manual de administracion de los recursos fisicos

3
MANUAL DE ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS FISICOS
CONTENIDO
CAPITULO 1
GENERALIDADES
1.1
OBJETIVO GENERAL.................................................................... .....
1.2
OBJETIVOS ESPECIFICOS................................................................
1.3
JUSTIFICACION..................................................................................
1.4
ALCANCE............................................................................................
1.5
COBERTURA......................................................................................
1.6
PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS
FISICOS DE LA ENTIDAD.................................................................
4
4
4
4
4
5
CAPITULO 2
CLASIFICACION DE LOS BIENES
2.1
BIENES INMUEBLES.........................................................................
2.1.1
ADQUISICION DE INMUEBLES........................................................
2.1.2
ADICIONES O MEJORAS EN INMUEBLES......................................
2.1.3
BAJA DE INMUEBLES.......................................................................
2.1.4
VENTA DE INMUEBLES....................................................................
2.1.5
INMUEBLES POR DESTINACION....................................................
2.1.6
CABLEADO ESTRUCTURADO.........................................................
2.2
BIENES MUEBLES............................................................................
2.2.1
BIENES DE CONSUMO....................................................................
2.2.1.1
BIENES ADQUIRIDOS POR EL SISTEMA DE PROVEEDURÍA
INTEGRAL (OUTSOURCING)...........................................................
2.2.1.2
BIENES DE CONSUMO CON CONTROL.........................................
2.2.2
BIENES DEVOLUTIVOS....................................................................
2.2.2.1
BIENES INTANGIBLES......................................................................
2.2.2.2
OFICINA ABIERTA.............................................................................
2.3
MERCANCIAS EN EXISTENCIA PARA COMERCIALIZAR..............
13
15
16
17
18
20
CAPITULO 3
ALMACEN
3.1
3.2
3.2.1
3.2.1.1
20
20
21
21
BIENES QUE NO INGRESAN AL ALMACEN....................................
BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN..........................................
MOVIMIENTOS DE ALMACEN..........................................................
INGRESO DE BIENES AL ALMACEN...............................................
5
7
7
9
10
10
11
11
12
4
a)
b)
c)
d)
e)
INGRESO POR ASIGNACION DE MERCANCÍAS...........................
INGRESO DE BIENES POR COMPRA.............................................
INGRESO DE BIENES POR DONACION..........................................
INGRESO DE BIENES POR PRODUCCION O TRANSFORMACIÓN
INGRESO DE BIENES POR REMESA..............................................
22
23
24
24
25
f)
INGRESO DE BIENES POR REPOSICION (DAÑO, PERDIDA O HURTO).
26
INGRESO DE BIENES POR SOBRANTES DE INVENTARIO..........
INGRESO DE BIENES POR REPOSICION TECNOLOGICA...........
INGRESO DE BIENES POR TRASPASO.........................................
INGRESO DE BIENES PARA COMERCIALIZAR.............................
INGRESO DE BIENES POR REINTEGRO.......................................
SALIDA DE BIENES DE ALMACEN..................................................
26
27
28
28
29
30
g)
h)
i)
j)
k)
3.2.1.2
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS, DE CONSUMO Y CONSUMO CON
CONTROL..........................................................................................
SALIDA POR DAÑO, PERDIDA O HURTO......................................
SALIDA PARA PRODUCCION O TRANSFORMACIÓN..................
SALIDA POR REMESA......................................................................
SALIDA POR TRASPASO.................................................................
SALIDA POR REPOSICION TECNOLOGICA...................................
SALIDA POR COMERCIALIZACION (VENTA).................................
SALIDA DE BIENES POR DESTRUCCIÓN......................................
31
33
33
34
34
35
36
37
CAPITULO 4
INVENTARIOS
4.1
MODALIDAD DE INGRESO DE BIENES DIRECTAMENTE AL SERVICIO.
38
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
4.2
4.3
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
ASIGNACION DE MERCANCÍAS......................................................
COMPRA DE BIENES........................................................................
DONACIONES....................................................................................
REPOSICION POR DAÑO, PERDIDA O HURTO..............................
SOBRANTES DE INVENTARIO.........................................................
REPOSICION TECNOLOGICA...........................................................
TRASPASO.........................................................................................
REGISTRO Y CONTROL DE BIENES EN SERVICIO........................
MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS....................................................
ENTREGA DE BIENES A UN FUNCIONARIO...................................
TRASLADO DE BIENES EN SERVICIO.............................................
REMESA DE BIENES EN SERVICIO.................................................
DAÑO O DESTRUCCIÓN...................................................................
PERDIDA O HURTO...........................................................................
REPOSICION TECNOLOGICA...........................................................
TRASPASO DE BIENES EN SERVICIO.............................................
REINTEGRO DE BIENES AL ALMACEN............................................
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40
41
42
44
45
46
47
47
48
48
49
50
51
52
54
55
56
i)
RECLASIFICACION DE BIENES EN SERVICIO PARA COMERCIALIZAR..
4.4
LEVANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIOS..................................
56
4.5
CONSOLIDACION DE INVENTARIOS DEL NIVEL NACIONAL...................
58
4.6
4.7
4.8
INFORMES Y RENDICION DE CUENTAS.........................................
CONCILIACION CONTABLE..............................................................
REQUISITOS PARA PAGO POR COMPRA DE BIENES..................
59
59
59
CAPITULO 5
SITUACIONES ESPECIALES EN EL MANEJO DE BIENES
5.1
ENTREGA DE BIENES A TERCEROS PARA COMERCIALIZAR................
60
5
5.2
5.3
5.4
5.5
ELEMENTOS DE DESECHO..............................................................
DESAGREGACION DE BIENES.........................................................
TRANSFORMACION DE EQUIPOS INFORMATICOS.......................
61
61
62
REEMPLAZO DE PARTES DE EQUIPOS O BIENES EN GARANTIA O EN
MANTENIMIENTO...............................................................................
SEGURO DE BIENES.........................................................................
63
64
CAPITULO 6
RESPONSABILIDADES
6.1
RESPONSABLES DE BIENES............................................................
6.2
ENTREGA ADMINISTRATIVA DE ALMACENES CUANDO EL
ALMACENISTA ABANDONE EL CARGO O DILATE LA ENTREGA..
66
5.6
6.3
RESPONSABILIDADES DE LA SUBSECRETARIA DE PERSONAL O
QUIEN HAGA SUS VECES EN LAS ADMINISTRACIONES.........................
66
67
CAPITULO 7
RECLASIFICACION O BAJA DE BIENES
7.1
DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE RECLASIFICACION
O BAJA DE BIENES.......................................................................................
68
BIENES A RECLASIFICAR..................................................................
68
RECLASIFICACION DE BIENES PARA COMERCIALIZAR O DESTRUIR...
68
LISTA DE ANEXOS....................................................................................................
70
7.2
7.3
6
CAPITULO 1
GENERALIDADES
1.1
OBJETIVO GENERAL
Definir el procedimiento general de administración de los recursos físicos de la
Entidad, identificando las actividades que lo componen, su interrelación con las
diferentes áreas que participan en el mismo y a la vez establecer con certeza los
actores del proceso, definiendo quienes son los responsables, facilitadores y
evaluadores del mismo.
1.2
•
•
•
•
•
1.3
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Disponer de una guía e instrumento de consulta permanente, para los
responsables de la administración, custodia, manejo, registro y control de los
bienes.
Unificar procedimientos para el recibo, almacenamiento, entrega, registro, y
control de los bienes de la Entidad.
Definir conceptos, clasificación, responsabilidades y parámetros en el manejo y
control de los inventarios que conforman el activo fijo y los cargos diferidos de la
Entidad.
Fijar el procedimiento para dar de baja de los inventarios los bienes de la
Entidad, objeto de destrucción.
Fijar el procedimiento para reclasificar los bienes de la Entidad no requeridos
por las dependencias para su servicio y destinados a la comercialización.
JUSTIFICACION
Los macro procesos tributario y el aduanero-cambiario requieren de un soporte
administrativo ágil que brinde a la actividad técnica la eficiente administración,
registro y manejo de los bienes de propiedad de la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales.
1.4
ALCANCE
El procedimiento involucra el ingreso, almacenamiento, registro, custodia, suministro
y manejo de inventarios de bienes de consumo, consumo con control, devolutivos,
intangibles, inmuebles por destinación y mercancías en existencia, tanto en bodega
como en servicio, efectuados directamente por la Entidad o a través de terceros.
1.5
COBERTURA
7
Este manual es de aplicación en todas las áreas y dependencias de la Entidad en el
Nivel Central y en las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales
y Delegadas.
1.6. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FISICOS DE
LA ENTIDAD
Los principios orientadores de la administración de los recursos físicos de la Entidad
son los de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, equidad y
conservación del medio ambiente.
El proceso de administración de los bienes concierne a todos los servidores públicos
de la contribución (funcionarios de planta, supernumerarios, policía fiscal y
aduanera), los cuales están en la obligación de recibir, cuidar, mantener, asegurar y
entregar los bienes en armonía con las necesidades de la administración, con un
criterio previsivo al servicio del país que redunde en la mejor utilización de los bienes
en función de los resultados organizacionales que se le han planteado a la Entidad.
CAPITULO 2
CLASIFICACION DE LOS BIENES
Los bienes de la Entidad se clasifican según su naturaleza en bienes inmuebles,
muebles, intangibles, inmuebles por destinación y mercancías en existencia.
2.1 BIENES INMUEBLES
(TERRENOS, EDIFICIOS E INSTALACIONES)
Son los bienes que no pueden transportarse de un lugar a otro como los terrenos y
los que se adhieran permanentemente a ellos como los edificios.
Para la administración de los bienes inmuebles, el área de Obra Pública e Inmuebles
de la Subsecretaría de Recursos Físicos, llevará un archivo centralizado de los
inmuebles de propiedad de la Entidad y de aquellos que han sido recibidos en
arrendamiento, comodato, dación en pago, etc., el cual contendrá, como mínimo, la
siguiente información:
•
•
•
Tipo de inmueble
Ciudad
Dirección
8
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tipo de posesión (arrendamiento, propiedad, comodato etc.)
Titulación y detalle del registro
Situación jurídica
Áreas (lote, de construcción, libre)
Uso a que se destina
Nombre del responsable de su cuidado o administración (responsable del
bien)
Número y fecha de la escritura.
Ciudad- Notaria
Cédula catastral y matrícula inmobiliaria
Estado del inmueble (Bueno, regular, malo, otro.)
Número de pisos
Porcentaje de ocupación por parte de la DIAN
En uso
Número y fecha del acta de inmuebles nacionales
Valor del inmueble (Histórico, catastral y comercial)
Pago impuestos (Predial, Valorización, Otros)
Adiciones y mejoras
El área de Obra Pública e Inmuebles remitirá al área de Contabilidad General de la
Subsecretaría de Recursos Financieros el cuadro resumen de los inmuebles
mencionados anteriormente, en forma trimestral, dentro de los diez (10) días
siguientes a la terminación de cada trimestre, para la realización de los respectivos
registros contables.
El área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos Financieros en el
Nivel Central o quienes hagan sus veces en los demás niveles, serán los
responsables de registrar contablemente los inmuebles con su costo histórico,
adiciones o mejoras y depreciación de cada uno de ellos.
Cuando la Entidad no disponga de los documentos que acrediten la propiedad de los
inmuebles, el jefe del área de Obra Pública e Inmuebles y los jefes de las Divisiones
de Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces en los demás niveles,
deberán iniciar los trámites de consecución de los documentos ante catastro, oficinas
de planeación, Oficina de Registro de Instrumentos Públicos y/o Notarías
correspondientes. Estos bienes inmuebles se contabilizarán provisionalmente con un
valor estimado, el cual será establecido por el Jefe del área de Obra Publica, hasta
que se disponga de los documentos que acrediten su propiedad y el valor real para
efectos contables.
El área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado en el Nivel Central y los jefes de
Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces en los demás niveles
coordinarán lo relacionado con el trámite del pago oportuno del impuesto predial y
demás gravámenes de los inmuebles bajo su administración. Copia del recibo de
pago deberá enviarse al área de Obra Pública e Inmuebles para el control y archivo
correspondiente.
9
En el área de Obra Pública e Inmuebles reposarán las escrituras de los inmuebles de
propiedad de la Entidad.
2.1.1 ADQUISICION DE INMUEBLES
La adquisición de inmuebles se hará de acuerdo con las normas y procedimientos
establecidos en la Ley de contratación estatal.
Procedimiento:
1. El jefe del Área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado previa
autorización de la Secretaría General, efectuará un estudio de mercado y/o
prefactibilidad sobre el inmueble a adquirir y elaborará un inventario general
que contenga el estado del inmueble y sus componentes.
2. Con el visto bueno del Secretario General, el jefe del Área de Obra Pública
e Inmuebles o su delegado solicitará avalúo comercial del inmueble al
Instituto Geográfico Agustín Codazzi, a las oficinas de catastro municipal de
aquellas ciudades que la ley ha autorizado o a los peritos privados inscritos
en una lonja de propiedad raíz.
3. Con base en la documentación de titulación, el jefe del Área de Obra
Pública e Inmuebles elaborará la ficha técnica del inmueble con la
información solicitada en el numeral 2.1 Bienes Inmuebles y diligenciará el
acta de recibo del mismo.
4. El jefe del área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos
Financieros en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás
niveles, con base en el contrato de Compra - Venta, convenio o acto
administrativo efectuará el registro contable en la respectiva Cuenta de
Orden Bienes Pendientes de Legalizar hasta tanto el área de Obra Pública
e Inmuebles entregue copia del certificado de libertad o tradición donde
figure el registro de titularidad a nombre de la Entidad, documento con el
cual se registrará en la respectiva cuenta del Activo Propiedades, Planta y
Equipo.
5. Son Responsables del manejo, mantenimiento y conservación de los
inmuebles el área de Obra Pública e Inmuebles y El área de Servicios
Generales en el Nivel Central y en los demás niveles el Jefe del área de
Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces.
2.1.2 ADICIONES O MEJORAS EN INMUEBLES
Las mejoras de inmuebles se darán cuando se efectúen adecuaciones o
remodelaciones que representen
cambios en sus acabados, equipos e
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instalaciones internas (entre otros, sistema de oficina abierta, archivos rodantes) y/o
externas y las adiciones cuando haya aumento en la cantidad de metros cuadrados.
El costo de las adiciones o mejoras que aumenten la vida útil o amplíen la capacidad
del inmueble constituyen un mayor valor del mismo.
Procedimiento:
1. El Secretario General aprobará las solicitudes de adiciones o mejoras en
inmuebles, de acuerdo con las necesidades que se presenten, tanto en el
Nivel Central como en las administraciones, previa elaboración del proyecto
de adición o mejora por parte del área de Obra Pública e Inmuebles.
2. El área de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central tramitará el proceso
contractual de obra de acuerdo con las normas que regulan la contratación
pública.
3. El área de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central enviará copia del
contrato al área de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga
sus veces en los demás niveles para efectuar el registro contable en la
Cuenta Construcciones en Curso por el valor del contrato (materiales y
mano de obra), mientras dure la ejecución de la obra y al área de Obra
Pública e Inmuebles, para que efectúen el control de ejecución del contrato.
4. Cuando la obra esté terminada, en condiciones de ser utilizada, el jefe del
Área de Obra Pública e Inmuebles determinará en el acta de liquidación del
contrato qué porcentaje o valor del total de la obra corresponde a adiciones
y mejoras y que a mantenimiento.
5. Con base en el acta de liquidación del contrato el área de Contabilidad
General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles,
trasladará de la Cuenta de Construcciones en Curso el valor de la obra
terminada (adiciones y mejoras) a la cuenta de Edificaciones, como un
mayor valor del Inmueble respectivo ó al gasto el valor del mantenimiento.
6. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado emitirá concepto
técnico mediante acta sobre si los elementos desmontados resultantes de
las mejoras o adiciones de inmuebles, serán objeto de comercializar,
destruir, reutilizar o traspasar a otra entidad pública. En la misma acta se
establecerá el valor de dichos elementos.
7. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado enviará el Acta al
Almacén General o a los almacenes de las administraciones, para que
efectúen el ingreso en los inventarios del almacén en la Cuenta “Mercancías
en Existencia” cuando los elementos sean para comercializar o en la Cuenta
Bienes Muebles en Bodega cuando sean para traspasar a una entidad
pública.
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8. Para el caso de los elementos desmontados resultantes de las mejoras se
elaborará un acta de destrucción la cual será firmada por el jefe del área de
Obra Pública e Inmuebles o su delegado y el Jefe del área de Servicios
Generales en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles.
2.1.3 BAJA DE INMUEBLES
La baja se producirá cuando sea necesario destruir total o parcialmente un inmueble
de propiedad de la Entidad, por las siguientes razones: para ejecutar nuevas obras,
para construcciones; por causa de accidentes, incendios, inundaciones, fenómenos
sísmicos o atmosféricos que lo dejaren en mal estado; por amenaza de ruina o
peligro inminente; por razones de higiene o salubridad o por cualquier otra causa
justificada; o por transferencia a otra entidad del Estado, de acuerdo con las
disposiciones expedidas por el gobierno.
Procedimiento:
1. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado, verificará y
elaborará un acta en la cual informará sobre el estado del inmueble y los
daños ocurridos en el mismo. Además emitirá concepto técnico indicando si
es posible recuperar o restaurar el bien o si es necesario demolerlo
totalmente.
2. El Secretario General y el Subsecretario de Recursos Físicos coordinarán a
través del área de Obra Pública e Inmuebles la baja del inmueble, tanto en
el Nivel Central como en las administraciones.
3. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado, en caso de
demolición parcial o total, adelantará los trámites de consecución de
permisos ante las autoridades competentes para la demolición del bien
inmueble.
4. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles elaborará la resolución de baja
del bien inmueble con base en el acta y los permisos de demolición de
autoridad competente. Para el caso de demolición total se tomará el valor
del inmueble discriminando el valor de la edificación y del terreno y para el
caso de demolición parcial se tomará el valor que de acuerdo a los estudios
técnicos estime el jefe del área de Obra Pública e Inmuebles. La resolución
de baja será firmada por el funcionario competente, de acuerdo con las
facultades y cuantías establecidas en la resolución de delegación.
5. Copia de la resolución de baja se enviará al área de Contabilidad General
del Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, para que
elabore el respectivo registro contable.
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6. De las nuevas construcciones que se realicen, se efectuará el registro
contable de su valor en la respectiva cuenta de Propiedades, Planta y
Equipo.
2.1.4 VENTA DE INMUEBLES
La venta de inmuebles se hará de acuerdo con las normas y procedimientos
establecidos en la Ley de Contratación Estatal.
Procedimiento:
1. El Director General o el funcionario facultado, previos requisitos legales,
aprobará la venta de inmuebles de propiedad de la Entidad.
2. La venta se efectuará con base en un avalúo comercial practicado por la
Entidad a través del área de Obra Pública e Inmuebles o solicitado al
Instituto Geográfico Agustín Codazzi, a la oficina de catastro municipal de
aquellas ciudades que la ley haya autorizado, o a los peritos privados
inscritos en una lonja de propiedad raíz.
3. Una vez elaborado el contrato de venta del inmueble, el jefe del área de
Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central, enviará copia del contrato al
jefe del área de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus
veces en los demás niveles para su registro contable y al jefe del área de
Obra Pública e Inmuebles, para elaborar el acta de entrega del inmueble y
descargarlo de sus bases de datos.
4. Copia de la consignación y documento soporte serán enviados al área de
Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretaría Comercial para la
respectiva facturación y registro de venta.
2.1.5 INMUEBLES POR DESTINACION
Son aquellos bienes muebles tales como ascensores, electro bombas, aires
acondicionados
centrales,
plantas
eléctricas,
subestaciones
eléctricas,
transformadores y cableado estructurado, que se pueden considerar inmuebles por
destinación, aunque por su naturaleza no lo sean, ya que están permanentemente
destinados al uso y beneficio de un inmueble, no obstante que puedan separarse sin
su detrimento.
Esos bienes que se reputan inmuebles por ser accesorios a bienes raíces, no dejan
de serlo por su separación momentánea, pero cuando se separen con el objeto de
darles diferente destino, dejarán de ser inmuebles.
El manejo administrativo será el siguiente:
13
1. Los bienes muebles que se destinen al uso y beneficio de inmuebles de
propiedad de la Entidad, serán inmuebles por destinación y en consecuencia
se registrarán como mayor valor de los inmuebles.
2. Los bienes muebles que se destinen al uso y beneficio de inmuebles que no
sean de propiedad de la Entidad, se registrarán en la cuenta “Otras Mejoras en
Propiedad Ajena”. Su amortización se hará durante la vigencia del contrato. El
registro de estos bienes no requiere de ingreso al almacén, ni código de
inventario.
3. Si estos bienes se separan del inmueble o los adquiere la Entidad con el
objeto de darles diferente destino, se registrarán en la Cuenta Inventarios si
quedan al servicio y en la Cuenta Almacén si quedan en depósito, con base en
el informe suministrado por el ÁREA de Obra Pública
e Inmuebles. El
responsable de los bienes será el jefe de la dependencia que los solicite.
2.1.6 CABLEADO ESTRUCTURADO
El cableado estructurado se registrará en la cuenta “Edificaciones”, como un mayor
valor del respectivo inmueble. Si el inmueble no es de propiedad de la Entidad, el
cableado estructurado se cargará a la cuenta “Obras y Mejoras en Propiedad Ajena”
y se amortizará durante la vigencia del contrato.
El manejo administrativo será el siguiente:
1. El encargado de la ejecución del contrato en el Nivel Central o quien haga sus
veces en los demás niveles, una vez recibido el contrato y verificada la
instalación, diligenciará el Acta de Recibo e Instalación del Cableado
Estructurado, el cual contendrá descripción detallada de los bienes, cantidad
de metros recibidos y las áreas de instalación, consolidado por Administración.
2. El Acta de Recibo será firmada en el Nivel Central por el encargado de la
ejecución del contrato y el contratista. En los demás niveles por el
Administrador, el jefe del área de Servicio Informático o quien haga sus veces
y el Contratista respectivo. Copia del acta se enviará al área de Contabilidad
en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles junto con los
demás documentos establecidos en el contrato para efectuar el respectivo
registro contable.
3. El responsable de la custodia manejo y control de los planos del cableado
estructurado en el Nivel Central será el jefe de la Oficina de Servicios
Informáticos o su delegado y en las administraciones será el jefe del área de
Servicio Informático o quien haga sus veces.
2.2
BIENES MUEBLES
14
Bienes muebles son aquellos que se pueden transportar de un lugar a otro. Los
bienes muebles según su destino final se clasifican en bienes de consumo, consumo
con control y bienes devolutivos, y según su ubicación, en bodega y en servicio.
La reclasificación de bienes devolutivos a consumo, o consumo con control o
viceversa, se realizará mediante acto administrativo, proyectado por el área de
Servicios Generales y suscrito por el responsable de la administración de los
recursos físicos de la Entidad.
Los bienes muebles que ingresen a la Entidad a cualquier título se registrarán
directamente al servicio de las dependencias del nivel central o de las
administraciones o al almacén cuando así se determine.
Cuando la entrega de bienes muebles se efectúe en los almacenes de la Entidad, se
seguirán los procedimientos de ingresos y egresos de almacén establecidos en el
Capítulo de Manejo Administrativo de Bienes.
El registro y movimiento de los Bienes Muebles en Bodega (devolutivos nuevos o
recientemente adquiridos) y Cargos Diferidos (de consumo), lo llevará el almacenista
a través de un programa de manejo de inventarios, en donde se contemplen como
mínimo los siguientes datos:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Descripción y detalle de cada bien
Agrupación y sub-agrupación
Unidad de medida
Código
Localización
Fecha del movimiento
Concepto del movimiento (Entrada o Salida)
Cantidad
Valor unitario y total
Saldo: cantidad y valor
El registro y control de los bienes devolutivos en servicio estará a cargo del Área de
Inventarios en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles.
2.2.1 BIENES DE CONSUMO
Son los que se consumen con el uso que se hace de ellos o porque al agregarlos o
aplicarlos a otros bienes, se extinguen o desaparecen como unidad o materia
independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de nuevos productos.
La Entidad adoptará las siguientes agrupaciones para los bienes de consumo, las
cuales se mantendrán durante todas las etapas de registro, administración y control:
1-01 Aceites, grasas y lubricantes.
15
1-02 Combustibles.
1-03 Drogas, elementos odontológicos, de laboratorio y sanidad, elementos y
accesorios de vidrio para laboratorio.
1-04 Elementos para construcción.
1-05 Explosivos, municiones.
1-06 Forrajes y alimentos para animales.
1-07 Insecticidas, fungicidas, herbicidas.
1-08 Materiales o materias primas.
1-09 Semillas y abonos.
1-10 Útiles de escritorio, oficina, dibujo, papelería, toner, copias de
videos, disquetes, casetes,
cosedoras, perforadoras, sacaganchos, tijeras, reglas, cintas magnéticas,
datacartridge y mini datacartridge.
1-11 Víveres y rancho.
1-12 Repuestos para máquinas y equipos, baterías, llantas y neumáticos.
1-13 Dotación a trabajadores, chalecos para operativos y chalecos
salvavidas.
1-14 Formas, formularios, documentos y publicaciones de distribución
gratuita.
1-15 Utensilios de aseo y lavandería.
1-16 Loza, cristalería y menaje de cocina (baldes, ollas, bandejas, olletas,
cubiertos etc.)
1-17 Elementos de lencería.
1-18 Materiales audiovisuales diferidos (originales)
1-19 Ropa hospitalaria, quirúrgica y de laboratorio.
1-20 Elementos para capacitación, bienestar social y estímulos.
1-21 Estampillas de control aduanero
1-22 Armas (este se incorpora)
1-25 Otros elementos de consumo.
Contabilización:
La contabilización de los bienes de consumo, se realizará de acuerdo con lo
establecido en el Plan General de Contabilidad Pública.
Para clasificar y contabilizar bienes en el grupo 1-25 (otros elementos de consumo),
se requerirá de la aprobación del área de Contabilidad General de la Subsecretaría
de Recursos Financieros del Nivel Central, quien indicará la cuenta contable en la
cual se registrará.
2.2.1.1 BIENES ADQUIRIDOS POR EL SISTEMA DE PROVEDURIA INTEGRAL
(OUTSOURCING)
1. Cada centro de costos diligenciará el pedido de bienes a través del software
que instale el proveedor, de acuerdo con la periodicidad establecida en el
contrato.
16
2. El encargado de la ejecución del contrato en el Nivel Central o su delegado y
los jefes de las Divisiones de Recursos Físicos y Financieros o quienes hagan
sus veces en los demás niveles, recibirán, revisarán, modificarán, aprobarán y
consolidarán los pedidos de bienes, teniendo en cuenta el número de
funcionarios, funciones y periodicidad de entrega de pedido.
3. El encargado de la ejecución del contrato en el Nivel Central o su delegado
recepcionará todas las solicitudes de pedidos de bienes, y remitirá las
solicitudes de bienes al proveedor.
4. El proveedor entregará los bienes a los encargados de los centros de costos
de acuerdo con las condiciones del contrato en lo referente a fechas, lugar y
cantidades.
5. El funcionario encargado en cada centro de costos, recibirá físicamente los
bienes, los revisará y procederá a confrontar la información de la nota de
despacho con lo físicamente recibido.
6. En caso de inconsistencias o faltantes en los pedidos, el funcionario
autorizado del centro de costos levantará un acta, la enviará al encargado de
la ejecución del contrato en el Nivel Central o al jefe del área de Recursos
Físicos y Financieros o quienes hagan sus veces en los demás niveles, para
la respectiva reclamación.
7. El funcionario autorizado o delegado del centro de costos expedirá el cumplido
y lo enviará al encargado de la ejecución del contrato o su delegado en el
Nivel Central.
8. Para el caso de bienes devolutivos o con control especial, cada centro de
costos enviará al encargado de inventarios relación de los funcionarios
responsables de los bienes, para el correspondiente registro.
9. El encargado de inventarios enviará junto con la cuenta mensual al Área de
Contabilidad General o quien haga sus veces en los demás niveles, copia de
las Constancias de Recibo de Bienes.
10. 10.Cada centro de costos remitirá el cumplido, previa incorporación de los
bienes en los registros de inventarios, al encargado de la ejecución del
contrato o su delegado en el Nivel Central.
11. El encargado de la ejecución del contrato en el Nivel Central o su delegado
consolidará los cumplidos tanto del Nivel Central como de las
administraciones para elaborar un cumplido general el cual será enviado al
Área de Contabilidad General para el pago respectivo.
12. El encargado de la ejecución del contrato en el Nivel Central o su delegado
elaborará un informe de los bienes entregados en el Nivel Central y en cada
17
administración, totalizado por centro de costos y área de inventarios para
seguimiento y control de la ejecución del plan de compras.
13. El área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos Financieros
registrará los valores de los bienes adquiridos y los identificará por Nivel
Central o administraciones cuando se trate de bienes devolutivos, cuyos
valores trasladarán a cada administración.
Para la entrega de los thoner solicitados por las diferentes dependencias de la
Entidad, se requiere la devolución del cartucho utilizado al área de Servicios
Generales en el Nivel Central y al área de Recursos Físicos y Financieros o a quien
haga sus veces en los demás niveles, los cuales serán entregados a la institución
que la Subsecretaría de Recursos Físicos disponga o se les dará el destino que en
su momento se indique.
2.2.1.2 BIENES DE CONSUMO CON CONTROL
El jefe del área de Inventarios en el Nivel Central o quien haga sus veces en los
demás niveles deberá llevar el registro y control de los siguientes bienes de consumo
en servicio, tales como menaje de cocina, cosedoras, perforadoras, sacaganchos,
tijeras, reglas, antenas para televisor, candados, los originales de los materiales
audiovisuales diferidos, elementos de dotación con identificación institucional y
aquellos bienes devolutivos cuyo valor individual sea inferior a medio SMMLV, de
conformidad con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación y por
la reglamentación expedida por la Entidad
Cuando un funcionario sea ubicado en otra dependencia o se retire de la entidad
devolverá estos bienes al jefe inmediato o a quien él designe.
El área de Servicios Generales reportará mensualmente al área de contabilidad
General de la Subsecretaría de Recursos Financieros el consolidado de la entrega
de los bienes de consumo con control realizados a los centros de costos a Nivel
Nacional a través del Outsourcing y al área de inventarios del nivel central para el
respectivo registro. En las Administraciones los jefes de las divisiones de Recursos
Físicos y Financieros registrarán estos bienes en los respectivos inventarios.
El área de Contabilidad de la Subsecretaría de Recursos Financieros con base en
este informe realizará el registro contable de envío de los bienes a cada una de las
Administraciones en la respectiva cuenta principal y subalterna. Los Jefes de
Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces en las Administraciones,
deben realizar el registro de estos bienes afectando el activo ó gasto y la respectiva
cuenta principal y subalterna.
Para la contabilización de los bienes de consumo con control se tendrán en cuenta
los mismos códigos establecidos para los bienes de consumo.
18
2.2.2 BIENES DEVOLUTIVOS
Son aquellos que no se consumen con el uso que se hace de ellos, aunque con el
tiempo, por razón de su naturaleza, se deterioren.
La Entidad adoptará las siguientes agrupaciones para los bienes devolutivos en
bodega o en servicio, de acuerdo con lo establecido en el Plan General de la
Contabilidad Publica. Estas agrupaciones se mantendrán durante todas las etapas
de registro, administración y control:
2-01 Armas, accesorios, repuestos y chalecos antibalas. (se cambia por:
Accesorios y repuestos para armas)
2-02 Discotecas y musicotecas.
2-03 Elementos de culto.
2-04 Elementos de museo.
2-05 Elementos y equipos para arneses, arreos, atalaje y sus accesorios.
2-06 Equipos y máquinas para comedor, cocina, despensa y sus accesorios.
2-07 Equipos y máquinas para comunicación, detección, teléfono celular,
radio, televisión, señales, sonido, radar, fotografía, proyección y sus
accesorios.
2-08 Equipos y máquinas para instalación (se suprime esta parte),
construcción, campo, industria, taller, labores y accesorios.
2-09 Equipos y máquinas para deporte, gimnasia, juegos y sus accesorios.
2-10 Equipos y máquinas para laboratorio, profesiones científicas, enseñanza
y sus accesorios.
2-11 Equipos y máquinas para medicina, odontología, veterinaria, rayos X,
sanidad y sus accesorios.
2-12 Equipos y máquinas para oficina, contabilidad, dibujo y sus accesorios.
2-13 Equipos y máquinas para transporte y sus accesorios.
2-14 Herramientas y sus accesorios.
2-15 Instrumentos musicales y sus accesorios.
2-16 Libros de biblioteca, estudio, documentos, mapotecas, planotecas,
hemerotecas y revistas.
2-17 Líneas Telefónicas ( se debe suprimir por que fueron reclasificadas a
intangibles)
2-18 Mobiliario y enseres.
2-19 Semovientes.
2-21 Material rodante, máquinas, equipos y accesorios.
2-22 Material fijo, ascensores, máquinas, equipo y sus accesorios.(cuando no
sean instalados en los inmuebles).
2-23 Materiales, equipos de vías, redes, instalaciones, cables, puertos y
sus accesorios.
2-24 Equipos y máquinas de procesamiento de datos y sus accesorios.
2-25 Oficina abierta.
2-26 Plantas eléctricas, transformadores, bombas, motobombas y sus
accesorios (cuando no se instalen directamente en el Inmueble)
2-30 Otros elementos devolutivos.
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Para clasificar y contabilizar bienes en el grupo 2-30 (otros elementos devolutivos),
se requerirá de la aprobación del área de Contabilidad General de la Subsecretaría
de Recursos Financieros del Nivel Central, quien indicará la cuenta contable en la
cual se registrará.
2.2.2.1 BIENES INTANGIBLES
Son los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por la Entidad con el fin de
facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones. Estos bienes son susceptibles de
valorarse en términos económicos.
La contabilización de los bienes intangibles se realizará de acuerdo con lo
establecido en el Plan General de Contabilidad Pública.
SOFTWARE Y LICENCIAS
De acuerdo con el Plan General de la Contabilidad Pública, el software se registrará
dentro del área de Otros Activos en la cuenta Intangibles y comprende los bienes
inmateriales adquiridos o desarrollados por la Entidad, con el fin de facilitar, mejorar
o tecnificar sus operaciones.
El manejo administrativo será el siguiente:
1. El encargado de inventarios y el jefe de la Oficina de Servicios Informáticos o
su delegado en el Nivel Central o quienes hagan sus veces en los demás
niveles, una vez recibido el software, diligenciarán el Acta de Recibo del
Software, el cual contendrá la descripción detallada y la cantidad recibida.
2. El Acta de Recibo del Software será firmada en el Nivel Central, por el jefe de
la Oficina de Servicios Informáticos o su delegado, el contratista o proveedor y
el encargado de Inventarios. En los demás niveles por el Administrador, el jefe
del área de Servicio Informático o quien haga sus veces, el jefe del área de
Recursos Físicos y Financieros, el encargado de Inventarios y el proveedor
respectivo.
3. El encargado de Inventarios, teniendo en cuenta el acta de recibo, elaborará
la Constancia de Recibo de Bienes a nombre del jefe de la Oficina de
Servicios Informáticos o su delegado en el Nivel Central y a nombre del jefe
del área de Servicio Informático o quien haga sus veces en las
Administraciones. Estos serán responsables de la custodia, administración,
instalación y control de los soportes documentales y magnéticos del software
con sus correspondientes licencias. Las licencias de tipo OEM y las Licencias
Cliente quedarán a cargo del cuentadante del computador, por cuanto éstas
vienen incorporadas en el respectivo equipo. Cuando el computador sea dado
de baja o trasladado a otro cuentadante, se hará con su respectiva licencia.
20
4. Una vez registrado el software o licencia, el encargado de inventarios enviará
copia del acta de recibo y Constancia de Recibo de Bienes a contabilidad para
que se efectúen los correspondientes registros.
5. En el nivel central y en cada administración, el encargado de inventarios
calculará mensualmente el valor de las amortizaciones de cada uno de los
intangibles, y los remitirá en la cuenta mensual a Contabilidad para que se
efectúe el correspondiente registro.
6. Cuando un equipo informático sea retirado del servicio por inservible, el
software que tenga instalado será desmontado o borrado y la licencia quedará
a disposición de la Oficina de Servicios Informáticos en el Nivel Central o
quien haga sus veces en los demás niveles.
7. Cuando el software sea obsoleto o ya no lo requiera la Entidad, la Oficina de
Servicios Informáticos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los
demás niveles emitirá concepto técnico para darlo de baja y se destruirán sus
soportes magnéticos y documentales siguiendo los procedimientos
establecidos.
8. Cuando se den de baja software o licencias el encargado de inventarios
reportará a contabilidad los valores del software dado de baja (costo histórico,
amortización) para realizar los correspondientes registros contables.
La Entidad adoptará las siguientes agrupaciones para los bienes intangibles de
acuerdo con lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Publica. Estas
agrupaciones se mantendrán durante todas las etapas de registro, administración y
control:
6-25 Líneas Telefónicas
7-25 Licencias
8-25 Software
2.2.2.2
OFICINA ABIERTA
La oficina abierta, debido a su naturaleza y composición física, no representan un
componente directo de los edificios ya que pueden ser trasladados o desarticulados
físicamente sin alterar la vida útil de las edificaciones, en consecuencia, no es
pertinente su tratamiento como un mayor valor de los bienes inmuebles, por lo tanto
estarán a cargo del Servidor Público de la Contribución que los esté utilizando, quien
será el responsable de bienes.
El manejo administrativo será el siguiente:
1. La solicitud de compra o modificación de oficina abierta, la realizarán los
Directores, Subdirectores, Secretario General, Secretario de Desarrollo
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Institucional, Jefes de Oficina y Subsecretarios. En las Direcciones
Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas, la realizará el
Director Regional o el Administrador.
2. El Director General o el Secretario General aprobarán las solicitudes de
compra o modificación del sistema de oficina abierta de acuerdo con la
disponibilidad presupuestal y con las necesidades que presenten las
respectivas áreas usuarias, tanto en el Nivel Central como en las Direcciones
Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas.
3. Una vez aprobada la solicitud, el área de Obra Pública e Inmuebles de la
Subsecretaría de Recursos Físicos elaborará el respectivo proyecto, tanto en
el Nivel Central como en las administraciones.
4. Instalada la oficina abierta, el jefe del área de Obra Pública e Inmuebles o su
delegado elaborará el acta de entrega y recibo de bienes que será firmada por
el encargado de inventarios en el Nivel Central y el proveedor, discriminando,
en lo posible, individualmente los valores de los elementos que constituyen la
oficina abierta.
5. En las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y
Delegadas el acta será firmada por el Administrador, el jefe del área de
Recursos Físicos y Financieros, el encargado de inventarios, el delegado del
área de Obra Pública e Inmuebles y el proveedor.
6. El área de Obra Pública e Inmuebles de la Subsecretaría de Recursos Físicos
registrará en una base de datos la relación detallada de cada puesto de
trabajo y/o paneles los cuales se identificarán a través de convenciones
estandarizadas, código de líneas, precio de adquisición y localización. En los
casos de cambios o modificaciones de oficina abierta donde se requiera
desagregar las diferentes líneas que la componen, se elaborará un acta en la
cual se valorará en forma individual cada uno de sus componentes.
7. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles será el responsable en el Nivel
Central de la custodia de los planos de oficina abierta. En los demás niveles la
custodia corresponderá a los Administradores.
8. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles será el encargado de coordinar
el manejo de los elementos de oficina abierta que no sean utilizados en los
cambios o modificaciones que se efectúen en las áreas del Nivel Central y en
las administraciones el Jefe del área de Recursos Físicos y Financieros o
quienes hagan sus veces.
9. El encargado de inventarios, con base en la relación detallada del mobiliario
que compone la oficina abierta, diligenciará la Constancia de Recibo de
Bienes y la hará firmar por el funcionario responsable del mismo.
22
10. El encargado de inventarios registrará los elementos de oficina abierta en el
inventario de devolutivos en servicio, con base en el acta de recibo de bienes
y elaborará la Constancia de Recibo de Bienes la cual será enviada al
funcionario que ejerce el control de ejecución del contrato para el trámite
respectivo.
2.3
MERCANCIAS EN EXISTENCIA PARA COMERCIALIZAR
Son los bienes que se adquieren con la finalidad de comercializarlos, tales como
Códex y formularios.
Además se registrarán los bienes que no requiere la Entidad para el normal
desarrollo de sus actividades, los inservibles u obsoletos cuyo destino final sea su
comercialización.
La Entidad de acuerdo con las condiciones establecidas en el contrato dispondrá
directamente o a través de terceros, del depósito, custodia, almacenamiento y ventas
de las mercancías en existencia.
La contabilización de estos bienes se realizará de acuerdo con lo establecido en el
Plan General de Contabilidad Pública. Su registro se efectuará teniendo en cuenta
las siguientes agrupaciones de inventarios:
3-01 Formularios e instructivos.
3-02 Libros y Códex.
3-03 Bienes inservibles.
3-04 Otras publicaciones
CAPITULO 3
ALMACEN
3.1
BIENES QUE NO INGRESAN AL ALMACEN
No ingresan al Almacén aquellos bienes de consumo, de consumo con control,
devolutivos y mercancías en existencia para comercializar, que de acuerdo con las
condiciones del contrato, convenio o acto administrativo, se entregan directamente
para el servicio en las diferentes dependencias del Nivel Central y de las
Administraciones.
3.2.
BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN
23
Son aquellos bienes de consumo, consumo con control, devolutivos y de mercancías
en existencia que ingresan físicamente a los almacenes de la Entidad, siempre y
cuando así se establezca en las condiciones del contrato, convenio o acto
administrativo.
Ingresan al Almacén igualmente aquellos elementos usados que estén en buen
estado y que la Entidad no los requiera para su servicio, ni los comercialice en el
momento, pero que son susceptibles de ser utilizados posteriormente.
3.2.1 MOVIMIENTOS DE ALMACÉN:
Los movimientos de almacén se presentan por:
•
Ingreso de bienes al almacén
•
Salida de bienes del almacén
3.2.1.1 INGRESO DE BIENES AL ALMACEN
El ingreso de bienes al almacén es la entrada de bienes de consumo, consumo con
control, devolutivos y de mercancías en existencia para comercializar, los cuales
estarán a cargo del almacenista.
MODALIDADES DE INGRESO DE BIENES:
El ingreso de bienes al almacén se produce según su origen por las siguientes
modalidades:
a) Asignación de mercancías.
b) Compra de bienes
c) Donación
d) Producción o transformación
e) Remesa de bienes.
f) Reposición de bienes por daño, pérdida o hurto
g) Sobrantes de inventario
h) Reposición Tecnológica
i) Traspaso
j) Bienes para Comercializar
k) Reintegro
Procedimiento General:
1. Los bienes que a cualquier título adquiera la Entidad, ingresarán física y
documentalmente al Almacén con excepción de aquellos que de acuerdo con
las condiciones contractuales deban ser entregados o instalados directamente
en las dependencias.
24
2. El ingreso físico se dará cuando el bien ingresa materialmente a las bodegas
del Almacén.
3. Solo se aceptarán entregas parciales cuando así se estipule en el respectivo
contrato.
4. Una vez recibido físicamente el bien en el Almacén, el Almacenista procederá
a su clasificación como elemento de consumo, consumo con control,
devolutivo, reintegro o mercancías en existencia, y a su respectiva ubicación
en depósito, teniendo en cuenta que los bienes destinados para la
comercialización se ubicarán en forma separada.
5. La Entrada de Bienes al Almacén se diligenciará, previa verificación y
confrontación de las especificaciones, cantidades, calidad, factura y, si fuere
del caso, el cumplido o concepto técnico expedido por la dependencia
competente, de acuerdo con las condiciones del contrato o documento
soporte que acredite la llegada de los bienes al almacén.
6. La Entrada de Bienes al Almacén, será el documento que acredita el ingreso
real del bien a la Entidad, siendo el único soporte para el movimiento de
registro de almacén, el cual se diligenciará con numeración ascendente y
continua; relacionando en formatos separados bienes de consumo, consumo
con control, devolutivos, mercancías en existencia para comercializar.
7. La Entrada de Bienes al Almacén no tendrá tachones ni enmendaduras y se
cancelarán las casillas no utilizadas.
8. El almacenista elaborará el registro contable teniendo como soporte el formato
de ingreso de bienes al almacén o documento equivalente, cuando haya
lugar.
a)
INGRESO DE BIENES POR ASIGNACIÓN DE MERCANCÍAS
Es el ingreso a depósito Almacén de bienes que fueron decomisados o declarados
en abandono a favor de la Nación, mediante acto administrativo y que no ingresan
directamente al servicio.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
1. El Secretario General, asignará los bienes por medio de resolución, en la cual
se especificará el almacén a través del cual se ingresarán los bienes y el valor
de los mismos.
25
2. Copia de la Resolución se enviará para su conocimiento a la Subsecretaría de
Recursos Físicos y para su trámite correspondiente a los almacenes donde
ingresarán los bienes.
3. Las Divisiones de Comercialización o quien haga sus veces en los demás
niveles, de acuerdo con la resolución de asignación, entregarán los bienes al
almacén respectivo, suscribiendo el Acta de Recibo y Entrega junto con la
almacenadora.
4. El almacenista diligenciará la Entrada de Bienes al Almacén, con base en la
resolución de asignación y el acta de recibo.
b)
INGRESO DE BIENES POR COMPRAS
Son las operaciones mercantiles a través de las cuales la Entidad adquiere bienes
mediante la celebración de contratos (licitación pública, contratación directa, caja
menor), según las necesidades y de conformidad con las disposiciones vigentes.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
1. El jefe del área de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central o quien haga
sus veces en los demás niveles, una vez suscrito el contrato enviará copia con
sus documentos soporte al Almacén, Inventarios y Contabilidad y a la
dependencia encargada de ejercer el control de ejecución del contrato.
2. En los procesos de adquisición de hardware o de equipos compuestos por
partes independientes, se dejará establecido en el contrato el valor individual
de cada uno de los componentes del equipo (CPU, pantalla, mouse, teclado,
impresora, etc.), lo que permitirá hacer más fácil el manejo de inventarios, así
como los posibles reemplazos de partes.
3. El Almacenista al momento de recibir los bienes confrontará las características
de los mismos y lo referente a clase, marca, estado, valor unitario, valor total,
plazos de entrega y cantidad, contra los documentos soporte del contrato,
factura comercial, catálogos y muestras. Si los bienes no corresponden a lo
especificado en el contrato y sus soportes, se abstendrá de recibirlos e
informará por escrito al área de Adquisiciones y Contratos o quien haga sus
veces para que solucione con el proveedor las diferencias presentadas.
4. Ningún almacenista podrá recibir bienes a proveedores sin que exista
previamente contrato legalizado con la Entidad.
26
5. Cuando se trate de bienes que deben ser recibidos con inspección, prueba o
ensayo, el almacenista coordinará con el proveedor y con el área técnica
especializada, para que la recepción cumpla con las condiciones establecidas
en el contrato.
6. El Almacenista diligenciará el Acta de Recibo y la firmará junto con el
funcionario del área técnica especializada y el proveedor o su representante.
7. El ingreso se perfeccionará cuando el Almacenista reciba los bienes,
diligencie el Acta de Recibo y la Entrada de Bienes al Almacén, firme el
documento origen del ingreso o factura del proveedor y si fuere del caso se
anexe el cumplido de la dependencia que tenga a cargo el control de
ejecución del contrato. Enviará una copia del acta de entrada al Almacén con
sus soportes al área de Contabilidad para su causación y pago y otra copia al
área de Adquisiciones y Contratos para que obre en el contrato.
c)
INGRESO DE BIENES POR DONACION
Es el registro de bienes cuando una persona natural o empresa privada, transfiere
voluntaria, gratuita e irrevocablemente a favor de la Entidad, la propiedad de un bien
que le pertenece, generando un incremento en el patrimonio de la Nación.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
1. Ofrecimiento del donante con detalle de los bienes.
2. Constancia de aceptación por parte del Director General o quien él delegue.
3. Acta de Recibo de Bienes, suscrita por quienes en ella intervienen, en la cual
figuren las denominaciones, características, cantidades, unidad de medida,
estado en que se encuentran, valores unitarios y totales o avalúo comercial si
fuere del caso.
4. Si los bienes provienen de una Entidad Pública, el ingreso de almacén se
realizará con base en el acto administrativo de la Entidad donante,
especificando el bien el objeto y valor de la donación y la entidad o persona
natural que hace la donación con su respectivo NIT. Copia del acto
administrativo reposará en los archivos del Almacén.
d)
INGRESO DE BIENES POR PRODUCCION O TRANSFORMACION
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Es el ingreso de bienes terminados que resultan de una transformación de insumos
suministrados por la Entidad, ya sea que la actividad se realice directamente o a
través de terceros.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
1. Cuando el almacenista suministre bienes materiales o insumos que sirvan de
materia prima para dicha transformación se dejará constancia en la Salida de
Bienes de Almacén, sobre la cantidad y tipo de bien a recibir; registrando en
una cuenta transitoria los insumos entregados.
2. El valor de ingreso de cada bien, será la sumatoria del valor de los insumos
utilizados que fueron entregados por el almacén para la elaboración del bien
específico, dividido entre el número de bienes (Entrada almacén, en este
formato se debe hacer referencia a la salida de almacén correspondiente a
estas materias primas que fueron objeto de transformación)
3. Para los bienes no transformados por la Entidad, el valor del ingreso de cada
bien será el valor de los insumos utilizados, dividido por el número de bienes
(Entrada almacén en este formato se debe hacer referencia a la salida de
almacén correspondiente a estas materias primas que fueron objeto de
transformación.) El costo de transformación lo registrará El área de
Contabilidad General de acuerdo con lo estipulado en el contrato.
e)
INGRESO DE BIENES POR REMESA
Es la transferencia entre almacenes de la Entidad, de bienes que se encuentran en
bodega, para entregarlos al servicio o para su comercialización.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
1. Una vez recibidos los bienes, el almacenista verificará que correspondan a los
enviados. Si se presentan faltantes o sobrantes dejará la observación en la
guía de transporte correspondiente e informará al almacén remitente.
2. El Almacenista que recibe el bien, firmará el original y copia de la Salida de
Bienes del almacén que envía y devolverá el original al almacén remitente.
3. El Almacenista que reciba diligenciará la Entrada de Bienes al almacén
soportada con la copia de Salida de Bienes del almacén remitente.
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f)
INGRESO DE BIENES POR REPOSICIÓN (POR DAÑO, PÉRDIDA O HURTO)
Consiste en el ingreso de bienes, que previa aprobación del Jefe del área de
Servicios Generales o el Jefe de área de Recursos Físicos y Financieros en los
demás niveles, se reciban en reemplazo de bienes faltantes o de los que han sufrido
daños por causas derivadas del mal uso o indebida custodia. La reposición podrá ser
efectuada por el responsable de los bienes y las Compañías de Seguros o de
Vigilancia.
El funcionario competente aprobará la reposición del bien cuando el ofrecido sea de
igual o superior calidad y de características semejantes, dentro de los diez (10) días
siguientes al recibo de la solicitud, y la reposición del mismo deberá hacerse dentro
de los diez (10) días siguientes al recibo del concepto de aprobación.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales y lo establecido
en el capítulo de Inventarios, en lo referente a Daños, Pérdidas y Hurtos, se tendrán
en cuenta los siguientes:
1. El responsable de bienes y las Compañías de Seguro o de Vigilancia,
entregarán el bien al Almacén.
2. El almacenista, con base en la aprobación de la solicitud de reposición, y si
fuere del caso con el concepto técnico correspondiente, diligenciará el Acta de
Reposición del Bien.
3. De acuerdo con el Acta de Reposición del Bien, el almacenista diligenciará la
Entrada de Bienes al Almacén.
4. En caso de que el bien sea nuevo, el valor con el cual se ingresará será el de
la factura de compra; si es usado, el valor será el comercial o el de un bien
similar.
5. Una vez aceptada y registrada la reposición del bien se descargará de la
cuenta de responsabilidades.
g)
INGRESO DE BIENES POR SOBRANTES DE INVENTARIO
Es el ingreso al almacén de bienes, que una vez realizado el inventario físico y
confrontados con la relación de activos de la Entidad aparecen como sobrantes.
Procedimiento:
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Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
1. El almacenista y el jefe del área de Servicios Generales en el Nivel Central o
quien haga sus veces en los demás niveles con base en la inspección física de
los bienes en bodega, donde se determinó el sobrante, diligenciarán el Acta de
Sobrantes.
2. De acuerdo con el acta de sobrantes el almacenista diligenciará la Entrada de
Bienes al Almacén.
3. El valor con el cual ingresará el bien al almacén, en caso de no encontrarse
registro de bienes similares, corresponderá al de un bien análogo o al del valor
comercial del bien, el cual será establecido mediante acta suscrita por el jefe
del área de servicios generales y el jefe del área de Almacén del Nivel Central
y en el Nivel Regional por el Administrador y por el jefe del área de Recursos
Físicos y Financiero o quien haga sus veces.
h)
INGRESO DE BIENES POR REPOSICIÓN TECNOLÓGICA
El ingreso de bienes por reposición tecnológica se dará cuando la Entidad adquiera
bienes de mejores condiciones tecnológicas que los existentes y, en el contrato de
adquisición se contemple la entrega de los bienes desactualizados como parte de
pago.
En los contratos se detallarán los bienes que se darán como parte de pago y se
establecerá su valor, así como los bienes que se recibirán de conformidad con la
propuesta del contratista.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
1. El almacenista recibirá los bienes objeto de la reposición tecnológica con base
en el contrato, la factura del proveedor y si fuere del caso, recibo a satisfacción
expedido por el área competente y diligenciará la Entrada de Bienes al
Almacén.
2. En la Entrada de Bienes al Almacén, se indicará por separado el valor de los
bienes entregados por la Entidad como parte de pago y el saldo a pagar. La
sumatoria de estos valores será igual al valor de la Entrada de Bienes al
Almacén.
3. El almacenista una vez surtido el procedimiento anterior realizara el respectivo
registro contable.
30
i) INGRESO DE BIENES POR TRASPASO
Es el ingreso de bienes a los almacenes de la Entidad, provenientes de otras
Entidades Públicas, sin ninguna contraprestación y transfiriendo a su vez el dominio.
El traspaso de bienes se tratará como una operación interinstitucional, teniendo en
cuenta que no genera un incremento o disminución del patrimonio de la Nación.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
1. Los documentos soporte del ingreso serán: Aceptación suscrita por el Director
General de la Entidad o quien él delegue, Acto administrativo proferido por la
Entidad que transfiere los bienes y Acta de Entrega y Recibo suscrita por la
Entidad que traspasa y por el almacenista.
2. El valor del ingreso de los bienes será igual al que figure en el acto
administrativo de traspaso.
3. El almacenista diligenciará la Entrada de Bienes al Almacén soportado con los
documentos anteriormente descritos, identificando claramente la entidad de
donde se recibe el bien con su respectivo NIT.
4. Cuando se trate de bienes usados, para el cálculo de depreciación se tomará
la vida útil restante, previo concepto de la dependencia competente.
j) INGRESO DE BIENES PARA COMERCIALIZAR
Es el ingreso de bienes con la finalidad de ser comercializados, ya sean por
inservibles u obsoletos o que fueron adquiridos con dicho objeto.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
1. Comercialización de bienes inservibles u obsoletos:
a) Los bienes inservibles u obsoletos que estén registrados en Cuentas de
Orden se incorporarán a las cuentas de Balance que señale el Plan General
de Contabilidad Pública, teniendo como soporte el Acta de Alta de Bienes;
previa cancelación de las cuentas de orden.
31
b) Para los bienes que fueron contabilizados como gasto y que una vez usados
sean susceptibles de recuperar para su posterior comercialización, tales como
los elementos resultantes de las mejoras o demolición de bienes inmuebles y
repuestos inservibles de vehículos, el almacenista los reclasificará en la
cuenta que señale el Plan General de Contabilidad Pública, con base en el
Acta de Recuperación de Bienes Usados, teniendo en cuenta el período en el
cual se registró el gasto.
c) El Acta de Recuperación de Bienes Usados, contendrá descripción detallada
de los bienes recuperados, cantidad, y valores que fije el funcionario del área
competente. Dicha acta la suscribirán el almacenista, el jefe del área de
Servicios Generales y el funcionario de área competente en el Nivel Central o
quienes hagan sus veces en los demás niveles.
2. Comercialización de bienes adquiridos:
a) El almacenista diligenciará la Entrada de Bienes al Almacén, de acuerdo con
las agrupaciones establecidas en este manual.
b) El almacenista registrará contablemente los bienes a comercializar, en la
cuenta que señale el Plan General de Contabilidad Pública.
c) En caso de ingreso de bienes para comercializar que posteriormente mediante
acto administrativo se autorice su distribución gratuita, el almacenista los
reclasificará en la agrupación 1-14 de Bienes de Consumo de acuerdo al Plan
General de Contabilidad Pública.
d) Cuando en el contrato se contemple la distribución gratuita directamente por la
Entidad, de un porcentaje de formularios y cartillas para los contribuyentes o
usuarios, se seguirán los procedimientos de los literales a) y c) del presente
numeral.
k) INGRESO DE BIENES POR REINTEGRO
Consiste en la devolución al Almacén de los bienes en servicio que las dependencias
de la Entidad no requieren para el ejercicio de sus funciones.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales establecidos en
el Capítulo 4 (Inventarios), se tendrán en cuenta los siguientes:
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1. El Almacenista del nivel central o quien haga sus veces en los demás niveles
recibirá los bienes en servicio que las dependencias de la Entidad no
requieran para el ejercicio de sus funciones.
2. El manejo contable y registro en inventarios de estos bienes se efectuarán en
la Cuenta “Depósito Almacén”, previo el cumplimiento de los requisitos
establecidos en el Capítulo 4, literal h) del numeral 4.3 del presente Manual.
3.2.1.2 SALIDA DE BIENES DE ALMACÉN
La salida de bienes de almacén es la entrega de bienes devolutivos, de consumo, de
consumo con control y mercancías en existencia que se encuentran en depósito a
cargo del Almacenista.
El documento de Salida de Bienes de Almacén, será el soporte legal que certifica la
salida física y real de un bien, identificándola clara y detalladamente, cesando de
esta manera la responsabilidad por la custodia, administración y conservación por
parte del almacenista y trasladándola al destinatario.
Este documento se debe diligenciar en su totalidad cancelando las casillas o celdas
no utilizadas y no deben presentar tachaduras ni enmendaduras.
Cuando se considere necesario, se podrán entregar bienes con la suscripción de
acta provisional y posteriormente se diligenciará la Salida de Bienes de Almacén.
Modalidades de Salidas de Bienes:
Las salidas de bienes de almacén se producirán según su destino por las siguientes
modalidades:
a) Salida de Bienes Devolutivos, de Consumo y Consumo con Control.
b) Salida por Daño, Pérdida o Hurto.
c) Salida para Producción o Transformación.
d) Salida por Remesa
e) Salida por Traspaso
f) Salida por Reposición Tecnológica
g) Salida por comercialización (Venta)
h) Salida por Destrucción
Procedimiento General:
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El almacenista en el nivel central o quien haga sus veces en los demás niveles
desarrollará el siguiente procedimiento para la salida de bienes de Almacén:
1. Decepcionará las solicitudes de bienes, suscrita por los jefes de las
dependencias.
2. Verificará en kárdex si existen los elementos solicitados.
3. Asignará las cantidades a entregar según las existencias y análisis de
consumo (si los bienes fueron adquiridos para el desarrollo de un programa
específico, se entregarán según existencia, en la cantidad solicitada)
4. Diligenciará la Salida de Bienes de Almacén, el cual será firmado
simultáneamente a la entrega física del mismo.
5. Diligenciará para efectos de contabilización y control, los formatos de Salidas
de Bienes de Almacén con numeración ascendente y continua y, relacionará
en formatos separados, bienes de consumo, consumo con control, devolutivos
y mercancías para la comercialización.
6. Registrará las agrupaciones de inventarios y las cuentas mayores de balance
respectivas en los formatos de Salidas de Bienes de Almacén.
7. Registrará en Kárdex las Salidas de Bienes de Almacén.
8. Elaborará los registros contables teniendo como soporte las Salidas de
Almacén o documento equivalente.
a) SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS, DE CONSUMO Y CONSUMO CON
CONTROL.
La salida de bienes devolutivos, de consumo y de consumo con control que se
encuentren en bodega, se producirá cuando el almacenista diligencie la Salida de
Bienes de Almacén y entregue físicamente los bienes a los Servidores Públicos de la
Contribución, a las personas naturales, a los funcionarios de las entidades y
organismos nacionales e internacionales que temporalmente presten servicios a la
Entidad mediante contrato, convenio o acto administrativo, siempre y cuando se
establezca la responsabilidad por el manejo y custodia de los bienes que se
entreguen a su servicio.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
34
1. Las jefaturas de las diferentes dependencias diligenciarán y firmarán la
Solicitud de estos bienes, de acuerdo con las necesidades reales. Esta solicitud
indicará nombre y número de cédula de ciudadanía de quien será el
responsable de bienes, para el caso de los bienes devolutivos y de consumo
con control.
2. El almacenista o quien haga sus veces recibirá la solicitud de bienes y
procederá a realizar la entrega dentro de los tres días hábiles siguientes al
recibo de la solicitud, con la Salida de Bienes de Almacén. En el Nivel Central la
entrega se realizará dentro de los ocho días hábiles siguientes al recibo de la
solicitud y de acuerdo con el orden de recepción en el almacén.
3. El funcionario recibirá el bien, verificará el estado físico y serie si es del caso, y
demás características que lo identifiquen, firmará con su número de cédula de
ciudadanía, y conservará para su archivo personal copia de la salida de Bienes
de Almacén que lo hace RESPONSABLE DE BIENES, del buen uso,
conservación y cuidado del bien recibido.
4. Cuando la composición técnica o tecnológica de los bienes a entregar por parte
del almacenista, requieran intervención de un área técnica especializada, ésta
deberá certificar que los bienes recibidos corresponden a lo informado en la
Salida de Bienes de Almacén.
5. En la entrega física de equipos (microcomputadores, impresoras, fax,
máquinas, etc.), se entregará al Responsable de Bienes, los manuales y
accesorios que hagan parte del equipo, los cuales conservará con la misma
responsabilidad del equipo.
6. El almacenista o quien haga sus veces enviará copia de la Salida de Bienes de
Almacén, debidamente firmado, al encargado de inventarios para que diligencie
la Constancia de Recibo de Bienes e incluya el bien en los inventarios de
bienes en servicio, en el caso de los devolutivos y de consumo con control.
7. Cuando la salida corresponda a bienes tales como equipos de cómputo, de
comunicaciones, armamento y vehículos, cuyo control especial esté a cargo de
dependencias específicas, el almacenista enviará a dichas dependencias copia
de los documentos que afecten la ubicación del bien o su composición.
8. Los bienes devolutivos y de consumo con control en servicio de uso común de
todos los funcionarios de las dependencias, estarán a cargo del jefe de la
dependencia.
9. La Salida de Bienes de Almacén de los accesorios internos de equipos
informáticos, tales como procesadores, tarjetas de red, tarjetas de sonido,
parlantes, micrófonos, memorias, discos duros, unidades de CD, unidades de
tape backup y de disquete, se diligenciará a cargo del jefe de la Oficina de
35
Servicios Informáticos o su delegado en el Nivel Central o quien haga sus veces
en los demás niveles, quien a su vez diligenciará la Solicitud y Orden de
Traslado de Bienes a cargo del funcionario responsable del equipo informático
donde fueron instalados.
b) SALIDA DE BIENES POR DAÑO, PÉRDIDA O HURTO
Es la salida de bienes a cargo del almacenista por daño, pérdida o hurto.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales y lo establecido
en el Capítulo de Inventarios en lo referente a Daños, Pérdidas y Hurtos, se tendrán
en cuenta los siguientes:
1. En el caso de daño, pérdida o hurto de bienes en bodega (consumo, consumo
con control, devolutivos, intangibles y mercancías en existencia) como
consecuencia de desastre natural, siniestro, etc., el almacenista diligenciará la
Salida de Bienes de Almacén con base en el Acta de baja y sus
correspondientes soportes.
2. Copia de la Salida de Bienes de Almacén, para el caso del numeral anterior,
se enviará al área de Contabilidad General en el Nivel Central, o quien haga
sus veces en los demás niveles para el respectivo registro contable o para
que se cree la Responsabilidad en Proceso a cargo del almacenista, si es del
caso.
c) SALIDA DE BIENES PARA PRODUCCIÓN O TRANSFORMACIÓN
Es la salida de bienes en bodega que servirán de materia prima o insumo para la
elaboración o transformación de otro bien.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
1. Cuando el almacenista suministre bienes, materiales o insumos, que servirán
de materia prima para su transformación o elaboración de otro bien, se
diligenciará la Salida de Bienes de Almacén, indicando el tipo de bien y las
cantidades aproximadas a recibir una vez transformados.
2. La salida se remitirá a la dependencia encargada del proceso de
transformación o al contratista en el evento de realizarse la producción por un
36
tercero; en este caso en la Salida de Bienes de Almacén se informará el
número del contrato que autorizará la transformación.
d) SALIDA DE BIENES POR REMESA
Es la transferencia entre almacenes de la Entidad, de bienes que se encuentran en
bodega y se realizará como consecuencia de un plan de distribución de bienes del
Nivel Central hacia las administraciones, por solicitud del almacenista o quien haga
sus veces, del lugar donde se requieren los bienes.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
1. La Salida de Bienes de Almacén, se diligenciará con base en la solicitud
escrita del almacenista que requiere el bien.
2. El almacenista diligenciará la Salida de Bienes de Almacén, teniendo como
soporte para la entrega la cantidad establecida y aprobada en el plan de
distribución.
3. La copia de la Salida de Bienes de Almacén, junto con la copia de la guía de
transporte o la nota de embarque, según el medio de transporte utilizado,
servirán de soporte a la salida, mientras el almacén destinatario devuelve el
original de la Salida de Bienes de almacén, debidamente firmada por el
almacenista que recibe.
4. Para la salida de bienes devolutivos que fueron reintegrados al Almacén, y
que son requeridos por las Administraciones para su servicio, adicionalmente
se indicará en dicho documento la depreciación acumulada, la vida útil y el
número de cuotas depreciadas.
e) SALIDA DE BIENES POR TRASPASO
Es la salida de bienes que se encuentran en bodega para entregar a otra Entidad
Pública, ya sea del orden nacional, departamental, distrital o municipal.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
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1. Solicitud dirigida al Director General de la Entidad, suscrita por el
Representante Legal de las entidades públicas del orden nacional, distrital,
departamental o municipal, o por quien tenga la representación en las
seccionales o regionales, de la Entidad que requiera los bienes.
2. Resolución que autorice el traspaso expedida por el Director General o quien
él delegue, la cual contendrá cantidad, descripción y valor en inventarios
debidamente agrupados, de los bienes objeto del traspaso, indicando que los
bienes serán entregados y descargados de la cuenta de Almacén.
3. Con la resolución de traspaso, el almacenista entregará mediante acta los
bienes a la entidad que recibe y diligenciará la Salida de Bienes de Almacén.
4. El Almacenista enviará al área de Contabilidad General, con la cuenta de
almacén los documentos soporte.
f) SALIDA DE BIENES POR REPOSICION TECNOLOGICA
La salida de bienes por reposición tecnológica se dará cuando en el contrato de
compraventa se estipule como parte de pago, la entrega de bienes desactualizados
que se encuentran en bodega, al adquirir bienes de mejores condiciones
tecnológicas que los existentes.
En los contratos se detallarán los bienes que se darán como parte de pago y se
establecerá su valor, así como los bienes que se recibirán de conformidad con la
propuesta del contratista.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
1. El jefe del área de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central o quien haga
sus veces en los demás niveles enviará al Almacenista copia del contrato que
estipula la Reposición Tecnológica.
2. El Almacenista diligenciará la Salida de Bienes de Almacén por reposición
tecnológica, el cual contendrá el nombre del contratista que recibe los bienes,
cédula de ciudadanía o Nit, descripción, cantidad, valor histórico, depreciación
y la fecha de la entrega de los bienes.
3. La entrega de los bienes se realizará de acuerdo con lo establecido en el
contrato que establece la reposición tecnológica y mediante Acta de Entrega y
Recibo suscrita en el Nivel Central por el Subsecretario de Recursos Físicos o
su delegado, el Almacenista General, el contratista y el funcionario encargado
de ejercer el control de ejecución del contrato; en las Administraciones por el
38
Administrador, el jefe del área de Recursos Físicos y Financieros o quien haga
sus veces, el contratista y el funcionario encargado de ejercer el control de
ejecución del contrato.
4. El Almacenista una vez surtido el procedimiento anterior efectuará el
respectivo registro contable.
g) SALIDA DE BIENES POR COMERCIALIZACION (VENTA)
Es la salida de almacén de mercancías en existencia, debido a su comercialización.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes.
Para ventas que realice directamente la Entidad:
a) Venta de formularios, códex y especies valoradas:
1. El Almacenista del Nivel central a solicitud del área de Mercadeo de Bienes y
Servicios de la Subsecretaría Comercial, despachará los bienes a
comercializar a los Almacenes de las diferentes administraciones.
2. El almacenista teniendo como soporte la solicitud de entrega de bienes,
realizará el envío de los mismos.
3. El almacenista diligenciará la Salida de Bienes de Almacén a nombre del
funcionario encargado de la venta, quien deberá firmarlo como constancia de
recibo de los bienes.
4. El funcionario responsable de la venta soportará la salida de bienes de
almacén con las copias al carbón de las consignaciones, la factura y los
bienes existentes en caso de que los haya.
5. El funcionario responsable de la venta remitirá informe debidamente avalado a
la Subsecretaría Comercial de acuerdo con las instrucciones impartidas por
ésta.
b) Venta de bienes inservibles u obsoletos:
1. El área de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretaría Comercial en
el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, enviará al
Almacenista copia del contrato de compraventa de bienes, factura y fotocopia
del comprobante de consignación, para soportar la salida de bienes del
almacén.
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2. El área de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretaría Comercial en
el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, elaborará el
acta de entrega de los bienes inservibles u obsoletos objeto del respetivo
contrato de compraventa.
3. El almacenista diligenciará la Salida de Bienes de Almacén, a cargo del
tercero con quien se suscribió el contrato de compraventa de bienes.
4. Una vez entregados los bienes objeto del contrato se deberá firmar el acta de
entrega por parte del funcionario delegado por la Subsecretaría Comercial o
quien haga sus veces en los demás niveles, por el delegado del almacén y por
el contratista.
Para ventas que realice un tercero:
(Formularios, códex y especies valoradas)
1. El área de Adquisiciones y Contratos enviará al área de Mercadeo de Bienes y
Servicios de la Subsecretaría Comercial y al Almacenista General, copia del
contrato, convenio o acto administrativo.
2. Cuando se trate de formularios o instructivos, en el contrato de impresión se
establecerá que el impresor entregue directamente al comercializador las
cantidades autorizadas por el área de Mercadeo de Bienes y Servicios de la
Subsecretaría Comercial, especificando las características y cantidades de los
bienes.
3. Para los elementos de venta al público que se encuentren en depósito del
Almacén, el área de Mercadeo de Bienes y Servicios enviará la “Orden de
entrega” para el envío por parte del Almacenista, a las administraciones o al
Nivel Central.
4. Cuando existan devoluciones de mercancías por parte del tercero que las
tenía en consignación o custodia, se tendrá en cuenta lo establecido en el
ingreso de bienes al Almacén.
h) SALIDA DE BIENES POR DESTRUCCION
Es la salida de bienes y mercancías del Almacén con el objeto de ser destruidos,
ante la carencia de oferentes en el proceso de comercialización o que por razones
de seguridad o estado físico de los bienes no se recomienda su venta.
Procedimiento:
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Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes.
1. El Almacenista diligenciará la Salida de Bienes de Almacén teniendo como
soporte el acta de destrucción y la resolución de baja.
2. El almacenista seguirá los procedimientos establecidos en el Capítulo 7 del
presente Manual sobre la Reclasificación o Baja de bienes por Destrucción.
CAPITULO 4
INVENTARIOS
El área de Inventarios de la Subsecretaría de Recursos Físicos en el Nivel Central y
las divisiones de Recursos Físicos y Financieros o quienes hagan sus veces en los
demás niveles son los encargados de llevar la relación ordenada, completa y
detallada de los bienes en servicio (devolutivos, intangibles y consumo con control)
que hacen parte del patrimonio de la Entidad reflejado en los Estados Financieros.
4.1
MODALIDADES DE INGRESO DE BIENES DIRECTAMENTE AL SERVICIO.
Ingresan directamente al servicio de las dependencias de la Entidad los bienes que
se obtienen por cualquiera de las siguientes modalidades:
a) Asignación de mercancías
b) Compra de bienes
c) Donación
d) Reposición por daño, pérdida o hurto
e) Sobrantes de inventario
f) Reposición Tecnológica
g) Traspaso
Procedimiento General:
1. Quedará establecido en las condiciones del contrato, convenio o acto
administrativo que los bienes devolutivos y de consumo con control, que su
entrega se efectuará en las diferentes dependencias del Nivel Central y de las
Administraciones, verificando y confrontando las especificaciones de los
bienes, de acuerdo con las condiciones señaladas en los documentos arriba
mencionados.
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2. Se diligenciará la Constancia de Recibo de Bienes para los bienes devolutivos
y de consumo con control, el cual deberá ser firmado por el servidor público
de la Contribución o por las personas naturales, o funcionarios de las
Entidades y Organismos Nacionales e Internacionales que temporalmente
presten servicios a la Entidad mediante contrato, convenio o acto
administrativo, siempre y cuando se establezca la responsabilidad por el
manejo y custodia de los bienes que se entreguen a su servicio.
3. El encargado de inventarios incluirá los bienes que ingresen bajo esta
modalidad en los inventarios de devolutivos en servicio, o si fuere del caso,
en los inventarios de bienes de consumo con control especial.
4. Los bienes devolutivos y de consumo con control que se entreguen para el
servicio común de todos los funcionarios de las dependencias, estarán a
cargo del jefe de dicha dependencia.
a) ASIGNACIÓN DE MERCANCIAS
Es el registro de bienes devolutivos o de consumo con control que fueron
decomisados o declarados en abandono a favor de la Nación, los cuales mediante
acto administrativo se asignaron a las dependencias de la Entidad.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
1. El Secretario General, asignará los bienes por medio de resolución,,en la cual
se especificarán las dependencias del Nivel Central y de las Administraciones
que recibirán los bienes y el valor de los mismos.
2. Copia de la Resolución se enviará para su conocimiento a la Subsecretaría de
Recursos Físicos y para su trámite correspondiente al encargado de
inventarios del nivel central o de la Administración donde se recibirán los
bienes.
3. El encargado de inventarios diligenciará la Constancia de Recibo de Bienes,
soportado con los documentos anteriormente descritos y lo hará firmar por
quien será responsable del bien. Las áreas de inventarios o quienes hagan las
veces en las administraciones enviarán una copia de dicha constancia al área
de inventarios del nivel central.
4. El encargado de inventarios incluirá los bienes en los registros de inventarios
de devolutivos en servicio y enviará dentro de la cuenta mensual el original de
la Constancia de Recibo de Bienes al Jefe del área de Contabilidad General en
el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, para que
efectúen el respectivo registro contable.
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5. Cuando se trate de bienes usados, para el cálculo de depreciación el
encargado de Inventarios o quien haga sus veces en los demás niveles
tomará la vida útil restante, teniendo en cuenta el estado físico del bien, previo
concepto de la dependencia competente.
b) COMPRA DE BIENES
Son las operaciones mercantiles a través de las cuales la Entidad adquiere bienes
mediante la celebración de contratos (licitación pública, contratación directa) y cajas
menores, que de acuerdo con las condiciones del mismo, la entrega de bienes se
efectuará directamente en las dependencias del Nivel Central o de las
administraciones.
Procedimiento:
1. El jefe del área de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central o quien haga
sus veces en los demás niveles, enviará copia del contrato con sus
documentos soporte al encargado de la ejecución del mismo, al encargado de
Inventarios del nivel central y al Área de Contabilidad General de la
Subsecretaría de Recursos Financieros
2. En los procesos de adquisición de hardware o de equipos compuestos por
partes independientes se dejará establecido en el contrato el valor individual
de cada uno de los componentes del equipo (CPU, pantalla, mouse, teclado,
impresora, etc.), lo que permitirá hacer más fácil el manejo de inventarios, así
como los posibles reemplazos de partes.
3. En los procesos de adquisición de oficina abierta se dejará establecido en el
contrato el valor de cada uno de los elementos que la integran, por ejemplo:
cajoneras, porta teclados, archivadores, paneles, etc.
4. El proveedor con la presencia del encargado de la ejecución del contrato
entregará los bienes en las diferentes dependencias del Nivel Central y de las
Administraciones de acuerdo con las condiciones del contrato en lo referente
a especificaciones, fechas, lugar y cantidades.
5. El encargado de la ejecución del contrato verificará y confrontará las
especificaciones, fecha de entrega, cantidades, calidad, factura y si fuere del
caso, el cumplido o concepto técnico expedido por la dependencia
competente, de acuerdo con las condiciones del contrato.
6. El proveedor, el encargado de la ejecución del contrato y el jefe de la
dependencia y el responsable de los bienes, firmarán la Constancia de Recibo
de Bienes.
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7. El encargado del control de ejecución del contrato en cada administración,
enviará el original de la Constancia de Recibo de Bienes debidamente
tramitada, al encargado de inventarios de su Administración para el respectivo
registro y a quien ejerce el control de ejecución del contrato en el Nivel
Central.
8. El encargado del control de ejecución del contrato en el Nivel Central, reunirá
y consolidará por Administración, las Constancias de Recibo de Bienes y
junto con los del Nivel Central, los remitirá al Área de Contabilidad General
con la factura y demás documentos exigidos en el contrato para su
correspondiente registro contable y trámite de pago.
9. El área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos Financieros
trasladará los valores de los bienes correspondientes a cada cuenta principal
y subalterna.
10. En las adquisiciones de bienes por el sistema de caja menor, el responsable
de la misma, elaborará el cumplido para la entrega de los bienes de
devolutivos y consumo con control. El cumplido junto con las copias del recibo
de caja firmado por el ordenador del gasto y la factura se enviarán al área de
Inventarios o quien haga sus veces para que diligencien la Constancia de
Recibo de Bienes, la cual será firmada por el
responsable del bien.
Mensualmente, para tramitar el reembolso el responsable de la caja menor,
enviará a contabilidad para su registro, relación de los bienes que se
entregaron al servicio, soportada con los cumplidos y Constancia de Recibo
de Bienes.
c)
DONACIÓN
Es el registro de bienes que ingresan directamente al servicio de una dependencia
cuando una persona natural o empresa privada, transfiere voluntaria, gratuita e
irrevocablemente a favor de la Entidad, la propiedad de un bien que le pertenece,
generando un incremento en el patrimonio de la Nación.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los señalados para el ingreso de bienes al Almacén contemplados en el literal
c) del numeral 3.2, Capítulo 3 de este Manual y los siguientes:
1. Cuando los bienes sean recibidos por una dependencia de la Entidad, sin la
intervención del encargado de los inventarios, se deberá comunicar a éste
dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo de los bienes. El encargado
de inventarios diligenciará la Constancia de Recibo de Bienes soportado con
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los documentos anteriormente descritos y lo hará firmar por quien será
responsable del bien.
2. El encargado de inventarios incluirá el bien en los registros de inventarios de
bienes en servicio y enviará dentro de la cuenta mensual el original de la
Constancia de Recibo de Bienes al Jefe del área de Contabilidad General en
el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, para que
efectúen el respectivo registro contable.
3. Cuando se trate de bienes usados, para el cálculo de depreciación el
encargado de inventarios tomará la vida útil restante, teniendo en cuenta el
estado físico del bien, previo concepto de la dependencia competente.
d) REPOSICIÓN POR DAÑO, PÉRDIDA O HURTO
Es el ingreso de bienes devolutivos, que previo concepto técnico de los funcionarios
competentes o del Jefe de área de Servicios Generales en el Nivel Central o de los
Jefes de las Divisiones de Recursos Físicos y Financieros en los demás niveles, se
reciban en reemplazo de bienes faltantes o de los que han sufrido daños por causas
derivadas del mal uso o indebida custodia. Lo anterior independientemente de las
responsabilidades establecidas en la presente resolución.
La reposición podrá obedecer por reclamación a la compañía de seguros o de
vigilancia o por el propio responsable de los bienes.
FUNCIONARIOS COMPETENTES PARA EMITIR CONCEPTO TECNICO PREVIO,
PARA LA REPOSICION DE BIENES:
Son competentes para emitir concepto técnico, los siguientes funcionarios en el Nivel
Central, y en las Administraciones quienes hagan sus veces o el funcionario servidor
designado por el Administrador para tal fin:
a) Para equipos o elementos de cómputo, el Jefe del área de Administración y
Soporte Técnico de la Oficina de Servicios Informáticos.
b) Para muebles de oficina abierta, aires acondicionados y plantas eléctricas, el
Jefe del área de obra de Pública e Inmuebles de la Subsecretaría de
Recursos Físicos.
c) Para equipos de comunicaciones (radio y telefonía) el Coordinador de
Radiocomunicaciones de la Secretaría General.
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d) Para partes o repuestos de vehículos, el Jefe del área de Transportes.
e) Para elementos de laboratorio, el Jefe del área Laboratorio de la Subdirección
Técnica Aduanera.
f) El Jefe de Área de Servicios Generales en el Nivel Central o de los Jefes de
las Divisiones de Recursos Físicos y Financieros, o quienes hagan sus veces
en las administraciones deberán emitir concepto cuando no se requiera
conocimientos especiales sobre el elemento o cuando dicha función no esté
asignada a ninguna dependencia, ejemplo (textos, elementos de consumo con
control, etc.)
El funcionario competente deberá emitir concepto de aceptación de la reposición del
bien cuando el ofrecido sea de igual o superior calidad y de características
semejantes.
El término para dar concepto de aceptación o rechazo de ofrecimiento de la
reposición será de cinco (5) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la solicitud,
y la reposición del mismo deberá hacerse dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes al recibo del concepto de aprobación. Cuando el concepto sea negativo
debe estar sustentado.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponda en los procedimientos generales se tendrán en
cuenta los siguientes:
1. Una vez repuesto el bien, el encargado de inventarios, con base en la
aprobación de la solicitud de reposición, diligenciará un acta la cual debe
indicar en forma detallada el nombre y descripción del bien (perdido, dañado
o hurtado), el nombre del funcionario al cual le fue creada la responsabilidad y
su valor.
2. Simultáneamente a la elaboración del acta, el encargado de inventarios
diligenciará y hará firmar la Constancia de Recibo de Bienes, con cargo al
funcionario y dependencia donde se extravió el bien.
3. El encargado de inventarios, una vez efectuado el registro en los inventarios,
enviará dentro de la cuenta mensual el original de la Constancia de Recibo de
Bienes al área de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus
veces en los demás niveles, para el correspondiente registro contable del
nuevo bien y para que se descargue de la cuenta de responsabilidades.
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4. En caso de que el bien sea nuevo, el valor de ingreso será el de la factura de
compra, en caso de ser usado, el valor será el comercial o el de un bien
similar.
e) SOBRANTES DE INVENTARIO
Es el registro de bienes en servicio de una dependencia, que una vez realizado el
inventario físico y confrontados con la relación de activos de la Entidad aparecen
como sobrantes.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
1. Una vez detectado el sobrante el funcionario del Área de Inventarios, realizará
el cruce entre los sobrantes y faltantes resultantes del conteo físico para
determinar que es un sobrante real.
2. El encargado de inventarios y el jefe del área de Servicios Generales en el
Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles con base en la
inspección física de los bienes en servicio, donde se determinó el sobrante,
diligenciarán el Acta de Sobrantes y la suscribirá con el funcionario que posee
el bien..
3. De acuerdo con el acta de sobrantes el encargado de inventarios diligenciará la
Constancia de Recibo de Bienes y la hará firmar por quien será el responsable
del bien.
4. El encargado de inventarios incluirá los bienes sobrantes en los registros de
inventarios de devolutivos en servicio y enviará dentro de la cuenta mensual el
original de la Constancia de Recibo de Bienes al Jefe del área de Contabilidad
General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, para
que efectúen el respectivo registro contable.
5. El valor con el cual ingresará el bien a los inventarios de la Entidad, en caso de
no encontrarse registro de bienes similares, corresponderá al de un bien
análogo o al del valor comercial del bien, el cual será establecido mediante
acta suscrita por el jefe del área de Servicios Generales y el encargado de los
inventarios del Nivel Central y en el Nivel Regional por el Administrador y por el
jefe del área de Recursos Físicos y Financiero o quien haga sus veces.
6. Para el cálculo de depreciación de los bienes sobrantes el jefe de Área de
Inventarios o quien haga sus veces tendrá en cuenta el tiempo que lleva en
servicio el bien y el tiempo de vida útil restante.
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f) REPOSICIÓN TECNOLÓGICA
El ingreso de bienes por reposición tecnológica se dará cuando la Entidad adquiere
bienes de mejores condiciones tecnológicas que los existentes y en el contrato de
adquisición se contempla la entrega de los bienes desactualizados como parte de
pago.
En los contratos se detallarán los bienes que se darán como parte de pago y se
establecerá su valor, así como los bienes que se recibirán de conformidad con la
propuesta del contratista.
Procedimiento:
1. En caso de que se establezca en las condiciones del contrato, que los bienes
que se reciban en reposición, se entregarán directamente en las
dependencias del Nivel Central y de las Administraciones, además de lo que
le corresponda en los procedimientos generales, se tendrán en cuenta los
siguientes:
2. El proveedor con la presencia del encargado de la ejecución del contrato
entregará los bienes a las diferentes dependencias del Nivel Central y de las
Administraciones de acuerdo con las condiciones del contrato en lo referente
a fechas, lugar y cantidades.
3. El encargado de la ejecución del contrato verificará y confrontará las
especificaciones, fecha de entrega, cantidades, calidad, factura y, si fuere del
caso, el cumplido o concepto técnico expedido por la dependencia
competente, de acuerdo con las condiciones del contrato.
4. El proveedor, el encargado de la ejecución del contrato, el encargado de
inventarios y el responsable del bien, firmarán el acta de recibo de los bienes
que ingresan.
5. El proveedor y el encargado de la ejecución del contrato, elaborarán el acta de
los bienes entregados al proveedor como parte de pago, la cual debe estar
valorada.
6. Una vez entregados los bienes, el proveedor presentará al encargado de
ejecución del contrato, la correspondiente factura debidamente diligenciada.
7. El encargado de la ejecución del contrato revisará la factura y tramitará ante el
área de inventarios la elaboración de la Constancia de Recibo de Bienes.
8. El encargado de inventarios, una vez efectuado el registro cancelara el valor
de los bienes (costo histórico y depreciación) e incorporará el bien recibido
por el valor total del contrato, tomando como base para su depreciación la
nueva vida útil del bien.
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9. El encargado de la ejecución del contrato enviará la factura y el original de la
Constancia de Recibo de Bienes y demás documentos establecidos en el
contrato al Área de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus
veces en los demás niveles, para que efectúen el registro contable respectivo
y se continúe con el trámite para pago.
10. Cuando la reposición se efectúe por el Nivel Central y corresponda a bienes
devolutivos e intangibles, el área de Contabilidad General lo registrará y
posteriormente trasladará su valor a la Administración correspondiente.
g)
TRASPASO
Es el registro de bienes devolutivos entregados directamente en las dependencias
de la Entidad, provenientes de otras Entidades Públicas, sin ninguna
contraprestación y transfiriendo a su vez el dominio.
El traspaso de bienes se tratará como una operación interinstitucional, teniendo en
cuenta que no genera un incremento o disminución del patrimonio de la Nación.
Procedimiento:
Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en
cuenta los siguientes:
1. Los documentos soporte del ingreso serán: Aceptación suscrita por el Director
General de la Entidad o quien él delegue, Acto administrativo proferido por la
Entidad que transfiere los bienes y Acta de Entrega y Recibo suscrita por la
Entidad que traspasa y por el encargado de inventarios.
2. El valor del ingreso de los bienes será igual al que figure en el acto
administrativo de traspaso.
3. El encargado de inventarios diligenciará la Constancia de Recibo de Bienes
soportado con los documentos anteriormente descritos y lo hará firmar de
quien será responsable del bien.
4. El encargado de inventarios incluirá el bien en los registros de inventarios de
devolutivos en servicio y enviará dentro de la cuenta mensual el original de la
Constancia de Recibo de Bienes al Jefe del área de Contabilidad General en
el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, para que
efectúen el respectivo registro contable.
5. Cuando se trate de bienes usados, para el cálculo de depreciación el jefe de
área de Inventarios o quien haga sus veces tomará la vida útil restante,
49
teniendo en cuenta el estado físico del bien, previo concepto de la
dependencia competente.
4.2 REGISTRO Y CONTROL DE BIENES EN SERVICIO.
El registro de los bienes en servicio tendrá la siguiente información básica:
•
•
•
•
•
•
•
Apellidos y nombres completos del responsable.
Número de cédula
Nombre y código de la dependencia
Número de placa de identificación de bienes
Descripción detallada de cada bien, incluyendo seriales cuando haya lugar.
Valor histórico de cada bien.
Valor total de inventario a cargo.
El encargado de Inventarios, para efectos contables, llevará el registro individual de
los bienes en servicio, el cual contendrá:
•
•
•
•
•
Valor histórico
Vida útil del bien.
Número de cuotas depreciadas.
Depreciación del mes.
Depreciación Acumulada.
El encargado de Inventarios llevará carpeta individual para cada responsable de
bienes en servicio, (devolutivos y de consumo con control) en la cual se archivarán
todos los documentos soporte de los movimientos de inventarios.
4.3 MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS
Ingresados los bienes directamente al servicio por cualquiera de las modalidades
señaladas en el numeral 4.1 del presente Capítulo, se pueden presentar los
movimientos que a continuación se relacionan, para lo cual se requiere del visto
bueno del jefe de la dependencia respectiva:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Entrega de bienes a un funcionario
Traslado de bienes en servicio
Remesa de bienes en servicio
Daño o destrucción.
Pérdida o Hurto.
Reposición Tecnológica
Traspaso de bienes en servicio
Reintegro de bienes al almacén
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i) Reclasificación de bienes en servicio para comercializar.
a)
ENTREGA DE BIENES A UN FUNCIONARIO
El registro en inventarios se produce cuando el Almacenista, proveedor o un tercero,
entregue bienes a un funcionario quien se hará responsable de acuerdo con los
procedimientos establecidos.
b)
TRASLADO DE BIENES EN SERVICIO
Hay traslado de bienes en servicio cuando se presenta cambio de funcionario
responsable de bienes dentro de una misma o diferente dependencia, ya sea por
entrega parcial o total de bienes.
Cuando al funcionario responsable de bienes se retire del servicio, sea ubicado en
otra dependencia, se le conceda licencia o comisión remunerada o no remunerada,
en este último caso superior a 60 días, hará entrega mediante inventario de todos los
bienes que tiene bajo su responsabilidad al jefe inmediato o a quien él designe.
En caso de ausencia definitiva del funcionario responsable de bienes, la entrega del
inventario estará a cargo del jefe inmediato.
Procedimiento:
1. El funcionario responsable de bienes que sea ubicado en otra dependencia,
tendrá diez (10) días hábiles a partir de la comunicación para entregar los
bienes a su cargo, o tres (3) días hábiles en caso de retiro, licencia o comisión.
2. El jefe inmediato designará el funcionario que recibirá los bienes de un
funcionario que ha sido ubicado en otra dependencia o se ha retirado del
servicio dentro del término establecido en el numeral anterior, de no hacerlo los
bienes serán registrados en el inventario del respectivo Jefe.
3. El funcionario que entregue bienes a su cargo, diligenciará la Solicitud y Orden
de Traslado de Bienes en Servicio. En este formato se relacionará el nombre,
cédula y dependencia tanto del funcionario que entrega como del que recibe, la
descripción, identificación de inventarios, código, valor unitario y total del bien.
Esta información deberá coincidir con los reportes de inventarios.
4. Con el visto bueno del jefe de la dependencia, firma y número de cédula del
responsable que entrega y del que recibe, remitirá el documento al encargado
de Inventarios para lo de su competencia.
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5. El traslado de bienes se legalizará con el registro en el área de inventarios o
quien haga sus veces.
6. El encargado de Inventarios entregará copia del formato legalizado a quienes
intervinieron en la entrega y recibo.
7. Los traslados de bienes en servicio que no cumplan con estos requisitos,
carecerán de validez y seguirán registrados a cargo del funcionario a quien
figure en los inventarios de la entidad.
8. Para el traslado de bienes de cómputo e informáticos, se requiere del concepto
técnico del jefe del área de Administración y Soporte Técnico de la Oficina de
Servicios Informáticos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás
niveles, el cual será rendido dentro de los 5 días hábiles siguientes a la
radicación de la solicitud, que se anexará a la Orden de Traslado de Bienes en
Servicio.
9. Para el traslado de vehículos se diligenciará la Ficha Técnica del Vehículo, por
parte del área de Transportes del Nivel Central o quien haga sus veces en los
demás niveles, el cual se anexará a la Solicitud y Orden de Traslado de Bienes
en Servicio.
c) REMESA DE BIENES EN SERVICIO
Es el traslado de bienes en servicio, de las dependencias del Nivel Central a las
dependencias de las administraciones o viceversa y, entre dependencias de
diferentes administraciones. Se realizará por solicitud escrita del jefe de la
dependencia en el Nivel Central, el Director Regional o el Administrador en los
demás niveles. La solicitud indicará descripción, cantidad de bienes requeridos,
nombre y número de cédula de quien será el responsable de bienes.
Procedimiento:
1. Con base en la solicitud, el funcionario que tenga a cargo los bienes en
servicio objeto del traslado, diligenciará la Remesa de Bienes en Servicio,
suministrado por el encargado de inventarios.
2. El funcionario responsable enviará la Remesa de Bienes en Servicio,
debidamente diligenciado al encargado de inventarios. El encargado de
inventarios liquidará a la fecha la depreciación acumulada, porcentaje de
depreciación, vida útil y número de cuotas depreciadas de los bienes a
trasladar.
3. Para el caso de los bienes de cómputo e informáticos, la remesa requiere del
diligenciamiento del concepto técnico del jefe del área de Administración y
52
Soporte Técnico de la Oficina de Servicios Informáticos en el Nivel Central o
quien haga sus veces en los demás niveles, el cual se anexará a la Remesa
de Bienes en Servicio. El concepto debe especificar claramente si el equipo es
susceptible de redistribuir o asignar a otra entidad según los programas
establecidos por el Gobierno, o dar de baja según el caso.
4. Para el caso de vehículos la remesa requiere del diligenciamiento de la Ficha
Técnica, por parte del jefe del Área de Transportes en el Nivel Central o quien
haga sus veces en los demás niveles, el cual se anexará al formato de
Remesa de Bienes en Servicio.
5. El encargado de inventarios informará el envío de los bienes al área de
Seguros del Nivel Central y remitirá con los bienes, El original y copia de la
Remesa de Bienes en Servicio.
6. El encargado de inventarios de la dependencia destinataria, hará firmar la
Remesa de Bienes en Servicio, por el funcionario que los recibe, procederá a
incluirlos en los registros de inventarios a cargo del nuevo responsable y
enviará original del documento al encargado de inventarios remitente y copia a
contabilidad para el registro respectivo.
7. Los encargados de inventarios llevarán un control de las legalizaciones de las
remesas, archivarán copia del formato en el consecutivo y en la carpeta de los
funcionarios responsables de bienes que entrega y recibe.
d) DAÑO O DESTRUCCIÓN DE BIENES EN SERVICIO
Este movimiento de inventarios se genera cuando se produce un daño de los bienes
en servicio por desastre natural o siniestro, para lo cual se tendrá en cuenta lo
siguiente.
Procedimiento:
1. El funcionario responsable elaborará un informe en donde se especifique
puntualmente cuál fue el factor determinante del daño o destrucción, la
descripción de los bienes dañados o destruidos de conformidad con el registro
de inventarios. Dicho informe debe ser firmado además por el jefe inmediato y
enviarlo al área de Inventarios o quien haga sus veces, para darlos de baja
mediante resolución motivada, la cual será proyectada por el área de
Servicios Generales o quien haga sus veces en el nivel regional, de acuerdo
con las facultades establecidas mediante resolución de delegación.
2. El encargado de inventarios descargará de sus registros los valores de los
bienes, teniendo como soporte el informe y la Resolución de Baja por
Destrucción y los enviará a contabilidad para su respectivo registro contable.
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3. El encargado de inventarios enviará al área de Seguros, copia del informe y
de la resolución de Baja por Destrucción, para que adelante ante la compañía
de seguros la reclamación correspondiente.
4. Para el caso de daños de bienes en depósito como consecuencia de desastre
natural y siniestro, el Almacenista seguirá el procedimiento anteriormente
descrito.
e) PERDIDA O HURTO DE BIENES EN SERVICIO
Sucede cuando en las dependencias de la Entidad se produce pérdida o hurto de un
bien.
Procedimiento:
1.
El responsable a cuyo cargo figure el bien, una vez ocurrido o detectado el
hecho, deberá presentar la correspondiente denuncia ante autoridad
competente e informará al jefe inmediato para que procedan a levantar un
acta donde se relacionen los hechos ocurridos. Copia de la denuncia y del
acta se enviarán al encargado de inventarios. Si el bien perdido o hurtado
corresponde a equipos informáticos, vehículos o armamento, radios de
comunicación informará además a los jefes de Informática,
Radiocomunicaciones, Transportes y Seguridad en el Nivel Central o
quienes hagan sus veces en los demás niveles.
2.
El encargado de inventarios con base en la denuncia, registrará el egreso
por pérdida o hurtado a nombre del responsable, junto con la depreciación
acumulada y lo reportará al área de Contabilidad General del Nivel Central
o quien haga sus veces en los demás niveles para que se efectúe el
correspondiente registro contable.
3.
El encargado de inventarios comunicará al jefe del área de Servicios
Generales en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás
niveles, para que realice el trámite de reclamo ante la compañía de
seguros o ante la empresa de vigilancia y seguridad de las instalaciones
físicas de la Entidad.
4.
El encargado de inventarios comunicará por escrito la pérdida o hurto del
bien a la Oficina de Investigaciones Disciplinarias en el Nivel Central o
quien haga sus veces en los demás niveles para que se adelante la
investigación respectiva.
5.
El funcionario responsable podrá reponer el bien por otro de las mismas o
superiores características del bien extraviado, previa autorización del jefe
del área de Servicios Generales y el Jefe del área de Inventarios en el
Nivel Central, y en el Nivel Regional por el Administrador y el Jefe del área
54
de Recursos Físicos y Financieros o quienes hagan sus veces, soportado
en el concepto técnico emitido por el área competente, si es del caso.
6.
El encargado de inventarios diligenciará el acta de Reposición del Bien,
indicando las características y el valor. El acta será firmada en el Nivel
Central por el Jefe del área de Servicios Generales, el encargado de
inventarios y el responsable del bien; en las administraciones, por los Jefes
de Área de Recursos Físicos y Financieros, el encargado de inventarios y
el responsable del bien.
7.
El encargado de inventarios con base en el acta de Reposición,
diligenciará simultáneamente la Constancia de Recibo de Bienes en
Servicio, con cargo al funcionario y dependencia que reciba el bien.
8.
El encargado de inventarios, una vez efectuado el registro, enviará la
Constancia de Recibo de Bienes en Servicio, al área de Contabilidad
General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles
para que descargue de la cuenta de Responsabilidades en Proceso el
valor del bien extraviado e incorpore el bien en los activos de la Entidad.
9.
Si el responsable desea cubrir el valor comercial del bien objeto de
pérdida, consignará la suma establecida por el Jefe del área de Servicios
Generales en el Nivel Central o los Jefes de Área de Recursos Físicos y
Financieros en los demás niveles, en la cuenta bancaria que indique el
área de Tesorería del Nivel Central.
10.
El encargado de inventarios enviará a la Oficina de Investigaciones
Disciplinarias del Nivel Central o quien haga sus veces en los demás
niveles, un informe sobre la reposición del bien extraviado, adjuntando
copia del acta de Reposición del Bien y/o de la indemnización en dinero.
Igualmente cuando la reposición la efectúa la Compañía de Seguros o de
Vigilancia.
11.
La reposición del bien, surtirá únicamente efectos contables, sin perjuicio
de las acciones disciplinarias y penales a que haya lugar.
12.
El valor de la cuenta “Responsabilidades en Proceso” se descargará
únicamente mediante reposición del bien o a través de fallo sin
responsabilidad fiscal proferido por la Contraloría General de la República.
13.
La Entidad deberá adelantar las acciones disciplinarias a que haya lugar
respecto de las Responsabilidades en Proceso, sin perjuicio de las
acciones de Responsabilidad Fiscal que en cualquier momento asuma la
Contraloría General de la República.
f) REPOSICION TECNOLOGICA
La salida de bienes en servicio por reposición tecnológica se dará cuando en el
contrato de adquisición se estipule como parte de pago, la entrega de bienes
desactualizados y se adquieran bienes de mejores condiciones tecnológicas que los
existentes.
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En los contratos se detallarán los bienes que se darán como parte de pago y se
establecerá su valor, así como los bienes que se recibirán de conformidad con la
propuesta del contratista.
Procedimiento:
1. El jefe del área de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central o quien haga
sus veces en los demás niveles enviará al encargado de inventarios copia del
contrato de Reposición Tecnológica.
2. El encargado de inventarios diligenciará el Movimiento de Bienes en Servicio,
el cual contendrá nombre del responsable, cédula, dependencia, descripción,
cantidad, valor histórico, depreciación acumulada, porcentaje de
depreciación, vida útil, número de cuotas depreciadas de los bienes objeto de
reposición y lo hará firmar por el responsable.
3. De acuerdo con lo establecido en el contrato de Reposición Tecnológica, la
entrega de los bienes se realizará mediante acta de Entrega y Recibo
suscrita en el Nivel Central por el Subsecretario de Recursos Físicos o su
delegado, el jefe del área de Inventarios, el responsable, el encargado de
ejercer el control de ejecución al contrato y el contratista; en las
administraciones por el administrador y el jefe del área de Recursos Físicos y
Financieros o quien haga sus veces, el encargado de inventarios, el
responsable, el encargado de ejercer el control de ejecución del contrato y el
contratista.
4. El encargado de inventarios, con base en el original del Movimiento de
Bienes en Servicio, el acta de Entrega y Recibo y, copia del contrato,
descargará los bienes objeto de entrega de los registros de inventarios e
incorporará los nuevos bienes a los inventarios de los responsables.
5. El encargado de inventarios enviará copia del Movimiento de Bienes en
Servicio y el acta de Entrega y Recibo, al área de Contabilidad General en el
Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, para que
efectúen en el mismo documento el registro contable respectivo.
6. El encargado de inventarios archivará en el consecutivo y en la carpeta del
responsable, copia del Movimiento de Bienes en Servicio y del acta de
Entrega y Recibo.
7. Si el contrato es celebrado en el Nivel Central y en él se contempla que la
entrega física de los bienes en servicio se efectuará en las administraciones,
el encargado de inventarios en las Direcciones Regionales o
Administraciones, seguirá los procedimientos establecidos para la entrega por
Reposición Tecnológica y enviará un informe con copia del acta de Entrega y
Recibo y del Movimiento de Bienes en Servicio al área de Contabilidad
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General, y al encargado de inventarios en el Nivel Central, para el respectivo
seguimiento y control de la entrega. En este caso el área de Contabilidad
General lo registrará y posteriormente lo trasladará a la Administración
correspondiente para su respectivo registro contable.
8. Cuando el contrato de Reposición Tecnológica se suscriba en el Nivel Central,
y en él se estipule como parte de pago la entrega en el nivel central de bienes
al servicio de las administraciones, éstas seguirán los procedimientos
establecidos para la Remesa de Bienes en Servicio.
9. Una vez recibida la remesa, el encargado de inventarios en el Nivel Central,
registrará los bienes en los inventarios y efectuará los procedimientos
establecidos para la entrega por Reposición Tecnológica.
g)
TRASPASO DE BIENES EN SERVICIO
Es la salida de bienes en servicio para entregar a otra Entidad Pública, ya sea del
orden nacional, departamental, distrital o municipal, sin ninguna contraprestación,
transfiriendo a su vez el dominio.
El traspaso de bienes deberá tratarse como una operación interinstitucional teniendo
en cuenta que no generan un incremento o disminución del patrimonio de la Nación.
Procedimiento:
1. Solicitud dirigida al Director General de la Entidad, suscrita por el
Representante Legal o por quien tenga la competencia de las entidades
públicas del orden nacional, distrital, departamental o municipal, o por quien
tenga la representación en las seccionales o regionales de la Entidad que
requiera los bienes.
2. Constancia de no requerimiento en la Entidad, del bien objeto de traspaso,
firmada por el jefe del área que tenga el bien a cargo.
3. Resolución que autorice el traspaso expedida por el Director General o quien
él delegue, indicando la cantidad, descripción y valor en inventarios
debidamente agrupados, de los bienes objeto del traspaso, indicando si los
bienes serán entregados y descargados de los inventarios de bienes en
servicio del Nivel Central, Dirección Regional o Administraciones.
4. El encargado de inventarios, con base en la resolución de traspaso, elaborará
el acta de Entrega de los Bienes. El acta de Entrega será firmada por el
encargado de inventarios, el delegado de la Entidad que recibe, el
responsable del bien y los jefes inmediatos.
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5. El encargado de inventarios, con base en el acta de Entrega, diligenciará el
formato de Movimiento de Bienes en Servicio, indicando descripción, cantidad,
valor histórico, ajuste por inflación al bien y a la depreciación, es acumuladas,
porcentaje de depreciación, vida útil y número de cuotas depreciadas de los
bienes objeto de traspaso y la hará firmar por el responsable.
6. El encargado de inventarios descargará los bienes de los registros de
inventarios de responsables y de bienes en servicio, teniendo como soporte el
original del Formato de Movimiento de Bienes en Servicio, el acta de Entrega
y la resolución.
7. El encargado de inventarios enviará copia del formato de Movimiento de
Bienes en Servicio y el acta de Entrega, a la División de Contabilidad General
en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, para que
efectúen en el mismo documento el registro contable respectivo.
8. El encargado de inventarios archivará en el consecutivo y en la carpeta del
responsable, copias del formato de Movimiento de Bienes y del acta de
Entrega.
h) REINTEGRO DE BIENES AL ALMACEN
Consiste en la devolución al Almacén de los bienes en servicio que las dependencias
de la Entidad no requieren para el ejercicio de sus funciones.
Procedimiento:
1. El responsable que no requiera determinados bienes para su uso, diligenciará
con el visto bueno del jefe inmediato la Solicitud de Reintegro y lo enviará al
encargado de inventarios para que verifique que los bienes relacionados en el
formato corresponden al inventario del responsable.
2. Requiere concepto técnico del área competente, entre otros, los siguientes
bienes: De cómputo e informáticos, vehículos, elementos de seguridad
industrial, elementos de oficina abierta, plantas eléctricas, aires
acondicionados, condensadores y equipos hidromecánicos. Los vehículos
requieren además anexar la respectiva Ficha Técnica.
3. Una vez verificada por inventarios la Solicitud de reintegro, será enviada al
almacenista para que se coordine el recibo de los bienes con los
responsables.
4. El almacenista recibirá los bienes, verificará si son servibles o inservibles,
procederá a clasificarlos según sus características, estado y cantidades, y los
registrará en la Cuenta Depósito Almacén y devolverá el formato a inventarios
una vez lo haya suscrito.
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5. El encargado de Inventarios efectuará el cambio del funcionario responsable
de bienes en servicio a la cuenta “Depósito Almacén”, en los registros de
inventarios, una vez reciba la solicitud de reintegro debidamente diligenciada.
i) RECLASIFICACION DE BIENES EN SERVICIO PARA COMERCIALIZAR.
Es el registro de la salida de bienes en servicio que han sido reclasificados con el fin
de comercializarlos por inservibles u obsoletos o que no requiere la Entidad para su
uso o servicio. Se procederá de acuerdo a lo establecido en el capítulo 5 sobre
Reclasificación o Baja de Bienes.
4.4 LEVANTANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIOS
La Entidad realizará por lo menos una vez al año el levantamiento físico del
inventario de elementos que los funcionarios tienen bajo su responsabilidad.
Procedimiento.
El área de Inventarios del Nivel Central o quienes hagan sus veces en los demás
niveles, llevarán a cabo el siguiente procedimiento:
1. Imprimir los inventarios consultando el aplicativo ALINV10 en la siguiente ruta:
Devolutivos –Inventario, Inventario -por dependencia ó por Devolutivo,
Inventario –Reportes, Inventario por Dependencia.
2. Verificar que los funcionarios con inventario a cargo se encuentren ubicados
en dicha dependencia.
3. Establecer un cronograma de visita a cada dependencia, para la verificación
de los bienes a cargo de cada funcionario. El jefe de cada dependencia
designará un funcionario para que en coordinación con el funcionario
encargado de inventarios realicen la toma física de los bienes al servicio de
dicha dependencia.
4. Clasificar los inventarios uno a uno por funcionario.
5. Constatar los elementos físicos con el inventario documental, revisando
número de placa, descripción, marca y demás características descritas en el
mismo.
6. En el evento que se encuentren inconsistencias en la descripción o seriales, el
funcionario de Inventarios procederá a hacer la modificación de los registros e
imprimirá el nuevo listado para firma del responsable.
59
7. De existir concordancia entre el inventario físico y el documental, el
funcionario responsable deberá firmar de conformidad.
8. Requerir a los funcionarios reubicados en otra dependencia que no hayan
legalizado los traslados de inventarios respectivos, para que procedan a
legalizarlo.
9. De presentarse faltantes en los inventarios de un funcionario, se dejará
constancia en el documento impreso suscrito por el funcionario responsable
de los elementos, el funcionario encargado de Inventarios y el Jefe de la
Dependencia.
10. Realizados los cruces con otros inventarios y de no encontrarse el bien, se
elaborará Acta de Faltantes suscrita por el encargado de inventarios y por el
Jefe de la División de Recursos Físicos y Financieros o por quien haga sus
veces y se continuará con los procedimientos establecidos en el Literal e) del
numeral 4.3. del presente manual.
11. Elaborar registro de baja del inventario con fundamento en el Acta de
Faltantes e informar en la cuenta del respectivo mes al área de Contabilidad
para el registro de Responsabilidades en Proceso y a Investigaciones
Disciplinarias o quien haga sus veces para lo pertinente.
12. De presentarse sobrantes en la dependencia, se diligenciará Acta de
Sobrantes y la Orden de Traslado de Bienes en Servicio para registrarlo a
nombre del funcionario que está utilizando el bien; dicha solicitud de traslado
debe ser firmada por el funcionario que tiene el bien en servicio, por el
encargado de Inventarios y por el Jefe de la dependencia. Para el valor del
bien sobrante se tomará como referencia el valor de elementos similares en
los inventarios.
13. Si al efectuar el levantamiento físico del inventario se clasificó un elemento
como sobrante que posteriormente se encontró registrado en el inventario de
otro funcionario como faltante, se habilitará como un Traslado de Bienes el
Acta de Sobrantes suscrita.
14. Si el funcionario que tiene en servicio un bien se niega a firmar el inventario
individual, se informará tal situación al jefe inmediato para que asigne el
elemento a otro funcionario, de requerirlo la dependencia o para que indique
si se traslada el elemento al Almacén para su reclasificación. Cuando se
asigne el elemento a un nuevo responsable será necesario diligenciar el
formato de Traslado de Bienes suscrito por éste y por el jefe de la
dependencia.
15. Culminados los pasos anteriores, si resultare un sobrante real se suscribirá el
acta de sobrantes por los funcionarios que intervinieron en el levantamiento de
60
inventarios; con dicha acta se ingresará el elemento a los inventarios de la
Entidad.
16. Para los bienes que estén en mal estado se diligenciará el reintegro con
destino al Almacén para su reclasificación.
17. Archivar en las carpetas individuales de inventarios por funcionario, los
listados de inventarios actualizados y demás documentos legalizados.
18. El encargado del Almacén en el Nivel Central o quien haga sus veces en los
demás niveles, efectuará una vez al año un inventario físico a los bienes en
depósito almacén, verificará con los registros de Kardex y elaborará las actas
de faltantes y sobrantes, si fuere del caso.
19. Cuando se practiquen inventarios físicos de bienes en depósito y devolutivos
en servicio, y se encuentren simultáneamente bienes faltantes y sobrantes, se
podrán hacer compensaciones de faltantes con sobrantes, siempre que su
similitud en cuanto apariencia, clase, y naturaleza puedan haber dado lugar a
confusión en el recibo o entrega de bienes.
20.Los jefes de los Áreas de Almacén y de Inventarios en el Nivel Central o
quienes hagan sus veces en los demás niveles, con base en las actas de
sobrantes y faltantes, solicitarán al Jefe del área de Servicios Generales en el
Nivel Central, o quien haga sus veces en los demás niveles, la autorización de
compensación.
21.Una vez autorizada la compensación de los bienes, se legalizará diligenciando
los formatos respectivos. El encargado de inventarios y almacén en el nivel
central o quienes hagan sus veces en los demás niveles actualizarán los
registros con base en los formatos diligenciados, incluyendo el inventario del
responsable.
22.Si efectuadas las compensaciones siguieren faltantes, se contabilizarán los
valores de los bienes en la cuenta Responsabilidades en Proceso a cargo del
almacenista o responsables de su custodia, y se enviará un informe al área de
investigaciones disciplinarias en el nivel Central o quien haga sus veces en los
demás niveles.
4.5 CONSOLIDACIÓN DE INVENTARIOS DEL NIVEL NACIONAL
1. La consolidación de los inventarios para efectos del cierre contable anual,
será realizado por los encargados de Almacén e Inventarios en el nivel central
y por el jefe del área de Recursos Físicos y Financieros o quienes han sus
veces en los demás niveles con corte a 31 de Diciembre, de los bienes
muebles en depósito, muebles en servicio o intangibles, debidamente
detallados y valorizados, y lo remitirán al área de Contabilidad General del
61
nivel central, dentro de los primeros quince días del mes de enero del año
siguiente.
2. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles en el Nivel Central, enviará
anualmente para el cierre de la vigencia, la relación detallada y valorizada de
los bienes inmuebles al área de Contabilidad General del nivel central, dentro
de los primeros quince días del mes de enero del año siguiente.
4.6 INFORMES Y RENDICION DE CUENTAS
El Almacenista y el encargado de inventarios rendirán para el debido registro
contable, los informes y cuentas que correspondan al movimiento y manejo de
bienes, en las fechas y plazos señalados en la programación financiera.
Los siguientes informes se rendirán al Área de Contabilidad General en el Nivel
Central o quien haga sus veces en los demás niveles:
1. Relaciones mensuales de ingresos y egresos soportadas con las copias de las
Entradas y Salidas de Almacén y los registros contables originados por los
movimientos de almacén.
2. Reporte de movimientos de bienes en servicio con valores históricos,
depreciación acumulada, debidamente establecidos por áreas de inventario y
cuentas contables.
3. Cuadro Mensual de Movimiento de Bienes por áreas de Inventarios.
4.7 CONCILIACIÓN CONTABLE.
El área de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los
demás niveles, conciliarán mensualmente los saldos registrados en cada una de las
cuentas del balance de los bienes en depósito, en servicio, mercancías en existencia
e intangibles, con los registros reportados por el almacenista y el encargado de
inventarios.
4.8 REQUISITOS PARA PAGO POR COMPRA DE BIENES:
Además de lo que se establezca en el contrato, para el pago por compra de bienes,
se tendrán en cuenta los siguientes requisitos:
1. Una vez entregados los bienes, el proveedor presentará al encargado de
ejercer el control de ejecución del contrato, la correspondiente factura.
2. El encargado del control de ejecución del contrato, revisará la factura y
tramitará ante el área de Inventarios la elaboración de la Constancia de Recibo
de Bienes.
62
3. El encargado del control de ejecución del contrato enviará la factura, junto con
el cumplido, el original de la Constancia de Recibo de Bienes y demás
documentos establecidos en el contrato al área de Contabilidad General en el
Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, para que efectúe el
registro contable.
4. Cuando se trate de bienes devolutivos, incluidos en éstos los intangibles o
inmuebles por destinación, comprados por el Nivel Central, el área de
Contabilidad General registrará el valor total de la compra y trasladará los
valores correspondientes a cada Administración.
CAPITULO 5
SITUACIONES ESPECIALES EN EL MANEJO DE BIENES
5.1 ENTREGA DE BIENES A TERCEROS PARA COMERCIALIZAR
Son bienes que adquiere la Entidad con la finalidad de ser comercializados y que de
acuerdo con las condiciones del contrato, convenio o acto administrativo, su entrega
se efectúa directamente a terceros, para la custodia, almacenamiento y venta.
Procedimiento:
1. El jefe del área de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central, una vez
suscritos los contratos de compra-venta y consignación, enviará copia de los
mismos al área de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretaría
Comercial y al área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos
Financieros.
2. El jefe del área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos
Financieros efectuará los registros contables respectivos.
3. El jefe del área de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretaría
Comercial, efectuará el control a la ejecución de los contratos de compraventa y consignación de los bienes.
4. Los terceros responderán por la consignación, custodia, almacenamiento y
venta de los bienes.
5. De acuerdo con la forma de pago establecida en el contrato, el área de
Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretaría Comercial, remitirá al
área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos Financieros el
informe consolidado de los bienes comercializados y del saldo de mercancías
en consignación que se encuentran en poder de terceros.
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6. Cuando existan devoluciones de mercancías en consignación por parte de
terceros, se tendrá en cuenta lo establecido en los procedimientos de ingreso
de bienes al Almacén.
7. Cuando en el contrato se contemple la distribución gratuita a través de
terceros, de un porcentaje de formularios y cartillas para los contribuyentes o
usuarios, el encargado de efectuar el control de ejecución del contrato
elaborará el acta de recibo y entrega al tercero, realizará la distribución y
enviará el acta al área de Contabilidad General de la Subsecretaría de
Recursos Financieros para su respectivo registro.
ELEMENTOS DE DESECHO
Son aquellos elementos usados que han sido reemplazados por su condición de
inservibles u obsolescencia o que han resultado de las remodelaciones de obras, y
que no hacen parte de los inventarios de la Entidad, tales como llantas, baterías,
repuestos de vehículos y equipos de sistemas eléctricos, electrónicos o mecánicos.
Para la destrucción o comercialización de estos elementos se levantará acta firmada
por el encargo del Almacén y el jefe del área de Servicios Generales o de
Comercialización, según el caso en el nivel central y por el jefe del área de Recursos
Físicos y Financieros o quienes hagan sus veces en los demás niveles.
5.3 DESAGREGACION DE BIENES
Es la separación de las partes componentes de los bienes en servicio o en bodega,
que se encuentran registrados en los inventarios como una sola unidad.
La desagregación de los bienes se realizará siempre que se requiera efectuar
cambios en su conformación.
En el evento de requerirse un cambio en un equipo de cómputo ya sea por
reemplazo, reposición, pérdida o daño, sustitución por cambios o actualizaciones
tecnológicas, y el valor de los componentes no se encuentre discriminado, los
porcentajes que se aplicarán en la desagregación, serán los siguientes:
CPU 85%
MONITOR 10%
TECLADO 3%
MOUSE 2%
En los demás bienes, para determinar el valor porcentual de las partes que los
componen, la desagregación se hará a prorrata con base en el precio total del bien y
teniendo en cuenta los precios de mercado de las partes que lo componen o el valor
por compras realizadas de bienes similares.
64
Procedimiento:
El encargado de inventarios, desagregará el costo histórico y depreciación
acumulada, en los porcentajes mencionados.
1. El encargado de inventarios, diligenciará el acta de desagregación,
relacionando el nombre del responsable, número de cédula, dependencia a la
que pertenece, descripción del bien, número de identificación de inventarios,
valor histórico, costo ajustado y depreciación acumulada. Igualmente deberá
relacionarse los valores de cada una de las partes desagregadas, la cual será
firmada en el Nivel Central por el funcionario responsable del bien en servicio
y el encargado de inventarios; en los demás niveles por el funcionario
responsable del bien en servicio, el encargado de inventarios y el jefe del área
de Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces.
2. El encargado de inventarios efectuará las modificaciones en los registros de
inventarios con base en los documentos anteriormente relacionados. Para el
caso de equipos de cómputo se enviará copia del acta a la Oficina de
Servicios Informáticos o quien haga sus veces en los demás niveles.
3. Para el caso de los bienes en bodega se seguirá los pasos anteriores,
teniendo en cuenta que el acta de desagregación será firmada por el
almacenista y el Jefe del área de Servicios Generales o quien haga sus veces
en los demás niveles.
5.4 TRANSFORMACION DE EQUIPOS INFORMATICOS
Es la separación de las partes que componen los equipos informáticos tanto en
servicio como en bodega, con el fin de habilitar nuevos equipos. La transformación
de equipos informáticos requiere concepto previo y favorable de la Oficina de
Servicios Informáticos en el Nivel central o quien haga sus veces en los demás
niveles.
Procedimiento:
1. Cuando el equipo informático objeto de la transformación se encuentre en
servicio, se trasladará a la Oficina de Servicios Informáticos en el Nivel Central
o quien haga sus veces en los demás niveles, mediante a Solicitud y Traslado
de Bienes en Servicio, indicando el costo histórico, depreciación acumulada y
el ajuste por inflación al bien y a la depreciación, descargándolo del inventario
del responsable.
2. El encargado de inventarios enviará la Solicitud y Traslado de Bienes en
Servicio debidamente tramitado a contabilidad para efectuar el registro en la
cuenta que establezca el plan General de Contabilidad Pública, previa
65
cancelación de los ajustes por inflación tanto del bien como de la
depreciación.
3. Una vez efectuado el traslado del equipo informático a la Oficina de Servicios
Informáticos, este no será objeto de depreciación ni ajustes por inflación, sin
embargo, el encargado de inventarios seguirá llevando el control en la cuenta
que indique El área de Contabilidad de la Subsecretaría de Recursos
Financieros en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles.
4. El encargado de inventarios o su delegado, el jefe de la Oficina de Servicios
Informáticos o su delegado en el Nivel Central o quien haga sus veces en los
demás niveles, suscribirán el acta de Desagregación de Bienes, en la que
señalarán los valores y porcentajes asignados a cada parte.
5. En caso de requerir partes nuevas para poner en funcionamiento este equipo
informático, su valor será adicionado al bien resultante de la desagregación.
6. Una vez desagregados los equipos informáticos y determinadas las partes a
reutilizar se conformará el bien que se dará al servicio, elaborando un acta en
la que intervendrán los mismos funcionarios señalados en el numeral cuatro,
la cual contendrá los valores y porcentajes asignados a cada parte del bien,
su valor global y vida útil, e indicarán los valores de las partes no utilizadas en
la transformación.
7. Realizados los pasos anteriores, el encargado de inventarios diligenciará la
Solicitud y Orden de Traslado de Bienes en Servicio a cargo del responsable
del bien, teniendo como soporte el acta de conformación del nuevo equipo
informático y lo registrará en los inventarios de bienes devolutivos en servicio.
8. El encargado de inventarios enviará copia de la Solicitud y Orden de Traslado
de Bienes en Servicio debidamente diligenciado y del acta de Desagregación
a El área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos
Financieros o quien haga sus veces en los demás niveles, para su respectivo
registro contable.
9. Las partes de los equipos informáticos objeto de transformación que no fueron
utilizadas, serán objeto de comercialización o destrucción, de acuerdo con los
procedimientos establecidos para cada uno de esos procesos.
10. Cuando el equipo informático objeto de transformación se encuentre en
depósito, el almacenista previo diligenciamiento de la correspondiente Salida
de Bienes del Almacén, realizará los pasos establecidos en los numerales 3º
al 9º anteriores.
5.5 REEMPLAZO DE PARTES DE EQUIPOS O BIENES EN GARANTIA O EN
MANTENIMIENTO
66
Cuando los contratos de compra o mantenimiento contemplen cambio de partes de
bienes por garantía o mantenimiento, se tendrá en cuenta lo siguiente:
1. Para el caso de los equipos de cómputo se requerirá concepto previo de la
Oficina de Servicios Informáticos en el Nivel Central o quien haga sus veces en
los demás niveles.
2. Para los demás bienes el concepto previo lo dará el jefe de la dependencia
respectiva o el encargado del control de la ejecución del contrato.
3. El encargado de ejercer el control de ejecución del contrato conjuntamente con
el funcionario responsable del bien y el contratista suscribirán un acta de
reemplazo de partes, en la cual se relacionará el nombre del funcionario
responsable del bien, número de cédula, dependencia, descripción y las
especificaciones del componente del bien que se va a cambiar, el número de la
serie y marca por el cual se reemplazará.
4. El encargado de inventarios efectuará las modificaciones en los registros de
inventarios con base en el acta de Reemplazo de Bienes.
5. Los elementos reemplazados serán entregados al Almacenista o quien haga
sus veces por el encargado de ejercer el control de ejecución del contrato, para
ser destruidos para lo cual se levantará un acta firmada por el almacenista y el
jefe del área de Servicios Generales o quien haga sus veces en el nivel
regional.
5.6 SEGUROS DE BIENES
Con el fin de que todos los bienes de la Entidad estén debidamente amparados por
las diferentes pólizas que conforman el programa de seguros, los encargados de
Almacén e Inventarios en el Nivel Central y los jefes de Recursos Físicos y
Financieros o quienes hagan sus veces en el nivel regional, tendrán en cuenta el
siguiente procedimiento para asegurar, actualizar y hacer efectivas las pólizas.
Procedimiento:
1. Enviar dentro de los cinco primeros días de cada mes a Servicios Generales,
los formatos establecidos para el reporte de bienes a asegurar, elaborado para
tal fin por esta División.
2. Cuando se transporten mercancías o valores se debe enviar quincenalmente al
área de Servicios Generales del Nivel Central, el formato de reporte para incluir
en la póliza de transportes, con el fin de garantizar que los bienes de la Entidad,
durante el tiempo que dure su traslado, estén debidamente amparados.
67
3. El Jefe del área de Transportes del Nivel Central informará oportunamente a
Servicios Generales las inclusiones, exclusiones y modificaciones de las pólizas
de automóviles y seguro obligatorio en accidentes de tránsito (SOAT) de
acuerdo con las novedades que se presenten.
4. El área de Servicios Generales del Nivel Central actualizará y tramitará las
reclamaciones a que haya lugar respecto de los bienes de propiedad de la
Entidad y aquellos que estén bajo su responsabilidad de acuerdo con la
información y actualización de la misma, suministrada por las dependencias del
nivel central y nivel regional.
RECLAMACIÓN DEL SINIESTRO:
1. BIENES MUEBLES E INMUEBLES
Cuando se presente un siniestro que afecte los bienes muebles e inmuebles de la
Entidad, el Jefe del área de Servicios Generales para el caso de los muebles y el jefe
del área de Obra Pública para el caso de los inmuebles, en el nivel central y los Jefes
del área de Recursos Físicos y Financieros en los demás niveles, enviarán un
informe escrito al área de Seguros, en forma inmediata al conocimiento del hecho,
soportado con la siguiente documentación:
•
•
•
•
•
•
Informe escrito del funcionario responsable de los bienes
Copia de la correspondiente denuncia en el caso de hurto
Fotocopia del documento de ingreso al Almacén o del inventario donde figura el
bien siniestrado
En caso de hurto, el informe de la empresa que presta el servicio de vigilancia
en el lugar del siniestro
En caso de daños en equipos por descarga eléctrica, corto circuito o sobre
voltaje, el concepto técnico del funcionario competente
Dos cotizaciones de reparación o reposición de los bienes afectados
2. VEHICULOS
En caso de siniestro el Jefe del área de Transportes en el Nivel Central, el Jefe del
área de Recursos Físicos y Financieros en los demás niveles, reportarán el
siniestro a la Compañía de Seguros en la correspondiente ciudad y velarán porque
la reparación sea efectuada con los mejores estándares de calidad.
En los casos de pérdida total por hurto o por daño de vehículos del Nivel Central,
el Jefe del área de Transportes comunicará en forma inmediata el siniestro al área
de Seguros; para los vehículos de las administraciones, el jefe del área de
Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces comunicarán además al
Jefe del área de Transportes, anexando los siguientes documentos para la
legalización del siniestro:
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• Formulario de traspaso debidamente diligenciado
• Copia de la denuncia en caso de hurto
• El seguro obligatorio en accidentes de tránsito (SOAT)
• Fotocopia de los documentos del conductor (cédula de ciudadanía y Licencia
de conducción)
• Informe del conductor sobre los hechos
• Copia de la declaración del pago del impuesto del vehículo
El Jefe del área de Transportes en el Nivel Central y el Jefe del área de Recursos
Físicos y Financieros debe diligenciar y enviar el informe de siniestros de
automóviles, cada que se presente.
CAPITULO 6
RESPONSABILIDADES
6.1. RESPONSABLES DE BIENES
Son responsables, administrativa, penal y fiscalmente, todas las personas que
administren, custodien, manejen, reciban o usen bienes de propiedad de la Unidad
Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de otras
entidades o de particulares puestos al servicio de la Entidad.
6.2 ENTREGA
ADMINISTRATIVA
DE
ALMACENES
CUANDO
ALMACENISTA ABANDONE EL CARGO O DILATE LA ENTREGA.
EL
1. Cuando el Almacenista abandone el cargo o dilate la entrega, el Secretario
General de la DIAN o el Director Regional, Administrador Especial, Local o
Delegado, según el caso, designará un funcionario que realizará el inventario
físico y la entrega al nuevo Almacenista con la participación del área de
Inventarios o quien haga sus veces. Este inventario se hará con previo aviso a
la compañía aseguradora, al Subsecretario de Recursos Físicos o su delegado
en el Nivel Central, y a los jefes del área de Recursos Físicos y Financieros o
su delegado en los demás niveles, para que presencien la diligencia.
2. Si se conoce el domicilio del almacenista saliente, se le notificará legalmente de
la realización de la diligencia de entrega, indicándole fecha y hora en que
comenzará la misma.
3. Si el Almacenista concurre a la diligencia, se realizará la entrega de acuerdo
con los procedimientos establecidos para la entrega normal, de lo contrario se
69
dejará constancia en el acta y se iniciará la diligencia de inventario y entrega al
nuevo Almacenista.
4. En el acta se dejará constancia de los bienes sobrantes y faltantes que
aparezcan al comparar las cantidades físicas con la de los registros
actualizados.
5. Si los registros se encuentran desactualizados o el funcionario saliente no los
deja a disposición de la comisión de entrega, se registrarán en el inventario las
cantidades físicas de cada bien que se verifique y sobre este inventario, el
almacenista entrante elaborará nuevos registros.
6. La entrega o recibo de bienes nuevos que se realicen durante el proceso de
entrega, serán registrados por separado y estarán bajo la responsabilidad del
nuevo almacenista.
7. La diligencia de entrega y recibo, no podrá exceder en ningún caso los treinta
(30) días calendario, contados a partir de la fecha de posesión del nuevo
almacenista.
8. Si el nuevo almacenista iniciare el ejercicio de sus funciones sin que se le haya
efectuado la entrega física y formal de los bienes, asumirá la responsabilidad
administrativa y fiscal por las diferencias que se puedan presentar.
9. Las diferencias físicas y contables que resulten en el proceso de entrega
formal, serán registradas como responsabilidades a cargo del almacenista
saliente.
6.3. RESPONSABILIDAD DE LA SUBSECRETARIA DE PERSONAL O QUIENES
HAGAN SUS VECES EN LAS ADMINISTRACIONES.
Toda ubicación, traslado o retiro de personal será informado por el área de Personal
o quien haga sus veces al encargado de inventarios, en el momento de la
comunicación o notificación al funcionario con el objeto de legalizar los inventarios a
su cargo.
CAPITULO 7
RECLASIFICACION O BAJA DE BIENES
La reclasificación o baja de bienes, se da cuando se sacan definitivamente del
servicio de la Entidad, ya sean por inservibles o porque no los requiere para el
desarrollo de sus actividades y sobre los cuales se ha decidido su comercialización o
70
destrucción. Para el caso de la comercialización se clasifican en la cuenta
“Mercancías en Existencia”.
7.1. DEPENDENCIAS
INVOLUCRADAS
RECLASIFICACION O BAJA DE BIENES.
EN
EL
PROCESO
DE
En el nivel central corresponde adelantar este proceso al área de Mercadeo de
Bienes y Servicios, Servicios Generales y Almacén e Inventarios, en los demás
niveles al Administrador y a las áreas de Recursos Físicos y Financieros,
Comercialización, Almacén e inventarios, o quienes hagan sus veces.
7.2. BIENES A RECLASIFICAR
a)
BIENES SERVIBLES
Son aquellos bienes que se encuentran en condiciones de uso, pero que la Entidad
no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades.
b)
BIENES INSERVIBLES
Son aquellos bienes que por su desgaste, deterioro u obsolescencia ya no sirven
para el servicio al cual fueron asignados y cuya readaptación, reparación o
reconfiguración no es conveniente para la Entidad.
7.3 RECLASIFICACION DE BIENES PARA COMERCIALIZAR O DESTRUIR
Procedimiento:
Además de los procedimientos generales, se tendrán en cuenta los siguientes:
1. El almacenista relacionará los bienes en depósito, que serán reclasificados
para su comercialización o destrucción, indicando su descripción, código de
identificación de inventarios, cantidad, valor unitario, valor total.
2. El almacenista enviará trimestralmente la relación de bienes, al jefe del área
de Servicios Generales en el Nivel Central o a los jefes del área de Recursos
Físicos y Financieros o quien haga sus veces en los demás niveles, con el
objeto de iniciar el trámite de Reclasificación de Bienes.
3. El almacenista, los jefes de las áreas de Servicios Generales y de Mercadeo
de Bienes y Servicios en el Nivel Central o los jefes de las Divisiones de
Recursos Físicos y Financieros y de Comercialización o quienes hagan sus
veces en los demás niveles, verificarán el estado de los bienes mediante una
inspección física, y elaborarán acta indicando que se reclasificarán para
comercializar o para destruir.
71
4. Con la relación y el informe de inspección, se expedirá el acta de
Inservibilidad o de no Requerimiento por parte del jefe de Servicios Generales
en el Nivel Central o el jefe de Recursos Físicos y Financieros o quien haga
sus veces en los demás niveles, detallando los bienes con el valor que figure
en los registros contables: Costo Histórico, depreciación, valor en libros y valor
por el cual se registrará en las cuentas de orden que para cada bien será de
un peso ($1.00).
5. El área de Almacén descargará de las respectiva cuenta contable e ingresará
a la cuenta señalada en el Plan General de la Contabilidad Pública el valor de
los bienes reclasificados, los cuales quedarán bajo la custodia del Almacén
hasta su entrega al comprador.
6. Una vez realizada la venta de los bienes reclasificados, el Jefe del área de
Comercialización informará al área de Servicios Generales del Nivel Central,
para que sean retirados de la Póliza de Seguro que los ampara.
7. El jefe del área de Servicios Generales en el Nivel Central o los jefes de área
de Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces en los demás
niveles, elaborará la resolución de baja por destrucción, tanto para los bienes
no contabilizados en Mercancías en Existencia, como para éstos cuando se
agoten los procedimientos y no se logre su comercialización teniendo como
soporte el acta de Inservibilidad. La resolución será firmada por el funcionario
competente de acuerdo con las facultades y cuantías establecidas por la
Entidad.
8. Con la resolución de baja y el acta de Inservibilidad se descargarán los
valores de los bienes de las respectivas cuentas, se elaborará la salida de
bienes del almacén y se cargarán a la Cuenta de Orden Deudoras. Los bienes
dados de baja quedarán bajo la custodia del Almacén hasta su destrucción.
9. El almacenista coordinará con el jefe del área de Servicios Generales en el
Nivel Central y de Recursos Físicos y Financieros, o quienes hagan sus veces
en los demás niveles, la destrucción de los bienes, la cual se realizará
observando las disposiciones especiales de conservación del medio ambiente.
La destrucción de los bienes o deshechos finalizará con el acta respectiva
firmada por las personas que en ella intervinieron.
10. Copias de la resolución de baja y acta de destrucción se enviarán al área de
Servicios Generales del Nivel Central, para que sean retirados de la Póliza de
Seguro que los ampara.
72
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1.
Anexo 2.
Anexo 3.
Anexo 4.
Anexo 5.
Anexo 6.
Anexo 7.
Anexo 8.
Anexo 9.
Anexo 10.
Anexo 11.
Anexo 12.
Anexo 13.
Anexo 14.
Anexo 15.
Anexo 16.
Constancia de Recibo de Bienes.
Entrada de Bienes al Almacén
Relación Ingresos Bienes de Consumo
Relación Ingresos Bienes Devolutivos
Salida Bienes de Almacén
Relación Egresos Bienes de Consumo
Relación Egresos Bienes Devolutivos
Solicitud y Orden de Traspaso Bienes en Servicio
Revisión Equipos de Computo
Ficha Técnica de Vehículos
Movimiento de Bienes en Servicio (Remesas)
Análisis de Movimiento de Almacén
Analizas de Movimiento de Inventarios
Reporte Bienes a Asegurar
Relación de Embarcaciones Propias y Aprehendidas
Reintegro de Bienes al Almacén