados
Moquegua, 31 de Diciembre del 2004.
GERENTE
CONTADOR
500
300
200
1000
1000
1200
1200
1200
400
500
1600
1400
3900
900
3000
1200
________
_
3900
900
________
_
900
Balance de Inventario Final al 31 de Diciembre del 2004
10
12
10
1
10
4
20
33
42
50
12
3
20
1
33
2
59
42
1
42
3
Caja y bancos
Caja
Cuentas Corrientes
104.1 Banco del Sur
Clientes
Letras o efectos por cobrar
Mercaderías
Almacén
Inmuebles Maquinaria y Equipo
Edificios y otras construcciones
Proveedores
Facturas por pagar
Letras (o efectos) por pagar
Capital
Capital Social
Resultados Acumulados
Utilidades no distribuidas
500
300
200
1000
1000
1200
1200
1200
1200
900
400
500
1600
1600
1400
1400
3200
3200
Moquegua, 31 de Diciembre del 2004.
GERENTE
CONTADOR
50
1
59
1
Pág. 28
Contabilidad General
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
2. LIBRO DIARIO
CONCEPTO:
Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema contable,
alrededor de él giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego como punto final su
centralización en el libro mismo.
El objeto principal de este libro es resumir en uno solo las anotaciones de todas las
operaciones efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha información a otro libro
llamado MAYOR. Por lo tanto podemos decir que:
EL LIBRO DIARIO : Es un libro obligatorio y principal de foliación simple en el que se
anotan todas las operaciones mercantiles que efectúa la empresa día por día y en forma
cronológica.
En el Libro Diario se puede constatar los cambios patrimoniales que tiene la empresa en
determinados periodos de tiempo, según como decidan, los que la dirigen:
De acuerdo al Código de Comercio se debe llevar un diario único, pero muchas empresas por
la complejidad que se presenta en el registro contable, la magnitud y volumen de las
transacciones comerciales, se ven obligados a utilizar registros contables auxiliares (registro de
compras, ventas, etc.) de los cuales se obtienen resúmenes generales que deberán ser
centralizados en el Libro Diario, teniendo en cuenta las cuentas deudoras y acreedoras.
El Libro Diario representa así el más utilizado por disposición diaria, Las operaciones contables
son anotadas según sea ingreso o salida para la empresa es decir contablemente como cargos
o como abonos tal como veremos posteriormente al estudiar el asiento.
En sus folios destacan los hechos económicos a medida que éstos se van produciendo
tratando de dárseles una interpretación conforme ocurren los mismos.
Las anotaciones en el Libro Diario tiene significación o sentido matemático, en efecto éstas se
hacen por medio de una equivalencia es decir que en toda operación debe existir una o varias
cuentas deudoras y una o varias cuentas acreedoras tal como se vio al estudiar la partida
doble.
En líneas generales podemos decir entonces que el Diario es un libro de entrada original en el
que se anotan siguiendo un riguroso orden de fechas todas las operaciones mercantiles
realizadas día a día por la empresa.
REGIMEN LEGAL:
De acuerdo al D.L. 774 del Impuesto a la Renta, se considera como un libro principal y
obligatorio para todas las empresas jurídicas y naturales que superen las 100 UIT de ingresos
brutos anuales y son ellas quienes deben llevar contabilidad completa. El libro diario debe ser
legalizado por el Juez de Paz Letrado de la localidad donde se encuentre la empresa o un
Notario Público.
RAYADO DEL LIBRO DIARIO:
El rayado del libro diario que prevalece en nuestro medio es igual al del libro de Inventarios y
Balances, lógicamente con una función diferente. Existen varias formas de registrar las cuentas
en el libro diario, pero la más usual es el siguiente:
Contabilidad General
Pág. 29
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Folio
B
A
C
--------------- D ----------------
DEBE
E
F
HABER
G
H
a. Se registra el título: Libro Diario 1 de Enero del 2004.
b. Representa el folio del Libro Mayor. Se registra cuando las cuentas del Libro Diario fueron
trasladadas al Libro Mayor.
c. Se registra el código de las cuentas deudoras o acreedoras.
d. Se anota el número del asiento en forma correlativa, nombre de las cuentas deudoras y
acreedoras, sub código y nombre de las sub cuentas.
e. En esta columna auxiliar se anotan las cantidades parciales de las sub cuentas cuando se
requiera.
f. Se registra el importe de la cuenta deudora
g. Se anota el importe de las cuentas acreedoras.
h. Se registra la fecha y la glosa que viene a ser lo que dio motivo al registro de la operación
mercantil y que está expresada en un asiento contable.
EL ASIENTO CONTABLE:
En la práctica toda empresa registra las operaciones que ella realiza con el fin de tener una
adecuada información y control de sus actividades, para ello hace uso de comprobantes
mercantiles que emite y recibe, tales como facturas, letras de cambio, cheques, etc. Estos
documentos registran en sí hechos económicos que tiene una empresa, por tal motivo deberán
ser interpretados tal como lo indica el Plan Contable. Dichos datos que encierra cada
documento mercantil deberán ser vaciados al Libro Diario mediante un registro contable
llamado:
ASIENTO que viene a ser un “medio que traduce el hecho económico señalado en el
documento mercantil a un lenguaje contable”4
Según Fernando Boter en su libro Fundamentos de Contabilidad dice que “Asiento viene a ser
la anotación hecha en un libro de contabilidad referente a una operación determinada”.
En nuestro medio generalmente se le llama asiento al registro operacional que se realiza en el
Libro Diario.
PRINCIPIO BASICO DEL ASIENTO:
Cada asiento debe ser registrado en el libro como su nombre lo indica, diariamente, según la
característica de la actividad mercantil realizada. Todo asiento se debe basar en el principio de
la partida doble, es decir que las cuentas deudoras (cargo) deben tener el mismo valor que las
cuentas acreedoras (abono). Las cuentas deudoras deben ser registradas en la columna del
Debe por lo tanto se dirá que están cargadas. Y las cuentas acreedoras deben ser registradas
en la columna del Haber por lo tanto se dirá que están abonadas.
Según el método de la partida doble, ésta permite que en cada operación mercantil existan
valores iguales cuyos importes serán registrados en el Debe y en el Haber sea cual fuere la
cantidad de cuentas que la integran.
PARTES QUE COMPRENDE UN ASIENTO;
Pág. 30
Contabilidad General
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Con un ejemplo práctico podemos comprender mejor su registro. Recomendamos al lector
poner especial atención en el estudio y desarrollo de los ejemplos.
La empresa Comercial Latina S.A. paga en efectivo S/ 2 000.00 por la compra de mercaderías,
obteniendo una Factura No 001-07213 el 3 de Mayo del 2004. El producto mercaderías
representa una compra para la empresa, por consiguiente si nos basamos en la partida doble,
diremos que la cuenta 60 Compras (sub cuenta 601) según el Plan Contable General
Revisado, cuyo valor está representado por S/. 2 000, ingresa a la empresa, por lo tanto es una
cuenta deudora registrándose en el Debe. Mientras que la cuenta 42 Proveedores (sub cuenta
421) cuyo valor está representado también por su equivalente S/. 2 000.00 soles es una cuenta
acreedora en vista de que toda persona o cuenta que da o entrega es acreedora,
representando para la empresa una salida, su registro se realiza en la columna del Haber.
Entonces literalmente diremos que se carga a la cuenta 60 Compras y se abona a la cuenta 42
Proveedores por el mismo valor S/. 2 000.00 soles.
Si tomamos en cuenta la disposición contable descrita anteriormente en el rayado del libro
diario el asiento por la compra sería:
Folio 4
Libro Diario al 31 de Mayo del 2004
--------------- 1 ---------------60 Compras
601 Mercaderías
2000
42 Proveedores
421 Facturas por pagar
2000
31/05 Por la compra de mercaderías al
contado según factura No 001-07213
DEBE
HABER
2000.00
2000.00
Otra forma de Registro:
En el registro de las operaciones del diario debe primar el criterio de todo contador para la
utilización de las columnas establecidas en el rayado, por consiguiente la operación de compra
realizada por la empresa Comercial Latina S.A. se puede registrar de otra forma siempre y
cuando se cumpla con el principio de la partida doble: “no hay deudor sin acreedor ni acreedor
sin deudor”.
Folio 4
Libro Diario al 31 de Mayo del 2004
--------------- 1 ---------------60
Compras
601
Mercaderías
2000
42
Proveedores
421
Facturas por pagar
2000
31/05 Por la compra de mercaderías al
contado según factura No 001-07213
DEBE
HABER
2000.00
2000.00
REQUISITOS A TOMAR EN CUENTA EN EL ASIENTO:
a) Entre las columnas del Debe y Haber debe existir una perfecta igualdad de sus importes
cualesquiera sea la cantidad de cuentas que la integran.
b) El registro contable debe ser con letra manuscrita y legible.
c) Las cuentas deudoras se registran en la columna izquierda llamada DEBE y las
acreedoras en la columna de la derecha llamada HABER.
d) Las cuentas principales deben subrayarse con tinta roja.
e) Las cuentas acreedoras deben ir precedidas de la letra “A” que significa Abono.
f) La línea de separación entre un asiento y otro debe ser interconectado por el número del
asiento.
4
“La Técnica Contable”, Faruk Jadue, Leonel Diaz, Ed. Universitaria, Santiago – Chile, pág. 66.
Contabilidad General
Pág. 31
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CLASES DE ASIENTOS:
Los asientos se clasifican teniendo en cuenta varios aspectos:
A. Por el número de cuentas que intervienen:
• Asientos simples
• Asientos compuestos
• Asientos mixtos
B. Por la naturaleza y destino de sus resultados:
• Asientos por naturaleza
• Asientos por destino
C. Por la función que desempeñan:
• Asientos de Apertura
• Asientos de Operación
• Asientos de Centralización
• Asientos de Ajuste
• Asientos de Regularización
• Asientos de Cierre
• Asientos de Reapertura
A. POR EL NUMERO DE CUENTAS QUE INTERVIENEN:
1. ASIENTOS SIMPLES:
Comprende a todos aquellos que tienen una cuenta deudora y una cuenta acreedora es decir
una cuenta cargada contra una cuenta abonada.
Ejemplo: Se paga el 5 de Mayo de 2004. S/.1500.00 en efectivo la factura No 001-47414.
Fecha
Contabilización
DEBE
HABER
--------------- 1 ---------------42 Proveedores
1500.00
421 Facturas por pagar
1500
10 Caja y Bancos
1500.00
101 Caja
1500
05/05 Por la cancelación de la factura No
001-47414.
2. ASIENTOS COMPUESTOS:
Se refiere a todos aquellos en que intervienen dos o más cuentas deudoras contra dos o más
cuentas acreedoras. Corresponden a la fórmula: “Varios a Varios”. Es decir dos o más cuentas
cargadas contra dos o más cuentas abonadas.
Ejemplo: Se contabiliza la planilla de sueldos de un conjunto de empleados que están afiliados
a ESSALUD. El sueldo total básico es de 1000 soles.
PLANILLA DE SUELDOS AL 30 ABRIL
Neto a
Descuentos
al
Aportes de la
Básico
Pagar
Total Aporte
Trabajador
Empresa
13% SNP
1000.00
130.00
9% RPS 1.7% IES(*)
870.00
Contabilización
--------------- 1 ---------------62 Cargas de Personal
621 Sueldos
627 Seguridad y Previsión Social
6271 RPS
90.00
64 Tributos
647 Cotización con carácter de tributo
Pág. 32
90.00
17.00
DEBE
107.00
HABER
1090.00
1000
90
17.00
17
Contabilidad General
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
6471 IES
17.00
40 Tributos por pagar
403 Contribuciones a Instit. Públicas
4031 SNP 130.00
4032 RPS
90.00
4037 IES
17.00
41 Remuneraciones y Participac por Pagar
411 Remuneraciones por pagar
Por contabilización de Plla de sueldos.
237.00
237
870.00
870
3. ASIENTOS MIXTOS:
Son aquellos asientos en cuyas operaciones intervienen una cuenta deudora contra dos o más
cuentas acreedoras o viceversa.
Ejercicio Práctico: Se contabiliza el servicio telefónico del mes de Mayo por 354 soles incluido
IGV.
Contabilización
--------------- 1 ---------------63 Servicios Prestados por terceros
631 Correos y Telecomunicaciones
40 Tributos por pagar
401 Gobierno Central
4011 Impuesto a la Ventas
40111 IGV
54
46 Cuentas por pagar
469 Otras cuentas por pagar diversas.
30/05 Por la contabilización del servicio
telefónico, mes de Mayo.
DEBE
HABER
300.00
300
57.00
57
357.00
B. POR LA NATURALEZA Y SU DESTINO DE SUS OPERACIONES
Antes haremos un previo análisis al respecto y ello tiene que ver con la clase 6 del Plan
Contable General Revisado la que está conformada de la siguiente manera:
CLASE 6
CUENTA
60
CUENTAS
61, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69
Como vemos agrupa a cuentas que representan compras, gastos incurridos y provisionados
que se incrementan durante el ejercicio contable. Analicemos el caso separadamente:
1. Cuenta Compras (60) se refiere a las existencias clasificadas por su naturaleza tales como:
601 Mercaderías
604 Materias Primas
605 Envases y embalajes
606 Suministros diversos
609 Gastos vinculados a las compras
Las existencias según el Plan Contable General Revisado se muestran en las cuentas
20 a 28 de la clase 2.
20 Mercaderías
21 Productos terminados
22 Sub productos desechos y desperdicios
23 Productos en proceso
Contabilidad General
Pág. 33
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
24 Materias Primas y Auxiliares
25 Envases y embalajes
26 Suministros diversos
28 Existencias por recibir
Como se observa las existencias guardan relación con las compras y por supuesto con las
ventas, toda compra aumenta las existencias y toda venta la disminuye.
Como resultado de lo anteriormente dicho, podemos apreciar que en las Compras (60) se
incluyen bienes que deben ser comercializados, consumidos o que se destinan a la
producción, dichos bienes son registrados en la sub cuentas 601, 604, 605, 606. En la sub
cuenta 609 (gastos vinculados con las compras) como su nombre lo indica, se registran los
gastos adicionales que tengan relación con las compras, así tenemos: los fletes, seguros,
comisiones, derechos aduaneros, etc. Todos ellos forman parte del costo de los bienes
adquiridos.
2. En cuanto a las demás cuentas de la clase 6 (Cuentas 61 a 69) se refiere a las que
representan servicios, variación de existencias, provisiones del ejercicio y costo de los
artículos vendidos, en otras palabras se refiere a los gastos o cargas en que incurre la
empresa (a excepción de las cuentas 61 y 69). Todas las cuentas de gastos están
relacionadas con la naturaleza misma del negocio, es decir lo que da origen a cada
operación mercantil.
3. Cuentas de destino reflejadas en la contabilidad financiera y/o analítica de
explotación: Una vez realizados los asientos referidos a compras, gastos y provisiones,
éstos deben reflejarse posteriormente en las cuentas de contabilidad financiera y analítica
de explotación, éstas son:
61 Variación de existencias
71 Productos almacenada (o desalmada)
72 Producción inmovilizada
79 Cargas imputables a cuentas de costos
Veamos cada una de ellas:
a. Cuenta 61 Variación de Existencias:
Muestran los cambios de los saldos de existencias en un periodo determinado. Se mide en
base a la comparación de las existencias finales con las registradas al inicio del periodo
considerado. Sirve de control de las existencias y entre ellas tenemos: 61.1 Mercaderías, 61.4
Materias Primas, 61.5 Envases y embalajes y 61.6 Suministros diversos. En ellas se refleja la
variación de los saldos referentes a los bienes mencionados.
Se dice que la variación de existencias es positiva cuando al comprar bienes, estos no son
vendidos ni utilizados, por lo tanto incrementan el stock.
Se dice que es negativa cuando al comprar bienes éstos no cubren la venta de los productos
en dicho periodo, por lo tanto se tiene que recurrir al Inventario Inicial para cubrir la diferencia,
de esta forma disminuyen las existencias o el stock, esta diferencia es considerada como
carga a nivel de resultados.
b. Cuenta 71 Producción Almacenada o (desalmacenada)
A diferencia de la cuenta 61 que reúne los bienes adquiridos, la cuenta 71 reúne a los bienes
adquiridos o que tienen que ver con los bienes producidos como: 711 Variación de productos
terminados, 712 Variación de productos desechos y desperdicios, 713 Variación de productos
en proceso, 715 Variación de envases y embalajes. Estas sub cuentas nos demuestran las
variaciones que han sufrido los productos anteriormente en un periodo determinado. En cuanto
a que si la cuenta es positiva o negativa, tiene el mismo tratamiento que la cuenta 61 en vista
de que “ambas cuentas registran los movimientos que se generan en sus correspondientes
Pág. 34
Contabilidad General
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
cuentas de la clase 2 y que al cierre de un periodo determinado reflejan las variaciones de
existencias (aumentos o disminución de stocks) pudiendo ser éstas negativas o positivas”. 5
c. Cuenta 72 Producción Inmovilizada
Registra el costo de los trabajados hechos por la empresa para si misma. Comprende la
construcción de Inmuebles, Maquinaria y equipo y el desarrollo de Intangibles. El costo se
registrará según su naturaleza en la clase 6 luego serán transferidas a las cuentas 33 ó 34 con
abono a l cuenta 72.
Sus divisiones son:
721 Inmuebles Maquinaria y Equipo
721 Intangibles
d. Cuenta 79 Cargas imputables a cuentas de costos:
Permite la interrelación de la contabilidad financiera con la contabilidad analítica de
explotación. Su saldo no constituye ingreso ya que funciona como una cuenta intermedia o de
transferencia e entre la clase 6 y la clase 9. las sub cuentas de la cuenta 79 se determinan
según el sistema de contabilidad que se adopta en cada empresa.
Pues bien frente a lo dicho realizamos el esquema siguiente, teniendo como ejemplo una
empresa comercial.
CLASE 6: COMPRAS Y GASTOS
Compra de Bienes
Cuenta
60
Sub cuentas
601 – 604 – 605 - 606
Compra de Servicios –
Provisiones
Cuentas
62 63 64 65 66 67 68
Sub Cuentas
Varias
61
Existencias – Stock
20 – 24 – 25 – 26
Costo
79
Clase 9
90 91 94 95 97
Gastos
Previo al análisis del esquema, es necesario especificar lo que significa COSTO y GASTO.
COSTO: Es el monto medido en unidades monetarias. Es el valor que representa los bienes y
valores que compra la empresa tales como los destinados a la venta o producción así como los
bienes fijos y diferidos.
GASTO: Son los desembolsos que realiza la empresa al momento de pagar un servicio por
ejemplo llámese sueldos, alquileres, seguros, etc., cuyos resultados expiran al momento del
pago. De igual forma el costo de los activos fijos o existencias se convierten en gasto cuando
se deterioran o venden, son productos o bienes que expiran por lo tanto ya no generan
ingresos.
Ahora bien, veamos el esquema antes descrito; tanto negocio tiene múltiples compras en el
momento de su iniciación o a lo largo de su vida económica. Así tenemos que comprar bienes
o pagar servicios como sueldos, luz, agua, teléfono, etc., son elementos necesarios para el
desarrollo normal de la actividad económica. Toda compra de bienes y servicios determina un
ciclo, veamos por ejemplo.
Al comprar bienes estos se registran en la cuenta 60, posteriormente se dirigen al almacén con
determinado costo incrementando las existencias (cuenta 20-24-25-26) del negocio, es decir
su destino es el stock o almacén. La cuenta 61 Variación de existencias contablemente sirve
5
“Comentarios y Aplicación del Plan Contable General Revisado”, CONASEV, Lima, Ed. 1988, pág. 24
Contabilidad General
Pág. 35
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
de intermediaria entre la cuenta 60 Compras y las Existencias. De igual forma cuando se paga
un servicio como sueldos, agua, electricidad, etc., dichos gastos se registran en las cuentas 62,
63 ó 65 respectivamente por la naturaleza u origen de sus operaciones, siendo luego su
destino final el registro de sus valores en las cuentas de GASTOS. Por lo tanto la cuenta 79
Cargas imputables a cuentas de gastos se encarga de ser intermediaria entre las cuentas 62,
63, 64, 65, 67, 68 y 90, 91, 94, 95, 97. Es necesario recalcar que la cuenta 66 no tiene destino,
ya que va directamente a resultados.
Una vez que los bienes salen del Almacén ya sea como venta, perdida o deterioro éstos se
convierten en gasto. En cambio cuando se paga sueldos, agua o publicidad son servicios que
no ingresan al almacén como tampoco se pueden vender, por lo tanto su valor se registra
directamente en gastos, ya que sirven de complemento a los bienes y servicios relacionados
con el giro del negocio.
COMPRA DE:
• Mercaderías
• Materia Prima
• Envases
• Suministros
ALMACEN
PAGO DE:
• Luz
• Agua
• Sueldos
• Publicidad, etc
Venta
Pérdidas
Deterioro, etc.
GASTO
COSTO
Ahora si podemos decir qué significa los asientos por naturaleza y destino:
I. Asientos por Naturaleza:
Son los asientos en que se registran todas las operaciones referidas a compras, gastos y
provisiones generados durante el ejercicio. Los cargos se registran en las cuentas:
60 Compras
62 Cargas de Personal
63 Servicios Prestados por terceros
64 Tributos
65 Cargas diversas de gestión
66 Cargas excepcionales (no tiene destino)
67 Cargas financieras
68 Provisiones del ejercicio
Su uso permite proporcionar una información al Estado con el fin de elaborar las cuentas
nacionales.
II. Asientos por Destino:
Son los asientos en que se registran todas las operaciones que se derivan de las compras,
gastos y provisiones. Así las cuentas 60, 62, 63, 64, 65, 67 y 68 se reflejan en las cuentas de
contabilidad analítica de explotación (cuentas de la clase 9), de acuerdo al origen de las
cargas, con abono a:
61 Variación de Existencias
71 Producción almacenada y desalmacenada
72 Producción inmovilizada
Pág. 36
Contabilidad General
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
79 Cargas imputables a cuentas de costos
EJERCICIOS DE APLICACIÓN
1. Se compra mercaderías por S/. 1000.00 soles, en efectivo más IGV, según Factura No
001-472321.
60
40
42
42
10
Asiento por Naturaleza
Contabilización
--------------- 1 ---------------Compras
1000
601 Mercaderías
Tributos por pagar
401 Gobierno Central
190
4011 Impuesto a la Ventas
40111 IGV
Proveedores
1190
421 Facturas por Pagar
04/06 Por la compra de mercadería según
factura 001-472321
--------------- 2 ---------------Proveedores
421 Facturas por pagar
Caja y Bancos
101 Caja
04/06 Por la cancelación de la Factura No
001-472321.
Asiento por Destino
--------------- X ---------------20 Mercaderías
1000
201 Almacén
61 Variación de Existencias
1000
611 Mercaderías
04/06 Por el destino de la mercadería
comprada según factura 001472321
DEBE
HABER
1000.00
190.00
1190.00
1190.00
1190.00
1000.00
1000.00
Nota: Para el registro del asiento de destino se toma en cuenta, el costo de la
mercadería más no el impuesto ya que este último no forma parte del costo.
Se recepciona el recibo de luz No 0134721 por S/. 500.00 más IGV.
Asiento por Naturaleza
--------------- 1 ---------------63 Servicios Prestados por Terceros
636 Electricidad y agua
500
40 Tributos por pagar
401 Gobierno Central
4011 Impuesto a la Ventas
95
40111 IGV
46 Cuentas por pagar diversas
469 Otras cuentas por pagar diversas
595
Contabilidad General
500.00
95.00
595.00
Pág. 37
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
46
10
04/06 Por la contabilización del recibo de
luz No 0134721.
--------------- 2 ---------------Cuentas por pagar diversas
469 Otras cuentas por pagar diversas
Caja y Bancos
101 Caja
04/06 Por la cancelación de la Factura No
001-472321.
595.00
595.00
Asiento por Destino
--------------- X ---------------94 Gastos administrativos
94634 Energía Eléctrica
1000
79 Cargas imputables a cuenta de costos
794. Gastos Administrativos
1000
16/11 Por el destino del servicio de luz
1000.00
1000.00
NOTA: En el asiento por Destino se forma en cuenta el gasto por el servicio eléctrico
más no el impuesto en vista de que este último no forma parte del gasto. De igual
forma es necesario señalar que el saldo de la cuenta 79 será igual al saldo de las
cuentas de la clase 9.
POR LA FUNCION QUE DESEMPEÑAN
1. ASIENTO DE APERTURA:
Viene a ser el primer asiento que se registra en el libro diario, una vez que se haya constituido
la empresa, también se le conoce como Asiento Inicial.
Está representado por el Balance de Inventario del Libro de Inventarios y Balances el cual
debe ser trascrito idénticamente al primer asiento.
EJEMPLO PRÁCTICO
Folio 1
10
12
10
1
10
4
20
33
42
46
12
3
20
1
33
2
50
42
1
42
Pág. 38
Contabilización
---------------- 1 ----------------Caja y bancos
Caja
Cuentas Corrientes
104.1 Banco del Sur
Clientes
Letras o efectos por cobrar
Mercaderías
Almacén
Inmuebles Maquinaria y Equipo
Edificios y otras construcciones
Proveedores
Facturas por pagar
Letras (o efectos) por pagar
Cuentas por Pagar diversas
Préstamos de terceros
Capital
Capital Social
2/1 Por el Activo, Pasivo y Patrimonio
al inicio del ejercicio económico.
DEBE
HABER
1000
600
400
500
500
700
700
1000
1000
1300
500
800
300
300
1600
1600
Contabilidad General
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
3
46
1
50
1
ASIENTOS OPERACIONALES:
Son los asientos que se registran diariamente y que provienen como producto de las
operaciones que realiza en la empresa en sus actividades mercantiles relacionadas o no al giro
del negocio. Se anotan en los registros auxiliares o directamente en el libro diario.
Ejemplo Práctico: La empresa comercial Los Andes S.A. compra en efectivo acciones del
Banco de Crédito por S/. 1000.00 el día 3 de Mayo.
Folio 5
Contabilización Libro Diario
DEBE
HABER
--------------- 1 ---------------31 Valores
1000.00
1000
311 Acciones
10 Caja y Bancos
1000
101 Caja
3/5 Por la compra de acciones del Banco
de Crédito..
1000.00
ASIENTOS DE CENTRALIZACIÓN:
Son los asientos que se trasladan de los registros auxiliares (llámese registros de compras,
ventas, caja, etc.) al libro diario. Es decir se centralizan los resultados finales de los
mencionados registros.
Ejemplo Práctico: La empresa comercial Royal S.A. realiza las siguientes operaciones en el
mes de Mayo del año 2004:
Fecha 4: Vende Mercaderías por 2000 soles al cliente Juan Perez (RUC 10164321072)
extendiéndosele la Factura No 001-43215.
Fecha 15: Vende Mercaderías por 8000 soles a la Empresa Comercial “El Sol S.A.” (RUC
20224477892) extendiéndosele la Factura 001-43311. La Mercadería está exonerada del IGV.
REGISTRO DE VENTAS
Comprobante
de Pago
Fecha
Tipo
de
Docu
Serie
mento
Númer
o
001
001
43215
43311
04-05-2004
15-05-2004
Folio 3
Nota
De
Débito
Nota
De
Crédito
Cargo
Nº
RUC
Exone
Base
I.G.V.
Clientes
Imponible rado
40
12
70
70
10164321072 Juan Perez
20224477892 El Sol S.A.
Contabilización Libro Diario
--------------- 1 ---------------12 Clientes
121 Facturas por Cobrar
Contabilidad General
Cliente
Abono
DEBE
2 360
8 000
10 360
2 000
2 000
HABER
10380.00
10360
Pág. 39
8 000
8 000
380
380
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40 Tributos por Pagar
380
4011 IGV
70 Ventas
10000
701 Mercaderías
31/5 Por la Centralización del registros de
ventas.
380.00
10000.00
ASIENTOS DE AJUSTE:
Tienen por objeto regularizar algunas cuentas y crear provisiones necesarias antes de elaborar
los Estados Financieros. Son asientos que posibilitan la regularización de las cuentas, es decir
que en estas se debe observar su saldo real que permitan presentar con razonabilidad los
EE.FF. al final del ejercicio contable, teniendo como objetivo un alto grado de confiabilidad. Los
asientos de ajuste se registran después de los asientos operativos.
Ajuste por Depreciación:
Todo activo fijo a excepción de los terrenos va perdiendo su valor a través del tiempo por el
uso u obsolescencia, debido a que el costo de dicho activo debe extinguirse poco a poco
considerándose por lo tanto la depreciación como gasto, durante la vida útil del mismo. Esta
declinación funcional de los activos se produce en forma gradual a través de los diferentes
periodos en que se utilizan en la empresa. En otras palabras la depreciación es la pérdida de
valor económico del activo fijo como resultado del uso o acción de otras fuerzas físicas y que
tributariamente debe ser compensado mediante una deducción en su costo (art. 38 DL 774). La
depreciación no representa desembolsos de efectivo protegiendo a la empresa contra
impuesto rebajando sus utilidades gravables.
Método de Aplicación:
Para depreciar se emplea varios métodos. Entre los más usuales tenemos:
Depreciación en línea recta:
Es el valor de mayor aceptación en la empresa privada, así como por la SUNAT a efectos de
aplicar el impuesto a la renta. Consiste en dividir el valor del Activo entre el número de años de
vida útil. La fórmula es la siguiente:
Costo o Valor del Activo
Depreciación = ------------------------------Vida Útil
Ejemplo práctico: El 30 de Octubre se compra una computadora en S/. 3000. Su uso se realiza
a partir del 1 de Noviembre. Se calcula una vida útil de 5 años.
3 000
------- = 600
5
Por consiguiente al cierre del ejercicio contable, el 31 de Diciembre, la depreciación por los 2
meses de vida útil, Noviembre y Diciembre sería:
Depreciación =
600 ÷ 12 X 2 meses = 100 Æ Depreciación Nov – Dic.
De acuerdo a este resultado el nuevo valor de la computadora sería:
Valor del Activo Fijo
3 000.00
(-)
Depreciación
( 100.00)
Valor en libros al 31-12-200x
2 900.00
Pág. 40
Contabilidad General
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Por lo tanto el asiento que debe efectuarse por la depreciación es el siguiente:
Folio 3
HABER
Contabilización Libro Diario
--------------- 1 ---------------68 Provisiones del Ejercicio
681 Depreciación de Inmuebles
Maquinaria y Equipo.
39 Depreciación y Amortización Acumulada
393 Depreciación de Inmuebles,
Maquinaria y Equipo.
31/12 Por la depreciación del ejercicio.
DEBE
100.00
100.0
0
100.00
100.0
0
Depreciación en línea recta con el valor residual
Su fórmula es:
Costo de adquisición – Valor Residual
Depreciación Anual = ---------------------------------------------Vida Útil
¿Qué es el valor residual? Es la cantidad recibida después de desechar un activo de larga
vida al final de su vida útil. Pues bien el costo que se le asigna al activo fijo está dado por el
valor depreciable que viene a ser el costo total de adquisición y el valor residual pronosticado.
Al valor residual también se le conoce como valor de desecho, valor terminal, valor de
salvamento, etc.
Ahora bien prosigamos, reemplazando datos tomando en cuenta el mismo ejercicio anterior
tendríamos:
3000 - 100
Depreciación Anual = ---------------- = 580
5
Depreciación Anual = 580
Ajuste por costo de ventas:
El costo de ventas viene a ser el valor (costo) de los bienes objeto del giro del negocio y
transferidos a título oneroso. Se determina de acuerdo a la siguiente fórmula:
Costo de Ventas = Inventario Inicial + Compras – Inventario Final
El ajuste de dicho costo mediante su asiento permite especificar la salida de la mercadería
vendida determinando el verdadero saldo de la cuenta mercadería y en compensación crear la
cuenta resultados (pérdida) llamada COSTO DE VENTAS, generalmente este asiento se
realiza al final de cada año siempre y cuando no se efectúen inventarios permanentes.
Ejercicio Práctico: Se compra 500 camisas a S/. 60.00 c/u. Luego se vende 300 camisas a S/.
140.00 c/u.
La disponibilidad que se tiene en stock es de:
500 x 60 c/u = 30 000
Al vender 300 camisas el stock disminuye por lo tanto es necesario saldar la cuenta
mercaderías de acuerdo al costo con que salió de almacén.
300 x 60 c/u = 18 000
Folio 3
Contabilización Libro Diario
DEBE
HABER
--------------- 1 ---------------69 Costo de Ventas
18000.00
18000
691 Mercaderías
18000.00
20 Mercaderías
18000
201 Camisas
31/5 Por el costo de la Mercadería
Contabilidad General
Pág. 41
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
vendida
Ajuste por cuenta de cobranza dudosa:
Mediante este asiento se cubren pérdidas que pueda tener la empresa ocasionada por ciertos
clientes morosos cuyas letras o cuentas por cobrar resultan como cobro dudoso (incobrables).
Ejercicio: El 2 de junio se vende al crédito a Juan Linares 20 pantalones Polystel a S/. 70 c/u,
nos firma la letra 104789 a 90 días vista.
(20 x 70 + 18% = 1652)
Folio 3
Contabilización Libro Diario
DEBE
HABER
--------------- 1 ---------------12 Clientes
1666.00
1666
121 Facturas por Cobrar
40 Tributos por Pagar
266.00
266
4011 IGV
70 Ventas
1400.00
1400
701 Mercaderías
31/1 Por la venta de Mercaderías al crédito
El cliente debió pagar su deuda el 1 de septiembre al cumplir con 3 meses de plazo,. Pero
posteriormente a esa fecha se comprueba que la letra firmada por el cliente es incobrable. Se
realiza entonces un asiento de ajuste:
Folio
68
19
94
79
Contabilización Libro Diario
--------------- 1 ---------------Provisiones del Ejercicio
684 Cuentas Incobrables
Prov. Para Ctas de cobranza dudosa
192 Clientes
31/12 Letra 104789 de Juan Linares
--------------- 2 ---------------Gastos Administrativos
Cargas imputables a Ctas de costos
31/12 Transferencia de Provisiones.
DEBE
HABER
1666.00
1666
1666.00
1666
1666.00
1666.00
Al ser provisionada la letra, se acepta el castigo de cuentas incobrables una vez agotadas las
acciones legales.
Folio
Contabilización Libro Diario
DEBE
HABER
--------------- 1 ---------------19 Provisiones para cuentas de cobranza
1666.00
dudosa
1666
192 Clientes
1666.00
12 Clientes
1666
Letras por cobrar
31/12 Por el castigo de la letra 104789
Ajuste por desvalorización de existencias:
Cuando una empresa al realizar los inventarios de existencias comprueba que existen
productos obsoletos, faltantes o deteriorados por otras circunstancias, debe realizar un asiento
de ajuste para corregir el valor de las existencias.
Ejercicio práctico: La Empresa Los Andes S.A. el 31 de diciembre realiza un inventario de su
mercadería y comprueba que existen 5 licuadoras deterioradas no aptas para la venta. El costo
de cada una de ellas es de 200 soles. El asiento de ajuste sería:
(5 x S/. 220 = 1 100)
Pág. 42
Contabilidad General
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
--------------- 1 ---------------68 Provisiones del Ejercicio
685 Desvalorización de Existencias
19 Provisión para desvaloriz. de existencias
291 Licuadoras
31/12
Por el monto
existencias.
desvalorizado
1100.00
1100
1100.00
de 1100
--------------- 2 ---------------Gastos Administrativos
Cargas imputables a cuentas de costos
31/12 Transferencia de Provisiones.
--------------- 3 ---------------29
Provisión
para
desvalorización
de
existencias
20 291 Licuadoras
Mercaderías
201 Licuadoras
31/12 Castigo de existencias deterioradas.
94
79
1100.00
1100.00
1100.00
1100.00
Ajuste por fluctuación de valores:
Cuando una empresa compra valores (acciones) corre el riesgo de perder o ganar por acción
de la oferta y demanda. Al perder se registra la pérdida mediante un asiento de ajuste.
Ejercicio Práctico: La empresa Flores S.A. compra acciones por un valor de 2,000 soles,
después de un tiempo su cotización en bolsa esta en 1800 soles registrándose una pérdida de
200. El asiento sería:
En este caso la provisión se transfiere al gasto registrándose en el Balance General el nuevo
valor de las cuentas 31 valores.
Valor de las acciones
2 000
(-)
Provisiones
( 200)
Valor en libros
1 800
Folio
Contabilización Libro Diario
--------------- 1 ---------------68 Provisiones del Ejercicio
683 Fluctuación de valores
31 A Valores
319 Provisión para fluctuación de valores
31/12 Para registrar la pérdida de valor de las
acciones
94
79
--------------- X ---------------Gastos Administrativos
A Cargas imputables a cuentas de costos
31/12 Transferencia de Provisiones.
DEBE
HABER
200.00
200
200.00
200
200.00
200.00
Ajuste por cargas diferidas:
Toda empresa a veces realiza pagos adelantados que posteriormente deben convertirse en
gasto, tales como: cancelación de una póliza de seguros, alquileres pagados por adelantado,
adelanto de remuneraciones, etc. Normalmente estas operaciones se irán devengando
mensualmente durante el periodo de cobertura.
Ejercicio Práctico: Una empresa comercial asegura su mercadería contra todo riesgo ante la
Compañía de Seguros El Sol por 1200 soles anuales. El importe total se paga por adelantado
en efectivo según póliza de seguro 103799. Dicho contrato entra en vigencia a partir del 1 de
Octubre. El Asiente por la provisión del seguro pagado por adelantado sería:
Contabilidad General
Pág. 43
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Folio
Contabilización Libro Diario
DEBE
HABER
--------------- 1 ---------------38 Cargas diferidas
1200.00
1200
382 Seguros pagados por adelantado
40 Tributos por pagar
228.00
228
4011 IGV
46 A Cuentas por pagar diversas
1428
469 Otras cuentas por pagar diversas
1/10 Por la provisión del seguro pagado por
1428.00
anticipado
--------------- 2 ---------------Cuentas por pagar diversas
1428
10 469 Otras cuentas por pagar diversas
A Caja y Bancos
1428
101 Caja
1/10 Por la cancelación de la póliza de
seguros.
46
1428.00
1428.00
El asiento de ajuste correspondiente a los meses de Oct, Nov, y Dic., sería de acuerdo al
siguiente cálculo: 1 200 ÷ 12 meses x 3 = 300
Folio
Contabilización Libro Diario
DEBE
HABER
--------------- 1 ---------------65 Cargas diversas de gestión
300.00
300
654 Seguros
300.00
38 A Cargas diferidos
300
382 Seguros pagados por anticipado
31/12 Por los seguros pagados por
anticipado.
94
--------------- 2 ---------------300.00
300.00
79 Gastos Administrativos
A Cargas imputables a cuentas de costos
31/12 Por Transferencia de Provisiones.
Ajuste por Amortización:
Los activos intangibles o inmateriales son por lo general activos de larga vida. Los intangibles
se centralizan como un activo fijo y se amortizan a lo largo de su vida útil por la pérdida de
valor de los mismos. El ajuste se aplica a los activos intangibles (llámese: patentes, marcas,
derechos de llaves, etc.) cuyos gastos deben ser explotados en varios años hasta un máximo
de 10.
Ejercicio Práctico: La empresa El Sol S.A. realiza proyectos de investigación para ampliar su
oferta productiva en el mercado, gastando 10,000 soles. Se contabiliza el asiento por el gasto:
Folio
Contabilización Libro Diario
DEBE
HABER
--------------- 1 ---------------34 Intangibles
10000.00
343 Gastos de investigación
10000
10000.00
10 A Caja y Bancos
101 Caja
10000
1/10 Por el pago que ocasiona el proyecto
de investigación.
El asiento de ajuste por la amortización durante el primer año sería de acuerdo al siguiente
cálculo: 10% de 10,000 = 1,000
Folio
Contabilización Libro Diario
--------------- 1 ---------------68 Provisiones del Ejercicio
Pág. 44
DEBE
HABER
1000.00
Contabilidad General
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
682 Amortización de intangibles
39 Depreciación y Amortiz. Acumulada
394 Amortización de Intangibles.
31/12 Por la amortización de intangibles.
--------------- 2 ---------------94 Gastos Administrativos
79 Cargas imputables a cuentas de costos
31/12 Transferencia de Provisiones.
--------------- 3 ---------------39 Depreciación y Amortización Acumulada
394 Amortización de Intangibles.
34 Intangibles
343 Gastos de Investigación
31/12 Por la amortización de intangibles seg.
cálculo.
1000
200.00
1000
1000.00
1000
1000.00
1000.00
1000.00
1000
Ajuste por Beneficios Sociales:
El beneficio social constituye el derecho que le corresponde a los trabajadores de acuerdo a
las normas laborales vigentes. Generalmente son aquellos pagos adicionales que obtiene el
trabajador por su valor remunerativo. Se califica como benéfico social los pagos efectuados al
trabajador por:
1. Compensación por Tiempo de Servicios CTS
2. Indemnización por despido arbitrario
3. Pago por vacaciones truncas
Ejercicio Práctico: Un empleado labora desde 1 de enero ganando S/.1200.00 mensuales.
Realice asientos de ajuste de la CTS por los meses de Noviembre y Diciembre.
Es importante señalar que los pagos de la CTS se realizan 2 veces al año en Mayo y
Noviembre correspondiente en cada caso a un semestre, por lo tanto es necesario provisionar
lo de Noviembre y Diciembre por los pagos que se deben efectuar el próximo año junto a los
meses de Enero, Febrero, Marzo y Abril.
Para ello se ajusta la provisión de Noviembre y Diciembre en base al cálculo siguiente:
Sueldo Básico
1/6 de la última gratificación
Total
Contabilización
--------------- 1 ---------------68 Provisiones del Ejercicio
686 Compensación por Tiempo de
47 Servicios
Beneficios Sociales de los trabajadores
471 Compensación por tiempo de
servicios
94 31/12 Provisión de la CTS meses de Nov. Y
Dic.
79
--------------- 2 ---------------Gastos Administrativos
Cargas imputables a cuentas de costos
31/12 Por Transferencia de Provisiones.
1 200
200
1 400 ÷ 12 x 2 = 233
Folio
DEBE
HABER
233.00
233
233.00
233
233.00
233.00
Ajuste por las Ganancias Diferidas:
Se debe realizar este asiento por las ganancias diferidas o adelantadas, con el fin de que se
refleje un saldo verdadero en el Balance General, ya que si no se regulariza esta operación, la
empresa está sujeta a cumplir con la obligación.
Ejercicio Práctico: El día 1 de Octubre se vende mercaderías por 1200 más IGV. Se cobra una
inicial de 216 soles, por el saldo firma 12 letras. El costo de la mercadería vendida es de 660
soles.
Contabilidad General
Pág. 45
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Folio
Contabilización por la Venta
--------------- 1 ----------------
DEBE
HABER
12 Clientes
1428.00
216
121 Facturas por cobrar
1212
123 Letras por cobrar
40 Tributos por pagar
228.00
401 Gobierno central
228
4011 IGV
49 Ganancias Diferidas
900.00
900
491 Ventas diferidas
70 Ventas
300.00
300
701 Mercaderías
1/10 Por las ventas diferidas
--------------- 2 ---------------69 Costo de Ventas
165.00
691 Mercaderías
49 Ganancias Diferidas
495.00
492 Costos Diferidos
20 Mercaderías
660.00
1/05 Por el costo diferido
Nota: Los S/. 300.00 de la 70 Ventas corresponde a los 3 meses (Oct., Nov., Dic.)
ASIENTOS DE REGULARIZACION:
Se denomina así a aquellos asientos de diario en donde se registran las cuentas que dieron
utilidad o pérdida en base a las cuentas denominadas “saldo intermediarios de gestión”. Las
empresas comerciales, de servicios e industriales para su regularización determinarán: el
margen comercial, valor agregado, excedente bruto de explotación, resultados antes de
participaciones e impuestos, resultado del ejercicio y finalmente la transferencia del resultado
neto a la cuenta 59 “ Resultados Acumulados”.
Los asientos de regularización se registran después de la Hoja de Trabajo.
Existen 3 métodos para registrar los asientos de regularización en el Libro Diario:
➥ Método A utilizando las cuentas 80 a 89
➥ Método B utilizando la cuenta 87
➥ Método C utilizando la cuenta 89
El primer método es el más usual, tal como se presenta en el siguiente cuadro ordenado en
base al Plan Contable General Revisado, según lo expuesto por José Calderón M., en su libro
Contabilidad General Básico I.
Pág. 46
Contabilidad General
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
ASIENTOS DE REGULARIZACION
CONCEPTO
EMPRESAS
EMPRESAS INDUSTRIALES
COMERCIALES
Traslado del Inventario
23
Productos en proceso
final de productos en
71
Producción
proceso
Almacenada
X
X
(o
desalmacenada)
713 Variación de productos en
proceso
Cancelación
cuenta
la 61
de
69
para
611 Mercaderías
determinar la variación 69
de
existencias
de
mercaderías
71
X
Variación de existencias
711
69
cuentas de la clase 9 y
Margen Comercial
• Transferencia
saldo
de
• Transferencia
saldo
de
X
de
productos
X
Costo de Ventas
Cargas
imputables
79
a
X
cuentas de costos.
Cargas imputables a cuentas
X
de costos.
94
Gastos de Administración
X
93
Costo de Producción
X
95
Gast6s de Ventas
X
94
Gastos de Administración
X
97
Gastos Financieros
X
95
Gast6s de Ventas
X
70
Ventas
X
701 Ventas
del
la 80
80
divisionaria 701
Variación
692 Productos terminados
las 79
cuenta 79
(o
terminados
691 Mercaderías
productos terminados.
de
almacenada
desalmacenada)
X
Costo de Ventas
/
Cancelación
Producción
del 60
X
Margen Comercial
X
Margen Comercial
X
Compras
601 Mercaderías
las
609 Gastos vinculados con
divisionarias 601, 609
las compras
y 611.
61
Variación
de
X
existencias(1)
X
611 Mercaderías
74
Producción
del 72
Ejercicio
81
Valor de la producción
X
Descuentos Concedidos
Producción Inmovilizada *
Producción
Ejercicio*
del
X
70
X
X
Ventas
702 Productos terminados
71
del periodo que se ha
Producción
almacenada
(o
desalmacenada) (2)
X
X
vendido, almacenado o
72
Producción Inmovilizada
inmovilizado.
81
Producción del ejercicio
X
X
(1) De acuerdo al saldo que registra antes del cierre se pude cargar o abonar contra la cuenta
69
(2) Igualmente, se puede cargar o abonar contra la cuenta 81
* Se utiliza excepcionalmente, cuando la empresa realiza trabajos para si misma, a efectos de
incluirlos como parte del patrimonio.
Contabilidad General
Pág. 47
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
CONCEPTO
EMPRESAS
EMPRESAS INDUSTRIALES
COMERCIALES
80
Valor Agregado
• Transferencia
del 81
margen comercial y 82
producción
del
ejercicio.
• Transferencia de los
saldos de la cuenta
60 (excepto 601) y
saldos deudores de
las cuentas 61 y 63.
82
60
61
63
Margen Comercial
Producción del Ejercicio
Valor Agregado
X
X
Variación de existencias
Valor agregado
Excedente
(o 82
insuficiencia)
bruto 83
de explotación
• Transferencia
del
valor agregado
83
X
Valor Agregado
Excedente
(o
insuficiencia) bruta de
explotación
• Transferencia de los 62
saldos de las cuentas 64
62 y 64
Resultado
de 83
Explotación
• Transferencia
del 84
Excedente bruto de
explotación (1)
84
• Transferencia de los 65
saldos de las cuentas
68
65 y 68
73
• Transferencia de los
saldos delas cuentas 75
73, 75, 78
78
84
Resultado antes de 84
participaciones
e 85
impuestos
• Transferencia
del
resultado
de
76
explotación (1)
77
• Transferencia de los 85
saldos de las cuentas
76 y 77
85
• Transferencias de los
saldos de las cuentas 66
67
66 y 67
Resultado
del 85
Ejercicio
• Transferencia
del 89
resultado antes de
participaciones
e
impuestos (1)
Ingresos excepcionales
Ingresos financieros
Resultados antes de
participaciones
e
impuestos
Resultado
antes
de
participaciones
e
impuestos
Cargas excepcionales
Cargas financieras
Resultado
antes
de
participaciones
e
impuestos
Resultado del ejercicio
X
X
X
82
60
61
63
X
Valor Agregado
Compras
Variación de Existencias
Servicios prestados por
terceros
X
61
82
Variación de Existencias
Valor Agregado
X
82
83
Valor Agregado
Excedente
insuficiencia)
explotación
X
61
• Transferencia de los 82
saldos acreedores de
la cuenta 61
Excedente
(o
insuficiencia) bruta de
explotación
Cargas de Personal
Tributos
Excedente
(o
insuficiencia) bruta de
explotación
Resultado
de
explotación
Resultado de explotación
Cargas diversas de
gestión
Provisiones
del
Ejercicio
Descuentos, rebajas y
bonificaciones obtenidos
Ingresos diversos
Cargas
cubiertas
por
provisiones
Resultado
de
explotación
Resultado de explotación
Resultado antes de
participaciones
e
impuestos
Producción del ejercicio
Valor agregado
X
X
Valor Agregado
Compras
Variación de Existencias
Servicios Prestados por
terceros
X
81
82
X
83
X
X
X
62
64
83
X
X
X
X
bruto
X
(o
de
Excedente (o insuficiencia X
bruta de explotación
Cargas de personal
Tributos
X
X
Excedente (o insuficiencia X
bruta de explotación
Resultado de Explotación
X
X
84
X
84
65
68
X
Resultado de Explotación
Cargas
diversas
de
gestión
Provisiones del Ejercicio
X
73
X
X
75
78
84
Descuentos
rebajas
y X
bonificaciones obtenidos
X
Ingresos diversos
Cargas
cubiertas
por X
provisiones
Resultado de explotación
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
84
85
Resultado de explotación
Resultado
antes
participaciones
impuestos
X
76
77
85
X
Ingresos Excepcionales
X
Ingresos Financieros
Resultado
antes
de
participaciones
de
impuestos
Resultado
antes
de X
participaciones e impuestos
Cargas excepcionales
Cargas financieras
X
X
Resultado
antes
de X
participaciones e impuestos
Resultado del ejercicio
X
X
X
X
85
X
X
X
66
67
85
X
89
X
de
e
X
X
(1) En caso de resultado negativo, el asiento se registra en forma inversa.
Pág. 48
Contabilidad General
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
CONCEPTO
EMPRESAS
EMPRESAS INDUSTRIALES
COMERCIALES
al 89
Resultado del ejercicio
resultado del ejercicio 88
Impuesto a la renta
Afectación
de
la
X
89
X
86
distribución
X
Resultado del ejercicio
X
Distribución legal de la renta
neta
legal de la renta y del
861 Particip. De trabajadores
impuesto a la renta:
862
Particip.
Comunidad
Laboral
863
Particp.
Patrim.
De
trabajadores
864 Investigación científica y
X
tecnológica.
Impuesto a la renta
Cuentas
pagar 88
por
derivadas
e
X
Impuesto a la renta
la 40
86
X
Tributos por pagar
88
4017 Impuesto a la renta
distribución legal e la
Distribución legal de la renta X
neta
40
renta y del impuesto a
X
Impuesto a la renta
X
Tributos por pagar
4017 Impuesto a la renta
a renta:
403 Contrib. a Inst. Publicas
41
Remuneraciones
X
y
participaciones
por
pagar
46
X
413 Participaciones por pagar
Cuentas
55
por
pagar
X
diversas
468 Comunidades laborales
Accionariado Laboral
559
Acciones
laborales
por
emitir
Cálculo de la reserva 89
59
X
Resultado del ejercicio
legal y transferencia 58
Reservas
X
58
X
59
582 Reserva Legal
del resultado neto del
ejercicio a la cuenta 59
Utilidades
X
Resultados Acumulados
591
Acumulados
591
X
Reservas
582 Reserva Legal
Resultados
59:
X
Resultados del ejercicio
Utilidades
no
distribuidas
no
distribuidas
Transferencia del
resultado neto del
ejercicio a la cuenta
59 cuando es pérdida.
59
X
Resultados Acumulados
59
Pérdidas acumuladas
89
Resultado
X
Resultados acumulados
592 Pérdidas acumuladas
del
X
89
Resultado del Ejercicio
33
Inmuebles
X
Ejercicio
Revaluación
de
los 33
bienes del activo dijo.
Inmuebles maquinaria y X
equipo
39
Depreciación
y
amortización
58
y X
X
39
Depreciación
57
amortización acumulada
y
X
X
Excedente e revaluación.
acumulada.
Excedente
maquinaria
equipo
de
revaluación
Contabilidad General
Pág. 49
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ASIENTO DE CIERRE:
Es el último asiento que se registra en todo ejercicio contable. Aquí las cuentas que conforman
el balance de situación deben quedar saldadas y cerradas, “ello se consigue después de haber
transferido el resultado neto de la cuenta 59 “Resultados acumulados”, mediante un asiento
previo al que hemos descrito como de regularización. Finalmente al llegar al asiento que nos
ocupa, cargamos las cuentas de inventarios que tienen saldo acreedor y abonamos las
cuentas que tienen saldo acreedor.6 Como resultado final la cuenta 59 será parte del activo o
pasivo según la pérdida o ganancia que hubo respectivamente.
ASIENTO DE REAPERTURA
Es el registro que se realiza en el Libro Diario al reiniciar las operaciones mercantiles de un
negocio. Se reinvierte el asiento de cierre, las cuentas cargadas deben ser abonadas y a las
cuentas abonadas deben ser cargadas. Este asiento tiene el mismo tratamiento técnico que el
asiento de apertura o inicial.
ASIENTOS DE CORRECCION
En el registro de los asiento no puede existir agregados, enmendaduras, correcciones, etc.
Todo ello se debe corregir mediante el registro de otro asiento justo en el momento que se
descubre el error, por ello es importante dar una explicación en la glosa indicando el motivo y
la fecha de la emisión. Entre los casos de errores más frecuentes tenemos:
Sustitución de una cuenta por otra:
Se realiza un contra asiento para anular la cuenta equivocada o incorrecta
Registrar un cargo por un abono y viceversa
Se realiza un contra asiento para anular el asiento equivocado o incorrecto
Registrar un cifra o importe por otra:
➥ Cuando la cifra equivocada es mayor que la correcta
➥ Cuando la cifra equivocada es menor que la correcta
TOTALIZACIÓN DE LAS CUENTAS DEUDORAS Y ACREEDORAS DEL LIBRO
Una vez terminado de registrar los folios, se deben sumar las columnas del debe y del Haber,
para ello se coloca en el último renglón la palabra “VAN” que significa sigue. El registro del folio
siguiente continua con la palabra “VIENEN” en el primer renglón que significa continua o viene
del folio x. Las sumas del Debe y Haber del Libro Diario deben ser comparadas con las sumas
del Debe y Haber del libro Mayor, cuyos saldos deben ser equivalentes; de esta forma, la
equiparación nos permitirá comprobar si las cuentas fueron registradas correctamente o no.
6
“Contabilidad General Básica”, José Calderón M. Lima, 1989, 1ra Edición, pág. 106
Pág. 50
Contabilidad General
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3. LIBRO MAYOR
Es un libro principal y obligatorio, de foliación doble, que sirve como depositario de
todos los valores registrados en el Libro Diario.
Registra las cuentas deudoras y acreedoras que provienen del Libro Diario,
considerándose de esta forma como un clasificador de cuentas que a manera de
fichero anota por separado, en forma cronológica y ordenada todos los valores que
representan los movimientos de cada cuenta.
Las operaciones mercantiles registradas diariamente en el Libro Diario son trasladadas al Libro
Mayor y en él se refleja las cuentas individualmente con independencia unas de otras; de esta
forma nos da a conocer las diversas posiciones que adopta cada cuenta en virtud de las
operaciones realizadas. No puede efectuarse anotación alguna en este libro si previamente no
se ha realizado un asiento en el Libro Diario. Es un libro intermedio entre el Libro Diario y el
Balance de Comprobación.
SITUACIÓN LEGAL:
Según el Código de Comercio en su Artículo 39º establece que las cuentas de cada objeto o
persona en particular se registrarán en el Debe y Haber del Libro Mayor, por consiguiente las
cuentas del libro diario se trasladarán por orden riguroso de fechas a cada una de las cuentas
del libro mayor. Por lo tanto diremos que este libro tiene una función básica: “recopilar
sistemáticamente las operaciones inscritas anteriormente en el Libro Diario”. 7
Su obligatoriedad se establece en el Artículo 65º del D.L. 774 del Impuesto a la Renta: “toda
persona jurídica” está obligada a llevar contabilidad completa así como todas aquellas
personas naturales cuyos ingresos brutos anuales superen las 100 UIT.
Este libro se debe legalizar ante un Juez de Paz Letrado o un Notario Público, puede ser
utilizado empastado o en hojas sueltas según el requerimiento de la empresa.
RAYADO DEL LIBRO MAYOR:
El libro mayor adopta varias formas de rayado siendo los más conocidos, el rayado de saldos y
el rayado corriente. Veamos sus modelos:
a. Rayado de Saldos:
Es de foliación simple, generalmente se le utiliza en los sistemas mecanizados, mediante hojas
sueltas, posteriormente son empastados.
CODIGO
FECHA
DIA
MES
NOMBRE DE LA CUENTA
DETALLE
DEBE
HABER
SALDOS
DEUDOR
ACREEDOR
b. Rayado Corriente:
Es el más usual, está representado por una letra T. En la línea horizontal superior se anota el
nombre de la cuenta. El lado izquierdo representa al Debe y el lado derecho al Haber. Por
situaciones metodológicas emplearemos este modelo para el conocimiento de la mayorización
práctica.
(A)
3 Debe (B)
Código y nombre de la cuenta (B) Haber 3
A.
B.
C.
D.
7
Fec
ha
Concepto
Folio del
Diario
Sub
Total
Total
Fecha
Concepto
Folio
del
Diario
Sub
Total
Total
C
D
E
F
G
C
D
E
F
G
Se anota el nombre de la cuenta, de acuerdo al Plan Contable General Revisado.
Representa el saldo deudor o acreedor de la cuenta respectiva.
Se registra la fecha del asiento del diario
Se anota el nombre o detalle de la contra cuenta
“Manual Práctico de Contabilidad”, Antonio Goznes. Ed. Océano, Barcelona, 1995, pág 87
Contabilidad General
Pág. 51
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E. Representa el número del folio del libro diario
F. Se registra los sub totales
G. Se registra los totales
TRASLADO DE LAS CUENTAS DEL DIARIO AL MAYOR:
El “pase” de las anotaciones registradas en el Libro Diario al Libro Mayor es considerado como
una tarea de transcripción.
Las cuentas que se encuentran cargadas en el libro Diario deben trasladarse como cargo y
transcribirse en el Debe del libro Mayor con el mismo importe, las cuentas que se encuentran
abonadas en el libro Diario deben trasladarse como abono y transcribirse en el Haber del libro
Mayor con el mismo importe, a ésta acción se le llama mayorización que es un procedimiento
manual y técnico de Contabilidad cuyas anotaciones en el libro mayor se hacen en forma
sucesiva, por lo tanto podríamos decir que:
PASAR O TRASLADAR: Es el procedimiento de llevar los cargos y abonos que parecen en el
libro Diario a las cuentas del Mayor.
El pase o traslado de los asientos al Mayor se debe realizar en forma cronológica;
técnicamente deben pasar los asientos en el mismo orden en que están anotados en el Libro
Diario.
CASOS DE MAYORIZACIÓN: Existen 3 casos fundamentales de mayorización:
➥ Mayorización de asientos simples.
➥ Mayorización de asientos compuestos
➥ Mayorización de asientos mixtos.
Mayorización de Asientos Simples:
Los asientos simples están compuestos por una cuenta deudora y una cuenta acreedora. El
traslado de las cuentas del diario se registra de la siguiente forma:
➥ El importe de la cuenta deudora del libro diario pasará al debe del mayor, de igual forma se
registra la fecha y la contracuenta (cuenta acreedora del diario) precedida de la letra “a”
así como el No del folio del libro diario donde se registra el asiento.
➥ El importe de la cuenta acreedora del libro pasará al haber del mayor, de igual forma se
registra la fecha y la contracuenta (cuenta deudora del diario) precedida de la palabra
“por” así como el No del folio del libro diario donde se registró el asiento.
➥ A su vez en forma simultánea e coloca en la primera columna del asiento del libro diario el
No del folio del libro mayor correspondiente a cada cuenta registrada previamente.
Mayorización de Asientos Compuestos:
La mayorización de estas cuentas se refiere a los asientos que tienen dos o más cuentas
deudoras y dos o más cuentas acreedoras. Responde a la fórmula “Varios a Varios”. Las
cuentas del diario se mayorizan de la siguiente forma:
Se apertura las cuentas del libro diario en el libro mayor
El importe de la primera cuenta deudora del diario pasará al debe de la cuenta respectiva del
libro mayor, así como la fecha, el folio y las contracuentas (cuentas acreedoras del libro diario)
precedidas de las palabras “a Varios”, en vista de que las cuentas acreedoras son más de dos.
La segunda cuenta deudora del diario se registrará en el libro mayor siguiendo el mismo
procedimiento que la primera cuenta deudora.
El importe de la primera cuenta acreedora del diario se registrará en el haber de la cuenta
respectiva del libro mayor, de igual forma la fecha, el folio y las constracuentas (Cuentas
deudoras del libro diario) precedidas de las palabras “Por varios” en vista de que las cuentas
deudoras son mas de dos.
La segunda cuenta acreedora del diario se mayorizará tan igual que la primera cuenta
acreedora.
Se registrará en cada cuenta del asiento del diario el folio respectivo del libro mayor
correspondiente a cada cuenta.
Pág. 52
Contabilidad General
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Mayorización de Asientos Mixtos:
La mayorización de estas cuentas se refieren al registro de dos o más cuentas deudoras y una
cuenta acreedora o viceversa. Están sujetas a la fórmula “tal a varios” o “varios a tal”.
El procedimiento para el traslado de las cuentas del diario al mayor es el mismo que los
tratados en la mayorización de los asientos simples y compuestos.
EL SALDO DE LAS CUENTAS DEL LIBRO MAYOR:
El saldo de una cuenta en el libro mayor está dada por la diferencia entre la suma de los
importes del Debe y Haber.
Cuando las sumas del debe son mayores que las del haber se dice que el saldo es deudor, si
las sumas del haber son mayores que las sumas del debe se dice que el saldo es acreedor. Si
ambos sumas son iguales se dice que la cuenta está saldada.
CIERRE DE LAS CUENTAS DEL MAYOR:
Es importante especificar que no es lo mismo decir que una cuenta está saldada que una
cuenta cerrada. Una cuenta saldada presenta un saldo igual a cero pero continua abierta es
decir que es posibles seguir anotando nueva partidas. Sin embargo en una cuenta cerrada
una no puede anotarse más partidas a menos que se proceda a la reapertura de dicha cuenta.
Para cerrar una cuenta es importante tomar como referencia la mayorización de los asientos
de regularización y cierre del libro diario, así de esta forma las cuentas quedarán cerradas en
ambos lados, ya sea los importes del debe y del haber. Si una de las partes resulta menor,
para igualarla a la otra parte se registra el saldo, colocando las palabras “A varios” o “Por
varios” según sea el caso.
TRASLADO DE UN FOLIO A OTRO:
Si una de las partes de la cuenta se termina y no existe un espacio más los siguientes registros
en necesario pasar el resultado acumulado a otro folio del libro mayor, para ello se suma el
lado de la cuenta que se culminó poniéndole luego a su costado la palabra “Van al folio No ..”.
De igual forma en el otro lado debe trazarse una línea diagonal trasladando el importe total al
folio correspondiente.
REAPERTURA DE LAS CUENTAS DEL MAYOR:
Una vez finalizado el ejercicio económico de un determinado periodo se procede a abrir o
reaperturar la cuenta en el siguiente periodo para ello se procederá a redactar un asiento de
apertura en el libro diario colocando el saldo en el debe o haber según corresponda.
Posteriormente se registrará en el libro mayor siguiendo las siguientes normas.
➥ Si el saldo anterior al cerrar la cuenta fue deudor registrado en el haber, para el siguiente
periodo dicho importe se asentará en el debe colocando a un costado la palabra “saldo”.
➥ Si el saldo anterior al cerrar la cuenta fue acreedor registrado en el debe, para el siguiente
periodo dicho importe se asentará en el haber colocando a un costado la palabra “saldo”.
ERRORES EN EL LIBRO MAYOR:
Los errores que se presentan al registrar una cuenta deben ser corregidos en el momento sin
realizar enmendaduras ni borrones para ello se siguen reglas que enmiende el error, veamos:
➥ Cuando una cantidad es mayor o menor que la real, se debe anular el registro
incorrecto encerrando la cifra en un paréntesis con tinta roja, tomando en cuenta dicho
importe para el resultado final.
➥ Cuando se abona una cuenta en vez de cargarse o viceversa, se rectifica el error
anulándolo con paréntesis,. Se anula el valor registrado en el haber con paréntesis
asentando luego correctamente el mismo valor en el debe o viceversa.
Contabilidad General
Pág. 53
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LA CUENTA T :
Es un mecanismo que permite determinar saldo en forma rápida, consiste en registrar sólo el
importe sea este cargo o abono. De esta forma se puede conocer inmediatamente el resultado
económico y financiero de la empresa.
INDICE DEL MAYOR:
Consiste en que los títulos de las cuentas se distribuyan en forma alfabética, expresando el
número del folio que cada una de ellas ocupa. Tiene como objeto encontrar fácilmente cada
cuenta en el Mayor.
4. LIBRO CAJA
De acuerdo al Código de Comercio, es un libro obligatorio y principal de foliación doble. Según
las disposiciones legales vigentes.
Tiene por objeto registrar las operaciones que significan movimiento de dinero en efectivo,
cheques o valores representativos de dinero.
En otras palabras se registran los ingresos y egresos que la empresa realiza en forma diaria y
cronológica como consecuencia de sus variadas y múltiples operaciones mercantiles que
realiza. Algunos autores le llaman también “LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS”
IMPORTANCIA: Porque permite controlar todos los valores que recibe y entrega la empresa,
llámese dinero en efectivo, cheques representativos de valor, para luego determinar su saldo
disponible.
ASPECTO LEGAL:
De acuerdo al Artículo 65º de la ley del impuesto a la renta están obligadas a llevar este libro
todas las personas jurídicas para efectos del impuesto a la renta así como las personas
naturales cuyos ingresos brutos anuales sobrepasan las 100 UIT.
Debe ser legalizado ante el Juez de Paz Letrado o ante un Notario Público para que tenga los
efectos que la ley le confiere.
RAYADO Y FOLIACION
Cada empresa adecuada el Libro Caja de acuerdo a sus propias características.
La foliación del libro Caja es doble, así 2 - 2, 3 - 3, 4 - 4, etc. Cada fin de mes de cierra y se
centraliza en el Libro Diario. Sea cual fuere las clases de libro caja este consta de 2 partes:
Debe y Haber.
Haber
Debe
Parte Izquierda
Parte Derecha
Ingreso
Egresos
Cada una de estas partes consta de columnas especiales donde se anotarán las fechas,
cuentas que intervienen, valores o importes, etc.
EL REGISTRO EN EL LIBRO CAJA:
El registro contable llamado también “asiento” está conformado por los ingresos y egresos que
originaron tal acción, los cuales estarán representadas en sus respectivas cuentas y sub
cuentas según sea el caso. Todos los registros contables deben estar sustentados por los
documentos enumerados, tales como: facturas, letras, pagarés, boletas de pago,
remuneraciones, depósitos bancarios, etc.
CLASES:
La clasificación responde según sea el rayado del libro caja, así como tenemos:
a. Caja Italiana
b. Caja Americana
c. Caja Bancos
Pág. 54
Contabilidad General
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a. CAJA ITALIANA:
Considerada como de Registro Simple. Es utilizada generalmente por las empresas pequeñas
porque su preparación es simple y fácil.
1. Rayado:
Es parecido a libro Diario solo que su aplicación es diferente. El modo es el siguiente:
2 DEBE
A
HABER 2
B C
D
E
F
G
B C
D
E
F
G
2. Registro:
a. Se escribe el título o encabezado (Caja mes de ... del 200..)
b. Fecha en que se realiza la operación.
c. Código y sub código de las cuentas que representan ingreso o egreso
d. Título de las cuentas que se debitan o acreditan y el detalle de la operación.
e. Número del documento o folio del mayor, algunos la consideran como columna falsa.
f. Se registra el importe parcial de las operaciones
g. Se registra el saldo inicial y final de las operaciones realizadas mensualmente.
Las operaciones registradas en el libro caja están sujetas a una serie de modalidades entre las
principales tenemos:
3. Resumen de Caja:
Consiste en que al final de cada mes (puede ser semanal o quincenal) debe ser cerrado, para
ello se suman las cantidades del DEBE y HABER estableciéndose así el saldo para el próximo
mes el cual debe ser registrado en la columna del Haber, de esta forma ambas columnas
resultaran iguales las que se colocaran a la misma altura.
4. Reapertura de Caja:
Una vez efectuado el cierre, al día siguiente se procede a efectuar la reapertura de Caja
colocando en el DEBE el saldo que quedó del mes anterior.
Es necesario precisar que aparte del libro caja existe un fondo de caja chica el cual permite
registrar en él todos los gastos menudos o pequeños como la compra de escobas,
detergentes, útiles de escritorio, movilidad, etc.
La modalidad consiste en que el encargado del fondo de caja chica recibida de tesorería una
cantidad de dinero para la realización de dichos gastos, una vez agotado el mismo, volverá a
solicitar una suma igual o menor o mayor que la anterior, previa entrega de los gastos
realizados anteriormente, sustentados con documentos permitidos por ley. Dichas operaciones
mercantiles posteriormente serán registradas en forma conjunta en el Libro Caja.
Una vez determinados los asientos de ingresos y egresos se centralizarán en el libro diario.
Las cuentas de cargo se registrarán en las columnas del debe y las cuentas del abono en la
columna del Haber, resultando de esta forma un asiento compuesto.
CAJA AMERICANA:
Llamada también Caja Tabular. En este libro se registran las operaciones que significan
entrada o salida de dinero, cheques u otros documentos valorados. La caja americana o
tabular es más utilizada que la caja italiana.
1. Rayado:
Su rayado es de forma columnar, dividiéndose en dos partes: una para el registro de las
cuentas en el DEBE y la otra para el registro de las cuentas en el HABER tal como se observa
en el siguiente modelo:
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Pág. 55
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CAJA TABULAR AMERICANA
DEBE
VARIOS
Cta
Importe
HABER
Docu
Cuenta Cuenta
mento
Fec
ha
Sub
Cuenta
Concepto
Sub
Cuenta
Cuenta
Cuenta
VARIOS
Cta
Importe
Como se ve, el modelo de la Caja Tabular es diferente de la Caja Italiana, la Caja Americana
utiliza una columna para cada cuenta, sea esta de ingresos o egresos, así como ciertas
columna para el concepto o detalle, fecha de la operación, código de las sub cuentas y cuentas
varias. En las columna del Debe se anotará todas las cuentas cargadas y en las columnas del
Haber las cuentas abonadas.
Pág. 56
Contabilidad General