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EL PROTOCOLO
Conclusiones foro 16-14
1. ¿Es la falta de pago o el pago tardío de la apertura de protocolo causa de
nulidad de los instrumentos públicos que forman el protocolo y de sanción
para el notario?
2. La escritura uno, incluyendo las firmas de los otorgantes y la autorización
finalizó en la línea quince de papel sellado especial para protocolos. La
escritura dos debía empezar por consiguiente, en la línea dieciséis. Sin
embargo, al imprimir la escritura dos se hace a partir de la línea ocho en
adelante dejando inteligibles, parte de la escritura uno, las firmas de los
otorgantes y la del notario. Señale brevemente el procedimiento a seguir
para enmendar este error, si ese procedimiento se tramita ante juez, quién
es el competente para conocer, pierde efectos la escritura uno.
3. El instrumento público número diez debía iniciar en la línea uno de la hoja
de papel sellado especial para protocolos, en el anverso de dicha hoja, mas
se imprime en la línea veintiséis, en el reverso. El notario a cargo de ese
protocolo con fundamento en el artículo 13 num 7 del Código de Notariado,
trasa una línea transversal en la página que ha quedado en blanco. Es
correcto ese procedimiento, en su caso indique cuál es el procedimiento.
4. La secretaria del notario, por iniciativa propia a principio
del año, sin que el notario haya empezado a cartular, se
da a la tarea de foliar hasta la última hoja que conforma
el lote nuevo con el que el notario empezaría ese año. La
secretaria recibe una seria amonestación y se
compromete a pagar el cincuenta porciento de los
honorarios y gastos que genera el procedimiento de
enmienda. ¿Indique el procedimiento para enmendar el
protocolo?
5. ¿Cuáles estima son errores insubsanables en la
formación del protocolo que ameritan sanción para el
notario?
ANÁLISIS DE LAS NORMAS
Los actos contrarios a las normas imperativas y a las
prohibitivas expresas, son nulos de pleno derecho, salvo que
en ellas se establezca un efecto distinto para el caso de
contravención.
1er párrafo, art. 4 Loj.
De acuerdo con la norma transcrita, cuando se produce
un acto contrario a una norma imperativa como el caso
de que el notario esté inhabilitado para el ejercicio; o
cuando se produzca un acto contrario a una norma
prohibitiva expresa, como las contenidas en el artículo 77
del Código de Notariado, tal acto es nulo de pleno
derecho.
Sin embargo, el artículo 4 contiene una salvedad: cuando
en dichas normas (imperativas o prohibitivas expresas)
se contemple un efecto distinto para el caso de
contravención.
Lo anterior significa que, pese a la contravención de una
norma imperativa o prohibitiva expresa, si esta misma norma,
no otra, contempla un efecto distinto a la contravención el
acto, no es nulo de pleno derecho.
Tal es el caso de la norma contenida en el artículo 11:
Los notarios pagarán en el Tesorería del Organismo Judicial
cincuenta quetzales cada año, por derecho de apertura de
protocolo. Los fondos que se recauden por este concepto, se
destinarán a la encuadernación de los testimonios especiales
enviados por los Notarios al Archivo General de Protocolos.
Si bien la norma es imperativa, los fondos que se recaudan por
el pago están destinados a la conservación de los protocolos y
a la encuadernación de los testimonios especiales remitidos al
Archivo General de Protocolos.
¿Cuál es el efecto del pago posterior a la apertura del
protocolo?
En todo caso, el pago de la multa que establece el artículo 101
del Código de Notariado.
Pero no constituye causa de nulidad de los instrumentos
públicos que forman el protocolo.
Además porque…
El protocolo se abre con el primer instrumento público
que el notario autorice, el que principiará en la primera
línea del pliego inicial…(art. 12 c. de n.)
Nótese que dicha norma no supedita la elaboración del
primer instrumento que abre el protocolo, al pago del
derecho de apertura.
Si esta norma estableciera “previo pago del derecho de
apertura” entonces pudiera hablarse de nulidad del
instrumento.
Nunca una obligación de tipo administrativo debiera
considerarse como nulidad del instrumento público.
APERTURA DEL PROTOCOLO
• En conclusión, el protocolo se abre con el primer
instrumento público el que principia en la primera línea
de la hoja inicial. Lo cual significa que el notario no debe
seguir numeración corrida de un año a otro. P.e. es
incorrecto que si el año 2013 se terminó con 30
instrumentos el año 2014 se inicie con el instrumento
público 31.
• La falta de pago o pago tardío del derecho de apertura
de protocolo no es causa de nulidad del instrumento
público ya que estos fondos recaudados por dicho pago
tienen un destino específico señalado en la ley.
• La falta de pago o pago tardía solo da lugar al pago de
una multa. Art. 100 C. de N.
PROTOCOLO
Según Bernardo Pérez Fernández del Castillo, “… es uno de los
elementos de la actuación notarial. Por estar encuadernado
evita la pérdida del instrumento en él asentado y facilita su
reproducción”.
También se debe agregar que facilita la
reposición de los instrumentos públicos en caso de pérdida,
destrucción o deterioro.
CARACTERÍSTICAS
• Lo escrito o impreso en la hoja será de veinticinco líneas por lado o
cincuenta por hoja; pero cuando se excediere de las líneas o de los
márgenes, lo escrito o impreso se tendrá por no puesto, salvo que al
final del instrumento se hagan los salvados respectivos. Art. 5
Reglamento de la LITFYPS
• Las hojas de Papel Sellado Especial para Protocolos pueden ser con
o sin renglones impresos, en ambos casos no podrán imprimirse más
de veinticinco líneas por página o de cincuenta por hoja. Art. 16
reglamento de la LITFYPS
• Las hojas no tienen período de vigencia.
• Las características del papel sellado especial para protocolos podrán
ser modificadas por el ministerio, - SAT - a través de acuerdos
ministeriales, para adaptarlos a los nuevos métodos y técnicas de
producción y utilización. Art. 23 de la Ley del Impuesto de Timbres
Fiscales y Papel Sellado Especial para Protocolos.
• Se cierra cada 31 de diciembre o antes si el notario
dejare de cartular. Los requisitos de la razón de cierre
están en el artículo 12 del c. de n.
• Debe contener el índice extendido en papel simple.
Además de las columnas que requiere la ley, debe ir
fechado y firmado por el notario, pero antes de
suscribirlo puede hacer observaciones como que se
tuvieron que seguir diligencias de enmienda.
• Al final del tomo, se deben agregar los atestados
referentes a los instrumentos autorizados, constancia de
pago de apertura, copia del acta de inventario (art. 563
cpcym) y certificación del acta levantada por el juez en la
que se haya acordado la enmienda, si fuere el caso.
• Se sugiere que dentro de los atestados figuren
copia de los documentos de identificación
personal de los otorgantes, copia de los títulos
que acrediten los derechos que se hayan
ejercitado o transferido, copia de los
documentos que se hayan legalizado o en los
que se haya legalizado alguna firma, copia de
actas notariales autorizadas.
• Debe estar empastado, lo cual debe hacerse
dentro de los treinta días siguientes a su cierre.
Empastar, según el DRAE significa: “Encuadernar
en pasta los libros”. Y
Encuadernar: “Juntar, unir, coser varios pliegos o
cuadernos y ponerles cubiertas”.
El protocolo no puede ir con pastas movibles,
porque atenta contra la seguridad que el
protocolo debe brindar. No debe sacrificarse la
seguridad por la facilidad de sacar la fotocopias
de algún instrumento.
FORMALIDADES
Art. 13 c. de n.
• IDIOMA: los instrumentos públicos se redactan
en idioma español. Art. 143 cprg
• GRAFÍA: a máquina (impresora) o a mano de
manera legible y sin abreviaturas.
• ORDEN: los instrumentos públicos llevan
numeración cardinal (uno, dos, tres…); riguroso
orden de fechas y espacio necesario para las
firmas.
• En el cuerpo del instrumento, las fecha, números
o cantidades se expresarán en letras. En caso de
discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, se
estará a lo escrito en letras.
• TRANSCRIPCIONES: deben hacerse textualmente.
• ESPACIOS EN BLANCO: llenarse con una línea antes de
que sea firmado el instrumento.
• SALVADOS: las adiciones, entrerrenglonaduras, testados
y excedidos (art 5 reglamento de la LTFYPS) deben
salvarse antes de que el instrumento sea firmado, de lo
contrario son nulas.
• PROHIBICIÓN DE ENMENDAR PALABRAS: sea con
borrador o usando corrector líquido.
Si bien las anteriores son formalidades del protocolo, las
mismas son propias del instrumento público y su
inobservancia no solo afecta el protocolo sino el
instrumento público.
FORMALIDADES
• FOLIACIÓN: escrita en cifras: 1, 2, 3…
• ININTERRUPCIÓN DE LA NUMERACIÓN FISCAL, excepto para
intercalar los documentos protocolizados o cuando el notario
hubiere terminado la serie.
REPOSICIÓN DEL PROTOCOLO
Art. 90 c. de n.
•
1.
2.
3.
CASOS:
Pérdida
Destrucción
Deterioro: “degeneración, empeoramiento
gradual de algo”. DETERIORAR: “Estropear,
menoscabar, poner en inferior condición algo”.
(DRAE)
Para evitar el deterioro, el notario tiene la facultad
de entregar el protocolo al AGP si así lo deseare.
Art. 26 c. de n.
•
1.
2.
3.
LEGITIMACIÓN
El notario
Cualquier persona.
Los otorgantes.
• JUEZ COMPETENTE:
• CIVIL, DE PRIMERA INSTANCIA: cuando no se
trate de delito (sustracción ilícita del protocolo)
Aunque de la lectura de los artículos que regulan
la reposición, se deduce que es un juez penal,
pues solo este tiene competencia para mandar
se abra procedimiento en contra de los
culpables, en caso de delito.
PROCEDIMIENTO
art. 92 c. de n.
1.
2.
3.
4.
5.
Dar aviso al juez.
Resolución en que ordena (instruye) la averiguación
(investigación)
Resolución que declara procedente la reposición y
ordena se abra procedimiento contra culpables en caso
de delito.
Solicitud a la CSJ (Archivo General de Protocolos) de las
copias de los testimonios especiales.
Si no existieren: certificación de duplicados al RGP o
certificación de las inscripciones (partidas) y citación a
los otorgantes previniéndoles presentación de
testimonios o copias. (art. 93 c. de n.)
6. Citación de otorgantes por avisos publicados
en el Diario Oficial y otro, 3 veces durante un
mes. Deben contener nómina de otorgantes
tomados del testimonio del índice, si existiere.
7. Nueva citación, si faltaren reponer
instrumentos públicos.
8. PROTOCOLO REPUESTO: con testimonios y
copias legalizadas, certificaciones de los
registros o constancia de los puntos en que se
hallen de acuerdo los otorgantes.
CASO DEL FORO
La escritura uno, incluyendo las firmas de los otorgantes
y la autorización finalizó en la línea quince de papel
sellado especial para protocolos. La escritura dos debía
empezar por consiguiente, en la línea dieciséis. Sin
embargo, al imprimir la escritura dos se hace a partir de
la línea ocho en adelante dejando inteligibles, parte de la
escritura uno, las firmas de los otorgantes y la del
notario. Señale brevemente el procedimiento a seguir
para enmendar este error, si ese procedimiento se
tramita ante juez, quién es el competente para conocer,
pierde efectos la escritura uno.
CONCLUSIÓN
El caso no se encuentra dentro de los que
dan lugar a la reposición del protocolo.
Porque el protocolo esta en formación. El
que se estudió anteriormente es para el
caso del PROTOCOLO, es decir, el ya
cerrado, con índice atestados y empastado,
aunque puede ser que no lo estuviere
todavía.
Se trata de un instrumento público nada más, cuyos efectos y
validez se ven afectados ya que se perjudicó las firmas de los
otorgantes y la autorización; no se trata de la totalidad de los
instrumentos que forman el protocolo.
RESCISIÓN:
Rescindir es dejar sin efecto un acto o contrato válidamente
celebrado pendiente de cumplimiento. El caso del foro es un
ejemplo de la rescisión del instrumento público de común
acuerdo con los otorgantes y el notario para otorgar un
instrumento nuevo que formalice el acto o negocio jurídico que
documentaba el anterior. No se rescinde el negocio jurídico sino
el instrumento.
El problema se presenta si el testimonio de ese instrumento ya
fue presentado a los registros y ya fue remitido el testimonio
especial, en cuyo caso no se podría rescindir porque el acto o
negocio inscrito consta en el instrumento afectado por la mala
impresión.
Eso daría lugar a que con el nuevo instrumento se pida al
registrador cancelar las inscripciones ya hechas conforme al
anterior y proceder a realizarlas otra vez en base al nuevo
instrumento.
Si se rescinde el negocio jurídico, se corre el riesgo que una de las
partes no quiera firmar nuevamente o que varíe su declaración
de voluntad.
El caso planteado no encaja en el procedimiento de reposición de
protocolo.
En todo caso, e integración con el artículo 401 del Código
Procesal Civil y Mercantil el notario, con el consentimiento de los
otorgantes, puede solicitar al juez la reposición de esa escritura
con base en el testimonio especial y testimonio que ya se hayan
emitido y que las subsiguientes copias que deban extenderse se
hagan conforme tales testimonios y se acuerde que las mismas se
extienda en forma transcrita.
ENMIENDA
Art. 96 c. de n.
• CASOS
1. Alterar la numeración cardinal de los instrumentos públicos.
2. Alterar la foliación.
3. Alterar el orden de la serie
4. Dejar una página en blanco (el anverso o el reverso)
5. Inutilización de una hoja del protocolo.
PROCEDIMIENTO
• Acudir al juez de primera instancia del ramo civil, mediante
memorial con los requisitos de toda primera solicitud.
• El juez dicta resolución dando trámite a la solicitud y señala
audiencia al notario para constatar el error y escuchar las
razones del notario.
• Acta y resolución en la que se acuerda la enmienda.
• Certificación del acta para agregar a los atestados del
protocolo.
CASO DEL FORO
El instrumento público número diez debía iniciar en la línea uno
de la hoja de papel sellado especial para protocolos, en el
anverso de dicha hoja; mas se imprime en la línea veintiséis, en el
reverso. El notario a cargo de ese protocolo con fundamento en
el artículo 13 num 7 del Código de Notariado, traza una línea
transversal en la página que ha quedado en blanco. Es correcto
ese procedimiento, en su caso indique cuál es el procedimiento.
El procedimiento correcto es acudir al juez de primera instancia a
solicitar la enmienda quien en vista de las razones expuestas por
el notario puede acordarla y solicitar al notario trazar dicha línea
para que no pueda ser usada.
Solo sería correcto el trazar la línea se va acompañada del
procedimiento de enmienda y consta así en el acta cuya
certificación se agrega a los atestados del protocolo
Igualmente, en el caso en que se ha foliado todo el lote de papel
sellado especial para protocolos, llegado el caso en que se deba
autorizar un acta de protocolización para insertar un documento
al protocolo, se deberá realizar el procedimiento de enmienda
por cuanto altera la foliación del protocolo.