del PLAN OPERATIVO ANUAL

UNIVERSIDAD DE PANAMÁ
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria
Departamento de Planificación Administrativa
GUÍA TÉCNICA para la FORMULACIÓN
del PLAN OPERATIVO ANUAL
ABRIL 2013
Edita:
© Universidad de Panamá
© Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria
Departamento de Planificación Administrativa
Este documento fue editado en abril de 2013 e impreso en los talleres de la Imprenta Universitaría
de la Universidad de Panamá.
Diseño y Diagramación: Lic. Jorge Nelson Tristán S.
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
Dr. GUSTAVO GARCÍA DE PAREDES
Rector Magnífico
Dr. JUSTO MEDRANO
Vicerrector Académico
Dr. JUAN ANTONIO GOMEZ H.
Vicerrector de Investigación y Postgrado
Mgter. JOSÉ CHEN BARRÍA
Vicerrector Administrativa
Ing. ELDIS BARNES
Vicerrector de Asuntos Estudiantiles
Mgtra. MARÍA DEL CARMEN T. DE BENAVIDES
Vicerrectora de Extensión
Dr. MIGUEL ÁNGEL CANDANEDO
Secretario General
Mgter. LUIS POSSO
Director de Centros Regionales y Extensiones Universitarias
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN UNIVERSITARIA
Dr. Enrique Lau Cortés
Director General
Mgtra. J. Gina Román
Subdirectora de Planificación
Profa. Nixa de Tirado
Subdirectora de Evaluación
EQUIPO TÉCNICO
Licda. Esther Velotti de Robles
Jefa de Planificación Administrativa
Mgtra. Patricia Arjona
Planificadora Evaluadora
Licda. Erika P. Jiménez B.
Planificadora Evaluadora
página
ANEXOS
BIBLIOGRAFIA
página
página
GLOSARIO
13
página
ASPECTOS GENERALES
CONTENIDO DEL PLAN OPERATIVO
ANUAL
IMPORTANCIA DEL SEGUIMIENTO
Y EVALUACIÓN DE LOS PLANES
OPERATIVOS ANUALES
15
página
ii
18
página
INTRODUCCIÓN
i
19
página
PRESENTACIÓN
25
página
INDICE
31
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria
8
Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá
PRESENTACIÓN
En el marco del mejoramiento continuo de los procesos y
actividades que se desarrollan como parte de una gestión
de calidad, la Universidad de Panamá, a través de la
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria,
pone a disposición de la comunidad universitaria y público
en general; la “Guía Técnica para la Formulación del Plan
Operativo Anual en la Universidad de Panamá”.
El Plan Operativo Anual (POA), se constituye en una
herramienta de planificación estratégica toda vez que en
él se consolidan de manera detallada los proyectos que
las unidades académicas y administrativas, se proponen
desarrollar en un tiempo determinado, que para el caso de
las instituciones públicas es de un año, ya que está vinculado
al presupuesto.
Esta herramienta propone unificar los criterios y las
metodología que se recomiendan aplicar en la elaboración
del plan operativo anual, como parte de fundamental de
una gestión basada en resultados.
Esperamos que este documento contribuya con las labores
de planificación que realizaran los funcionarios que tienen
como asignación elaborar el Plan Operativo Anual, en su
Unidad.
9i
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria
10
Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá
INTRODUCCIÓN
La elaboración del plan operativo en la Universidad de
Panamá, se realiza de manera automatizada a través del
Sistema de Presupuesto (SIPRE), el cual está vinculado con
el Plan de Desarrollo Institucional y sustenta el proyecto de
presupuesto.
Esta guía es el resultado de la experiencia de la Universidad
de Panamá, en relación con la aplicación de una herramienta de
planificación estratégica, como apoyo a la gestión institucional;
además se propone orientar y apoyar los procesos de que se
realizan en la elaboración del plan de acción que contiene
información relevante como: la unidad responsable, el nombre
del proyecto, eje estratégico que lo vincula con el plan de
desarrollo institucional, el método de cómo se realizará, el
periodo de duración, la identificación de los recursos, fuente de
financiamiento, resultados esperados, indicadores, entre otros.
El contenido del documento se ha estructurado de la siguiente
manera: la presentación, introducción, aspectos generales,
contenido del plan operativo anual, glosario y anexos.
Por lo anterior podemos concluir que los resultados de una
buena gestión de calidad basada en resultados depende, en
gran medida, de la voluntad y compromiso de los gestores;
por tanto, se hace necesario claridad en la definición de los
objetivos, estrategias, metas, programas, proyectos y de la
capacidad institucional para realizar las acciones necesarias
que darán cumplimiento a lo establecido en el Plan de
Desarrollo conforme a los principios de eficiencia y eficacia.
11
ii
Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá
I.
ASPECTOS GENERALES
¿Qué es un Plan Operativo Anual (POA)?
Es un instrumento de apoyo a la gestión basada en resultados,
que contiene los programas, proyectos, acciones, objetivos y
metas; así como el tiempo destinado para su ejecución y la
expresión financiera para llevarlas a cabo.
Podemos decir que el Plan Operativo Anual (POA), está
concebido como un instrumento de planificación de corto
plazo que tiene como finalidad concretar la gestión anual de
las Unidades Académicas y Administrativas, con base en los
objetivos y los lineamientos de la organización a fin de que la
acción universitaria sea direccionada en procurar contribuir con
el bienestar de la población panameña.
Además debe estar perfectamente alineado con el Plan
Estratégico de la Universidad de Panamá, y su especificación
sirve para concretar tanto los objetivos a conseguir cada año
como la manera de alcanzarlos, aspectos que debe seguir cada
entidad (Dirección, Departamento, Sección, Oficina).
(Modelo Anexo 1)
Permite
• Planificar las actividades anualmentes.
• Elaborar el presupuesto, sustentado en una herramienta
técnica de la planificación estratégica.
• Verificar y medir el avance o ejecución de los proyectos
con relación a lo presupuestado.
• Replantear la utilización de los recursos a fin de optimizarlos.
13
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria
Importancia
Es una herramienta de planificación que sirve para dar
un ordenamiento lógico de las tantos académicas como
administrativas que se proponen realizar las dependencias
de la institución. El Desarrollo de esta herramienta permitirá
optimizar el uso de los recursos disponibles, el cumplimiento de
objetivos y metas trazadas.
Ventajas del Plan Operativo Anual
• Orientar los procesos de trabajos, convirtiendo los
propósitos institucionales en pasos claros y en objetivos y
metas evaluables a corto plazo; contribuyendo, de manera
efectiva al fortalecimiento institucional y a elevar el
ordenamiento, la calidad y la transparencia del gasto.
• Es una herramienta de gestión.
• Vincula las Políticas y Estrategias con las actividades
realizadas.
• Visibiliza las estrategias y los resultados.
• Es un hilo conductor para el gerente.
• Ordena y prioriza las actividades por desarrollar, según el
tipo de Estrategia.
• Mide los resultados en relación con las actividades
programadas vs. las realizadas.
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Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá
II.
a
CONTENIDO DEL PLAN OPERATIVO
Ejes Estratégicos
Son los lineamientos básicos con que se identifica el desarrollo
de la institución. Cada una de estas líneas constituirá un eje
estratégico.
Los Ejes Estratégicos se definen como los resultados que se
propone alcanzar en un futuro la Universidad de Panamá, en
este caso forman parte del Plan de Desarrollo el cual está
concebido a 5 años.
b
Nombre del Proyecto
Indique la denominación del proyecto, el mismo debe
responder a la solución del problema o necesidad.
c
Tipo
En este apartado se han establecido 5 clasificaciones:
Administrativo, Docencia, Extensión, Investigación y Producción
y Servicios. Todas están orientadas a las principales funciones
de la Institución y cada proyecto deberá responder a una o
más de estas clasificaciones.
d
¿Cómo lo vamos hacer?
Identificación de las actividades, se refiere a las tareas que
se deberán ejecutar para el logro de los objetivos y las metas
del proyecto.
15
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria
e
Período
En esta apartado se establece en términos de tiempo la duración del
proyecto.
Inicio
Tiempo en que se proyecta o estima empezar o comenzar el proyecto
(día y mes).
Fin
Tiempo en que se proyecta o estima terminar el proyecto (día y mes).
f
Cronograma
Para crear un cronograma de proyecto, lo ideal que el Coordinador
del proyecto elabore o estructure una lista detallada del trabajo
o las actividades, que se deben realizar para el desarrollo del
proyecto.
g
Resultados Esperados
¿Qué esperamos lograr con la ejecución del proyecto?
Se refiere a la situación deseada (cambios esperados ) que se
atribuyen a la ejecución o desarrollo de las actividades y/o tareas
programadas en el proyecto.
h
Indicadores
Los indicadores deben ser cuantificables y medibles que nos
permiten determinar lo que vamos a evaluar en un tiempo
determinado.
Entre los indicadores de desempeño podemos mencionar:
• Eficacia. Mide el nivel de cumplimiento de los objetivos.
• Eficiencia. Permiten medir el buen uso de los recursos en la
producción de los resultados.
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Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá
• Economía. Miden la capacidad del proyecto para
recuperar los cotos incurridos.
• Cronograma. Miden el nivel de cumplimiento de los plazos
programados para la ejecución de las actividades.
i
Identificación de Recursos
Consiste en determinar de manera detallada y desglosada los
recursos necesarios para ejecutar las actividades programadas
en el proyecto. (Recurso humano, materiales, equipos, mobiliarios,
espacio físico, entre otros ).
En este apartado los recursos deberán identificarse por objeto
de gasto, atendiendo el codificador del sector público.
j
Fuentes de Financiamiento
Este aspecto se refiere a la entidad u organismos que facilitarán
los recursos económicos y/o especies, para la ejecución del
proyecto.
En la Universidad, un proyecto puede financiarse a través de
las siguientes fuentes:
• Interna - Institucional, a través del presupuesto (fondos
corrientes, inversiones y/o autogestión )
• Organismos externos
• Financiamiento mixto.
k
Responsable
Persona que tiene a su cargo la dirección y vigilancia del trabajo, es
el obligado a responder por el resultado del proyecto.
17
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria
III. IMPORTANCIA
DEL
SEGUIMIENTO
Y
EVALUACIÓN DE LOS PLANES OPERATIVOS ANUALES
El seguimiento y la evaluación, mediante la retroalimentación
son herramientas importantes para fortalecer los procesos
de planeación y posibilitar su alcance para procurar una
mayor efectividad institucional (eficacia más eficiencia ). Visto
de esta manera, la planeación y la evaluación son procesos
complementarios.
El seguimiento tiene como objetivo monitorear el cumplimiento
de los resultados y las metas programadas de cada proyecto
establecido en el en el Plan Operativo Anual. Esto facilitará
determinar, entre otros aspectos, la adecuada utilización de
recursos y la ejecución de las actividades detalladas en el
tiempo indicado en el cronograma. (Modelo Anexo 2)
Además el seguimiento contribuye a la consecución de los objetivos
planteados durante el proceso de ejecución y permite detectar
oportunamente deficiencias, obstáculos o necesidades de ajuste.
La información obtenida durante la fase de seguimiento,
proporcionará la base de la evaluación del Plan Operativo.
La evaluación es la fase del proceso de planificación que
consiste en la comparación de los resultados con los objetivos
y metas propuestas. En este sentido, la evaluación constituye
una herramienta de gestión que permitirá tomar decisiones al
proveer información relacionadas con el grado de cumplimiento
de los objetivos del Plan, los desvíos en el cumplimiento de los
objetivos y sus causas, así como los principales problemas y
cuellos de botella que requieran atención. (Modelo Anexo 3)
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Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá
GLOSARIO
1
ACTIVIDAD
Conjunto de operaciones o tareas
que realiza una persona o entidad.
También puede definirse como una o más
operaciones afines y sucesivas que forman
parte de un proyecto ejecutado por una
misma persona o unidad administrativa.
2
COMPLEJIDAD
Existen dos acepciones: la vulgar, que
se refiere a un “conjunto integrado por
diversos elementos” y la científica, “sistema
integrado por un gran número de partes que
interactúan de forma no sencilla”. En esta
versión, la metáfora “el todo es más que la
suma de las partes”, alude certeramente al
hecho de que a partir de las propiedades
y de las leyes de la acción cruzada de las
partes, no es fácil inferir las propiedades
ni el comportamiento del conjunto.
3
CRONOGRAMA
Programas de actividades ordenados
en el tiempo en el que además se suele
especificar la duración de cada actividad,
lugar de realización, responsable, etc.
Puede ser escrito literalmente o en forma
de tabla.
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Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria
4
5
6
7
8
20
DIAGNÓSTICO Tarea meramente práctica (no creativa )
consistente en el análisis de los datos
obtenidos con el sólo fin de obtener las
mediciones necesarias antes de pasar al
análisis de las hipótesis.
Cumplimiento estricto de un dado objetivo;
EFICACIA
por ejemplo en el plazo predeterminado,
sin atender a otros aspectos tales como el
costo, el recorrido, la duración, etc. Una
persona eficaz es la que cumple sus objetivos, sin reparar en costos.
EFICIENCIA
Cumplimiento satisfactorio de un dado
objetivo optimizando todos los aspectos en
juego para su consecución (costo, recorrido,
esfuerzo, duración, desperdicios, etc. ). Una
persona eficiente es la que cumple sus
objetivos y además optimiza el consumo
de los recursos (de todo tipo ) empleados.
Conjunto de acciones planificadas
ESTRATEGIA
sistemáticamente en el tiempo que se
llevan a cabo para lograr un determinado
fin o misión.
EVALUACIÓN
Constituye una herramienta de gestión
que permite tomar decisiones al proveer
información acerca del grado de
cumplimiento de los objetivos del Plan, los
desvíos en el cumplimiento de los objetivos
y sus causas, así como los principales
problemas y cuellos de botella que
requieren atención.
Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá
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MONITOREO
Observar sistemáticamente un conjunto de
procesos de la gestión, con el fin de hacer
los ajustes necesarios en las actividades
y estrategias con el propósito de cumplir
de manera óptima los objetivos de la
gestión, expresados en el Plan Operativo,
con un manejo adecuado de los recursos
humanos, tecnológicos y financieros.
10
OBJETIVO
Se refiere a la identificación de la
finalidad o resultado hacia la cual deben
dirigirse los recursos y esfuerzos para
dar cumplimiento a los propósitos o metas
que se propone a cumplir en un tiempo
definido. Resultado que una entidad o
institución aspira lograr.
11
OBSERVACIÓN
Comprobación simple de un hecho,
obtención de datos. Es un proceso
continuo, objetivo, flexible, individual y
relativo, que sirve para la adquisición o
recolección de información, datos y /o
características en relación con objetos,
circunstancias o actividades específicas.
12
PERTINENCIA
Cualidad de una entidad o de un hecho
de satisfacer algún propósito o cuadrar
a una dada situación. Por ejemplo, es
pertinente que un alumno que va a rendir
un examen lleve los útiles necesarios
para dicho examen y no otras cosas que
pudieran corresponder (ser pertinentes)
a un partido de fútbol o a un baile.
21
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria
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PLANEACIÓN Es un instrumento de apoyo a la gestión
ESTRATEGICA basada en resultados: define las
operaciones necesarias, estima el tiempo
de ejecución, determina los medios
(recursos financieros y no financieros
requeridos ), designa a los responsables
para el desarrollo de las operaciones y
establece indicadores de los resultados a
obtenerse en el periodo que cubre.
13 PLAN OPERATIVO
ANUAL (POA)
Anticipación y proyección en el tiempo de
una serie de actividades que permitan
a la empresa u organización cumplir
con su Misión y establecer objetivos
que la hagan avanzar por caminos que
conducen a hacer realidad su Visión;
todo ello consistente con los Valores de la
organización.
15 PLANIFICACIÓN
Plan general, científicamente organizado,
para alcanzar los objetivos determinados.
Es una herramienta de organización que
facilita el proceso de toma de decisiones
ya que supone analizar y estudiar la
mejor forma de alcanzar los objetivos
propuestos, teniendo en cuenta la
situación actual y los factores internos y
externos que pueden influir en el logro de
los mismos.
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Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá
16
PROYECTO
Conjunto de actividades relacionadas
y coordinadas entre sí que proponen
lograr un objetivo en un término de tiempo
determinado.
17
SEGUIMIENTO
Observar atentamente la evolución y el
desarrollo de un proceso.
Conjunto de elementos que ordenadamente
relacionadas entre sí, contribuyen a
determinado objeto.
18
SISTEMA
23
ANEXO
¿Cuándo lo
vamos a hacer?
¿Cómo lo
vamos a hacer?
Grandes caminos que nos permitirán el logro de la Visión de la Institución.
¿Qué vamos a hacer?
Conjunto orgánico y selectivo de acciones dirigidas a generar productos y resultados.
Espacio de tiempo que incluye toda la duración de algo.
PERÍODO
MÉTODO
PROYECTO
Responsable: Unidad: PERIODO 2013 Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o llevar a cabo una empresa.
¿Qué necesitamos
para hacerlo?
RECURSOS
800
ESTIMACIÓN DE COSTO
Es el nivel de logro que se espera alcanzar al finalizar el año (relacionado con la prioridad para el año) y se expresa como una situación alcanzada.
¿Qué queremos lograr?
RESULTADOS
UNIVERSIDAD DE PANAMÁ
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN UNIVERSITARIA PLAN OPERATIVO ANUAL 26
Permiten verificar el nivel de logro en el cumplimiento de los resultados esperados.
Índices cualitativos y cuantitativos.
¿Cómo lo vamos a
medir?
INDICADORES
Persona que tiene a su cargo la dirección y vigilancia del trabajo.
REPONSABLE
Modelo Anexo 1
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria
N°
Responsable: Unidad: PROYECTO y/o ASIGNACIÓN
Inicio
Terminación
FECHA
FECHA %
A LA
AVANCE LIMITACIONES
UNIVERSIDAD DE PANAMÁ
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN UNIVERSITARIA SEGUIMIENTO AL PLAN OPERATIVO ANUAL ACCIONES ESTRATEGICAS
OBSERVACIONES
Modelo Anexo 2
Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá
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Modelo Anexo 3
Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria
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Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá
PANTALLA DE ENTRADA AL SISTEMA DE
PRESUPUESTO (SIPRE)
PANTALLA DE TRABAJO EN EL SISTEMA DE
PRESUPUESTO
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Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria
PANTALLA
FINAL
PRESUPUESTO
Archivo
Editar
Ver
Historial
Marcadores
Ventana
DEL
SISTEMA
DE
Ayuda
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN UNIVERSITARIA
Anteproyecto
DIGEPLEU - Protección Universitaría
POA INGRESOS IMFORMES MENU I. Definición de los Proyectos
Plan operativo Anual
P.O.A.
2014
Cerrar Anteproyecto
Eje Estratégico
Proyecto
Eje Estratégico
1. Funcionamiento Administrativo
Ninguno de los siguientes Ejes
Total
45,204.00
Total
30
45,204.00
Recursos
Guía Técnica para la Formulación del Plan Operativo Anual en la Universidad de Panamá
BIBLIOGRAFÍA
1
Glosario de Términos Especializados en las Áreas de
Planificación Universitaria 2010, Universidad de Panamá.
2
Guía Técnica para la Formulación de Perfiles de Proyectos
2009, Universidad de Panamá.
3
Lineamientos Generales para formular el POA 2012,
Universidad Autónoma del Estado de México.
h t t p : / / w w w. u a e m e x . m x / p l a n e a c i o n / I n f B a s C o n /
capacitacioninterna/POA2012/Manual%20Sistema%20
Web%20POA%202012.pdf
31