REUNIÓN DE COORDINACIÓN ACADÉMICA DE CENTROS

Servei de Gestió Acadèmica
Servicio de Gestión Académica
REUNIÓN DE COORDINACIÓN ACADÉMICA DE CENTROS
17 de noviembre de 2015
DATOS GENERALES:
Lugar: Sala de Reuniones. Edificio I Escuela Politécnica Superior
Hora inicio: 12.00
Hora final: 13.30
Asistentes: Facultades de Filosofía y Letras, Económicas, Ciencias, Derecho, Educación,
Ciencias de la Salud y Escuela Politécnica y Servicio de Gestión Académica (SGA)
ASUNTOS TRATADOS
1. Organización de futuras reuniones:
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•
Se organizarán reuniones mensuales, a celebrar en la segunda quincena del mes. El
SGA recogerá propuestas de temas a tratar en la primera quincena.
La siguiente reunión se celebrará en diciembre, antes de Navidad.
2. Campaña de matrícula 2015-16:
•
Valoración general muy positiva. Se recuerdan las siguientes incidencias para tratar
de evitarlas o mejorarlas en siguientes campañas.
• Problemas para introducir la cuenta corriente en algunos equipos. No se
consiguió encontrar la causa.
• Aviso en UACloud de que existían recibos pendientes de pago. Se comunicó al
Servicio de Informática y se eliminó.
• Atención telefónica: hay que recordar a la oficina de ifnormación cuál es el centro
responsable de la gestión en el caso de dobles titulaciones y que la mayoría de
los trámites están informados en la web del centro y no requieren
desplazamiento ni personarse en el centro.
• Envío de SMS de personas que no habían entregado el SEPA. Intentar coordinar
en lo posible con las tareas de introducción de datos en UXXI para evitar avisar a
quien sí lo ha entregado, pero no se ha podido registrar la entrega.
• En el formulario para permanecer en lista de espera (y también en otros
formatos) se utilizan términos distintos para referirse al mismo dato. Por ejemplo:
contraseña, clave. En algunos casos se estaba refiriendo a la referencia de
preinscripción. El SGA trasladará al Servicio de Informática la petición de usar la
misma terminología en las distintas plataformas para evitar confusiones.
•
Los centros quieren mantener las aulas de matrícula propias para futuras campañas.
•
Propuestas para futuras campañas de matrícula:
1.
2.
3.
Que la automatrícula gestione la anulación o el traspaso de matrícula en los
casos en que el estudiante ya esté matriculado en otro estudio en el mismo curso
académico (OCU).
En la carta de comunicación de admisión y clave a estudiantes, cuando éstos ya
tenían clave les indica que, en caso de no recordarla, deben acudir a su centro.
SGA se encargará de modificar los textos para que quede claro que deben acudir
al centro en el que se van a matricularse. Es decir, en el que se les ha aceptado.
Introducción de datos bancarios en automatrícula. Esta opción tiene como
ventaja principal que no requiere la intervención de informática en los procesos
de matrícula, cambiando formas de pago y que la parte económica de la
matrícula queda completada al validar, además de permitir la instalación de
personalizaciones que requieren que el vagón de formas de pago esté activo. El
mayor inconveniente es la posible ralentización del proceso ante problemas
técnicos al introducir la cuenta. El SGA lo planteará a OCU y se decidirá
finalmente en una próxima reunión cuando haya más información. Los datos
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17 de noviembre de 2015
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siempre se podrían insertar antes de la matrícula en UACloud y el documento
para firmar la orden de domiciliación (SEPA) debe ser el diseñado por la UA.
El SGA transmitirá al Servicio de Alumnado la petición de hacer obligatorio el
dato del mail de los estudiantes en los formularios de preinscripción.
3. Otros temas tratados en el turno abierto de palabra:
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•
•
Traslados de expediente: Hay un proyecto en la Cartera de Proyectos del 2016, por lo
que cuando se esté en fase de análisis habrá un grupo de trabajo con usuarios del
procedimiento en el que participarán los centros.
Estudiantes con varias causas de bloqueo de expediente. Intentar mejorar las
comunicaciones. Reciben varios mails (uno por bloqueo), pero como no los leen no lo
entienden.
Preinscripción de estudios de máster. Los centros manifiestan que los plazos son
muy largos y que ContinUA modifica los listados de admisión sin comunicárselo.
Actas sin firma. Se plantea el problema que supone tener un número tan elevado de
actas sin firma desde la implantación de la firma digital (a partir de la convocatoria C2
del curso 2012-13). El SGA ha informado a los centros y al equipo de gobierno de este
hecho para que tomen las medidas oportunas. Por parte del SGA se plantea la
medida de no seguir realizando cierres administrativos de las actas sin calificar o sin
firmar para no dar validez académica a un trabajo no realizado por los/las
responsables y que sea el equipo de gobierno el que tome la decisión de qué
acciones llevar a cabo en estos casos. También se informa de que hay un borrador de
modificación del procedimiento administrativo de gestión de actas siendo revisado
por el grupo de administradores delegados.
Puesta en marcha del plan de acreditación y capacitación docente en lenguas. Se
recuerda que todas las solicitudes se gestionarán desde la Unidad de Lenguas. Como
puede haber solicitudes en trámite por los centros, o darse el caso de que un
estudiante tenga dos solicitudes (al Grado y al M029) es necesario que el centro
contacte con el estudiante para darle instrucciones.
Se propone que se programe el envío centralizado de un mail/aviso al profesorado
responsable de calificar un acta cada vez que se abra una convocatoria. El SGA lo
planteará al Servicio de informática.
Se informa de que el documento de Desarrollos Propios de UXXI para comunicar la
resolución de Reconocimientos de créditos ya recoge las peticiones en estado=G
(pendiente de pago), incluyendo un párrafo para informar de que es necesario el
pago para la validez académica de los reconocimientos, en los casos en que
corresponda.
Se propone buscar algún sistema para que los documentos entregados en el proceso
de preinscripción no tengan que volver a pedirse al alumnado. El SGA lo trasladará a
los servicios de alumnado y de informática.
Alicante, 26 de noviembre de 2015
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