MANUAL DE PROCEDIMIENTOS JARDINES DE PAZ S.A. UNIDAD: Vicepresidencia Administrativa PROCESO: Jurídico PROCEDIMIENTO: Escrituración RESPONSABLE: Asistente Jurídico. SITUACIÓN ACTUAL VERSIÓN 0 Página 1 de 1 CÓDIGO DEL DOCUMENTO: Pro – GJ - 01 OBJETIVO Describir los pasos necesarios para el oportuno trámite de escrituración de lotes vendidos y pagados en su totalidad, hasta la entrega de la correspondiente escritura inscrita en la oficina de registro ALCANCE Este documento aplica para todas aquellas personas que realizan esta actividad en el proceso de Jurídica. CONDICIONES GENERALES • • • Para la elaboración de la Escritura Pública el negocio debe estar pago en su totalidad. Cuando los lotes pertenezcan a la figura de inmobiliaria, los gastos de escrituración serán asumidos en partes iguales. (50%) Toda venta de lotes realizada por compañías diferentes a Jardines de Paz S.A. (Diners, Credibanco, entre otros), el trámite de escrituración se realizará directamente con dichas empresas. REGISTROS / PROCEDIMIENTOS Factura Recibo de Caja Minuta de Venta Facturación Fm-JP-04 (Opcional) Fm-GAF/Tes-01 Fm-GJ-01 Pro-CNE-02 DESCRIPCIÓN PARA AUTORIZAR LA ESCRITURACIÓN DE LOS LOTES A.) Verificación de la titularidad del Derecho de Dominio y demás datos. Para dar inicio al proceso de escrituración, es necesario verificar en la base de datos, que quien solicita la escritura correspondiente, sea el titular del derecho de dominio y que el lote se encuentre a paz y salvo por todo concepto. B.) Actualización base de datos Negocio Verificar la información registrada en el sistema, con el fin de mantener la base de datos actualizada. Dentro de esta actualización debe tenerse en cuenta: Nombre del propietario, dirección para notificación, teléfono y demás información relevante para la compañía. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS JARDINES DE PAZ S.A. UNIDAD: Vicepresidencia Administrativa PROCESO: Jurídico PROCEDIMIENTO: Escrituración RESPONSABLE: Asistente Jurídico. SITUACIÓN ACTUAL VERSIÓN 0 Página 2 de 2 CÓDIGO DEL DOCUMENTO: Pro – GJ - 01 C.) Pago Gastos Escrituración. Una vez verificado la titularidad del derecho de dominio y que el negocio se halla pagado en su totalidad, el cliente debe consignar en Tesorería el valor correspondiente a los gastos de escrituración. Tesorería emite un recibo de caja Fm-GAF/Tes.-01; el cual debe ser entregado por el cliente al proceso encargado de iniciar el procedimiento de escrituración. D.) Elaborar minuta Dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de recibo del comprobante de pago, se elabora la minuta de acuerdo al formato establecido para ello Fm-GJ-01, diligenciando los campos necesarios del lote objeto de la venta, previa identificación en el sistema. E.) Relación y envío de minutas a Notaria Para enviar a notaría, se relacionan las minutas a enviar en el libro de minutas con el fin de llevar el control de los documentos remitidos hasta la realizar la entrega de la escritura al cliente. F.) Recepción, Revisión y Firma de Escritura Una vez formalizadas las minutas en la notaria y elevadas a escritura pública, la notaría informa el número de radicado al proceso jurídico, para la recepción de la firma del cliente • Verificación datos: Revisar los datos relevantes del propietario tales como: Nombre y apellidos, Numero de identificación; matricula inmobiliaria en mayor extensión, descripción, ubicación lote (sector, manzana, lote) y linderos. • Firma de Escrituras: Si los datos están correctos se remiten las escrituras al Representante Legal de Jardines de Paz S.A. para su firma; una vez firmadas se envían nuevamente a la Notaria, de lo contrario se devolverá con las causales de devolución para que la Notaria realice las correcciones pertinentes. H.) Envío de Escrituras por parte de la Notaria Una vez protocolizadas las escrituras en su totalidad, la Notaría las enviara junto con las copias correspondientes al proceso jurídico. I.) Registro de Escrituras en la Base de datos e inscripción en Oficina de Instrumentos Públicos. Recepcionadas las escrituras en el proceso de jurídico, se procederá a la actualización de la base de datos de la compañía, registrando el número de Escritura asignado a la negociación en el respectivo lote. Realizada esta actividad, se pagará el impuesto de Beneficencia y se inscribirá en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. J.) Entrega escritura cliente Confirmada la inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, se hace MANUAL DE PROCEDIMIENTOS JARDINES DE PAZ S.A. UNIDAD: Vicepresidencia Administrativa PROCESO: Jurídico PROCEDIMIENTO: Escrituración RESPONSABLE: Asistente Jurídico. SITUACIÓN ACTUAL VERSIÓN 0 Página 3 de 3 CÓDIGO DEL DOCUMENTO: Pro – GJ - 01 entrega al cliente de la Escritura correspondiente, junto con el informe de calificación expedido por dicha entidad. K.) Inscripción y actualización de Información en Oficina de Catastro e IDU Cada dos meses deben enviarse a las oficinas de Catastro e IDU los nuevos folios de matricula asignados junto con el folio del predio matriz, así mismo debe adjuntarse la escritura pública del predio del cual fueron desenglobados. FLUJO GRAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS JARDINES DE PAZ S.A. UNIDAD: Vicepresidencia Administrativa PROCESO: Jurídico PROCEDIMIENTO: Escrituración RESPONSABLE: Asistente Jurídico. Facturación Fm-CNE-02 Verificar tradición o datos del lote SITUACIÓN ACTUAL VERSIÓN 0 Página 4 de 4 CÓDIGO DEL DOCUMENTO: Pro – GJ - 01 Informar a cliente que pague derechos Recepcionar recibo de pago Ingresar al Sistema Consultar el Negocio Si Hay más negocios No Linderar Elaborar Minuta Enviar minutas a notaria No Informar sobre las correcciones Datos correctos Si Colocar Firmas Fin Registrar en oficina de IDU - Catastro Recibir Escrituras Registrar número de escritura en sistema Enviar a notaria Registrar en oficina de instrumentos Publicos