manuales del delegado

C5.1.F39
Versión 3.
MANUAL DEL DELEGADO
Al aceptar su participación como examinador1, usted representa al ICFES ante los usuarios que presentarán las pruebas y ante la
institución educativa donde se desarrollará la aplicación, por ello debe tener en cuenta lo siguiente:
• La oportunidad, confiabilidad y validez de los resultados que obtienen los examinandos2 depende de la rigurosidad, seriedad e
imparcialidad con que se implementen los procedimientos de aplicación.
• El cumplimiento exacto de todos los procedimientos previstos asegurará que la aplicación se desarrolle homogéneamente en todos
los sitios dispuestos para el efecto. Por lo anterior, todo examinador tiene la obligación de seguir las instrucciones contenidas en los
manuales de forma precisa y detallada, sin realizar modificación alguna a las mismas, de forma que se brinden idénticas condiciones
de aplicación a todos los examinandos.
• Los examinadores son directamente responsables por el control, vigilancia y seguridad de la aplicación y, particularmente, del
material de examen en el sitio asignado. Por lo tanto, deben estar permanentemente atentos a prevenir y evitar todo intento de
copia o fraude, sustracción o mutilación de materiales, así como a no permitir que éste sea fotocopiado o transmitido por medio
alguno o leído por personas diferentes a quienes presentan las pruebas.
PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA APLICACIÓN
Una vez comprometido formalmente para su participación en la aplicación:
• Asista a la reunión previa convocada por el ICFES, en la cual se revisa conjuntamente y en forma detallada todo lo concerniente
a la aplicación de los exámenes, y se entrega el material de trabajo.
• Comuníquese telefónicamente con el Rector o la persona que lo representa ante el ICFES y:
- En Bogotá: reconfirme la hora de la reunión previa y solicite información del salón asignado para esta actividad.
- Fuera de Bogotá: reconfirme la hora de la reunión previa, solicite para ese día el listado de los examinadores que seleccionó
para la aplicación y confirme su perfil, infórmele que todos deben presentar documento de identidad.
• Preséntese media hora antes de la reunión previa, con el fin de aclarar y solucionar cualquier inconveniente relacionado con los
examinadores, conocer la planta fisica y realizar la actualización del Formato “Reporte de visita a la planta física”.
1
Término genérico que agrupa a todos los responsables de llevar a cabo la aplicación: delegados, coordinadores, jefes de salón y
dactiloscopistas.
2
Término genérico que agrupa a todos los usuarios que se registran para presentar los exámenes: estudiantes, egresados, validantes, concursantes y
otros.
No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc.
Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la
inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz.
1
1.
Reunión con coordinadores y jefes de salón
De esta reunión depende la organización y el éxito de la aplicación. Siga
las siguientes instrucciones:
• Situado en la puerta inicie el ingreso de los examinadores; solicíteles el
documento de identidad, verifique los nombres y apellidos y confirme
con la foto que se trata de la misma persona.
• Entregue a cada examinador la credencial con su escarapela
(ANEXO 1), el manual de funciones y evaluación (ANEXO 6) y las
instrucciones específicas.
• Agradezca la asistencia, realice una presentación personal y permita
que los examinadores se presenten.
• Informe las generalidades de la aplicación.
• Revise con los examinadores el formato de evaluación y solicíteles diligenciar con letra legible, la parte de datos personales.
Recuérdeles que el nombre y el documento de identidad deben quedar relacionados exactamente como aparecen en el documento
de identidad.
• Revise en forma conjunta y con la ayuda del manual los procedimientos de los jefes de salón.
• Repase las instrucciones específicas de la aplicación e informe lo correspondiente al proceso dactilar.
• Explique para qué sirve el Formato de preguntas dudosas.
• Solicite que cualquier situación especial que se presente le sea informada de inmediato al Delegado.
• Insista que por ningún motivo los examinandos pueden llevarse el material de examen; si esto llega a suceder, el hecho se
denunciará ante las autoridades competentes.
• Informe la hora en la cual se deben presentar el día de la aplicación.
• Solicite a los jefes de salón que se retiren.
Revise en forma conjunta, con la ayuda del manual, los procedimientos de los coordinadores.
Tenga presente lo siguiente:
• En los sitios de aplicación donde no hay Coordinador de salones, las funciones serán asumidas por el Delegado o por el
Coordinador de sitio.
• En los sitios con un solo salón el Delegado asume las funciones de Jefe de salón.
PROCEDIMIENTOS DURANTE LA APLICACIÓN
El día del examen:
• Tenga en cuenta su presentación personal, la cual debe ser acorde con el trabajo que va a realizar.
• Preséntese en el sitio de aplicación a las 6:00 a.m. Recuerde que de su puntualidad depende que se cumpla el principio de
simultaneidad en la aplicación de los exámenes en todo el país.
• Porte la credencial que lo identifica como Delegado (ANEXO 1).
2
No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc.
Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la
inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz.
2.
Recibo del material de examen a la compañía contratada
Reciba en su oficina al encargado de la compañía contratada con el material de examen, en la primera sesión de 6:00 a 6:30 a.m. y
en la segunda sesión de 12:30 a 1:00 p.m. Verifique el nombre del sitio con el rótulo que identifica las cajas.
Cuando esté seguro que la planta física se encuentra lista para la
aplicación, solicite al encargado de la compañía contratada el material de
examen y verifique con el Recibo de entrega y recolección de material la
siguiente información:
• Sesión de examen.
• Ciudad.
• Nombre del sitio de aplicación.
• Cantidad de tulas recibidas.
• Número de sello de cada tula.
Luego:
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
• Rompa los sellos.
• Organice los paquetes de cuadernillos en orden de salón para cada Coordinador de salones.
• Sólo hasta que los coordinadores de salones hayan contado el material de examen usted firma el recibido.
3.
Entrega del material de aplicación a los coordinadores de
salones o al Coordinador de sitio
Entregue a cada uno de los coordinadores, en una bolsa plástica, el
siguiente material:
• Rótulos (previamente diligenciados) y listados de puerta de salón
(ANEXOS 2 y 3).
• Listados de registro de asistencia e identificación de los salones
asignados (ANEXO 4).
• Informe del Coordinador de salones.
• Formato de ubicación.
• Cuadros de prueba.
• Marcadores, bolígrafo negro, bolígrafos rojos y lápices de mina negra.
• Cinta pegante.
• Bolsas plásticas pequeñas para las hojas de respuestas.
4.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
Entrega del material de examen a los coordinadores de salones
Entregue el material de examen de acuerdo con las siguientes
instrucciones:
• Indique a los coordinadores de salones que cuenten y verifiquen los
paquetes de cuadernillos teniendo en cuenta los salones asignados a
cada uno de ellos.
• Solicíteles firmar el Listado de asignación de cuadernillos ¨Biblia¨
(ANEXO 7), en constancia del material de examen que les entregó.
• Infórmeles que los cuadernillos deben permanecer en su oficina, hasta
tanto los examinandos se encuentren dentro de los salones.
Cuando todos los coordinadores hayan contado el material de examen,
diligencie los siguientes espacios en el Recibo de entrega y recolección
de material:
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc.
Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la
inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz.
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• Cantidad de tulas recibidas.
• Cantidad de cuadernillos recibidos.
• Nombre del Delegado que recibe.
• Firma del Delegado que recibe.
Guarde una copia del Recibo de entrega y recolección de material y entregue la otra copia al encargado de la compañía contratada.
5.
Entrada de los examinandos al sitio de aplicación
Autorice la entrada de los examinandos para que se ubiquen frente al
salón correspondiente, en la primera sesión a las 7:00 a.m. y en la
segunda sesión a la 1:30 p.m. Esté atento a solucionar los problemas de
identificación y citación que se presenten.
Tenga en cuenta lo siguiente:
• El sitio debe estar en óptimas condiciones y con el personal listo para
recibir a los examinandos. Cualquier inconveniente relacionado con los
examinadores o con la planta física debe resolverlos con anticipación.
• Los horarios mencionados fueron informados en la citación del examen
a todos los examinandos; por lo anterior, NO pueden ser modificados.
6.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
Rondas
Pase constantemente por los salones, con el fin de controlar el óptimo
desarrollo de la aplicación. Efectúe las siguientes tareas:
• Supervise que los jefes de salón estén ingresando a los examinandos,
de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Vigile que los coordinadores de salón estén realizando las labores
asignadas.
• Controle que no se esté haciendo uso de elementos no permitidos en la
aplicación de los exámenes, como celulares, audífonos, tablas, radios,
beepers, calculadoras, libros o cualquier otro elemento diferente a los
permitidos.
• Observe que la recolección de cuadernillos de ausentes la realicen los
coordinadores, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Revise que los coordinadores diligencien el Formato de corrección de
datos (ANEXO 6), de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Vele por el buen el manejo de las hojas de respuestas y la seguridad del material de examen.
7.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
Organización de cuadernillos de ausentes y entrega al
encargado de la compañía contratada
Recuerde que la seguridad de las pruebas es una prioridad durante el desarrollo de la aplicación. Por esta razón, los cuadernillos de
ausentes no deben permanecer en los salones de examen; los coordinadores deben recogerlos 30 minutos después de iniciada cada
sesión.
Luego, en su oficina y en presencia del encargado de la compañía contratada:
4
No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc.
Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la
inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz.
• Reciba de los coordinadores los cuadernillos de ausentes; cuéntelos
y relacione la cantidad por salón en el Formato recolección de
cuadernillos de ausentes.
• Ordene los paquetes de cuadernillos de ausentes, de acuerdo a la
nomenclatura de los salones, y consérvelos por salón.
• Abra cada cuadernillo y retire la hoja de respuestas.
• Cuente el número de hojas de respuestas desempacadas y la cantidad
de cuadernillos; si los totales no coinciden, revise nuevamente los
cuadernillos y localice la hoja de respuestas faltante.
• Solicite al encargado de la compañía contratada contar este material.
A continuación:
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
• Coloque, encima y debajo del paquete de hojas de respuestas, los
cartones entregados por la compañía contratada; guárdelas en una bolsa plástica. Asegure este paquete con bandas de caucho si
el paquete es grande; de lo contrario, asegure el paquete con cinta pegante.
• Entregue los cuadernillos y las hojas de respuestas al encargado de la compañía contratada, para que guarde este material en la
tula de seguridad y la selle.
• Relacione el número del sello en el Formato de recolección de cuadernillos de ausentes y solicite al encargado de la compañía
contratada que le firme el recibo.
A partir de este momento, los cuadernillos de ausentes quedan en custodia del encargado de la compañía contratada.
8.
Reporte de ausentes
Reporte al Coordinador de nodo el total de examinandos ausentes, por
programa y por sesión. Esta información debe consolidarla y suministrarla
a la hora que le fue informada en la reunión previa.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
9.
Formato de ubicación
Este formato ha sido diseñado para consignar información básica para
los controles que realiza el ICFES, durante y después de la aplicación;
su diligenciamiento está a cargo del Coordinador de salones. En los
sitios donde no hay Coordinador de salones esta actividad la realiza el
Coordinador de sitio.
En cada sesión de examen, usted debe revisar que esté correctamente
diligenciado y consignada la siguiente información:
• Identificación de la institución.
• Nomenclatura de los salones.
• Hora de iniciación y terminación de cada sesión.
• Cantidad de examinandos ausentes.
• Ubicación de los examinandos en cada salón de examen.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc.
Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la
inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz.
5
10.
Corrección de nombres y/o documentos de identidad
Tenga en cuenta que:
• La corrección de nombre y/o apellido obedece a los errores cometidos por los usuarios en el proceso de registro y que el
cambio se refiere a la modificación o adición de nombres y/o apellidos, mediante escritura pública o sentencia de juzgado.
• Sólo debe reportar las correcciones o cambios de quienes se registraron de manera ¨INDIVIDUAL¨. Los estudiantes
informan estas novedades a través de las instituciones educativas donde están matriculados.
Con el fin de garantizar que los usuarios puedan hacer uso de sus resultados con los datos personales correctos, los jefes de salón
deben realizar la verificación de nombres y documento de identidad cuando realizan el proceso de identificación. Posteriormente, los
coordinadores de salones o el Coordinador de sitio recogen esta información.
Tenga en cuenta lo siguiente:
• Una hora después de iniciada la aplicación, entregue el Formato de
corrección de datos (ANEXO 6) a los coordinadores, en el orden en
que les asignó los salones.
• Solicite su diligenciamiento de acuerdo con las instrucciones que
aparecen en este formato. Recomiende su elaboración con letra clara,
lo cual facilitará posteriormente su digitación.
• Cuando un coordinador finalice esta tarea, entregue el formato al
siguiente coordinador para continuar relacionando las novedades.
• Solicite el formato diligenciado al finalizar la primera sesión o
comenzando la segunda, con el fin de revisar la información que
consignaron los coordinadores y corregir, si es del caso.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
Recuerde que esta información la debe ingresar posteriormente, junto
con su informe, en el sitio web www.icfesinteractivo.gov.co/aplicacion
11.
Control de copia
Como Delegado usted debe ejercer estrecha vigilancia para eliminar,
desalentar y/o detectar posibles fraudes o intentos de copia. Si detecta
alguna situación de las mencionadas, avise de inmediato al Coordinador
de nodo.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
6
No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc.
Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la
inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz.
12.
Recibo del material de examen a los coordinadores de salones
Tenga en cuenta lo siguiente:
• Solicite al encargado de la compañía contratada la tula que contiene
los cuadernillos y las hojas de respuestas de ausentes. Confronte el
número del sello de la tula con el que aparece en el Formato recolección
de cuadernillos de ausentes.
• Retire el paquete que contiene las hojas de respuestas y los cuadernillos
de ausentes, ubíquelos en el sitio donde recibirá y contará el material
de examen.
• Reciba de los coordinadores el material de examen de los salones
que van finalizando la sesión. Lleve el control de los salones que va
recibiendo en el Formato “Distribución de frecuencias”.
• Verifique con el Acta de sesión si el salón que está recibiendo tiene
cuadernillos de ausentes; si los tiene, colóquelos encima de los
presentes y asegure nuevamente el paquete con las bandas de caucho.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
• Cuente el paquete de cuadernillos y confirme esta información con lo consignado en el Acta de sesión.
• Entregue el paquete de cuadernillos al encargado de la compañía contratada para que los cuente y empaque en las tulas de
seguridad.
• Cuente las hojas de respuestas de cada salón, la cantidad debe corresponder a los presentes consignados en el Acta de sesión.
• Verifique que el encargado de la compañía contratada cuente las hojas de respuestas de cada salon.
• Deje las hojas de respuestas en las bolsas plásticas, acompañadas del Acta de sesión.
• Revise el Formato “Distribución de frecuencias” donde registró lo recibido. Confirme que recibió la totalidad de cuadernillos y de
hojas de respuestas correspondientes a los salones asignados a cada Coordinador de salones.
Recuerde que en la última sesión los coordinadores de salones deben entregar:
• Listados de registro de asistencia e identificación (ANEXO 4) debidamente organizados.
• Informe del Coordinador de salones y Formato de ubicación.
• Formatos de evaluación de los jefes de salón.
Tenga en cuenta que por ningún motivo debe quedar en el sitio o en las manos de un examinando material de examen. Si
esto llega a suceder, usted como representante del ICFES será el directo responsable de las consecuencias que tal situación pueda
acarrearle al ICFES y, por ende, al examinando.
No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc.
Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la
inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz.
7
PROCEDIMIENTOS DESPUÉS DE LA APLICACIÓN
13.
Organización de las hojas de respuestas
Las hojas de respuestas son la razón de ser del examen, de ellas depende
el procesamiento de los resultados de cada uno de los usuarios. Por esto,
todas deben ir empacadas en la tula identificada para hojas de respuestas,
organizadas de acuerdo con las siguientes instrucciones:
• Ordene los paquetes de hojas de respuestas según la nomenclatura
de los salones.
• Saque las hojas de respuestas de cada paquete.
• Organice en un solo paquete las hojas de respuestas de presentes.
Control:
• Organice otro paquete con las actas de sesión.
1a. Sesión
• Ubique encima de las hojas de respuestas de presentes el paquete de
hojas de respuestas de ausentes.
2a. Sesión
• Coloque encima de las hojas de respuestas de presentes y ausentes,
el paquete que contiene las hojas de respuestas correspondiente a
casos especiales.
• Coloque encima y debajo del paquete de hojas de respuestas de presentes, ausentes y casos especiales, los cartones entregados
por la compañía contratada y asegure el paquete con bandas de caucho.
• Proteja el paquete de hojas de respuestas con la bolsa plástica que el ICFES le entregó.
• Coloque las actas de sesión en una bolsa plástica y déjela encima del paquete de hojas de respuestas.
• Incluya este material en la tula identificada para hojas de respuestas y solicite al encargado de la compañía contratada que la selle.
• En la última sesión incluya, además, los listados de registro de asistencia e identificación debidamente organizados.
Tenga presente que:
• El ICFES no autoriza recibir ninguna hoja de respuestas que haya salido del salón y por ningún motivo repetirá el examen.
• El ICFES no autoriza empacar hojas de respuestas en sesión de examen diferente a la que se está realizando.
14.
Entrega del material de examen a la compañía contratada
Tenga en cuenta lo siguiente:
• Verifique que el encargado de la compañía contratada haya empacado los
cuadernillos en las tulas de seguridad (recuerde que previamente él los
contó).
• Revise que los sellos de seguridad puestos en cada tula queden
correctamente cerrados.
• Supervise que la tula que contiene las hojas de respuestas de presentes
y ausentes y las Actas de sesión esté debidamente sellada. En la última
sesión revise que estén incluidos los listados de registro de asistencia e
identificación (ANEXO 4).
• Relacione en el Recibo de entrega y recolección de material, la información
correspondiente a la devolución de este material, así:
8
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc.
Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la
inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz.
- Cantidad de tulas devueltas, incluyendo la tula de hojas de respuestas.
- Cantidad de cuadernillos devueltos.
- Cantidad de hojas de respuestas devueltas.
- Número del sello de la tula de hojas de respuestas.
- Número de los sellos de las tulas de los cuadernillos.
- Nombre del Delegado que devuelve.
- Firma del Delegado que devuelve.
- Nombre de quien recibe por parte de la compañía contratada.
- Firma de quien recibe por parte de la compañía contratada.
Conserve una copia del Recibo de entrega y recolección de material y entregue la otra
al encargado de la compañía contratada.
15.
Informe sobre la organización y desarrollo de la aplicación
Al finalizar todas las actividades:
• Solicite al Coordinador de sitio el informe sobre la organización y
desarrollo de la aplicación, debidamente diligenciado y firmado.
• En caso de requerirlo, solicite la firma del cumplido de comisión.
Recuerde: los delegados y dactiloscopistas que aplican en municipios
diferentes al de la sede de nodo deben presentar cumplido de comisión,
con el fin de legalizar los viáticos que se les canceló.
16.
Informe del Delegado
Tenga en cuenta que debe ingresar por internet y entregar en físico los siguientes informes:
• Informe del Delegado con el registro de las novedades presentadas durante la aplicación, elaborado de manera clara y precisa
(general y específico). Recuerde que el sistema le genera un número de transacción por cada informe, estos números debe
relacionarlos en cada informe, general y específico, o imprimirlos.
• Correcciones de datos de las personas que se registraron
individualmente.
La dirección dispuesta para el ingreso de estos informes es
www.icfesinteractivo.gov.co/aplicacion
No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc.
Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la
inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz.
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17.
Entrega de los documentos soportes
Para los procesos posteriores es fundamental que usted entregue, junto
con su informe, los siguientes documentos:
• Formatos
- Preguntas dudosas.
- Listado de corrección de datos.
- Reporte de la visita a la planta física.
- Formato de ubicación.
• Recibos de la compañía contratada
- Entrega y recolección de material.
- Recolección de cuadernillos de ausentes.
- Control de horario de entrega y recepción de material de examen.
- Entrega de los kit de dactiloscopistas y los tiflológicos. Recuerde que finalizada la última sesión del examen usted debe entregarle
al encargado de la compañía contratada los kit en mención.
• Material para dactiloscopia
- Actas de examinandos que no presentaron documento de identidad válido.
- Impresión decadactilar para confrontación con la Registraduría.
- Actas de anulación.
• Informes de
- Coordinadores de salones.
- Delegado, general escrito y número de transacción.
- Delegado, específico escrito y número de transacción.
- Organización y desarrollo de la aplicación por parte del Coordinador de sitio.
10
No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc.
Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la
inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz.
MANEJO DE CASOS ESPECIALES
18.
Manejo de hojas de respuestas cuando no corresponden al
examinando
Este caso se puede presentar por:
• Error en la entrega del material de examen. Cuando el Jefe de
salón entrega al examinando el cuadernillo de otra persona. Tenga
en cuenta lo siguiente:
- Confirme que se trata de una mala entrega del material de
examen.
- Entregue al examinando el material que le corresponde.
- Si el error se detecta avanzada la sesión, el examinando
puede continuar contestando el examen en la hoja que no le
corresponde, teniendo en cuenta la letra del cuadernillo.
- Dé el tratamiento especial a la hoja de respuestas, el cual se
detalla más adelante.
- En el Acta de sesión y en su informe,
reporte los siguientes datos:
* Nombre completo, número del documento de identidad y
número de registro a quien pertenecía la hoja de respuestas.
* Nombre completo, número del documento de identidad, número de registro y número del cuadernillo del usuario que
utilizó la hoja de respuestas.
• Error de empaque. Cuando no hay coincidencia entre el número y letra del cuadernillo y el número y letra impreso en la hoja
de respuestas y, por consiguiente, tampoco en los apellidos y nombres correspondiente a ese examinando. Proceda así:
- Busque, en el listado alfabético de citados por sitio, el nombre del examinando que aparece en la hoja de respuestas mal
empacada.
- Si lo encuentra, haga el intercambio de hojas de respuestas. Registre las anotaciones respectivas en el Acta de sesión y en el
informe del Delegado.
- Si en su sitio no aparece citado el examinando cuyo nombre figura en la hoja de respuestas mal empacada, el examinando
puede contestar en la hoja que no le corresponde, teniendo en cuenta la letra del cuadernillo.
- Dé el tratamiento especial a la hoja de respuestas, el cual se detalla más adelante.
- En el Acta de sesión y en su informe, reporte los siguientes datos:
* Nombre completo, número del documento de identidad y número de registro a quien pertenecía la hoja de respuestas.
* Nombre completo, número del documento de identidad, número de registro y número del cuadernillo del usuario que
utilizó la hoja de respuestas.
Mantenga informado al Coordinador de nodo cuando se le presente este tipo de novedades.
Tratamiento especial para hojas de respuestas cuando no corresponden al examinando
Proceda así:
• Trace dos líneas horizontales con lápiz negro sobre la
codificación binaria de la hoja de respuestas (parte superior)
y en las marcas negras que aparecen en el borde inferior
(timming-marks).
• Trace una línea con bolígrafo negro en los apellidos y
nombres, número de registro y número de cuadernillo de
la hoja de respuestas y escriba los del examinando que la va a
utilizar, sin olvidar anotar el número del cuadernillo.
No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc.
Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la
inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz.
11
19.
Motivos de anulación del examen
(Consultar Resolución 092 de febrero 22 de 2008 Art. 6° y 8°)
La anulación de un examen tiene graves consecuencias para el examinando. Asegúrese que la decisión de anulación esté bien
fundamentada e informe al Coordinador de nodo, preferiblemente antes de tomar la decisión.
Los exámenes pueden ser anulados en los siguientes casos:
• Durante el examen por:
- Intento de fraude o fraude.
- Intento de copia o copia.
- Sustracción del material de examen.
- Suplantación de persona.
- Desacato a las normas.
- Resolución 092 Art. 6
• Cuando se presenta una ANULACIÓN DURANTE EL EXAMEN, usted debe proceder así:
- En la hoja de respuestas utilizada por el examinando a quien se le
anuló el examen, escriba en la parte superior la palabra ANULADO
con bolígrafo de tinta roja.
- Trace dos líneas horizontales con lápiz negro sobre la codificación
binaria de la hoja de respuestas (parte superior) y en las marcas
negras que aparecen en el borde inferior de la hoja (timmingmarks).
- Diligencie el Acta de anulación, verificando que el hecho
haya quedado registrado de manera clara. Anexe los
documentos soporte y hágala firmar por el examinando, el
Dactiloscopista, el Coordinador del salón y el Jefe de salón, como
constancia del hecho.
- Informe al Coordinador de salones y al Jefe de salón,
correspondientes al salón donde se anuló el examen, que el
hecho debe quedar registrado en sus respectivos informes, de
manera clara y precisa.
- Haga las anotaciones en el Listado de registro de asistencia e identificación (ANEXO 4) y en el Informe del Delegado.
• Después del examen por:
- Multimarca, si mediante los controles de calificación se comprueba que el examinando intentó hacer fraude.
- Suplantación, si en la confrontación dactilar realizada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, se informa que hubo
suplantación en algún caso pendiente de identificación.
El ICFES realizará todo el proceso posterior de anulación del examen e informará al examinando.
ADVERTENCIA: si se comprueba suplantación de un inscrito en la aplicación de los exámenes que realiza el ICFES, el examen
será anulado y el hecho se denunciará ante las autoridades competentes.
Al respecto, conviene tener presente la Ley 599 de 2000 que en su Artículo 296 establece “… Falsedad personal. El que con el
fin de obtener un provecho para sí o para otro, o causar daño, o sustituya o suplante una persona o se atribuya nombre, edad,
estado civil, o calidad que pueda tener efectos jurídicos incurrirá en multa, siempre que la conducta no constituya otro delito…”.
En las anulaciones por otros motivos, según la naturaleza del fraude, se denunciará también ante las autoridades competentes.
20.
Manejo de pérdida de cuadernillos
No se puede establecer un procedimiento único, debido a que cada caso se presenta en condiciones diferentes. Por tanto, aquí encuentra
algunas sugerencias que le pueden ayudar en un momento dado:
12
No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc.
Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la
inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz.
• Asuma una actitud serena y tranquila, así podrá obrar con más exactitud y
rapidez; no pierda el control.
• Informe inmediatamente a la portería para que nadie salga del sitio de
aplicación.
• Compruebe que efectivamente el cuadernillo se extravió.
• Informe al Coordinador de nodo sobre la pérdida del cuadernillo.
• Hable en privado con el Jefe de salón del aula en que se perdió el
cuadernillo.
• Hable en privado con el Coordinador de salones a cargo del salón donde
se perdió el cuadernillo.
• Si las versiones no coinciden, hable con los dos al mismo tiempo y trate
de clarificar la situación.
• Si detecta que el cuadernillo se lo llevó el usuario que lo estaba utilizando:
- Ubique la dirección del usuario con la ayuda del Listado alfabético de
citados por sitio. Se le recomienda no llamar por teléfono, pues lo puede poner en aviso.
- Solicite ayuda al Coordinador de nodo, con el fin de que se desplace para recuperar el cuadernillo.
- Cuando hable con el usuario que se llevó el cuadernillo:
* Averigüe qué hizo desde que salió del sitio de aplicación; indague si hubo posibilidad de haberlo fotocopiado.
* Averigüe por qué no lo entregó, con el fin de establecer la responsabilidad y tomar una decisión de anulación del examen.
* Infórmele que el cuadernillo se considera un documento confidencial, de uso exclusivo del Estado, por lo cual el hecho se
denunciará ante la autoridad competente.
- Consulte con el Coordinador de nodo la determinación de anular el examen.
• Si se detecta que el cuadernillo no se lo llevó el usuario que lo utilizó, proceda así:
- Llame de manera individual a los examinandos que presentaron el examen, en el salón donde se perdió el cuadernillo.
- Explique a cada uno la importancia de colaborar para que el cuadernillo aparezca y la gravedad y consecuencias de la pérdida
definitiva.
- Infórmeles que el cuadernillo se considera documento confidencial, de uso exclusivo del Estado, por lo cual el hecho se
denunciará ante la autoridad competente.
- De acuerdo con la investigación que se adelante, consulte con el Coordinador de nodo la determinación de anular el examen.
El ICFES agradece su apoyo
dedicación y compromiso en la aplicación de las pruebas.
No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc.
Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la
inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz.
13
Anexos
Anexo 1
AUXILIAR
COORDINADOR DE SEGURIDAD
NOMBRE
NOMBRE
SITIO
SITIO
CIUDAD
DEPARTAMENTO
CIUDAD
COORDINADOR DE SALONES
NOMBRE
DEPARTAMENTO
COORDINADOR DE SITIO
NOMBRE
SITIO
SITIO
CIUDAD
DEPARTAMENTO
CIUDAD
SALONES
DACTILOSCOPISTA
JEFE DE SALÓN
NOMBRE
NOMBRE
SITIO
SITIO
CIUDAD
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
CIUDAD
DEPARTAMENTO
Anexo 2
Salón
Anexo 3
Página: 282
ICFES
LISTADO PARA PUERTA DE SALÓN
EXAMEN DE ESTADO
Ciudad:
Sitio:
Dirección:
Salón: Salón 001
CARTAGO
COLEGIO NACIONAL ACADÉMICO (10-001) 76147002
CARRERA 11 CALLES 14 Y 15
ORDEN
No. REGISTRO
1
AC200810001511
CARMONA SOTO DORA PATRICIA
APELLIDOS Y NOMBRES
CC 29158068
DOC. IDENTIDAD
2
AC200810046649
RIVERA AMORTEGUI DIANA YINETH
TI 91092953153
3
AC200810042028
QUINTERO NORA ISABEL
CC 31427280
4
AC200810047803
ZAPATA LUIS ENRRIQUE
CC 14884343
5
AC200810011916
GALLEGO GIRALDO CAROLINA
CC 1112751444
6
AC200810003632
MITUNEVICIUTE SIMONA
RE 549512
7
AC200810013532
SALAZAR CANDELA CARLOS EDUARDO
CC 1112769355
8
AC200810002071
AGUDELO YEPES JUAN CARLOS
CC 94262662
.
No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc.
Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la
inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz.
Anexos
Anexo 4
Página: 1001
ICFES
REGISTRO DE ASISTENCIA E IDENTIFICACIÓN
EXAMEN DE ESTADO
Ciudad:
Sitio:
Dirección:
ESPACIO PARA
CONFRONTACIÓN
DACTILAR
Salón: Salón 001
CARTAGO
COLEGIO NACIONAL ACADÉMICO (10-001) 76147002
CARRERA 11 CALLES 14 Y 15
No.
No. DE
APELLIDOS Y NOMBRE
ORDEN REGISTRO
DOCUMENTO IDENTIDAD
SESIÓN 2
CARMONA SOTO DORA PATRICIA
1
0001511
Cédula Ciudadanía 29158068
Egresado
No. Cuadernillos: E005238
No. Cuadernillos: I004007
No. Cuadernillos: F005236
No. Cuadernillos: I004008
No. Cuadernillos: G005234
No. Cuadernillos: I004573
RIVERO AMORTEGUI DIANA YINETH
2
0046649
Cédula Ciudadanía 91092953152
Egresado
CARMONA SOTO DORA PATRICIA
3
0042028
Cédula Ciudadanía 31427280
Egresado
Anexo 5
Página: 1
ICFES
LISTADO DE ASIGNACIÓN DE CUADERNILLOS **BIBLIA**
EXAMEN DE ESTADO
Ciudad:
MEDELLIN (05001)
Sitio:
UNIVERSIDAD DE MEDELLIN BLOQUE 15 (10-002) 05001118
Dirección: CARRERA 87 No. 30 -65
SALÓN
Bloque 15 Salón 202
Bloque 15 Salón 203
SESIÓN
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
CUADERNILLOS
CANT.
A005460 al A005464
5
B005460 al B005464
5
C005460 al C005464
5
D005460 al D005464
5
E005460 al E005464
5
F005460 al F005464
5
G005460 al G005464
5
H005460 al B005464
5
A005460 al A005464
5
B005460 al B005464
5
C005460 al C005464
5
D005460 al D005464
5
E005460 al E005464
5
F005460 al F005464
5
G005460 al G005464
5
H005460 al B005464
5
Anexo 6
PRUEBAS
FIRMA
SOBRANTES
Formato de corrección de datos
Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación
NODO
PROGRAMA
CÓDIGO DEL SITIO
SITIO DE APLICACIÓN
CIUDAD
DEPARTAMENTO
DELEGADO
Señor Delegado
Previamente el Jefe de Salón ha destacado en el Listado de Registro de Asistencia e Identificación aquellos casos que ameritan modificación. Diligencie este formato así:
1. Escriba en las columnas de NUMERO DE REGISTRO y APELLIDOS Y NOMBRES los datos del examinado tomados como aparecen en el Listado de Registro de Asistencia e Identificación
2. Señale con una X en la columna respectiva de TIPO NOVEDAD, la corrección que va a efectuar.
3. Finalmente en la columna de NOVEDAD, escriba la corrección tomada directamente del Documento de Identidad.
Instrucciones:
•
exactamentecomo
comoaparecen
aparecenenenelelDocumento
DocumentodedeIdentidad.
Identidad.
• Modificación
Modificación de
de LETRAS
LETRAS en
en Apellidos
Apellidos yy Nombres.
Nombres. Escriba
Escriba los
los Apellidos
Apellidos yy Nombres
Nombres en
en la
la columna
columna NOVEDAD
Novedad exactamente
•
Soliciteal
alexaminado
examinadola
lafotocopia
fotocopia de
de la
la escritura
escritura pública
pública más
más el
el Registro
Registro Civil
Civil con
• Cambio
Cambio de
de NOMBRES
NOMBRES Y/O
Y/O APELLIDOS.
APELLIDOS Solicite
con nota
nota reciproca
reciprocayyfotocopia
fotocopiadel
delDocumento
Documentode
deIdentidad
Identidadrectificado.
rectificado.
•
Modificación de
en el
el Documento
Documento de
de Identidad.
Identidad.Escriba
Escribaelelnumero
númerode
deDocumento
Documentoen
enlalacolumna
columnaNOVEDAD
NOVEDAD
como
aparece
Documento
Identidad.
• Modificación
de NUMEROS
NUMEROS en
como
aparece
enen
el el
Documento
dede
Identidad.
•
CambiodedeDOCUMENTO
DOCUMENTO.
Escribaen
enlalacolumna
columnaNOVEDAD
NOVEDADelel
número
del
nuevo
Documento
Identidad,
indicando
a un
lado
su clase
(Tarjeta,
Cédula,
•Cambio
. Escriba
número
del
nuevo
Documento
dede
Identidad,
indicando
a un
lado
su clase
(Tarjeta,
Cédula,
etc.)etc.)
NÚMERO
DE REGISTRO:
AC201021457418
VG201024720501
APELLIDOS Y NOMBRES
Tipo Novedad
NOVEDAD
(Como figuran en el Listado de Asistencia e Identificación) Nombre Documento (Escríbala exactamente como aparece en el Documento de Identidad)
CARRILLO PEREZ JHOJANA
RUEDA VARGAS ANGEL
X
X
CARRILLO PEREZ JOHANNA
79.194.110
No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc.
Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la
inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz.