Dirección de Acreditación y Sistemas 1. Procedimiento de Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de Estudios para las Comunidades Mexicanas en el Exterior No. Control: PR-DAS-SNE-09 Revisión: 00 Fecha de entrada en vigor el 26 de noviembre de 2009 Objetivo Establecer las actividades que se realizarán en la Emisión de Certificados y/o Certificaciones y Constancias de los Adultos, atendidos en Comunidades Mexicanas en el Exterior. 2. Alcance Este procedimiento es aplicable al personal de la Subdirección de Normatividad y Evaluación, al Departamento de Control de Certificados y a la Dirección de Asuntos Internacionales. 3. Referencias Todos los documentos que a continuación se enlistan, se encuentran en vigor. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. Normas y Procedimientos para la Inscripción, Acreditación y Certificación de Educación para Jóvenes y Adultos de Comunidades Mexicanas en el Exterior. Norma ISO 9000 - 2000 Lineamientos de Calidad del INEA. MC-DGN-01. Procedimiento para Elaboración y Control de documentos. PR-DPE-SIC-01. Manual de Normas para el Análisis y Seguimiento de los Documentos de Certificación y Resolución de Equivalencias de Estudios . 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 5. 5.1. 5.2. 5.3. Criterios de calidad/lineamientos/políticas Este procedimiento se inicia cuando la Dirección de Asuntos Internacionales, los Institutos Estatales, las Delegaciones o el educando solicita su Certificado, Certificación y/o Constancia de Estudios. Verificar el historial académico y los datos del educando con apoyo del Sistema de Acreditación y Seguimiento Automatizado para Comunidades en el Exterior (SASACE). Emitir el Certificado, Certificación y/o Constancia de Estudios del educando y posteriormente se entrega. Comprobar el uso y destino final de los Certificados, Certificaciones y/o Constancias que se entregaron a los educandos. Responsabilidades La Dirección de Acreditación y Sistemas deberá supervisar el correcto desarrollo de éste procedimiento. La Subdirección de Normatividad y Evaluación deberá vigilar que el proceso se realice conforme a la normatividad vigente, Lineamientos de Calidad del INEA y disposiciones oficiales. El jefe (a) del Departamento de Control de Certificados deberá coordinar y cumplir con la normatividad vigente y los lineamientos de este procedimiento. Página 2 de 9 Dirección de Acreditación y Sistemas 5.4. 6. No. Control: PR-DAS-SNE-09 Revisión: 00 Fecha de entrada en vigor el 26 de noviembre de 2009 El personal que participa en el proceso deberá cumplir con el correcto desarrollo de las actividades de éste procedimiento. Definiciones Concepto 6.1 Procedimiento de Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de Estudios para las Comunidades Mexicanas en el Exterior DEFINICIONES Y SIGLAS Descripción Emisión Extender un documento especial con carácter legal, oficial o personal y debidamente firmado. Certificado Es el documento oficial válido en los Estados Unidos Mexicanos que no requiere trámites adicionales de legalización, diseñado por la Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación de la SEP y que las Oficinas Centrales del INEA, Delegaciones e Institutos Estatales expiden a los educandos que acreditaron y concluyeron un nivel escolar. 6.3 Certificación Es el documento oficial válido en los Estados Unidos Mexicanos que no requiere trámites adicionales de legalización, diseñado por la Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación de la SEP y que las Oficinas Centrales del INEA, Delegaciones e Institutos Estatales expiden a los interesados cuando tienen más de seis meses de haber concluido un nivel y no han recibido su certificado o cuando solicitan duplicado del Certificado de Terminación de Estudios. 6.4 Constancia Es un documento que no tiene validez oficial y cuyo fin es probar un hecho realizado, expedido por autoridad competente a petición del interesado. 6.5 DGAIR Dirección General Revalidación. 6.2 de Página 3 de 9 Acreditación, Incorporación y Dirección de Acreditación y Sistemas 7. Procedimiento de Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de Estudios para las Comunidades Mexicanas en el Exterior No. Control: PR-DAS-SNE-09 Revisión: 00 Fecha de entrada en vigor el 26 de noviembre de 2009 Descripción de actividades. Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de estudios a educandos atendidos en las comunidades mexicanas en el exterior Actividad Responsable Descripción Documento de Trabajo (No. Control) 7.1 Consulados, Dirección de Asuntos Internacionales, Delegaciones o Institutos Estatales 7.2 Subdirección de Normatividad y Evaluación 7.3 Departamento de Control de Certificados 7.4 Departamento de Control de Certificados Elabora oficio para la Subdirección de Normatividad y Evaluación, solicitando la emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de estudios de los educandos que concluyeron nivel anexando los documentos que indica la normatividad vigente. ** El Consulado es el único que puede solicitar las Constancias, mediante la Dirección de Asuntos Internacionales (DAI) las cuales solo se emiten a los internos recluidos en Estados Unidos que no cuentan con un documento legal de identidad Recibe el oficio de solicitud de emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias y expedientes de los educandos de la Dirección de Asuntos Internacionales (DAI), Delegación o Instituto Estatal y lo turna al Departamento de Control de Certificados. Recibe el oficio y expedientes de los educandos, verifica en el Sistema de Acreditación y Seguimiento Automatizado para Comunidades en el Exterior (SASACE) que el educando haya concluido su nivel y tenga todos los módulos acreditados, asimismo imprime el informe de calificaciones donde se indica que el usuario concluyó nivel. Además revisa que la documentación del educando cumpla con la normatividad. En caso de que el educando no haya aprobado algún módulo se elabora oficio a la DAI, Delegación o Instituto Estatal con toda la documentación del educando y se indica qué módulo le falta por acreditar. Página 4 de 9 Informe de Calificaciones Oficio Dirección de Acreditación y Sistemas Procedimiento de Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de Estudios para las Comunidades Mexicanas en el Exterior No. Control: PR-DAS-SNE-09 Revisión: 00 Fecha de entrada en vigor el 26 de noviembre de 2009 Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de estudios a educandos atendidos en las comunidades mexicanas en el exterior Actividad Responsable Descripción Subdirección de Normatividad y Evaluación Consulados, Dirección de Asuntos Internacionales, Delegaciones o Institutos Estatales Verifica y firma el oficio y lo envía a la DAI, Delegación o Instituto Estatal. Documento de Trabajo (No. Control) 7.5 7.6 7.7 Departamento de Control de Certificados 7.8 Departamento de Control de Certificados Recibe el oficio con la documentación del educando e inicia nuevamente el trámite Otorga el visto bueno y procede a actualizar el libro electrónico donde se ingresan los siguientes datos: Libro Foja Literal Folio Nombre del educando RFE Consulado Fecha de conclusión Fecha de elaboración con número Día de elaboración con letra Mes y año de elaboración con letra Promedio con número Promedio con letra En el caso de las constancias solo se ingresan los siguientes datos: Folio Nivel educativo Nombre del educando Promedio con número Promedio con letra Una vez que se actualiza el libro electrónico se imprimen los Certificados y Constancias. En cuanto a las certificaciones se imprimen por Página 5 de 9 Impresión del Certificado, Certificación Dirección de Acreditación y Sistemas Procedimiento de Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de Estudios para las Comunidades Mexicanas en el Exterior No. Control: PR-DAS-SNE-09 Revisión: 00 Fecha de entrada en vigor el 26 de noviembre de 2009 Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de estudios a educandos atendidos en las comunidades mexicanas en el exterior Actividad Responsable Descripción Documento de Trabajo (No. Control) 7.9 Departamento de Control de Certificados 7.10 Departamento de Control de Certificados 7.11 Departamento de Control de Certificados ambos lados ya que el lado anverso contiene los siguientes datos: Libro Foja Folio Centro CCT Fecha Cotejo Realiza un control de calidad a los Certificados, Certificaciones y/o Constancias impresos, el cual consiste en verificar que todos los datos sean correctos de acuerdo con el acta de nacimiento y la boleta de calificaciones. Después de haber pasado por el control de calidad si existe algún error se cancela el Certificado, Certificación y/o Constancia con el sello de cancelado, se corrige en el libro electrónico y se imprime nuevamente. Procede a pegar la foto y sellar el Certificado, Certificación y/o Constancia con el sello de Sistema Educativo Nacional (SEN). y/o Constancia Se entregan a la Subdirección de Normatividad y Evaluación las Certificaciones para firma de cotejo en el lado anverso y las constancias para firma de la Dirección de Acreditación y Sistemas. Una vez firmadas las Certificaciones las remite al Departamento de Control de Certificados. 7.12 Departamento de Control de Certificados 7.13 Subdirección de Normatividad y Evaluación 7.14 Dirección de Acreditación y Sistemas Una vez firmadas las Constancias las remite al Departamento de Control de Certificados. 7.15 Departamento de Control de Certificados Recibe las Constancias y Certificaciones, así mismo elabora una nota para la Dirección de Acreditación y Sistemas con la relación de los Página 6 de 9 Atenta Nota Dirección de Acreditación y Sistemas No. Control: PR-DAS-SNE-09 Revisión: 00 Procedimiento de Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de Estudios para las Comunidades Mexicanas en el Exterior Fecha de entrada en vigor el 26 de noviembre de 2009 Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de estudios a educandos atendidos en las comunidades mexicanas en el exterior Actividad Responsable Documento de Trabajo Descripción (No. Control) educandos a los que se les emitió su Certificado y/o Certificación, para recabar la firma del Director General. 7.16 7.17 Dirección de Acreditación y Sistemas Dirección General del INEA 7.18 Dirección de Acreditación y Sistemas 7.19 Departamento de Control de Certificados 7.20 Dirección de Acreditación y Sistemas 7.21 Departamento de Control de Certificados 7.22 Departamento de Control de Certificados Envía la nota a la Dirección General a fin de recabar la firma en los Certificados y Certificaciones. Remite los Certificados debidamente firmados. y Certificaciones Recibe los Certificados y Certificaciones firmados y los remite al Departamento de Control de Certificados Recibe los Certificados y Certificaciones y se elaboran los oficios para dar respuesta a la solicitud de los Consulados, DAI, Delegaciones o Institutos Estatales y se turna a la Dirección de Acreditación y Sistemas para su firma. Recibe los oficios, los firma y remite al Departamento de Control de Certificados Una vez firmados, se sacan copias para los acuses respectivos y se arman los sobres debidamente rotulados ya sea para los Consulados, la DAI, Delegaciones o Institutos Estatales y se llevan al Departamento de Correspondencia para su destino final Una vez realizado el envío se arman los expedientes de los educandos a los que se les emitió su Certificado, Certificación y/o Constancia para su archivo, quedando solamente en espera del acuse para anexarlo a su expediente Página 7 de 9 Oficio Dirección de Acreditación y Sistemas 8. Procedimiento de Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de Estudios para las Comunidades Mexicanas en el Exterior Diagrama de flujo Página 8 de 9 No. Control: PR-DAS-SNE-09 Revisión: 00 Fecha de entrada en vigor el 26 de noviembre de 2009 Dirección de Acreditación y Sistemas Procedimiento de Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de Estudios para las Comunidades Mexicanas en el Exterior No. Control: PR-DAS-SNE-09 Revisión: 00 Fecha de entrada en vigor el 26 de noviembre de 2009 9. Registros No. de Control Nombre 10. Anexos Anexo No. Nombre A Informe de Calificaciones B Oficio en el cual se remite al solicitante la documentación del educando y se indica que módulo le falta por acreditar C Certificado, Certificación y/o Constancia D Atenta Nota para la Dirección General E Oficio de respuesta al solicitante No. de Control 11. Transitorios El proyecto denominado “Procedimiento de Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de Estudios para las Comunidades Mexicanas en el Exterior” presentado por la Dirección de Acreditación y Sistemas, fue dictaminado favorablemente por el Comité de Mejora Regulatoria Interna del INEA mediante acuerdo COMERI 251109-05, tomado en su Séptima Sesión Extraordinaria celebrada el 25 de noviembre de 2009 y cumple con el proceso de calidad regulatoria correspondiente. Página 9 de 9