plan táctico en tecnologías de información y comunicación 2015-2018

División de Gestión de Apoyo
Unidad de Tecnologías de Información
PLAN TÁCTICO EN TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
2015-2018
Contenido
Contenido
Resumen ejecutivo
Introducción
Alcance del PTAC
Ejes de acción
Base de proyectos y metodología para priorizarlos
Factores críticos de éxito y gestión de riesgos
Resumen ejecutivo
El presente Plan Táctico en Tecnologías de Información y Comunicaciones (PTAC)
establece las orientaciones tácticas a aplicar en los años 2015 al 2018, el mismo obedece
al logro de los objetivos estratégicos de tecnologías de información, establecidos en el Plan
Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicación (PETIC) 2015-2020. Este plan
táctico, además del seguimiento y evaluación anual, será reformulado en enero del 2019
para establecer y priorizar la cartera de proyectos del período 2019-2022; de modo que al
finalizar el PETIC 2015-2020, la CGR disponga de una previsión de proyectos de TIC de al
menos dos años adicionales, a raíz de la rapidez con la que evolucionan las TIC a nivel
mundial y local.
Para el logro de los objetivos estratégicos de TIC se proponen, en el presente plan, seis
ejes de acción bajo los cuales se formulan los proyectos específicos a realizar. En conjunto,
estos ejes de acción comprenden todas las iniciativas a emprender para alcanzar la
situación deseada en materia de TIC que se propone en el PETIC.
Cada uno de los proyectos de TIC que conforman la cartera de proyectos 2015-2018 está
asociado a uno de los ejes de acción propuestos y cuenta con una prioridad de ejecución
establecida por el Comité Gerencial de Tecnologías de Información y Comunicación
(CGTIC).
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En el presente plan táctico se establece también la metodología a aplicar para proponer
nuevos proyectos de TIC y para redefinir las prioridades en la cartera de proyectos.
Introducción
La Contraloría General de la República (CGR), a partir de las “Normas técnicas para
la gestión y el control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE)” y el Plan
Estratégico de TIC (PETIC) 2015-2020, formula el presente Plan Táctico de TIC (PTAC)
que cubre el período 2015-2018.
El PTAC consiste básicamente de ejes con orientaciones tácticas de acción y de la
cartera de proyectos alineados al marco estratégico contenido en el PETIC, mediante los
cuales se espera que la CGR cuente con las capacidades humanas, tecnológicas y de
comunicaciones basadas en la tecnología, necesarias para mejorar su desempeño en aras
del logro de sus cometidos estratégicos institucionales.
Los proyectos que conforman esa cartera cubren las necesidades tecnológicas de
la CGR en función de seis ejes de acción alineados con el PETIC 2014-2020, a saber:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Automatización de procesos institucionales
Infraestructura tecnológica que soporte la automatización de los procesos
Gestión eficiente de la Información para la fiscalización integral
Seguridad y control
Fortalecimiento del trabajo colaborativo y contribuir con la integración organizacional
Desarrollo y actualización de las competencias del potencial humano en materia de
TIC
El otro componente del PTAC refiere a los criterios y la metodología seguida para
priorizar la cartera de proyectos de TIC, lo cual incluye la valoración para incorporar nuevos
proyectos a lo largo del período cubierto por el PETIC; trabajo en el cual es central el rol del
Comité Gerencial de Tecnologías de Información y Comunicación (CGTIC), como asesor
del Despacho Contralor, de conformidad con el artículo 7° del Reglamento Orgánico de la
CGR.
Objetivo del PTAC
Establecer líneas de acción bajo las cuales se organiza un portafolio priorizado de
proyectos de tecnologías de información y de comunicación institucional, que contribuyan
a lograr los objetivos planteados en el PETIC 2015-2020, a partir del desarrollo tecnológico
disponible en la CGR.
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Alcance del PTAC
Dado que el PTAC es una planificación de nivel intermedio respecto de los objetivos
más generales y de largo plazo del PETIC 2015-2020, se plantea un PTAC que fije
prioridades de proyectos para los primeros 4 años de ese período, iniciando en 2015 porque
ya existe en la CGR una cartera táctica de proyectos de TIC para el período 2011-2014.
El CGTIC, con el apoyo de la comisión ad hoc para la elaboración del PETIC y el
PTAC, revisará anualmente el contenido del plan táctico, con base en los resultados de la
evaluación sistemática de su cumplimiento y realizará una reformulación del PTAC, según
sea necesario, de cara al cumplimiento del PETIC para el período 2019-2020, de modo que,
al finalizar el PEI 2013-2020, la CGR cuente con una previsión de proyectos de TIC de al
menos dos años adicionales, a raíz de la rapidez con la que evolucionan las TIC a nivel
mundial y local.
Ejes de acción
A continuación se presentan los ejes de acción para el plan táctico en materia de
Tecnologías de Información, como orientaciones debidamente alineadas con los objetivos
y metas propuestos en el PETIC 2014-2020.
Eje 1: Automatización de procesos institucionales
Consiste en soportar los procesos de fiscalización integral y de apoyo, sobre
soluciones tecnológicas, que faciliten el logro de su mandato con mayor oportunidad y
confiabilidad, así como sus objetivos de gestión en forma eficaz y eficiente.
Explicación:
Para que este esfuerzo de automatización sea efectivo se requiere como acción
previa la optimización de los procesos institucionales ante todo buscando mejorar la
oportunidad de la fiscalización integral. El fin último es mejorar los procesos, simplificarlos,
incrementar su confiabilidad y oportunidad; para lo cual se debe considerar que la
automatización y la introducción de tecnología, es sólo una de las posibles formas de
optimización de un proceso y no necesariamente la primera.
La revisión de pasos, cuellos de botella, normativa que aplica y el manejo que se da
a los insumos y productos, deberán ser considerados al momento de optimizar un proceso.
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Los usuarios, como ejecutores de todo el accionar institucional tienen la
responsabilidad de analizar e identificar sus requerimientos a fin de promover, en conjunto
con el personal de la UTI, las soluciones tecnológicas que mejor se ajusten a sus
necesidades, sean éstas un sistema de información, una herramienta tecnológica o un
equipo en particular.
Indicador:
Cantidad ponderada de procedimientos prioritarios automatizados y en
funcionamiento / Cantidad total programada de procedimientos prioritarios a
automatizar
La distribución de la meta sobre indicador debe coincidir con la definición que se
haga de esta en el Plan Táctico Institucional.
Eje 2: Infraestructura tecnológica que soporte la automatización de los
procesos
Apoyar el logro de los objetivos estratégicos institucionales y cada una de sus metas,
mediante una infraestructura tecnológica apropiada, que responda a las exigencias de
automatización de los procesos institucionales.
Explicación:
El modelo de infraestructura de la CGR deberá responder a un diseño de soluciones
tecnológicas que soporten los procesos de fiscalización integral y de apoyo.
Deberá velarse porque la infraestructura tecnológica no alcance niveles de
obsolescencia que afecten significativamente a los usuarios, y que su capacidad instalada
sea suficiente para soportar los niveles crecientes de procesamiento y almacenamiento de
información que tiene la CGR. Para ello se deberá valorar como opción, según sea el caso,
la conveniencia de optar por servicios de la tecnología en la “nube” y el apoyo en centros
de datos externos. De igual manera, las tendencias tecnológicas como la virtualización de
elementos (servidores, controladores, etc.), así como la comunicación inalámbrica y el uso
de dispositivos móviles, deberán ser aprovechadas en función de mejorar la operación y
uso de las soluciones tecnológicas que disponga la CGR.
Ante una creciente dependencia de los procesos de la CGR con respecto a las TICs
que le apoyan en su ejecución, y con la perspectiva de que las tecnologías de información
continuarán con mayor fuerza sustentando los procesos de fiscalización integral y de apoyo;
se hace necesario lograr niveles razonables de continuidad y seguridad en elementos
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tecnológicos claves, de manera que se cuente con una continuidad en los servicios de TIC,
en función de no afectar de manera significativa la ejecución de los procesos institucionales.
De igual manera, al entrar en esquemas de gobierno electrónico donde existan relaciones
operativas con otras entidades u actores externos, se hace crítico que las tecnologías de
información que soportan esos trámites o procesos, cuenten con la continuidad que
garantice de manera razonable la operación de los servicios.
Indicador:
Cantidad de cambios aplicados sobre la plataforma tecnológica / Cantidad de
cambios identificados en los estudios de capacidad realizados sobre la plataforma
tecnológica
Para plantear este indicador se hace necesaria la realización de estudios de
capacidad sobre la plataforma tecnológica (integrales o por componentes o por
servicios). Dichos estudios de capacidad plantearán los cambios necesarios sobre
la plataforma para mantenerla respondiendo a las exigencias de los procesos
institucionales.
Eje 3: Gestión eficiente de la Información para la fiscalización integral
Potenciar la fiscalización integral mediante el acceso y aprovechamiento de bases
de datos y sistemas externos e internos, buscando mejorar la oportunidad, eficacia y
eficiencia de los procesos. De igual manera, el comunicar la información de interés para el
ciudadano y al fiscalizado deberá ser soportado por las TIC’s, así como apoyar iniciativas
de gobierno electrónico.
Explicación:
Para ello deberán gestionarse de manera apropiada almacenes de datos internos y
externos, apoyándose en tecnologías como la minería de datos, la gestión de redes de
información y la inteligencia del negocio.
La infraestructura tecnológica deberá soportar el procesamiento y almacenamiento
de grandes volúmenes de información y el acceso de manera remota a datos externos que
sean requeridos por nuestros procesos institucionales.
En el caso de datos externos, para contar con esos almacenes de datos que aporten
insumos a los procesos de fiscalización integral, deberá acudirse a convenios y acuerdos
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con las entidades fiscalizadas, así como a la creación de sistemas de información y
servicios web que permitan la recopilación de los datos requeridos.
En cuanto a la comunicación y transparencia de la información, la CGR ha logrado
consolidar su posición en el ambiente web nacional e internacional, sin embargo, las
tecnologías de información en materia de presencia en sitios web avanzan de manera
constante y creciente. La CGR deberá mantener actualizada su plataforma tecnológica,
sistemas y servicios web, de manera tal que los funcionarios públicos, entes privados y
ciudadanos en general, encuentren de manera fácil y oportuna, información que la CGR
genera y publica. Además, deberá con esto contribuir a la transparencia de la información
pública, de manera que el ciudadano logre contar con insumos que le permitan valorar de
mejor forma la gestión pública y el uso de los fondos públicos.
Además, la CGR debe estar inmersa en todo esfuerzo tendiente a lograr un gobierno
electrónico y a facilitar la realización de trámites y gestiones ante la CGR de manera
electrónica, para lo cual tecnologías como la firma digital, el manejo de expedientes
electrónicos y las aplicaciones para dispositivos móviles, son herramientas tecnológicas
fundamentales.
Indicador:
Cantidad de datos digitales prioritarios accesibles para los procesos de fiscalización
/ Cantidad de datos digitales prioritarios identificados en el inventario
Para esto es fundamental contar con un inventario de datos digitales y actualizar
periódicamente un diccionario de datos que se generan en el sector público, que
son de interés prioritario para la fiscalización integral en función de las metas
estratégicas institucionales.
Un dato digital es accesible cuando la CGR ha podido obtenerlo (ya sea por acceso
remoto o por copia a sus almacenes de datos, en algunos casos existiendo un
convenio con la institución que lo genera) y lo ha procesado para que sea posible
su uso para fines de fiscalización.
Es importante hacer notar que la cantidad de datos accesibles puede aumentar en
el tiempo, con lo cual el denominador del indicador propuesto, aumentaría en el
tiempo.
La prioridad en la obtención de los datos digitales identificados en el inventario será
definida por el CGTIC.
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Eje 4: Seguridad y control
Garantizar, de manera razonable, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de
la información, así como el control y aseguramiento de la identidad de los usuarios que
accesan esa información.
Explicación:
Esto implica proteger la información contra uso, divulgación o modificación no
autorizados, daño o pérdida u otros factores disfuncionales, mediante la implementación de
un sistema institucional para la gestión de la seguridad de la información.
Resulta igualmente necesario el controlar y asegurar la identidad de los usuarios de
las tecnologías de información y comunicaciones, de forma tal que se evite todo acceso no
autorizado y cualquier posible suplantación de identidad en ambientes automatizados. Para
ello deberán implementarse los controles y elementos tecnológicos que salvaguarden la
identidad tanto de los usuarios internos como de los externos.
Indicador:
Cantidad de recomendaciones para fortalecer la seguridad aplicadas en el período
/ total de recomendaciones en el período para fortalecer la seguridad emitidas
interna y externamente.
Para aplicar este indicador se hace necesario que la UTI continúe con la aplicación
de auditorías externas para la detección de riesgos en materia de seguridad
informática en la CGR, unido a revisiones internas que identifiquen vulnerabilidades.
Eje 5: Fortalecimiento del trabajo colaborativo y contribuir con la
integración organizacional
Contribuir con la integración organizacional y fortalecer las relaciones colaborativas
a todo nivel de la organización, mediante el uso de tecnologías de información modernas.
Explicación:
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Potenciar la existencia de equipos de trabajo de alto rendimiento conlleva el
aprovechamiento de las tecnologías de información existentes, que faciliten el acceso a la
información y al conocimiento, así como su aporte a lograr cercanía y coordinación con
aquellos con quien se comparte el trabajo.
Para ello será fundamental la introducción de herramientas modernas que permitan
transmitir, procesar datos, voz, video por la red y el manejo de documentos digitales;
posibilitando a los equipos de trabajo la mejora en su rendimiento, independientemente de
la localización geográfica o del dispositivo con que se cuente. Así mismo, estas
herramientas deberán permitir que de una manera ágil y segura (según los parámetros que
al respecto se definan), se publique y comparta la información entre los usuarios internos,
de manera que la gestión del conocimiento y del aprendizaje organizacional se vean
potenciados.
Indicador:
Percepción sobre la utilidad de las herramientas tecnológicas disponibles para el
trabajo colaborativo y la integración institucional.
Consiste en una encuesta con preguntas cerradas y abiertas, sobre la frecuencia de
uso y de la utilidad percibida por los funcionarios acerca de las herramientas
tecnológicas disponibles en el período evaluado, para el trabajo colaborativo y la
integración institucional. Las preguntas deben plantearse de tal manera que
permitan identificar las causas pertinentes y relevantes por tema, que le faciliten a
la organización mejorar la integración y el trabajo colaborativo, según las
necesidades reales de los diversos usuarios.
Conviene valorar la pertinencia de integrar esta medición a otros esfuerzos
institucionales de seguimiento a la percepción en esta temática, para realizar un solo
esfuerzo consolidado.
Eje 6: Desarrollo y actualización de las competencias del potencial
humano en materia de TIC
Contar con personal que tenga las destrezas, aptitudes y habilidades necesarias,
para hacer un uso intensivo de las tecnologías de información, que la CGR vaya
disponiendo para sustentar sus procesos.
Explicación:
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Para lograr un óptimo aprovechamiento de las tecnologías de información, en
función del logro de los objetivos institucionales y buscando una mejora en la ejecución
misma de los procesos, es fundamental que el personal cuente con competencias que le
permita usar las TIC’s, como herramientas para mejorar la ejecución de las labores que le
son encomendadas.
Por tanto, de la mano con la introducción de nuevas soluciones tecnológicas, deberá
realizarse un trabajo a todo nivel de la organización, tendiente a desarrollar y actualizar las
competencias del recurso humano en materia de TICs. Para esto resulta muy importante la
determinación de un perfil básico y especializado de competencias en materia de
TIC’s para el funcionario de la CGR, según las labores que desempeñe.
De igual manera, en respuesta al avance constante en las TIC’s, la CGR
implementará los programas de desarrollo tendientes a generar en sus funcionarios,
competencias que le permitan continuar realizando su trabajo de fiscalización integral,
frente a ambientes tecnológicos cada vez más sofisticados y cambiantes que encontrará en
las entidades sujetas de fiscalización.
Indicador:
Cantidad de recomendaciones aplicadas para fortalecer las competencias del
potencial humano para el aprovechamiento de las TICS / total de recomendaciones
en el período para el aprovechamiento de las TICS
Esta medición será realizada por parte de un equipo de trabajo especializado interno,
considerando las necesidades reales de uso de TIC’s de diversos grupos de usuarios,
según perfiles de competencias.
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Base de proyectos y metodología para propuesta de priorización
La comisión ad hoc de tecnologías solicitada por la Contralora General para elaborar
el PETIC, coordinada por el Gerente de la División de Gestión de Apoyo, se encargó, a su
vez, del desarrollo de las actividades que derivaron en la propuesta de PTAC al CGTIC,
algunas de las cuales, por la relación complementaria entre ambos planes, provienen del
ejercicio para la elaboración del PETIC, a saber las siguientes:
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Identificación de necesidades de TIC por División o Unidad.
Vinculación de las necesidades de TIC con los objetivos del plan estratégico
institucional (PEI 2013-2020).
Identificación de los proyectos de TIC que conforman la cartera de proyectos
2011-2014 y que conservarán vigencia para el nuevo período 2015-2018.
Análisis de los ejes de acción incluidas en el PETIC.
Ubicación de las iniciativas de proyectos nuevos o vigentes por eje de acción
del nuevo PETIC 2015-2020.
Definición del objetivo y alcances del plan táctico, expresado en su contenido
básico.
Elaboración, análisis e integración del portafolio de proyectos institucionales
de TIC.
Consulta sobre el portafolio de proyectos a las distintas Gerencias de
División.
Definición de los criterios y mecanismos para establecer las prioridades de
atención estratégica de las diversas iniciativas de proyectos de TIC.
Determinación de las prioridades de ejecución de los proyectos de TIC
mediante el método de ponderación de criterios.
Documentación final del plan táctico de TIC.
Se consideran los siguientes criterios para sugerir la prioridad de ejecución de los
proyectos de TIC del presente PTAC:
1. Identificación de proyectos imprescindibles según ejes de acción del PTAC:
Corresponde al primer criterio por dos razones principales:
a.
Permite asegurar que todos los ejes de acción del PTAC tengan
identificados proyectos mediante los cuales este Plan espera responder a las
necesidades de TIC de la organización y,
b.
Simplifica el ejercicio de priorización, al permitir eximir de éste, aquellos
proyectos que resultan imprescindibles, dadas las condiciones existentes en materia
de TIC en la CGR.
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El carácter de imprescindible de un proyecto no significa que ya se conozca el medio
con el cual vaya a ser solventada la necesidad de TIC (tipo de software, tipo de
equipos, tipo de tecnología, modalidades de desarrollo –interno, outsourcing-), ni de
adquisición (convenios, alquileres, compra, etc.); sino que con ese término se hace
referencia a una necesidad general de llevar adelante un proyecto en determinado
tema, de tal nivel, que torna innecesario someterlo a un ejercicio de priorización.
Para estos efectos, tanto los proyectos de la cartera 2011-2014 que conservarán
vigencia al menos en 2015 (definidos como aquellos que al final del 2014 tendrían
un desarrollo de al menos el 50% estimado entre la UTI y los patrocinadores del
proyecto), como los nuevos proyectos propuestos, se ubicaron en los ejes de acción
del PTAC con los cuales tienen correspondencia y se obtiene el criterio experto de
la Unidad de Tecnologías de Información y Comunicación (UTI) sobre aquellos
proyectos no iniciados que resultan imprescindibles, para sustraerlos del ejercicio de
priorización. Al resto de proyectos se les aplicó una ponderación considerando los
criterios de importancia estratégica, automatización de flujos de información y
relevancia organizacional.
2. Importancia estratégica: Los proyectos se relacionaron con las metas de los
objetivos estratégicos institucionales del PEI 2013-2020 a las cuales contribuyen.
Esa relación la plantearon, inicialmente, los enlaces participantes en la comisión
PETIC, se expusieron en la comisión y fueron revisadas y ajustadas por la jefatura
de la UTI en conjunto con los enlaces de la Unidad de Gobierno Corporativo (UGC),
dada la coordinación que esas unidades tienen en el proyecto de PETIC y su
complemento de optimización de procedimientos. A los proyectos propuestos que
se estima le aportan a una meta se les asigna 1 punto, a los que le aportan a dos
metas se les asigna 2 puntos y a los que aportan a 3 metas o más se les asigna 3
puntos.
3. Automatización de flujos de información: Los proyectos se relacionaron con los
flujos de información que automatizarían, según el Modelo de Arquitectura de
Información de la CGR disponible a nivel de procesos. Esa relación la planteó la
jefatura de la UTI apoyada con el criterio experto de los funcionarios coordinadores
de procesos de esa unidad y de los enlaces de la UGC dada la coordinación que
esas unidades tienen en el proyecto de PETIC y su complemento de optimización
de procedimientos. A los proyectos propuestos que se estima vendrían a
automatizar los flujos de información de un proceso se les asigna 1 punto, a los que
automatizarían los flujos de información relacionados con más de un proceso se les
asigna 2 puntos y a los que automatizarían los flujos de información de todos los
procesos se les asigna 3 puntos.
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4. Relevancia organizacional: Se refiere a la importancia que el proyecto tiene para
el fortalecimiento de la capacidad de la CGR en general, en criterio del enlace en la
comisión ad hoc de tecnologías, que analiza cada proyecto con visión institucional.
Se plantea a nivel de enlaces porque su designación en esa comisión conlleva el
necesario empoderamiento y porque esta priorización es un insumo de referencia
que será discutido por el CGTIC para recomendar, a su vez, a la Contralora General.
Por la relevancia de los proyectos propuestos se parte de la base de que ninguno
es de importancia baja, de modo que si un proyecto se considera de relevancia
media recibe 1 punto, si se considera de relevancia alta recibe 2 puntos y si se
considera de relevancia muy alta recibe 3 puntos.
5. Cálculo del peso total del proyecto según la valoración sugerida por la
comisión ad hoc de tecnologías: Debido a que los criterios “Importancia
estratégica” y “Automatización de flujos de información” tienen una valoración entre
1 y 3 puntos, se procedió a ajustar a la misma escala la variable de “Relevancia
institucional”, la cual recibió 5 votaciones (cada una entre 1 y 3 puntos), por lo que
se dividió el total del puntaje obtenido entre 5. Contando con la correspondiente
tabulación de los resultados obtenidos y todos los criterios de valoración en la misma
escala, se procedió a realizar la suma de éstos para obtener una ponderación final.
Luego los proyectos fueron separados agrupando a los que apoyan a un proceso
primario, separados de los que soportan a un proceso de apoyo. Finalmente se
ordenó cada grupo de proyectos según la ponderación final obtenida.
Definición de prioridades a aplicar para la atención de los
proyectos
Ejerciendo su función asesora, el CGTIC analiza en conjunto con el Despacho
Contralor, la cartera de proyectos con la priorización que la comisión Ad Hoc de Tecnologías
le presenta. A partir de dicho análisis y discusión la Contralora General redefine prioridades
y reubicará aquellos proyectos que deban ser atendidos con una mayor prontitud y una vez
acordadas las prioridades, se oficializa la cartera de proyectos que la UTI deberá proceder
a atender en sus planes anuales operativos, conforme la capacidad instalada con que
cuenta.
La cartera de proyectos priorizada para cada uno de los ejes de acción, se encuentra en el
Anexo 1 del presente documento de PTAC.
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Optimización de procesos
En el objetivo estratégico número 5 del PEI 2013-2020 está plasmada claramente
la orientación estratégica de que la automatización de procesos debe realizarse sobre
procesos optimizados. Por lo tanto, en función de la cartera de proyectos a automatizar y
las prioridades correspondientes, se deben formular proyectos de optimización de los
procesos relacionados antes de proceder con las iniciativas de automatización, entendiendo
que tales procesos deberán ser revisados para eliminar las actividades innecesarias,
mejorar las ineficientes y agregar las que los expertos funcionales consideren idóneas para
darle a los procesos un enfoque novedoso, actualizado, respondiendo directamente sus
necesidades, automatizado en la medida de lo posible y que, sobre todo, contribuyan a
generar valor al proceso y por ende a la satisfacción de las necesidades de los usuarios.
Revisión y seguimiento del PTAC
El presente PTAC será sometido a revisión cada año con el fin de valorar los ajustes
que sean requeridos en orden al logro de los objetivos estratégicos del PETIC 2015-2020.
Esta labor estará a cargo de la Comisión Ad Hoc de tecnologías, la cual se encargará de
los proyectos necesarios para la valoración de los indicadores planteados para cada eje de
acción y con un reporte de estado de los proyectos de la cartera, presentando un informe
al CGTIC.
Dicha revisión anual no excluye que puedan agregarse en cualquier momento
nuevos proyectos según la necesidad institucional o cambiar las prioridades de ejecución
establecidas, todo esto conforme a la metodología que en este mismo PTAC queda
establecida.
Metodología para modificar la cartera de proyectos del PTAC
Para la incorporación de nuevas propuestas de proyecto o cambios tan significativos
en el alcance de proyectos priorizados, que los hagan considerarse prácticamente como
nuevos proyectos; el patrocinador correspondiente deberá llenar la ficha de proyecto
conforme lo establece la Metodología de Desarrollo de Proyectos de TIC oficializada y
someterlo a consideración de la jefatura de la UTI, unidad en la cual realizarán el
correspondiente análisis de viabilidad, con el apoyo de la Comisión Ad Hoc de Tecnologías.
Una vez determinado como viable la Jefatura de la UTI procederá a someter dicho proyecto
a consideración del CGTIC, para que proceda a resolver sobre su incorporación a la cartera
de proyectos y la respectiva prioridad de ejecución. A dicha sesión del CGTIC será
convocado el patrocinador que propone el proyecto a analizar.
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Factores críticos de éxito y gestión de riesgos
Sobre este particular, para el PTAC aplican los factores críticos de éxito y la gestión
de riesgos prevista en el PETIC 2015-2020. Para dar garantía razonable de que esas
previsiones del PETIC están teniendo utilidad en la ejecución de los proyectos de TIC, los
perfiles de proyecto deben incorporar las previsiones de en qué aspectos concretos deben
ser considerados ambos elementos para el desarrollo exitoso del proyecto. Asimismo, los
informes de seguimiento sobre el nivel de avance de los diversos proyectos y sobre el
seguimiento y evaluación del PTAC y del PETIC, deben incorporar el análisis de cuán
atinadas han sido esas previsiones para la ejecución específica de los diversos proyectos
y de esos planes, según corresponda.
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Anexo 1
Cartera de proyectos del Plan Táctico de Tecnologías
de Información y Comunicaciones
Proyectos del Eje 1: Automatización de procesos institucionales.
Procesos de Fiscalización Integral
1. Aprobación presupuestaria
2. Sistema de seguimiento de Disposiciones
3. Módulo Automatizado para el proceso de procedimientos administrativos
4. Sistema de Declaraciones Juradas de Bienes
5. Automatización de procesos de Contratación Administrativa
6. Sistema de riesgos de las entidades fiscalizadas
7. Modelo de información para la determinación de servicios públicos críticos.
8. Evaluación de Valor Público
9. Implementar ambientes de aprendizaje virtual
10. Administración de relaciones con los clientes (CRM)
11. SDJB Módulo de Inconsistencias
12. Automatización del proceso de Participación en los procesos
jurisdiccionales
13. Sistema de Capacitación Externa (SICAP)
14. FIPNET: Fiscalización Posterior: Seguimiento de la Gestión Pública
15. FIPNET: Fiscalización Posterior: Evaluación
16. Software para elaboración de boletines
17. Sistema de Atención de Consultas en Plataforma de Servicios - SAC
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Procesos de Apoyo
1. Sistema de Gestión Institucional (Nuevos módulos SIGI)
2. Sistema de Tesorería
3. Modelo de Gestión de Competencias (MGC)
4. Automatización del MAGEFI
5. Sistema de monitoreo del entorno
6. Registro de publicaciones en medios de prensa
7. Sistema automatizado para la gestión del conocimiento organizacional
8. Sistema de Capacitación Interna
9. Sistema de Ordenes de Servicio
10. Sistema de Compras
11. Sistema de Clima Organizacional
12. Sistema de Cliente Interno
13. Módulo para el trámite de horas extra
14. Módulo de Viáticos al Exterior
15. Sistema de Cuentas por Cobrar
16. Sistema de Cuentas por Pagar
17. Rediseño del Sistema de Presupuesto y Auxiliares
18. Sistema Automatizado para el proceso de procedimientos administrativos
como administración activa
19. Sistema Integrado de Recursos Humanos - Consultas de los funcionarios
20. Sistema para gestión de los estudios de auditoría internas de la CGR
21. Sistema de Suministros
22. Módulo de Estimaciones Salariales
23. Base de datos de convenios con organismos internacionales
24. SITRA Módulo de costeo de los trabajos en publicaciones
25. Módulo de Emisión de Recibos
26. Sistema de atención en línea para el proceso de "Biblioteca"
División de Gestión de Apoyo
Unidad de Tecnologías de Información
Proyectos del Eje 2: Infraestructura tecnológica que soporte la
automatización de los procesos.
1.
2.
3.
4.
Mejora en la capacidad de procesamiento y almacenamiento de Datos
Implementación de un plan de continuidad de servicios de TI
Sustitución de equipos
Mejorar las capacidades de comunicación con internet para acceder a los
servicios de TI
5. Implementación de IPv6 en la CGR
6. Renovación de las redes alámbrica e inalámbrica en la CGR
7. Renovación de software obsoleto o sin soporte
Proyectos del Eje 3: Gestión eficiente de la Información para la fiscalización
integral.
1.
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4.
5.
Sistema de pronunciamientos de la CGR + Buscador de Documentos
Sitio Web institucional
Desarrollo de apps para móvil
Plataforma de inteligencia de negocios
Intranet y Sitios web por Unidad
Proyectos del Eje 4: Seguridad y control.
1. Sistema de Administración de Usuarios y privilegios
2. Gestión de vulnerabilidades de la plataforma tecnológica
Proyectos del Eje 5: Fortalecimiento del trabajo colaborativo y contribuir con
la integración organizacional.
1. Trabajo colaborativo apoyado por herramientas automatizadas
Proyectos del Eje 6: Desarrollo y actualización de las competencias del
potencial humano en materia de TIC.
1. Desarrollar las competencias del personal en materia de TIC
Contraloría General de la República
T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr
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