El papel que juegan los Archivos Estatales ante la falta de una Ley

El papel que juegan los Archivos Estatales ante la falta de una Ley General
de Archivos
Lic. Míriam Faviola Soto Quintero
(La Crónica de Sinaloa, A.C.)
Los archivos estatales son patrimonio cultural de la sociedad y es a través de ellos
como instituciones públicas y privadas donde se registra la vida social y política
con sus actividades cotidianas e identidades propios. Un archivo resguarda
documentación en diversos soportes, con información única e irrepetible,
generada a través de procesos históricos, lo que nos permite rescatar como
historiadores el paso del hombre a través del tiempo.
Deben de ser la solución a los problemas creados por la masa de
documentación
que generan las dependencias estatales, municipales y
particulares. En este sentido, los principales rasgos del gran problema de la
administración moderna y cuya solución demanda una política de tratamiento de
documentos, como la que hoy urge es la creación de una obligación legal de
conservar más y más documentos por periodos relativamente largos y obligación
de conservar documentos en forma permanente para fines de estudios
retrospectivos, de carácter administrativo o histórico.
Ante esto el Sistema Estatal de Archivos necesita todas las disposiciones
oficiales (leyes, reglamentos) de las que se provee una organización en cuanto al
manejo de documentos. Define mandato y modalidades de intervención de la
estructura del programa, con su cobertura (materiales informativos considerados,
recursos, actividades a cumplir, y otras más) y con los medios de control que
permitan verificar su aplicación. Es por eso que hoy nos urge la creación de una
Ley General de Archivos con su respectivo reglamento interno, que permitiría
que el Sistema Estatal de Archivos mediante esta ley coordine, capacite, organice,
firme convenios y apoye a la creación de archivos municipales, de entidades
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públicas y hasta privados, viéndose reflejado su trabajo en el rescate de los
archivos de sótanos, bodegas, patios. Etc., en oficinas que permitan que
eficazmente
se
atienda
las
solicitudes
de
información
de
ciudadanos,
investigadores, etc.
Sin embargo desde siempre, y aun en la actualidad, los archivos han sido y
son objeto de la apatía y destrucción por los propios funcionarios que los
generaron, manifestando con esto una falta de cultura archivística. Custodiar y
preservar a los archivos del saqueo y evitar tráfico de la documentación, es una
demanda ciudadana que cada vez se hace más pertinente. Aparte están en
constante peligro de desastres naturales y/o biológicos, al permanecer olvidados
en bodegas, sótanos, cárceles, sepultados o a la intemperie.
Con la aprobación de la Ley y de Acceso a la Información Pública del
Estado de Sinaloa, publicada en el Periódico Oficial del Estado con fecha 20 de
agosto de 2002, en el Artículo 8, menciona que: quienes produzcan, administren,
manejen, archiven o conserven información pública deberán preservar sus
documentos en archivos administrativos actualizados, y serán responsables de la
misma en los términos de esta Ley y demás disposiciones respectivas. Toda la
información en poder de las entidades públicas estará a disposición de las
personas, salvo aquella que se considere como reservada o confidencial. Quienes
soliciten información pública tienen derecho, a su elección, a que ésta les sea
proporcionada de manera verbal o por escrito y a obtener por cualquier medio la
reproducción de los documentos en que se contenga. La información se
proporcionará en el estado en que se encuentre en las entidades públicas. La
obligación de las entidades públicas de proporcionar información no comprende el
procesamiento de la misma, ni el presentarla conforme al interés del solicitante.
La pérdida, destrucción, alteración u ocultamiento de la información pública
y de los documentos en que se contenga, serán sancionados en los términos de
esta Ley y demás ordenamientos relativos; y en el Artículo 5, Fracción VI, Para los
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efectos de esta Ley, se entenderá por:… ENTIDAD PÚBLICA. El Poder Legislativo
del Estado, el Congreso del Estado, la Diputación Permanente del H. Congreso
del Estado y cualquiera de sus dependencias; el Poder Ejecutivo del Estado,
Gobernador Constitucional del Estado, todas las dependencias y entidades de la
administración pública estatal y paraestatal; el Poder Judicial del Estado y todos
sus órganos; los tribunales administrativos estatales; los Ayuntamientos de los
Municipios, Presidente Municipal, todas las dependencias y entidades de la
administración pública municipal y paramunicipal; los órganos autónomos
previstos en la Constitución y en las leyes estatales; las demás entidades a las
que la Constitución y las leyes estatales reconozcan como de interés público; los
partidos políticos con registro oficial; universidades, patronatos, fideicomisos,
asociaciones civiles y las personas de derecho público y privado, cuando en el
ejercicio de sus actividades actúen en auxilio de los órganos antes citados y
cuando ejerzan gasto público, reciban subsidio o subvención.
Es reciente la preocupación sistemática y persistente por el trabajo que
realiza el Sistema Estatal de Archivos para el Rescate, buen funcionamiento y la
creación de los Archivos Municipales y de las entidades públicas, haciendo más
hincapié primeramente en el área histórica. A la fecha en el rango municipal
Sinaloa cuenta con el Archivo Municipal de Mazatlán, el Archivo Municipal de
Culiacán, Archivo Municipal e Histórico de Mocorito y está en proceso de
clasificación y organización el Archivo Histórico de Salvador Alvarado y El Rosario;
se han hecho pronunciamientos al respecto en Guasave y el municipio de Sinaloa.
Es demanda de la Crónica de Sinaloa, A.C., la implementación de un
Programa de Rescate de Archivos mediante el Sistema Estatal de Archivos,
mediante la aprobación de una Ley General de Archivos que regule el buen
funcionamiento y los programas para rescatar y organizar, bajo lineamientos y
procedimientos estandarizados, los archivos mediante el Sistema Estatal de
Archivos, para que ya dejen de ser los archivos las áreas más olvidadas y
expuestas a siniestros y pérdida de la documentación.
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Para desarrollar
este programa,
se requiere trabajar de manera
interinstitucional en el rescate de los archivos, mediante el Sistema Estatal de
Archivos y utilizar las modalidades de convenios y contratos de colaboración con
prestadores de servicios externos a los municipios y con fideicomisos, con el
establecimiento de una política pública municipal de rescate y organización de
archivos, donde La Ley General de Archivos de vida institucional a los archivos..
En este sentido demandamos que el Archivo Histórico General del Estado
de Sinaloa, en su labor de recuperación, custodia, conservación, difusión y uso
público la documentación histórica de nuestro estado y municipios, participe en
este rescate y promoción de su organización, implementando programas de
capacitación que permita que personal de diferentes municipios e instituciones
públicas conozca los métodos correctos para la recuperación, organización,
conservación y administración de la documentación generada durante su devenir
histórico.
Con este programa se desea lograr el rescate de archivos históricos
municipales. Nuestra tarea, y la de todo archivista, es pues: salvar a los archivos
de la destrucción y del olvido. Se anexa al presente trabajo el concepto, definición
y funciones del archivo municipal.
Los archivos estatales, considerados como archivos regionales y los
archivos municipales, que son los locales de cada entidad, hasta la fecha no
tienen una que les exija contar con su archivo establecido en un lugar seguro,
donde este organizado, clasificado y cuente con inventarios para cumplir con la
demanda que haga la población en respuesta a sus solicitudes mediante la Ley de
Acceso a la Información del Estado de Sinaloa.
En cuestión de archivos nos encontramos en que primero surge la Ley de
Acceso a la Información en la república, más no se legisló que tanto los estados,
municipios y oficinas de la administración pública estatal y municipal cuenten con
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archivos estipulados como una necesidad y que en carácter de urgente debieron
haberse creado y establecido para dar un buen funcionamiento y tener en buenas
condiciones esos documentos que por lo regular están en bodegas con goteras,
polvo, expuestos a los roedores e insectos, desorganizados y sin que haya un
interés del patrón a destinarles un poco del presupuesto ya que para ellos no
representa algo que regenere un costo redituable. Asimismo, el riesgo que corren
los archivos es que no se cuentan con personal debidamente capacitado para
atenderlos y terminan siendo el archivo muerte de cada administración.
Asimismo, surge la importancia que haya una Ley General de Archivos que
regule el que cada municipio tenga la obligación que contar con un el Archivo
Municipal, ya que cada municipio tiene una historia que merece ser contada con el
objeto de poner en perspectiva cual ha sido su pasado inmediato, cuáles son las
circunstancias actuales y cuáles las tareas futuras.
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