EL OPERADOR PROFESIONAL OPC. Gestión de

EL OPERADOR PROFESIONAL
OPC.
Gestión de Congresos
13 de Febrero 2012
Contenido
EL OPC.
Planificación del Pre-congreso.
Clases de recuperación.
Primer parcial.
El banquete de Josefina. Prox. Clase.
Primer Parcial.
Minuta 003, congreso.
Definimos un OPC (Organizador
Profesional de Congresos) como aquella
empresa que tiene, como objetivos y fines,
las funciones de consultoría, planificación,
organización, dirección y control de
congresos, ferias, convenciones y otros
eventos de naturaleza análoga. También,
se encarga de cualquier otra actividad que,
profesionalmente, requiera el congreso,
pudiéndolas llevar a cabo directamente o
subcontratándolas a terceras personas o
sociedades.
OPC
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Tras la planificación del congreso viene la etapa
operativa. El primer paso de esta es la contratación
del Operador profesional de congresos.
Esta puede darse tomando en cuenta los siguientes
factores: Petición de ofertas a empresas conocidas;
Solicitando al Convention Bureau; Un concurso a
través de un pliego de condiciones.
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Pliego de condiciones
Es el documento que marca las pautas a seguir
para concursar en la adjudicación de un Congreso.
Se debe de optar por:
Solicitud de un presupuesto.
Solicitar cotización una oferta global por un
importe fijo.
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El presupuesto
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Representa la valoración económica del evento.
Debe de presentar la información de dos maneras:
Detallada: Desglosando todas y cada una de las
partidas que componen los gastos, diferenciando
los fijos y los de carácter general.
Global: Reflejará la relación total de ingresos y la
relación total de gastos. Su diferencia indica el
saldo para el organizador.
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Servicios que cubre la organización
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Imagen: Creación del logotipo y slogan.
Imprenta: Impresiones de papelería, formularios de
inscripción, programa de la actividad oficial, Cd Room,
carteles y pancartas.
Sede del Congreso.
Medios audiovisuales. (Pantallas, sonido, luces, entre otros.)
Traducción simultánea.
Edecanes.
Ornamentación y señalización.
Seguros (Seguridad, Seguro del Congreso, Seguro del
congresista).
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Servicios Personales
Alojamiento.
Traslados de aeropuerto.
Traslados entre distintos hoteles y la sede.
Catering
Cena de gala.
Obsequios a ponentes y congresistas.
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Presentación del Presupuesto
Debe de ser abierto a modificaciones.
Claro
Susceptible de adaptación a costes netos y brutos.
Dinámico, que permite adicionar nuevos servicios.
Distinguirá claramente los gastos generales y los
gastos personales.
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Contrato
Una vez aceptado el presupuesto, se adjunta al
contrato.
Contiene la fecha prevista del evento.
Cada empresa debe de velar porque sus intereses
queden cubiertos.
Detallar precios, depósitos, forma de pago.
Indemnización en caso de incumplimiento.
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EL Precongreso
13 de Febrero 2012
El Precongreso
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Se agrupan en seis grandes bloques, cada uno con
sus propios contenidos, proceso y plazos de
preparación:
Anuncio y Distribución del programa.
Gestión y proceso de inscripciones.
Gestión y proceso de ponencias.
Reserva de los servicios.
Gestión de tesorería.
Preparación y edición de la documentación.
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Anuncio y distribución del programa
Mailing tradicional.
Página web del congreso. Esta debe de estar
operativa desde el inicio de la difusión, estar bien
diseñada, aportar información y proveedores de
servicios, así como los patrocinadores. Ser soporte
promocional y medio de transcripción de ponencias
y conclusiones.
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El primer anuncio
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El objetivo es realizar una comunicación masiva, notas
de prensa a medios, y diarios del territorio, dirigido a
posibles asistentes. Este primer anuncio debe de incluir:
Imagen del congreso: Nombre, logotipo y slogan.
Sede del congreso.
Nombre del organizador.
Objetivos
Sipnosis de patrocinadores.
Fecha en la que de enviará el programa preliminar.
Información de contacto.
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Programa Preliminar
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Es el segundo anuncio del Congreso, con información actualizada y amplia.
Debe de incorporarse a la pagina web. Debe de incluir:
Comité Organizador, de honor y patrocinadores.
Personalidades cuya presencia esta prevista.
Temas de las distintas sesiones.
Condiciones de participación.
Viaje internacional, nacional.
Dirección postal y electrónica del congreso.
Planificación de tours de precongreso y post congreso.
Estructura del programa científico.
Cuadro de horario tentativo.
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Anuncio Final
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Se distribuirá al mismo mailing, y a los que se registren
al congreso. Debe de incluir:
Bienvenida del presidente del Congreso.
Recordatorio del proceso de inscripción y cuotas.
Programa completo.
Lugar y horario de entrega de documentación.
Emplazamiento de la Secretaría técnica, teléfonos y
horarios.
Dirección y contactos de la sede del congreso.
Información sobre el tipo de vestimenta.
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Gestión y proceso de inscripciones
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Se deben de diseñar formularios que contengan:
Datos personales.
Tipos de cuota de inscripción.
Servicios incluidos en la cuota.
Normas sobre anulación de inscripción.
Selección de hoteles para alojamiento.
Traslados.
Actos sociales (Visitas, cenas, etc).
Forma de pago y dirección electrónica del comité de inscripción.
Actualmente existen softwares que eficientizan el proceso de inscripción y
de registro.
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Tesorería
Se realiza la apertura de una cuenta bancaria de
uso exclusivo del evento.
Se ingresan las cantidades provenientes de los
patrocinios, cuotas de inscripción, donaciones,
El comité organizador debe de estar enterado de
los movimientos y saldo de la cuenta.
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Reserva y contratación de servicios
Todo debe de redactarse por escrito: solicitudes y
peticiones.
Depósitos: El bloqueo de sede y hoteles requiere
del mismo.
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Catering y restauración
Elección de menu de coffee breaks, y almuerzos.
El almuerzo puede ser en la sede. En congresos muy
grandes de ofrecen packed lunches. De igual
formas hay recintos que poseen cafeterías y food
courts.
La cena de gala se realiza el día previo a la
finalización del congreso.
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Catering y restauración
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La planificación de la cena incluye:
Elección de menú y vinos.
Montaje de las mesas y colocación de los comensales.
Ornamentación de mesas y sillas.
Necesidades de megafonía (Musica ambiental)
Invitaciones
Tipo de vestimenta.
Se espera un 75%-85% de asistencia de los congresistas
inscritos. Si el congresista lo paga, se espera un 35% de
asistencia.
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Tours precongreso, post y traslados
Son obligatorios en congresos internacionales.
Estas excursiones suelen durar de 3 a 4
Incluyen desde deportes hasta excursiones
conocer los alrededores.
Se deben de fijar horarios de recogida
regreso tras el congreso. De igual forma se
de ofrecer medios alternativos de transporte.
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días.
para
y el
debe
Programa de acompañantes
Es común en los congresos científicos.
Orientados a acompañantes, esposas y/o esposos.
Ofrecen alternativas interesantes de carácter
cultural y social.
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Salas de reuniones
Teatro: Butacas y/o sillas dispuestas en filas.
Escuela: Sillas colocadas detrás de una mesa.
Mesa redonda o imperial: Sillas alrededor de una
mesa.
Mesa en U: Tres tableros colocados en forma de U,
dejando abierto el frontal presidencial.
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Sala de prensa
Es importante la cobertura del congreso por los
medios de comunicación. Por esto es importante la
reservación de una sala para entrevistas, ruedas de
prensa y grabación de radio y televisión.
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Audiovisuales y Comunicaciones
Se deben de reservar estos equipos a través de
empresas especializadas:
Megafonía
Retroproyección
Proyección de diapositivas
Pantallas plasma
Grabación de audio, video y transmisión por
internet.
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Señalización y cartelería
Se debe de realizar un diseño acorde con la
imagen del Congreso.
Se reproducen pancartas que anuncien el evento.
Los carteles son importantes para indicar las salas y
las ponencias.
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Edecanes
Un edecan en cada puerta de entrada a las salas.
Dentro de cada sala para las sesiones.
Registro de congresistas.
Puesto de información.
Para un congreso de 1000 personas de requieren
de 30 a 40 congresistas.
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Difusión
Ruedas de prensa.
Notas de prensa
Material informativo.
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Documentación de congresistas y ponentes
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Debe de estar lista 15 días antes y debe de constar de
los elementos que se exponen a continuación:
Programa Oficial: Bienvenida del Presidente, Comité de
Honor, Comité Organizador, Horario completo,
Programa científico y social, Patrocinadores y dirección
de contacto.
Credenciales
Resguardos de cafés , almuerzos o cenas.
Listado de participantes.
Guías turísticas de la ciudad.
Cartera, obsequios y otros.
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Muchas Gracias!!!