Bolilla 2 - FCEA - Facultad de Ciencias Económicas y de

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y DE ADMINISTRACIÓN
SISTEMAS COMPUTACIONALES
Bolilla 2: Conceptos básicos de Sistemas de Información
1. INTRODUCCIÓN
A partir de este capítulo se van a suceder varios con una característica común: en todos ellos se
habla de la “actividad del análisis”, algo que en principio aparece de forma imprecisa y de lo que
se suele tener una idea poco definida. Muy a menudo hablamos del Analista de Sistemas como el
sujeto de dicha actividad, pero tampoco tenemos una idea clara de lo que representa esta figura.
Una forma de aproximarnos al “análisis” es indagando en diferentes organizaciones de
servicios informáticos. Es lo que hemos hecho en los capítulos anteriores sacando conclusiones
propias. Esto nos puede dar una primera idea bastante útil, pero en el contexto en que vamos a
movernos es insuficiente; tendremos que profundizar a fin de fijar ideas. Es lo que vamos a
realizar en estos capítulos.
Veremos que hay diversas maneras de realizar la actividad del análisis en función de
distintos parámetros que iremos develando, pero en todas ellas hay un denominador común al
que podríamos llamar Análisis de Sistemas. A ello dedicaremos el presente capítulo. En primer
lugar, identificaremos los sistemas a que nos referimos, después describiremos la actividad del
análisis en este entorno y finalmente trataremos de pasar un plano práctico, intentando relacionar
el análisis de sistemas con el técnicos de programación de gestión.
2.
SISTEMAS
La palabra “sistema” tiene muchas acepciones. El análisis de sistemas tiene que ver sólo con un
tipo concreto de sistemas, los sistemas de información, sistemas de información en un entorno
empresarial y organizacional de gestión y dentro de ellos con los sistemas de información
informatizados o basados en computadoras electrónicas.
2. 1
Conceptos de sistema
Se puede definir el concepto de “Sistema” de varias maneras:
•
Conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr un objetivo común.
•
Podemos definir un sistema como un conjunto de elementos que interaccionan entre sí,
orientados a la consecución de un objetivo común. Un sistema suele estar situado en un
entorno o ambiente con el que interactúa, recibe entradas y produce salidas.
•
Conjunto de personas, datos y procedimientos que trabajan coordinadamente. Para
alcanzar el objetivo de apoyar el funcionamiento de la organización. Haciendo posible
que la empresa mantenga contacto con el medio ambiente que la rodea, es decir con:
Clientes, Proveedores, Organizaciones Estatales de contralor y recaudación de impuestos
y aportes, Funcionarios, Accionistas o propietarios.
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•
Una empresa (organización) en un sistema. Sus componentes pueden ser, entre otros:
Producción
Ventas
Comercialización
Mantenimiento
Publicidad y Promoción
Marketing
Un sistema puede formar parte de otro más general, que sería su entorno, y/o estar formado por
otros sistemas, que en este caso lo tendrían a él como entorno común denominándose
subsistemas.
2.2
Sistemas de información
Cualquier organización o empresa es en sí un sistema. Su entorno es el sistema productivo en
que se inserta, del que recibe una serie de entradas, en forma de demanda, y al que entrega una
serie de salidas, u oferta. A su vez, dentro de él existen varios subsistemas, los distintos
departamentos o áreas en que se divide la empresa .
Para que los subsistemas que forman la organización funcionen coordinadamente, es
necesario otro subsistema más, el sistema de información, que tiene como misión asegurar que la
información necesaria fluya, dentro del sistema, de unos subsistemas a otros y que
inevitablemente existe en cualquier empresa u organización. Del buen funcionamiento de este
subsistema depende en gran parte el éxito global del sistema.
Los elementos de un sistema de información son muy variados; puede agruparte en: recursos
físicos, como archivos, teléfonos, recursos humanos, documentación en general, y una serie de
normas, procesos y procedimientos que determinan los flujos de información tanto internos
como hacia y desde el exterior, así como el uso y administración de los recursos.
SISTEMA DE INFORMACION: DESAFIO DE LAS ORGANIZACIONES:
Incorporar la tecnología de los sistemas de información, no solo por su incorporación en sí, sino
para:
•
•
•
•
•
Desarrollarla para su utilización productiva.
Administrarla adecuadamente.
Aplicarla fundamentalmente a la dirección de las organizaciones.
La información es un RECURSO más de las empresas.
Los sistemas de información afectan a todos los niveles de las organizaciones.
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•
El equipamiento informático es un elemento fundamental para desarrollar sistemas de
información
SISTEMAS DE INFORMACION – FUNCIONES BÁSICAS
•
•
•
2.3
Recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa – ELEMENTOS DE
ENTRADA
Almacena los datos – ELEMENTOS DE ARCHIVO
Produce información actuando sobre los datos – GENERA INFORMACION
Sistema de información informatizado
Cuando un sistema de información cuenta entre sus recursos con computadoras electrónicas, en
las que se basa parcial o totalmente, puede denominarse sistema de información informatizado.
Estos son los sistemas en los que estamos interesados cuando hablamos de la actividad
del análisis. Pueden denominarse de diferentes formas, como sistemas informáticos, sistemas
basados en computadoras, etc. En adelante, nosotros los denominaremos simplemente sistemas
de información, que a su vez estarán formados por otros subsistemas o elementos tales comp. El
hardware, el software, bases de datos, etc .
MEDIO AMBIENTE
EMPRESA
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
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Las empresas y organizaciones como subsistemas de un sistema productivo.
ENTORNO
PRODUCTIVO
EMPRESA
1
ORGANIZACIÓN 1
ORGANIZACIÓN 2
EMPRESA
2
EMPRESA
N
E
ORGANIZACIÓN N
S
P
A
I
S
M
U
N
D
O
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Los departamentos como subsistemas de sistema empresa u organización.
ENTORNO
SUBSISTEMA
DE
SUBSISTEMA
DE
MARKETING
PRODUCCIÓN
SUBSISTEMA
DE
ADMINISTRACION
SUBSISTEMA
DE
INFORMACIÓN
SUBSISTEMA
DE
CONTABILIDAD
E
S
SUBSISTEMA
DE
SUBSISTEMA
DE
COMPRAS
Y
SUMINISTROS
INVESTIGACIÓN
Y
DESARROLLO
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LOS SECTORES DE LA EMPRESA COMO SUBSISTEMAS
EL SISTEMA DE INFORMACION ESTA CONECTADO CON LOS SUBSISTEMAS
(SECTORES DE LA EMPRESA: ES UN SUBSISTEMA MÁS.
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACION DE LA EMPRESA
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2.4
Los niveles de los sistemas de información
El sistema de información de una organización no siempre está al mismo nivel. Dentro de él
incluso podemos encontrar varios. Históricamente, como ya hemos visto, se han ido alcanzando
diferentes niveles o categorías de sistemas. El primer nivel en los sistemas de información es el
operacional o transaccional. Existe en todas las organizaciones y es el que tiene que ver con la
operativa diaria.
Pensemos, por ejemplo, en una empresa de servicios telefónicos. En este
nivel se incluirán las operaciones como realizar un contrato, consultar el estado de un teléfono,
dar de alta una avería... Los operadores disponen de manuales donde de manera cerrada se
explican los procedimientos o normas de cada operación o transacción.
ENTORNO
EMPRESA
NORMAS
PROCEDIMIENTOS
METODOS
RECURSOS
FISICOS
RECURSOS
HUMANOS
E
S
DOCUMENTOS
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Elementos Del sistema de información (informatizado) de la empresa.
ENTORNO
EMPRESA
NORMAS
PROCEDIMIENTOS
METODOS
SOFTWARE
RECURSOS
FISICOS
RECURSOS
HUMANOS
E
PERSONAL
INFORMATICO
HARDWARE
FICHEROS
Y BASES DE
DATOS
DOCUMENTOS
S
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Un segundo nivel en que, como hemos visto, las empresas empiezan a pensar con la llegada de
los SGBD, es el llamado MIS, sistemas de información administrativa que ayudan a los usuarios
de mayor nivel en la empresa a tomar ciertas decisiones sobre asuntos que pueden presentarse
con alguna regularidad. No son transacciones, pero sí consultas estructuradas a partir de algún
lenguaje de manipulación de datos que le permita obtener informes más o menos complejos.
En el ejemplo que estamos tratando, un directivo podría estar interesado en el número de
averías de los últimos días de determinado servicio en un área concreta de una ciudad.
Un tercer nivel lo constituyen los sistemas para el soporte de decisiones. Su objetivo es
ayudar en la toma de decisiones para situaciones poco frecuentes, de alguna manera complicadas
y sobre todo poco estructuradas.
Ahora el directivo se pregunta sobre la repuesta de la competencia ante el nuevo modelo
de contestador automático que pensar sacar al mercado.
Por encima de éstos todas las organizaciones añoran y aspiran a un sistema de información
TOTAL, con unas características de integración que permita los tres niveles, sobre las mismas
herramientas, procesos y recursos.
2.5
Aplicaciones
Dentro del sistema de información encontramos subsistemas de información que podemos
denominar aplicaciones. En la práctica podemos decir que cualquier sistema de información
(informatizado) se divide en un número variable de aplicaciones, que de esta manera pueden
definirse como aquella parte del sistema de información de la organización que resuelve
determinados problemas de gestión en el contexto de la información.
La aplicación “Nóminas” y la de “Historias Médicas”, por ejemplo, son parte del
subsistema de información del subsistema de recursos humanos. Por otro lado, las aplicaciones
“Control de Gastos”, “Presupuestos” y “Gestión de Tesorería” son parte del subsistema de
información de subsistema de departamento financiero, todo ello dentro del mismo sistema
empresa.
EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
PERIODOS
OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS
TIPOS DE
DEC ISIONES
60-70
70-80
80-90’s
90-2000
PROCESAR TRANSACCIONES
GENERAR INFO DE CONTROL
INFO PARA PLANIFICACION
INFO PARA TRANSFORMACIÓN
OPERATIVAS
TACTICAS
ESTRATEGICAS
EJECUTIVAS
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TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
LAS DECISIONES EN LA EMPRESA Y LOS SITEMAS DE
INFORMACION
3
NIVEL
ESTRATÉGICO
2 NIVEL
TACTICO
1 NIVEL
OPERATIVO
1.
SISTEMAS PARA EL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES
2.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA
3.
SISTEMAS DE APOYO PARA LA DIRECCIÓN
4.
SISTEMA TOTAL
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1) SISTEMAS PARA EL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES
* Sustituye procedimientos manuales por otros basados en computadoras
CARACTERISITICAS
•
•
•
Gran volumen de transacciones
Existen pocas excepciones a los procedimientos normales
Está relacionado con procesos de rutina generalmente
estructurados.
bien
Ejemplos: Facturación, Emisión de Recibos para pago en Abitab, emisión de Estados de
Cuenta
2) SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA
Están relacionados con procesos de decisión normalmente estructurados y que se presentan con
regularidad
Los requerimientos de información pueden ser identificados de antemano.
Ejemplos:
- Informes diarios de ventas
- Concesión de crédito a nuevo cliente
- Situación de depósitos y retiros diarios
- Determinación de necesidades de compra
- Actualización periódica de créditos a clientes
Generalmente:
Son decisiones rutinarias que se toman después de terminar una serie de pasos planeados con
antelación.
Si la decisión es altamente estructurada, la información necesaria puede obtenerse de sistemas
automatizados y luego analizada por las personas. La información es relativamente predecible y
son las personas quienes manejan las excepciones, existen antecedentes. En este tipo de sistemas
los tiempos de respuesta no son críticos.
3) SISTEMAS PARA EL SOPORTE DE DECISIONES
FINALIDAD:
Apoyar a la Dirección en la toma de decisiones que generalmente no son repetitivas.
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Responder a condiciones inesperadas, por lo que la información necesaria no está completamente
definida.
CARACTERISTICAS:
- No es posible definir de antemano el formato de la información a emitir y los datos que la
soportan
- No son decisiones rutinarias, por lo que en general no es posible el desarrollo
automatizado para obtener la información necesaria con anterioridad
- Es necesario tomar información del sistema por medio de exploración y consulta de los
registros almacenados y analizar la información en base a las necesidades del momento.
4) SISTEMAS DE INFORMACION TOTAL
Se trata de sistemas que integran todas las herramientas con que se genera o maneja información.
Podemos pensar en integrar:
- Procesadores de texto (Word, Works, WordPad)
- Planillas Electrónicas (Excel, Lotus, QuattroPro, Works, Multiplan)
- Bases de Datos (Dbase, Access, FoxPro, Oracle, Visual FoxPro, SQL Server)
- Correo Electrónico (Outlook, Eudora, Exchange)
- Correo de Voz (Bitware, Web Phone)
- Procesamiento de Imágenes (Page Maker, Corel Draw, Photo Shop, Photo Styler, Photo
Editor)
- Internet, Correo Electrónico, E-Bussines, E-Commerce
PROPIEDADES QUE DEBE TENER LA INFORMACION
1) Debe ser PRECISA
Debemos preguntarnos si la información de que disponemos representa la situación tal cual es
2) Debe ser OPORTUNA
Debe estar disponible cuando se la necesita y no se ha desactualizado como consecuencia de
retrasos
3) Debe ser COMPLETA
Debe proporcionar al usuario todo lo que necesita saber. Un objetivo importante al diseñar un
sistema de información debe ser el integrar toda la información que pueda estar dispersa dentro
de la organización de manera de brindar a los usuarios la información más global posible acerca
de cada aspecto de la misma.
4) Debe ser RELEVANTE
La información debe ser aplicable para decidir acerca de la situación que debemos enfrentar.
Debemos tener en cuenta que un conjunto de información que fue importante en un determinado
momento puede no serlo en el momento actual.
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INFORMACION Y DATOS: DIFERENCIAS
DATO: Símbolos que por sí mismos no representan nada. Son la materia prima de la
información.
Ejemplos: CAS, HIJOS, 32, 2, M, F, 21, SOLT, A, 40, EDAD, 3, etc.
INFORMACION: Conjunto de datos que se presentan en forma inteligible para el receptor
Si procesamos los datos anteriores para producir información obtenemos:
PERSONA
EDAD
SEXO
EST. CIVIL
HIJOS
A
32
M
CAS
2
B
21
F
SOLT
0
C
40
F
CAS
3
¿PARA QUE SIRVEN LOS SISTEMAS DE INFORMACION?:
Para responder a las necesidades de una organización, para apoyar, soportar y viabilizar el logro
de sus metas y objetivos.
OBJETIVOS DE UNA ORGANIZACIÓN
Son los propósitos y lineamientos que guían el accionar de las organizaciones
Ejemplos:
- Maximizar la satisfacción del cliente
- Aumentar los plazos de pago a proveedores
- Aumentar el rendimiento de materias primas
- Minimizar la merma de productos terminados
- Penetrar el mercado de grandes consumidores
- Obtener mejores fuentes de financiamiento
- Reducir los tiempos de entrega de pedidos
- Lograr realizar mantenimiento preventivo de planta
FACTORES CRITICOS DE EXITO
Son aquellas actividades o áreas de la organización que deben funcionar de manera correcta para
que sea posible alcanzar los objetivos propuestos.
Por consiguiente: EL SISTEMA DE INFORMACION DEBE PERMITIR CONTROLAR EL
ADECUADO FUNCIONAMIENTO DE TALES AREAS O ACTIVIDADES.
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Ejemplo: IMPRENTA, entrega urgente “lo urgente lo hacemos enseguida, lo imposible un
minuto después”, entrega Gastos Comunes antes de tal fecha, Certificado Satisfacción del
cliente, etc.
IMPORTANCIA DE SU IDENTIFICACION
Es necesaria su identificación para poder lograr los objetivos planteados
DETERMINAR SU FORMA DE EVALUACION
Deben establecerse los parámetros que permitan medir su comportamiento y determinar para
cada uno las medidas de lo que se entiende por ÉXITO. Reunir la información necesaria para
poder obtener el nivel definido como exitoso en los parámetros determinados.
IDENTIFICACION
-
Competidores
Tendencia de la industria
Problemas de la región
Operaciones internas
Consideraciones Externas
CLASIFICACION
DE CONTROL: Resultan efectivos para obtener resultados a corto plazo
DE CONSTRUCCION: Satisfactorios a largo plazo para:
- Desarrollar nuevos mercados
- Desarrollar nuevas estrategias competitivas
FUENTE DE FACTORES CRÍTICOS
-
Área o sector en que compite la organización
Sensibilidad a la situación de la región
Aspectos que afectan la oferta y la demanda
Asuntos temporales como por ejemplo, reemplazo de personal, mejoramiento de
instalaciones físicas
Factores ambientales o sanitarios, como por ejemplo:
Aspectos relacionados con el deshecho de desperdicios (Plomo en La Teja)
Disposiciones gubernamentales, aplicación de nuevos impuestos o gravámenes
Trastornos climáticos
Cortes de energía
Aftosa en el país