How do I register to WOI

¿Cómo registrarse en WOI?
Entre en el portal WOI a traves del siguiente URL:
https://www-01.ibm.com/procurement/esi/
Seleccione Registro de IBM dentro del apartado
‘Enlaces’. Por favor siga las instrucciones
indicadas para registrarse en el portal WOI.
Por favor, asegúrese de que:
1.- Su ID de IBM deberá tener formato de correo
electrónico, el cual puede ser su propia dirección
de correo electrónico (Ejemplo: pablo@ejemplo.es
2.- Este ID no deberá contener el acrónimo “IBM”.
3.- La contraseña deberá contener 8 caracteres
como mínimo (letras y/o números).
4.- Anote su nombre de usuario (IBM ID) y su
contraseña.
5.- Después de registrarse, por favor envíenos un
correo electrónico al WOI Helpdesk
(pasc@hu.ibm.com) indicando:
• Su ID de IBM.
• El nombre de la compañía
• Su nombre y apellidos.
¿Cómo aceptar un NUEVO pedido
de compra?
1. Haga clic el apartado ‘Pedidos de Compra’.
Seleccione el número de pedido de compra
correspondiente y haga clic en el botón ‘Abrir’.
2. Seleccione la línea de Pedido pinchando en el
‘número de línea de Pedido de Compra’ (en la
primera columna de la tabla).
3. Compruebe toda la información detallada del
Pedido de Compra.
4. Si dicha información es correcta, haga clic en
‘Volver’ (en la parte superior derecha de la
página).
Si encuentra algún dato incorrecto, por favor
comuníquese con su contacto de IBM (Comprador,
Solicitante) para que se lleven a cabo los cambios
necesarios.
5. En la tabla podrá ver que el estado de la línea ha
cambiado a ‘Visto, Aceptado’.
6. Por favor, siga el mismo procedimiento para
aceptar cada una de las líneas del Pedido de Compra.
¿Cómo aceptar un CAMBIO en un
pedido de compra?
1. Siga los pasos detallados en puntos 1 a 3 de
Cómo aceptar un NUEVO pedido de compra?
2. Si dicha información es correcta, haga clic en
el botón ‘Aceptar esta línea’.
Si encuentra algún dato incorrecto, por favor
comuníquese con su contacto de IBM (Comprador,
Solicitante) para que se lleven a cabo los cambios
necesarios.
3. Pulse en ‘Bien’ para confirmar la aceptación de
la línea, o en ‘Cancelar’ para volver a la pantalla
anterior.
4. Haga clic en ‘Volver’ (en la parte superior
derecha de la página).
5. En la tabla podrá ver que el estado de la línea ha
cambiado a ‘Visto, Aceptado, Cambiado’.
6. Por favor, siga el mismo procedimiento para
aceptar cada una de las líneas del Pedido de Compra.
¿Por qué no puedo facturar un
pedido de compra?
Por favor, asegúrese de que:
1. Usted ha abierto, visto y aceptado todas y cada
una de las líneas del pedido de compra.
2. El pedido de compra que intenta facturar tiene
fondos restantes.
Si aún así existiera algún tipo de problema para
facturar, por favor contacte con el WOI Helpdesk.
¿Cómo crear una factura desde un
pedido de compra?
1. Haga clic el apartado ‘Pedidos de Compra’.
2. Seleccione el número de pedido de compra
correspondiente y haga clic en el botón ‘Crear
factura de pedido de compra’.
3. Rellene los campos obligatorios marcados con
un asterisco * (número de factura de proveedor,
fecha de factura…) Y seleccione la/s línea/s que
desea facturar (marcando el cuadrado que aparece
en la primera columna).
Importante:
• En el apartado Número de línea de factura
introduzca el número de línea de pedido de
compra.
• Introduzca el importe neto de su factura en el
campo Precio Unitario / o indique las
cantidad de unidades que desea facturar.
• Seleccione el tipo de impositivo.
4. Introduzca el total de impuesto de su factura
en el campo Control importe IVA, y el total
facturado en el apartado Control importe total
factura tal y como aparece calculado en la
aplicación.
5. Rellene los campos referentes a ‘Información
fiscal del proveedor’:
- Número de registro de IVA: ES + CIF de la
empresa. Ejemplo: ESA80157746 (en el caso de
autónomos: ES + NIF. Ejemplo: ES50602264X).
- Código de identificación fiscal del proveedor:
Ejemplo: A80157746.
- Lugar de emisión de la factura: Ejemplo:
MADRID.
- Número de registro de stock: es el número de
registro mercantil, la escritura de la compañía.
Ejemplo: Tomo 3238, Libro 0, Folio 78, Sección
8, Hoja 55112. Deberá incluir dicho número con
el siguiente formato: T3238L0F78S8H55112.
6. Una vez finalice de rellenar los campos
marcados como obligatorios, por favor haga clic
en ‘Envíar’ para emitir su factura.
7. Confirme el envío de su factura pinchando en
‘Bien’ o en ‘Aceptar e imprimir’.
¿Es necesario realizar algo más
después de emitir la factura?
1. En los días siguientes, por favor reviese el
estado de su factura.
2. En el apartado “Facturas y abonos” en el
menu, busque por su factura usando alguno de los
criterios de búsqueda (n° factura, n° pedido…) y
pinche en “IR”.
3. El estado de su factura será mostrado en la
columna de la derecha.
Importante:
• Si la factura aparece en estado “Recibido”, es
que ha sido aceptada por IBM y será pagada
de acuerdo a los términos y condiciones del
Pedido de Compra.
• Si la factura aparece en estado “Enviado”
varios días después de ser enviada, por favor
contacte con el Help Desk ya que puede existe
algún tipo de problema con su factura.
• Si la factura aparece en estado “Rechazado”,
por favor diríjase al apartado ‘Facturas
rechazadas’ para ver la razón de dicho
rechazo.
¿Cómo puedo ver los avisos de
pago?
1. En el apartado “Avisos de notificación”
podrá encontrar toda la información relacionada
con el pago de sus facturas. Por defecto, les
aparecerán en su pantalla aquellos pagos en estado
‘no visto’.
2. Seleccione el botón de la columna de la
izquierda y pinche en ‘Ver formato imprimible’
para ver los detalles del pago que usted desee.
¿Cómo añadir personas a la lista
de distribución para que también
puedan recibir notificaciones?
1. En el apartado ‘Perfil de proveedor’ usted
podrá especificar la lista de personas (aún aquellas
sin acceso a WOI) las cuales recibirán
notificaciones a través del correo electrónico
referente a:
• Nuevos Pedidos de Compra.
• Cambios en Pedidos de Compra.
• Facturas rechazadas.
• Avisos de notificación.
2. Asegúrese de que selecciona SI en la opción
aviso de correo electrónico.
3. En la ‘Lista de distribución para avisos de
correo electrónico’, por favor introduzca su
dirección de correo electrónico y la de cualquier
otra persona de su compañía que usted quiera que
reciba estas notificaciones (separadas por una
coma y sin espacio).
WEB ORDER AND INVOICE
( WOI )
Guía
de referencia del Proveedor
¿Con quién contactar...?
HELP DESK WOI:
- Asistencia relacionada con el uso de la aplicación.
- Estado de sus pedidos de compra.
- Si los datos de su compañía han cambiado.
- En caso de que reciba un pago, pero el aviso de
notificación no haya llegado a WOI.
Procurement Contact Center:
- Información genérica de cómo trabajar con IBM.
- Pago de sus facturas.
- Otra información.
IBM persona de contacto – Comprador
Si usted tiene algún asunto relacionado con:
- Términos y condiciones de la aplicación WOI
- Algún asunto en particular sobre su Pedido de
Compra.
- Términos de su contrato con IBM.
Puntos de Contacto
IBM E-service Support Center
Tel: +34 91 714 7947
e-mail: pasc@hu.ibm.com
IBM Procurement Contact Center
Tel: +34 91 397 6633
e-mail: pccsr@hu.ibm.com
Mi persona de contacto en IBM es: