Instructivo para Suscripcion Seguimiento y Evaluacion Acuerdos de

Código: GTH-I-01
PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
INSTRUCTIVO PARA LA SUSCRIPCIÓN,
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS
ACUERDOS DE GESTIÓN
Versión: 1.0
Fecha: Junio 4 de 2013
Página: 1 de 7
1. OBJETIVO
Adoptar una metodología que permita suscribir, realizar seguimiento y evaluar los Acuerdos de Gestión entre los
Gerentes Públicos y el Superior Jerárquico, estableciendo los objetivos e indicadores a cumplir en el desarrollo de su
gestión.
2. DEFINICIONES
Gerentes Públicos - De acuerdo con el artículo 47 de la Ley 909 de 2004, son quienes desempeñan Empleos
Públicos, que conllevan el ejercicio de la responsabilidad directiva, que son responsables por la gestión y por un
conjunto de funciones cuyo ejercicio y resultados son posibles de ser medidos y evaluados.
Acuerdo de Gestión - Es un documento escrito y firmado entre el superior jerárquico y el respectivo gerente público,
en el cual se determinarán los objetivos a cumplir con fundamento en los planes, programas y proyectos de la
entidad, que tiene por objeto la evaluación de la gestión gerencial.
3. RESPONSABLES
La obligación de concertar, realizar seguimiento y evaluar los Acuerdos esta en cabeza de los Superiores
Jerárquicos de los Gerentes Públicos, esta función será indelegable.
La Oficina Asesora de Planeación presta el apoyo requerido a los gerentes en los procesos de fijación, seguimiento y
evaluación de los Acuerdos, suministrando la información definida en los respectivos planes de acción o de gestión
anual del Ministerio del Trabajo y los correspondientes objetivos o propósitos de cada dependencia.
La Secretaría General a través de la Subdirección de Gestión del Talento Humano elabora el procedimiento y el
formato para el diligenciamiento de los Acuerdos y lo pone a disposición de los responsables en la página web de la
entidad.
En el Ministerio del Trabajo los Gerentes Públicos y sus Superiores Jerárquicos, son:
El Ministro del Trabajo es el Superior Jerárquico de:
• Jefe de Oficina de Tecnologías de la Información y la Comunicación -TIC.
• Jefe de Oficina de Cooperación y Relaciones Internacionales
• Jefe de Oficina de Control Interno
El Viceministro de Empleo y Pensiones es el Superior Jerárquico de los siguientes Directores:
•
•
•
Director de Generación y Protección del Empleo y Subsidio Familiar,
Director de Movilidad y Formación para el Trabajo
Director de Pensiones y Otras Prestaciones
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El Viceministro de Relaciones Laborales e Inspección es el Superior Jerárquico de los siguientes Directores:
•
•
•
Director de Riesgos Laborales.
Director de Derechos Fundamentales del Trabajo.
Director de Inspección, Vigilancia, Control y Gestión Territorial.
La Secretaria General es la Superior Jerárquica de:
•
•
•
Subdirector Administrativo y Financiero
Subdirector de Gestión del Talento Humano
Jefe de Oficina de Control lnterno Disciplinario
Los Directores Generales son Superiores Jerárquicos de los siguientes Subdirectores:
El Director de Generación y Protección del Empleo y Subsidio Familiar de:
•
•
•
•
Subdirector de Análisis, Monitoreo y Prospectiva Laboral.
Subdirector de Formalización y Protección del Empleo.
Subdirector de Promoción y Generación del Empleo
Subdirector de Subsidio Familiar
El Director de Pensiones y Otras Prestaciones de:
•
•
Subdirector de Pensiones Contributivas,
Subdirector de Subsidios Pensionales, Servicios Sociales complementarios y otras prestaciones
El Director de Derechos Fundamentales del Trabajo de:
•
•
Subdirector de Protección Laboral
Subdirector de Promoción de la Organización Social
El Director de Inspección, Vigilancia, Control y Gestión Territorial de:
•
•
•
Subdirector de Inspección.
Subdirector de Gestión Territorial.
Directores Territoriales
4. FASES
Este procedimiento comprende TRES (3) fases:
•
Concertación del Acuerdo de Gestión
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Seguimiento y evaluación de Acuerdo de Gestión
Acciones de Mejoramiento
4.1. Concertación del Acuerdo de Gestión
Esta fase comienza con la inducción del Gerente Público para que conozca las orientaciones estratégicas, la misión,
la visión, las políticas, los planes, los programas, los proyectos, los procesos y la cultura, así como los propósitos y
recursos físicos, humanos, tecnológicos y financieros específicos de la dependencia que liderará.
Esta fase debe garantizar que el Acuerdo propuesto se enmarque dentro del esquema de planeación institucional,
para lo cual la Oficina Asesora de Planeación prestará el apoyo requerido en el proceso de concertación de los
Acuerdos, suministrando la información definida en los respectivos planes estratégicos, planes de acción de la
entidad y los correspondientes objetivos o propósitos de cada dependencia. Así mismo, colaborar en la definición de
los indicadores a través de los cuales se valorará el desempeño de los gerentes.
Los acuerdos de gestión deben ser considerados en el desarrollo de los procesos de evaluación del desempeño de
los servidores de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción no directivo.
Se deben concertar tres (3) componentes, a saber:
•
Fijación de Compromisos Institucionales:
Se entienden por compromisos institucionales los relacionados con los objetivos funcionales del Ministerio y que
están ligados a las propias metas, proyectos y planes de la dependencia.
Dentro de los indicadores de gestión que se tomen como referente para la suscripción de los Acuerdos, se podrán
tener en cuenta los indicadores de gestión asociados al Plan Estratégico, al plan de acción anual, a los indicadores
de los proyectos de inversión o se podrán precisar para cumplir con las líneas estratégicas definidas en la actividad
de planeación estratégica directiva al inicio de cada vigencia.
Estructura de los compromisos institucionales:
-
Compromiso: Corresponde a las líneas estratégicas definidas en el Plan estratégico, o grandes actividades
del plan de acción o Proyecto en el que se concreta el objetivo institucional. El compromiso laboral deberá
definirse a partir de una estructura gramatical que permita identificar la actividad a desarrollar por parte del
evaluado: VERBO + OBJETO (PRODUCTO) + FINALIDAD
-
Meta: Corresponde al resultado esperado de las líneas o actividades del Plan o Proyecto.
-
Indicador: Los indicadores se definirán teniendo en cuenta los establecidos en el Plan o Proyecto.
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-
Ponderación (Porcentaje %): Es el valor porcentual (peso porcentual) atribuido a cada compromiso, de
acuerdo con su contribución al logro de la gestión del directivo, la sumatoria de todos los compromisos debe
ser 100%.
-
Evidencias: Se debe establecer para cada compromiso los soportes que le permitirán demostrar el
cumplimiento de compromisos y metas.
•
Fijación de Compromisos Contingentes o Adicionales:
Son aquellos Planes, Proyectos o funciones no permanentes o contingentes que pueden requerir buena parte del
tiempo de trabajo del gerente público y su equipo.
Estructura de los compromisos contingentes o adicionales:
-
Compromiso: Corresponde al Plan, Proyecto o función no permanente o contingente
-
Resultado Esperado: Asignación de la conclusión u objeto del Plan o Proyecto no permanente o contingente
-
Ponderación (Porcentaje %): Es el valor porcentual (peso porcentual) atribuido a cada compromiso, de
acuerdo con su contribución al logro de la gestión del directivo, la sumatoria debe ser 100%.
•
Establecimiento de Competencias Gerenciales:
Lo que se persigue con estos compromisos es el crecimiento del gerente público en cuanto a competencias de
desarrollo gerencial se refiere, partiendo de sus conocimientos, habilidades y aptitudes o actitudes y que puedan
mejorar el desarrollo de las funciones.
Estructura de los compromisos gerenciales:
Están preestablecidos y no requieren concertación, son las competencias señaladas en el Decreto 2539 de 2005,
para el nivel gerencial, a saber:
- Dirección y desarrollo de personal
- Conocimiento del entorno
- Toma de decisiones
- Planeación
- Liderazgo
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4.2 Seguimiento y evaluación del Acuerdo de Gestión
En cualquier momento las partes podrán hacer revisión y seguimiento a los compromisos asignados y se podrán
realizar los ajustes que se consideren necesarios a los compromisos y determinar posibles acciones de
mejoramiento.
El encargado de evaluar el grado de cumplimiento del Acuerdo es el superior jerárquico, su finalidad es obtener una
valoración para determinar y analizar el porcentaje de logro en el cumplimiento de los compromisos y resultados
alcanzados por el gerente público, con base en los indicadores determinados y respecto de los planes de acción de
la dependencia que dirige.
Así mismo es necesario evaluar las competencias básicas para una gerencia efectiva, se trata de hacer una
evaluación cualitativa del grado de adecuación del gerente frente a estas competencias.
Como referentes se tienen los informes de las Oficinas de Planeación y de Control Interno del Ministerio, así como la
información adicional que surge en el proceso de gestión.
Se deben evaluar los tres (3) componentes concertados, a saber:
•
Evaluación Compromisos Institucionales:
Evaluación objetiva: Basada en los informes de las Oficinas de Control Interno y de Planeación, para determinar
claramente el grado de cumplimiento de compromisos institucionales.
Estructura de la evaluación de los compromisos institucionales:
-
Evaluación de los Compromisos (Porcentaje %): Asignación porcentual del cumplimiento para cada
compromiso institucional.
•
Evaluación Compromisos Contingentes o Adicionales:
Evaluación objetiva: Basada en los informes de la dependencia, para determinar el grado de cumplimiento de los
compromisos contingentes.
Estructura de la evaluación de los compromisos contingentes:
-
Evaluación de los Compromisos (Porcentaje %): Asignación porcentual del cumplimiento por compromiso
contingente.
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Evaluación de Competencias Gerenciales:
Evaluación “subjetiva”: Se basa, en las percepciones que tiene el superior jerárquico en relación a como desarrolla
sus competencias el gerente público, de acuerdo con lo observado en la práctica diaria de la gestión de la entidad y
los permanentes contactos.
Estructura de la evaluación de las Competencias Gerenciales:
Está directamente vinculada con programas de desarrollo directivo, la evaluación se hace asignando una equis (X)
dependiendo si se detectan Necesidades de Mejora y se subdividen en dos (2) opciones: a) Adecuado; b) Acción de
mejora, para cada una de las competencias señaladas.
•
Ponderación de la calificación
La ponderación de los componentes de la evaluación es el siguiente:
-
Participación de la Calificación de los compromisos institucionales (70%)
-
Participación de la Calificación de los compromisos contingentes (20%)
-
Participación de la Calificación de las competencias gerenciales (10%)
4.4. Plan de Mejoramiento
En cualquier momento las partes podrán hacer revisión y seguimiento a los compromisos asignados y determinar
posibles acciones de mejoramiento; de otra parte, para el caso de las competencias gerenciales se busca reforzar
dichas competencias en los gerentes públicos mediante la identificación puntual de cuáles pueden ser los ámbitos
competenciales en los que requiere de una capacitación o formación.
5. FORMALIZACION DEL ACUERDO DE GESTION
La Formalización del Acuerdo de Gestión se realiza en el Formato de Concertación, Seguimiento y Evaluación a los
Acuerdos de Gestión.
Período del Acuerdo de Gestión: Para cada vigencia fiscal se tendrá que suscribir un Acuerdo de Gestión dentro de
los cuatro (4) meses siguientes al inicio de la vigencia fiscal (1 de enero – 31 de diciembre). Cuando se trate de
gerentes públicos que se posesionen en el transcurso del período, se deberá suscribir el Acuerdo de Gestión dentro
de los cuatro (4) meses siguientes a la firma del acta de posesión
Los Superiores Jerárquicos y los Gerentes Públicos se deben reunir anualmente o al finalizar la vigencia para
proceder a realizar la evaluación de la gestión acordada en los compromisos concertados, para lo cual se diligencia
la casilla de evaluación de compromisos indicando el porcentaje de avance en la gestión.
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En el mes de enero o a más tardar dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento del periodo, se
realiza la evaluación a los Acuerdos de Gestión, con corte a diciembre 31
El superior jerárquico y el respectivo gerente público firman el Formato de Concertación, Seguimiento y Evaluación
de los Acuerdos de Gestión, en la concertación y en la evaluación. El Superior Jerárquico entrega una copia al
gerente público y el documento original lo remite a la Subdirección de Gestión del Talento Humano, para ser
incorporado en la historia laboral del gerente público evaluado.
6. NORMATIVIDAD
•
Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa,
gerencia pública y se dictan otras disposiciones.
•
Decreto Reglamentario 2539 de 2005, por el cual establece las competencias laborales generales para los
diferentes empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades.
•
Decreto Reglamentario 2772 de 2005, Por el cual se establecen las funciones y requisitos generales para los
diferentes empleos públicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras disposiciones.
•
Guía metodológica para la elaboración de los acuerdos de gestión. DAFP.
•
Resolución 5621 de 2011, por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones, requisitos mínimos y
competencia laborales para los empleos de la planta de personal del Ministerio del Trabajo.
•
Circular 100-002 del 23 de enero de 2009, Departamento Administrativos de la Función Pública.