Gestión de Proyectos C U R S O I N T E R N A C I O N A L Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto© Cuarta regla Programe las actividades Héctor Sanín - Consultor ILPES Cuarta regla Programe las actividades “El tiempo es la manera como la naturaleza evita que todo ocurra al mismo tiempo” © Héctor Sanín - Consultor La programación se centra en las Actividades: Concepto Indicador Verificación Supuesto Fin Propósito Componente Actividades PROGRAMACION Ambito de responsabilidad directa Héctor Sanín - Consultor Elementos referenciales, bajo observación Red de actividades ¿Qué actividades precedentes inmediatas son necesarias para poder plantar un arbolito? ? Plantar Héctor Sanín - Consultor Red de actividades x z Hacer hoyo Plantar X precede a Z Z sigue a X ¿Qué otra(s) actividad(es) son necesarias para que Z pueda iniciar? Héctor Sanín - Consultor Red de actividades x X precede a Z z Hacer hoyo Plantar Y Traer planta Z no se puede iniciar mientras no hayan terminado Todas las actividades que le preceden Y precede a Z Z sigue a X,Y ¿Qué actividades se pueden realizar inmediatamente después de Z? Héctor Sanín - Consultor Red de actividades Hacer hoyo Plantar Traer planta Héctor Sanín - Consultor Regar y abonar PROGRAMACION DEL PROYECTO C1 CRONOLOGÍA CALENDARIO DE EJECUCION Punto de partida para la programación Caso: Construcción Parque Comunal COMPONENTES: PARQUE INSTALADO ? 12 módulos instalados al tercer mes de iniciado el proyecto FLORA IMPLANTADA ? 50 árboles de flora nativa sembrados y 20 eras (canteros) en jardines, al tercer mes de iniciado el proyecto COMUNIDAD EDUCADA ? El 80% de las familias capacitadas al término de 4 meses de iniciado el proyecto. Héctor Sanín - Consultor Estructura Analítica del Proyecto - EAP ajustada Caso: Construcción Parque Comunal Componente 1: Juegos instalados ? Hacer drenajes ? Realizar obras ? Instalar juegos ? Realizar acabado Componente 2: Arboles y jardines sembrados ? Hacer hoyos y canteros ? Conseguir plantas ? Plantar Componente 3: Comunidad educada ? Realizar promoción ? Capacitar Elaborar plan detallado Gestionar recursos ? Adquirir dotación ? Adquirir equipos y herramientas ? Adquirir materiales ? Contratar mano de obra Héctor Sanín - Consultor Pasos para la programación de actividades 2. Definir PRECEDENCIAS Y SECUENCIAS (1/2) PRECEDENTE ACTIVIDAD Elaborar plan SIGUIENTE Realizar promoción Adquirir dotación Adquirir equipo Adquirir materiales Contratar Mano de Obra Conseguir plantas Hacer drenaje Hacer hoyos y canteros Elaborar plan Adquirir equipo Elaborar plan Adquirir materiales Hacer drenaje Hacer hoyos y canteros Elaborar plan Contratar Mano de Obra Hacer drenaje Hacer hoyos y canteros Elaborar plan Adquirir dotación Instalar juegos Elaborar plan Conseguir plantas Plantar PRECEDENCIAS Y SECUENCIAS (2/2) PRECEDENTE ACTIVIDAD SIGUIENTE Adquirir equipo Adquirir materiales Contratar M.de Obra Adquirir equipo Adquirir materiales Contratar M.de Obra Hacer drenaje Hacer drenaje Realizar obras Hacer hoyos y canteros Plantar Realizar obras Instalar Adquirir dotación Realizar construcción Instalar juegos Realizar acabado Adquirir plantas Hacer hoyos y canteros Plantar Realizar acabado Elaborar plan Realizar promoción Capacitar Realizar promoción Capacitar Instalar Plantar Realizar acabado Pasos para la programación de actividades 3. Elaborar la red de actividades Realizar EQUIPO promoción INSTALACION INSTALACION I Elaborar plan Capacitar Adquirir dotación INSTALACION Instalar Adquirir equipo Hacer drenajes Construcción Contratar M.Obra Hacer hoyos-eras Plantar Adquirir materiales Conseguir plantas Realiz. acabado T Pasos para la programación de actividades 3. Elaborar la red de actividades Componente 3 Realizar EQUIPO promoción INSTALACION INSTALACION I Elaborar plan Adquirir dotación INSTALACION Instalar Adquirir equipo Hacer drenajes Construcción Contratar M.Obra Hacer hoyos-eras Plantar Gestión de recursos Adquirir materiales Conseguir plantas Capacitar Componente 2 Componente 1 Realiz. acabado T Pasos para la programación de actividades 4. Determinar duraciones de las actividades ACTIVIDAD PLAN DOTACION EQUIPO MATERIALES MANO DE OBRA PLANTAS DRENAJE CONSTRUCCION HOYOS-ERAS INSTALACION PLANTACION PROMOCION CAPACITACION ACABADO TIEMPO (Días) ? 10 ? 15 ?6 ?4 ?3 ?3 ?5 ? 20 ?8 ?3 ?5 ?8 ? 24 ?4 Pasos para la programación de actividades 5. Calcular tiempos en la red a) Fechas más tempranas (primeras fechas) 10 18 18 42 Realizar promoción 0 I 10 Capacitar EQUIPO INSTALACION INSTALACION DOTACION DOTACION INSTALACION INSTALACION DOTACION DOTACION 8 10 25 Elaborar plan Adquirir dotación 10 15 16 Adquirir equipo 10 44 Instalar INSTALACION 16 21 Hacer drenajes 21 13 3 16 20 24 Hacer hoyos-eras 8 41 Construcción 5 Contratar M.Obra 10 24 3 10 6 41 24 29 44 48 Plantar Realiz. acabado T 5 4 48 14 Adquirir materiales PFI 4 10 13 Conseguir plantas 3 PFT Actividad D PFI = Primera Fecha de Iniciación; PFT = Primera Fecha de Terminación; D = Duración b) Fechas tardías (últimas fechas) 10 18 18 Realizar promoción 0 I 10 Elaborar plan 0 10 10 Capacitar EQUIPO INSTALACION INSTALACION DOTACION DOTACION 24 16 DOTACION INSTALACION INSTALACION DOTACION 8 10 25 24 24 41 10 41 16 Adquirir equipo 10 10 6 16 13 Contratar M.Obra 13 10 3 16 14 48 44 Instalar INSTALACION Adquirir dotación 26 15 42 41 16 21 Hacer drenajes 16 5 16 21 24 21 8 39 44 41 Construcción 21 24 Hacer hoyos-eras 31 3 20 41 29 44 5 T Acabado Plantar 39 48 44 44 4 48 48 Adquirir materiales 12 10 4 16 13 Conseguir plantas 36 3 39 Actividad UFI UFT UFI = Ultima Fecha de Iniciación; UFT = Ultima Fecha de Terminación Pasos para la programación de actividades 6. Determinar RUTA CRITICA 10 18 18 Realizar promoción 0 I 10 Elaborar plan 0 10 10 Capacitar EQUIPO INSTALACION INSTALACION DOTACION DOTACION 24 16 INSTALACION INSTALACION DOTACION DOTACION 8 10 25 24 24 48 41 44 Instalar INSTALACION Adquirir dotación 26 15 10 41 16 Adquirir equipob 10 10 6 16 13 Contratar M.Obra 13 10 3 16 14 Adquirir materiales 12 10 4 16 13 Conseguir plantas 36 3 39 42 41 16 21 Hacer drenajes 16 5 16 21 24 21 8 39 44 41 Construcción 21 24 Hacer hoyos-eras 31 3 20 41 29 44 5 44 21 44 20 48 3 Actividad crítica 41 13 Conseguir plantas 36 4 41 Construcción 21 10 T Acabado Plantar 39 48 39 Actividad con holgura 48 Diagrama Gantt con interdependencias (ABC) Proyecto: Construcción del Parque Comunal Héctor Sanín - Consultor LA RUTA CRITICA: Determina la duración del proyecto Es la cadena de mayor duración Las actividades críticas no tienen holgura Cualquier retraso o demora de una actividad crítica ocasiona ese mismo retraso en el proyecto Tipos de precedencias Fin - Inicio A B A Inicio - Inicio A = Realizar licitación B = Firmar contrato A = Instalar videobeam B = Realizar taller B Inicio - Inicio con desfase A td A = Difusión B = Reclutamiento y selección B A Fin - Fin B Discutir otros tipos de precedencias y de desfases Héctor Sanín - Consultor A = Hacer huecos B = Traer plantas Programación de Actividades Pasos 1. Definir EAP y actividades 2. Definir interdependencias 3. Elaborar la red de actividades 4. Determinar tiempos de las actividades (función de recursos asignados) 5. Calcular tiempos en la red 6. Determinar Ruta Crítica 7. Optimizar programación Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto© Cuarta regla Programe las actividades Ejercicio Trabajo en Grupos © Héctor Sanín - Consultor GERENCIAL LTDA