PREGUNTAS FRECUENTES

PREGUNTAS FRECUENTES
¿Cuál navegador debo usar para ingresar al sistema eKOGUI?
Para ingresar al sistema eKogui se recomienda usar los navegadores Google Chrome
versión 11 o superiores, Internet Explorer versión 7 o superiores, Firefox versión 3.5 o
superiores.
¿Cómo accedo al sistema eKOGUI?
Para acceder al sistema eKogui el usuario debe ingresar al portal a través del dominio
www.ekogui.gov.co botón ingresar.
¿Soy administrador del sistema en la entidad como creo mi usuario en el sistema?
La creación de los usuarios de perfil administrador de entidad los realiza directamente
la Agencia, para tal fin se requiere el envío a la misma del acto de designación por parte
del representante legal de la entidad tal como lo establece el Artículo 8 del Decreto 2052
de 2014.
Cuando se produzca cambio de administrador se debe informar la ausencia y remitir el
nuevo acto de designación del nuevo administrador.
¿Soy apoderado, como creo mi usuario en el sistema?
La creación del usuario apoderado dentro del sistema lo debe realizar el administrador
de entidad, de acuerdo a las competencias funcionales establecidas en el artículo 9º del
Decreto 2052 de 2014.
¿Cómo realizó el cambio de mi contraseña por primera vez?
Para realizar el cambio de contraseña por primera vez, el usuario creado debe ingresar
al sistema por www.ekogui.gov.co, dar clic en el botón ingresar, una vez en la página de
acceso debe digitar en el campo “usuario” su número de cédula sin puntos ni comas y en
el campo “contraseña” la generada automáticamente al momento de la creación que
corresponde a 123 y dar clic en el botón ingresar, el sistema le solicitará digitar el correo
electrónico registrado y dar clic en el botón validar.
Una vez realizado el procedimiento indicado, el sistema enviará inmediatamente al
usuario un correo electrónico con un enlace que contiene las indicaciones para realizar
dicho cambio.
¿Cómo realizo el cambio de mi contraseña cuando no es por primera vez?
Para realizar el cambio de contraseña cuando no es por primera vez, el usuario debe
ingresar al sistema, una vez en el Home de su perfil, debe dar clic en el enlace “cambiar
clave” ubicado en la parte superior derecha y seguir las indicaciones allí contenidas.
¿Cómo realizo el restablecimiento de mi contraseña si se me olvida?
Para realizar el restablecimiento de la contraseña en caso de olvido, el usuario debe dar
clic en el enlace ¿Olvido su contraseña? ubicado en la página de acceso y seguir las
indicaciones allí contenidas.
¿Cuáles son las entidades obligadas a reportar información en el sistema eKOGUI?
Las Entidades obligadas a reportar su información de la actividad litigiosa en el Sistema
Ekogui son todas las entidades y organismos estatales del orden nacional, cualquiera sea
su naturaleza y régimen jurídico y aquellas entidades privadas del mismo orden que
administren recursos públicos.
¿Si presento inquietudes de soporte con quién me puedo contactar?
Las inquietudes las deberá enviar a la cuenta de correo electrónico
soporte.ekogui@defensajuridica.gov.co, también lo podrá hacer a través del conmutador
2558955 opción 2 en la ciudad de Bogotá D.C.
¿Dónde puedo capacitarme en el uso del sistema eKOGUI?
La Agencia ha dispuesto de herramientas virtuales autoasistidas para los diferentes
perfiles que usan el sistema así:
Curso virtual: Se encuentra desplegado por situaciones de uso en el portal
www.ekogui.gov.co en el link capacitación y soporte.
Tutoriales: Se encuentran en los home de cada perfil y de manera interactiva hacen el
recorrido funcional de los diferentes módulos
Manuales de usuario: Se encuentran publicados en el portal www.ekogui.gov.co en el
link roles de los usuarios.
¿En la entidad desempeño diferentes roles, puedo tener permisos para acceder a
varios perfiles?
Si, una persona puede tener habilitados varios perfiles, sin que sean excluyentes, por
ejemplo, el administrador de entidad puede ser apoderado y a su vez ser el secretario
técnico del comité de conciliación.
¿Cómo administrador de entidad con que módulos cuento dentro del sistema?
El administrador de entidad tiene habilitados los siguientes módulos de gestión:


Administración de usuarios
Asignación de procesos y casos
Y los siguientes módulos de consulta





Gestión de procesos y casos
Gestión de comités de conciliación
Módulo de consultas y reportes
Auditorías
Resultados e indicadores
¿Cómo apoderado con que módulos cuento dentro del sistema?
El apoderado tiene habilitados los siguientes módulos de gestión:


Gestión de procesos y casos
Gestión de comités de conciliación
Y los siguientes módulos de consulta:

Resultados e indicadores
¿Qué requiero para consultar un proceso o caso en el Sistema eKOGUI?
Para consultar un proceso judicial en el Sistema eKogui el apoderado o el administrador de
entidad requiere conocer el CUP o el ID del proceso.
Para consultar un conciliación extrajudicial en el Sistema eKogui el apoderado o el
administrador de entidad requiere conocer el ID del caso.
Respecto del como efectuar la consulta favor remitirse al instructivo del perfil respectivo, los
cuales los encontrará en el portal del sistema en la pestaña USUARIOS DEL SISTEMA.
Qué información se gestiona en el sistema eKOGUI 1.0?
En el sistema eKOGUI versión 1.0 se pueden gestionar procesos judiciales y conciliaciones
extrajudiciales de la entidad, así como diligenciar las fichas que serán presentadas ante el
comité de conciliación.
¿Soy administrador de entidad, los apoderados inactivos los puedo eliminar del
sistema?
No. El sistema guarda el historial de todos los usuarios creados activos e inactivos con el fin
de efectuar un seguimiento y control a la actividad que ejercieron cada uno de ellos dentro
del aplicativo.
¿Qué clase de información ingresa la Agencia al sistema?
La Agencia, atendiendo los principios de colaboración y coordinación establecidos en la
Ley, apoya a las entidades a radicar las diferentes solicitudes de conciliación prejudicial y
procesos judiciales que les han sido notificados en Derecho en su caracterización primaria.
Esto no implica que las entidades no tengan el deber de verificar en el Sistema que la
información registrada sea completa y verídica y partir de allí proceder a su actualización.