Cronología tareas final de curso

Cronologia de les tasques a realitzar a ITACA relacionades amb el final de curs.
(EN CASTELLÀ MÉS AVANT)
ABANS DE REALITZAR QUALSEVOL ACCIÓ RELACIONADA AMB LA MATRÍCULA I PROMOCIÓ DE
L'ALUMNAT DEU APERTURAR L'ANY ACADÈMIC PROPER DEL SEU CENTRE.
Esta acció es pot realitzar tant des de l'any acadèmic actual, com des de l'any acadèmic següent.
Independentment de l'any acadèmic en què es trobe, des del menú Centre > Menú Principal > Aperturar
Any. Seleccione l'any d'origen de dades (l'actual) i l'any destí de dades (el pròxim). Polse sobre els botons:
“Copiar Centre”, “Copiar PGA”, “Copiar Horaris” i “Copiar Beques i Ajudes”.
Una vegada hi hi haja aperturat el seu any que ve acadèmic comprove que té els grups que
necessitarà per a poder matricular el seu alumnat. Per a això canvie a l'any que ve acadèmic polsant
sobre el botó Any acadèmic que està en l'angle superior dret de la finestra principal. Revise els grups que
tindrà en el pròxim curs des de: Centre > Menú principal > Grup. De forma automàtica passaran els
mateixos grups de l'any acadèmic anterior amb els mateixos tutors que més avant podrà canviar. Si falta
algun grup, afija'l amb el botó “Nou”. Els comptadors del total actual d'alumnes del grup estaran a zero.
Una vegada realitzades les premisses anteriors, els passos que s'ha de seguir són:
1.- Preparar la promoció automàtica.
a) Assenyalar l'alumnat que NO promociona de cada grup.
b) Establir la promoció de l'alumnat per grups, indicant si es matricularà en el pròxim curs i el grup destí per
al pròxim curs.
2.- Executar la promoció automàtica.
c) Una vegada finalitzat el període de l'avaluació final, apareixerà l'opció per a poder matricular l'alumnat
en el pròxim curs. La documentació oficial del curs actual la pot imprimir abans o després de
promocionar/matricular l'alumnat.
3.- Matricular per admissió/confirmació.
d) Matricular l'alumnat resultant del procés d'ADMISSIÓ en l'any acadèmic proper.
e) Matricular l'alumnat resultant de les CONFIRMACIONS de plaça, si les tinguera, en l'any acadèmic
proper.
4.- Revisar matrícula.
f) Revisar tots els grups de l'any que ve acadèmic comprovant que té inclòs els alumnes que li correspon i
no ha quedat cap alumne matriculat en curs i sense assignar-li grup.
5.- Sol·licitar ajudes de menjador, transport, ...
A continuació es desenrotllen cada un dels apartats anteriors.
1.- Preparar la promoció automàtica.
a) Establir l'alumnat que NO promociona de cada grup..
Des de l'any acadèmic actual Centre > Menú principal > Grup.
Seleccione el grup on hi ha alumnat que NO PROMOCIONA i passe a la quarta pestanya “Dades promoció
automàtica”. Apareixerà tot l'alumnat del grup i per defecte marcat que SÍ promociona si ha inicialitzat la
promoció. Seleccione l'alumne o alumnes que NO PROMOCIONEN (funciona la selecció múltiple mantenint
polsada la tecla CONTROL mentres fa clic sobre els alumnes que vullga seleccionar). Una vegada ha
seleccionat els alumnes, polse sobre el botó “Establir promoció” complete les dades per a eixos alumnes
indicant que NO promocionen i el grup destí; després grave. Es reflectirà en la pantalla els canvis introduïts
perquè puga comprovar que les dades són correctes.
b) Establir la promoció de l'alumnat per grups, indicant si vol matricular-lo en l'any acadèmic proper i el
grup destí de promoció per a l'any acadèmic proper.
Des de l'any acadèmic actual Centre > Menú principal > Grup >Seleccione el grup.
Per a l'alumnat que SÍ promociona ha d'establir la seua promoció. Primer seleccione l'alumnat que
promociona, polse sobre el botó “Establir promoció”; complete les dades per a eixos alumnes, després
grave i es reflectirà en la pantalla perquè puga comprovar que les dades introduïdes són correctes. Pot
seleccionar tots (amb un clic en el primer, polse la tecla MAYS i un clic sobre l'últim i soltar) i després llevar
la selecció de què NO promocionen (Polse la tecla CONTROL i sense soltar un clic sobre els quals vullga
llevar la selecció).
RECORDE: L'alumnat que en el procés d'admissió li han assignat un altre centre, ha de
promocionar-lo o no (segons corresponga) però NO HA DE MATRICULAR-LO en el seu centre per al
pròxim curs escolar.
2.- Executar la promoció automàtica.
c) Una vegada finalitzat el període de l'avaluació final, apareixerà l'opció per a poder matricular l'alumnat
en el pròxim curs. La documentació oficial del curs actual la pot imprimir abans o després de
promocionar/matricular l'alumnat.
Des de l'any acadèmic actual Centre > Menú principal > Grup > Seleccione el grup.
Passe a la quarta pestanya “Dades promoció automàtica”. En la part inferior dreta apareixerà el botó
“Aplicar en 20__/20__” (només si la data de publicació/matrícula de l'avaluació final és anterior; si no veu el
botó revise eixes dates) que el permetrà matricular l'alumnat en el pròxim curs, segons la promoció establida
en el punt anterior.
Durant este procés de matrícula se li demanarà confirmació per a continuar amb el missatge següent:
“Es va a realitzar la matrícula dels alumnes l'any següent, per favor, verifique les dades i polse Sí”
Si ha deixat algun alumne pendent d'establir la seua promoció, no haurà realitzat el procés automàtic.
Establisca la promoció i matrícula, tal com s'indica en l'apartat anterior, i torne a donar-li al botó “Aplicar en
20__/20__” perquè realitze la promoció automàtica. Açò pot repetir-lo tantes vegades com siga necessari.
Este procés, ha de realitzar-lo grup a grup.
3.- Matricular per admissió/confirmació.
d) Matricular l'alumnat resultant del procés d'ADMISSIÓ en l'any acadèmic proper.
Des de l'any acadèmic proper Centre > Menú principal > Alumnat > polse sobre el botó inferior “Nou >
Admissions”. Es mostrarà una finestra en què ha de seleccionar l'ensenyança i el curs, polse sobre
“Buscar”. Després, trie els alumnes, pot seleccionar Religió o Atenció Educativa i Llengua estrangera, per a
finalitzar polse sobre el botó “Matricular”.
Ha de repetir el procés fins que tinga tot l'alumnat d'admissió matriculat en el seu centre per a l'any
acadèmic proper. Recorde que posteriorment haurà d'assignar grup i si no ha seleccionat llengua estrangera
i/o religió/atenció educativa pot actualitzar les dites dades des de la matrícula de cada alumne.
e) Matricular l'alumnat resultant de les CONFIRMACIONS de plaça, si les tinguera, en l'any que ve
acadèmic.
Este cas només l'utilitzarien els centres de primària que tenen adscrits centres d'infantil i han confirmat plaça
d'infantil a primària. Els centres que tenen infantil i primària NO CONFIRMEN plaça pel que la matrícula serà
automàtica amb la promoció, si s'ha configurat segons les indicacions de l'apartat b).
El procés de matrícula per a l'alumnat procedent de “Confirmacions” és semblant a l'apartat anterior. Des de
l'any que ve acadèmic Centre > Menú principal > Alumnat >
Polse sobre el botó inferior “Nou > Confirmacions”. Seleccione l'alumnat i polse sobre el botó “Matricular”. El
procés és el mateix que s'ha descrit anteriorment.
4.- Revisar matrícula.
f) Revisar tots els grups de l'any que ve acadèmic comprovant que té inclòs els alumnes que li correspon i
no ha quedat cap alumne matriculat en curs i sense assignar-li grup.
Esta comprovació l'ha de fer grup a grup comprovant en la pestanya d'Alumnes inclosos que estan els que
deuen estar.
5.- Sol·licitar ajudes de menjador, transport, ...
Es realitzarà seguint el procediment habitual
promocionat/matriculat l'alumnat.
des
de
l'any
acadèmic
2012/13
una
vegada
OBSERVACIONS:
I.) Quan un alumne finalitze el curs i se'n vaja a un altre centre pel procés d'admissió, el centre no ha
de donar-lo de baixa ni cessar-lo.
És important que el centre on l'alumne finalitza el curs, establisca la seua promoció en els termes següents:
Promociona: MARCAR la casella segons corresponga.
Matricular en el pròxim curs: NO MARCAR LA CASELLA.
Grup destí promoció (pròx. curs): Deixar en blanc.
D'esta manera l'alumne finalitzarà el curs i sense necessitat de donar-lo de baixa ni traslladar-lo, per a l'any
acadèmic següent, estarà disponible perquè puga matricular-lo el centre de destí.
II.) La petició de baixa de matrícula és independent de la baixa efectiva de l'alumne.
Des de Llistats > Alumnat > Petició de baixa de matrícula.
Es pot imprimir la dita petició sense donar de baixa a l'alumne, entre altres coses perquè no cal donar de
baixa. L'alumne finalitza el seu curs escolar en eixe centre i l'any acadèmic següent estarà matriculat en un
altre centre.
III.) Aules específiques d'educació especial en centres ordinaris.
Els centres que tinguen aules específiques d'educació especial per al curs 2012/2013, hauran de seguir les
instruccions concretes per a la creació de les mateixes, atés que el procés incorpora algunes modificacions
respecte al curs actual. Trobarà les instruccions en la guia explicativa que obtindrà en la web de suport
d'ITACA.
Cronología de las tareas a realizar en ITACA relacionadas con el final de curso.
ANTES DE REALIZAR CUALQUIER ACCIÓN RELACIONADA CON LA MATRÍCULA Y PROMOCIÓN
DEL ALUMNADO DEBE APERTURAR EL PRÓXIMO AÑO ACADÉMICO DE SU CENTRO.
Esta acción se puede realizar tanto desde el año académico actual, como desde el próximo año académico.
Independientemente del año académico en que se encuentre, desde el menú Centro > Menú Principal >
Aperturar Año. Seleccione el año de origen de datos (el actual) y el año destino de datos (el próximo). Pulse
sobre los botones: “Copiar Centro”, “Copiar PGA”, “Copiar Horarios” y “Copiar Becas y Ayudas”.
Una vez haya aperturado su próximo año académico compruebe que tiene los grupos que va a
necesitar para poder matricular a su alumnado. Para ello cambie al próximo año académico pulsando
sobre el botón Año académico que está en el ángulo superior derecho de la ventana principal. Revise los
grupos que tendrá en el próximo curso desde: Centro > Menú principal > Grupo. De forma automática
pasarán los mismos grupos del año académico anterior con los mismos tutores que más adelante podrá
cambiar. Si falta algún grupo, añádalo con el botón “Nuevo”. Los contadores del total actual de alumnos del
grupo estarán a cero.
Una vez realizadas las premisas anteriores, los pasos a seguir son:
1.- Preparar la promoción automática.
a) Señalar el alumnado que NO promociona de cada grupo.
b) Establecer la promoción del alumnado por grupos, indicando si se matriculará en el próximo curso y el
grupo destino para el próximo curso.
2.- Ejecutar la promoción automática.
c) Una vez finalizado el periodo de la evaluación final, aparecerá la opción para poder matricular al
alumnado en el próximo curso. La documentación oficial del curso actual la puede imprimir antes o
después de promocionar/matricular al alumnado.
3.- Matricular por admisión/confirmación.
d) Matricular el alumnado resultante del proceso de ADMISIÓN en el próximo año académico.
e) Matricular el alumnado resultante de las CONFIRMACIONES de plaza, si las tuviera, en el próximo año
académico.
4.- Revisar matrícula.
f) Revisar todos los grupos del próximo año académico comprobando que tienen incluidos los alumnos
que les corresponden y no ha quedado ningún alumno matriculado en curso y sin asignarle grupo.
5.- Solicitar ayudas de comedor, transporte, ...
A continuación se desarrollan cada uno de los apartados anteriores.
1.- Preparar la promoción automática.
a) Establecer el alumnado que NO promociona de cada grupo..
Desde el año académico actual Centro > Menú principal > Grupo.
Seleccione el grupo donde hay alumnado que NO PROMOCIONA y pase a la cuarta pestaña “Datos
promoción automática”. Aparecerá todo el alumnado del grupo y por defecto marcado que SÍ promociona si
ha inicializado la promoción. Seleccione al alumno o alumnos que NO PROMOCIONAN (funciona la
selección múltiple manteniendo pulsada la tecla CONTROL mientras hace clic sobre los alumnos que quiera
seleccionar). Una vez ha seleccionado a los alumnos, pulse sobre el botón “Establecer promoción”,
complete los datos para esos alumnos indicando que NO promocionan y el grupo destino; después grabe.
Se reflejarán en la pantalla los cambios introducidos para que pueda comprobar que los datos son
correctos.
b) Establecer la promoción del alumnado por grupos, indicando si quiere matricularlo en el próximo año
académico y el grupo destino de promoción para el próximo año académico.
Desde el año académico actual Centro > Menú principal > Grupo >Seleccione el grupo.
Para el alumnado que SÍ promociona tiene que establecer su promoción. Primero seleccione el alumnado
que promociona, pulse sobre el botón “Establecer promoción”; complete los datos para esos alumnos,
después grabe y se reflejará en la pantalla para que pueda comprobar que los datos introducidos son
correctos. Puede seleccionar todos (con un clic en el primero, pulse la tecla MAYS y un clic sobre el último y
soltar) y después quitar la selección de los que NO promocionan (Pulse la tecla CONTROL y sin soltar un
clic sobre los que quiera quitar la selección).
RECUERDE: El alumnado que en el proceso de admisión le han asignado otro centro, debe
promocionarlo o no (según corresponda) pero NO DEBE MATRICULARLO en su centro para el
próximo curso escolar.
2.- Ejecutar la promoción automática.
c) Una vez finalizado el periodo de la evaluación final, aparecerá la opción para poder matricular al
alumnado en el próximo curso. La documentación oficial del curso actual la puede imprimir antes o
después de promocionar/matricular al alumnado.
Desde el año académico actual Centro > Menú principal > Grupo > Seleccione el grupo.
Pase a la cuarta pestaña “Datos promoción automática”. En la parte inferior derecha aparecerá el botón
“Aplicar en 20__/20__” (sólo si la fecha de publicación/matrícula de la evaluación final es anterior; si no ve el
botón revise esas fechas) que le permitirá matricular al alumnado en el próximo curso, según la promoción
establecida en el punto anterior.
Durante este proceso de matrícula se le pedirá confirmación para continuar con el siguiente mensaje:
“Se va a realizar la matrícula de los alumnos al año siguiente, por favor, verifique los datos y pulse Sí”
Si ha dejado algún alumno pendiente de establecer su promoción, no habrá realizado el proceso
automático. Establezca la promoción y matrícula, tal y como se indica en el apartado anterior, y vuelva a
darle al botón “Aplicar en 20__/20__” para que realice la promoción automática. Esto puede repetirlo tantas
veces como sea necesario.
Este proceso, ha de realizarlo grupo a grupo.
3.- Matricular por admisión/confirmación.
d) Matricular el alumnado resultante del proceso de ADMISIÓN en el próximo año académico.
Desde el próximo año académico Centro > Menú principal > Alumnado > pulse sobre el botón inferior
“Nuevo > Admisiones”. Se mostrará una ventana en la que debe seleccionar la enseñanza y el curso, pulse
sobre “Buscar”. Después, elija los alumnos, puede seleccionar Religión o Atención Educativa y Lengua
extranjera, para finalizar pulse sobre el botón “Matricular”.
Debe repetir el proceso hasta que tenga a todo el alumnado de admisión matriculado en su centro para el
próximo año académico. Recuerde que posteriormente deberá asignar grupo y si no ha seleccionado lengua
extranjera y/o religión/atención educativa puede actualizar dichos datos desde la matrícula de cada alumno.
e) Matricular el alumnado resultante de las CONFIRMACIONES de plaza, si las tuviera, en el próximo año
académico.
Este caso sólo lo utilizarían los centros de primaria que tienen adscritos centros de infantil y han confirmado
plaza de infantil a primaria. Los centros que tienen infantil y primaria NO CONFIRMAN plaza por lo que la
matrícula será automática con la promoción, si se ha configurado según las indicaciones del apartado b).
El proceso de matrícula para el alumnado procedente de “Confirmaciones” es similar al apartado anterior.
Desde el próximo año académico Centro > Menú principal > Alumnado >
Pulse sobre el botón inferior “Nuevo > Confirmaciones”. Seleccione al alumnado y pulse sobre el botón
“Matricular”. El proceso es el mismo que se ha descrito anteriormente.
4.- Revisar matrícula.
f) Revisar todos los grupos del próximo año académico comprobando que tienen incluidos los alumnos que
les corresponden y no ha quedado ningún alumno matriculado en curso y sin asignarle grupo.
Esta comprobación la ha de hacer grupo a grupo comprobando en la pestaña de Alumnos incluidos que
están los que deben de estar.
5.- Solicitar ayudas de comedor, transporte, ...
Se realizará siguiendo el procedimiento habitual desde el año académico 2012/13 una vez
promocionado/matriculado el alumnado.
OBSERVACIONES:
I.) Cuando un alumno finalice el curso y se vaya a otro centro por el proceso de admisión, el centro
no ha de darlo de baja ni cesarlo.
Es importante que el centro donde el alumno finaliza el curso, establezca su promoción en los siguientes
términos:
Promociona: MARCAR la casilla según corresponda.
Matricular en el próximo curso: NO MARCAR LA CASILLA.
Grupo destino promoción (próx. curso): Dejar en blanco.
De esta forma el alumno finalizará el curso y sin necesidad de darlo de baja ni trasladarlo, para el año
académico siguiente, estará disponible para que pueda matricularlo el centro de destino.
II.) La petición de baja de matrícula es independiente de la baja efectiva del alumno.
Desde Listados > Alumnado > Petición de baja de matrícula.
Se puede imprimir dicha petición sin dar de baja al alumno, entre otras cosas porque no hay que dar de
baja. El alumno finaliza su curso escolar en ese centro y el año académico siguiente estará matriculado en
otro centro.
III.) Aulas específicas de educación especial en centros ordinarios.
Los centros que tengan aulas específicas de educación especial para el curso 2012/2013, deberán seguir
las instrucciones concretas para la creación de las mismas, dado que el proceso incorpora algunas
modificaciones con respecto al curso actual. Encontrará las instrucciones en la guía explicativa que
obtendrá en la web de soporte de ITACA.