documento - Contraloría General de la República

División de Contratación Administrativa
Al contestar refiérase
al oficio No.
07475
09 de junio de 2016
DCA-1483
Señor
Erick Adrián Guzmán Vargas
Secretario General
Tribunal Supremo de Elecciones
Estimado señor:
Asunto: Se refrenda el contrato suscrito entre el Tribunal Supremo de Elecciones y
Segacorp de Costa Rica S. A., para la contratación de licenciamiento de productos
Microsoft (Contrato Enterprise Agreement), producto de la Licitación Pública No.
2015LN-000001-85002, por la suma de $ 1.128.373,97. De igual manera se otorga
refrendo a las adendas 1, 2 y 3 al citado contrato suscritas el 25 de febrero, 12 de abril y
10 de mayo, todas del 2016, respectivamente.
Nos referimos a su oficio No.STSE-0098-2016 del 13 de enero del 2016, recibido en este
órgano contralor en misma fecha, mediante el cual requiere el refrendo al contrato indicado en
el asunto.
I. Antecedentes
Cabe señalar que el contrato en estudio requirió de una serie de solicitudes de
información adicional a fin de contar con la claridad necesaria del contrato y sobre todo de la
modalidad contractual elegida por la Administración y que se implementará en fase de ejecución
contractual.
En vista de lo anterior, este órgano contralor requirió información adicional mediante
oficio No. 2133 (DCA-039) del 11 de febrero del 2016, lo que fue atendido según oficio No.
PROV-0275-2016 del 25 de febrero 2016.
Vista la respuesta de la Administración, se requirió información adicional mediante oficio
No. 4151 (DCA-0848) del 04 de abril del 2016, el que fue atendido por la Administración
mediante oficio No. PROV-430-2016 del12 de abril del 2016.
Además, el Tribunal completa la información adicional requerida mediante oficios No.
PROV-0529-2016, PROV-0532-2016, PROV-0550-2016 del 11, 12 y 18 de mayo del 2016,
respectivamente.
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II. Criterio de la División
Por disposición del artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de
la Administración Pública, se tiene por acreditado lo siguiente:
1. Criterio técnico emitido mediante oficio No. SCTI-337-2015 del 19 de mayo de 2015
(Folio 161del expediente administrativo físico).
2. Acuerdo de adjudicación dictado por el Concejo de Directores, artículo cuarto, inciso
B) de la reunión No. 33-2015 ordinaria de enero de 2016, modificado mediante
acuerdo tomado en el artículo único del acta de reunión extraordinaria No. 13-2016 del
24 de febrero de 2016 (Oficio No. CDIR-139-2015 del 24 de junio de 2015 visible a
folio 180 a 182 del expediente administrativo y oficio No. CDIR-056-2016 del 24 de
febrero de 2015 visible en expediente digital de la contratación visible a folio 46 del
expediente de solicitud).
3. Declaración jurada emitida por el contratista en la cual declara que no le afecta el
régimen de prohibiciones previsto en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de
Contratación Administrativa, y que se encuentra al día en el pago de impuestos
nacionales (Folio 61 del expediente que consta en el archivo central bajo el No.
14863).
4. Garantía de cumplimiento emitida por el Instituto Nacional de Seguros con la póliza
No. 0201 CAU0000124 00. Certificado No. 000 (Expediente digital de la contratación,
visible a folio 46 del expediente de solicitud).
5. Se ha consultado el registro oficial sobre inhabilitaciones a particulares que de
conformidad con el artículo 215 del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa, lleva el sistema CompraRed, y en Merlink del cual se desprende que la
adjudicataria no se encuentra inhabilitada para contratar con la Administración (Folios
5, 6 y 76 del expediente de solicitud).
6. Certificación de la Caja Costarricense de Seguro Social respecto a la condición de la
empresa contratista en sus obligaciones con dicha Institución al momento de firma de
del contrato y las adendas (Folios 63,66, 69 del expediente de solicitud y 220 del
expediente administrativo físico).
7. Constancia de consulta al Registro Público sobre el pago de Impuestos de Personas
Jurídicas de la contratista (Folios 4 y 77 del expediente de solicitud).
8. Cancelación de especies fiscales enteros de pago No. 0604453 y No. 0626653 del
Banco de Costa Rica (Copia a folios 74 y 75 del expediente de solicitud).
9. Certificación de personería jurídica que acredita la representación legal de la empresa
para el día de suscripción del contrato y las adendas (Folios 61, 70, 72, 73 del
expediente de solicitud).
10. Certificación de contenido presupuestario No. 15-2016 emitida por Carlos Umaña
Morales, en calidad de Contador de la Administración (Folio 36 del expediente de
solicitud).
Una vez analizado el expediente de la contratación según lo dispuesto en el artículo 8 del
Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se
devuelven debidamente refrendados el contrato de suscrito el 04 de enero de 2016, así como
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las adenda No. 1, No. 2 y No. 3 suscritas el 25 de febrero, 12 de abril y 10 de mayo, todas de
2016, respectivamente, con las siguientes observaciones:
1. Queda a entera responsabilidad de la Administración verificar que se cuente
oportunamente con el contenido presupuestario suficiente y disponible para hacer frente
a las obligaciones que deriven del contrato y adendas que se refrendan. En este sentido,
deberá verificarse previamente que los recursos puedan legalmente ser utilizados para
la necesidad propuesta.
2. La Administración debe tener presente que de conformidad con lo dispuesto en el
artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración
Pública, “(…) la solución técnica adoptada por la Administración es de su entera
discrecionalidad y responsabilidad (…)”. Asimismo, en virtud del artículo 9 del
Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, corre
a entera responsabilidad de la Administración el haber verificado el cumplimiento de
todos los aspectos técnicos de la contratación, así como la razonabilidad del monto de
la contratación. De igual forma resulta de aplicación lo indicado en el citado artículo
cuando dispone: “Corresponde a la Administración y al contratista garantizar, según sea
el caso, el cumplimiento de los permisos, licencias, estudios y en general cualesquiera
otros requisitos previstos en el ordenamiento jurídico para la ejecución del objeto
contractual, sin que tales aspectos sean verificados durante el trámite de refrendo. Por
lo tanto, el otorgamiento del refrendo sin que la Contraloría General de la República
incluya condicionamientos o recordatorios relativos al tipo de requisitos de ejecución
antes señalados, en modo alguno exime a las partes de su cumplimiento”.
3. Será responsabilidad de la Administración verificar que la garantía de cumplimiento se
mantengan vigente por todo el plazo y por el monto dispuesto en el cartel, conforme con
el artículo 40 y siguientes del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
(RLCA).
4. Es deber de la Administración verificar durante la fase de ejecución, que el contratista
se encuentre al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del
artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, de forma tal
que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. De igual forma se deja
bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento por parte del
contratista de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto
encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF.
5. Este refrendo se otorga bajo el entendido que la Administración verificó que el
contratista no presenta ninguna causal de prohibición contemplada en el artículo 22 bis
de la Ley de Contratación Administrativa y que no se encuentra inhabilitado para llevar a
cabo la contratación.
6. Debe tenerse presente que en la etapa de ejecución contractual deberá participar la
unidad usuaria de la Administración que formuló el requerimiento, según lo dispone el
artículo 8 inciso f) del RLCA.
7. Las modificaciones contractuales deberán ser acordes con lo dispuesto en el artículo 12
de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento.
8. De conformidad con los términos del artículo 13 de la Ley de Contratación
Administrativa, se deben tomar las medidas necesarias para fiscalizar en forma oportuna
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y eficiente la correcta ejecución del contrato. Para ello se debe contar con el recurso
humano idóneo que permita la adecuada supervisión de lo pactado. En este sentido, se
deberán adoptar las medidas de control interno necesarias y suficientes para tal fin.
9. La contratación se refrenda en el entendido que a efectos de aplicar la resolución
contractual prevista en los artículo 11 de la Ley de Contratación Administrativa y 205 del
Reglamento a la misma, se tendrá presente lo resuelto en las resoluciones de la Sala
Constitucional en los voto No. 4431 del 01 de abril de 2011 y No. 4518 del 6 de abril de
2011.
10. La contratación se refrenda en el entendido que la cláusula primera del contrato será
aplicada de conformidad con los términos del artículo 4 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa.
11. La contratación se refrenda tomando en consideración que en la cláusula tercera del
contrato –modificada mediante adenda No. 1- se dispuso: “En virtud de la modificación
que el Concejo de Directores de Tribunal realizó al acto de adjudicación, ambas partes
renunciamos a la aplicación de las disposiciones cartelarias que contemplan la
posibilidad del Tribunal para eventualmente adquirir productos y/o servicios adicionales
basado en proyecciones anuales de consumo, lo cual incluye los denominado “True Up”.
Asimismo renunciamos a al adquisición de los bines y servicios del Anexo n° 3 del cartel,
el cual quedó expresamente excluido del acto de adjudicación. Por tal razón, acordamos
que en caso que el Tribunal llegue a necesitar productos adicionales de los contenidos
en la tabla de la cláusula anterior (Anexo no. 1), el Tribunal aplicará las vías ordinaras
que para esos efectos establece la Ley y el Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa”. Consecuentemente, se otorga el refrendo bajo el entendido que la
modalidad de contratación empleada no es la de entrega según demanda. Bajo ningún
concepto podrá aplicarse esta cláusula en contra de facultades inherentes de la
Administración establecidas a su favor en procura de la satisfacción del interés público.
12. En cuanto a la referencia que se realiza al anexo No. 2 del cartel, en la cláusula cuarta y
sexta del contrato, la contratación se refrenda en el entendido que la Administración
recibirá como mínimo los beneficios consignados en el recuadro que consta en el oficio
DGET-0642016 del 08 de abril de 2016 (folio 57 del oficio de solicitud).
13. En relación con la cláusula contractual décima “CLAÚSULA PENAL”, se refrenda el
contrato bajo el entendido de que si durante la ejecución contractual se amerita la
aplicación de esa sanción pecuniaria, deberá respetarse lo señalado por la Sala
Constitucional en la resolución No. 6639-2013 del 15 de mayo del 2013.
14. En cuanto al pago, debe observarse lo indicado en el artículo 195 del RLCA que entre
otras cosas, dispone: “Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la
recepción definitiva de los bienes y servicios.”
15. En cuanto al anexo 2 del cartel y el programa de beneficio de uso en el hogar, la
contratación se refrenda en el entendido de conformidad con lo dispuesto por la
Administración en el oficio No. PROV- 0275-016 del 25 de febrero de 2016: “(…) la
Administración no hace erogaciones ni usa recursos públicos para soluciones o bienes
que no sean propiedad del TSE.” (folio 24 vuelto del expediente de solicitud), debiendo
la Administración proceder de conformidad, lo cual se deja aquí expresamente advertido.
16. Con respecto a la cláusula octava, sobre la confidencialidad se debe tener presente que
los documentos públicos son de acceso libre, según se deriva del artículo 30 de la
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Constitución Política, de modo que la confidencialidad es excepcional y procederá
únicamente cuando así lo permita la ley.
La verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de
Erick Adrián Guzmán Vargas, en su condición de Secretario General o de quien ejerza ese
cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será
su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre las
observaciones señaladas anteriormente.
Atentamente,
Marlene Chinchilla Carmiol
Gerente Asociada
Pamela Tenorio Calvo
Fiscalizadora
OSR/PTC/PCM/yhg
Ci: Archivo central
NI: 1004-4877-5842-9131-9617-2710-12806
G: 2015001047-3
Pablo Cerdas Monge
Fiscalizador Asociado
Olga Salazar Rodríguez
Fiscalizadora