Informe de la Comisión Revisora de Cuentas

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INFORME DE LA COMISIÓN REVISORA DE CUENTAS NACIONAL,
POR EL PERIODO COMPRENDIDO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE
DICIEMBRE DE 2014
SANTIAGO, NOVIEMBRE DE 2015
INTRODUCCIÓN
El presente, es el Informe de la Comisión Revisora de Cuentas Nacional, elegida en la 104°
Asamblea Nacional Ordinaria, realizada en Campo Escuela Callejones, los días 29 y 30 de
noviembre de 2014, según lo dispuesto en el artículo N°33 del Estatuto de la Asociación de Guías
y Scouts de Chile. El periodo comprendido en la elaboración de éste, es del 01 de enero al 31
de diciembre de 2014.
Art.33 Antes del término de la Asamblea Ordinaria Anual, se procederá a elegir
una Comisión Revisora de Cuentas, que estará integrada por tres
miembros de la Asamblea de los señalados en el punto 3, letra a, del
artículo 29, cuya función será revisar los libros de contabilidad, los
comprobantes de ingreso y las cuentas bancarias. Esta Comisión
deberá rendir su informe ante la próxima Asamblea Ordinaria, a
continuación de la rendición de cuentas del Consejo Nacional,
finalizando su labor en ese acto.
Los miembros de la Asamblea que integran esta Comisión son:
FABIOLA OLFOS VARGAS / Delegada de Distrito Marga-Marga / Zona Valparaíso
ALDO ESPINDOLA PIZARRO / Director de Distrito Arica / Zona Arica
NATALIA AGUILERA ALBORNOZ/ Directora de Distrito Cerro Blanco / Zona Santiago Norte
El día lunes 13 de julio de 2015, se constituye esta Comisión, en la Oficina Nacional de la
Asociación de Guías y Scouts de Chile, en presencia del Sr. Alfredo Finger Camus, Tesorero
Nacional y el Sr. Julio Robles Camerati, Consejero Nacional.
Agradecemos al Sr. Christian Romero Ibaceta, Contador del Departamento de
Administración y Finanzas de la AGSCH, quien acompañó y asesoró el trabajo de ésta Comisión.
Toda la información utilizada para realizar el presente informe fue la facilitada por la
Institución, a través de los canales oficiales y entregadas en plazos prudentes, lo que refleja una
mejora en cuanto a que la información se mantiene ordenada, actualizada y disponible, a
diferencia de lo referido en informes de comisiones en años anteriores.
Informe Comisión Revisora de Cuentas Nacional – Periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014
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OBJETIVOS
Basados en el artículo N° 80 del Reglamento de la Institución:
Art. 80 Son funciones de la Comisión Revisora de Cuentas:
a. Revisar los libros de Contabilidad; Diarios, Mayores, Compras,
Remuneraciones, Ventas, Bancos y Control Financiero.
b. Revisar los comprobantes de ingreso y egreso.
c. Revisar las cuentas bancarias a través del Libro Banco.
d. Comprobar la exactitud de las cuentas que componen el Balance.
e. Recibir y analizar los informes de las Comisiones Revisoras de
Cuentas Distritales y Zonales.
f. Informar por escrito a la Asamblea Ordinaria Anual del trabajo
realizado.
Y en el artículo N° 5 de las Normas Complementarias Sobre el Procedimiento de la
Comisión Revisora de Cuentas Nacional:
Art. 5 La Comisión Revisora de Cuentas se regirá por los siguientes criterios
para proceder a las revisiones pertinentes:
a- Revisar al menos dos cuentas bancarias, tanto en su libro de banco
como en su conciliación.
b- Revisar los documentos de respaldo de al menos dos cuentas del
Balance Consolidado.
c- Revisar los documentos de respaldo de al menos dos cuentas de
cada uno de los balances que conforman el Balance Consolidado.
d- Se debe tomar al menos dos inventarios selectivos de las siguientes
áreas: Predios, Camping Scout, CFE Picarquín, Oficina Nacional,
Dirección de Proyectos, Taller Scout.
La comisión ha determinado enfocarse en los siguientes puntos:
1.
2.
3.
4.
5.
Balance General
Rendiciones Territoriales
Administración de Predios
Situación Laboral de los trabajadores de la Institución
Eventos Nacionales
Informe Comisión Revisora de Cuentas Nacional – Periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014
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BALANCE DEL EJERCICIO DE LA AGSCH, AÑO 2014
Informe Comisión Revisora de Cuentas Nacional – Periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014
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Informe Comisión Revisora de Cuentas Nacional – Periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014
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ANALISIS SALDOS CUENTAS SIGNIFICATIVAS DEL BALANCE GENERAL
Hemos revisado los Estados Financieros de la institución a través de procedimientos para
obtener evidencia necesaria y así determinar que los montos, que comprenden la información al
31 de diciembre de 2014, se hayan presentado razonablemente en todos sus aspectos
significativos.
Destacamos la inversión en que la empresa incurrió al tomar un Depósito a Plazo, el cual
presenta un saldo de M$20.259 al cierre del ejercicio.
La empresa presenta deudas, que según nuestra opinión, deben ser detalladas ya que sus
saldos se arrastran de años anteriores y al término del ejercicio no han sido saldadas, entre las
más significativas detallamos:
-
Otros por pagar: Presenta pasivos que se arrastran desde el año 2010 entre los que se
incluyen deudas con proveedores, arriendos, cheques protestados, deudas en Chilquinta,
Alicopsa, Telmex, entre otros.
Existe una deuda significativa con Mapfre la cual es la única que presentó movimientos
durante el año, disminuyendo su saldo en M$6.992
-
Finiquitos por pagar: La empresa presenta dos finiquitos adeudados desde años
anteriores, los cuales al término del periodo no se encontraban cancelados y que de
acuerdo a la legislación laboral vigente pudieran ser solicitados en cualquier momento,
por lo que aun se deben encontrar abiertos los saldos respectivos.
-
OMMS - WAGGGS: Deudas que vienen de años anteriores pero que se han ido cancelado
de acuerdo a plan de pago convenido, incluidas las del año 2014.
-
Deudas Previsionales años anteriores: La empresa posee una deuda previsional que se
arrastra desde años anteriores la cual se encuentra debidamente actualizada. Se detalla
esta deuda con mayor profundidad en el ítem de Situación Laboral de los Trabajadores
que se encuentra en este mismo informe.
Finaliza cometido en el análisis del Balance del Ejercicio, año 2014, Sin Observaciones.
Informe Comisión Revisora de Cuentas Nacional – Periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014
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RENDICIONES TERRITORIALES
Distritos
DISTRITOS QUE NO RINDEN
DISTRITOS QUE RINDEN
ARICA
CAVANCHA IQUIQUE
EL LOA
COQUIMBO
DIAGUITAS
JOSE FRANCISCO VERGARA
MARGA - MARGA
MICHIMALONCO
COLINA
LA CAÑADILLA
PILA DEL GANSO
TALAKANTA
CERRO HUELEN
ÑUÑOA
PEÑALOLEN
MACUL
SAN MIGUEL
LA CISTERNA
PEDRO AGUIRRE CERDA
SAN JOAQUIN
LA GRANJA
SANTA ROSA
PEÑIMAHUIDA
EL BOSQUE
CAMILO HENRIQUEZ
CIPRESES
CURICO
TALCA
CONCEPCIÓN
NAHUELBUTA
TALCAHUANO
ÑIELOL
CAUTIN
PUERTO MONTT
CHILOE
PUNTA ARENAS
VIÑA DEL MAR
CERRO TARAPACA
ANTOFAGASTA LA
PORTADA
COPAYAPU
ANTOFAGASTA COLOSO
QUINTA NORMAL - CERRO
NAVIA
VALLE DEL LIMARI
CHOAPA
VALPARAISO
VILLA ALEMANA
SAN ANTONIO
QUILICURA
RENCA
CONCHALI
CERRO BLANCO
QUILAMAPU
CERRILLOS
MAIPU NUEVO EXTREMO
MAIPU MILLACURA
MELIPILLA
SANTIAGO CENTRO
PROVIDENCIA
VITACURA
MANQUEHUE
APOQUINDO
LOS LEONES
PEDRO DE VALDIVIA
LA REINA
BELLAVISTA
MAPURAYEN
SAN BERNARDO
VALLE DEL MAIPO
PUENTE ALTO PONIENTE
LAS VIZCACHAS
O'HIGGINS
COLCHAGUA
CACHAPOAL
LINARES
ÑUBLE
BIO BIO
RIO ANDALIEN
OSORNO
VALDIVIA
LAGO LLANQUIHUE
De un total de 80 Distritos, solamente 37 de ellos han entregado sus rendiciones a la fecha
en que se realiza este informe. De estos 37 Distritos, 26 entregaron sus rendiciones en los límites
de tiempo correspondientes, mientras que 43 de los Distritos, no han cumplido con la rendición.
Cabe mencionar que al finalizar el año 2013, 55 Distritos cumplieron con la entrega, solo 5
más que al finalizar el Informe del periodo 2013.
Rendiciones 2015
54%
46%
Rendiciones 2014
31%
RINDE
NO RINDE
69%
RINDE
NO RINDE
Informe Comisión Revisora de Cuentas Nacional – Periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014
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Se incluye resumen de cumplimento con la documentación requerida al momento de presentar la
rendición años 2013 y 2014
Año 2013:
Año 2014:
Indicador
Libro de Control Financiero
Documentos de Respaldo
Inventario
Informe CRC Distrital
Acta de Aprobación de la Asamblea
Distritos que entregan
el Documento
33
34
26
31
29
% de cumplimiento en base
a 37 rendiciones
89%
92%
70%
84%
78%
RENDICIONES TERRITORIALES
Zonas
ZONAS QUE RINDEN
VALPARAISO
STGO CORDILLERA
DEL LIBERTADOR
DE LA FRONTERA
STGO CENTRO
STGO SUR
DEL MAULE
DEL RELONCAVI
ZONAS QUE NO RINDEN
IQUIQUE
ATACAMA
STGO NORTE
STGO ORIENTE
STGO MAIPO
DEL BIO - BIO
ANTOFAGASTA
NORTE VERDE
STGO OESTE
STGO LA FLORIDA
STGO CAJON DEL MAIPO
De un total de 19 Zonas, solamente 8 de ellas han entregado sus rendiciones a la fecha en
que se realiza este informe. De estas 8 Zonas, 4 entregaron sus rendiciones en los límites de
tiempo correspondientes, mientras que 11 de las Zonas, no han cumplido con la rendición.
Cabe mencionar que al finalizar el año 2013, 8 Zonas cumplieron con la entrega, 4 más
que al finalizar el Informe del periodo 2013.
Informe Comisión Revisora de Cuentas Nacional – Periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014
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Rendiciones 2015
42%
58%
Rendiciones 2014
42%
RINDE
58%
NO RINDE
RINDE
NO RINDE
Se incluye resumen de cumplimento con la documentación requerida al momento de presentar la
rendición, años 2013 y 2014
Año 2013:
Indicador
Libro de Control Financiero
Documentos de Respaldo
Inventario
Informe CRC Distrital
Acta de Aprobación de la Asamblea
Distritos que entregan
el Documento
7
8
6
5
6
% de cumplimiento en base
a 37 rendiciones
88%
100%
75%
63%
75%
Distritos que entregan
el Documento
8
7
7
6
6
% de cumplimiento en base
a 37 rendiciones
100%
88%
88%
75%
75%
Año 2014:
Indicador
Libro de Control Financiero
Documentos de Respaldo
Inventario
Informe CRC Distrital
Acta de Aprobación de la Asamblea
Informe Comisión Revisora de Cuentas Nacional – Periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014
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RENDICIONES TERRITORIALES
Recomendaciones
Al azar, se tomaron 3 rendiciones de cuentas distritales y 3 zonales, corroborando que la
información dispuesta por don Ricardo Cuello, corresponde a lo encontrado físicamente en los
archivos. Sin embargo, detectamos que los formatos de documentación no se están usando
adecuadamente. Por ejemplo, se usa el formato de Rendición de Cuentas como Libro de Control
Financiero. Además, se observa un desorden absoluto en la forma en que se entregan las
rendiciones, siendo algunas entregadas solo como hojas sueltas.
A partir de lo anterior, recomendamos:
1. Establecer un formato general para la entrega de las rendiciones.
2. Implementar el Curso Institucional (antes Curso Institucional Territorial), planteado en el
documento Esbozo (2013) para guiadoras y dirigentes que asuman responsabilidades
Institucionales.
Cabe mencionar que esta sugerencia se viene realizando por las Comisiones Revisoras de
Cuentas Nacionales desde, al menos, el año 2008.
Informe Comisión Revisora de Cuentas Nacional – Periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014
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ADMINISTRACION DE PREDIOS
Al momento de revisar la información para la realización de este informe, la AGSCH administra
únicamente dos predios:
1. YUMBEL: Terreno que se encuentra en comodato y que es administrado por la zona. La
AGSCH paga las remuneraciones mensuales del residente en el lugar.
2. VILLA LA FRONTERA: Terreno en proceso de traspaso definitivo a la institución y que es
administrado por la zona. La AGSCH paga las remuneraciones mensuales al residente en el
lugar y la zona se hace cargo de los gastos comunes del predio, con ingresos recibidos por
la ocupación del lugar únicamente por grupos scouts y con gestiones distritales.
Información reflejada en la rendición de cuentas de Arica.
Se recomienda, al igual que en ocasiones anteriores, que las rendiciones de los predios se realicen
por separado a las del territorio que las administra.
Informe Comisión Revisora de Cuentas Nacional – Periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014
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SITUACIÓN LABORAL DE LOS TRABAJADORES
1. Se realiza cuadratura entre Libro de Remuneraciones y gastos de remuneraciones que nos
detalla el balance general, no existiendo diferencias significativas, por lo que la
información que emana de ambos libros contables al 31 de diciembre es confiable.
2. Se realiza revisión de carpetas de personal y documentación correspondiente, no
encontrándose observaciones. La información o documentación solicitada está
debidamente ordenada, archivada y actualizada.
3. Las remuneraciones del periodo enero – diciembre de 2014, se encuentran correctamente
canceladas, como así también las obligaciones previsionales del personal, como consta en
el certificado de cotizaciones previsionales del periodo.
4. La institución cuenta con una deuda previsional vigente que asciende a la suma de
$131.989.361.-, la cual se encuentra contabilizada y debidamente actualizada, según la
información entregada por el contador de la Institución, y que durante el año 2015 se ha
comenzado a cancelar.
Se detalla saldo por cada Institución previsional:
Total
Fondo
Total Adm
Saldo
Actualiz
AFP Provida
AFP Capital
AFP Plan Vital
AFP Habitat
AFP Cuprum
ACHS
AFC
Isapre Banmédica
Isapre Colmena
Isapre Cruz Blanca
Isapre Consalud
Isapre Vida Tres
Isapre Más Vida
CCAF Gabriela Mistral
16.882.795
8.355.351
1.710.916
14.479.883
431.780
3.638.689
4.012.445
0
3.863.327
0
300.351
0
2.046.068
0
1.004.692
38.689.171
9.987.780
790.603
1.252.804
11.817.268
12.118.939
0
606.499
0
0
0
0
0
17.887.487
47.044.522
11.698.696
15.270.486
1.684.584
15.455.957
16.131.384
0
4.469.826
0
300.351
0
2.046.068
0
TOTALES
55.721.605
76.267.756
131.989.361
Inst Previsional
*Información al 30 de Noviembre de 2014.
Se da fe del cumplimiento de las obligaciones para con el personal institucional, las cuales
se encuentran en regla. Así mismo del progresivo cumplimiento en el pago de las deudas
previsionales acumuladas en el tiempo.
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EVENTOS NACIONALES
Paxtú
Esta actividad se realizó en el mes de enero del año 2014. Es importante destacar que el
período Contable de esta Actividad Nacional corresponde, desde el 01 de enero de año 2014.
También es importante mencionar que esta auditoría es una parte del Evento Nacional, ya que
otros dineros corresponden al período 2013.
Revisamos en una primera visita en el mes de Julio, Libro Mayor.
Cuenta Contable correspondiente a:
4-1-05-028
Equipamiento de Seguridad por
$
500.000.-
Sin Observaciones.
4-1-05-044
Módulos (8)
$ 17.877.233.-
00003074 T 00000018
$
1.693.216.-
P. Criado R. Cuentas Boletas Gastos Programa Paxtu14
Se recepcionó información del modo de operar bajo la misma denominación, Módulos (8), con la
finalidad de aclarar cómo se gastó este dinero.
Sin Observaciones.
Se analiza con el Sr. Latham, las boletas que respaldan los gastos. Explica que después de analizar
e ingresar los montos señalados por las boletas, estos son firmados por él para evitar duplicidad de
gastos e ingresos. Al analizar una cuenta, se encontró una boleta sin estar firmada, la cual se
analiza y se verifica en el mismo momento, se detecta que estaba bien ingresada y que sólo
faltaba su firma de verificación.
Se revisa en segunda visita en el mes de octubre y las siguientes cuentas:
4-1-05-025
00001065 T 0000036
$
5.000.000.-
Trans. J. Riquelme Alimentación Part. En servicio (GG)
Sin Observaciones.
4-1-05-039
00001041 T 00000016 $
18.170.-
Ch480 A. Polanco Infra. Adicional (GG)
Sin Observaciones.
Informe Comisión Revisora de Cuentas Nacional – Periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014
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4-1-05-046
00001044 T 00000019 $
4.500.000.-
Ch483 D. López anticipo sonido, ilum. Esc. (GG)
Sin Observaciones.
4-1-05-046
00001095 T 00000055 $
70.000.-
Ch532 E. Latham Batucada (GG)
Sin Observaciones
Finaliza cometido en las Cuentas correspondiente al evento Nacional PAXTU, Sin Observaciones.
Finalmente, como comisión proponemos que el trabajo de la misma pudiera ser realizado
al comienzo de cada año (idealmente marzo), debido al desfase ocurrido entre el periodo a revisar
y el tiempo en que éste se revisa, lo que no permite corregir de forma oportuna alguna situación
en caso de que así se requiriese ya que se está realizando de forma muy tardía. Sabemos que esto
pudiera significar el cambio en los estatutos o reglamento de la Institución, dado que significaría,
entre otras cosas, otros plazos de entrega en temas como rendiciones, pero también sabemos que
necesitamos ir en pos de la mejora continua de nuestra gestión.
Queremos sugerir también, que se actualice la Norma Complementaria sobre la Comisión
Revisora de Cuentas Nacional, que data del año 2005 y que comprende instancias que ya no
dependen de la AGSCH.
Atentamente,
____________________________
Natalia Aguilera Albornoz
Directora Distrito
Cerro Blanco
____________________________
Aldo Espíndola Pizarro
Director Distrito
Arica
____________________________
Fabiola Olfos Vargas
Delegada Distrito
Marga - Marga
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