220-003200

OFICIO 220-003200 DEL 21 DE ENERO DE 2015
ASUNTO: CONSERVACIÓN DE LIBROS PAPELES DEL COMERCIANTE DE
SOCIEDADES EN LIQUIDACIÓN.
Me refiero a su escrito radicado con el número 2014-536786, mediante la cual
formula algunas inquietudes relacionadas con las sociedades en liquidación, que
plantea de la siguiente manera:
“Fundamentos:
Existen varias normas dispersas relacionadas con la conservación y posterior
destrucción de los documentos de los comerciantes y de las sociedades
comerciales.
Actualmente se encuentra vigente el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, que
derogó tácitamente el art. 60 del Código de Comercio y parcialmente el artículo
134 del Decreto 2649 de 1993. Este último consagra el siguiente aparte, que al
parecer continua vigente:
"El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles
por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta
final de liquidación."
Igualmente encontré la Circular Externa 115-000006 de 23-12-2010 expedida por
esa Superintendencia, que consagra lo siguiente
10. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS
El artículo 134 del Decreto 2649 de 1993 señala que los entes económicos deben
conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro
de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la
correspondencia relacionada con sus operaciones. Agrega que el liquidador de las
sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de
cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
INQUIETUDES
Con fundamento en todo lo anterior, tengo las siguientes inquietudes:
1. ¿Las normas arriba transcritas se encuentran actualmente vigentes?
2. De acuerdo con la respuesta anterior, ¿se puede entender que esta es una
norma especial para el caso de sociedades en liquidación y que, por lo tanto, una
vez se apruebe la cuenta final de liquidación, sólo se debe garantizar la
conservación de los documentos de la Compañía por 5 años, o deben tenerse en
cuenta otras normas con términos diferentes, bien sea comerciales, tributarias o
laborales?
Para los fines de su inquietud, basta remitirse a los apartes pertinentes del oficio
220-034917 del 2 de junio de 2006, en el que este Despacho se ocupó del tema:
“(…
Con posterioridad la Ley 962 de 2005, en relación con la racionalización de la
conservación de libros y papeles de comercio, a través del artículo 28 dispuso
que:
“Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de
diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su
conservación en papel o cualquier medio técnico, magnético o electrónico que
garantice su reproducción exacta” (subrayado fuera de texto) “
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que
legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas
especiales.” ( La negrilla no es del texto).
Adicionalmente, el artículo 86 de la misma Ley 962 dispuso que:
La presente Ley rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le
sean contrarias. (se subraya)
De lo expuesto se desprende que por virtud del artículo 28 de la Ley 962 de 2005,
fue derogado el artículo 60 del código citado y con éste el artículo 134 del Decreto
2649 de 1993, en la medida en que se modificó entre otros el término durante el
cual el comerciante debe conservar su información comercial y contable,
reduciendo éste de veinte a diez años, con la posibilidad de utilizar para el efecto a
elección del comerciante su conservación en papel o en cualquier medio técnico o
electrónico que garantice su reproducción.
En igual sentido la Superintendencia de Industria y Comercio, al analizar las
consecuencias derivadas de la mencionada ley, manifestó a través del Concepto
05054043 del 12 de octubre de 2005, lo siguiente:
“…a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con
lo señalado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del
comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez (10) años
contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante,
pudiéndose utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en
papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su
reproducción exacta.
Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico
para la conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos
establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no será
necesaria la conservación física (en papel) de los libros y papeles del comerciante.
En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y
papeles, a través del citado medio electrónico, el comerciante está en posibilidad
de destruir directamente dichos documentos, encontrándose obligado,
únicamente, a conservarlos por un período de diez (10) años en el medio
electrónico en el que se hubieren reproducido.” (subraya fuera del texto)
En este orden de ideas y concretamente ante la inquietud planteada sobre la
aplicación de la ley varias veces citada, tratándose de documentos generados con
anterioridad a su entrada en vigencia, viene al caso remitirse a las
consideraciones que en su oportunidad expuso el Despacho en el oficio
inicialmente citado, cuando acerca de la posibilidad de despojarse desde ya de
toda información superior a diez años, precisó:
“…En tal virtud, la obligación legal de conservar los libros y papeles se redujo a los
diez años, de tal manera que a partir de la entrada en vigencia de la referida ley ya
no es preciso mantener la información contable, por más de diez años contados a
partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, de tal forma que
sería lícito la destrucción de aquellos libros, que contengan información más allá
de los indicados diez años...”
En el mismo sentido, mediante 220-083021 del 01 de Julio de 2013, este
Despacho expresó:
“…con ocasión de la expedición y entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005,
específicamente su artículo 28, cesó la obligación legal contenida en el artículo 60
del Código de Comercio que imponía la necesidad de conservar
permanentemente la documentación social, aun cuando con la posibilidad de que
después de los diez años, se acudiera a un medio técnico adecuado que
garantizara su reproducción exacta en relación con el cual se cumplieran los
demás requisitos que contemplaba la norma…”
“(…)
Por otra parte, no sobra hacer mención acerca de la posibilidad que la actual
normatividad, específicamente el Decreto 805 del 24 de abril de 2013 (que
modifica el artículo 56 del Código de Comercio) brinda al comerciante de llevar los
libros de comercio en forma electrónica, incluso, prevé la posibilidad de que las
cámaras de comercio presten el servicio de archivo y custodia de los libros de
comercio que se lleven en dicho medio.
Conforme a lo expuesto, es claro que la derogatoria del artículo 134 del Decreto
2646 de 1993, fue parcial, en la medida en que el mismo artículo 28 del Decreto
962 de 2005 tantas veces invocado, dispuso que “ lo anterior sin perjuicio de
los términos menores consagrados en normas especiales.” , presupuesto que
coincide con el término que el mencionado artículo 134 señaló cuando dispuso
que los liquidadores debían conservar los libros y papeles por un tiempo de cinco
años a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación, y a su turno con el
principio contenido en el artículo 256 del Código de Comercio, según el cual las
acciones entre los asociados entre sí, por razón de la sociedad y las de los
liquidadores contra los asociados, prescribirán en cinco años a partir de la fecha
de disolución de la sociedad. Y a su vez que “Las acciones de los asociados y de
terceros contra los liquidadores prescribirán en cinco años a partir de la fecha de
la aprobación de la cuenta final de liquidación”, tal como se expresa en el punto 10
de la Circular Externa 115-00006 del 23 de diciembre de 2010, la que se
encuentra vigente.
En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los alcances a que
alude el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.