c::t 3.2 Naturaleza de los sistemas y procedimientos

sistem
Objetivos de aprendizaje
Al termino del estudio de este capitulo, usted sera capaz de:
L-
Explicar el proceso de eslabonamiento.
L-
Comprender la naturaleza de l~s sistemas y procedimientos.
L-
Explicar la clasificacion de los sistemas y procedimientos.
L-
Describir el tipo de esfuerzo involucrado en el estudio de sistemas
y procedimientos.
3. Naturaleza y clasificacion de los sistemas y procedimientos
'-... Comprender las razones para el estudio de sistemas.
'-... Seiialar las ventajas de un buen diseiio de sistemas y proce·
dimientos.
Ya en capftulos anteriores expusimos que un organismo social es un sistema que
desde nuestro punto de vista denominamos total y que se halla interaccionado con su
medio ambiente, con el que forma un conjunto en evoluci6n dim'imica. El sistema
integra en su estructura una serie de subsistemas que responden al conjunto de tareas
y a los elementos que son necesarios para \levar a cabo su actividad.
Como conjunto dinamicamente estructurado, requiere de una serie de cualidades
que han de verificarse para que pueda a1canzar sus objetivos con eficiencia y eficaCIa.
La empresa es un sistema de acciones, con unas entradas (insumos) que representan todo aque\lo que la empresa necesita adquirir de su entomo; para efectuar esa
adquisici6n e incorporar a su estructura estos insumos, se constituye otro sistema
denominado sistema de recursos (humano, financiero, etcetera).
La transformaci6n de los recursos conduce al producto final (bienes 0 servicios),
que caracterizan la actividad de la empresa. Este elemento procesador en la estructura del sistema total, intersecciona el personal con las operaciones que deben ser
realizadas y que son definidas por los procedimientos disefiados para atender las
funciones y tareas de la actividad. La adaptaci6n de personas y operaciones que se
verifica a traves de la estructura orgarnca; es decir, que la estructura de la empresa es la
disposici6n que adoptan las personas a fin de realizar las operaciones utilizando los
recursos precisos.
Esta adaptaci6n es dinamica y se halla dirigida por las acciones de la administraci6n, ejercida a diferentes niveles.
La principal de elIas es la que origina los fines y objetivos y es la que inspira la
forma estructural que ha de ponerse en practica. La transformaci6n de recursos se
lleva a cabo con rentabilidad por la direcci6n de la administraci6n, ejercida a diferentes niveles y a traves de procedimientos operativos, que originan la formaci6n de
sistemas que atienden a la ejecuci6n de las operaciones. Son los que agrupan organicamente las tareas de las funciones de producci6n, comercializaci6n, finanzas, etc.,
y constituyen los sistemas operativos, que interaccionan con el sistema de recursos a
traves de la aplicaci6n que es requerida de estos para cumplir los objetivos del sistema total.
Todo este cumulo de recursos y operaciones necesita ser dirigido y adaptado a las
variaciones que se pueden producir entre objetivos y resultados, interaccionando con
los factores intemos y extemos, al \levar a cabo funciones tfpicas de planeaci6n,
organizaci6n y control.
3.2 Naturaleza de los sistemas y procedimientos
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3.1 EI proceso de eslabonamiento
Es facil establecer que las partes de un organismo social estan interrelacionadas, simplemente porque parecen estarlo. No obstante, el estudio de la teorfa administrativa
debe hacer algo mas que meramente afirmarlo, tiene que sefialar, describir y mostrar
c6mo el proceso liga las varias partes de la organizaci6n. Uno de los procesos de
eslabonamiento es el rol (model os de conducta prescritos y esperados), 0 los actos,
ejercidos por el individuo miembro de la organizaci6n que sirve como medio de
relaci6n con otras personas y grupos de la misma. La cornunicacion es otro medio
para eslabonar las distintas partes del organismo. El termino comunicaci6n incluye no
s610 las expresiones verbales, escritas u orales, sino tambien toda la informaci6n
necesaria para la efectiva operaci6n de la empresa; cuando la comunicaci6n se utiliza
en esta forma, la organizaci6n es vista como un sistema de informaci6n, 10 que genera preocupaci6n por el flujo de informaci6n de un subsistema a otro para que las
partes esten asf unidas entre sf.
fntimamente vinculado al concepto de empresa como sistema, esta el concepto de
equilibrio. Este concepto, algunas veces denominado regimen permanente, es uno
de los aspectos fundamentales de la teorfa de sistemas, esto es, que hay un estado normal para el sistema y cuando este se desajusta 0 desequilibra tiene una tendencia a
retomar a su estado de equilibrio normal.
Otro proceso de enlace es la torna de decisiones. El proceso de toma de decisiones puede servir para cambiar la direcci6n, orientaci6n 0 meta de la empresa y tambien la decisi6n puede disefiarse para restaurar el equilibrio al sistema. .
De 10 anterior consideramos que la ubicaci6n de los sistemas y procedimientos
dentro de los organismos es de suma importancia.
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3.2 Naturaleza de los sistemas y procedimientos
Todo organismo social acciona en virtud de la dinarrnca de su sistema operativo. La
naturaleza de los sistemas y procedimientos se encuentra apoyada en la tendeilcia
humana de realizar las tareas con el menor esfuerzo; es decir, que en el trabajo rutinario hay que evitar el estar indicando a cada paso 10 que hay que hacer, c6mo y cuando hacerlo; esto 10 logramos estableciendo los sistemas y procedimientos que
indiquen la secuencia y relaci6n de las divers as operaciones en diferentes actividades
del trabajo.
Los procedirnientos se consideran en un tercer nivel de importancia dentro del sistema de planeaci6n (es decir, en primer nivel se encuentran los objetivos, en el segundo las politicas y en el tercero los procedirnientos). Esto quiere decir que en una
empresa, cualquiera que sea su magnitud, existe un campo de acci6n para realizar
estudios de sistemas y procedimientos.
3 . Naturaleza y clasificaci6n de los sistemas y procedimientos
El proposito del estudio de sistemas y procedimientos se logra a traves de los
resultados combinados de cada una de las siguientes acciones y actitudes:
a) El deseo sincero de la direccion superior para lograr, respaldar y apoyar cada
fase del estudio.
b) El entendimiento, interes y colaboracion del personal clave en los diversos
niveles de la empresa.
c) La utilizacion de analistas calificados, que practiquen en forma adecuada las
relaciones humanas.
d) El analisis y la sfntesis debera hacerse en forma sistematica, de todos los
hechos e informaciones relativos a cada funcion 0 unidad administrativa objeto de estudio.
El diseiio de sistemas y procedimientos proporciona las bases de las normas de
trabajo, de 10 que cada area funcional e integrantes de las mismas, debe hacer y
como hacerio, constituye uno de los medios de control administrativo mas importante.
EI control administrativo se a1canza a traves de la interpretacion de la informacion adecuada y oportuna, resultante de los sistemas y procedimientos utilizados para
crearlo.
Este control se ejerce en el momenta en que los sistemas y procedimientos apoyan al ejecutivo y, por su conducto, a sus subordinados con el proposito de lograr la
maxima efectividad y eficiencia con el minimo esfuerzo.
Entre mas analfticos y creativos sean los sistemas y procedimientos, mejor sera
la fluidez del sistema operativo.
Los sistemas y procedimientos como sinonimo de eficacia; un procedimiento
a1canza su valor maximo cuando esta basado en un estudio cuidadoso del trabajo a
realizarse, mismo que debe descomponerse en sus partes integrantes, que se
analizaran por separado. Quienes esten a cargo de dicho trabajo deben intervenir con
frecuencia para proporcionar informacion, pues conocen los problemas y las dificultades que pueden aparecer y cuentan con la ventaja de su propia experiencia.
Los procedimientos deben seguirse al pie de la letra. Como equivale a la forma
mas eficaz de cumplir con una tarea, es preferible no desviarse de el.
EI autor L.A. Allen nos dice:
Una vez que se aprueba y se pone en pnictica un procedimiento, el mismo pasa a formar parte de la rutina hasta el punto de que muchas veces se termina por olvidar su
importancia. En otros casos puede seguir en vigencia aun cuando ya carezca de valor.
Hay tambien cas os en que se aplica un procedimiento sumamente complicado, cuando en realidad serfa mucho mas practico si se abreviara y simplificara. Lo mejor es
anticiparse a estas posibilidades y revisar los procedimientos vigentes por 10 menos
una vez al ano. De este modo pueden eliminar los que hayan perdido su utilidad y
modificar los que deban adaptarse a la realidad actual. l
1
L.A. Allen, Lafunci6n directiva como profesi6n, McGraw-Hill, p. 156.
3.3 Clasificaci6n de los sistemas y procedimientos
Conc1uyendo, el trabajo de sistemas y procedimientos, consiste en llevar a cabo
un amHisis y disefio de un sistema, el eual esta compuesto por una red de procedil11ientos, integrados y disefiados para cumplir un objetivo concreto. Los procedil11ientos se aplican al manejo de diversos asuntos tales como: reeepcion de pedidos,
salida de material de almacen, ordenes de compra, elaboraeion de nominas, etc. A su
vez, intervienen los metodos, que corresponden a la tarea de una persona y a una
serie de metodos que acumulados e integrados, forman un procedimiento y, recalcando, varios procedimientos relacionados e integrados forman un sistema.
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3.3 Clasificaci6n de los sistemas y procedimientos
El campo de los sistemas y procedimientos l,abarca todos los sistemas? l,todos los
procedimientos?
Para llegar a dar una respuesta a esta interrogante, es conveniente hacer una clasificacion de los sistemas y procedimientos, los cuales, con objeto de facilitar su
exposicion, se pueden dividir en dos categorias, a saber:
a) Sistemas y procedimientos de fabrica 0 taller. Son aquellos identificados
con la fabrica, proyecto de construccion, mantenimiento, etc. Quedan incluidos en este rubro los procedimicntos (manuales 0 mecanicos) que se utilizan
en la fabricacion, construccion y mantenimiento de objetos, asi como el
manejo de las partes y materiales utilizados.
b) Sistemas y procedimientos administrativos. Son los que se identifican con
la funcion administrativa, en su sentido mas amplio. Quedan comprendidos en
este grupo los procedimientos de manejo de documentacion, informacion,
proyectos, programas de trabajo, presupuestos, normas de trabajo (actuacion),
contabilidad, control de produccion y asuntos similares; no importa si se ejecutan en la fabric a 0 en la oficina. Los sistemas y procedimientos de oficina
pueden ser efectuados manualmente 0 por maquinas.
Utilizando esta clasificacion, podemos afirmar que el campo de los sistemas y
procedimientos es con frecuencia restringido, tanto en el pensamiento como en la
accion. La razon es que desde fines del sigl0 XVIII, yespecfficamente durante el siglo
xx, el campo de la ingenieria industrial ha estado comunmente asociado a la fabrica
o taller; por otro lado, la ingenieria administrativa ha tenido una existencia mucho
mas corta y por 10 general esta asociada con los sistemas y procedimientos de oficina.
No debe considerarse que estas diferencias van en detrimento del desarrollo de
cualquiera de las dos categorias, solo reflejan el hecho de que el aumento de interes
en el terre no de los sistemas y procedimientos de oficina, ha ocurrido en proporciones considerables durante un periodo mas corto.
Los especialistas de estas dos ramas utili zan much as tecnicas comunes y con frecuencia estan llamados a estudiar los mismos problemas, cuya complejidad constan-
3. Naturaleza Y clasificacion de los sistem as y procedimientos
terhente va en aumento. Ademas, el contacto permanente entre estos dos servicios
permite que los especialistas en trabajos administrativos se beneficien de la formacion dada a los especialistas en estudios industriales.
En cada caso debera decidirse si esto se lleva a cabo por ingenieros industriales,
por licenciados en administracion (es decir por analistas de sistemas), por supervisores 0 directamente por los supervisores y ejecutivos de operacion.
L:I 3.4 Tipo de esfuerzo involucrado en el estudio
de sistemas y procedimientos
0tro punto que debemos considerar, en relacion con el a1cance de las actividades del
estudio de los sistemas y procedimientos, es el tipo de esfuerzo involucrado, con base
a este aspecto los podemos c1asificar de acuerdo con el autor W.A. Gill, aSl:
1. Diseiio de sistemas y procedimientos para el proceso de nuevos trabajos que seran
efectuados posteriormente. A esto se Ie llama planeaci6n de procedimientos. Abarca
la creaci6n imaginaria de una secuencia de pasos relacionados con un determinado
procedimiento antes de que este sea implantado.
2. Preparacion inicial por escrito de los procedimientos. Cuando se toma la decisi6n
de poner pur escrito todos 0 la mayor parte de los sistemas y procedirnientos que se
utilizan en una empresa, se empleara este tipo de esfuerzo.
3. Elaboracion, publicacion y actualizacion de manuales de procedimientos. Cuando
un sistema 0 procedirniento se presenta por escrito, ya sea de manera narrativa 0 grafica; estos documentos de procedimientos se publican individual mente 0 en serie en
forma de manual. Ya que los sistemas y procedimientos as! publicados necesi tan, con
frecuencia, modificaciones, supresiones, se hace necesario el trabajo de actualizaci6n
continua para la conservaci6n de estos manu ales al corriente.
4. Revision, analisis y mejoramiento de sistemas y procedimientos. Este tipo de
esfuerzo consiste en el examen de sistemas y procedimientos, es un proyecto planeado y programado para el estudio de los procedimientos existentes. Hay que dejar claro
que surgen problemas de sistemas y procedimientos que, debido a las circunstancias
que los rodean, deben ser resueltos con tal rapidez, que el tipo normal del estudio de
sistemas debe descartarse de modo temporal en favor de 10 que comunmente se
denomina como tratamiento de emergencia.
5. Establecimiento y control de sistemas y procedimientos. Este tipo de trabajo abarca una serie de con troles tales como: el control centralizado de procedimientos directos y manuales, el disefio de formas y su control, informes, etc. Mediante estos
registros se realizan mejoras a las farmas, registros, reportes.
6. Crear en los funcionarios de la ~mpresa la necesidad de corregir deficiencias
conocidas, sospechadas 0 esperadas en los sistemas y procedimientos. Este tipo de
esfuerzo es importante no s610 para lograr el conocimiento acerca de la eficiencia del
program a (de estudio de sistemas y procedimientos). Se requiere un tipo de convencimiento para obtener la aceptaci6n del programa; pero, una vez aceptado y puesto
en acci6n, debe con veneer mediante resultados.
3.5
~azones
para el estudio de sistemas
7. Incrementar la capacidad de supervisores y administradores para que conozcan
y resuelvan sus propios problemas de sistemas y procedimientos. Quien se capacite
podni aprender y aplicar tecnicas y metodos sencillos para revisar, analizar y mejorar
los sistemas y procedimientos que esten bajo su responsabilidad.
COOl
3.5 Razones para el estudio de sistemas
Toda actividad administrativa encara constantemente el problema de c6mo hacer
el trabajo 10 mejor posible; con un minimo de tiempo y esfuerzo y, des de luego, al
menor costo.
Ni las empresas, ni las condiciones econ6micas 0 sociales, permanecen estaticas;
por 10 que, las politicas, la organizaci6n 0 los sistemas y procedimientos que en el
pasado fueron satisfactorios, pueden ser hoy obsoletos 0 ineficientes, debido a los
rapidos cambios y nuevas tendencias que surgen constantemente debido al progreso
y al desarrollo.
Estudiamos los procedimientos con el fin de facilitar la comprensi6n de los sistemas.
Una de las funciones administrativas de mayor importancia a cargo de la direcci6n, es examinar permanentemente todos los sistemas, procedimientos y procesos.
La finalidad del estudio de los sistemas y procedimientos es ayudar a la direcci6n
a planear y obtener las metas de la empresa; a que haga del conocimiento general 10
que se persigue; a contribuir a que el personal pueda satisfacer esos deseos. La
revisi6n de ambos elementos de la administraci6n busca, entre otras cosas, mejorar
los metodos, disminuir los costos del procesamiento de trabajo de oficina mediante
la eliminaci6n de la duplicaci6n del trabajo, de ineficiencias y de desperdicios, asi
como desechar procedimientos anticuados.
Se ha observado que en el trabajo de oficina, el costa del personal, las formas, el
equipo, el espacio, las actividades, va en aumento; la relaci6n de dichos costos con
el trabajo productivo, debe compararse con el de afios anteriores para determinar las
vanaclOnes·4
La evaluaci6n de un sistema 0 procedimiento comprende tres aspectos a considerar:
a) Si dicho sistema 0 procedimiento satisface la totalidad de necesidades frecuentes.
b) Si funciona en forma eficaz.
c) l,Cual es su grado de eficiencia?
3. Naturaleza y clasificaci6n de los sistemas y procedimi entos
Para determinar si los sistemas 0 procedimientos estan cumpliendo los requerimientos, es necesario en tender 10 siguiente:
a) (,Esta proyectado de tal modo que promueva la consecuci6n de los objetivos
de la empresa y que efectivamente los alcance?
b) (,Funciona dentro del marco de la estructura organica de la empresa?
c) (,Proporciona los metodos de control adecuados, a fin de lograr un desempefio
maximo con un minimo de gasto, de tiempo y esfuerzo?
d) (,Los pasos 0 rutinas, prescriben su ejecuci6n dentro de una secuencia 16gica?
e) (,Proporciona los medios para una coordinaci6n eficaz entre los diversos
departamentos?
Lo que importa es cerciorarse de que el sistema 0 los procedimientos esten
proyectados, de tal modo, que su funcionamiento retribuya los resultados requeridos.
Debe determinarse 10 que se esta haciendo (,D6nde? (,C6mo? (,Cuando? y (,Por
quien? cada paso en el procedimiento debe ser estudiado y evaluado. Al mismo tiempo, es necesario estar alertas a toda mejora que pueda hacerse.
Aun cuando puede resultar diffcil determinar con precisi6n hasta d6nde funciona
bien un sistema 0 procedimiento; su grado de eficacia puede ser apreciado en cierto
modo, observando las actividades desde el punto de vista de la exactitud, del flujo
ordenado de trabajo, de la cali dad, etcetera.
Al evaluar los sistemas y procedimientos, se hace necesario por principio considerar la tarea de estructurar y mantener en buena march a una empresa.
La direcci6n necesita estar siempre consciente de la funci6n de los sistemas y
procedimientos, como elemento indispensable para una buena organizaci6n administrativa. Ninguna empresa podra tener exito constante, sin antes pugnar por el mantenimiento de buenos sistemas de control y de procedimientos por escrito, para que
sirvan de guia a los empleados y trabajadores. No existe la menor duda de que el trabajo de sistemas y procedimientos proporciona una gran ayuda a la direcci6n en la
tarea de plan ear y alcanzar las metas establecidas.
c::t 3.6 Principios de sistemas y procedimientos
El concepto positivo que se tenga de los sistemas y procedimientos en cualquier
empresa, estara en proporci6n con el grado en que ell a adopte los siguientes principios fundamentales:
1. Un buen sistema debe suministrar con prontitud el servicio requerido al minimo costo.
2. La deliberaci6n de los sistemas y procedimientos es una parte esencial de
todos los procesos de administraci6n de empresas y debe ser dinamica.
3.6 Prinnrllos de sistemas y procedimientos
3. Para obtener sistemas eficientes, las responsabilidades de cada unidad en la
organizacion deben constituir un grupo armonico y logico de requerimientos;
para as!, cumplir con los objetivos de la empresa.
4. Los planes de accion, a1cance, objetivos y responsabilidades del programa
de los sistemas y procedimientos de la empresa, deben presentarse por escrito
y con c1aridad.
5. Especialmente donde el elemento tiempo es importante, las actividades que
deben ser llevadas con determinada secuencia, deben ser ubicadas tan cerca
como sea po sible, tanto ffsica como organizativamente.
6. La sistematizacion de todas las funciones requeridas para cumplir con los
objetivos de una empresa debe ser delegada a determinados grupos de la organizacion. Un defecto en este particular puede ser la causa de una de estas situaClOnes:
a) La funcion no se ejecuta, trayendo como resultado el resentimiento de las
operaciones.
b) La funcion la asume una unidad que no es la apropiada; como resultado, la
ejecucion es deficiente y costosa.
c) La funcion la dividen en porciones, en diferentes grupos, resultando una
ejecucion incompleta y un desperdicio de esfuerzos.
7. Un sistema de control debe ahorrar por 10 menos el monto del dinero que cuesta. Este principio, sin embargo, no es de facil aplicacion en much os casos,
porque es diffcil estimar las perdidas que son evitadas por un sistema.
S. Las funciones de control deben ser ubicadas en unidades de organizacion,
independientes de las funciones que van a ser controladas.
El grado en el cual este principio se observe, puede desempeiiar un importante
papel al determinar la efectividad con que funcionen, por ejemplo: control de
calidad, auditorfa, control de sistemas, contabilidad, que son ejecutadas.
Mientras mas lejos se ubiquen las funciones de control de las controladas, mayor sera el grado de control independiente.
Sin embargo, generalmente no se desea separar la funcion de control demasiado, porque con ella se reduce la efectividad en la coordinacion.
9. Un sistema debe ser tan flexible como sea posible. La flexibilidad y la pennanencia son paralelas. La fortaleza de un sistema puede residir en su flexibilidad y habilidad para soportar y adaptarse a los cambios normales de las empresas.
10. La delegacion de responsabilidades y el establecimiento de procedimientos no
deben ser afectados por las habilidades particulares, por las personalidades,
o pOl' las particularidades de los miembros de la empresa. Antes de las pecu-
3. Natu ra leza Y clas ificacion de los sistemas y procedimientos
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liaridades de un individuo, las bases del plan deben ser las habilidades, las
personalidades y las destrezas especiales de todo el personal disponible.
La responsabilidad de los aspectos tecnicos del programa de sistemas y procedirnientos debe encomendarse al personal especializado, cuando esto sea
factible econornicamente.
La delegacion de las funciones y responsabilidades a las diferentes unidades,
y la especificacion de los metodos de procedirnientos; generalmente se
pueden establecer mejor escribiendolas y distribuyendolas entre las personas
afectadas . Las ventajas de establecer la delegacion funcional mediante manuales de organizacion y procedirnientos son numerosas.
El perfeccionarniento de los sistemas y procedirnientos, por medio de la simplificacion, modemizacion y expansion, no debe considerarse como una carrera por etapas; es una funcion continua y repetida que puede pagar con una
multitud de resultados beneficos, siendo algunos de estos, espectaculares.
En el disefio de un sistema deben ser considerados los posibles errores del personal, asi como las imperfecciones del equipo. Ninguna persona, maquina,
etc., es perfecta en el sentido de nunca cometer errores. La mayoria de los sistemas deben disefiarse de manera que los errores caIculados sean descubiertos y corregidos automaticamente.
EI sistema debe adaptarse a las cualidades de los trabajadores disponibles.
Aunque no se debe construir un sistema alrededor de aptitudes 0 personalidades
especificas de un grupo de individuos; es necesario tener en cuenta a la gente
disponible para operar el sistema. Por esta razon, las tecnicas de los buenos sistemas,
varian en los diferentes paises y en las diferentes regiones de un rnismo pais.
Ademas, los sistemas pueden hacerse obsoletos cuando se efectuan cambios de cierta magnitud en la disponibilidad de los trabajadores.
Si en el contenido del programa de sistemas y procedirnientos de la empresa, se
presentan con claridad los principios expuestos, y el comportarniento de quienes son
responsables de la actividad de sistemas y procedirnientos, se ajustan a los principios; habremos sentado bases firrnes para su exito, el cual, convencera a los funcionarios y empleados de la empresa de que, aun cuando el perfeccionarniento de los
sistemas y procedirnientos significa trabajo, y en muchas ocasiones trabajo duro, vale
la pena.
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3.7 Ventajas de los procedimientos
Los procedirnientos, en comun con otras forrnas de planeacion, buscan evitar el caos
y la incongruencia propia de la actividad fortuita 0 improvisada de la direccion, el
control y la coordinacion de las actividades de una empresa. Ayudan a dirigir todas
las actividades de la empresa hacia unos objetivos organizacionales comunes, que
3.7 Ventajas de los procedimientos
ayudan a imponer un nivel de consistencia en toda la organizacion y a traves del tiempo, buscan la economfa permitiendo a la direccion evitar gastos en estudios periodicos y delegar autoridad a los subordinados para adoptar decisiones en el marco de una
serie de politicas y procedirnientos desarrollados por la direccion superior.
Los sistemas y procedirnientos administrativos deben ser disenados para asegurar
que la informacion pertinente fluya a las personas que necesitan esos datos y que cada
uno de los involucrados en el proceso entienda que es 10 que va a hacer con ellos. La
transferencia y manejo de la informacion escrita puede coordinarse y simplificarse
por medio del uso de formas, politicas y procedirnientos estandarizados. Las formas,
a su vez, conducen a la estandarizacion de los medios de almacenarniento 0 archivo
de la informacion.
Los procedirnientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades
rutinarias y especfficas; se establecen de acuerdo con la situacion de cada empresa, de
su estructura organizacional, clase del producto (bien 0 servicio) turno de trabajo,
disponibilidad del equipo y material, incentivos y otros factores.
El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades, pero no indica la manera en que deben realizarse, pues de eso se encargan los
metodos, que van implicitos en el procedimiento. Tanto los metodos como los procedirnientos estan fntimamente relacionados, ya que los procedirnientos determinan la
secuencia logica que se debe seguir en una serie de actividades, y los metodos indican como realizar dichas actividades, por tanto, los metodos son parte de procedimientos.
Dadas las caracterfsticas de los procedimientos, en 10 que se refiere a que son muy
especfficos y detallados, su establecirniento basicamente debe iniciarse al nivel operativo de las organizaciones. Cada unidad organica de las que conforman una empresa tendra divers os procedirnientos especfficos.
Los procedirnientos correctamente disenados e implantados generan diversos
provechos. En todo tipo de organizaciones (publicas 0 privadas), por medio del
establecirniento de sistemas y procedirnientos administrativos, se logran ciertas ventajas, como las siguientes:
•
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•
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•
•
•
Conservar el esfuerzo adrninistrativo.
Ayudar a imponer un nivel de consistencia en toda la organizacion.
Facilitar la delegacion de autoridad y la fijacion de responsabilidad.
Conducir al desarrollo de metodos mas eficientes de operacion.
Permitir importantes econornfas de personal.
Facilitar la acci6n de controlar.
Ayudar a lograr la coordinacion de actividades.
3. Naturaleza y clasificaci6n de los sistemas y procedimientos
1. Explique cmlles son los procesos de eslabonamiento.
2. i,A traves de que acciones se logra el proposito del estudio de sistemas y procedimientos?
3. Explique como se clasifican los sistemas y procedimientos.
4. Describa el tipo de esfuerzo involucrado en el estudio de sistemas y procedimientos
5. i, Que aspectos se deben considerar en la evolucion de sistemas y procedimientos?
6. Enumere cuatro principios de sistemas y procedimientos.
7. Los procedimientos bien disefiados e implantados generan diversas ventajas.
Enumere cmlles.