1. OBJETIVO: Establecer los controles necesarios y razonables para

Ministerio de Agricultura y Ganadería
Servicio Fitosanitario del Estado
Unidad de Servicios Generales
DAF-SG-PO-29
Rige a partir de
Julio, 2013
Elaborado por: Jefe Unidad SG
Azarías Ruiz V.
Fecha: Julio, 2013
Administración y custodia de los Quick Pass en el Uso
de los Vehículos Oficiales del SFE
Revisado por: Jefatura de Dep. Administrativo Financiero
Henry Vega Vega.
Fecha: Julio, 2013
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Revisión 01
Aprobado por: Dirección SFE
Nombre: Magda González A.
Fecha: Julio, 2013
1. OBJETIVO:
Establecer los controles necesarios y razonables para la administración y custodia en la asignación
a los funcionarios sobre los dispositivos denominados Quick Pass en el uso de los vehículos
oficiales del SFE.
2. ALCANCE.
El alcance de este procedimiento abarca a todos los funcionarios de los Departamentos, Unidades,
programas y Regiones que utilizan Quick Pass en el uso de los vehículos oficiales del SFE.
3. PRODUCTO.
Asignación y responsabilidad por parte del solicitante sobre los Quick Pass en el uso de los
vehículos oficiales solicitados a la Unidad de Servicios Generales.
4. INDICADORES.
 Cantidad de Quick Pass asignados a funcionarios del SFE.
 Cantidad de veces que pasan lo vehículos oficiales del SFE por los diferentes peajes del país.
5. Clientes:
Todos los funcionarios de los Departamentos, Unidades, programas y Regiones que utilizan los
Quick Pass en vehículos oficiales del SFE.
6. Definiciones técnicas:
6.1
6.2
Siglas

DAF: Departamento Administrativo Financiero.

INS: Instituto Nacional de Seguros.

MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería.

SFE: Servicio Fitosanitario del Estado.
Definiciones técnicas

Conductor: Funcionario al que le designa un Quick Pass en la conducción de un
vehículo oficial.

Vehículo Oficial: Vehículos destinados al traslado de funcionarios que así lo requieren
para el cumplimiento de sus funciones. Contempla los medios de transporte
Esta es una copia no controlada cualquier impresión de la misma será considerada como tal. El documento vigente se encuentra en internet.
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destinados al uso oficial, que por compra, donación, programa, proyecto, convenio,
préstamo o fideicomiso estén al servicio exclusivo del Servicio Fitosanitario del Estado.
7. Documentos de referencia:
Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia
CÓDIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO
GC-EX-02
Ley de Protección Fitosanitaria. N° 7664.
GC-EX-10
Ley de Control Interno. N° 8292.
GC-EX-21
Reglamento Autónomo para el Uso de Vehículos del MAG.
GC-EX-78
Ley de Tránsito. N° 9078.
8. Autoridades y Responsables:
8.1
La Unidad de Servicios Generales: De acuerdo a la solicitud y justificación del funcionario
solicitante, la Unidad de Servicios Generales asigna al empleado un Quick Pass.
9. Descripción del procedimiento.
9.1. Cada jefe de Departamento, Unidad, programa o Región, solicitará por escrito a la Unidad de
Servicios Generales, según Formulario F01 DAF-SG-PO-29, los Quick Pass oficiales según sus
necesidades todo en concordancia con la justificación razonable de cada caso, mismos que cada
funcionario debe administrarlo según sus necesidades.
9.2. El Quick Pass para efectos de que sea leído por el dispositivo electrónico con el que cuentan
los peajes, debe de portarse en el parabrisas delantero del vehículo. A su paso por alguna estación
de peaje habilitada es detectado automáticamente sin tener que detenerse a cancelar en efectivo.
9.3. Cada conductor, para hacer uso de un Quick Pass debe comprometerse a custodiarlo y a
responder por ese activo en caso de pérdida.
9.4. Cada uno de los dispositivos o Quick Pass, tiene un número designado que será el equivalente
a su cédula, mismo que quedará registrado en el auxiliar que para tal efecto llevarán los
encargados de la flotilla vehicular a la hora de hacer entrega del dispositivo al funcionario.
9.5. En caso de robo o extravío, el funcionario responsable está obligado a notificar por escrito a la
Unidad de Servicios Generales de inmediato o en un plazo no mayor a dos días hábiles.
Esta es una copia no controlada cualquier impresión de la misma será considerada como tal. El documento vigente se encuentra en internet.
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9.6. De acuerdo al punto anterior, si el funcionario responsable del dispositivo no hace la
notificación respectiva y en el futuro el Quick Pass presenta consumos ilícitos, los mismos serán
por cuenta del funcionario responsable de portar el dispositivo.
9.7. En todos aquellos casos en que un funcionario extravíe el Quick Pass asignado, deberá de
cancelar la suma de $26.00, monto que deberá depositar en la cuenta en dólares número 010-02001-0284776-0 del Banco de Costa Rica a nombre del SFE, además de los consumos ilícitos que
eventualmente se reflejen por no haber dado aviso con tiempo a la Unidad de Servicios Generales.
9.8. El funcionario entiende y acepta que deberá respectar y acatar las normas y leyes aplicables
sobre la autopista concesionaria y en ningún caso podrá utilizar el carril de telepeaje a una
velocidad mayor permitida por las autoridades competentes.
9.9. En ningún caso se justificará que un funcionario del Servicio Fitosanitario del Estado haga uso
del Quick Pass asignado para pasar por los diferentes peajes del país con un vehículo que no sea
propio (oficial) del SFE.
9.10. Los costos por consumo de cada uno de los dispositivos, será controlado tanto por la
Unidad Financiera en los respectivos estados de cuenta mensuales que envía el Banco, asimismo la
Unidad de Servicios Generales contará con un sistema por internet donde le dará el seguimiento a
todos y cada uno de los dispositivos (El Quick Pass) asignados a los diferentes funcionarios.
9.11. Indicar que el control por internet de cada uno de los dispositivos (El Quick Pass) también
podrá cruzarse eventualmente, con los reportes de las giras por el cobro de viáticos, incluyendo la
autorización de la boleta de salida del vehículo oficial.
10.
CONTROL DE CAMBIOS:
Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el registro GC-R-01 Registro de
Aprobación y Control de cambios en el documento de este procedimiento el cual se
encuentra en custodia del Gestor de Calidad.
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Ministerio de Agricultura y Ganadería
Servicio Fitosanitario del Estado
Unidad de Servicios Generales
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Formulario para la
Administración y custodia de los Quick Pass en el Uso de
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Fecha de solicitud del Quick Pass:
Departamento, Unidad o Sección
solicitante.
Nombre del funcionario que
utilizará el Quick Pass
Número de Cédula del funcionario
responsable del dispositivo
Firma del funcionario responsable
del dispositivo
Nombre del Jefe Inmediato del
Funcionario responsable del
dispositivo
Número o Cédula del Quick Pass
Justificación del Jefe inmediato para el uso del Quick Pass:
Nota: En caso de pérdida del dispositivo (Quick Pass) el funcionario responsable deberá notificar por escrito a la Unidad de Servicios
Generales de inmediato.
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