MINISTERIO DEL INTERIOR DIRECCIÓN GENERAL DE LA POLICÍA Y DE LA GUARDIA CIVIL CUERPO NACIONAL DE POLICÍA COMISARÍA GENERAL DE SEGURIDAD CIUDADANA UNIDAD CENTRAL DE SEGURIDAD PRIVADA INFORME UCSP Nº:2009/010 FECHA 07/08/2009 ASUNTO FORMA DE DILIGENCIAR LOS LIBROS DE REGISTRO ANTECEDENTES El presente informe se emite como consecuencia de una consulta efectuada a la Unidad Central de Seguridad Privada, por parte de una Federación de Seguridad, relativa a cómo deben diligenciarse los libros registros de contratos. CONSIDERACIONES Con carácter previo se participa que los informes o respuestas que emite esta Unidad tienen un carácter meramente informativo y orientativo -nunca vinculante- para quien los emite y para quien los solicita, sin que quepa atribuir a los mismos otros efectos o aplicaciones distintos del mero cumplimiento del deber de servicio a los ciudadanos. El Real Decreto 2364/1994, de 9 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Seguridad Privada con las modificaciones introducidas por el Real Decreto 1123/2001, de 19 de octubre, dedica el artículo 19 a los libros registro que, obligatoriamente, llevarán las empresas de seguridad, determinando en su punto 2 que “el formato de los reseñados libros registro se ajustará a las normas que respectivamente apruebe el Ministerio de Interior, de forma que sea posible su tratamiento y archivo mecanizado e informatizado”. En este sentido, el punto 1 del apartado decimoquinto de la Orden Ministerial de 23 de abril de 1997, por la que se concretan determinados aspectos en materia de empresas de seguridad, establece que: “Los Libros-Registro generales y específicos que se establecen en el Reglamento de Seguridad Privada y que deberán llevar las empresas de seguridad, se ajustarán a los modelos oficiales aprobados por Resolución de la Secretaría de Estado de Seguridad. Los asientos o anotaciones podrán ser realizados por procedimientos informáticos o cualesquiera otros idóneos sobre hojas sueltas o separables, cuya confección se ajustará a las características de los modelos, y que serán objeto de encuadernación posterior. Las hojas de los libros registro o, en su caso, las hojas o soportes que se utilicen para la formación posterior de aquellos, deberán, con carácter previo al inicio de las CORREO ELECTRÓNICO ucsp.coordinacion@policia.es C/ Rey 28008 TEL.: FAX: Francisco, 21 MADRID 91322 39 19 91322 39 18 anotaciones, ser foliadas y selladas. En la primera hoja, la Jefatura Superior de Policía o Comisaría Provincial o Local y, en su caso, la Policía Autonómica, correspondiente a la demarcación territorial de la sede social de la empresa o delegaciones de la misma, asentará la diligencia de habilitación del libro. En la citada diligencia constarán los siguientes extremos: Fin a que se destina, empresa a la que pertenece, número de folios de que consta, precepto que cumplimenta la diligencia, y lugar y fecha de la misma, debiendo estar firmada por el responsable de la respectiva dependencia policial, o persona en quién delegue.” Por último, la Resolución de la Secretaría de Estado de 16 de noviembre de 1998, por la que se aprueban los modelos oficiales de los libros registro que se establecen en el Reglamento de Seguridad Privada, dispone en su punto 3 que: “cuando los libros registros sean informatizados, deberán atenerse a lo siguiente: 1.- Cumplimentar, respecto al diligenciado previo de las hojas o soportes que se utilicen para la formación posterior de los libros, lo dispuesto en las Ordenes Ministeriales que desarrollan dicho Reglamento. 2.- Imprimir diariamente el contenido de los asientos o anotaciones realizados en las citadas hojas o soportes, salvo que correspondan a los libros de depósitos, alarmas y armas, en cuyo caso se imprimirán en el momento en que haga la anotación. 3.- Ajustarse en su utilización a lo previsto en la legislación vigente sobre protección de datos.” CONCLUSIONES 1.- Los libros-registros, sobre contratos y sobre personal de seguridad, fueron suprimidos por el Real Decreto 1123/2001, que modificó el Real Decreto 2364/1994 por el que se aprobó el Reglamento de Seguridad Privada. 2.- Las hojas de los libros registros o, en su caso, las hojas o soportes que se utilicen para la formación posterior de aquéllos, deberán, con carácter previo al inicio de las anotaciones, ser diligenciadas, foliadas y selladas por la Jefatura Superior de Policía o Comisaría Provincial o Local y, en su caso, la Policía Autonómica correspondiente a la demarcación territorial. 3.- Consecuentemente y mientras no se modifique la normativa, aunque los libros registro estén informatizados, deberán estar soportados en papel y en la forma legalmente establecida. UNIDAD CENTRAL DE SEGURIDAD PRIVADA -2- MINISTERIO DEL INTERIOR DIRECCIÓN GENERAL DE LA POLICÍA Y DE LA GUARDIA CIVIL